TopKontor Zeiterfassung

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1 TopKontor Zeiterfassung Dokumentation, Installation und Hilfe Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Willkommen 4 Systemvoraussetzungen 5 Installation 6 Schritt 1: Software-Installation 6 Schritt 2: Hardware Installation/Einrichtung 7 Auswertung 9 Allgemein 9 Erster Start 9 Hauptfenster 10 Bedienung 13 Einstellungen 13 Aktuelle Aufgaben 16 Online-Update 17 Lizenz aktualisieren 18 Stammdaten 18 Feiertage 18 Lohnarten 19 Personal 24 Zeitmodelle 28 Auftragsbearbeitung (Pro) 33 Aufträge 33 Kunden 36 Tätigkeiten 36 Arbeitspläne 38 Buchungen 39 Nachbuchen 39 Schnellerfassung 41 Zeiten bearbeiten 42 Fehlerprotokoll 43 Buchungsliste 45 Uebernahmeprotokoll 46 Anträge 47 Kontenverwaltung 49 Monatsabschluss 50 Schnittstellen 52 Direktschnittstellen 52 Datenübernahme 53 Datenübergabe 53 Mobil 54 Universalschnittstelle 54 Auswertungen/Berichte 55 Seite 2

3 Berichtswesen 55 Reportgenerator/Individuelle Berichte 59 Jahresplaner für Fehlzeiten 61 Chefansicht - Wer ist wo? 64 Personaleinsatzplanung 65 Zutrittskontrolle 67 Zutrittsmodelle 67 Erfassungsmöglichkeiten 68 Stempler 68 Allgemein 68 Stempelvorgang "Kommen/Gehen" 69 Stempelvorgang "auftragsbezogen" (Pro) 70 Journal (Pro) 72 Buchungsvorgang 72 Urlaubsübersicht 74 Hardware 74 Hardware-Terminals 74 Erfassung (Dienst) 75 Installation 76 Allgemein 76 Geräte einrichten (Stammdaten) 77 Geräteeinrichtung/Handhabung 79 Timeboy II (Pro) 79 Trax +G 81 PZE Master IV 83 ProxData TR515ER 85 Mobile Zeiterfassung 87 WAP-Stempeln 87 Datenaustausch 87 Buchen per WAP 91 Server-Programm 97 SQL-Server Einstellungen 98 Datensicherung 99 FAQ & Beispiele 100 FAQ Online 100 Beispiele 100 Beispiel Zeitmodelle und Lohnarten 100 Beispiel-Abrechnung bei Lohnarten 103 Beispiel Nachbuchen 105 Beispiel Universalschnittstelle 108 Seite 3

4 Hilfesystem zur Zeiterfassung Willkommen in der Hilfe zur Zeiterfassung! Informationen zur Funktionsweise Dieses Programm bietet Ihnen Informationen auf mehreren Wegen an: Online-Hilfen Gedruckte Handbücher Online-Hilfen Dokumente auf CD Mit dem Programm liefern wir Ihnen "Online-Hilfen". Diese Hilfedateien bieten Ihnen am Bildschirm, während Sie mit dem Programm arbeiten, nähere Erläuterungen, damit Sie in vielen Fällen gar nicht erst das Handbuch zur Rate ziehen müssen. Sie k ö nnen direkt aus dem Arbeitszusammenhang heraus die gew ünschte Information abrufen. So rufen Sie die Hilfe auf Sie können die Hilfe kontext sensitiv oder über das Menü «Hilfe» aufrufen. Kontext sensitiv heißt, dass Sie an einer bestimmten Stelle im Programm über die Taste [F1] einen Hilfetext auf den Bildschirm holen, der exakt zu Ihrem jeweiligen Arbeitszusammenhang passt. Dokumente auf der CD und im Internet Auf der CD finden sich Textdateien im WinWord-Format bzw. PDF-Format, die noch aktuellere Informationen oder Schnittstellenbeschreibungen enthalten. Sie k önnen diese Texte direkt von der CD aufrufen oder im Internet auf der Seite einsehen. Wenn Sie trotzdem nicht mehr weiter wissen... Ansprechpartner in allen Zweifelsfällen und bei Problemen aller Art von der Installation der Software bis hin zu Fragen nach bestimmten Arbeitsg ängen ist ausschließlich Ihr Fachhändler, bei dem Sie das jeweilige Produkt erworben haben. Fragen Sie bitte dort nach, wenn Sie weitergehende Hilfe ben ötigen. Kennzeichnungen und Abkürzungen in der Hilfe Kennzeichnungen Bei diesem Zeichen werden Ihnen nützliche Tips gegeben. Seite 4

5 Mit diesem Zeichen werden wichtige Hinweise und notwendige Einstellungen gekennzeichnet. Abkürzungen MA = Mitarbeiter ZM = Zeitmodell RAZ = Rahmenarbeitszeit Software-Versionen/Module, Versionsanzeige und Versionskennzeichnung Mit dem Auftragsdatenmodul bzw. der "Professional-Version" können neben der "Kommen/Gehen"-Zeiterfassung auch noch auftragsbezogene Daten erfasst werden. Sollten in der Hilfe beschriebene Programmpunkte nur in diesem Zusatzmodul vorhanden oder relevant sein, wird dies mit der Kennzeichnung "Pro" versehen. Beachten Sie, dass einige Module nicht in jeder Version freigeschaltet sind und somit auch nicht immer alle Funktionen zur Verfügung stehen. Systemvoraussetzungen Folgende Systemvoraussetzungen gelten für den Betrieb und die Installation der Zeiterfassung: Systemvoraussetzungen für Vollversionen: Client-PC: ab 300 MHz, mind. 128 MB RAM, mind. 300 MB Festplattenspeicher, LAN, WinNT/2000/XP Super-VGA Grafik mit mind. 1024x768 Bildpunkten Auflösung Server-PC: ab 600 MHz, mind. 512 MB RAM, mind. 500 MB Festplattenspeicher, LAN, WinNT/2000/2003/XP (Professional oder Server) Voraussetzungen der Verkabelung (Zeit erfassung): Für die Kommunikation zwischen Server, Client und Stempeluhr(en) ist ein bestehendes 10/100 MBit/s Ethernet Netzwerk nötig. Voraussetzungen der Verkabelung (Zutrittssteuerung): Die Voraussetzungen sind je nach Projekt verschieden. Seite 5

6 Installation Schritt 1: Software-Installation Vollversionen: Legen Sie die Installations-CD in das CD-Rom Laufwerk. Durch den Autostart öffnet sich das Installations-Setup. Sollte sich das Setup nicht automatisch öffnen, führen Sie die Datei "Start.exe" im Hauptverzeichnis der CD aus. Die Installation der Zeiterfassung besteht aus vier verschiedenen Bereichen: 1. Die Datenbank-Installation 2. Die Installation der Auswertungssoftware 3. Die Installation der PC-Stempelsoftware 4. Die Installation der Erfassungs-Software zu 1. Die "Server"-Installation muss im Netzwerk auf einem Windows NT System (Server), der immer für alle Arbeitsplätze erreichbar ist, installiert werden. Diese Installation sollte nur auf einem PC im Netzwerk installiert werden. Auf diesem Rechner werden alle Daten zentral gespeichert....weitere Informationen siehe "Server" zu 2. Die "Auswertung" ist das Herzstück der Zeiterfassung. Mit der Auswertungssoftware werden alle Einstellungen vorgenommen und die erfassten Daten ausgewertet. Installieren Sie TopControl Auswertung auf den Arbeitsplätzen, an denen Einstellungen und Auswertungen vorgenommen werden sollen. zu 3. Der "Stempler" ist ein "virtuelles" Stempelterminal, mit dem an allen Arbeitsstationen Zeiten erfasst werden können. Ideal für die Produktion oder Werkstatt ist die Kombination mit einem seriellen Barcode-Scanner. (weitere Informationen siehe PC-Stempler) Bei den Installationen folgen Sie bitte den Anweisungen des Installshield -Assistenten. Befolgen Sie bitte diese Reihenfolge bei der Installation: 1. Installieren Sie den "Server" auf einem Server PC, auf dem die Zeiterfassungs-Daten gespeichert werden sollen. Jeder Client-PC muss diesen PC über das Netzwerk erreichen können. 2. Installieren Sie auf einem Client-PC die Auswertungs-Software (2) und starten Seite 6

7 diese anschließend! Es wird die Datenbank konfiguriert. Richten Sie die Stammdaten und weitere wichtige Einstellungen ein. (siehe dazu Hilfe zu "Auswertung") 3. Installieren Sie auf weiteren Client-PC s die Stempelsoftware oder Auswertungs-Software. 4. Richten Sie die Hardware ein (siehe Schritt 2) Lesen Sie dazu weiter unter: "Auswertung" Scchritt 2: Hardware Installation Schritt 2: Hardware Installation/Einrichtung Nachdem die Software erfolgreich installiert wurde, muss die Hardware eingerichtet und konfiguriert werden. Es stehen Ihnen mehrere Gerätetypen für die Zeiterfassung zur Verfügung, die Sie frei kombinieren können. Fragen Sie für die richtige Gerätewahl Ihren Fachhändler. Nachfolgend eine Tabelle der unterstüt zten Hardware und der Versionsempfehlung: Gerät Standard Professional/Auftragsdatenerfassung Trax +G X X Seite 7

8 PZE Master IV X ProxData TR515ER X Timeboy II für mobile Zeiterfassung X X Eine günstige Variante der projektbezogenen Zeiterfassung in der Fertigung und im Büro ist die Nutzung der kostenlos im Grundpaket enthaltenen Stempelsoftware "Stempler" in Verbindung mit einem Barcode-Scanner. Wir empfehlen die Verwendung eines seriellen Scanners. Die Ersteinrichtung der Stempeluhren muss auf dem Server in der Software "Erfassung" durchgeführt werden. Seite 8

9 Lesen Sie dazu weiter unter: Erfassungsmöglichkeiten > Erfassung TopKontor Zeiterfassung Auswertung Allgemein Erster Start Vor einem ersten Start der Software müssen Sie auf einem Server (NT-System) das Programm "Server" installiert haben. Starten Sie nun "Auswertung". Es wird der DB-Finder geöffnet, der die Datenbank sucht. Haben Sie zuvor den "Server" nur auf einem PC installiert, findet der DB-Finder diesen Server und schließt sich automatisch. Wurden mehrere Server gefunden, können Sie einen Server aus der Liste auswählen. Wenn kein Server gefunden wurde, müssen Sie darauf achten, dass Sie "Server" in der Firewall freigegeben haben. Klicken Sie dann auf "Erneut suchen". Seite 9

