Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) Zeiterfassungssystems AIDA. 1 Gegenstand

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1 Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) Rahmendienstvereinbarung über Einführung und Betrieb des Zeiterfassungssystems AIDA Zwischen der FAU Erlangen-Nürnberg, vertreten durch den Kanzler, und dem Gesamtpersonalrat der FAU, vertreten durch seinen Vorsitzenden, wird folgende Dienstvereinbarung nach Art.73 i.v.m. Art. 75a Abs.1 BayPVG geschlossen. 1 Gegenstand Die Rahmendienstvereinbarung AIDA regelt die Einführung und Anwendung des Zeiterfassungssystems AIDA, also des DV-Verfahrens zur Erfassung und Auswertung der Arbeitszeit, Verwaltung des Urlaubs und der Fehlzeiten. Wird die Einführung eines Zeiterfassungssystems an einer Organisationseinheit geplant oder ein vorhandenes Zeiterfassungssystem ersetzt, so ist vorrangig das Zeiterfassungssystem AIDA in Zusammenarbeit mit dem RRZE einzusetzen. Wird geplant, das Zeiterfassungssystem AIDA einzusetzen, so ist dies dem Gesamtpersonalrat frühzeitig mit dem Ziel mitzuteilen, dass die Mitbestimmungsrechte der örtlich zuständigen Personalvertretung bei der Regelung der Arbeitszeit gewahrt werden. Dies geschieht in der Regel durch Abschluss einer Dienstvereinbarung. In diesem Zusammenhang ist die Rahmendienstvereinbarung über die Grundsätze bei der Gestaltung der Arbeitszeit an den Einrichtungen der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (Rahmen-DV Arbeitszeit) zu beachten. 2 Geltungsbereich Diese Rahmendienstvereinbarung gilt für alle Organisationseinheiten der FAU. 3 Zweckbestimmung des Zeiterfassungssystems Das Zeiterfassungssystem AIDA dient der Erfassung der geleisteten Arbeitszeit, der Überwachung des Arbeitszeitausgleichs, der Urlaubsverwaltung sowie der Erstellung von Auswertungen in Form von Listen oder Journalen. Es werden nur die Module Zeiterfassung und Anwesenheitsübersicht eingesetzt. Die dafür vorgesehenen Zeiterfassungsgeräte werden im Folgenden als Terminals bezeichnet. Die zur Betätigung der Zeiterfassungsgeräte vorgesehenen Chipkarten oder Schlüsselanhänger werden im Folgenden einheitlich als Chipkarten bezeichnet. Das Zeiterfassungssystem AIDA dient nicht zur Leistungskontrolle. Die Verhaltenskontrolle beschränkt sich auf die Erfassung der Arbeitszeit. Technische Möglichkeiten von Zeiterfassungssystemen, Verhaltensprofile zu erstellen, werden nicht benutzt. Personenbezogene Daten dürfen nur nach gesetzlichen Vorschriften, tarifrechtlichen Vereinbarungen und den Regelungen dieser Dienstvereinbarung verarbeitet und genutzt werden.

