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1 Stand: Handbuch

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Einführung... 2 Erster Start... 3 Anlegen einer Desktop-Verknüpfung... 3 Einloggen ins System... 4 Die Module... 4 Modul Mitarbeiter... 5 Modul Benutzer... 7 Modul Benutzergruppen... 8 Modul Verwaltung Modul Klient Modul Organisationen Modul Personen Modul Hilfeplan Modul Zeiterfassung Modul Finanzen Modul Auswertungen Modul Ressourcen Modul Teams Funktionen...27 Archivierungsfunktion Formularfunktionen Datenschutz/Sicherheitshinweise...30 Systemvoraussetzungen...30 Glossar...31 Einführung Dieses Handbuch erklärt die Handhabung und Funktion der Webapplikation BeWoPlaner. Der BeWoPlaner ist eine Verwaltungssoftware für ambulantes betreutes Wohnen. Entwickelt von BeWo-Anbietern für BeWo Anbieter, bietet das Programm alles für die besonderen Bedürfnisse der Anwender. Dieses Handbuch soll Ihnen den Umgang mit dem BeWoPlaner erleichtern. Sollten Ihnen manche technische Fachtermini unklar sein, werfen Sie einen Blick in unser Glossar. Dort wird Ihnen alles erklärt. Seite 2

3 Erster Start Der BeWoPlaner ist webbasiert. Das bedeutet, dass Sie den BeWoPlaner nicht installieren müssen. Sie rufen lediglich mit dem Browser (Internet Explorer oder Firefox) eine Webadresse (URL) auf. Die URL für Ihren persönlichen Zugang wurde Ihnen schriftlich oder per mitgeteilt. Geben Sie diese URL in Ihren Browser ein, gelangen Sie zum Login Bildschirm: Sollte dieses Fenster bei Ihnen nicht erscheinen, prüfen Sie bitte, ob Sie die URL richtig eingegeben haben, oder ob Ihr PC die Systemvoraussetzungen erfüllt und alle benötigten (kostenlosen) Windows-Updates installiert sind. Anlegen einer Desktop-Verknüpfung Um Falscheingaben beim Aufruf des BeWoPlaners im Browser zu vermeiden und um den Zugriff zum BeWoPlaner zügiger zu gestalten, können Sie die BeWoPlaner-URL als Favorit in Ihrem Webbrowser speichern. Alternativ können Sie aber auch direkt eine Verknüpfung auf dem Desktop anlegen: - Klicken Sie auf das Symbol links neben der URL in Ihrem Browser und halten Sie die Maustaste gedrückt. - Ziehen Sie nun den Mauszeiger auf eine freie Stelle auf Ihrem Desktop und lassen ihn dort los. Seite 3

4 Es erscheint eine Internetverknüpfung auf Ihrem Desktop, mit der Sie jetzt immer per Doppelklick Ihren BeWoPlaner aufrufen können. Einloggen ins System Nach Bestellung des BeWoPlaners erhalten Sie von uns schriftlich oder per Ihre Zugangsdaten. Loggen Sie sich mit dem Benutzernamen und dem Passwort ein. Sie sollten aus datenschutzrechtlichen Gründen Ihre Zugangsdaten im Programm schnellstmöglich ändern. Wie Sie das tun, erfahren Sie unter Modul Benutzer. Nach erfolgreichem Login erscheint der Startbildschirm. Die einzelnen Symbole im unteren Bereich bezeichnen die einzelnen Module des BeWoPlaners. Die Module Die Module stehen für die verschiedenen Funktionen des BeWoPlaners. Je nachdem, welche Rechte der Benutzer besitzt, stehen ihm unterschiedliche Module zur Verfügung. Standardmäßig wird bei der Ersteinrichtung ein Mitarbeiter mit Administrator-Rechten und alle anderen Mitarbeiter mit der Gruppe Mitarbeiter eingerichtet. Mehr zur Vergabe von Rechten erfahren Sie unter Modul Benutzergruppen und Modul Benutzer. Seite 4

5 Modul Mitarbeiter Im Modul Mitarbeiter verwalten und organisieren Sie Ihre Mitarbeiter. Mitarbeiter sind bei der Erstkonfiguration bereits in der Anzahl Ihrer Lizenzen angelegt. Sie selbst können keine neuen Mitarbeiter hinzufügen. Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, funktioniert dies ausschließlich über den Erwerb einer neuen Lizenz. Um einen Mitarbeiter zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf seinen Namen. Folgender Bildschirm erscheint: Standardmäßig werden bei der Erstkonfiguration Ihre Mitarbeiter als Mitarbeiter 1 bis Mitarbeiter x benannt. Der Mitarbeiter 1 ist i.d.r. der Mitarbeiter mit den Administrationsrechten. Seite 5

