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1 item Kundenmagazin der IT-Informatik GmbH Ausgabe 02/2014 Dezember Systemergänzung Echte Erfolgsbilanz mehr lesen > Seite 6 Maßgeschneidert für den Mittelstand mehr lesen > Seite 12 SharePoint macht Big Points mehr lesen > Seite 18

2 item 02/2014 Inhalt IMMER ein BITScHEN besser Add-on-Lösung zum SAP-Standard von der IT-Informatik 04 OPRAtion Instandhaltung 14 SHAREPOINT MAcHT big POINTS 18 Impressum 2. Ausgabe, Dezember 2014 Herausgeber: IT-Informatik GmbH, Günter Nägele Magirus-Deutz-Straße 17, Ulm Telefon , Telefax , Redaktion und Text: Gitta Rohling, Auftrag Wort, und Thilo Weisshardt, IT-Informatik GmbH Gestaltung: klarelinie, Agentur für Gestaltung GmbH, Nachdruck nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers unter Angabe der Quelle. Für Feedback, zusätzliche Exemplare etc. bitte an Add-on-Lösung zum SAP-Standard von der IT-Informatik Seite 4 Realisierung einer abweichenden Kontenfindung in der Anlagenbuchhaltung Seite 6 Baukastenprinzip bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten Seite 10 SAP-Einführung schnell, einfach, kostengünstig UND individuell Seite 12 Praxisforum rund um die Instandhaltung in der Industrie Seite 14 Effizientes Informations- und Wissensmanagement Seite 18 Tipps für den Umgang mit Mobbing Seite 22

3 item 02/2014 editorial 2 3 Liebe Leserin, lieber Leser, im Sinne unserer Kunden denken wir out of the box, um ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Deswegen gehen wir über den Standard hinaus und ergänzen und optimieren Systeme ganz nach dem individuellen Bedarf. Ein Beispiel sind unsere Best IT Solutions (BITS). Sie setzen an, wo der Standard aufhört. Die erste Add-on-Lösung zum SAP-Standard war die BITS-Lösung Nummer 0110 für den Nachrichtenversand von SAP-Belegen mit Anlagen. Die Rehau AG und die KUKA AG sagen, inwiefern diese kleine, aber feine Entwicklung den Arbeitsalltag vereinfacht (Seite 4). Ein weiteres Beispiel ist die Erweiterung des SAP-Moduls Anlagenbuchhaltung (FI-AA) für die Metabowerke GmbH. Seit diesem Jahr bilanziert das Unternehmen sowohl nach Handelsgesetzbuch (HGB) als auch nach den International Financial Reporting Standards (IFRS). Dank unserer Erweiterung lässt sich die Steuerung der Kontenfindung abhängig von der Kostenstelle vornehmen, statt wie im SAP- Standard von der Anlagenklasse (Seite 6). Um die Einführung und Nutzung von gleich zwei mächtigen Lösungen zu erleichtern, haben wir standardisierte Einführungsmodelle entwickelt: für die Implementierung von SAP ERP sowie von Share- Point, der multifunktionalen Plattform für effizientes Informationsmanagement (Seite 12 und Seite 18). Beide Einführungsmodelle sind aus dem immensen Wissens- und Erfahrungsschatz der IT-Informatik entstanden, die seit über 25 Jahren den Mittelstand berät und betreut. Wir wissen, welche Funktionen für die Kunden erfolgsentscheidend sind und sich im täglichen Betrieb bewähren. Ein fairer Umgang miteinander ist im Arbeitsalltag unerlässlich. Ihn zu erlernen, ist auch eine Aufgabe der Schule. Deswegen sponserte die IT-Informatik den Vortrag Fair ist leichter Auswege aus der Mobbingspirale am 12. November 2014 in der Eduard-Mörike-Schule in Blaustein. Schulleiterin Tanja Glöggler war es gelungen, Thomas Sonnenburg zu gewinnen. Der Experte für jugend- und bildungspolitische Fragen ist als Mitentwickler und Protagonist des Reality-TV-Formats Die Ausreißer der Weg zurück bekannt. Mich persönlich hat der Vortrag sehr beeindruckt und die über 150 Teilnehmer zeigten, dass wir hier ein wichtiges Thema angesprochen haben (Seite 22). Auf ein faires und vertrauensvolles Miteinander auch im kommenden Jahr freue ich mich. Im Namen des gesamten Teams der IT-Informatik GmbH wünsche ich Ihnen frohe Festtage sowie ein erfolgreiches neues Jahr Ihr Günter Nägele