10 Nachdem die Datenbank gefunden wurde, wird diese für den ersten Betrieb vorbereitet. Starten Sie während dieser Phase an keinem anderen PC die "Auswertung" oder das Stempelprogramm. Anschließend geben Sie über "Lizenz laden" die Lizenzdatei an, die Sie von Ihrem Fachhändler erhalten haben. Diese Lizenz darf nicht weitergegeben werden! Geben Sie im nachfolgenden Fenster ein Administrator-Kennwort ein und notieren Sie es. Mit diesem Kennwort haben Sie jederzeit Zugang zum System. Hauptfenster Nach dem Start und der Anmeldung gelangen Sie in das Hauptfenster der Zeiterfassung. Seite 10

11 Über die oben angezeigte Menüleiste verzweigen Sie nach Anwahl der entsprechenden Menüpunkte automatisch in das gewünschte Fenster. Durch Anklicken der Menüpunkte «Programm», «Auswertungen», «Auftragsbearbeitung», «Buchungen», «Stammdaten», «Schnittstellen», «Zutrittskontrolle», «Ansicht» und «?» klappt jeweils ein Pull-Down-Menü auf, das durch weitere Untermenüpunkte genauere Auswahl- und Bearbeitungsmöglichkeiten bietet. Über die nachfolgenden Schaltflächen gelangen Sie in weitere Fenster. Häufig verwendete Punkte können über einen "Shortcut" aufgerufen werden. Der Shortcut steht hinter den jeweiligen Punkten in Klammern. Bsp.: (Strg + E) => Durch drücken und halten der Taste "Strg" und zusätzlichem drücken der Taste "E" wird das Einstellungen-Fenster geöffnet. Programm beenden (Strg + B) An-/Abmelden Einstellungen (Strg + E) Hilfe (F1) Seite 11

12 kumulierter Mitarbeiterbericht Wer ist wo? Chefansicht Fehlzeitenplaner Personalstamm (Strg + P) Zeitmodellverwaltung Auftragsverwaltung (Pro) Zeitmodelle Tätigkeiten Berichte/Reportgenerator Weitere "Shortcuts": Nachbuchen (Strg + N) Buchungsliste (Strg + L) Zusätzlich stehen Ihnen auf der linken Seite die Menüpunkte "Schnellzugriff", "Aktuelles", "Buchungen" und "Auswertungen" zur Verfügung. Über Leiste ausgeblendet werden. kann diese Bedienung Seite 12

13 Allgemeine Bedienung und Navigation Um Datensätze anzulegen bzw. zu verändern, werden folgende Schaltflächen verwendet. Datensatz neu anlegen (Taste [F10]) Datensatz löschen (Taste [F3]) Datensatz ändern (Taste [F4]) Datensatz speichern (Taste [F5]) Änderungen rückgängig machen (Taste [F8]) Wenn Felder gelb hinterlegt sind, können diese von Ihnen nicht bearbeitet werden. Erst durch Betätigen der entsprechenden Schaltfl äche ist es mö glich, einen Datensatz neu anzulegen, zu ändern oder zu löschen. Über die nachfolgend aufgeführten Schaltflächen haben Sie die Möglichkeit, in den Datensätzen zu blättern. Erster Datensatz Eine Seite zurück Vorheriger Datensatz Nächster Datensatz Eine Seite vorwärts Letzter Datensatz Über die Schaltfläche gelangen Sie zu einem Auswahlfenster, über das Sie entsprechende Zuordnungen treffen können. Einstellungen Über den Shortcut (Strg + E) gelangen Sie in die Programmeinstellungen, in denen Sie wichtige Einstellungen vornehmen können. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Rechtevergabe (siehe Personalstamm) den Mitarbeitern diesen Programmpunkt nicht freischalten. Die Einstellungen sollten ausschließlich von Ihrem Fachhändler oder geschulten Mitarbeitern vorgenommen werden. Seite 13

14 Wenn Sie auf "OK" klicken, werden die Einstellungen gespeichert. Mit "Schliessen" verwerfen Sie die Änderungen. zu "Allgemein": hier können Sie das "Admin"-Passwort ändern. Notieren Sie sich das Passwort und bewaren es an einem sicheren Ort auf. Kritische Buchungen werden im Hauptfenster im "Heute zu tun" angezeigt. Es werden kritische Buchungen gemeldet, wenn es für einen MA an einem Tag gleichzeitige Buchungen gibt, z.b. Krankheit+Normal, Feiertag+Krankheit, Feiertag+Normal, Urlaub+Normal, Urlaub+Feiertag, Urlaub+Krankheit. Sie können hier einstellen, wann diese Buchungen ermittelt werden. Die Saldo-Berechnung berechnet die Zeit- und Urlaubssalden der MA. Geben Sie hier den Zeitpunkt der Berechnung an. Wenn Sie Hardware-Terminals einsetzen, werden im Anschluss an die Berechnung die aktuellen Listen an alle Terminals übertragen (Urlaubs- und Zeitkonto, Personal, Aufträge, Tätigkeiten). Ist der Optionshaken "Saldo zum Vortag berechnen" gesetzt, dann werden alle Zeit- und Seite 14

15 Urlaubssalden vom letzten Monatsabschluss zzgl. der Buchungen seit dem letzten Abschluss bis zum Vortag der Berechnung als Zeit- und Urlaubssalden berechnet. Mit dem Button "Datenbank neu suchen" wird bei einem Neustart der Software die Datenbank neu gesucht und es kann eine andere Datenbank ausgewählt werden. (siehe Erster Start) zu "Rundungsregeln": In vielen Unternehmen gibt es Betriebsvereinbarungen mit der Anforderung, die erzeugten Buchungen vom Zeiterfassungsgerät, abhängig vom Kommen oder Gehen, auf- oder abzurunden. Mit der Zeiterfassung können Sie diese Bedingungen in Form von Rundungsregeln im Menüpunkt "Allgemeine Rundungsregeln" eintragen. Diese Rundungsregeln gelten dann für alle MA. Um nur für einzelne MA-Gruppen Rundungsregeln zu definieren, können Sie den ZM Rundungsregeln für einzelne Schichten definieren. (siehe Zeitmodelle) zu "Berichte": Hier können Sie die Berichte definieren, die in den Menüpunkten von "Auswertungen" und in den Stammdatenfenstern aufgerufen werden sollen. zu "Stempelprogramm": Geben Sie bei "Dauer der Statusmeldungen" die Zeit in ms für die Meldungen im Stempelprogramm an. Geben Sie bei "Dauer bis zum Logout" die Zeit in ms für den automatischen Logout an. Der automatische Logout beendet den aktuellen Stempelvorgang und springt in das Login-Fenster. Diese Funktion wird benötigt, wenn nur mit einem Scanner gearbeitet wird - ohne Tastatur - und ein MA mitten im Stempelvorgang den "Stempel-PC" verlässt. "Mitarbeiter können Aufträge anlegen" sollten Sie nur aktivieren, wenn die MA einen Auftrag selber anlegen dürfen. "Dienstgang ist stempelbar" (nur Standard-Version) bewirkt die Einblendung des Buttons "Dienstgang" als Abwesenheitsgrund. zu "Arbeitspläne Zusatzfelder": Sie können für die Arbeitspläne Zusatzfelder frei definieren. Sobald Sie in "Beschriftung" einen Text eingetragen haben, wird das Feld im Arbeitsplan angezeigt. Über "Typ" (bei 12 Feldern) können Sie den Eingabetyp des Feldes definieren (Text, Ganzzahl, gebrochener Wert oder Datum). Zusätzlich stehen 6 Auswahlfelder zur Verfügung. Die im Arbeitsplan eingegebenen Texte der Auswahlfelder werden für die kommende Auswahl gespeichert. zu "Auftrag Zusatzfelder": siehe Arbeitspläne Zusatzfelder zu "Sonderbuchungen": Seite 15

16 Hier können Sie zwei Fehlzeitengründe frei bezeichnen, z.b. "Schlechtwetter" im Baugewerbe. Alle anderen Fehlzeiten sind festgelegt (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich, Sonderurlaub, Schule/Lehrgang). Die Fehlzeiten können im Nachbuchen-Fenster gebucht werden. zu "TopKontor Handwerk": Geben Sie hier den Pfad zur Datenbank und die Mandantennummer für die TopKontor Schnittstelle an. Über "Schnittstellen Direktschnittstellen > TopKontor" können Sie Personaldaten und Aufträge importieren und Buchungen als Nachkalkulationsbeleg exportieren. zu "TopKontor ERP": Geben Sie hier die Login-Informationen für den gewünschten Mandanten und die importierende Vorgangsart an. zu "ECaros": Geben Sie hier die Daten der ECaros Schnittstelle an. zu "DATEV": Geben Sie die Beraternummer, die Mandantennummer und das Ausgabeverzeichnis für die DATEV Schnittstelle an. Die DATEV Programme "LODAS" und "Lohn und Gehalt" werden unterstützt. zu "Universal & GDI": Geben Sie hier die Ausgabedatei und ein gewünschtes Verzeichnis für den Datenexport an. zu "FTP-Einstellungen": Einige Internetverbindungen benötigen die Einstellungen "passiver FTP", um das Online-Update vom Internet zu laden. Sollte das Online-Update nicht funktionieren, prüfen Sie bitte diese Einstellung. Aktuelle Aufgaben Im Hauptfenster der Auswertungssoftware finden Sie auf der linken Seite unter "Aktuelles" die Punkte "Heute zu tun" und "Personalanträge". Hier werden Ihnen wichtige Informationen direkt angezeigt und können sofort bearbeitet werden. Seite 16

17 zu "Heute zu tun": Über den Punkt "Erste Schritte" gelangen Sie zu einer Liste von notwendigen Stammdaten nach einer Erstinstallation. Der Punkt "Offene Buchungen" zeigt Ihnen die Anzahl der Buchungen bis zum Vortag, bei denen eine "Gehen"-Buchung fehlt. Wenn Sie auf "Offene Buchungen" klicken, gelangen Sie in die Buchungsliste mit diesen Buchungen und können Sie direkt nachbuchen. Kritische Buchungen sind Buchungen, die geprüft werden sollten. Dazu gehören gleichzeitige Buchungen für einen MA: Krank+Normal (normale Zeitbuchung), Feiertag+Normal, Feiertag+Krank, Krank+Urlaub,... zu "Personalanträge": Personalanträge können im PC-Stempelprogramm gestellt (Fehlzeiten- und Buchungsanträge) werden und werden hier als "offen" angezeigt. Wenn Sie auf den jeweiligen Eintrag klicken, wird eine Liste der Anträge geöffnet, die Sie dann bearbeiten und den Status des Antrages verändern können. Online-Update Bleiben Sie auf dem neuesten Stand mit den Updates der Zeiterfassung! Die Zeiterfassung wird ständig weiterentwickelt und bekommt neue, nützliche Seite 17