6 Tragen Sie nun anstelle von Mitarbeiter 1 den richtigen Namen Ihres Mitarbeiters ein. Füllen Sie dabei alle Felder aus, die für Sie wichtig sind. Klicken Sie anschließend auf Speichern. Sie werden eventuell feststellen, dass das Auswahlfeld beschäftigt als noch keine Inhalte besitzt und deshalb noch nichts ausgewählt werden kann. Diese dynamischen Inhalte können Sie selbst im Modul Verwaltung anlegen. Dies hat den Vorteil, dass Sie selbst bestimmen können, wie Sie Ihre Beschäftigungsarten bezeichnen. Neben den Beschäftigungsarten können Sie im Modul Verwaltung noch viele andere Begriffsdefinitionen festlegen. Auf der linken Seite sehen Sie weitere Navigationsmöglichkeiten für das Modul Mitarbeiter. Klicken Sie auf Finanzen. - Unter dem Punkt Finanzen können Sie die Kontoinformationen Ihrer Mitarbeiter anlegen. - Unter Qualifikationen können Sie Abschlüsse und Arbeitsschwerpunkte festlegen, sofern diese vorher im Modul Verwaltung definiert wurden. - Unter Betreuung können Sie einsehen, welcher Mitarbeiter welchen Klienten betreut. - Unter Dokumente können Sie alle, den Mitarbeiter betreffenden, Dokumente hochladen. Akzeptiert wird jede Datei, die Sie über den Windows Dateidialog auswählen. Seite 6

7 Modul Benutzer Im Modul Benutzer werden ebenfalls Ihre Mitarbeiter abgebildet. Im Modul Benutzer legen Sie fest, welche Rechte Ihr Mitarbeiter besitzen soll, bzw. mit welchem Benutzernamen/Passwort die Anmeldung am BeWoPlaner erfolgen soll. Klicken Sie doppelt auf einen Mitarbeiter, um seine Zugangsdaten zu ändern. Seite 7

8 Wählen Sie einen Login Namen und bestimmen Sie ein Passwort. Aus sicherheitstechnischen und datenschutzrechtlichen Gründen sollten Sie auf jeden Fall die Zugangsdaten verändern, die Sie von uns erhalten haben! Im Unterpunkt Benutzergruppen können Sie bestimmen, welche Gruppe(n) welchem Mitarbeiter zugeordnet werden. Weiteres dazu im nächsten Punkt Modul Benutzergruppen. Modul Benutzergruppen Im Modul Benutzergruppen verwalten Sie die Rechte für die einzelnen Mitarbeiter. Das bedeutet, dass Sie festlegen können, welche Module für welchen Mitarbeiter sichtbar sind und in welchen Modulen der Mitarbeiter etwas verändern oder auch löschen kann. Standardmäßig sind die beiden Gruppen Administratoren und Mitarbeiter angelegt. Klicken Sie auf die Gruppe Mitarbeiter um zu überprüfen, welche Rechte dieser Gruppe zugeordnet sind. Seite 8

9 Prinzipiell werden die Rechte Ändern, Anlegen, Ansehen und Löschen vergeben. Das geschieht entweder global, oder für jedes Modul einzeln. Durch das Zuweisen oder Wegnehmen von bestimmten Rechten, können Sie die Sicht Ihrer Mitarbeiter auf den BeWoPlaner so flexibel anpassen, wie Sie das möchten. Verändern Sie die Benutzerrechte nur, wenn Sie genau wissen was Sie tun. Falsch zugewiesene Rechte können das Arbeiten mit dem BeWoPlaner unmöglich machen. Anwendungsbeispiel Anlegen einer neuen Gruppe, die nur das Modul Zeiterfassung einsehen und bearbeiten kann: - Klicken Sie unter Benutzergruppen auf Neu. - Geben Sie bei Gruppenname einen beliebigen Namen ein. - Scrollen Sie bei verfügbare Rechte bis Hilfepläne ändern. - Wählen Sie Hilfepläne ändern aus und klicken Sie auf den Pfeil in der Mitte, der nach links zeigt. - Hilfepläne ändern erscheint nun unter zugeordnete Rechte. - Wiederholen Sie diesen Vorgang für Hilfepläne anlegen, Hilfepläne ansehen und Hilfepläne löschen. - Navigieren Sie nun zum Modul Benutzer und wählen Sie einen Mitarbeiter aus (nicht sich selbst). Seite 9