2 4 Systembeschreibung (1) Es wird grundsätzlich zwischen 3 Datenarten unterschieden: a) Systemdaten: Netzwerksoftware, Betriebssystem, Programmdateien und erforderliche Protokolldateien (Datenschutzgesetz). b) Berechtigungsdaten : Identifikationsnummer der Chipkarte, Zuordnung der Identifikationsnummer der Chipkarte zum Benutzer, Daten des Chipkarteninhabers. c) Ereignisdaten : Personen- und zeitabhängige Daten der Chipkartenbenutzung. (2) Der Speicherort, die Art und Weise der Speicherung und die Dauer der Speicherung der Ereignisdaten werden in einer Anlage 4 festgelegt. Dabei gilt: Die Systeme sind so zu gestalten, dass nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik ein unberechtigter Zugriff ausgeschlossen ist. Es sind so wenige Daten wie möglich zu speichern. Personenbezogene Daten sind nach Vorgabe der entsprechenden Anlage 2 zu speichern. (3) Auf den Chipkarten ist für Zwecke der Zeiterfassung nur die Identifikationsnummer gespeichert. Alle Beschäftigten erhalten mit dem erstmaligen Einsatz des Zeiterfassungssystems eine persönliche Chipkarte zur Bedienung des Systems kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Beschäftigten sind verpflichtet, diese Chipkarte ordnungsgemäß zu verwahren und sie vor Verlust und Beschädigung zu schützen. Der Verlust der Chipkarte ist umgehend der entsprechenden Stelle zur Neuausstellung zu melden. Wieder aufgefundene Chipkarten sind bei dem zuständigen Sachbearbeiter abzugeben. 5 Weitere Anwendungen Sollten weitere Anwendungen mit dem Zeiterfassungssystem AIDA geplant werden, so ist darüber eine zusätzliche Dienstvereinbarung zu schließen. 6 Zugriffssicherung Die an AIDA angeschlossenen Arbeitsplatzcomputer erhalten aufgabenbezogene Zugriffsrechte, die jeweils nur Zugriff auf persönliche und allgemeine Daten bieten (Anwesenheitstableau, Urlaubs- und Gleitzeitanträge). Erweiterte Zugriffsrechte erhalten für ihren Bereich nur die direkten Vorgesetzten. Generelle Zugriffsrechte gibt es nur für Systemadministratoren. Näheres über Zugriffsrechte und zur Zugriffssicherung / Datenschutz wird in einer Dienstanweisung geregelt. Die Dienstanweisung (Anlage 1) wird in der jeweils gültigen Fassung dem Gesamtpersonalrat vorgelegt.

3 7 Auswertungen, Statistiken Ist AIDA im Einsatz, dann sind alle gesetzlich vorgesehenen Statistiken und Auswertungen und alle bezügerelevanten Auswertungen aufgrund der Zeitdaten mit dem Zeiterfassungssystem AIDA zu erstellen. Der Datenkatalog, sowie alle betriebsinternen Statistiken und Auswertungen, die mit AIDA erstellt werden dürfen, sind in Anlage 3 aufgeführt. Die Erstellung weiterer Statistiken und Auswertungen ist nur nach vorheriger Zustimmung des Gesamtpersonalrats zulässig. Dem Gesamtpersonalrat ist auf Anforderung (vom RRZE) Auskunft über Entwicklungsstand und Anwendung des Systems zu geben. 8 Löschung der Daten Alle anfallenden Ereignisdaten sind längstens zwei Jahre vorzuhalten, sofern im Einzelfall nicht eine längere Frist erforderlich ist. Die Frist beginnt mit Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Soweit Ereignisdaten auch für Zwecke der Verwaltung von Fehlzeiten verwendet werden, ist für die Aussonderung dieser Daten die 5-Jahres-Frist des Art. 100g Abs. 2 Satz 1 BayBG zu beachten. 9 Vernetzung Die Terminals sind über das FAU - Netzwerk mit dem Serversystem des RRZE verbunden, mit Ausnahme der Universitätsbibliothek und ihrer Zweigbibliotheken. Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ist eine unbefugte Kenntnisnahme der Zeitdaten (auch in Form von Ausdrucken) durch Dritte zu verhindern. 10 Datenaustausch 1.) Es findet ein laufender Abgleich zwischen dem Personalverwaltungssystem, der zentralen Benutzerverwaltung und dem Zeiterfassungssystem AIDA hinsichtlich der Berechtigungsdaten ( unter Ausnahme der Ereignisdaten ) statt. 2.) Ein Abgleich oder ein Datenaustausch der Ereignisdaten zwischen dem Zeiterfassungssystem AIDA und anderen hochschulinternen oder externen DV Systemen ist unzulässig. 11 Zeiterfassungsgeräte (Terminals) Bei der Auswahl der Standorte der Zeiterfassungsterminals ist auf einen behindertengerechten Zugang zu achten.