4 item 02/2014 SAP Best IT Solutions (BITS) Rehau Immer ein BITSchen besser Add-on-Lösung zum SAP-Standard von der IT-Informatik Wo der Standard aufhört, fangen die Best IT Solutions (BITS) der IT-Informatik an und machen das SAP-Leben einfach leichter. Die erste Add-on-Lösung zum SAP- Standard war die BITS-Lösung Nummer 0110 für den Nachrichtenversand von SAP-Belegen mit Anlagen. Nachdem die IT-Informatik im Jahr 2009 eine entsprechende Lösung für die Erhard GmbH & Co. KG entwickelt hatte, entstand die Idee, diese auch anderen Unternehmen zugänglich zu machen. Schließlich haben viele Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, den Wunsch, an eine -Bestellung weitere spezifische Dokumente anzuhängen. Im SAP-Standard ist das allerdings nicht möglich. Die Dokumente sind zwar im SAP-System vorhanden, müssen aber über weitere Schritte übermittelt werden. Dank der BITS- Lösung lassen sich zusätzliche Dokumente an Bestellungen anhängen und die Nachrichten über die SAP-Applikation wie gewohnt verschicken. Damit kann man Dokumente zusammengehörend an den Empfänger übermitteln, so Thomas Häfele, Bereichsleiter Entwicklung im Geschäftsfeld SAP bei der IT-Informatik. Es gibt vielfältige Einsatz- und Kombinationsmöglichkeiten. So können einem Beleg folgende Dokumente als Anlagen mitgegeben werden: Anlagen, die über die Dienste zum Objekt zum Beleg angelegt wurden (Anlage, Notiz, URL), Dokumente aus der Dokumentenverwaltung, die mit dem Beleg verknüpft sind, Dokumente aus dem Archiv, die mit dem Beleg verknüpft sind. Ebenfalls werden vielfältige Dokumentarten wie PDF-, Excel-, Word-, TIF- oder TXT-Dokumente und sogar Grafiken im JPG-, BMPoder GIF-Format unterstützt. Über das Customizing lässt sich steuern, bei welchen Nachrichtenarten und Sendemedien diese BITS-Lösung aktiv ist und welche der zu einem Beleg abgelegten Dokumente als Anlagen mitgegeben werden sollen. Solche kleinen, aber feinen Entwicklungen, die das SAP-Leben leichter machen, bietet die IT-Informatik als modularisierte Add-on- Lösungen namens BITS (Best IT Solutions). Sie alle sind aus einem konkreten Kundenprojekt entstanden, wenn der Kunde eine individuelle Lösung wünschte, die der SAP-Standard nicht bietet. Viele BITS sind im Laufe der Zeit dazugekommen. Dazu gehören beispielsweise Lösungen zum Kopieren von Dokumentenanlagen, zur Integration von Logistikpartnern und zur Textsteuerung mit Variablen. Ihre Vorteile: Sie haben klar definierte Funktionalitäten, die zusätzlich individuell erweiterbar sind, preiswert und zum Festpreis erhältlich. Alle BITS-Lösungen sind vollständig im SAP-Standard integriert und können in diversen SAP-Applikationen (Bestellung, Vertriebsbelege etc.) einfach genutzt werden.

5 4 5 Die IT-Informatik hat für ihre Kunden VIER BITS-Bundles geschnürt 1 BITS-Bundle Logistik SD 2 BITS-Bundle Logistik MM 3 BITS-Bundle Logistik HCM 4 BITS-Bundle Get all Medienbruch täglich vermeiden Die BITS-Lösung Nummer 0110 überzeugte auch die Rehau AG, führender System- und Serviceanbieter polymerbasierter Lösungen für Bau, Automotive und Industrie. Das Einkaufsnetzwerk des Unternehmens ist dafür verantwortlich, alle benötigten Materialien bereitzustellen. Dazu gehören Rohstoffe, Maschinen und Anlagen, Werkzeuge, IT- Umfänge, Ausstattungs- sowie Bürobedarf und vieles mehr. Für die Bestellabwicklung im Einkauf waren wir bereits einige Jahre lang auf der Suche nach einer Möglichkeit, auf Positionsebene Dokumente an Bestellungen anzuhängen und die Nachrichten über unser SAP ECC zu verschicken. Diese Möglichkeit bietet der SAP-Standard lediglich auf Kopf-, nicht aber auf Positionsebene an, so Bertram Grimm, Leiter Supplier Relationship Management bei Rehau. Für eine Eigenentwicklung fehlte allerdings die Zeit. Als in der IT-Abteilung Best-Practice-Prozesse definiert wurden, kam das Thema im Jahr 2011 wieder auf den Tisch. Während einer Internetrecherche stieß Bertram Grimm auf die IT-Informatik und die Lösung BITS0110. Nachdem die IT-Informatik die Lösung vorgestellt hatte, wusste ich, dass das das Richtige für uns ist und wir das Rad nicht nochmals neu erfinden müssen, so Bertram Grimm. Mit der Lösung ist man bei Rehau äußerst zufrieden. Die Mitarbeiter im Einkauf können nun direkt im SAP ECC Dokumente an Bestellungen anhängen und verschicken ohne Medienbruch, freut sich Bertram Grimm. Die Vorteile bestätigt auch Sabine Knecht von der KUKA Roboter GmbH, einer der weltweit führenden Roboterhersteller. Hier ist die BITS-Lösung Nummer 0110 seit 2010 im Einsatz. Wesentliche Vertragsbestandteile werden direkt mit der Bestellung verschickt, das ist gerade im indirekten Einkauf von Vorteil. Damit gibt es einen Nachweis, welche Dokumente an den Lieferanten mit der Bestellung gehen. Zudem bedeutet das eine wesentliche Zeitersparnis, da keine separate Mail geschrieben werden muss, betont Sabine Knecht. KUNDEN-steckbrief Branche: Polymerverarbeiter Sitz: Auto und Industrie, Rehau bau, Erlangen Verwaltungszentrale, Muri bei Bern, Schweiz Länder: 54 Mitarbeiter: Ca Gründung: 1948 Für energieeffizientes Bauen, Nutzung regenerativer Energien und Wassermanagement ebenso wie für die Mobilität und Future Living initiiert Rehau nachhaltige Beiträge für die ökologischen und ökonomischen Herausforderungen von morgen. Kompetenz und Innovationsfreude haben uns zum führenden System- und Serviceanbieter polymerbasierter Lösungen in den Bereichen Bau, Automotive und Industrie gemacht.

6 item 02/2014 SAP Metabo Echte Erfolgsbilanz Realisierung einer abweichenden Kontenfindung in der Anlagenbuchhaltung Seit 2014 bilanziert die Metabowerke GmbH sowohl nach Handelsgesetzbuch (HGB) als auch nach den International Financial Reporting Standards (IFRS). Für die Abbildung der Bilanzierung nach IFRS hat die IT-Informatik GmbH die Anlagenbuchhaltung (FI-AA) im SAP erweitert: Die Steuerung der Kontenfindung lässt sich damit abhängig von der Kostenstelle vornehmen statt wie im SAP-Standard von der Anlagenklasse.