10 - Entfernen Sie unter gewählte Gruppen den Eintrag Mitarbeiter, indem Sie auf den Pfeil nach rechts klicken. - Unter mögliche Gruppen sehen Sie nun neben der Gruppe Administratoren und Mitarbeiter auch die soeben von Ihnen angelegte Gruppe. - Wählen Sie diese Gruppe aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links. - Die Gruppe erscheint nun unter gewählte Gruppen. - Klicken Sie auf Speichern. - Testen Sie den Effekt und loggen sich mit den Zugangsdaten dieses Mitarbeiters ein. - Sie sollten nur das Modul Zeiterfassung sehen: Modul Verwaltung Im Modul Verwaltung können Sie den BeWoPlaner nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Wichtige Punkte im Modul Verwaltung sind: - Abwesenheitskategorien Tragen Sie hier Abwesenheitskategorien ein, ergänzen Sie die bereits angelegten oder löschen Sie Kategorien, die Sie nicht benötigen. Seite 10

11 Denken Sie daran, die maximal anrechenbaren Stunden für die jeweilige Kategorie einzutragen. Ist Ihr Klient z.b. im Krankenhaus, können laut Vorgabe u.a. vom Landschaftsverband Rheinland nur 2 Stunden pro Woche abgerechnet werden. Im Modul Klient können Sie Abwesenheiten zuordnen. Der BeWoPlaner warnt Sie dann, wenn in der Leistungserfassung mehr als zwei Wochen pro Stunde eingetragen werden, um Fehlbuchungen zu vermeiden. Wussten Sie, dass bei Krankenhausaufenthalten diese Begrenzung nur gilt, wenn sich der Klient die gesamte Woche, also von Montag bis Sonntag im Krankenhaus befindet? Würde der Klient von Mittwoch bis darauffolgenden Mittwoch im Krankenhaus sein, ist bei beiden betroffenen Wochen keine Einschränkung gegeben. (Quelle: Landschaftsverband Rheinland) - Leistungskategorien Hier können Sie festlegen, wie Sie Ihre Leistungskategorien betiteln und ob diese anrechenbar sind oder nicht. Handelt es sich um abrechenbare Leistungen (z.b. Face to Face, Fachleistungsstunden) müssen Sie unter Abrechenbar ein Häkchen setzen. Lassen Sie unter Max. Anteil in % die 100 stehen. Der pauschale Faktor von 1,2 (Stand März 2009) der u.a. vom Landschaftsverband Rheinland bewilligt wird, wird im Modul Organisationen festgelegt. Der Max. Anteil in % ist für mögliche Veränderungen der Zahlungsbedingungen in der Zukunft geplant. Wir werden Sie informieren, falls dies relevant wird. Seite 11

12 Modul Klient Im Modul Klient verwalten Sie nicht nur die Stammdaten des Klienten. Sie ordnen dem Klienten hier einen oder mehrere Mitarbeiter zu, die den Klienten betreuen. Sie legen fest, welche Kostenträger für ihn zuständig sind, wer die Personen in seinem Umfeld sind und vieles mehr. Anlegen eines neuen Klienten Klicken Sie im Modul Klienten auf Neu. Es erscheint die Eingabemaske, auf der Sie die Stammdaten des Klienten eintragen können. Füllen Sie alle relevanten Informationen aus und klicken Sie anschließend auf Speichern. Als nächstes legen Sie den Kostenträger für den Klienten fest. Klicken Sie hierfür auf der linken Seite der Klientenmaske auf Kostenträger. Seite 12