18 Funktionen. Wenn Sie den Software-Pflegevertrag abgeschlossen haben, können Sie über den Button "Update" prüfen, ob neue Updates verfügbar sind. Es ist eine aktive Internetverbindung notwendig. Sind neue Updates vorhanden, werden diese nach einem Neustart der Programme automatisch installiert. Denken Sie vor einem Update an eine Datensicherung! Sie brauchen das Update nur an einem Arbeitsplatz auszuführen! Lizenz aktualisieren Haben Sie von Ihrem Fachhändler eine neue Lizenz erhalten, so können Sie diese über den Menüpunkt "Lizenz aktualisieren" auswählen und die Aktualisierung durchführen. Stammdaten Feiertage Hier können die Feiertage angelegt werden. Durch den Button "Feiertags-Automatik" werden allgemeine Feiertage ermittelt. Seite 18

19 Regionale Feiertage müssen manuell angegeben werden. Einen zusätzlichen Feiertag legen Sie an, indem Sie anklicken und unter Datum und Bezeichnung die entsprechenden Daten eingeben. Bestätigen Sie diese Eingabe mit. Lohnarten Definieren Sie hier die Zeiten, die in die Lohnarten für die Lohnbuchhaltung fließen sollen. Die Daten können als Lohnartenbericht ausgegeben werden oder über die Datenübergabe zu Lohnprogrammen übergeben werden. Seite 19

20 zu "Allgemeine Daten": In den "Allgemeinen Daten" geben Sie die Lohnartennummer und die Bezeichnung der Lohnart an. Wenn Sie einen Faktor <>100 wählen, beeinflussen Sie die Gesamtzeit dieser Lohnart um den angegebenen Faktor. Optionshaken: 1. "Diese Lohnart fließt auf das Zeitkonto" bewirkt, dass bei MA, die diese Lohnart in der Lohnartenverwaltung zugewiesen bekommen haben, die Überstundenermittlung über diese Lohnart vorgenommen wird. 2. "Zeiten dürfen tageweise nicht negativ sein": Wenn für einen Tag durch den Abzug einer Lohnzeit Negativstunden zu der Lohnart addiert werden würden, wird diese Zeit auf null gesetzt. 3. "Diese Lohnart im Auftragsbericht berücksichtigen": Lohnartzeiten mit dem Aufschlag laut Faktor werden in den Auftragsberichten berücksichtigt. Seite 20

21 zu "Zeiten": Hier definieren Sie, welche Zeiten in diese Lohnart fließen. Klicken Sie hierzu im oberen Teil auf und wählen Sie eine Zeitart aus. Mit "Berechnung pro" bestimmen Sie, ob diese Zeit pro Tag oder pro Woche berechnet werden soll. Bestimmen Sie dann noch, ob nur Zeiten innerhalb einer Schicht berücksichtigt werden sollen und definieren dann den Zeitfilter: 1. Von-bis Uhrzeit: Nur Zeiten innerhalb dieser Uhrzeit werden berücksichtigt. Wenn Sie nur "Nachtstunden" vom Folgetag berücksichtigen wollen und die "Von"- und "Bis"-Zeiten liegen beide nach 24 Uhr (also am Folgetag), müssen Sie den Schalter "Beide Zeiten sind am Folgetag" setzen. 2. Maximal Std.: Es fließen maximal X Stunden dieser Zeitart auf diese Lohnart. 3. Ab Std.: Ab X Stunden fließen die Zeiten auf diese Lohnart. 4. Schwellwert: Erst wenn ein bestimmter Schwellwert erreicht wurde, werden die Zeiten berücksichtigt. 5. Durch setzen von "diese Zeiten in Abzug bringen" werden die gewählten Zeiten von der Lohnart abgezogen. Mit diesen Filtermöglichkeiten lassen sich die gängigen Lohnart en abbilden. Bitte testen Sie im Demo-Zeitraum, ob Ihre Lohnarten abgebildet werden können. Im Zweifel wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhändler. Seite 21

22 Definition der "Zeitarten": Arbeitsstunden Alle geleisteten Arbeitsstunden. Wechselschichtstunden Alle Stunden innerhalb eines Arbeitszeitmodelles mit mehreren Schichten. Mehrarbeitsstunden Alle über die Sollzeit geleisteten Stunden. Samstagsstunden Alle Arbeitsstunden, die an einem Samstag geleistet wurden. Sollstunden Die Rahmenarbeitszeit (Sollzeit) für den jeweiligen Tag/Woche und Mitarbeiter je nach Zeitmodell-Zuordnung. Durchschnitt Sollstunden Sollzeit, wenn für den Mitarbeiter ein "Durchschnitt" Zeitmodell hinterlegt wurde (z.b. 160 Std.) Sonntagsstunden Alle Arbeitsstunden, die an einem Sonntag geleistet wurden. Feiertagsstunden Alle Arbeitsstunden, die an einem Feiertag geleistet wurden. Feiertagszulagen Sollzeit, wenn ein Feiertag ein Arbeitstag gewesen wäre. Urlaubsstunden Zeitausgleichsstunden Krankheitsstunden Sonderurlaubsstunden Allg. Schule Stunden Minusstunden Alle negativen Stunden zwischen Soll- und Iststunden. Arbeitstage Urlaubstage Krankheitstage Gleitzeittage Sonderurlaubstage Allg. Schule Tage Feiertage Samstage Seite 22

23 Sonntage Buchung X Anzahl Stunden, die auf die selbst zu definierende Zeitart erfasst wurden. Buchung Y Anzahl Stunden, die auf die selbst zu definierende Zeitart erfasst wurden. Buchung X und Y können in den Einstellungen definiert werden. zu "Verrechnung": Hier können Sie bestimmen, wie die unter "Zeiten" erstellten Berechnungen verrechnet werden sollen. Wählen Sie eine Zeit und einen Operanden und bilden Sie abschließend eine Summe. Lohnartenverwaltung Fügen Sie alle MA zu den Lohnarten hinzu, für die diese Lohnarten gelten. Seite 23

24 Erst wenn die MA zugeordnet wurden, werden die Lohnarten für sie berechnet! Personal Im Personalstamm werden alle MA angelegt und verwaltet. Seite 24

25 zu "Allgemeine Daten": Geben Sie mindestens eine Personalnummer, den Namen und Vornamen und eine Kartennummer an. Die Kartennummer ist bei der Verwendung von Stempelterminals die 14-stellige Nummer des RFID-Chips. Die Nummer steht entweder auf dem Chip oder Sie haben bei der Lieferung eine Liste der Nummern erhalten. Bei der Verwendung des PC-Stempelprogramms geben Sie als Kartennummer ein Passwort für den MA zum Stempeln ein. Das "Kennwort" ist das Anmeldekennwort für die Auswertungssoftware. Vergeben Sie nur MA ein Kennwort, die auch berechtigt sein sollen, die Auswertungssoftware zu nutzen. Über vergeben Sie dem MA die Rechte für einzelne Menüpunkte. Über können Sie direkt einen Bericht für den gewählten MA drucken (welcher Bericht aufgerufen werden soll, muss zuvor in den Einstellungen > Berichte definiert werden). zu "Stundenkostensatz" (nur Professional): Hier können Sie dem MA zeitbezogen einen Stundenkostensatz hinterlegen. Dieser Satz wird bei der Kostenermittung in den Auswertungen berücksichtigt. zu "Zeit-/Urlaubskonto": Unter diesen Reitern können Sie die Zeit- und Urlaubskontobuchungen sehen und Seite 25

26 manuelle Änderungen (Zu-/Abbuchungen) vornehmen. Generell werden alle Kontokorrekturen durch den Monatsabschluss gebucht. Buchen Sie also NICHT hier den Urlaub für die MA, sondern über das Nachbuchen-Modul. Erst wenn Sie alle Buchungen vorgenommen haben, darf der Monatsabschluss durchgeführt werden. Nachträgliche Korrekturen werden dann in diesem Fenster vorgenommen. Es werden Ihnen hier nur die Kontosalden zum letzten Monatsabschluss angezeigt und nicht die Salden zum Vortag. Damit der MA bei einem Monatsabschluss berücksichtigt wird, müssen Sie den Haken "Mitarbeiter wird beim Monatsabschluss berücksichtigt" setzen. (siehe Reiter "Einstellungen") zu "Zuordnungen": Unter diesem Reiter können Sie den Mitarbeiter allen bereits definierten Personalgruppen, Lohnarten und Zeitmodellgruppen zuordnen. zu "Buchungsliste": In dem Reiter Buchungsliste sehen Sie alle Buchungen für den aktuellen MA und gewählten Zeitraum und können über die rechte Maustaste die gewählte Buchung direkt löschen oder in das Nachbuchen-Modul übernehmen. zu "Einstellungen": Hier können Sie zu jedem MA individuelle Einstellungen festlegen, z.b. dass er beim Monatsabschluß berücksichtigt werden soll, dass dem MA über den Stempler oder das Journal eine Urlaubsübersicht angezeigt werden darf und dass die Stempelvorgänge ohne Auftragserfassung erfolgen. Außerdem ordnen Sie hier dem MA die Geräte zu, an denen er stempeln darf. Zusätzlich können Sie hier für den Mitarbeiter den "Mobil-Zugang" aktivieren. Der Seite 26

27 Mobil-Zugang betrifft das mobile Erfassen per Timeboy, PocketPC und WAP-Handy. Wenn ein Mitarbeiter über das WAP-Stempeln für Gruppen buchen soll, können Sie die entsprechenden Gruppen auswählen. Um das WAP-Stempeln nutzen zu können, muss das Datenaustauschprogramm installiert und eingerichtet sein, sowie der WAP-Zugang aktiviert sein. zu "Weiteres": Hier können Sie weitere Informationen zu einzelnen MA hinterlegen. Die Definit ion erfolgt über die Einstellungen. Rechteverwaltung In diesem Fenster können Sie die einzelnen Menüpunkte vom Auswertungsprogramm für den ausgewählten MA aktivieren. In die Rechteverwaltung können Sie nur als Administrator gelangen! Seite 27

28 Personalverwaltung (Abteilungen) Über Stammdaten > Personalverwaltung rufen Sie die Personalverwaltung auf, in der Sie Personalgruppen/Abteilungen anlegen können. Diesen Gruppen fügen Sie die gewünschten MA hinzu. Diese Gruppen sind anschließend im Jahresplaner für Fehlzeiten, in der Personal-Auswahl und im Nachbuchen verfügbar. In der Professional-Version können Sie den Gruppen einzelne Tätigkeiten oder Arbeitspläne zuordnen, die von den MA der Gruppe gebucht werden dürfen. Alle anderen Tätigkeiten können dann nicht gestempelt werden. Zeitmodelle Die Zeitmodelle definieren die Arbeits- und Pausenzeit. Seite 28

