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1 Büchter Systemservice GmbH Uferstraße Steyerberg Tel.: / Fax: / Mehr Zeit für Freundlichkeit Informationsmappe Hotelverwaltungssoftware

2 Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Softwareprodukten. Hier geht es um Informationen zu unserer Hotelverwaltungssoftware Hotcheck Win. Bereits seit 1998 entwickelte zuerst die At-on Software GmbH und nun die Büchter Systemservice GmbH die Produkte Hotcheck Win, Maxikass Win und Maxikass Mobile. Softwarelösungen, die sowohl einfach in der Bedienung als auch flexibel in der Anwendung sind. Wir legen bei unseren Produkten großen Wert auf eine einfache Handhabung und leichte Erlernbarkeit. Wir betreuen unsere Kunden bereits seit vielen Jahren deutschlandweit vor Ort oder auch online. Dabei haben wir für jeden Kundenwunsch ein offenes Ohr. Lassen Sie sich von einem System überzeugen, das durch verschiedene Versionen und Module genau auf Sie zugeschnitten ist. Informationsmaterial oder unsere Demo-Version laden Sie sich kostenlos und unverbindlich von unserer Homepage herunter. Gerne führen wir Ihnen die Software online über das Internet vor. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. Unsere Vertriebshotline steht Ihnen unter der Rufnummer / zur Verfügung. Herzlichst Ihr Claus Büchter

3 Hotcheck Win Hotcheck Win bietet eine Vielzahl an Funktionen, zusätzlichen Modulen und Schnittstellen. Arbeiten Sie mit einem System, das benutzerfreundlich, intuitiv und flexibel ist. Einige Vorteile von Hotcheck Win auf einen Blick... interaktiver Zimmerspiegel aussagefähige Listen und Statistiken Gesetzesänderungen sind durch entsprechende Updates leicht zu integrieren netzwerkfähig Listen- und Vorlagengenerator Versand von Bestätigungen auch per Mail lauffähig auf allen aktuellen Windows Betriebssystemen Gästeverwaltung mit Marketingfunktionen für Mailings Der Zimmerspiegel Farben und andere Einstellungen ändern Leistungen einfach für Firmen und Gäste umbuchen und berechnen

4 Der Zimmerspiegel Der Zimmerspiegel in Hotcheck Win ist nicht nur ein Übersichtsplan. Es ist hier möglich direkt Zimmer zu reservieren, Zimmerumzüge zu planen und vieles mehr. Einige Merkmale des Zimmerspiegels... Anzeige der Zimmer und Wochen einstellbar dynamische Monatsleiste Zimmeranzeige sauber <> schmutzig übersichtliche Gastanzeige mit Information der Personenanzahl Symbole für verschiedene Hinweise (z.b. abgereist, Rechnung noch nicht bearbeitet, Gastinformation, Geburtstag) Symbole für die Ausstattungsmerkmale der Zimmer Feiertags-, Wochenende- und Ereignisanzeige (z.b. für Messen) direkte Reservierungsmöglichkeit über den Zimmerspiegel zusätzliches Informationsfenster für Gastdaten

5 Zimmerspiegel - gut zu wissen Hotcheck ermöglicht die direkte Bearbeitung von Gastdaten im Zimmerspiegel. Hier eine kleine Übersicht über die Möglichkeiten. Zimmer umziehen auch tageweise möglich. Zimmer doppelt belegen. Reservierungen auf ein bestimmtes Zimmer verankern. Reservierungen mit Option sind an der Farbe erkennbar.

6 Reservierungen Reservierungen anlegen sollte ein Hotelverwaltungsprogramm können, den Unterschied macht die Flexibilität! Legen Sie mit Hotcheck Win Reservierungen an, Sie haben eine Vielzahl von Eingabe und Abfragemöglichkeiten. Hier die wichtigsten Punkte: beliebige Anzahl von Gästen zu einer Reservierung Gast-, Besteller- und Reservierungsstatus eingeben automatische Zuordnung Postleitzahl - Ort Rahmenabkommen direkt eingeben Depositzahlungen automatische Berechnung des Preises anhand verschiedenster Werte (z.b. Kategorie, Personenanzahl, Saison) manuelle Preiseingabe Bemerkungen für jeden Gast und zur Reservierung mit Wiedervorlage direkter Zugriff aus der Reservierung auf die Gaststammdaten Option für die Reservierung Kontaktperson des Bestellers direkt eingeben oder vorhandene aus den Stammdaten laden Zimmer automatisch vergeben letztes oder bevorzugtes Zimmer anzeigen lassen abweichende Ankunftszeiten direkt hinterlegen Zahlung Besteller oder Gast direkt voreinstellen Buchungen für jeden Tag einzeln anpassbar (Preis, Personenanzahl, mit oder ohne Frühstück) Zusatzleistungen vorab eintragen Reservierungsbestätigungen für den Besteller, den Gast oder alle Gäste direkt drucken Reservierungsbestätigung mailen, inkl. der AGB Ihres Hauses Meldeschein für jeden Gast direkt aus der Reservierung drucken direktes Einchecken von Walk-In bequeme Gastsuche hinterlegen, wie die Reservierung angenommen wurde (Fax, Mail, etc.)