13 Kostenträger bestimmen Wählen Sie den Kostenträger aus, indem Sie das Symbol mit den drei Punkten im Feld Kostenträger anklicken. Standardmäßig ist der LVR bereits hinterlegt. Wenn der Kostenträger für Ihren Klienten noch nicht hinterlegt ist, müssen Sie dies im Modul Organisationen nachholen. Tragen Sie nun das Aktenzeichen des Klienten ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen. Der Kostenträger erscheint daraufhin in der Liste der zugeordneten Kostenträger. Tragen Sie nun unter Verschiedenes die entsprechenden Daten ein und klicken Sie auf Speichern. Ebenso ordnen Sie im Punkt Behinderungen eventuelle Behinderungen zu. Keine Behinderungen im Bereich Alle Behinderungen sichtbar? Die verschiedenen Behinderungen tragen Sie im Modul Verwaltung ein. Betreuer zuordnen Klicken Sie nun auf den Punkt Betreuung. Hier können Sie den Mitarbeiter festlegen, der den Klienten betreuen soll. Sie können hier auch mehrere Mitarbeiter auswählen und zuordnen. Im Auswahlfeld Rolle können Sie die jeweilige Rolle des Mitarbeiters in Bezug auf den Klienten definieren. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter die Hauptbetreuung übernehmen, während ein anderer Mitarbeiter nur die Urlaubsvertretung ist. Die verschiedenen Rollen definieren Sie ebenso im Modul Verwaltung. Seite 13

14 Achtung Nur der Mitarbeiter, dem der Klient als Betreuung zugeordnet wurde, kann den Klienten im Modul Zeiterfassung sehen. Dies dient der Übersichtlichkeit der Zeiterfassung. Wenn Sie eine Betreuung hinzugefügt haben, klicken Sie anschließend wieder auf Speichern. Abwesenheiten Diesen Punkt sollten Sie nutzen, wenn Ihr Klient abwesend ist. Manche Kostenträger geben Richtlinien vor, die besagen, dass der Klient nur eine bestimmte Anzahl von Stunden betreut werden darf, wenn er z.b. einen Krankenhausaufenthalt hat. Die Abwesenheitskategorien legen Sie im Modul Verwaltung fest. Diese Eingabe ist deshalb sinnvoll, da Sie der BeWoPlaner dann warnen kann, wenn Sie zu viele Stunden buchen möchten, obwohl gerade nur ein bestimmtes Kontingent an Stunden erlaubt ist. Ebenso wünschen manche Kostenträger eine Auflistung der Abwesenheiten. Die eingetragenen Abwesenheiten werden dann in die sogenannte Spitzabrechnung übernommen. Klicken Sie nun auf Speichern und die Abwesenheit des Klienten ist im System hinterlegt. Umfeld Im Punkt Umfeld können Sie dem Klienten Personen zuordnen, die mit Ihrem Klienten in Zusammenhang stehen. Seite 14

15 Typische Personen im näheren Umfeld des Klienten können z.b. Verwandte sein oder der gesetzliche Betreuer. Bevor Sie dem Klienten eine Person zuordnen können, muss diese im Modul Personen angelegt sein. Ebenso können Sie der Person eine Rolle zuweisen. Dies kann z.b. Ehemann/Frau oder der gesetzliche Betreuer sein. Sollten Sie hierfür noch keine Rollen hinterlegt haben, können Sie dies im Modul Verwaltung nachholen. Im letzten Punkt Dokumente können Sie alle Dokumente hochladen, die im Zusammenhang mit dem Klienten stehen. Modul Organisationen Im Modul Organisation verwalten Sie Kostenträger und die Kontaktdaten aller Organisationen, die Sie benötigen. Kostenträger werden dabei als normale Organisationen mit wichtigen Zusatzinformationen wie Entgelt für Fachleistungsstunden, Rundungsintervall, etc. behandelt. Seite 15

16 Klicken Sie auf Neu um eine Organisation anzulegen. Beachten Sie das Auswahlkästchen Kostenträger. Wird dieses aktiviert, werden weitere Informationen angezeigt: Unter Kostenträgerdetails können Sie nun den Stundensatz, das Rundungsintervall und den pauschalen Faktor bestimmen. Stundensatz beschreibt das Entgelt für eine Fachleistungsstunde. Das Rundungsintervall legt fest, ob und wie die erfassten Zeiten im Modul Zeiterfassung gerundet werden. Wird beispielsweise ein Rundungsintervall von 10 eingegeben, werden alle erfassten Zeiten automatisch auf die nächsten vollen 10 Minuten aufgerundet. Beispiel: Aus 53 Minuten werden 60 Minuten, aus 41 Minuten werden 50 Minuten. Seite 16