7 6 7 KUNDEN-steckbrief Branche: Mitarbeiter: Ca Gründung: 1924 Werkzeugherstellung Metabo ist weltweit in über 100 Ländern im Einsatz. Oft unter den härtesten Bedingungen. Extreme, die an die Grenzen jeder Maschine gehen. Und nirgendwo zeigt sich schneller, dass Technik eben nicht gleich Technik ist. So beweisen sich Kompetenz und Zuverlässigkeit bei Elektrowerkzeugen vor allem in der Beachtung von scheinbar Unwichtigem von Details. Details, die darüber entscheiden, ob Aufträge termingerecht erledigt werden oder ein Arbeitsplatz wirklich sicher ist. Elektrowerkzeuge höchster Qualität entwickelt und fertigt die Metabowerke GmbH mit Stammsitz im baden-württembergischen Nürtingen. Weltweit arbeiten Menschen für Metabo. Sie haben im Jahr 2013 einen Umsatz von 348 Millionen Euro erwirtschaftet. Bislang bilanzierte die Metabowerke GmbH ausschließlich nach Handelsgesetzbuch (HGB). Seit 2014 kam die Bilanzierung nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) dazu. Der Grund: Seit Juni 2012 ist das Unternehmen mehrheitlich im Besitz des französischen Finanzinvestors Chequers Capital, der eine Bilanzierung nach einer international vergleichbaren Rechnungslegung wünschte. Die IFRS regeln losgelöst von nationalen Rechtsvorschriften die Aufstellung international vergleichbarer Jahres- und Konzernabschlüsse. HGB und IFRS haben diverse Unterschiede in der Bilanzierung. So sind beispielsweise nach den Bestimmungen des HGB beim Anlagevermögen nur die Gegenstände auszuweisen, die dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb eines Unternehmens zu dienen. Die IFRS differenzieren dagegen zwischen non-current assets und current assets. Non-current assets werden im Gegensatz zu current assets nicht innerhalb eines Jahres verbraucht oder verkauft und stehen dem Unternehmen daher langfristig zur Verfügung. Um die parallele Rechnungslegung im SAP- System abzubilden, kam Metabowerke im März 2014 auf die IT-Informatik GmbH zu. Insbesondere galt es, das SAP-Modul Anlagenbuchhaltung (FI-AA) anzupassen. Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teil der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung. Hier werden die langlebigen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens erfasst und verwaltet. Im SAP-Modul Anlagenbuchhaltung (FI- AA) gibt es ein Hauptbuch, sprich: einen einzigen Datenspeicher, in dem die Sachverhalte der Rechnungslegung sowohl nach HGB als auch nach IFRS gebucht werden. In einem so genannten Bewertungsbereich wird dann das Anlagevermögen zweckgebunden bewertet. Ein Bewertungsbereich für HGB war vorhanden und bleibt führend, ein neuer wurde für IFRS eröffnet, erklärt Saskia Speidel, Expertin für das SAP-Rechnungswesen. Nutzungsdauer und Abschreibungsschlüssel für den IFRS-Bewertungsbereich wurden analog dem vom HGB übernommen und angepasst. Die

8 item 02/2014 SAP Metabo Nutzungsdauer umfasst den Zeitraum, in dem ein Anlagegut abgeschrieben werden muss. Der Abschreibungsschlüssel beschreibt, auf welche Weise das Anlagegut abgeschrieben wird. Bei einer linearen Abschreibungsdauer beispielsweise wird monatlich der gleiche Wert über die Nutzungsdauer abgeschrieben. SAP-Standard erweitert, parallele Buchhaltung erfolgreich abgebildet Eine Herausforderung brachten die Unterscheidungen bezüglich der Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung mit sich, sagt Peter Schauflinger, Teamleiter SAP-ERP in der Abteilung IT & Prozesse bei Metabowerke. Beim HGB kommt das Gesamtkostenverfahren (GKV) zum Einsatz, bei den IFRS das Umsatzkostenverfahren (UKV). Beide Verfahren führen zum gleichen Ergebnis, sie unterscheiden sich aber darin, wie sie die Aufwendungen gruppieren. Das Gesamtkostenverfahren erfasst die Aufwendungen nach Aufwandsarten (Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen), das Umsatzkostenverfahren dagegen nach den Funktionen (Produktion = Herstellungskosten, Vertrieb = Vertriebskosten, Verwaltung = allgemeine Verwaltungskosten). Wegen dieser Unterschiede bezüglich GKV und UKV musste die Kontenfindung angepasst werden. Die Kontenfindung ist das zentrale Organisationsobjekt für die Integration der Anlagenbuchhaltung mit der Hauptbuchhaltung. Geschäftsvorfälle, die auf die Anlage kontiert werden, können dadurch automatisch den entsprechenden Bestandsund Erfolgskonten zugeordnet werden. Das Ziel war es, im IFRS-Bewertungsbereich, in dem das Umsatzkostenverfahren zur Anwendung kommt, eine Unterteilung in die Funktionsbereiche Produktion, Verwaltung und Vertrieb der Aufwendungen vorzunehmen was im SAP-Standard nicht möglich ist, so Saskia Speidel. Peter Schauflinger ergänzt: Die IT-Informatik hat uns detailliert Möglichkeiten des Standards und dessen Grenzen aufgezeigt. Wir haben uns dann bewusst für eine Erweiterung entschieden, die die IT-Informatik schnell umgesetzt und auf das notwendige Maß beschränkt hat. Aus diesem Grund wurde eine so genannte Z-Tabelle eingerichtet. Die Z-Tabelle enthält die Informationen bezüglich der Kostenstellen und Sachkonten, auf denen die Abschreibung zu buchen ist. Bei Metabo ist jede Anlage einer Kostenstelle zugeordnet, die im Regelfall eindeutig einem Funktionsbereich zuzuordnen ist. Gemischt genutzte Anlagen z. B. ein Gebäude, in dem Vertrieb und Verwaltung untergebracht sind werden über die Tabelle mit prozentualen Anteilen auf die Funktionsbereiche verteilt, mit den jeweils zugewiesenen Konten. Diese Z-Tabelle ist funktional in den Abschreibungslauf des SAP- Standards eingebunden, die Daten werden vom SAP-System automatisiert gelesen und übernommen. Die Tabelle einzurichten, war durchaus aufwendig, die monatlichen Abschreibungsläufe verlaufen damit aber extrem problemlos.

