Qualitätspreis Gleisbau 2015

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1 Qualitätspreis Gleisbau ) Träger des Vorschlages Fremdvorschlag Eigenvorschlag Vorschlagender: RAILING. GmbH Referenzperson (bei Eigenvorschlag): Den Vorschlag vor der Jury präsentieren wird Steffen Vonau 2) Maßnahme/Vorhaben/Projekt Bezeichnung: RailApp Ort: Würzburg Zeitpunkt/-raum: Entwicklung Beteiligte (einschl. Kennzeichnung der Auszuzeichnenden): Achim Scherer (Auszuzeichnender) Steffen Vonau (Auszuzeichnender) Robert Vorschneider Anhänge: RAILING Handbuch App.pdf C:\Users\steffen.vonau\Desktop\Qualitätspreis Gleisbau 2015.docx

2 Beschreibung der Leistung a) Allgemeine Beschreibung Gegenstand der Leistung ist eine eigens entwickelte APP für Smartphones. Wir haben uns im August 2013 dazu entschlossen, eine eigene Handy-App zu entwickeln. Diese soll neben der Zeiterfassung mit Reisekostenabrechnung und Monatsstundenerfassung auch die Möglichkeiten bieten, Bautagesberichte und Leistungsberichte zu erstellen. Die Daten können hierzu bereits in der Buchhaltung vorbereitet werden und nach Abschluss der Maßnahme dort auch ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Unsere Intension war, die Resultate aus der RailApp so darzustellen, dass Sie speziell auf die Branche Bauüberwachung im Bereich der Deutschen Bahn zugeschnitten sind. Hier gibt es besondere Anforderungen an Bautagesberichte, Fotodokumentation und auch sehr variable Arbeitszeiten. Schnittstelle ist der zentrale, firmeneigene Server, wo alle erfassten Daten gespeichert werden. Der Zugriff erfolgt über Smartphone via VPN-Zugang. Alternativ kann eine Eingabe auch über Tablet und PC unabhängig voneinander erfolgen. Die Daten werden zusammengeführt und synchronisiert. Neben der Zeiterfassung können die Benutzer der App auch Bautagesberichte direkt auf der Baustelle erstellen. Alle Daten sind einfach in das Handy einzugeben. Standarteingabefelder werden vorgeschlagen und können per Auswahlmenü leicht ausgewählt werden. Optional können zudem Handybilder aufgenommen oder eingefügt werden um die Dokumentation zu erleichtern und abzurunden. Somit kann dieses Verfahren auch als Farbbilddokumentation verwendet werden. Der Bautagesbericht liegt anschließend als PDF-Datei vor und kann gedruckt oder direkt versendet werden. Im Abschluss der projektspezifischen Daten, verbindet die RailApp die erfassten Stunden der einzelnen Mitarbeiter mit der Erstellung eines Leistungsberichts (Stundenzettels). Hier lassen sich Leistungsberichte projekt- und zeitspezifisch erstellen und man kann so alle auf das Projekt gebuchten Stunden zusammenfassen und überblicken. Die Rechnungslegung erfolgt nicht in der App, sondern mit firmenspezifischer Buchhaltungssoftware. C:\Users\steffen.vonau\Desktop\Qualitätspreis Gleisbau 2015.docx