17 Der pauschale Faktor wird von einigen Kostenträgern zur Abdeckung der Overhead- Leistungen bewilligt. Also alle Leistungen, die nicht direkt abrechenbar sind, aber dennoch geleistet werden müssen (z.b. Telefonate mit den Angehörigen des Klienten). Beachten Sie, dass die Eingabe in Prozent erfolgt. Wird beispielsweise ein pauschaler Faktor von 1,2 bewilligt, schreibt man in das Feld 20 hinein. Es werden also 20 % der bewilligten Stunden addiert, um die nicht abrechenbaren Leistungen abzudecken. Modul Personen Im Modul Personen werden alle Personen verwaltet, die mit den Klienten in Bezug stehen, beispielsweise der gesetzliche Betreuer oder die Angehörigen. Im Unterpunkt Organisationen können Sie der Person eine Organisation zuordnen. Natürlich können Sie auch wieder Dokumente zur Person hochladen. Im Modul Klient legen Sie unter Umfeld fest, welche Personen dem Klient zugeordnet sind. Modul Hilfeplan Im Modul Hilfeplan verwalten Sie die Hilfepläne für Ihre Klienten. Sie bestimmen die Dauer, den Kostenträger und die Anzahl bewilligter Fachleistungsstunden des Hilfeplans. Außerdem können Sie die Hilfepläne dort hochladen, herunterladen, verändern und die Veränderungen dokumentieren. Seite 17

18 Wählen Sie unter Eigenschaften den Klient aus, für den dieser Hilfeplan erstellt werden soll. Unter Kostenträger wird definiert, wer der Kostenträger ist, wie lange der Hilfeplan gilt und wie viele FLS/Woche genehmigt wurden. Der Stundensatz wird automatisch übernommen, sofern dieser im Modul Organisationen hinterlegt wurde. Unter Dokumente können Sie den eigentlichen Hilfeplan hochladen, den Sie vorher am PC erstellt haben. Das Dokument wird dann automatisch von unserer Datenspeicherung erfasst und gesichert. Seite 18

19 Nutzen Sie das Feld Beschreibung, um verschiedene Versionen des Hilfeplans zu dokumentieren. Sie haben so die Möglichkeit, Veränderungen des Dokuments durch das Feld Beschreibung zu kennzeichnen. Dies ist besonders hilfreich, wenn eine vorherige Version wieder hergestellt werden soll. Modul Zeiterfassung Nachdem Sie einen Klienten und einen dazugehörigen Hilfeplan angelegt haben, können Sie nun zur Zeiterfassung wechseln und die erste Leistungsbuchung für diesen Klienten durchführen. Rufen Sie das Modul Zeiterfassung auf und wählen Sie den soeben angelegten Hilfeplan aus: Seite 19

20 Im Feld Leistung buchen können Sie nun die Leistung genau bestimmen. Wählen Sie eine abrechenbare Leistung aus und tragen Sie Startzeit und Dauer der Leistung ein. Im Feld darunter können Sie nun die Dokumentation zur Leistungsbuchung schreiben. Wenn Sie alles vollständig ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern. Der Eintrag erscheint nun rechts in der Historie als gebuchte Leistung. Mit den beiden Feldern und können Sie nun den Eintrag verändern bzw. löschen. Klicken Sie auf um den Bearbeitungsmodus aufzurufen: Seite 20

21 Nachdem Sie Ihre Veränderung durchgeführt haben, klicken Sie auf Speichern und schließen um die Maske wieder zu verlassen. Achtung: Denken Sie daran die korrekte Leistungskategorie auszuwählen. Nur wenn Sie eine abrechenbare Leistungskategorie ausgewählt haben, wird die gebuchte Zeiterfassung auch für die Spitzabrechnung berücksichtigt. Modul Finanzen Im Modul Zeiterfassung haben Sie bereits erste Buchungen getätigt. Damit der BeWoPlaner für Sie die Spitzabrechnung in Sekunden ausrechnen kann, müssen Sie ihm noch mitteilen, wie viel Abschlagzahlungen bereits geleistet worden sind. Dies wird im Modul Finanzen erledigt. Geben Sie die Summe ein, die Sie buchen möchten und wählen Sie eine Kategorie und einen Hilfeplan. Sie haben keine Finanzkategorien zur Auswahl? Legen Sie Finanzkategorien im Modul Verwaltung an. Seite 21