9 8 9 Glossar HGB Das Handelsgesetzbuch (HGB) enthält den Kern des Handelsrechts in Deutschland. Für Kapitalgesellschaften enthält das HGB Regelungen zu Abschlüssen und Berichten. Vorarbeit zahlt sich aus Seit Juli 2014, drei Monate nach Projektbeginn, ist die Abbildung der parallelen Rechnungslegung bei Metabowerke produktiv und zwar nicht nur für das laufende Geschäftsjahr. Denn nach IFRS ist vorgeschrieben, auch den Vorjahresabschluss zu bilanzieren. Es galt also, nicht nur das aktuelle Geschäftsjahr 2014 nach den internationalen Rechnungslegungsvorschriften auszulegen, sondern rückwirkend auch für Die gefundene Lösung der IT-Informatik ermöglicht uns Vergleiche zum Vorjahr auf Monatsebene. Dies entspricht exakt unseren Anforderungen und das auch rückwirkend für die jeweiligen Konten im Funktionsbereich, lobt Peter Schauflinger. Der monatliche Abschreibungslauf für den IFRS- Bewertungsbereich erfolgt parallel zum HGB und verursacht keine Mehrarbeit. Die gründlichen Vorarbeiten mit der IT-Informatik zahlen sich nun Monat für Monat aus. IFRS Die International Financial Reporting Standards (IFRS) sind internationale Rechnungslegungsvorschriften für Unternehmen, die vom International Accounting Standards Board (IASB) herausgegeben werden. Sie regeln losgelöst von nationalen Rechtsvorschriften die Aufstellung international vergleichbarer Jahres- und Konzernabschlüsse. SAP FI-AA SAP FI-AA ist das Modul von SAP für die Anlagenbuchhaltung (FI-AA). Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teil der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung. Hier werden die langlebigen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens erfasst und verwaltet. HGB Das Gesamtkostenverfahren (GKV) erfasst Abschreibungsaufwendungen nach Aufwandsarten (Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen). HGB Das Umsatzkostenverfahren (UKV) erfasst Abschreibungsaufwendungen nach Funktionen (Produktion = Herstellungskosten, Vertrieb = Vertriebskosten, Verwaltung = allgemeine Verwaltungskosten).

10 item 02/2014 factor:plus Veranstaltung Edelmann Mächtig flexibel factor:plus Baukastenprinzip BIETEt vielfältige Einsatzmöglichkeiten Als EDI-Plattform, als B2B-Portal und als System für das Produktinformationsmanagement kommt factor:plus zum Einsatz. Über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Funktionen konnten sich die Teilnehmer des factor:plus-anwenderkreises am 14. Oktober 2014 bei der Carl Edelmann GmbH in Heidenheim informieren. Beeindruckende vier Milliarden Verpackungen und mehr als eine Milliarde Packungsbeilagen produzierte im Jahr 2013 die Edelmann GmbH. Der führende Anbieter hochwertiger Verpackungslösungen aus Karton und Papier hat in Deutschland sieben Standorte und 13 Standorte weltweit. Über die Fertigung, die Qualitätssicherung und den Versand am Standort in Heidenheim konnten sich die rund 40 Teilnehmer des factor:plus-anwenderkreises am 14. Oktober 2014 ein genaues Bild machen. Edelmann öffnete die Türen der Fertigungshallen und gewährte einen Blick hinter die Kulissen. So konnten die Teilnehmer live erleben, welche komplexen Prozesse die IT hier unterstützt. Auf Basis von factor:plus entwickelte die IT-Informatik eine Lösung, mit der sich diese Prozesse effizient abbilden und steuern lassen. Dazu gehören einfache, standardisierte Auftragsprozesse ebenso wie komplexe, individuelle Abläufe für den lieferantengesteuerten Bestand. Die Projektverantwortlichen sowohl von Edelmann als auch von der IT-Informatik gaben den Teilnehmern umfassende Einblicke in die Implementierung und Funktion der Lösung. Informationen und Anregungen gab es bei diesem Anwenderkreis zu zwei weiteren factor:plus-lösungen. Für die GVS Großverbraucherspezialisten eg vernetzt eine factor:plus-lösung eine Zentrale, 18 Mitgliedsgesellschaften, 120 Lieferanten und ebenso viele Kunden. Die IT-Informatik hat die Plattform speziell für die Bedürfnisse des Großhandelsnetzwerks entwickelt und auf die ausgeklügelten, oft komplexen Prozesse angepasst. Diese Prozesse werden effizient abgebildet, was die Prozesskosten auf GVS- und auf Kundenseite deutlich reduziert. Als System für das Produktinformationsmanagement (PIM) ist die vielfältige factor:plus-suite bei der Liqui Moly GmbH im Einsatz. Das Ulmer Familienunternehmen ist auf die Herstellung von Additiven, Schmierstoffen und Ölen spezialisiert und in diesem Bereich der größte Hersteller in Deutschland. Aber auch international hat die Marke einen hervorragenden Ruf. Für