29 zu "Allgemeine Daten": Legen Sie hier alle in Ihrem Betrieb vorkommenden ZM an. Sie können max. 5 Schichten pro Tag abbilden. Geben Sie eine Zeitmodellnummer, eine Bezeichnung und die Bezeichnung für die Schichten an. Durch die Funktion "Autosnap" ermittelt das System die Schicht, in der der MA die meiste Zeit verbracht hat und definiert sie für den Tag als Rahmenarbeitszeit. Dadurch müssen Sie dem MA kein anderes ZM zuordnen, wenn er die vorgesehene Schicht verlässt. Die Zuordnung der MA zu den Zeitmodellen (ZM) geschieht in der Zeitmodell-Verwaltung (siehe unten). Wenn Sie die Rahmenarbeitszeit einiger MA nicht tageweise, sondern monatsweise ermitteln, dann müssen Sie den Haken setzen und eine Monatsarbeitszeit festlegen. Die Arbeitszeiten sollten Sie dennoch hinterlegen, da Sie im Nachbuchen-Modul dann automatisch als Rahmenarbeitszeit ermittelt werden. Seite 29

30 zu "Arbeitszeiten": Geben Sie hier für jede Schicht die Arbeitszeiten pro Wochentag oder für eine bestimmte Anzahl von Tagen an. Bei der Angabe pro Wochentag können Sie auch mehrfach Arbeitszeiten pro Tag angeben. Sie können in einem ZM die Arbeitszeit entweder pro Wochentag oder für eine bestimmte Anzahl von Tagen angeben. Eine Kombination ist nicht möglich. Achten Sie darauf, dass bei "Arbeitszeit pro Tag" die Anzahl der Arbeitstage und Pausentage identisch sind. Zum hinzufügen von Arbeitszeiten klicken Sie auf im oberen Teil des Fensters und wählen dann zwischen "Arbeitszeit pro Wochentag" oder "Arbeitszeit pro Tag" und klicken dann die Wochentage an, an denen die Arbeitszeit gelten soll (oder die Anzahl der Tage). Nachdem Sie die Arbeitszeit und optional den Korridor angegeben haben, speichern Sie die Zeiten mit entsprechenden Arbeitszeiten gefüllt. und die Liste wird mit den Ihren Angaben Sofern Sie mehrere Schichten vorgegeben haben, wechseln Sie nun oben die "angezeigte Schicht" und definieren Sie auch für diese Schichten die Arbeitszeiten. Seite 30

31 zu "Pausen": Die Pausen werden nach demselben Prinzip wie die Arbeitszeiten hinterlegt. Wenn Sie keine Pausenzeiten hinterlegen, müssen Ihre MA die Pausen stempeln, ansonsten werden den MA automatisch die Pausenzeiten abgezogen. zu "Rundungsregeln": Seite 31

32 Bei dem Reiter Rundungsregeln können Sie für jede Schicht eine eigene Rundungsregel hinterlegen. Diese Rundungsregeln gelten dann für die MA, die in diesem ZM arbeiten - anstelle der globalen Rundungsregeln aus den Programmeinstellungen. Die Rundungsregeln sind für die gewählte Schicht erst aktiv, wenn der Haken "Rundungsregeln für die angezeigte Schicht aktivieren" gesetzt wurde. zu "Sonstiges": Hier haben Sie die Möglichkeit, Abwesenheitsgründe für das Zeitmodell festzulegen. Außerdem können Sie hinterlegen, wie ein Feiertag, der auf einen Wochentag fällt, gewertet werden soll. Zeitmodellverwaltung Seite 32

33 1. In der Zeitmodellverwaltung definieren Sie die Zeitmodellgruppen. (z.b.: Werkstatt Schicht) 2. Fügen Sie zu der Gruppe "Werkstatt Schicht" jetzt ein ZM hinzu und bestimmen Sie, in welchem Zeitraum dieses Zeitmodell gültig ist. 3. Fügen Sie zu der Gruppe "Werkstatt Schicht" jetzt die MA hinzu, die dieses ZM bekommen sollen. Definieren Sie hier auch den Zeitraum der Gültigkeit. Die Rahmenarbeitszeit der MA wurde jetzt festgelegt. Auftragsbearbeitung (Pro) Aufträge In der Auftragsverwaltung werden alle Aufträge angelegt. Seite 33

34 zu "Allgemeine Daten": Geben Sie in diesem Fenster Ihre Aufträge an, die bebuchbar sein sollen. Die Angabe einer Auftragsnummer ist obligatorisch. Weitere Informationen zu den Aufträgen können in Zusatzfeldern hinterlegt werden. Die Zusatzfelder können über die Einstellungen definiert werden. Die Angabe eines Kunden ist optional. Seite 34

35 zu "Zugeordnete Arbeitspläne": Optional können Sie einem Auftrag sogenannte "Arbeitspläne" mit Vorgabezeiten (Sollzeiten) hinterlegen. Ein Arbeitsplan ist eine Gruppierung von Tätigkeiten, die dann den MA zum Buchen zur Verfügung stehen. Es sind dann nur diese Tätigkeiten zum Buchen verfügbar. Ohne Arbeitsplanzuordnung sind alle Tätigkeiten zum Stempeln auswählbar. zu "Leistungen": Unter "Leistungen" können Sie für einen ausgewählten Auftrag eine Liste von internen und externen Leistungen eintragen und in Auftragsberichten berücksichtigen. Seite 35

36 Kunden Im Kundenstamm legen Sie Ihre Kunden an (optional). Um einem Kunden in der Auftragsverwaltung einem Auftrag zuordnen zu können, ist es notwendig, den Kunden im Kundenstamm anzulegen. Hierzu vergeben Sie im Kundenstamm eine Kundennr. und hinterlegen unter "Bezeichnung" den Namen des Kunden. Tätigkeiten Legen Sie hier die vorkommenden Tätigkeiten Ihrer Firma an. Seite 36

37 zu "Allgemeine Daten": Die hier hinterlegten Tätigkeiten können zusätzlich von den MA gestempelt werden. Vergeben Sie eine Tätigkeiten-Nr. sowie die Bezeichnung der Tätigkeit. Wenn Sie die Option "Stundenkostensätze werden kumuliert" aktivieren, werden die Personal- und Tätigkeitskostensätze für die gewählte Tätigkeit kumuliert, z.b. Personalkosten + Maschinenkosten. Durch setzen der Option "Diese Tätigkeit ist ohne Pause buchbar" wird die Zeit innerhalb einer Pause nicht abgezogen. zu "Stundenkostensatz": Seite 37

38 Optional können Sie der Tätigkeit einen Stundenkostensatz hinterlegen, der dann in den Auftragsberichten berücksichtigt wird. Arbeitspläne Legen Sie hier die Arbeitspläne für Ihren Betrieb an. Arbeitspläne sind Gruppierungen von Tätigkeiten. Die Zusatzfelder zu den Arbeitsplänen können Sie über die Einstellungen verwalten. zu "Allgemeine Daten": Vergeben Sie eine Arbeitsplan-Nr. sowie eine Bezeichnung des Arbeitsplanes. Dieser Arbeitsplan kann dann einem Auftrag zugeordnet werden, so dass die MA nur diese Tätigkeiten stempeln können. Seite 38

39 zu "Tätigkeiten": Über den Reiter Tätigkeiten werden zu dem ausgewählten Arbeitsplan Tätigkeiten oder andere Arbeitspläne hinzugefügt. Buchungen Nachbuchen In dem Nachbuchen-Modul können Arbeits- und Fehlzeiten der MA gebucht bzw. nachgebucht werden. Hierzu klicken Sie auf: +N für eine "normale" Zeitbuchung +U für eine Urlaubbuchung +K für eine Krankheitbuchung +Z für eine Zeitausgleichbuchung +SU für eine Sonderurlaubbuchung +S für eine Buchung Schule/Lehrgang +L, wenn Sie aus der Buchungsliste Buchungen übernehmen wollen + für Buchungen, die Sie in den Einstellungen selber benennen können (Bsp.: Schlechtwetter) Seite 39

40 Buchen: Geben Sie bei einer Buchung entweder die Uhrzeit "von, bis" an, oder aktivieren Sie "Anhand der Rahmenarbeitszeit", wenn Sie für den MA mittels der hinterlegten RAZ buchen möchten. Achten Sie darauf, dass Sie ein ZM angelegt haben und den MA in der ZM-Verwaltung zugeordnet haben. Ist keine RAZ hinterlegt, erhalten Sie eine Meldung und es wird keine Buchung erzeugt. Geben Sie ein Datum an. Für jeden Tag von "Datum von" bis "Datum bis" wird eine Buchung getätigt. Angabe einer Personalnummer oder einer Gruppe. Wenn Sie eine Gruppe auswählen, werden die Buchungen für jeden MA der Gruppe erzeugt. (Pro) Angabe einer Auftrags- und Tätigkeitsnummer Bei einer Urlaubsbuchung können Sie wählen, ob ein ganzer oder ein halber Tag vom Urlaubskonto abgezogen werden soll. Kontokorrekturen werden durch den Monatsabschluss durchgeführt. Zeitausgleich: Die Korrektur des Zeitkontos erfolgt durch den Monatsabschluss. Sie können alternativ auch mit der Schnellerfassung in tabellarischer Form buchen. Seite 40

41 Schnellerfassung In der Schnellerfassung können Arbeits- und Fehlzeiten der MA in tabellarischer Form gebucht bzw. nachgebucht werden. Diese Eingabeart dient zur schnelleren Erfassung von größeren Buchungsmengen. Für Gruppenbuchungen nutzen Sie bitte das "Nachbuchen-Modul". Geben Sie in die Felder die nötigen Angaben an. Mit der Taste "Tab" springen Sie zum nächsten Feld. Über "F5" gelange Sie in die Auswahl für das aktuell gewählte Feld. Über "F10" legen Sie eine neue Zeile/Buchung an. Mit "F11" können Sie die aktive Buchung kopieren. Mit "F3" wird die aktive Buchung wieder entfernt. Solange Sie die Buchungen nicht verarbeiten (über "F4"), werden die Buchungen noch nicht verarbeitet. Erst mit klick auf die Datenbank geschrieben. ("F4") werden die Buchungen aus der Liste verarbeitet und in Kontrollieren Sie anschließend die Daten in der Buchungsliste und ggf. in den Berichten. Seite 41

42 Zeiten bearbeiten In "Zeiten bearbeiten" können die Zeiten der MA bearbeitet werden. Wählen Sie einen MA und den zu bearbeitenden Zeitraum aus. Klicken Sie auf "Ansicht aktualisieren" und Sie erhalten die ausgewählte Übersicht. Ausschließlich die Bearbeitung der Zeiten einzelner MA ist möglich, nicht die von MA-Gruppen. Veränderungen können entweder über die Buttons auf der rechten unteren Seite oder über die rechte Maustaste vorgenommen werden. Seite 42

