eva/3 viva! Branchensoftware für Hilfsmittelanbieter

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1 eva/3 viva! Branchensoftware für Hilfsmittelanbieter SOFTWARE Lösungen, die verbinden.

2 Vorwort Inhalt 2 Sehr geehrte Kunden, sehr geehrte Interessenten, seit über 25 Jahren unterstützt eva Hilfsmittelanbieter in ganz Deutschland dabei, ihren Arbeitsalltag einfacher und wirtschaftlicher zu gestalten. Denn jede neue Generation unserer erfolgreichen Branchensoftware bietet weitere intelligente Funktionen, die den Anwendern wichtige Arbeitsschritte abnehmen und helfen, noch einfacher als bisher optimale Ergebnisse zu erzielen. Unser Grundsatz bei der Entwicklung innovativer Software: Jeder Arbeitsschritt weniger ist ein Fortschritt mehr. Mit eva/3 viva! möchte Ihnen opta data heute die neueste Generation der erfolgreichen Branchensoftware für Hilfsmittelanbieter vorstellen. Auch dieses Mal haben wir wieder die Wünsche und Anregungen unserer Kunden einfließen lassen und uns konsequent an den Erwartungen und Ansprüchen orientiert, die Sie und Ihre Berufskollegen an eine leistungsstarke Software stellen. Hierzu zählen die Anpassung des Programms an Ihre individuellen Bedürfnisse und Betriebsabläufe, höchster Bedienkomfort oder die Möglichkeit, mehrere Filialen einfach und sicher miteinander zu vernetzen. Außerdem überzeugt eva/3 viva! durch zahlreiche Schnittstellen, z. B. zu egeko, dem elektronischen Genehmigungsverfahren zur Kostenübernahme, zum DHP- Hilfsmittelpool und zu Finanzbuchhaltungs-Systemen. Software-Lösung, die Ihnen mit ihrem einzigartigen Funktionsumfang hilft, wirtschaftliches und kundenorientiertes Arbeiten erfolgreich miteinander zu verbinden. Welche Herausforderungen der Wettbewerb, die Krankenkassen oder die Gesundheitspolitik in Zukunft auch stellen werden mit opta data haben Sie einen starken und kompetenten Partner an Ihrer Seite. Unsere rund 40-jährige Erfahrung im Gesundheitswesen setzen wir jeden Tag in die Entwicklung neuer und in die Optimierung bewährter Produkte und Dienstleistungen. Bereits über Kunden bieten wir so genau aufeinander abgestimmte Lösungen für mehr Wirtschaftlichkeit und Sicherheit. Ob die Rezeptabrechnung gegenüber allen Kostenträgern, die Sofortauszahlung mit egeko cash, das digitale QM-Handbuch oder Marketing-Instrumente wie die 0%-Finanzierung mit opta data schaffen Sie beste Voraussetzungen für Ihren dauerhaften Erfolg. Nun aber wünschen wir Ihnen viel Vergnügen bei Ihrer Entdeckungstour durch eva/3 viva!. Lernen Sie auf den nächsten Seiten alle Vorteile und Funktionen der neuen eva- Generation kennen. Gern beantworten wir Ihre Fragen in einem persönlichen Beratungsgespräch. Mit freundlichen Grüßen Ihr Einstieg Entdecken Sie eva/3 viva! 4 Der Programmstart 6 Daten verwalten und organisieren 11 Vertragsmanager Stammdatenverwaltung 14 Hilfsmittelverwaltung 18 Warenwirtschaft 20 Zeitwirtschaft 22 Fuhrparkverwaltung 23 Terminmanagement 24 Professionelles Kundenmanagement 29 Die virtuelle Kundenakte 30 Maßtabellenauswahl 32 Multimedia-Datenbank 33 Vorgänge erfassen und bearbeiten 35 Vorgangserfassung und -bearbeitung 36 Mehrfachauswahl 37 Auftrags-Schnell-Annahme 38 Tourenplanung 39 Integrierte Schnittstellen 40 Der DHP-Hilfsmittelserver 41 3 Der Hilfsmittelmarkt wird, so die Meinung der Experten, Abrechnen 43 auch in den nächsten Jahren wachsen allein die demographische Entwicklung in Deutschland trägt entscheidend dazu bei. Gleichzeitig bemüht sich der Gesetzgeber, den Wettbewerb mit gesundheitspolitischen Eingriffen zu steigern und die Versorgungspreise zu senken. Die Erfahrung zeigt: Wer als Hilfsmittelanbieter weiterhin erfolgreich sein und die Chancen des Wettbewerbs gewinnbringend nutzen will, sollte in seiner Arbeit zwei wichtige Schwerpunkte setzen: die betriebswirtschaftliche Optimierung sämtlicher Geschäftsprozesse und eine verstärkte Service- und Kundenorientierung. Mit eva/3 viva! entscheiden Sie sich für eine Ralf Dziabel - Geschäftsführer - i. A. Michael Neth - Vertriebsbereichsleiter - Rechnungsverwaltung 44 Abrechnungsvereinfachung 45 Kassensystem 46 Auswerten 49 Statistiken 50 Rentabilitätskontrolle 51 Hard- und Software aus einer Hand 52 Software für jedes Budget 53 Lösungen, die verbinden. 57