7 Preisgestaltung "Ja, wir haben ein Doppelzimmer für Familie Peter Müller am Samstag, den für 3 Tage, 2 Erwachsene und ein Kind." Nur.. Was kostet es??? Also: ein Doppelzimmer am Samstag ist günstiger, am ist aber Messe und bei 3 Tagen reduzieren wir den Preis. Jetzt müssen Sie rechnen... oder einfach Hotcheck Win mit allen diesen Funktionen nutzen. Der Preis kann beeinflusst werden durch... Rahmenabkommen / Firmenraten Wochenendpreise Saisonpreise Ereignisse (Messen, Feste, Feiertage) Aufenthaltsdauer Personentypen z.b. 2 Erwachsene + 1 Kind oder 1 Erwachsener + 2 Kinder Suchen und finden Wer suchet, der findet! Bei Hotcheck Win können Sie komfortabel nach Reservierungen, Gästen, Rechnungen usw. suchen.

8 Gastverwaltung Das Wertvollste ist die Gastadresse. Durch Sie gewinnen Sie Kunden, können gezielt werben. Hotcheck Win unterstützt Sie dabei. Die Gastverwaltung bietet Ihnen neben der reinen Gasterfassung noch viele zusätzliche interessante Möglichkeiten. Hier ein paar Stichpunkte: Kontakte zu den Adressen (bei Firmen Ansprechpartner) Gastselektion (beliebige Kriterien) Rahmenabkommen können für Firmen hinterlegt werden Geburtstage können eingegeben werden (mit Listen) bei Gästen können direkt die Firmen zugewiesen werden das bevorzugte Zimmer kann direkt eingegeben werden Eingabe der Kundennummer und Abgleichmöglichkeit Fibu Bemerkungen zum Gast können direkt gespeichert werden Mitarbeiterverwaltung Wer darf was? Sie entscheiden! Jeder Mitarbeiter verfügt über ein Passwort oder eine Anmeldekarte, die es ermöglichen, sich am System anzumelden. Die Rechte, die dieser Benutzer hat, können Sie anhand von "Gruppen" anlegen. So ist es möglich, dass jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf die Funktionen hat, die er wirklich braucht. In Verbindung mit dem Modul Zeiterfassung können Sie hier auch Arbeitsbereiche, Stammdaten, Stundenlohn, etc. hinterlegen. Im Arbeitsprotokoll schließlich werden Ihnen alle wichtigen Vorgänge zu Reservierungen und Mitarbeitern angezeigt.

9 Module Hotcheck Win kann mit Zusatzmodulen und Schnittstellen erweitert werden. Je nach Version (Lite, Easy, Pro) ist ein Teil der Module bereits im Paket enthalten. Hier ein Überblick: Gutscheinverwaltung Gutscheine per Hand ausgeben und in einem Buch vermerken??? Das muss nicht sein! Wir bieten mit dem Modul "Gutscheinverwaltung" die einfache und zuverlässige Verwaltung Ihrer Gutscheine an. Diese können automatisch mit eigenen Vorlagen, die Sie selbst anpassen, ausgedruckt werden. Wenn ein Gutschein nicht komplett aufgebraucht wurde, ist es auch möglich Folgegutscheine über die Restsumme zu erstellen. Eine ausführliche Liste liefert selbstverständlich alle Daten, die Sie für Ihre Verwaltung benötigen. Offene Posten Verwaltung Viele Rechnungen an Firmen werden als Debitorenrechnung erstellt und zugesendet. Den Überblick zu behalten, wird da oft schwierig. Mit diesem Zusatzmodul können Sie debitorische Rechnungen nachvollziehen und die Zahlungseingänge verbuchen. Für die noch nicht angewiesenen Rechnungen steht ein komfortables, mehrstufiges Mahnwesen zur Verfügung. Zeiterfassung Sie möchten die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen? Mit dem Modul Zeiterfassung ist dies einfach möglich. Der Mitarbeiter gibt entweder sein Passwort ein oder benutzt eine Magnetkarte zur Anmeldung. Aufschlussreiche Listen geben den Überblick über die Arbeitsstunden des Mitarbeiters oder der gesamten Belegschaft. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Stundenlohn des Mitarbeiters im System zu hinterlegen. Zimmerbuchung Maxikass Win "Bitte aufs Zimmer schreiben." Sie haben ein Hotel-Restaurant und kennen diesen Satz! Vielerorts wird dann ein Beleg gedruckt, der an der Kasse auf das Zimmer gebucht und anschließend an der Rezeption hinterlegt wird. Bei Abreise des Gastes sollten diese Belege dann mit abgerechnet werden. Leider kann es schon einmal vorkommen, dass ein Beleg übersehen wird. Die Bewirtung war umsonst! Bei Maxikass Win, unserem Kassensystem, kann das nicht passieren. Mit unserer Hotelsoftware Hotcheck Win, können diese Posten einfach und direkt von der Restaurantkasse Maxikass Win auf das Gastzimmer gebucht werden. Es werden von der Kasse zwei Belege erstellt: einer für den Kellner zur Abrechnung, einer für den Gast als Beleg. Sofort stehen diese Posten in der Hotelverwaltung zur Verfügung. Ein Anheften von weiteren Belegen an die Hotel-Rechnung entfällt. Selbstverständlich kann an der Rezeption auch eine separate Rechnung nur für den Verzehr erstellt werden. Flexibel und einfach, so sollte es sein!