4 12 Sonstige Bestimmungen und Rechte Die geltenden gesetzlichen und tarifvertraglichen Bestimmungen werden von dieser Dienstvereinbarung nicht berührt. Werden durch Rechtsvorschriften oder durch Tarifvertrag abweichende Regelungen getroffen, so gelten die davon nicht berührten Punkte dieser Dienstvereinbarung fort. Folgende Anlagen sind Bestandteile der Dienstvereinbarung: Anlage 1: Dienstanweisung Anlage 2: Personaldaten Anlage 3: Zulässige Auswertungen Anlage 4: Speicherung Anlage 5: Datenschutzrechtliche Freigabe 13 Inkrafttreten und Geltungsdauer Diese Dienstvereinbarung tritt mit Wirkung vom in Kraft. Sie kann mit einer dreimonatigen Frist zum Ende eines Kalendervierteljahres gekündigt werden. Bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung gilt diese Dienstvereinbarung weiter, soweit die Parteien sich nicht auf eine andere vorläufige Regelung einigen. Erlangen, den Erlangen, den gez. gez. Thomas A. H. Schöck Kanzler Manfred Walter Vorsitzender des Gesamtpersonalrats

5 Anlage 1 zur Rahmendienstvereinbarung "AIDA" Dienstanweisung zu Einführung und Betrieb des Zeiterfassungssystems AIDA 1. Zweck des Zeiterfassungssystems Das Zeiterfassungssystem AIDA dient der Erfassung der geleisteten Arbeitszeit, der Überwachung des Arbeitszeitausgleichs, der Urlaubsverwaltung sowie der Erstellung von Auswertungen in Form von Listen oder Journalen. 2. Technische Betreuung Die technische Betreuung des Systems obliegt dem Regionalen Rechenzentrum Erlangen (RRZE) bzw. den Beauftragten der Universitätsbibliothek. Der Systemadministrator bzw. die Systemadministratoren sind aktenkundig über die vertrauliche Behandlung der vom System verwalteten Daten zu belehren. Die Erstellung von Auswertungen, die nicht in der Anlage zu der Rahmendienstvereinbarung über Einführung und Betrieb des Zeiterfassungssystems AIDA aufgeführt sind, ist nicht zulässig. 3. Betrieb an den Einrichtungen der Universität Die Leiter der Einrichtungen, an denen AIDA eingesetzt ist, sind für einen ordnungsgemäßen Umgang mit AIDA, insbesondere die vertrauliche Behandlung der personenbezogenen Daten in ihrem Bereich, verantwortlich. Sie können mit der Bedienung von AIDA ihnen nachgeordnete Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter beauftragen (AIDA -Sachbearbeiterinnen oder -Sachbearbeiter). Diese sind vom Leiter der Einrichtung über die Pflicht zur vertraulichen Behandlung der Daten zu belehren. Die AIDA -Sachbearbeiterinnen oder -Sachbearbeiter sind zuständig für die Erfassung und Verarbeitung der Personen- und Zeitdaten, soweit die Zeitdaten nicht von den Beschäftigten selbst eingegeben werden dürfen.

6 Anlage 2 zur Rahmendienstvereinbarung "AIDA" Personaldaten : Personalgrunddaten : Personalnummer Familienname Vorname Geburtsdatum Geschlecht Urlaub : Anzahl der Urlaubstage (Gesamturlaub) Anzahl der Zusatzurlaubstage Anzahl der Urlaubstage für Behinderte Krankheit/Kur : Art der Abwesenheit (Krank, Kur, ) Umfang der Abwesenheit (Werktage) wegen Krankheit, Kur 1. Krankheitstag Letzter Krankheitstag Umfang der Abwesenheit (Kalendertage) Angaben zur Beschäftigung : Personalnummer bei der Bezügestelle Art des Beschäftigungsverhältnisses Laufbahngruppe Eintrittsdatum Befristungsdatum; geplantes Ende des Beschäftigungsverhältnisses Organisatorische Zugehörigkeit : Beschäftigungsstelle Organisationseinheit Benutzerkennung Mailadresse ( dienstlich ) Vorgesetzter, Stellvertreter Arbeitszeit : Arbeitstage pro Woche Wochenarbeitszeit Tagesarbeitszeit

