Elektronische Betriebsprüfung mit IDEA

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1 Elektronische Betriebsprüfung mit IDEA Ein Vortrag der Referenten: Thomas Bücher, Steuerberater Stefan Janoschek, Geschäftsführer Seite 1

2 Rechtliche Grundlagen 147 Abs. 6 AO Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Folgen für den Steuerpflichtigen Verpflichtung zur digitalen Archivierung aller elektonischer Daten. Seite 2

3 Umsetzung der Finanzbehörden Einsatz des Systems IDEA -> Universelle Datenschnittstelle Prüfung über - unmittelbaren Zugriff - mittelbaren Zugriff - Datenträgerüberlassung je nach den Gegebenheiten vor Ort. Seite 3

4 Welche Daten sind zu archivieren Allgemein: Alle Unterlagen nach 147 AO Buchführung, Jahresabschluß, Inventur, Lagerbuchhaltung Versendete und erhaltene Geschäftsbriefe Buchungsbelege Lohnbuchhaltung Computerkassen Seite 4

5 Möglichkeiten von IDEA Interne Vergleiche Fortlaufende Nummerierung Lagerbuchhaltung mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen Externe Vergleiche Wareneinkauf mit Daten des Lieferanten Datenabgleich mit anderen Behörden (Arbeitsamt, Zollverwaltung) Seite 5

6 Probleme in der Praxis: 'alte' Datenträger Für 'alte' Datenträger sind oftmals keine Lesegeräte mehr verfügbar. Sind die Lesegeräte noch vorhanden fehlen Treiber oder die Datenträger selbst sind nicht mehr lesbar Seite 6

7 Probleme in der Praxis: Betriebssysteme Auf modernen Betriebssystemen (Windows XP) lassen sich alte Programme oft nicht mehr installieren Seite 7

8 Probleme in der Praxis Verfügbarkeit alter EDV-Programme über 10 Jahre nicht gewährleistet. Lesbarkeit alter Datenträger nicht sichergestellt. Datensicherheit von Speichermedien über 10 Jahre nicht sichergestellt. Einbeziehung elektronischer Kassen, Lagerdaten und Zeiterfassungssysteme in die Datenbereitstellung oft nicht vorgesehen. Seite 8

9 ASCII File System unabhängig Seite 9

10 Systemunabhängige Sicherung Export der Daten in Software- und Betriebssystemunabhängige Formate -> Systemunabhängige Sicherung Die Sicherung muss alle relevanten Daten erfassen. Bei der Sicherung muss möglicher Datenverlust durch defekte Datenträger berücksichtigt werden Regelmäßige Prüfung der gesicherten Daten 'Umsicherung' bestehender Daten. Seite 10

11 Systemunabhängige Sicherung Die Sicherung muss so erfolgen, dass die Lesbarkeit der Daten unabhängig vom Betriebssystem dauerhaft gewährleistet ist. Die Sicherung muss revisionssicher, also unveränderlich sein. Die Sicherung auf CD/DVD -mit ISO-Norm- entspricht dieser Vorgabe nach aktueller Rechtsauffassung. Seite 11

12 Zusammenfassung Archiviert werden keine zusätzlichen Daten, sondern die Unterlagen, die bereits elektronisch vorliegen Lösungen jetzt suchen Jährliche Datenarchivierung Seite 12

13 Internetlinks Forum zum Thema Zusammenfassung der Anforderungen an Unternehmen Artikelsammlung zum Thema Download von IDEA (Kostenlose Freewareversion) Seite 13

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Donaustauf Fax: / Fon: / Pruna Systems - Beratung - Umsetzung - Vertrieb Internet, EDV, Design Für Fragen stehen wir im Anschluss an den Vortrag oder nach Terminvereinbarung gerne zur Verfügung Seite 14

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