3 Entdecken Sie eva/3 viva! 4 Höchste Anpassung Maximaler Komfort 5 eva/3 viva! unterstützt Sie bei der wirtschaftlichen Gestaltung aller Arbeits- In allen Menüpunkten zeichnet sich eva/3 viva! durch einen einzigartigen abläufe und passt sich genau Ihren individuellen Bedürfnissen an ganz Bedienkomfort aus. Die intuitive Anwendbarkeit ermöglicht einen schnellen gleich, ob Sie einen klassischen Kleinbetrieb oder ein Unternehmen mit Einstieg auch ohne zeitintensive Schulungen. Viele fortschrittliche Funktio- mehreren Filialen führen. Dabei entscheiden Sie selbst, welcher Mitarbeiter nen wie Lesezeichen, persönliche Favoriten oder das Terminmanagement auf welche Programminhalte zugreifen kann. machen eva/3 viva! zu einer unverzichtbaren Hilfe im Arbeitsalltag. Höchste Anpassung Maximaler Komfort Optimale Übersicht Integrierte Schnittstellen eva/3 viva! ist für Sie der einfachste Weg, sämtliche Prozesse effektiv zu Mit Schnittstellen zu vielen externen Systemen schafft eva/3 viva! schnelle steuern und dabei jederzeit den Überblick zu behalten. So haben Sie mit und sichere Verbindungen zu Ihren persönlichen Partnern wie Lieferanten, der virtuellen Kundenakte alle wichtigen Informationen auf einen Blick Dienstleistern und Steuerberatern. Darüber hinaus können Sie über die und können zusätzliche Daten einfach ein- und ausblenden ohne lästige egeko-schnittstelle Kostenvoranschläge einfach online genehmigen lassen Fensterwechsel. Mit der visuellen Historie lassen sich außerdem alle zuletzt und im DHP-Hilfsmittelpool gezielt nach Hilfsmitteln recherchieren. Optimale Übersicht bearbeiteten Module und Formularansichten anzeigen. Integrierte Schnittstellen Unschlagbare Schnelligkeit Zuverlässiger Service Schneller arbeiten und Zeit sparen eva/3 viva! bietet Ihnen beste Voraus- Durch höchste Präzision und einfache Bedienung unterstützt Sie eva/3 viva! setzungen. Sämtliche Daten müssen nur einmal eingegeben werden und dabei, Fehler zu vermeiden. Wenn Sie doch einmal Hilfe benötigen, stehen stehen dann überall sofort zur Verfügung. Durch die Verknüpfung aller Pro- Ihnen unsere Service-Mitarbeiter gern zur Verfügung. Auch bei der Hardware- gramminhalte können Sie mit einem einzigen Arbeitsschritt bis zu sechs Ausstattung Ihres Betriebes, der Wartung Ihrer Technik und speziellen EDV- andere gleichzeitig ausführen, z. B. bei der Buchung, bei der automatisch Schulungen können Sie auf die Experten der opta data zählen. Unschlagbare Schnelligkeit alle Unterlagen erstellt werden. Zuverlässiger Service

4 Der Programmstart Die Favoritenfunktion Ihre Termine Die visuelle Historie Von jedem Menüpunkt im Programm aus können Sie über die Favoritenfunktion die relevanten Themen auf Ihren Startbildschirm legen. So sehen Sie schon zu Beginn Ihre wichtigsten Programmpunkte und können diese mit einem einzigen Mausklick erreichen. Ein Hinweisfenster zeigt Ihnen schon beim Programmstart alle offenen Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen für diesen Tag. Mit einem einzigen Mausklick gelangen Sie in das Terminmanagement oder zur Terminkurzliste, um weitere Details zu erfahren. Mit der visuellen Historie können Sie sich die zuletzt geöffneten Module und Formularansichten anzeigen lassen. Per Mausklick gelangen Sie sofort wieder zum ausgewählten Arbeitsschritt zurück. Das Lesezeichen Der viva! scout Die Lesezeichenfunktion sorgt dafür, dass Unterbrechungen oder der Wechsel zu einem anderen Menüpunkt kein Problem mehr sind. Sie markieren einfach die entsprechende Stelle und gelangen mit einem Klick an genau diesen Punkt zurück. Auch auf dem Startbildschirm werden die mit einem Lesezeichen markierten Aufgaben angezeigt. Mit der neuen Suchfunktion viva! scout finden Sie alles in Sekundenschnelle! Schon wenn Sie die ersten Buchstaben eines Suchwortes eingeben, werden alle dazu gefundenen Inhalte angezeigt. Sie können im gesamten Programm oder in den von Ihnen ausgewählten Bereichen suchen, z. B. Kunden, Kostenträger, Hilfsmittel oder Rechnungen. Hilfe und Services Die Menüleiste eva/3 viva! überzeugt durch intuitive Benutzerführung und einfache Bedienung. Wenn Sie doch einmal Hilfe benötigen, rufen Sie einfach die Hilfefunktion auf oder wenden sich an unsere Service-Mitarbeiter. Die Kontaktdaten Ihrer persönlichen Ansprechpartner finden Sie hier ebenso wie Schnittstellen zu Ihrem QM-Handbuch oder zum DHP-Hilfsmittelserver. Wie Sie es aus anderen Programmen kennen, erreichen Sie sämtliche Module in eva/3 viva! über die Menüleiste am oberen Bildschirmrand. Stammdaten Zeitwirtschaft Vorgänge Statistik Rechnungen Warenwirtschaft Kassensystem Hilfsmittel Multimedia Drucken Kalender System Tourenplanung