10 Weitere Module und Schnittstellen Fortsetzung unseres Überblicks... Finanzbuchhaltung Alle Ausgangsrechnungen auf elektronischem Weg zum Steuerberater? Alle Ausgangsrechnungen in Ihr Buchhaltungsprogramm? Mit der Finanzbuchhaltungsschnittstelle sind Sie auf der sicheren Seite. Keine lange Suche nach Tippfehler oder Zahlendrehern. Die Daten stehen in einem von der DATEV zertifizierten Format zur Verfügung. Das spart Zeit! Telefonanlagen Um eine einfache Abrechnung der Telefongebühren zu ermöglichen, kann die Telefonanlage an Hotcheck Win angebunden werden. Die Gebühren werden dann automatisch zum PC gesendet und da direkt auf das richtige Zimmer gebucht. Zusätzlich kann zu der Rechnung automatisch der Verbindungsnachweis gedruckt werden. Für den Gast sind die Daten transparent. Nachfragen können so reduziert werden. Es ist auch möglich, die Telefongebühren von einem Fax, das Sie für den Kunden versendet haben, bequem auf das Zimmer umzubuchen. Ist kein Gast auf dem Zimmer eingecheckt und wird trotzdem von diesem Zimmertelefon telefoniert, erscheint an allen Arbeitsplätzen auf denen Hotcheck Win läuft, eine entsprechende Warnmeldung. Des Weiteren können bestimmte Telefonanlagen auch gesteuert werden. Hier ist es dann möglich, die Telefonapparate auf den Zimmern, beliebig für Amtsgespräche freizugeben oder zu sperren. (Nicht alle Telefonanlagen unterstützen diesen Service. Bitte prüfen Sie vorab die möglichen Schnittstellen Ihrer Telefonanlage oder kontaktieren Sie uns.) Elektronische Schließanlage Haben Sie noch alle Schlüssel für Ihr Haus? Wieder einer weg? Der Austausch einer handelsüblichen Schließanlage ist kostspielig. Immer wieder kommt es aber doch vor, dass ein Gast den Schlüssel verliert oder er gestohlen wird. Der Finder hat nun automatisch Zutritt zu Ihrem Haus. Eine schnelle Lösung ist hier ausgeschlossen. Mit einer elektronischen Schließanlage geht manches einfacher! Eine verlorene oder gestohlene Karte wird einfach im System gesperrt. Der Gast erhält sofort eine neue Karte. Gleichzeitig ist die Karte auch nur für den Geltungszeitraum freigeschaltet. Danach ist ein Zutritt ausgeschlossen. Wir unterstützen mehrere Hersteller von elektronischen Schließanlagen. Sicher findet sich dabei auch eine Lösung für Ihr Unternehmen. Sprechen Sie uns an. Onlineportale Steuern Sie Ihre Portale automatisch Mit der Schnittstelle zu Cultuzz bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Buchungen über Onlinereservierungssysteme automatisch in Hotcheck Win zu übernehmen. Gleichzeitig wird die Anzahl der freien Zimmer bei jeder Reservierung aktualisiert. Es ist auch möglich über Cultuzz eine Verbindung zur eigenen Homepage einzurichten.

11 Formulargenerator Sie wünschen individuelle Reservierungsbestätigungen und Angebotsformulare? Sie möchten für Messen oder andere Ereignisse separate Bestätigungen drucken? Hotcheck Win verfügt über einen Formular- und Listengenerator. Selbstverständlich liefern wir Standardvorlagen mit aus. Alle Rechnungen und Formulare können Ihren Wünschen entsprechend angepasst werden.

12 Hotcheck Win ist in drei verschiedenen Versionen erhältlich. Eine kurze Übersicht über den Umfang sehen Sie hier. Eine ausführliche Beschreibung laden Sie bitte unter im Informationsbereich herunter.

13 Sie möchten uns kontaktieren? So erreichen Sie uns per Mail, Fax, oder Telefon allgemeine Kundenhotline / Faxanschluss / allgemeine Anfragen per Mail Vertriebsanfragen Technische Supportanfragen

14 Für Ihre Notizen

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