43 Fehlerprotokoll Das Fehlerprotokoll zeigt über einen ausgewählten Zeitraum alle aufgetretenen Fehlbuchungen an. Seite 43

44 Um das Fehlerprotokoll für einen bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen, geben Sie den gewünschten Zeitraum an und klicken Sie auf "Protokoll erstellen". Die daraufhin angezeigte Liste der Fehlbuchungen kann über die Buttons auf der rechten unteren Seite oder die rechte Maustaste bearbeitet werden. Soll ein Fehler nicht mehr angezeigt werden, markieren Sie ihn als erledigt. Seite 44

45 Buchungsliste In der Buchungsliste können Sie alle Buchungen im System sehen. Schränken Sie die Liste durch die Selektionen "Zeitraum", "Personal" und "nur offene Buchungen anzeigen" ein. Über die rechte Maustaste oder +N können Sie die ausgewählten Buchungen in das Nachbuchen-Modul übernehmen, um sie zu korrigieren. Über "-" kann die gewählte Buchung gelöscht werden. Gelöschte Buchungen können nicht wiederhergestellt werden! Seite 45

46 Übernahmeprotokoll Das Übernahmeprotokoll zeigt alle aus den Erfassungsgeräten ausgelesenen Dat en, die durch Fehler nicht verarbeitet werden konnten. Seite 46

47 Anträge Urlaubsanträge schreiben und auf die Genehmigung warten geh ört mit dieser Zeiterfassung der Vergangenheit an. Genehmigungspflichtige Buchungen, wie z.b. Urlaub, werden vom Antragssteller über den "Stempler" oder das "Journal" in das System eingebucht und stehen sofort in der Auswertungssoftware zur Verfügung. Die Genehmigung oder Ablehnung des Antrages erfolgt dann in der Auswertungssoftware und der Antragssteller bekommt direkt eine Rückmeldung. Alle Beteiligten sind jederzeit über den Genehmigungsstand der Anträ ge informiert. Seite 47

48 Ansicht der Antragstellung im Stempelprogramm. Der Reiter "Buchungen" zeigt die Buchungen des aktuellen Monats. Über die rechte Maustaste auf eine Buchung kann eine Buchungskorrektur beantragt werden. Diese Buchungskorrektur steht dann auch als Antrag in der Antragsliste. In der Auswertungssoftware kann dann diese Buchung direkt in das Nachbuchen-Modul übernommen werden. Ansicht der Anträge in der Auswertungssoftware. Seite 48

49 Über die rechte Maustaste können die Anträge direkt gebucht, der Status geändert und ein Kommentar für den Antragsteller eingegeben werden. Der Status der Anträge wird farblich dargestellt und über die Selektion nach Personal, Zeitraum und Status kann die Füllung der Antragsliste beeinflusst werden. Eine Übersicht aller Fehlzeiten erhalten Sie im Fehlzeitenplaner. Von diesem Fenster aus gelangen Sie über die rechte Maustaste dort hin. Kontenverwaltung In der Kontenverwaltung werden Urlaubs- und Zeitkonten verwaltet. Fügen Sie über einen Datensatz hinzu und speichern Sie ihn nach der Bearbeitung mit. Seite 49

50 Monatsabschluss Durch den Monatsabschluss werden die Urlaubs- und Zeitkonten korrigiert. Sie können für jeden Monat nur einmal einen Abschluss machen. Führen Sie den Monatsabschluss nur durch, wenn Sie alle Buchungen kontrolliert haben bzw. keine offenen Buchungen mehr vorhanden sind. Es wird nur für MA der Monatsabschluss berechnet, bei denen der Monatsabschluss im Personalstamm aktiviert ist! Seite 50

51 Wählen Sie den abzuschließenden Monat aus und klicken dann auf "Berechnen". Es folgt eine Maske mit den Ergebnissen: In dieser Liste können Sie die berechneten Salden erkennen und Zeitkontokorrekturen eingeben. Wenn Sie auf "Speichern" klicken, werden die Daten endgültig geschrieben. Seite 51

52 Über die rechte Maustaste können Sie alle Überstunden direkt in das Korrekturfeld übertragen oder wieder löschen. Schnittstellen Direktschnittstellen Schnittstelle TopKontor Handwerk: In der TopKontor Schnittstelle können Sie Personal- und Auftragsdaten übernehmen. Bei der Auftragsdatenübernahme werden alle Auftragsbestätigungen und Serviceaufträge übernommen. Ihnen werden Dokumentenpositionen mit Lohnanteil als "Tätigkeit" zugeordnet. Die kalkulierte Sollzeit wird aus TopKontor übernommen. Anschließend können die MA direkt lokal mit dem "Stempler" die Zeiten zu diesem Auftrag erfassen. Wenn ein Barcodescanner genutzt wird, können zuvor die Barcodes in der Auswertungssoftware (Reportgenerator) ausgedruckt werden. Zeiten mobil erfassen: Die Aufträge können Sie nach dem Import über "Schnittstellen > Mobil > TimeBoy" zum Übertragen markieren. Die Übertragung zu den Timeboy Geräten erfolgt je nach Einstellung in "Erfassung" einige Minuten später. Seite 52

53 Wenn Sie Timeboy Erfassungsgeräte mit Barcodescanner haben, können die MA auf der Baustelle die Positionen bequem einscannen. Export der Daten zu TopKontor: Sie können die Daten über den TopKontor Export als Nachkalkulationsbeleg exportieren. TopKontor ERP: In der TopKontor ERP Schnittstelle können Sie Personaldaten, Lohnarten und Auftragsdaten übernehmen. Datenübernahme Personal- und Auftragsdaten können aus Fremdprogrammen über eine CSV-Schnittstelle importiert werden. Eine Satzbeschreibung der CSV-Datei finden Sie unter faq.topcontrol.info. Datenübergabe Die Zeiterfassung verfügt über den Lohnexport zu DATEV, TopKontor Lohn & Gehalt, GDILohn und als Universaldatei. Wählen Sie den gewünschten Export-Zeitraum aus und klicken dann auf exportieren. Beispiel: DATEV-Export Beachten Sie, dass Sie für den Export Lohnarten angelegt und Mitarbeiter diesen Lohnarten zugeordnet haben müssen. Seite 53

54 Grundeinstellungen für die Schnittstellen werden in den Einstellungen vorgenommen. Mobil Timeboy II (Pro) Geben Sie hier die zu exportierenden Aufträge pro Gerät an. Der Export der Auftragsdaten zu den Geräten erfolgt, wenn das Gerät auf der Dockingstation liegt. Die erfassten Daten werden automatisch importiert, sobald das Gerät in die Dockingstation gelegt wird. Beachten Sie auch die Informationen unter: Geräteeinrichtung > Timeboy II Pocket PC Mit dem Pocket PC kann der Datenabgleich sowohl online erfolgen (GPRS/UMTS/GSM) als auch offline (USB/Infrarot). WAP-Stempeln Zum Datenabgleich beim WAP-Stempeln siehe WAP-Stempeln > Datenaustausch Universalschnittstelle Über die Universalschnittstelle können Daten aus einer Textdatei (csv) übertragen werden. Seite 54

55 In der Textdatei, die importiert werden soll, muß in der ersten Zeile ein Kopfdatensatz vorhanden sein, der die Feldnamen definiert (s. Beispiel Universalschnittstelle). Auswertungen/Berichte Berichtswesen Die Zeiterfassung verfügt über ein umfangreiches Berichtswesen. Sie rufen den Berichtgenerator über im Hauptfenster auf. Es werden als Standardberichte folgende Berichte ausgeliefert: Auftragsberichte (Pro) Auftragsbericht nach MA Auftragsbericht nach Tätigkeiten Soll-/Istvergleich (Arbeitspläne mit Sollvorgaben werden in der Auftragsverwaltung zugewiesen) Tätigkeitsberichte (Pro) Tätigkeitsbericht nach MA Tätigkeitsbericht nach Auftrag Seite 55

56 Mitarbeiterberichte Kumulierter Mitarbeiterbericht Detaillierter Mitarbeiterbericht Lohnartenbericht (beachten Sie die Lohnarteneinstellungen) Mitarbeiter-Einzelaufstellung Tagesprotokoll Sonstige Barcodes für Mitarbeiter, Aufträge, Tätigkeiten Urlaubs- und Zeitkontenberichte Arbeitsplanliste mit Barcodes (den Aufträgen müssen Arbeitspläne zugeordnet sein) (Pro) Zutrittskontrolle Zutritts-Kontrollbericht Zur Erzeugung eines Berichtes gehen Sie wie folgt vor: Seite 56

57 1. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus dem Baum auf der linken Seite aus. 2. Füllen Sie unten links die Kriterien aus (über öffnet sich das jeweilige Auswahlfenster) 3. Klicken Sie auf, um eine Vorschau zu erzeugen. 4. Mit schließen Sie die Vorschau und können einen anderen Bericht auswählen. Berichte ausdrucken und navigieren Seite 57

58 Möglichkeiten der weiteren Verarbeitung der Berichtsvorschau: = auf Drucker ausgeben = als PDF-Datei speichern = als Textdatei/CSV-Datei speichern = Navigation in den erzeugten Seiten Berichte aus einer Datei einlesen Individuell erzeugte Berichte, die Ihr Fachhändler oder VARIO IT-SOLUTIONS erzeugt haben, können Sie über den Button einlesen. Wählen Sie den neuen Bericht (*.RTM Datei) und in der folgenden Maske je nach Berichtsart den passenden Ordner aus. Vergeben Sie dem Bericht einen geeigneten Namen und klicken dann auf speichern. Der neue Bericht ist nun in der Berichtsliste enthalten und Sie können ihn unter der Angabe der Parameter aufrufen. Reportgenerator/Individuelle Berichte Wenn Sie das Modul "Reportgenerator" erworben haben, können Sie indivduelle Seite 58

59 Berichte einlesen, Berichte bearbeiten oder neue Berichte erstellen. Markieren Sie den gewünschten Ordner und klicken Sie für einen neuen Bericht im Berichtsgenerator auf. Es öffnet sich das Bearbeitungstool für Berichte: In diesem Reportgenerator können Sie nun den Bericht erzeugen. Seite 59