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6 Daten verwalten und organisieren Die optimale Versorgung Ihrer Kunden mit dem passenden Hilfsmittel ist das Ergebnis mehrerer Arbeitsschritte. Ob Annahme der Verordnung, Hilfsmittelanfertigung, Auslieferung oder Abrechnung, stets arbeiten Sie mit einer Vielzahl an Daten: Preislisten, Kundendaten, Kostenträger u. v. m. Je besser diese Daten organisiert und verwaltet werden, umso einfacher und schneller sind alle Aufgaben erledigt. 11 Für die effektive und zeitsparende Verwaltung sämtlicher Daten bietet Ihnen eva/3 viva! zahlreiche Funktionen vom bequemen Download aller Preis- und Vertragslisten, der effizienten Verwaltung Ihrer Hilfsmittel, einer aktiven Warenwirtschaft bis zu einem Terminmanagement, mit dem Sie Ihre zeitlichen Ressourcen optimal nutzen. Damit Sie sofort mit Ihrer Arbeit beginnen können, ist in eva/3 viva! bereits eine Vielzahl wichtiger Daten hinterlegt, so z. B. Hilfsmittelkennzeichen und Informationen zu sämtlichen Krankenkassen. eva/3 viva! Perfektion durch Entwicklung.

7 Preislisten- und Vertragsmanagement mit dem Vertragsmanager Wer seine Produkte und Leistungen gegenüber den Kosten- Mit eva/3 viva! können Sie sämtliche Verträge bequem ab- 13 trägern korrekt abrechnen will, steht vor einer echten rufen, verwalten und jederzeit aktualisieren. So haben Sie Herausforderung: Bundesweit sind heute mehr als 600 bei der Abrechnung immer die richtige Preisliste zur Hand. Preislisten gültig. Hierzu zählen vor allem die Preislisten der verschiedenen Leistungsgemeinschaften und Innungen. Lieferantenlisten Darüber hinaus wird die Abrechnung auch dadurch kom- Verträge der Leistungsgemeinschaften pliziert, dass die bestehenden Verträge ständig verändert werden. Wer bei der Rezeptabrechnung nicht auf die ak- Bundeslandlisten tuelle Preisliste zugreift, wartet länger auf sein verdientes Geld. Zusätzlich verschärft das GKV-WSG die Situation, da Vertragsmanagerlisten Sie zukünftig nur noch als Vertragspartner von Krankenkassen deren Versicherte versorgen dürfen. Sondervereinbarungen Individuelle Preislisten eva/3 viva! kennt sämtliche Vertrags- und Leistungsarten. Einer der vielen Vorteile für Sie: Wechselt ein Kunde den Kostenträger, übernimmt eva/3 viva! die Neuberechnung Ihrer erbrachten Leistung. Wenn Sie Mitglied einer Leistungsgemeinschaft sind, hält eva/3 viva! die kostenträger- und produktgruppenabhängigen Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) für Sie bereit. Außerdem zeigt Ihnen das Programm alle Genehmigungsfreigrenzen an. Der Vertragsmanager 3.0 bietet Ihnen einen schnellen Zugriff auf alle Vertrags- und Leistungsarten sowie Preislisten.