22 Haben Sie alles nach Ihrer Zufriedenheit erfasst, klicken Sie auf Buchung hinzufügen, um die Buchung zu speichern. Natürlich können Sie auch bereits getätigte Buchungen einsehen. Sie haben dazu die Möglichkeiten: - nach Jahr zu filtern (zeigt alle Buchungen des gewählten Jahres an). - nach Monat zu filtern (zeigt alle Buchungen des gewählten Monats an). - nach Hilfeplan zu filtern (zeigt alle Buchungen zu dem entsprechenden Hilfeplan an). Vergessen Sie nicht, Ihre Abschlagszahlungen einzutragen. Der BeWoPlaner kann ansonsten die Spitzabrechnung nicht korrekt darstellen! Modul Auswertungen Im Modul Auswertungen haben Sie die Kontrolle über Ihre Stundenzettel, die Spitzabrechnung, die Hilfeplan-Übersicht und einige Berichtfunktionen. Berichtfunktion: Wählen Sie unter Abfrage einen Bericht aus. Das Programm sucht dann in der Datenbank nach den gewünschten Daten für Ihren Bericht und stellt diese dar: Wenn Ihnen Berichte fehlen, kontaktieren Sie uns. Wenn möglich, ergänzen wir gerne Berichte nach Ihren Wünschen. Spitzabrechnung: Hier erstellen Sie die Spitzabrechnung. Wählen Sie einfach den Hilfeplan aus. Es erscheint die Spitzabrechnung mit den Registerkarten Daten und Formular. Seite 22

23 Unter Daten können Sie die Daten prüfen, die in die Spitzabrechnung übernommen werden und ggfs. noch korrigieren. Besonders wichtig ist der Punkt Bilanz im unteren Teil dieser Auswertung. Hier können Sie kontrollieren, ob alle Leistungen korrekt erfasst wurden und die Spitzabrechnung das gewünschte Ergebnis anzeigt. Klicken Sie anschließend auf Formular. Die Spitzabrechnung wird erstellt. Sie können das Formular dann ausdrucken oder z.b. als pdf-datei speichern. Hier erfahren Sie mehr über die Formularfunktionen. Hilfeplanübersicht Unter Hilfeplanübersicht erhalten Sie wichtige Informationen über den Fortschritt des Hilfeplans. Neben der zeitlichen Komponente erlaubt diese Statistik auch Aussagen darüber, ob Sie mit den bereits geleisteten Fachleistungsstunden im Soll liegen, oder ob eine Über- oder Untererbringung vorliegt. Erklärung zur Hilfeplanübersicht: Seite 23

24 In der Überschrift (Rechts neben dem Minuszeichen) finden Sie folgende Informationen: - Name des Hilfeplans - Restdauer des Hilfeplans - Restlich verbleibende Fachleistungsstunden bzw. der Durchschnitt der Fachleistungsstunden, der aktuell an diesem Klienten noch geleistet werden kann. Die Bereiche Dauer, Leistungen und Soll/Ist geben detailliertere Informationen aus. Besonders interessant ist der Soll/Ist Balken. Wenn der Wert dort auf 100% ist, befindet man sich, gemessen an der Zeit und der erbrachten Fachleistungsstunden, exakt im Soll mit dem Hilfeplan. Liegt der Wert darunter, hat man eine Untererbringung an Stunden, könnte also mehr Stunden auf den verbleibenden Zeitraum ansetzen. Liegt der Wert über 100%, sollte man beachten, dass die wöchentlich abzuleistenden Stunden dezimiert werden sollten, um das Stundenbudget bis zum Ende des Hilfeplans nicht zu sprengen. Stundenzettel Hier können Sie einfach und komfortabel den Leistungsnachweis für einen oder mehrere Klienten ausdrucken. Das System prüft, welche Stunden geleistet wurden und gibt diese in einem Formular aus. Klicken Sie auf das Symbol Drucken, um das Formular nun zu drucken. Weitere Informationen zu den Formularfunktionen finden Sie hier. Modul Ressourcen Im Modul Ressourcen können Sie den Einsatz beliebiger Ressourcen verwalten. Um Ressourcen und Ressourcenkategorien anzulegen, müssen Sie in das Modul Verwaltung wechseln. Typische Anwendungsgebiete für das Modul Ressourcen sind Planung von Dienstwagen, Büroräumen oder eine Übersicht der Mitarbeiterbelegung. Seite 24