60 Markieren Sie einen zu bearbeitenden Bericht und öffnen Sie den Reportgenerator über. Seite 60

61 Wenn Sie einen neuen Bericht von Ihrem Fachhändler als *.rtm Datei bekommen haben, können Sie ihn an dieser Stelle über "Datei > Aus Datei laden" einlesen und unter einem gewünschten Namen abspeichern. Genauere Informationen und Anweisungen erhalten Sie von Ihrem Fachhändler. Gerne entwickeln wir individuelle Berichte für Sie! Kontaktieren Sie uns über oder telefonisch unter: 05971/ Jahresplaner für Fehlzeiten Der Jahresplaner für Fehlzeiten zeigt Ihnen alle Fehlzeiten der MA in einer Auflist ung an. So behalten Sie immer die Übersicht und können z.b. schnell Engpässe in den Abteilungen erkennen und darauf reagieren. Sie haben die Möglichkeit, zwischen einer Gruppenübersicht, in der monatsweise alle MA einer Gruppe untereinander dargestellt werden, und einer MA-Jahresansicht, in der alle Fehlzeiten des einzelnen MA in einem Kalenderjahr angezeigt werden, zu wechseln. Die geplanten oder gebuchten Fehlzeiten werden in unterschiedlichen Farben dargestellt. Die Feiertage sind grün markiert. Beispiel für die Gruppenansicht: Seite 61

62 Beispiel für die Einzelansicht im Jahresüberblick: Seite 62

63 Über wählen Sie unter "sonstige Auswertungen" den Fehlzeitenplaner aus. Hier lässt sich über den Schnellzugriff eine Übersicht der Fehlzeiten einer ausgewählten Gruppe oder einzelner MA anzeigen. Die Gruppenansicht rufen Sie auf, indem Sie eine Gruppe markieren und mit der rechten Maustaste den Fehlzeitenplaner auswählen. Legen Sie über die rechte Maustaste im zuvor markierten Zeitraum die Planung oder Buchung fest, bzw. setzen Sie eine Buchung wieder zurück. Mit den Buttons lassen sich die Fehlzeiten der ausgewählten Gruppe anderer Monate anzeigen. Seite 63

64 Neben der Möglichkeit, sich in der Übersicht alle Fehlzeiten einer Gruppe anzeigen zu lassen, können Sie hier Planungen und Buchungen für die einzelnen MA vornehmen. Die Übersicht der einzelnen MA erhalten Sie über Doppelklick auf den ausgewählten MA oder über die rechte Maustaste. Mit den Buttons Jahre anzeigen. lassen sich die Fehlzeiten des ausgewählten MA anderer Chefansicht - Wer ist wo? Diese Chefansicht zeigt Ihnen den momentanen Status aller MA in einem Lampentableau. Grün = Der MA ist angestempelt Rot = Der MA ist nicht angestempelt Grau = Der MA hat an dem Tag noch gar nicht gestempelt. (Pro) Es wird Ihnen zusätzlich angezeigt, an welchem Auftrag und mit welcher Tätigkeit der MA zur Zeit arbeitet. Seite 64

65 Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie sich anzeigen lassen möchten, sowie die Sortierung und klicken Sie auf "Aktualisieren", um sich die Übersicht mit den gewählten Kriterien anzeigen zu lassen. Das Aktualisierungsintervall der Daten von den Stempeluhren ist von den Einstellungen von "TopControl Erfassung" abhängig. Die Daten der PC-Stempelprogramme (Stempler und Journal) sind sofort sichtbar. Personaleinsatzplanung Die Personaleinsatzplanung zeigt eine Übersicht der aktuellen Einsatzplanung der MA. Die Übersicht kann für einzelne MA und für Gruppen angezeigt werden. Seite 65

66 Das Fenster "Personaleinsatzplanung" finden Sie als Unterpunkt der "Auswertungen". Auch über den "Schnellzugriff" läßt sich das Fenster anzeigen, indem Sie die gewünschte Gruppe oder den MA markieren und mit der rechten Maustaste die Personaleinsatzplanung auswählen. Einen Auftrag planen sie, indem Sie den gewünschten Zeitraum markieren und mit der rechten Maustaste "Auftrag planen" auswählen. Hier gelangen Sie in ein Fenster, in dem ein Auftrag (oder mehrere) zur Auswahl steht. Seite 66

67 Zutrittskontrolle Zutrittsmodelle Bevor Sie Zutrittsmodelle anlegen können, müssen Sie die Türen in "Erfassung" angelegt haben. Um die Zugangsberechtigung der MA zu steuern, müssen Sie Zutrittmodelle anlegen, in denen Sie über den Reiter "Zeiten" für die jeweilige Tür die Wochentage und Zutrittszeiten hinzufügen. In der Zutrittverwaltung ordnen Sie dann die MA den Zutrittmodellen zu. Seite 67

68 Beim nächsten Datenabgleich werden die Berechtigungslisten zu den Steuerungsgeräten übertragen. Erfassungsmöglichkeiten Stempler Allgemein Das PC-Stempelprogramm ist die kostengünstige Alternative zu einem Stempel-Terminal, weil jeder PC ab Win98 als "virtuelle Stempeluhr" genutzt werden kann. Sie können im Büro die Zeiten der MA an den vorhandenen PC s erfassen und in der Fertigung PC s mit Barcode-Scannern ausstatten und als reine Stempel-PC s sogar ohne Tastatur nutzen (mit seriellem Barcode-Scanner). Seite 68

69 Das Programm verschwindet nach einem Stempelvorgang im Tray (unten rechts). Mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol können Sie Programmeinstellungen ändern und "Buchungen und Anträge" öffnen. Stempeln: Im Betrieb mit der Tastatur drücken Sie "Strg + Alt + S", um einen neuen Stempelvorgang zu beginnen. Mit einem Scanner lesen Sie Ihre Kartennummer. Buchungen und Anträge: Hier sehen Sie alle Buchungen des aktuellen Monats sowie Ihren Zeit- und Urlaubskontostand. Mit der rechten Maustaste auf eine Buchung können Sie Korrekturanträge für die gewählte Buchung stellen (Stornierung, Änderung,...). Auf dem Reiter "Anträge" können Sie neue Anträge für Fehlzeiten stellen und den Status vorhandener Anträge einsehen. Urlaubsübersicht: Hier können Sie sich eine Urlaubsübersicht anzeigen lassen. Dabei ist sowohl eine Einzelansicht als auch eine Gruppenansicht möglich. Fenster: Hier können Sie bestimmen, ob das Buchungsfenster nach einem Buchungsvorgang im Vordergrund bleiben soll. Scanner, RFID-Leser: Geben Sie hier den COM-Prot der Geräte an. Stempelvorgang "Kommen/Gehen" Nach Angabe der Kartennummer kann der MA anstempeln (kommen) oder mit "F6" abstempeln (gehen). Über die Einstellungen im Auswertungsprogramm kann eingestellt werden, dass der Abwesenheitsgrund "Dienstgang" gebucht werden darf. Stempeln per Barcode... Wenn Sie mit einem Barcode-Scanner arbeiten, können alle Angaben (Kartennummer, Kommen oder Gehen) eingescannt werden. Die benötigten Barcodes können Sie in Seite 69

70 der Auswertungssoftware ausdrucken. Um "Gehen/Feierabend" oder "Kommen" per Barcode scannen zu können, drucken Sie in der Auswert ungs-software die Barcodes für "GEHEN" und "KOMMEN" aus. Sollten Ihnen diese Berichte fehlen, können Sie sie bei VARIO IT-SOLUTIONS per mail beantragen. Stempelvorgang "auftragsbezogen" (Pro) Nach Angabe der Kartennummer kann der MA auf einen Auftrag an/umstempeln oder mit "F6" abstempeln (gehen). Für die Auftragsauswahl aus einer Liste drücken Sie "F5" oder geben Sie direkt die Auftragsnummer mit der Tastatur ein. Geben Sie bei Bedarf noch einen Kommentar ein und springen dann über "F8" oder "Enter" zur Eingabe der Tätigkeit. Stempeln per Barcode... Wenn Sie mit einem Barcode-Scanner arbeiten, können alle Angaben (Kartennummer, Auftrag, Tätigkeit) eingescannt werden. Die benötigten Barcodes können Sie in der Auswertungssoftware ausdrucken. Um "Gehen/Feierabend" per Barcode scannen zu können, legen Sie in der Auswertungs-Software eine Tätigkeit mit der Tätigkeitsnummer "GEHEN" an und vergeben die Bezeichnung Seite 70

71 "Gehen/Feierabend". Erzeugen Sie dann einen Barcode-Bericht für die Tätigkeit "GEHEN". Bei der Tätigkeitenangabe können Sie ebenfalls mit "F5" eine Tätigkeit aus einer Liste auswählen oder die Tätigkeit direkt angeben. Mit "F8" oder "Enter" speichern Sie die Buchung. Das Programm verschwindet im T ray. Seite 71

72 Journal (Pro) Buchungsvorgang Das "Journal" ist ein PC-Stempelprogramm, mit dem die MA die Zeit buchungen als "Tagesprotokoll" angeben können. Nach der Anmeldung beim Programm mit dem Passwort kann über "F2" das Protokoll (siehe Abbildung) aufgerufen werden. Mit erneutem Bestätigen von "F2" wird eine neue Zeitbuchung für den gewählten Tag erzeugt. Nachdem alle Buchungen des Tages eingetragen wurden, wird der Tag über "Abschluss" beendet und ein Tagesprotokoll kann gedruckt werden. Nach einem Abschluss können die Buchungen des Tages nicht mehr bearbeitet werden. Seite 72

73 Beachten Sie, dass das "Journal" nur für die Professional-Version/ das Auftragsdatenmodul vorgesehen ist. Eine Angabe von "Auftrag" und "Tätigkeit" ist für jede Buchung notwendig. Wenn Sie das Fenster minimieren, verschwindet das Programm im Tray (unten rechts in der Leiste) und kann über "Strg + Alt + S" wieder in den Vordergrund geholt werden. Offline-Stempeln z.b. per Laptop Es besteht die Möglichkeit, ohne Verbindung mit der Hauptdatenbank zu stempeln. Hierzu kann das Programm über den Menüpunkt "Modus" in einen "Offline"-Modus geschaltet werden. Die erfassten Daten werden lokal (z.b. auf dem Laptop) zwischengespeichert und, sobald das Programm wieder am Netzwerk angeschlossen und in den "Online"-Modus gestellt wird, an die Hauptdatenbank übertragen. Urlaubsübersicht Seite 73

74 Der Mitarbeiter kann sich über den Stempler bzw. das Journal eine Urlaubsübersicht anzeigen lassen. Hierzu muß er eine Berechtigung erhalten haben, d.h. in den Einstellungen des Personalstammes muß die Option für den Mitarbeiter freigegeben sein (s. Personal). Die Urlaubsübersicht kann sowohl für eine Gruppe als auch in der Einzelansicht aufgerufen werden: Hardware Hardware-Terminals Für die Zeiterfassung über Hardware-Terminals können verschiedene Geräte eingebunden werden. Zur Zeit sind das die Geräte: Seite 74