8 Stammdatenverwaltung Mit eva/3 viva! verwalten Sie alle Informationen zu Kunden, Kostenträgern, Ärzten, Lieferanten sowie zu Ihrem Ärzte Betrieb und Ihren Mitarbeitern einfach und effektiv. Denn Arztnummer mit der Stammdatenverwaltung gewinnen Sie nicht nur schnell einen lückenlosen Überblick über sämtliche Daten, Betriebsstättennummer sondern können auch gezielt und ohne langes Suchen auf die gewünschten Informationen zugreifen. Zu diesem Fachrichtung Zweck bietet die Stammdatenverwaltung ausgeklügelte Filter- und Suchfunktionen. sämtliche Kontaktdaten Als modernes und einfach zu bedienendes Informationssystem gibt Ihnen die Stammdatenverwaltung die Möglichkeit, mit einer Vielzahl von Informationen zu arbeiten. Neben persönlichen Daten, Anschriften, Kontaktdaten oder Mitarbeiter Bankverbindungen können Sie für alle Personen- und Berufsgruppen viele weitere Angaben einpflegen. Diese Kostenträger Abteilung und Mitarbeitergruppe Lieferanten stehen Ihnen dann in allen Programmbereichen und Vorgängen sofort zur Verfügung. IK-Nummer Versicherungs- und Sozialversicherungsnummer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Wie Sie sämtliche Kundendaten bequem in einer virtuellen Kassenart und Kassengruppe Krankenkasse Dauer der Geschäftsbeziehung Akte verwalten, erfahren Sie ab Seite 30. Vertragskennzeichen Lohnsteuerklasse Mindestbestellwert Standardpreisliste Gehaltsnummer und Kostenstelle Online-Bestellung Abrechnungs-, Rezeptannahme- und Datenannahmestelle Jahres-, Rest- und Gesamturlaub sämtliche Kontaktdaten DTA-Teilnahme u. v. m. elektronischer Kostenvoranschlag u. v. m.

9 16 17 Perfekte Anpassung an unsere Betriebsabläufe! Ich nutze die Software aus der eva-reihe seit unserer Betriebsgründung Damals war es uns wichtig, ein Programm zu haben, das mit der nötigen Branchenkenntnis entwickelt wurde. Außerdem legen wir als Anwender viel Wert auf einen guten Service und darauf, dass sich die EDV auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Besonders profitieren wir von den statistischen Auswertungen: Die wirtschaftliche Entwicklung unseres Betriebs können wir so genau nachverfolgen und beurteilen. Johannes Carstens, Geschäftsführer SC Sanitätshaus Carstens GmbH, Stuttgart

10 Hilfsmittelverwaltung Wirtschaftliches Arbeiten zeichnet sich auch durch die effi- Hilfsmittel- und Seriennummer, Kostenträger, Lager- Hilfsmittelbewegung Vermietung, Gewährleistung und Wartung ziente und kostenbewusste Verwaltung von Hilfsmitteln aus. oder Einsatzort, Gerätezustand, Benutzer u. v. m. Mit den zahlreichen Funktionen und dem einzigartigen Be- Wo ist Ihr Hilfsmittel momentan im Einsatz? Wer ist der Wann laufen die Gewährleistung oder die Mietdauer eines dienkomfort von eva/3 viva! meistern Sie diese Aufgabe Die Hilfsmittelnummer und genaue Produktbezeichnung zuständige Kostenträger? Über alle Bewegungen Ihrer Hilfsmittels ab? Wann ist die nächste Wartung fällig? spielend. ermittelt eva/3 viva! für Sie! Hilfsmittel gibt Ihnen eva/3 viva! schnell und zuverlässig eva/3 viva! erinnert Sie rechtzeitig an ablaufende Fristen Auskunft. und bietet Ihnen viele weitere Hilfen: Hilfsmittelerfassung und -verwaltung Interne Hilfsmittelrecherche Den Bewegungsstatus Ihres Hilfsmittels bestimmen Sie Fallpauschalenberechnung: eva/3 viva! ermittelt für ganz einfach per Mausklick. Sie, wann Sie erneut eine Fallpauschale in Rechnung eva/3 viva! macht es Ihnen einfach, den Überblick über Langes Suchen nach einem bestimmten Hilfsmittel das stellen können. Ihren Hilfsmittelpool zu behalten. Mit Eingabefeldern und ist jetzt Vergangenheit. Denn eva/3 viva! sagt Ihnen nicht Reparatur, Auslieferung. Verschrottungsantrag, Auswahlmenüs leitet Sie das Programm bei der Erfassung nur, in welchem Ihrer Lager sich das gesuchte Hilfsmittel Tauschlieferung, Miete, Reservierung u. v. m. Mietpreis-Berechnung und Miet-Ende: Bei der Berech- und Zuweisung aller Stammdaten und Merkmale, die für befindet, sondern nennt Ihnen gleich auch den genauen eva/3 viva! bietet Ihnen eine große Auswahl. nung des Mietpreises unterstützt Sie unsere Branchen- eine eindeutige Identifizierung und effektive Verwaltung Ort (Regal, Fach usw.). Mit eva/3 viva! verwalten Sie be- software ebenso wie bei der rechtzeitigen und ggf. Ihrer Hilfsmittel notwendig sind. liebig viele Lager und Lagerorte. wiederholten Rückgabeerinnerung an Ihre Kunden. Wartungserinnerung: eva/3 viva! erinnert Sie, sobald die Wartung eines Hilfsmittels fällig ist, und verlängert so nicht nur dessen Lebensdauer, sondern auch die Fortsetzung Ihrer Kundenbeziehung. Gleichzeitig werden die gesetzlichen und produktindividuellen Vorgaben für Wartungsintervalle erfüllt. Bereits beim Programmstart werden Sie an anstehende Wartungstermine erinnert.