11 10 11 Das Baukastenprinzip von factor:plus bietet maßkonfektionierte Software-Lösungen auf der Grundlage von vorgefertigten Bausteinen, die individuelle Prozesse bedarfsgerecht abbilden. Dieses Konzept ermöglicht den gezielten Einsatz von factor:plus dort, wo die Basisfunktionen bestehender Systeme nicht ausreichen oder nicht schnell und kostengünstig auf sich verändernde Gegebenheiten angepasst werden können. Damit richtet sich die IT-Informatik an mittelständische Unternehmen, die im intelligenten Einsatz schlanker DV-Lösungen einen entscheidenen Erfolgsfaktor im Streben nach Rendite und Marktanteilen sehen. In diesem Sinne ist der Name factor:plus Programm und steht für den Mehrwert seiner Lösungen. den Vertrieb erstellt das Unternehmen jährlich umfassende Produktkataloge in diversen Sprachen sowie Produktdatenblätter. Im PIM-System werden zentral alle produktrelevanten Informationen zusammengeführt, kategorisiert und gepflegt. Damit ist gewährleistet, dass zentral und medienneutral stets aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Zudem dient das System als einheitliche Datenbasis für die Übersetzung. Ergänzt wird das PIM-System um das Modul Media Asset Management (MAM), das Bilder und weitere Medien zentral verwaltet. Dank der Aktualität der Daten sind kürzere Veröffentlichungszyklen problemlos möglich. Zwei Meisterleistungen für Beschaffung Für effiziente Beschaffungsprozesse sorgt die E-Procurement-Lösung aus der factor:plus-suite der IT-Informatik GmbH. Die praxisgerechte Lösung lässt sich um kundenspezifische Anforderungen ergänzen und ins SAP-Umfeld integrieren. Das Ergebnis: durchgängige Prozesse. Deswegen haben sich zwei neue Kunden für den Einsatz der Lösung entschieden. Beschaffung von Büromaterialien bei der Stadtverwaltung Konstanz Die Stadt Konstanz feiert in diesem Jahr das 600. Jubiläum des Konstanzer Konzils. Drei Päpste, die gleichzeitig den Anspruch auf den Stuhl Petri erhoben, eine geteilte Christenheit, Konflikte in ganz Europa aus diesen Gründen kamen zwischen 1414 und 1418 in der Bischofsstadt Konstanz geistliche und weltliche Würdenträger zum Konstanzer Konzil zusammen. Der Chronist Richental zählte über Besucher. Mit der Versorgung ihrer Gäste vollbrachten die Konstanzer damals eine logistische Meisterleistung. Eine Meisterleistung in puncto Beschaffung wird die E-Procurement-Lösung der IT-Informatik GmbH für die Stadtverwaltung Konstanz ab dem kommenden Jahr vollbringen. Sie wird zum Einsatz kommen, um alle Büromaterialien für die Ämter und Dienststellen der Stadt zu beschaffen. Beschaffung von Verbrauchsmaterialien bei der Stiftung Liebenau Ebenfalls für die E-Procurement-Lösung hat sich die Stiftung Liebenau mit Sitz in Meckenbeuren am Bodensee entschieden. Die Stiftung ist ein im Jahr 1870 aus christlicher Motivation heraus entstandenes, unabhängiges Sozial- und Bildungsunternehmen. Sie bietet vielfältige Einrichtungen, Dienste und gemeinwesenorientierte Angebote in der Alten- und Behindertenhilfe, im Gesundheitswesen, im Bildungsbereich sowie in der Kinder- und Jugendhilfe. Für die effiziente Beschaffung aller Verbrauchsmaterialien der Einrichtungen wird die IT-Informatik die E-Procurement-Lösung einführen. In einem zweiten Schritt sollen neben den Verbrauchsmaterialien auch die Essensbestellungen über die Lösung organisiert werden.

12 item 02/2014 SAP EMU Maßgeschneidert für den Mittelstand SAP-Einführung schnell, einfach, kostengünstig UND individuell Geringere Einführungszeiten und -kosten sowie Planungs- und Investitionssicherheit durch vorkonfigurierte Prozesse: Das sind die Vorteile von EMU dem Einführungsmodell von SAP ERP für mittelständische Unternehmen. Der Mittelstand in Deutschland ist ebenso erfolgreich wie vielfältig: Dazu gehört ein zehnköpfiger metallverarbeitender Betrieb genauso wie ein Mitarbeiter starkes Fertigungsunternehmen. Laut dem Institut für Mittelstandsforschung Bonn gehören mehr als 3,5 Millionen Unternehmen zum deutschen Mittelstand das sind 99,6 Prozent aller Unternehmen der Privatwirtschaft in Deutschland. Gemeinsam haben alle mittelständischen Unternehmen, dass sie ein ERP-System brauchen, das ihre Prozesse stabil und sicher abdeckt. Speziell für den Mittelstand hat die IT-Informatik GmbH ein Einführungsmodell namens EMU entwickelt. Weit über 100 vorkonfigurierte und vordefinierte Prozessabläufe ermöglichen eine schnelle und einfache Einführung eines SAP-ERP-Systems zum kostengünstigen Preis. Entstanden ist EMU aus dem immensen Wissens- und Erfahrungsschatz der IT-Informatik, die seit über 25 Jahren den Mittelstand bezüglich SAP berät und betreut. Die SAP-Experten bei der IT-Informatik wissen, welche Systemeinstellungen sich im täglichen Betrieb bewähren und welche Dinge für die Kunden erfolgsentscheidend sind. Für jeden Prozess gibt es vordefinierte Anwendungsdokumentationen und Formulare wie z. B. Rechnungs- und Lieferformulare. EMU umfasst sämtliche Prozesse, die für den Betrieb eines mittelständischen Fertigungsunternehmens notwendig sind und zwar modulübergreifend: vom Vertrieb (SD) in die Materialwirtschaft (MM) über die Produktion (PP) bis hin zu Finanzbuchhaltung (FI) und Controlling (CO), betont Daniel Spengler, Bereichsleiter Prozessberatung bei der IT-Informatik. Auch für viele weitere Module wie z. B. den Service (CS), die Instandhaltung (PM) und das Projektsystem (PS) gibt es standardisierte, durch die IT-Informatik GmbH vorkonfigurierte Prozesse. Zudem enthält es für verschiedene Anwendergruppen ein fertiges Berechtigungskonzept.