75 Trax +G PZE Master IV ProxData Timeboy PCS Intus Die Kommunikation zwischen der Zeiterfassung und diesen Geräten übernimmt das Programm (Dienst) "Erfassung". In der Standardauslieferung sind keine Geräte installiert. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Erfassungsgeräte zu Installieren: 1. Installieren Sie auf dem Server "Erfassung": Installation 2. Vergeben Sie der Stempeluhr eine IP-Adresse (nur Trax +G, ProxData und PZE Master IV). 3. Richten Sie das Gerät in den Stammdaten ein. Beachten Sie hierzu die Anleitung zu "Geräte einrichten". 4. Führen Sie an dem Gerät eine Testbuchung durch, nachdem es erfolgreich eingerichtet wurde. Beachten Sie, dass zuvor ein Mitarbeiter mit der Kartennummer angelegt sein muss. Die Kartennummern müssen immer 13-Stellig sein. Die 10-Stellige Nummer ist auf dem Chip aufgedruckt und muss mit 3 führenden Nullen aufgefüllt werden. Bsp: " ". 5. Überprüfen Sie in der Buchungsliste ("Auswertung"), ob die Daten erfasst wurden. Beachten Sie, dass die Daten je nach Einstellung erst nach 2-60 Minuten in der Buchungsliste zu sehen sind. Erfassung (Dienst) Installation Das "Erfassung"-Setup wird mit den Erfassungsgeräten ausgeliefert und wird für die Kommunikation mit den Zeiterfassungsterminals, Zutrittsteuerungen und mobilen Seite 75

76 Geräten benötigt. Installieren Sie "Erfassung" auf dem PC/Server, wo auch "Server" installiert wurde. Starten Sie die Setup.exe auf der CD (sollte durch den "Autorun" automatisch starten) und folgen Sie den Anweisungen des Installations-Assistenten. Nach der Installation müssen Sie die Erfassungsgerät e einrichten. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das Symbol im Tray. Lesen Sie weiter unter: Allgemein Allgemein Die Software "Erfassung" ist für die Kommunikationen und den Datenimport der Stempeluhren zuständig. Es gibt einige Einstellungsmöglichkeiten, die im Folgenden beschrieben werden. Unter dem Reiter "Allgemein" werden die aktuellen Aktionen des Programms angezeigt, über den Reiter " Erfassungsgeräte" richten Sie die Geräte ein. Seite 76

77 zu "Allgemein": "Verarbeiten-Intervall": Verarbeitung der in dieser Zeit angefallenen Buchungen. "Auslese-Intervall": Auslesen der Daten aus den Erfassungsgeräten. Timeboy: Geben Sie hier die COM-Schnittstelle der Dockingstation und die Anzahl der Dockingplätze an. Geräte einrichten (Stammdaten) Erfassungsgeräte: Legen Sie hier die Erfassungsgeräte an und übertragen das Setup. (Je nach Gerätetyp) Achten Sie bei den Stempeluhren auf die korrekte Angabe der IP-Adresse. Wie Sie die IP-Adresse der Stempeluhren ändern können, erfahren Sie unter dem Seite 77

78 Punkt: "Geräteeinrichtung". (nur PZE Master IV und Trax +G) TopKontor Zeiterfassung Zutrittskontrolle (Zusatzmodul): Unter "Zutrittskontrolle" können Sie die angeschlossenen Türen an dem gewählten Gerät anlegen. Beachten Sie, dass für jeden PZE Master IV max. 8 und für jeden ZK Master max. 16 Türen angelegt werden dürfen. Seite 78

79 Geräteeinrichtung/Handhabung Timeboy II (Pro) Der Timeboy ist ein mobiles, robustes Zeiterfassungsgerät, um Projektzeiten zu erfassen. In "Auswertung" bestimmen Sie, welche Aufträge auf dem Timeboy vorhanden sind. (siehe Mobil) Legen Sie die/den Timeboy auf die Dockingstation. Die Daten werden importiert und Listen werden exportiert. Seite 79

80 Nehmen Sie den Timeboy während des Abgleichs NICHT von der Dockingstation, weil sich das Gerät sonst komplett "aufhängt" und nicht mehr zu bedienen ist. Wenn das Gerät abgeglichen wird, steht bei einer Einzeldockingstation "< Bedien Stop >" im Display des Timeboy und bei einer Mehrfachdockingstation leuchtet eine rote Leuchte am Dockingplatz. Sollte sich das Gerät "aufgehängt" haben, entfernen Sie für mind. 10 Sekunden die Batt erie. Einen Stempelvorgang für eine Einzelbuchung starten Sie an dem Timeboy über die Taste "F1". Anschließend können Sie einen MA aus der Liste auswählen und bestätigen diesen mit "Enter". Es folgen die Auftrags- und Tätigkeitenauswahl. Nach Bestätigung der Tätigkeit mit "Enter" wird die Buchung gespeichert. Für Gruppenbuchungen drücken Sie in der ersten Maske die Taste "F2". Danach werden Auftrag und Tätigkeit abgefragt. Die Gruppen auf dem Timeboy sind die Personalgruppen in der Auswertungs-Software. Sollten keine Gruppen auf dem Gerät zur Verfügung stehen, sollten Sie die Personalgruppen überprüfen und die Daten erneut auf den Timeboy übertragen. Bei einem Timeboy mit Barcodescanner können die Auftrags- und Tätigkeitnummern auch eingescannt werden. Die Barcodes können in "Auswertung" erzeugt werden. Seite 80

81 Trax +G Verkabelung und Montage: Die Montage und Inbetriebnahme sollte nur durch ausgebildete Techniker erfolgen! Der Trax +G wird an das vorhandene Ethernet Netzwerk über den RJ-45 Anschluss (links) angeschlossen. Einen Barcode-Scanner für den Trax +G können Sie an den RJ-11-Anschluss auf der rechten Seite anschliessen. Das Netzteil muss an den Anschlussblock angeschlossen werden. Der + Pol muss an "Vdc" und der - Pol an "Gnd" montiert werden (siehe Abblidung). Unterseite des Trax +G Einrichten der IP-Adresse: (nur für Administratoren) Drücken Sie die Tasten "F." und "0" schnell nacheinander. Es folgt die Seite 81

82 Passwortabfrage. Geben Sie das Passwort "54321" ein und bestätigen mit "Enter". Klicken Sie so lange den "Pfeil runter", bis "IP-Config" im Display steht. Bestätigen Sie mit "Enter". Geben Sie unter "Local Adress" eine freie IP-Adresse Ihrer Netzwerkkonfiguration ein. Bestätigen Sie die Angaben mit "Enter" und verlassen dann über "C" das Setup. Verändern Sie keine anderen Parameter! Einrichtung des Terminals: Bevor ein Buchungsvorgang durchgeführt werden kann, muss das Gerät eingerichtet werden. Beachten Sie den Punkt "Geräte einrichten". Buchungsvorgang: Taste "A" : Kommen buchen Bei der Professional-Version wird nach der Ausweisabfrage der Auftrag und die Tätigkeit abgefragt. Zur Eingabe der Nummern empfehlen wir den Einsatz des Barcode-Scanners für den Trax +G. Taste "B": Abwesenheit buchen Wählen Sie nach der Ausweisabfrage den Abwesenheitsgrund aus. Taste "C": Gehen buchen Taste "D": Informationen abfragen Wählen Sie nach der Ausweisabfrage Zeit- oder Urlaubskontostand aus. Seite 82

83 PZE Master IV Verkabelung und Montage Der PZE Master IV wird an das vorhandene Ethernet Netzwerk über den RJ-45 Anschluss (Mitte) angeschlossen. Das Netzteil muss an den Anschluss an der rechten Seite angeschlossen werden. Auf der linken Seite befindet sich die Anschlusseinheit für den Zutrittsbus. Montageanleitungen für die Zutrittskontrolle finden Sie im Lieferumfang. Für die Wandmontage ist Montagematerial im Lieferumfang enthalten. Einrichten der IP-Adresse: (nur für Administratoren) Drücken Sie die Tasten "rauf" und "runter" gleichzeitig. Wählen Sie den Menüpunkt "communication" und dann TCP/IP aus. ("Interface" muss auf "TCP" stehen) Ändern Sie die IP-Adresse im Eintrag "IP" mit den Tasten "rauf" und "runter". Einrichtung des Terminals: Bevor ein Buchungsvorgang durchgeführt werden kann, muss das Gerät eingerichtet werden. Beachten Sie den Punkt "Geräte einrichten". Seite 83

84 Buchungsvorgang: Das Bedienfeld des PZE Master IV TopKontor Zeiterfassung Die wichtigsten Tasten: Für einen neuen Buchungsvorgang oder eine Kontoabfrage drücken Sie die entsprechende Taste und halten Ihren Ausweis vor den Empfänger, wenn "Ihre Karte bitte" im Display steht. Die Buchung wird direkt verarbeitet. Kommen-Buchung Gehen-Buchung Seite 84

85 Zeit- oder Urlaubskonto abfragen Abwesenheit buchen Zeigt die Kartennummer an Nach einer Kontoabfrage sollten Sie auf "ESC" drücken, um wieder zum Ausgangspunkt zu gelangen. ProxData TR515ER Verkabelung und Montage: Der ProxData TR515ER muss über ein Ethernet-Anschlusskabel mit dem PC verbunden sein, auf dem Sie "Erfassung" installiert haben. Beachten Sie dazu die Anschlussmöglichkeiten (siehe Tabelle). Auf diesem Bild ist die Rückseite des TR515ER abgebildet. Das Netzwerk-Kabel w ird in die RJ-45 Buchse (Mitte) eingesteckt. Das mitgelieferte Netzteil wird in den linken Anschluss eingesteckt. Anschluss TR515ER direkt an einen PC (WAS-1498 Kabel): Seite 85

86 Anschluss TR515ER an einen Hub/Switch/Router (WAS-1499 Kabel): Montieren Sie das Gerät mit dem mitgelieferten Montagematerial mit Hilfe der Bohrschablone. Einrichten der IP-Adresse Die IP-Adresse wird bei diesen Geräten automatisch durch die Einrichtung in "Erfassung" vergeben. Eine manuelle Vergabe einer IP-Adresse an den Geräten ist nicht notwendig. Einrichtung des Terminals: Seite 86

87 Bevor ein Buchungsvorgang durchgeführt werden kann, muss das Gerät eingerichtet werden. Beachten Sie den Punkt "Geräte einrichten". Hierbei wird auch die IP-Adresse automatisch gesetzt. Handhabung/Buchungsvorgang: Der ProxData TR515ER hat zwei Knöpfe, IN und OUT. Um eine "Kommen"-Buchung durchzuführen, drücken Sie die IN-Taste und halten den RFID-Chip vor das Gerät. Es ertönt ein Signal und der Buchungsvorgang war erfolgreich. Für eine "Gehen"-Buchung drücken Sie zuvor auf OUT und halten dann den Chip vor den Empfänger. Mobile Zeiterfassung WAP-Stempeln Datenaustausch Einstellungen zum WAP-Stempeln Das WAP-Stempeln aktivieren Sie, indem Sie im Personalstamm unter dem Reiter "Einstellungen" den Haken neben "Mobil Zugang" für den Mitarbeiter setzen, dem ein mobiles Stempeln ermöglicht werden soll. Im Feld darunter können Sie auswählen, für welche Gruppe dieser Mitarbeiter stempeln darf. Dies ermöglicht dem Mitarbeiter das Stempeln für alle Gruppenmitglieder mit einem Mobil-Zugang. Seite 87