25 Anlegen eines neuen Kalendereintrages: - Wählen Sie die gewünschte Ressourcenkategorie aus der Übersicht, links oben im Bild aus. In diesem Beispiel wählen wir den Fuhrpark, der vorher im Modul Verwaltung angelegt wurde. Sie sehen die vorhandenen Ressourcen zu dieser Kategorie, die vorher ebenfalls im Modul Verwaltung angelegt wurden. In unserem Beispiel sind das diverse Dienstwagen. - Wählen Sie nun rechts unter Neue Buchung anlegen den gewünschten Dienstwagen aus. - Bestimmen Sie darunter Start- und Endzeit der Belegung. - Bestimmen Sie, ob dieser Termin einmalig ist, oder ob er sich wiederholt. Bei sich wiederholenden Terminen können Sie auch ein Intervall bestimmen. Wählen Sie z.b. jeden Tag aus und setzen Sie das Intervall auf 2. Der Dienstwagen würde jetzt nur jeden zweiten Tag gebucht werden. - Bestimmen Sie bei sich wiederholenden Terminen das Enddatum. - Bestimmen Sie unter Mitarbeiter, für welchen Mitarbeiter diese Ressource gebucht wird. - Klicken Sie auf Buchung anlegen und Ihre Buchung ist sichtbar im Plan angelegt. Seite 25

26 Vorhandene Buchung ändern: - Klicken Sie in der Kalenderübersicht auf die Buchung, die Sie ändern möchten. - Möchten Sie eine Serienbuchung (sich wiederholende Termine) ändern, wählen Sie ein Element der Serienbuchung und klicken auf erstes Element anzeigen, da Sie bei einer Serienbuchung immer das erste Element ändern müssen. - Sie können nun die verschiedenen Parameter der Buchung beliebig ändern oder die Buchung löschen, indem Sie auf Buchung löschen klicken. Modul Teams Im Modul Teams können Sie Ihre Mitarbeiter zu Teams zusammenfassen und einen Teamleiter wählen. Seite 26

27 Um ein Team zusammenzustellen, bestimmen Sie unter Leiter den Teamleiter aus Ihrer Mitarbeiterliste. Unter verfügbare Mitarbeiter können Sie Mitarbeiter auswählen, die zu diesem Team gehören sollen. Markieren Sie hierfür einen oder mehrere Mitarbeiter und klicken Sie anschließend auf den Pfeil zwischen zugeordnete Mitarbeiter und verfügbare Mitarbeiter. Funktionen Im Folgenden werden Funktionen des BeWoPlaners beschrieben, die Sie an mehreren Stellen im Programm wiederfinden werden. Archivierungsfunktion Die Archivierungsfunktion hilft Ihnen, die Übersicht zu bewahren. Sie können Klienten, Personen, Organisationen und Hilfepläne archivieren und später wieder herstellen, falls diese noch benötigt werden. Die Archivierungsfunktion blendet also nur die gewählten Elemente aus, löscht diese aber nicht. Archivieren von Klienten: - Wählen Sie einen Klienten aus der Liste aus und markieren Sie ihn durch einen einfachen Mausklick. Seite 27

28 - Klicken Sie nun im unteren Bereich auf Archivieren. - Der Klient verschwindet. Er ist allerdings nicht gelöscht, sondern nur unsichtbar und kann wiederhergestellt werden. Wiederherstellen von archivierten Klienten - Aktivieren Sie das Häkchen bei Archivierte Klienten anzeigen. - Ihre aktivierten Klienten werden nun sichtbar. - Wechseln Sie durch einen Doppelklick in das Klientenprofil. Seite 28

29 - Entfernen Sie das Häkchen bei Archiviert und speichern Sie. Der Klient ist nun nicht mehr archiviert. Die Archivierungsfunktion wird übrigens auch bei Hilfeplänen und Personen angewendet. Formularfunktionen Manche Funktionen des BeWoPlaners rufen ein Formular auf, wie es zum Beispiel bei der Spitzabrechnung der Fall ist. Sie können ein Formular z.b. ausdrucken und in verschiedene Formate exportieren. Alle Formularfunktionen im Überblick: Suchfenster anzeigen Öffnet ein Fenster, in das Sie Suchbegriffe eingeben können, nach denen dann innerhalb des Formulars gesucht wird. Bericht drucken Druckt das gesamte Formular aus. Aktuelle Seite drucken Falls ihr Formular aus mehreren Seiten besteht, wird mit dieser Option nur die Seite gedruckt, die gerade angezeigt wird. Seitennavigation Hier können Sie durch Ihr Formular navigieren. Funktionen von links nach rechts: - Zur ersten Seite springen - Eine Seite vor - Seite auswählen Seite 29