13 12 13 QuickFacts Abdeckung der zentralen Geschäftsprozesse eines mittelständischen Unternehmens Prozessorientierte Vorgehensweise Sämtliche Prozesse am Demosystem testbar Fertige Geschäftsprozessdokumentationen Nachträgliche Einführung von Prozessen jederzeit möglich Definierte Zusatzfunktionalitäten enthalten (BITS) Geringe Einführungszeiten und -kosten Langfristig kalkulierbares IT-Budget Zielgruppenorientierte Funktionalitäten Ein weiterer Vorteil: Zusammen mit EMU liefert die IT-Informatik BITS-Lösungen (siehe Artikel auf Seite 4). Das sind Add-on-Lösungen zum SAP-Standard, die das SAP-Leben leichter machen. Eine zu EMU gehörende BITS-Lösung ist beispielsweise das Migrationscockpit, das Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Altsystem automatisiert in das SAP-System übernimmt. Das Cockpit kann der Kunde zukunftsorientiert für weitere Migrationen nutzen. Prozesse müssen für unterschiedliche Anwendungsgruppen ausgelegt sein, erklärt Daniel Spengler. So ist ein vollumfänglicher SAP-Zugang bei einem Mitarbeiter aus der Produktion nicht erforderlich, der lediglich eine Zeitrückmeldung auszuführen hat. Hier setzt die IT-Informatik auf fertige BITS-Lösungen. Beispielsweise eine fertige Scan- Anwendung. So muss sich der Mitarbeiter gar nicht erst mit SAP auseinandersetzen, was wiederum den Schulungsaufwand für diese Zielgruppen senkt und die Akzeptanz enorm erhöht. Schnelle Einführung zum günstigen Preis Ob EMU für ein Unternehmen der richtige Weg ist, klärt die IT-Informatik in einem Workshop, in dem die bestehenden Prozesse, Stammdaten und Organisationsdaten eines Unternehmens analysiert werden. Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass sich rund 80 Prozent der Prozesse über den SAP/EMU-Standard abdecken lassen, dann empfehlen wir diese Vorgehensweise, sagt Daniel Spengler. Die individuellen Prozesse, bei denen der Standard nicht greift, lassen sich selbstverständlich kundenspezifisch konfigurieren, um alle relevanten Geschäftsprozesse des Unternehmens abzudecken und somit eine durchgängige SAP-Einführung in allen relevanten Bereichen zu gewährleisten.

14 item 02/2014 OPRA Veranstaltung Bocman1973/Shutterstock.com OPRAtion Instandhaltung Praxisforum rund um die Instandhaltung in der Industrie Die Einführung von SAP Enterprise Asset Management (EAM), vormals Plant Maintenance (PM), der Einsatz der Lösung OPRA beim Flughafen Stuttgart und die Vorteile von Real Time Maintenance das waren einige der Themen beim Praxisforum Instandhaltung 360 am 2. Oktober 2014 in der Oldtimerfabrik Classic in Neu-Ulm. Der Geruch nach Öl empfing die Teilnehmer des Praxisforums und machte damit gleich olfaktorisch klar, worum es bei dem Praxisforum ging: um Pflege, Wartung und Reparatur. Auf den knapp Quadratmetern der Oldtimerfabrik Classic sind nicht nur Oldtimer zu besichtigen, hier gibt es zudem Restaurations- und Reparaturmöglichkeiten. Damit war die Fabrik der perfekte Ort, um sich über das Thema Instandhaltung auszutauschen. Der gemeinsame Austausch von Wissen und Erfahrungen ist ungemein wichtig, denn Herausforderungen in der Instandhaltung gibt es viele: Dazu gehören hohe Anforderungen an Technologie, Dokumentation, Prozesseffizienz, Kostentransparenz und Datenqualität. Das Ziel ist es immer, die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit von Anlagen zu erhöhen. So facettenreich das Thema ist, so vielfältig war auch die Teilnehmerliste: Vom Biopharmaka-Entwickler und -Produzent über einen namhaften Tier1-Automobilzulieferer bis hin zu zwei Premium-Automobilherstellern interessierte sich eine Vielzahl von Unternehmen für das Thema. Die Vielfalt deckten auch die Vorträge mit ganz unterschiedlichen Schwerpunkten ab. Der Weg nach SAP pm Teva Pharmaceutical Industries Ltd. Das SAP-Modul für Instandhaltung ist SAP Enterprise Asset Management (EAM), vormals Plant Maintenance (PM). Teva gehört mit rund Mitarbeitern und Niederlassungen in 60 Ländern zu den zehn größten Pharmafirmen. In Deutschland mit Firmensitz in Ulm sowie Niederlassungen in Blaubeuren und Berlin beschäftigt Teva mehr als Mitarbeiter. Zur effektiven Nutzung des SAP-Moduls bedarf es der Meisterung diverser Herausforderungen, die Ralf Schönenborn, Leiter Instandhaltung bei Teva/ratiopharm, skizzierte. Diese betreffen den Betreuungsumfang, die Anlagenkennzeichnung, die verursachergerechte Aufwands- und Störungserfassung, die Wissenstransparenz sowie die Wirksamkeit der Auftragsprozesse. Um die Veränderungen, die die Nutzung des SAP- Moduls mit sich bringt, effizient zu gestalten,

15 14 15 Praxisforum Instandhaltung 360 am 2. Oktober 2014 in der Oldtimerfabrik Classic in Neu-Ulm > nannte Ralf Schönenborn drei Lösungsansätze: Sinn und Strategie der Einführung klar zu kommunizieren, die Prozesse, Strukturen und Verantwortungen in der IT zu definieren und die Arbeitskultur zu verändern. Die Zukunft der Instandhaltung von Schienenfahrzeugen Voith Turbo Lokomotivtechnik Für das Management von investitions- und wartungsintensiven Anlagen hat die IT-Informatik die SAP-basierte Instandhaltungslösung OPRA im Portfolio gemeinsam mit der Voith IT Solutions GmbH entwickelt. Das erste Unternehmen, das die Lösung implementierte und seit nun fünf Jahren im Einsatz hat, ist die Voith Turbo Lokomotivtechnik des Voith-Konzerns. Die Lösung erhöht die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit von Lokomotiven. Da eine Lokomotive eine Lebensdauer von mindestens 32 Jahren hat, lässt sich mit effizienter Wartung über die Jahre richtig Geld sparen. Mit OPRA lassen sich alle wirtschaftlichen und technischen Kennzahlen transparent und proaktiv nutzbar machen. Durch die Portalfunktion sind die Daten online immer verfügbar inklusive Betriebshandbüchern und Online-Ersatzteilkatalog. Das Instandhaltungstool muss die Steigerung von Effektivität und Effizienz unterstützen, betonte Daniel Brunkert, Leiter für Kundenbetreuung bei Voith. Konkret bedeutet das: Es muss alle ECM-Funktionen berücksichtigen und unterstützen und dabei die Aufgabenvielfalt durch Funktionalität bewältigen, für Effektivität und Effizienz in allen Geschäftsvorgängen sorgen, die Schnittstellenvielfalt zulassen, Nicht- SAP-Usern die Nutzung ermöglichen und mit der voranschreitenden Spezialisierung auf dem Markt Schritt halten. Deshalb arbeitet Voith Rail Service mit OPRA, betonte Daniel Brunkert Fahrzeuge optimal managen Stuttgarter Flughafen GmbH Die Stuttgarter Flughafen GmbH wiederum setzt seit einem Jahr auf die Lösung OPRA für das Fuhrparkmanagement Spezialfahrzeuge vom Dienstwagen über die Fluggasttreppe bis hin zum Schneeräumer umfasst die Fuhrparkflotte. Bei einem Flughafen müssen die Fahrzeuge äußerst verlässlich im Betrieb sein, deswegen sind die Instandhaltung und die Wartung von besonderer Bedeutung. Das OPRA -Anlagencockpit enthält Betriebs-, Fehler- und Positionsdaten ebenso wie Informationen zu aktuellen Störungen. Damit ist stets der aktuelle Betriebsstand eines Fahrzeugs ersichtlich, also ob es im Einsatz oder beim Service ist oder ob eine Störung aufgetreten ist. Besonders intuitiv ist die Darstellung von neu eingehenden Störungen über einen Live-Ticker in der Anwendung, welcher in Echtzeit prüft, ob neue Störungen zu einem technischen Objekt oder dessen untergeordneten Objekten erfasst wurden. Dank OPRA werden die Daten übersichtlich aufbereitet. Auch die Einbindung grafischer Informationssysteme, die Standorte von technischen Objekten mit allen Details anzeigen, ist realisierbar. Das Meldungs- und Auftragscockpit bietet eine ebenso transparente