88 Falls Sie eine auftragsbezogene Zeiterfassung verwenden, wählen Sie in der Menüleiste den Punkt "Schnittstellen" und dort "Mobil" und "TimeBoy und WAP-Handy". Wählen Sie in diesem Fenster erst das Gerät "WAP-Handy" und anschließend die Aufträge, die an das Handy exportiert werden sollen. Seite 88

89 Datenaustauschprogramm Mobil Exchange Um das WAP-Stempeln nutzen zu können, benötigen Sie das Datenaustauschprogramm Mobil Exchange. Nach der Installation befindet sich das Programm Mobil Exchange im Autostart und wird automatisch mit Windows gestartet. Öffnen Sie das Programm, um den Intervall, in dem die Buchungen importiert werden sollen, einzustellen. Klicken Sie dazu zweimal auf das gelbe V im Tray. Seite 89

90 Sie ändern den Intervall, indem Sie die gewünschten Minuten im Eingabefeld ändern. Durch diese Einstellung werden alle WAP-Buchungen automatisch importiert und Änderungen im Personalstamm sowie die gewählten Aufträge exportiert. Sollten Sie einen sofortigen Import oder Export wünschen, deaktivieren Sie das Häkchen neben "Automatischer Datenaustausch" und wählen Sie in der oberen Leiste "Daten importieren", um Buchungen abzuholen oder "Daten bereitstellen", um Änderungen zu exportieren. Es wird empfohlen, den Datenaustausch automatisch vornehmen zu lassen. Seite 90

91 Buchen per WAP Um per WAP buchen zu können, rufen Sie mit Ihrem Handy die WAP-Seite auf. Seite 91

92 Geben Sie Ihre Kundennummer und Ihre Postleitzahl ein und bestätigen Sie mit OK. Öffnen Sie diesen Link, um auf Ihre firmeninterne Login-Seite zu gelangen. Seite 92

93 Geben Sie hier Ihre Kartennummer ein, um sich einzuloggen. Kommen- und Gehen-Buchungen In diesem Bildschirm können Sie an- oder abstempeln. Um diesen Vorgang schneller ausführen zu können, speichern Sie den Link "Startseite" als Lesezeichen. Wenn Sie dieses Lesezeichen aufrufen gelangen Sie sofort zu dieser Seite. Seite 93

94 Sie sehen nun eine Zusammenfassung der ausgewählten Optionen und können mit "Buchung abschließen" die Buchung abschließen. Es wird eine Bestätigung angezeigt. Die Buchung ist damit abgeschlossen. Auftragsbezogen Buchen Falls Sie auftragsbezogen buchen,wird Ihnen dieser Bildschirm angezeigt. Seite 94

95 Um für einen Auftrag zu buchen, wählen Sie die Option "Auftrag". Geben Sie die Auftragsnummer ein und bestätigen Sie mit "OK" oder wählen Sie einen Auftrag aus der Liste. Seite 95

96 Wählen sie nun eine Tätigkeit aus. Sie sehen nun eine Zusammenfassung der ausgewählten Optionen und können mit "Buchung abschließen" die Buchung abschließen. Gruppenbuchen Falls Sie zur Gruppenbuchung berechtigt sind, wird Ihnen nach dem Login dieser Bildschirm angezeigt. Hier können Sie zwischen "Einzelbuchung", um nur für Sie selbst zu buchen, und den Gruppen, für die Sie buchen wollen, wählen. Die Vorgehensweise ist ansonsten wie in der Kommen- und Gehen-Buchung und in der auftragsbezogenen Buchung beschrieben. Seite 96

97 Server-Programm Das Server-Programm muss auf einem Server im Netzwerk installiert sein. Auf dem gewählten PC wird die SQL-Datenbank installiert. Das Programm (Dienst) stellt den Clienten (Auswertung, Stempler, Journal und Erfassung) alle nötigen Datenbankinformationen zur Verfügung und berechnet zu einer festgelegten Uhrzeit alle Zeit- und Urlaubssalden. Durch einen Rechtsklick auf Server-Programm aufrufen. unten rechts im Tray können Sie den Status vom Seite 97

98 Wenn Sie den Speicherort der Datenbank ändern wollen, können Sie sie hier über auswählen (*.GDB). Beachten Sie, dass Sie die Datenbankpfade aller Clienten zurücksetzen müssen!! Diese Einstellung sollte nur der Fachhändler vornehmen. SQL-Server Einstellungen Für die Zeiterfassung wird der Firebird SQL-Server Version eingesetzt. Dieser Server wird durch die "Server"-Installation automatisch installiert. Sollte auf dem Server schon ein Firebird Server installiert sein, wird dieser verwendet. Sollten Sie Probleme bei der Verbindung der Client-Programme zur SQL-Datenbank haben, überprüfen Sie bitte folgende Einstellungen: Problembehandlungen Problem: Fehlermeldung bei der Installation der "Server"-Software: "GDS32.dll" konnte nicht kopiert werden..." Lösung: Überprüfen Sie, ob ein "Interbase"-Server auf dem PC installiert und gestartet ist. Dieser Server wird für die Zeiterfassung nicht unterstützt. Prüfen Sie, ob der "Interbase"-Server von einer anderen Software benötigt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, schalten Sie den Server in den Diensten ab und wiederholen Sie die Installationen. Problem: Seite 98

99 Die Datenbank wurde bei einem Clientstart gefunden (DB-Finder), aber die Verbindung konnte nicht aufgebaut werden. (Meldung: "...der Firebird-Server muss gestartet sein..."). Lösung: Überprüfen Sie, ob auf dem Server in den Diensten der Firebird-Server gestartet ist ("Firebird-DefaultInstance"). Wenn der Dienst gestartet ist und die Installation des Firebird-Servers von einem anderen Softwarehersteller durchgeführt wurde, besteht die Möglichkeit, dass der Port geändert wurde. Beispiel: GDILohn verwendet Port Default Port des Firebird-Server ist: Damit Sie die Verbindung aufbauen können, müssen Sie die abweichende Porteinstellung in der Registrieung der Clienten angeben. Gehen Sie dazu in die Registrierung des Client-PC s......und ändern den Eintrag "DBPfad_TopControl" wie folgt: Sie fügen also nach der IP-Adresse des Servers ein "/" + Portnummer ein. Starten Sie das Client-Programm erneut (Auswertung, Stempler, Journal,...). Datensicherung Wie erfolgt die Datensicherung? Seite 99

100 Es erfolgt keine automatische Datensicherung! Sie können die Datenbank im laufenden Betrieb auf einen Datenträger sichern. Die Datenbank ist in der Regel die Datei "TopControl.GDB" auf dem Server/PC, wo TopControl Server installiert wurde bzw. in den Clienten eingerichtet wurde. Fragen Sie bitte Ihren Fachhändler nach Möglichkeiten der Datensicherung. FAQ & Beispiele FAQ Online Sie finden unsere FAQ auf der Internetseite: Beispiele Beispiel Zeitmodelle und Lohnarten Beispiel für Zeitmodelle und Lohnarten anhand eines Bet riebes im 3-Schicht System Legen Sie zunächst die MA und die entsprechenden individuellen Einstellungen im Personalstamm an. Seite 100

101 Ordnen Sie den MA ein Zeitmodell zu, im vorliegenden Beispiel wählen Sie drei Schichten aus. Legen Sie die Arbeitszeiten und -tage für jede Schicht fest. Seite 101

102 Richten Sie die Lohnarten ein und ordnen Sie diese den jeweiligen Mitarbeitern zu. Die Zuordnung kann im Personalstamm über "Zuordnungen" erfolgen. Für die Auswertung der Lohnarten rufen Sie z.b. den Lohnartenbericht im Seite 102

103 Berichtswesen auf. Siehe "Beispiel-Abrechnung" Beispiel-Abrechnung bei Lohnarten Eine Abrechnung über die Lohnarten erhalten sie über das Berichtswesen. Wählen Sie aus den über "Auswertungen" zur Verfügung stehenden Berichten den Lohnartenbericht aus. Seite 103

104 Geben Sie die Personalnr. des MA's an, für den Sie sich den Lohnartenbericht anzeigen lassen möchten, sowie den Zeitraum. Klicken Sie auf, und der Lohnartenbericht wird erstellt. Seite 104

105 Export der Lohnarten: Über den Menüpunkt "Schnittstellen > Datenübergabe" können diese Daten zu z.b. DATEV exportiert werden. Informationen zur Einrichtung finden Sie unter " Datenübergabe". Beispiel Nachbuchen Das Modul Nachbuchen verwenden Sie, um manuell Buchungen vorzunehmen bzw. Fehlbuchungen zu korrigieren. In diesem Beispiel buchen Sie eine normale Zeitbuchung manuell nach. In der Auswertung wählen Sie den Menüpunkt "Nachbuchen". Um eine normale Zeitbuchung zu erzeugen, klicken Sie auf. Füllen Sie die geforderten Felder aus und bestätigen Sie die Eingabe mit. Seite 105

106 Möglicherweise gibt es für den ausgewählten Zeitraum und MA bereits eine Buchung, so dass Ihnen das Fenster "Buchungskollisionen" angezeigt wird. Wählen Sie, ob die vorhandene Buchung ersetzt oder trotz der Überschneidungen hinzugefügt werden soll. In diesem Beispiel entscheiden Sie sich dafür, die vorhandene Buchung zu ersetzen. Seite 106

107 Wählen Sie nun, um in die Buchungsliste zu gelangen. In der Buchungsliste sehen Sie, blau hinterlegt, die soeben erzeugte manuelle Nachbuchung. Seite 107

108 Beispiel Universalschnittstelle In diesem Beispiel sollen Personaldaten über die Universalschnittstelle importiert werden. Wählen Sie die Zieltabelle aus, in diesem Beispiel "Personal". Seite 108

109 Klicken Sie auf "Weiter", um eine Textdatei (csv) auszuwählen, die importiert werden soll. Die Personaldaten, die importiert werden sollen, sind in der Textdatei aufgelistet. Wichtig ist, dass in der ersten Zeile ein Kopfdatensatz vorhanden ist, der die Feldnamen definiert. Seite 109

110 Markieren Sie die zu importierenden Felder. Ordnen Sie die Felder der Quell-Datei den entsprechenden Zielfeldern zu (per Drag & Drop). Seite 110

111 Sobald Sie auf "Übernahme" klicken, werden die gewählten Datensätze importiert. Seite 111

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