11 Warenwirtschaft 20 Ihre Warenströme behalten Sie mit eva/3 viva! immer Bei der Abrechnung Ihrer Artikel greift das Programm 21 im Blick. Ob Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung oder die automatisch auf alle relevanten Preislisten zu. Abrechnung Ihrer Artikel gegenüber den verschiedenen Kostenträgern die Warenwirtschaft macht es Ihnen leicht, eva/3 viva! begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Ihren Betrieb wirtschaftlich und effektiv zu organisieren. Zusammenstellung und Abrechnung der einzelnen Baugruppen und ihrer Vertragspositionen. Sie können beliebig viele Einkaufsdaten erfassen und verwalten: Einkaufspreis, Lieferzeit, Rabatte, Mit der intelligenten Größen- und Modellverwaltung Mindestbestellmengen u. v. m. wird der Ein- und Abverkauf von Schuhen und/oder Mieder- und Bademoden vereinfacht. Anhand der Einkaufsdaten ermittelt die eva/3 viva! Warenwirtschaft den günstigsten Lieferanten. Außer- Und auch das ist eine echte Arbeitserleichterung: dem können Sie Ihren persönlichen Hauptlieferanten Wenn Sie den Warenein- und -ausgang mit einem sowie weitere Lieferanten nach den von Ihnen fest- Memopen elektronisch erfassen, können Sie die gelegten Kriterien bestimmen (z. B. Lieferzeit). erfassten Daten direkt in eva/3 viva! importieren. Ihre Einkaufs- und Verkaufszahlen liefert Ihnen das Programm schnell und übersichtlich. eva/3 viva! zeigt Ihnen genau, wie gut sich Artikel verkaufen, und hilft Ihnen so bei der kunden- und gewinnorientierten Gestaltung Ihres Sortiments. Ihre Lagerbestände und alle Warenein- und -ausgänge verwalten Sie ganz bequem. Entsprechende Statistiken erstellt eva/3 viva! für Sie auf Knopfdruck. eva/3 viva! erinnert Sie frühzeitig, wenn ein Artikel die festgelegte Mindestbestandsmenge unterschritten hat, und erstellt entsprechende Bestellvorschläge.

12 Zeitwirtschaft Fuhrparkverwaltung Die Zeitwirtschaft ist die Grundlage für die Lohnabrechnung Gründe für Fehlzeiten können manuell oder per Aus- Für viele Betriebe sind der Unterhalt und die Verwaltung aller Mitarbeiter. Mit diesem Modul erfassen Sie wahlmenü bestimmt werden: Sonderurlaub, Krankheit, ihrer Fahrzeuge häufig so zeitintensiv, dass dies zwangs- spielend alle Arbeits- oder Fehlzeiten und werten diese unbezahlter Urlaub, Berufsschule usw. läufig zu Lasten des Kerngeschäfts geht. Auch hier könmit wenigen Mausklicks aus. Darüber hinaus bietet die nen Sie jetzt auf tatkräftige Unterstützung zählen: Denn eva/3 viva! Zeitwirtschaft weitere Vorteile: Wichtige Formulare, wie z. B. Urlaubsanträge, stehen eva/3 viva! macht es Ihnen einfach, Ihren Fuhrpark nicht als Vorlagen zur Verfügung. nur zeit-, sondern auch kostenbewusst zu organisieren. Alle Daten lassen sich über spezielle Schnittstellen exportieren, so z. B. zum Lohnbuchhaltungsprogramm Die Daten lassen sich auch automatisch über eine elek- Verwaltung aller Fahrzeugdaten KIDICAP. tronische Zeiterfassung ermitteln und weiterverarbeiten. Erfassung und statistische Auswertung von Betriebs-, Wartungs- und Reparaturkosten Terminüberwachung und -erinnerung (Inspektionen, TÜV, betriebsinterner Fahrzeug-Check usw.) Fahrtenbücher Was kostet der Unterhalt Ihrer Fahrzeuge? eva/3 viva! gibt genaue Auskunft. eva/3 viva! unterstützt mehrere Verfahren der Zeiterfassung.