16 item 02/2014 OPRA Veranstaltung Übersicht über das Auftrags- und Vorgangsmanagement. Das Wartungscockpit zeigt alle Wartungsprozesse an. Die Vorteile fasste Jürgen Krohmer, verantwortlich für die strategische Prozess- und Projektorganisation bei der Flughafen Stuttgart GmbH, folgendermaßen zusammen: Die Benutzerakzeptanz ist ebenso hoch wie die Effizienzsteigerung und die Datenqualität. Vom Sensor ins SAP-System ifm Consulting GmbH Einen Überblick über die Real Time Maintenance die Instandhaltung in Echtzeit gab Christoph Schneider von der ifm Consulting GmbH. Das Unternehmen bietet Standard-Software-Module zur effizienten Produktionsoptimierung sowie Engineering-Lösungen für Maintenance und Manufacturing Consulting. Die Real Time Maintenance gewinnt wegen der immer höheren Anforderungen an die Produktivität und Anlagenauslastung mehr und mehr an Bedeutung, da sich gegenüber der vorbeugenden oder gar reaktiven Strategie der Kostenaufwand minimieren lässt, betonte Christoph Schneider. Die Verschleißerkennung an Maschinen wird in steigendem Maße durch Condition-Monitoring-Sensoren erfolgen. Vorteile der automatisierten Überwachung von Maschinenzuständen durch Sensoren sind Aussagesicherheit, Vergleichbarkeit und Dokumentation. Condition-Monitoring-Systeme (CMS) sind heute oft Insellösungen, ein integrierter Prozess entsteht erst, wenn die vom CMS generierten Signale in die übergeordnete Instandhaltungsplanung einbezogen werden, erklärte Christoph Schneider und zeigte die Vorteile anhand diverser Anwendungsbeispiele. Mobile Störungserfassung mit OprA mobile Der letzte Vortrag des Praxisforums befasste sich nochmals mit OPRA und zwar mit OPRA mobile. Mit Hilfe dieser mobilen Lösungen können Unternehmen die Instandhaltungsprozesse per Smartphones und Tablets managen. In der mobilen Lösung stehen wichtige Schlüsselfunktionen und mobile Anwendungen als fertige und modular verwendbare Grundbausteine zur Verfügung jeweils mit Cache/Offline- Funktionalität. Einen Überblick gab Daniel Spengler, Bereichsleiter Prozessberatung bei der IT-Informatik. Er betonte: OPRA mobile ist eine zusammen mit Kunden entwickelte und immer weiter ausgebaute Lösung, die sich branchen- und bereichsübergreifend nutzen lässt. Sie bietet intuitive Benutzeroberflächen und Zusatzfunktionalitäten. Sie ist hundertprozentig ins SAP- System integriert ohne Schnittstellen oder Middleware. Die Anwendungen lassen sich modular und generisch aufbauen, die Einführungsszenarien sind individuell definierbar. Zudem fallen keine Lizenzkosten für die Lösung an.

17 16 17 OPRA und OPRA mobile effiziente Instandhaltung in SAP PM ANLAGEN Zentraler Zugang zu Anlagen- und Prozessinformationen GPS-Tracking Zähler- und Verbrauchsstände Live-Ticker Intuitive Ampelfunktionalitäten (aktuelle Störungen, Wartungshorizont, Anlagenstatus) STAMMDATEN Grafische Objektdarstellung One-Klick-Funktionalitäten für Stammdaten, Strukturen, Messpunkte, Interaktive Objektsuche über SearchPanel ERFASSEN UND BEARBEITEN VON STÖRUNGEN Assistentenbasierte Meldungserfassung Meldungszuordnung per Drag&Drop Interaktive Objektsuche über SearchPanel Objektorientierte Auftragszuordnung Automatischer Mailversand RÜCKMELDUNGEN Parallele Rückmeldung einzelner oder mehrerer Aufträge Plausibilitätsprüfung bei Abschluss Checklistenmanagement Equipmenttausch per Drag&Drop Komfortable Merkmalsbewertung REPORTING Interaktive Reports mit einer Vielzahl an grafischen Diagrammen zu Fehlerhäufigkeiten, Kostenübersichten, Anzahl technischer Objekte nach Gruppen, Zustandsanzeige, Zuverlässigkeit Verfügbarkeit u.v.m. Daten aus SAP ERP oder SAP BW AUFTRÄGE UND VORGÄNGE Assistentenbasierte Auftragserfassung Objektorientierte Meldungszuordnung Rückmeldung von Zeiten Komfortabler Upload von Dokumenten und Fotos WARTUNG Schnelle Übersicht vorhandener oder fehlender Wartungspositionen Zuordnung von Anlagen in einer Objektliste via Drag&Drop Automatische Anlage und Zuordnung von Wartungsplänen und Anleitungen via Drag&Drop