7 Anlage 3: zur Rahmendienstvereinbarung "AIDA" Zulässige Auswertungen : Monatsjournal Jahreskalender ) nach Monatskalender ) Gruppen Arbeitsunfähigkeitsstatistik Zulässige Abfragen durch Vorgesetzte: Kontostände Buchungen Anwesenheitstableau Anträge auf Urlaub, Freizeitausgleich, Dienstreise

8 Anlage 4 zur Rahmendienstvereinbarung AIDA Speicherung : Friedrich-Alexander-Universität: Speicherort ist der Serverraum des RRZE. Die Daten werden in der Datenbank des Zeiterfassungsservers gespeichert. Es wird eine tägliche Sicherung auf das Backupsystem des RRZE durchgeführt. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach der Angabe in 8 dieser DV. Hauptbibliothek: Speicherort ist die Hauptbibliothek Altbau, 1. Stock in der Geschäftsstelle, Zimmer Nr / Die Daten sind auf einem nur hierfür zuständigen PC (als Server) auf Festplatte gespeichert. Es gibt zusätzlich eine Sicherheitsspeicherung. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach der Angabe in 8 dieser DV. Wirtschaft und Sozialwissenschaftliche Zweigbibliothek: Speicherort ist die Wirtschaft und Sozialwissenschaftliche Zweigbibliothek Zimmer Nr Lange Gasse 20 in Nürnberg. Die Daten werden auf einer Festplatte im AIDA-Server gespeichert. Die Datensicherung wird in mehreren Instanzen auf eine zweite Platte gespeichert. Zur Zeit sind das zehn Instanzen, also eine Vollsicherung für das System und die Daten von 10 Tagen. Die Vollsicherung wird nach Systemupdates auch noch auf DVD abgespeichert, um das System bei Totalausfall schnell restaurieren zu können. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach der Angabe in 8 dieser DV.

9 Der Datenschutzbeauftragte Gesamtpersonalrat der UniversitätErlangen-Niirnberg Eing.: 23.Jan.2009 An den Vorsitzenden des Gesamtpersonalrats Herrn Manfred Walter Universitätsstraße Erlangen ittaße 5, Erlangen Raum: Ansprechpartner:RDGärtner Telefon: Fax: Ihre Zeichen: Ihre Nachricht vom: Unser Zeichen: DSB (Bittebei Antwortangeben) Erlangen, den Rahmendienstvereinbarung über Einführung und Betrieb des Zeiterfassungssystems AIDA Anlage 5 zur Rahmendienstvereinbarung Sehr geehrter Herr Walter, gegen die per am übermittelte letzte Version des Entwurfs zur Rahmendienstvereinbarung über die Einführung und den Betrieb des Zeiterfassungssystems AIDA bestehen aus Sicht des Datenschutzbeauftragten keine rechtlichen Einwände. Die Rahmendienstvereinbarung schafft die materiellrechtliche Grundlage für den Abschluß von Dienstvereinbarungen mit den jeweils zuständigen örtlichen Personalvertretungen. Im jedem Falle des Abschlusses einer solchen ist es nach den Vorschriften des BayDSG erforderlich, dass die das Zeiterfassungssystem betreibende Dienststelle eine Verfahrensbeschreibung erstellt und beim Datenschutzbeauftragten einreicht, aufgrund der dann die datenschutzrechtliche Freigabe und Aufnahme in das Verfahrensverzeichnis erfolgt. Mit freundlichen Grüßen ftt- Gärtner - Postanschrift Postfach Erlangen Hausanschrift Schlossplatz Erlangen Telefon Telefax Internet: Bankverbindung: StaatsoberkasseBayern in Landshut BayerischeLandesbankMünchen Konto (BLZ )

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