13 Terminmanagement 24 Ihr Termin- und Wiedervorlagenmanagement lösen Sie mit Für die Terminanzeige bietet Ihnen eva/3 viva! verschie- 25 eva/3 viva! sicher und professionell. Alle Termine können dene Kalenderansichten und eine übersichtliche Listendar- einfach erfasst, bequem verwaltet und übersichtlich zu stellung. Alle Übersichten können Sie selbstverständlich Termingruppen zusammengeführt werden. Viele weitere auch ausdrucken z. B. zur Archivierung in Ihren Unterla- Funktionen garantieren Ihnen ein effizientes Zeitmanage- gen oder zur Weitergabe an Ihre Mitarbeiter. ment: Jeder Termineintrag bietet Platz für ergänzende Bemerkungen und Erläuterungen. Die Priorität eines Termins bestimmen Sie per Symbolauswahl. Alle Zeiträume für Wiedervorlagen und Erinnerungen können Sie individuell einstellen. Für jeden einzelnen Termin kann ein zuständiger Mitarbeiter festgelegt werden. Wer den Termin erfasst hat, zeigt Ihnen eva/3 viva! ebenfalls an. Per Mausklick definieren Sie Serientermine und aktivieren die Erinnerungsfunktion. Bereits beim Programmstart werden Sie nicht nur an die anstehenden, sondern auch an Termine erinnert, die Sie nicht wahrnehmen konnten. Termine legen Sie ganz einfach mit Auswahlmenüs und Eingabefeldern fest. Alle Termine im Blick mit dem Terminmanagement von eva/3 viva!

14 26 27 Mehr Zeit für meine Kunden! Die fachmännische Kundenbetreuung hat bei uns seit 1887 Tradition. Damit dies trotz des steigenden Verwaltungsaufwands im Gesundheitswesen so bleibt, setze ich seit 38 Jahren auf opta data. Mit vielen wertvollen Funktionen und einfacher Bedienung unterstützt mich meine Branchensoftware aus der eva-reihe dabei, auch besondere Wünsche meiner Kunden schnell und einfach zu erfüllen. Die Abrechnung mit opta data gibt mir die Sicherheit, mein Geld garantiert pünktlich zu erhalten, und erspart mir Schreibarbeit. Das verschafft mir wertvolle Zeit, die in die Betreuung meiner Kunden bestens investiert ist. Ferdinand Austen, Inhaber Schuhhaus Austen & Orthopädie-Schuhtechnik, Essen

15 Professionelles Kundenmanagement 28 Der Kunde steht im Mittelpunkt im Gesundheitswesen gilt dies mehr als in allen anderen Bereichen. Wer es sich als Hilfsmittelanbieter zum Ziel gemacht hat, seine Kunden schnell und zugleich hochwertig zu versorgen, sollte die Wirtschaftlichkeit seiner Arbeit dennoch nicht aus den Augen verlieren. 29 Ein professionelles Kundenmanagement vereint beides: die optimale Versorgung Ihrer Kunden und Ihren wirtschaftlichen Erfolg. Hierzu bietet Ihnen eva/3 viva! die Möglichkeit, alle kundenbezogenen Daten und Dokumente bequem und übersichtlich zu verwalten sowie alle Vorgänge rund um die Versorgung mit wenigen Mausklicks zu erledigen z. B. die Erstellung von Kostenvoranschlägen oder passgenauen Maßkarten. eva/3 viva! Perfektion durch Entwicklung.

16 Die virtuelle Kundenakte Einzigartige Klarheit und Transparenz sind charakteristische Die erweiterten Kundenstammdaten Eigenschaften von eva/3 viva! auch im Kundenma- nager, der Ihnen für den schnellen Einstieg zunächst eine kompakte Gesamtübersicht aller wichtigen Informationen Mit den erweiterten Stammdaten verwalten Sie alle wichtigen Kundeninformationen von einer zentralen Stelle aus zeigt. Durch einfaches Anklicken des - Symbols vor vom verordnenden Facharzt über im Einsatz befindliche jedem Kundennamen öffnet sich direkt unter der entsprechenden Zeile eine weitere Übersicht, der Sie zusätzliche kundenbezogene Angaben entnehmen können. Hilfsmittel bis hin zu persönlichen Maßkarten. Darüber hinaus sammelt eva/3 viva! für jeden Ihrer Kunden wichtige Werbemerkmale. Diese helfen Ihnen, zielgruppengerechte Marketing-Aktionen und weitere Kundenbindungsmaßnahmen Alle relevanten Daten sehen Sie so ohne Fensterwechsel: erfolgreich zu planen und umzusetzen, z. B. besondere Aktionsangebote oder Mailings. Hilfsmittel Vorgänge (z. B. Lieferungen und Kostenvoranschläge) Schnell und gezielt auf alle Kundendaten zugreifen mit den erweiterten Stammdaten: Termine Rechnungen Sonstige Stammdaten (z. B. Krankenkasse, Versichertenstatus, Zuzahlungsbefreiung) Tourenplanung Bezugspersonen Maßkarten Wiedervorlagen Dokumente Fachärzte/Diagnosen Artikel Werbemerkmale Bereits diese Übersicht informiert Sie über den aktuellen Bearbeitungsstatus in den verschiedenen Bereichen so z. B. darüber, ob offene Rechnungen vorliegen, wichtige Termine anstehen oder für den Kunden Maßkarten angefertigt wurden. Zu allen Detailinformationen gelangen Sie per einfachem Mausklick. Mit den erweiterten Kundenstammdaten haben Sie alle Informationen im Blick vom behandelnden Arzt bis zur Zuzahlungsbefreiung. Zusatzdaten Hilfsmittel im Einsatz Maßkarten