18 item 02/2014 MyPersonalSharePoint SharePoint macht Big Points Effizientes Informations- und Wissensmanagement Mehrarbeit und Fehlentscheidungen können die Folgen eines unzureichenden Wissensmanagements sein. Mit MyPersonalSharePoint bietet die IT-Informatik ein Portalkonzept, dass das im Unternehmen verfügbare Wissen den Mitarbeitern einfach und strukturiert zur Verfügung stellt. Gekoppelt mit dem SharePoint-Implementierungs- & -Roll-out-Konzept der IT-Informatik (SPIRIT) lässt sich SharePoint effizient und leicht administrierbar im Unternehmen einführen zum Vorteil der Anwender und Administratoren.

19 Prozent der Mitarbeiter in Deutschland haben in ihrem Job keinen Zugang zu relevantem Wissen. Werden Informationen weitergegeben, dann meist nur informell im persönlichen Kontakt zwischen Kollegen. Lediglich knapp die Hälfte der Befragten gab an, dass in ihrem Unternehmen Wissen produktiv genutzt wird. Dies sind Ergebnisse der Studie Produktiver Umgang mit Wissen in Unternehmen, die das München-Institut für Marktforschung (mifm) im Auftrag von Haufe durchgeführt hat. Das ist eine geradezu bizarre Situation: Schließlich sind 87 Prozent der Firmen überzeugt, dass Mitarbeiter und deren Know-how ihr wichtigster Erfolgsfaktor seien. Entscheidend dafür ist allerdings, ob das Management und die Mitarbeiter in der Lage sind, die vorhandenen Unternehmensinformationen und Geschäftsdaten konsequent zu nutzen. SharePoint mächtig, aber schnell unübersichtlich Effizientes Informations- und Wissensmanagement dafür steht die multifunktionale Plattform SharePoint von Microsoft. Damit lassen sich Dokumente gemeinsam bearbeiten und austauschen, Arbeitsabläufe koordinieren und wichtige Informationen verbreiten. Aufgrund des großen Funktionsumfangs lässt sich SharePoint für die unterschiedlichsten Zwecke einsetzen, beispielsweise als Unternehmensportal, als Business-Intelligence-Frontend oder als Dokumentenmanagementsystem. Dieser große Funktionsumfang macht SharePoint zu einer mächtigen Plattform für das Informationsmanagement genau hier liegt aber oft der Haken. Die Plattform bietet so viel, dass sie schnell für die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt wird, Management und Mitarbeiter den Überblick verlieren, Wildwuchs entsteht und das Ganze dann zudem schwer zu administrieren ist.

20 item 02/2014 MyPersonalSharePoint Herausforderung: Wissensmanagement Welche konkreten Folgen hat eine unvollständige, veraltete oder fehlerhafte Wissensbasis? Ist die Aussage Wir nutzen Wissen produktiv in Ihrem Unternehmen erfüllt? Mehrarbeit Man erledigt Aufgaben falsch Fehleinschätzung Mangelnde Motivation 49 % Ja 51 % Nein 82 % 69 % 66 % 53 % MyPersonalSharePoint zielgerichtet implementiert, effizient angewendet Hier setzen wir mit MyPersonalSharePoint an, sagt Uwe Kattau, Bereichsleiter Collaboration bei der IT-Informatik GmbH. MyPersonalSharePoint ist ein von der IT-Informatik entwickeltes Implementierungs- und Anwendungskonzept. Das Ziel: die Plattform Share- Point im Unternehmen optimal zu nutzen. Zielgerichtet implementiert Das Implementierungskonzept SPIRIT ist die technische, fachliche und organisatorische Grundlage für die Implementierung von Share- Point als Unternehmensportal. Die Grundlage ist stets ein Workshop auf Entscheiderebene. Hier wird festgelegt, welche Ziele ein Unternehmen mit SharePoint verfolgt und welche Funktionalitäten notwendig sind. Anschließend führt die IT-Informatik eine Organisationsanalyse durch. Sie definiert die Portal-Topologie sowie die Inhaltstyp-Struktur in den jeweiligen Organisationseinheiten. Der Datenfluss wird erfasst, um die notwendigen Module, Anwendungen und Prozesse zu identifizieren. Die an der Analyse beteiligten Mitarbeiter berichten, wie sie untereinander im Unternehmen und mit der Außenwelt kommunizieren. Ein Ergebnis kann dann beispielsweise sein, dass ein Dokumenten-Managementsystem lediglich in einer Organisationseinheit sinnvoll ist und nicht für alle implementiert werden muss, führt Uwe Kattau aus. Auf dieser Grundlage erstellt die IT-Informatik ein individuelles, durchdachtes Implementierungskonzept. Dazu gehören klar definierte Räume für die Zusammenarbeit ebenso wie festgelegte Prozesse für den Austausch inklusive Berechtigungsstrukturen, eine zentrale Verwaltung sowie eine intelligente Struktur und Verschlagwortung der Daten. Zudem gibt die IT-Informatik Empfehlungen zur Auslegung der Hardware, zur Installation, zu Backup/Restore und zur Datensicherheit. Ist das Implementierungskonzept fertig, können die Teststrukturen einfach auf das Produktivsystem übertragen werden. Durch einen automatisierten Roll-out ist dies jederzeit identisch wiederholbar. Das SAP-System sowie weitere im Unternehmen vorhandenen Systeme lassen sich meist einfach in SharePoint integrieren. Dies ist ein Grundansatz von MyPersonalSharePoint, die Integration der verschiedenen Systeme im Unternehmen, ohne dass der Anwender sich über die Datenflüsse Gedanken machen muss. Das Konzept wird dann im Laufe der Implementierung weitergeschrieben und dient gleichzeitig als Dokumentation des Gesamtsystems.

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