30 - Gesamtseiten - Eine Seite weiter - Zur letzten Seite springen Bericht Speichern und exportieren (andere Schrift?) Durch Klick auf eines der beiden Speichern-Symbole exportieren Sie den Bericht in das gewünschte Format. Das Format können Sie in der Auswahlbox festlegen. Folgende Formate sind verfügbar: pdf Pdf-Dokument. xls Microsoft Excel Tabelle. rtf Rich Text Format. Ist geeignet, um den Bericht mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word zu öffnen. mht Ist ein sogenanntes Message HTML Document und kann mit dem Webbrowser, zum Beispiel dem Mozilla Firefox, geöffnet werden. txt Speichert Ihr Formular als reines Textdokument ab. Bitte beachten Sie, dass hierbei die Formatierung verloren geht. csv Ähnlich wie ein reines Textdokument, allerdings wird jeder Wert durch Kommas getrennt. Image Speichert Ihren Bericht als Bild ab. Datenschutz/Sicherheitshinweise Bei der Übertragung sensibler, personenbezogener Daten über das Internet ist erhöhte Vorsicht geboten. Dies ist uns bewusst! Deshalb haben wir nach Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten von Nord-Rhein-Westfalen ein Sicherheitskonzept entwickelt, welches das oberste Ziel hat, Ihre Daten vor Missbrauch zu schützen. Auf Wunsch können wir gerne unser Sicherheitskonzept vorstellen. Näheres ist bereits in der Datenschutzerklärung enthalten, die beide Vertragsparteien bei Vertragsabschluss unterzeichnen müssen. Systemvoraussetzungen Der BeWoPlaner setzt auf den neuesten Stand der Technik auf. Ihr Betriebssystem muss aktuell sein, um den BeWoPlaner nutzen zu können. Sie sollten hierfür die automatischen Updates von Microsoft Windows aktivieren. Computer/Prozessor: Computer mit mindestens 1,2 GHz-Prozessor Betriebssystem: Windows XP Service Pack 2 (SP2) mit.net Framework 3.5 Sp1 Windows XP Professional x64 mit.net Framework 3.5 Sp1 Seite 30

31 Windows Vista mit.net Framework 3.5 Sp1 Windows Vista x64 mit.net Framework 3.5 Sp1 Arbeitsspeicher: Mindestens 1024 MB RAM Monitor: Super VGA-Monitor mit einer Auflösung von mindestens 1024 x 768 und 256 Farben. Empfohlen wird eine Auflösung ab 1280 x 1024 Pixel. Internetverbindung: ISDN-Verbindung oder DSL. Glossar Webapplikation Applikation steht für Anwendung oder Programm. Applikationen haben Sie in der Regel einige auf Ihrem Rechner (z.b. Microsoft Word, Outlook, etc.). Eine Webapplikation ist also ein Programm, das nicht lokal auf Ihrem Rechner installiert ist. Es wird auf einem Server im Internet betrieben und kann von Ihnen aufgerufen und benutzt werden. Server Ein Server ist ein Computer, der im Internet oder im Netzwerk Dienste anbietet. Der bekannteste Vertreter ist wahrscheinlich der Webserver. Dieser sorgt dafür, dass Sie Internetseiten ansehen können, wenn Sie eine bestimmte Webadresse/URL aufrufen. Webadresse/URL Die Adresse, die Sie in Ihrem Browser eingeben, um eine bestimmte Seite angezeigt zu bekommen (z.b. Browser Ein Browser ist ein Programm, das Ihnen ermöglicht, Webseiten anzusehen und Webapplikationen aufzurufen. Die bekanntesten Webbrowser sind der Internet Explorer von Microsoft und der Firefox der Firma Mozilla. Windows-Updates Microsoft stellt einmal pro Monat neue Updates für das Windows Betriebssystem zur Verfügung. Diese Updates sollten installiert werden, da dadurch meist Sicherheitslücken im Windows Betriebssystem geschlossen werden. Seite 31

32 Desktop Der Desktop (übersetzt Schreibtisch) ist das, was Sie sehen, wenn Sie Ihren Computer starten. Auf dem Desktop befinden sich meist Verknüpfungen zu Programmen, die auf Ihrem Rechner installiert sind. Desktop-Verknüpfung Eine Desktop-Verknüpfung ist eine Verknüpfung zu einem Programm/Software, das sich auf Ihrem Desktop befindet. Verknüpfung bedeutet, dass das Programm nicht wirklich auf dem Desktop liegt, sondern lediglich auf den wirklichen Ort der Software verweist. Dieser Ort muss nicht zwingend auf Ihrem Rechner sein. Legen Sie eine Verknüpfung zum BeWoPlaner an, verweist diese auf einen Server im Internet. Seite 32

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