17 Maßtabellenauswahl Multimedia-Datenbank Wenn Sie für Ihre Kunden maßgefertigte Hilfsmittel anfertigen Mit der Multimedia-Datenbank können Sie sämtliche Dokuwahl oder bestellen, ist die eva/3 viva! Maßtabellenausmente und Bilder scannen, importieren, speichern und auf- die passende Hilfe. Maßkarten legen Sie einfach und rufen, wann immer Sie diese benötigen. Ihre Daten werden individuell an. dabei von eva/3 viva! nicht nur chronologisch, sondern auch kunden- und auftragsorientiert aufbewahrt. Das heißt, Wählen Sie aus mehr als 40 verschiedenen dass Sie sowohl innerhalb einer Kundenakte als auch bei Maßtabellen. der Bearbeitung eines Auftrags direkt auf die gewünschten Dokumente und Bilder zugreifen können. Für eine schnelle Auch mehrere verschiedene sowie eigene Maßblätter Orientierung und eindeutige Zuordnung können alle Dateien können Sie in einer Kundenakte hinterlegen. außerdem mit persönlichen Notizen und Erklärungen ergänzt werden. Über spezielle Schnittstellen übernimmt eva/3 viva! alle Maße, die Sie z. B. mit einem Perometer oder einem Die Multimedia-Datenbank speichert, bearbeitet und verwaltet Fußdruck-Messsystem erfasst haben. eine Vielzahl an Dokumenten für Sie: Mit der Maßtabellenauswahl sparen Sie sich zeitraubende Schreibarbeit. Denn mit Ihren Maßdaten erstellt eva/3 viva! Formulare für die Fertigung, die Sie direkt per oder Fax an den Lieferanten weiterleiten können. Verordnungen Kostenvoranschläge Lieferscheine Fotos MS-Office-Dokumente (Word und Excel) PDF-Dokumente Für jedes Hilfsmittel und jeden Kunden die passende Maßkarte

18 Vorgänge erfassen und bearbeiten 34 Wie sorgfältig eine Arbeit durchgeführt wird, zeigt sich spätestens in ihrem Ergebnis und in der Zufriedenheit des Kunden. Bei der Nutzung einer Branchensoftware ist es deshalb entscheidend, dass sich mit ihr sämtliche Aufgaben nicht nur zeitsparend, sondern auch mit hoher Sorgfalt und dem gewünschten Ergebnis durchführen und abschließen lassen. Denn Korrekturen und Nacharbeiten kosten bekanntlich wertvolle Zeit. 35 eva/3 viva! hilft Ihnen, sämtliche Geschäftsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig den Erwartungen Ihrer Kunden jederzeit gerecht zu werden. Von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung des Hilfsmittels eva/3 viva! bietet Ihnen umfassende Unterstützung. eva/3 viva! Perfektion durch Entwicklung.

