Softwareauswahl für Vermieter: Entscheidungsfaktoren

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1 Softwareauswahl für Vermieter: Entscheidungsfaktoren Helge Roth

2 Die Sycor-Firmengruppe Sycor als IT-Komplettdienstleister: Bundesweit präsent global leistungsfähig Gründung 1998 Mitarbeiter Weltweit 440 Umsatz Mio. Firmengruppe 9 Unternehmen Deutschland Göttingen (Hauptsitz), Hamburg, Stuttgart, München, Wiesbaden, Aachen, Chemnitz, Düsseldorf Weltweit Pittsburgh, Montreal, Singapur, Shanghai, Kuala Lumpur, Posen, Moskau, Mexiko Stadt, Campinas 2

3 Referenten Helge Roth Leitung Vertrieb Microsoft Dynamics AX Seit 12 Jahren bei Sycor 4 Jahre als Berater im Bereich SAP 8 Jahre Beratung und Projektmanagement im Umfeld von Dynamics AX Teilnahme an der Produktentwicklung von Sycor.Rental 3

4 Agenda 1. Auswahl betriebswirtschaftliche Software: Auslösende Faktoren 2. Basiskriterien: Festlegungen vor der Auswahl 3. Die Anbieterauswahl: Verfahren und Kriterien 4. Projektplanung 5. Der Vertrag 6. Fragen & Antworten 4

5 Neue betriebswirtschaftliche Software: Auslösende Faktoren Wachstum Anzahl der Mitarbeiter Anzahl der Standorte Größe des Mietparks Anzahl der Kunden 5

6 Neue betriebswirtschaftliche Software: Auslösende Faktoren Neue Anforderungen durch Wachstum: Unterstützung Personalmanagement durch die IT Erhöhte Serviceanforderungen der Kunden Komplexere Prozesse Höherer administrativer Aufwand Größere Anforderungen an das operative und strategische Controlling Bedarf an IT Unterstützung steigt an 6

7 Neue betriebswirtschaftliche Software: Auslösende Faktoren Technologie Gewachsene IT-Landschaft Heterogenität Mangelnde Integration Veraltete Technologie 7

8 Neue betriebswirtschaftliche Software: Auslösende Faktoren Problemstellungen im Bereich Technologie Manuelle Doppelerfassung von Daten Aufwand und Fehleranfälligkeit Zahlreiche Schnittstellen Hoher IT-Aufwand, hohe Kosten, Zukunftsfähigkeit Uneinheitliche Datenstrukturen Auswertungen mit nicht ausreichender Aussagekraft User Interface nicht State of the Art Nicht optimale Nutzbarkeit durch die User 8

9 Neue betriebswirtschaftliche Software: Auslösende Faktoren Funktionale Anforderungen Allgemeine Funktionen: Mehrwährungsfähigkeit, Mehrsprachigkeit Skalierbarkeit Integration in Office Sharepoint Integration Moderne, anpassbare Oberfläche Integration mobiler Endgeräte Kundenportal 9

10 Neue betriebswirtschaftliche Software: Auslösende Faktoren Funktionale Anforderungen: Spezielle Mietfunktionen Operatives und strategisches Controlling Disposition Standortübergreifende Echtzeitplanung, Plantafel Zubehör und Personal Transport Planung Optimierung Kostenkalkulation Abrechnung Abrechnungsmodelle Automatisierung Nachvollziehbarkeit Werkstatt Abrechnung Stundenerfassung Ersatzteilverwaltung Kostenkontrolle Rücklieferung Einzel- und Projektrücklieferung Qualitätsprüfung Handling von Schäden, Reinigungen, Services Geräteakte Einkaufsdaten Mietumsatz Wartung und Reparaturen Abschreibungen 10

11 Basiskriterien: Festlegungen vor der Auswahl Standard ERP für Vermieter ungeeignet? Vermietung Handel 11

12 Basiskriterien: Festlegungen vor der Auswahl Integrierte Software: Was heißt das? Hiredesk Transport Planning Routing & Tracking Field Engineering Machine Maintenance CRM Accounts Customer Self service MIS 12

13 Basiskriterien: Festlegungen vor der Auswahl Integrierte Software: Finanzbuchhaltung Fragestellung: Was bedeutet integrierte Finanzbuchhaltung? s. hierzu: Finanzbuchhaltungssoftware: Doch nicht so ganz integriert (Christoph Groß, Supply Chain Competence Center ) Fragen: Werden alle relevanten Daten übertragen? (Konto, Unterkonto, Kostenstelle, Projekt, Kostenträger, ) Ist die Schnittstelle wirklich bidirektional und online (Problemstellung z.b. Kreditlimitprüfung) Gibt es ein eindeutig führendes System? 13

14 Basiskriterien: Festlegungen vor der Auswahl Integrierte Software: Lohnt sich das? Herausforderung: Höherer Integrationsgrad > höhere Projektkomplexität Aber: Einmalige Datenerfassung > weniger Fehler Weniger Schnittstellen > geringere Kosten Datenverfügbarkeit in Echtzeit > verkürzte Reaktionszeiten Return on Investment!?! 14

15 Die Anbieterauswahl: Verfahren und Kriterien Auswahlverfahren: Lastenheft / Pflichtenheft Anbieterinformationen Systemdemonstration Angebot / Vertrag Begleitende Maßnahmen: Potentielle Anbieter über das Internet googeln Nutzung externer Berater Nutzung von Auswahlplattformen (z.b. IT-Matchmaker) Branchen Know How!!! 15

16 Die Anbieterauswahl: Verfahren und Kriterien Kriterien für die Anbieterauswahl Investitionssicherheit Branchenknowhow Funktionaler Abdeckungsgrad Anpassungsfähigkeit Das richtige Personal > die Chemie muss stimmen! 16

17 Projektplanung: Planung als Erfolgsfaktor Nur wenn das Ziel definiert ist, kann ein Projekt erfolgreich sein! Fragen vor dem Projekt: Was soll erreicht werden Wie lange soll das Projekt dauern Wie hoch ist das Budget (ROI!!!) Projekterfolgsfaktoren: Das magische Dreieck des Projektmanagements Ein zentraler Erfolgsfaktor: Die eigenen Mitarbeiter im Projekt!!! 17

18 Der Vertrag: Rechtliches Erfordernis und Erfolgsfaktor Vertragsinhalte: Rahmenvertrag: Grundlegende Regelungen der Zusammenarbeit Softwarevertrag: Lizenzen für Named oder concurrent User, Module Zusätzliche Lizenzen (Datenbank, Terminal Server, Citrix, etc.) Jährliche Kosten: Wartung oder Software as a Service (SaaS) Leistungsvertrag: Gewerke (z.b. Zusatzentwicklungen) Dienstleistungen (z.b. Schulungen, Projektmanagement, GoLive Support) Das Ziel: Das Projekt zum festen Preis! Problemstellungen: Festlegung der Projektinhalte Definition der Aufgabenverteilung 18

19 Fragen & Antorten 19

20 Präsentationstitel - zu ändern über Einfügen/ Foliennummer Helge Roth Vertrieb Microsoft Dynamics AX Senior Manager Telefon Telefax Mobil SYCOR GmbH Heinrich-von-Stephan-Straße Göttingen

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