19 Vorgangserfassung und -bearbeitung Mehrfachauswahl Mit der Vorgangserfassung und -bearbeitung erledigen Sie Direkter Zugriff auf das gesamte Hilfsmittelverzeichnis Eine erhebliche Arbeitserleichterung bei der Erfassung Wenn Sie ein Hilfsmittel zusammenstellen und gealle Aufgaben in wenigen Arbeitsschritten und damit besonders und Bearbeitung von Vorgängen bietet Ihnen die Mehr- genüber dem Kostenträger abrechnen möchten, zeitsparend. Mit einem einzigen Mausklick legen Einfache Erstellung von Dokumenten das Layout fachauswahl. Diese neue Funktion in eva/3 viva! ermög- klicken Sie bei der Vorgangserfassung einfach die Sie einen neuen Vorgang an, und beim Ausfüllen der verschiedenen gestaltet eva/3 viva! nach Ihren Vorgaben (z. B. Logo, licht es Ihnen, mit nur wenigen Mausklicks auf eine Viel- entsprechende Baugruppe an. Eingabefelder unterstützt Sie eva/3 viva! mit Briefkopf). zahl von Daten zurückzugreifen, die Sie bisher manuell Auswahlmenüs das erspart Ihnen mühsame Tipparbeit. eingeben mussten so z. B. bei der Erstellung und genauen In einer zusätzlichen Ansicht zeigt Ihnen eva/3 viva! Alle Daten geben Sie in nur noch einem zentralen Formular Intelligente Druckfunktion: Von Ihrem PC aus leiten Aufschlüsselung von Kostenvoranschlägen. die einzelnen Einzelbauteile als Detailpositionen ein, so dass ein schneller Überblick jederzeit garantiert Sie den Ausdruck genau dorthin, wo Ihre Dokumente inklusive der jeweiligen Einzelpreise an. ist. Außerdem werden Ihnen alle offenen und erledigten benötigt werden (z. B. in eine Filiale Ihres Betriebes). Aufträge angezeigt. Kostenvoranschläge und Rechnungen erstellt Die Zusammenstellung des Hilfsmittels aus Einzelbaueva/3 viva! für Sie auf Knopfdruck. teilen verändern Sie bei Bedarf einfach per Knopfdruck. Bei der detaillierten Erstellung und Bearbeitung von Aufträgen unterstützt Sie eva/3 viva! mit zahlreichen Automatische Erinnerung an noch nicht genehmigte Bei der Erstellung des Kostenvoranschlags übernimmt Funktionen: Kostenvoranschläge eva/3 viva! automatisch alle erforderlichen Angaben Schneller Zugriff auf Branchen-Preislisten, die und erspart Ihnen so eine Menge Schreibarbeit. Offene Kostenvoranschläge können Sie nach Kassen sortiert anzeigen lassen. So haben Sie einen genauen von opta data regelmäßig aktualisiert werden Überblick über den aktuellen Stand. Top-Positionen Integration der International Classification of Diseases (ICD) Viele Kunden sind auf die dauerhafte und regelmäßige Versorgung mit bestimmten Hilfsmitteln angewiesen, so vor allem mit Verbrauchsmaterialien. Baugruppen Um Ihnen auch hier die Arbeit so einfach wie möglich Besteht ein Hilfsmittel aus mehreren Einzelbauteilen, zu machen, listet eva/3 viva! sämtliche Hilfsmittel auf, fasst eva/3 viva! diese übersichtlich zu einer Baugruppe die Ihr Kunde in den vergangenen Monaten von Ihnen zusammen. Beim Erfassen eines neuen Vorgangs greifen erhalten hat. Ein Anklicken des nun gewünschten Artikels Sie einfach auf die bereits vordefinierte Baugruppe zurück und die Angabe der benötigen Anzahl genügen, um einen und haben so sofort und ohne aufwändige Recherche neuen Vorgang anzulegen und eine Rechnung oder einen alle Einzelbestandteile parat. Ebenso können Sie selbst Kostenvoranschlag zu erstellen. eigene Baugruppen festlegen z. B. für Hilfsmittel, die Sie häufiger anfertigen. eva/3 viva! begleitet Sie Schritt für Schritt z. B. bei der Positionserfassung.

20 Auftrags-Schnell-Annahme Tourenplanung Mit der Auftrags-Schnell-Annahme sparen Sie sich eine Vielzahl an Arbeitsschritten. So erledigen Sie Nachbestellungen des Kunden mit nur wenigen Mausklicks: eva/3 viva! listet für Sie sämtliche Artikel (Top-Positionen) auf, die Ihr Kunde in den vergangenen Monaten bestellt hat. Für die Nachbestellung geben Sie einfach die nun Noch schneller können Sie Aufträge annehmen und bearbeiten, wenn Ihre Telefonanlage und Ihr Computer miteinander vernetzt sind (TAPI, CTI): Anhand der eingehenden und der in den Kundenstammdaten hinterlegten Telefonnummer erkennt eva/3 viva! den aktuellen Anrufer. Die Kundenakte öffnet sich für die schnelle Ihre Tourenplanung gestalten Sie mit eva/3 viva! effizient und wirtschaftlich. Mit einem optimalen Einsatz Ihrer Mitarbeiter ohne unnötige Leerlaufzeiten und einer koordinierten Kundenversorgung sichern Sie sich wichtige wirtschaftliche Vorteile. eva/3 viva! präsentiert Ihnen alle Touren wie auf einer Stecktafel so behalten Sie stets den Überblick. Wichtige Informationen zu Kunden, Wegbeschreibungen u. v. m. können Sie unbegrenzt ergänzen. eva/3 viva! zeigt Ihren Tourenplan genau so an, wie Sie es wünschen: nach Kunde, Woche, Mitarbeiter oder Tour. Mit farblichen Markierungen schaffen Sie Ihre ganz persönliche Ordnung und heben Wichtiges hervor. gewünschte Artikelanzahl an. Die Kundenbestellung ist damit ohne großen Auftragserfassung und -bearbeitung automatisch. Flexible Planung einfach gemacht: Einzelne Touren lassen sich bequem per Drag und Drop -Funktion verschieben und terminieren. Aufwand auf den Weg gebracht. Die Auftrags-Schnell-Annahme zeigt Ihnen alle vergangenen Bestellungen des Kunden detailliert an. Per Drag & Drop lassen sich einzelne Touren wie auf einer Stecktafel verschieben.

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