3 b) Hinweise/ Angaben, weshalb die Leistung besonders herausragt und damit preiswürdig ist. Das Ingenieurbüro RAILING. beabsichtigte bereits vor über zwei Jahren ein Tool zur Zeiterfassung und Abrechnung einzuführen, das jeder Mitarbeiter auf der Baustelle einfach und schnell handhaben kann. Ziel ist es die Daten bei der Eingabe bereits digital zu erfassen um die weitere Bearbeitung zu vereinfachen. Die Eingabemöglichkeit muss schnell greifbar sein und einfach zu bedienen. Es ist daher naheliegend die Daten über eine Smartphone-APP einzugeben. Ein Smartphone gehört bei uns für jeden Mitarbeiter zu Ausstattung und bietet somit die Eingabemöglichkeit ohne Anschaffung weiterer Hardware. Das Smartphone ist stets betriebsbereit und fast immer dabei, somit schnell griffbereit. Wir haben zunächst die unzähligen auf dem Markt verfügbaren kostenlosen und kostenpflichtigen Apps getestet, mussten jedoch schnell feststellen, dass keine unsere Anforderungen bzw. die Anforderungen des Auftraggebers erfüllt. Die gängigen Softwarelösungen waren entweder zu umfangreich oder zu einfach. Wir hätten bei allen getesteten Programmen stets Anpassungen und Ergänzungen vornehmen lassen müssen, die teilweise sehr aufwändig gewesen wären. Wir haben uns daher zu einer eigenen Lösung entschieden. Wir nennen Sie RailApp. Die Nutzung der RailApp ist seit verbindlich bei uns eingeführt worden. Seit ist die Umstellung auch bis in die Buchhaltung vollständig erfolgt. Das System ist derzeit soweit implementiert, dass es von allen benutzt wird. Im Alltag hat es sich bewährt und die anfallenden Fehler sind weitgehend nachgebessert. Die Kombination der vorhandenen Tools - Zeiterfassung mit Verpflegungsmehraufwandberechnung (auch mit Nachtarbeiten und ähnlichen Besonderheiten unseres Tätigkeitsfeldes) - Bautagesberichte (abgestimmt auf formale Anforderungen und Gleisbauspezifischen Vorgaben) - Leistungsberichte (= Stundenzettel, ebenfalls abgestimmt auf formale Anforderungen unseres Hauptauftraggebers DBAG) Werden größtenteils aus den einmal eingegebenen Daten generiert. So wird die Effektivität gesteigert und der Nutzen ist für jeden User spürbar. Dies trägt wesentlich zu der Akzeptanz der App bei. C:\Users\steffen.vonau\Desktop\Qualitätspreis Gleisbau 2015.docx

4 Über die Benutzerverwaltung lassen sich verschiedene Rechte der User steuern, so dass z. B. Filter in Projekten gesetzt werden o. ä. Die Bautagesberichte dienen als Sofort-Feedback von Baustellen. Mit der ersten Fensteransicht sieht der Admin sofort die letzten eingegebenen Bautagesberichte aller Projekte. Diese dient vor allem für ein schnelles Feedback bei Sperrpausenarbeiten. So kann z. B. am Montagmorgen der erste Eindruck über die abgeschlossenen Arbeiten der letzten Nacht eingesehen werden. Im zweiten Schritt lassen sich natürlich auch die Bautagesberichte in projektspezifische Ansichten darstellen, ausdrucken oder als PDF abspeichern. Derzeitiger Bearbeitungsstand und Ausblick: Aktuell läuft die RailApp nur über Android-System. Die Aktualisierung auf die Version 5.0 (Lollipop) ist abgeschlossen. Die Benutzung auf Apple-Systemen ist derzeit nur eingeschränkt möglich, (ohne die Möglichkeit Bilder in den Bautagesbericht einzufügen). Sie ist im Appstore nicht verfügbar. Wir sind mit diversen Auftraggebern in Gesprächen, um uns für die Akzeptanz der Bautagesberichte einzusetzen. Bisher ist es uns in allen Fällen erlaubt, die Berichte zu verwenden. C:\Users\steffen.vonau\Desktop\Qualitätspreis Gleisbau 2015.docx

5 Zusätzliche Angaben bei Einreichung einer wissenschaftlichen Arbeit (Dissertation, Diplomarbeit) a) Bewertung / Benotung b) Hinweise/Angaben, weshalb die Arbeit aus wissenschaftlicher Sicht besonders herausragt und damit preiswürdig ist. Würzburg, (Datum, Unterschrift) C:\Users\steffen.vonau\Desktop\Qualitätspreis Gleisbau 2015.docx

6 Kitzinger Str Würzburg RAILING App Handbuch 1

7 Inhaltsverzeichnis 1. Aufbau der App Zeiterfassung Zeiteingabe Eingabe der Arbeitszeit: Eingabe der Funktion Eingabe des Equipments Eingabe Pause Zeiten Monatsübersicht (persönlicher Stundenzettel) Bautagesbericht Aufbau des Bautagesberichts Erstellen eines Bautagesberichts Beispielbautagesbericht Leistungsbericht Erstellen eines Leistungsberichts Bearbeiten eines Leistungsberichts Beispielleistungsbericht

8 1. Aufbau der App Die hauseigene App der Firma RAILING soll neben der projektbezogenen Zeiterfassung mit Reisekostenabrechnung und Monatsstundenerfassung auch die Möglichkeit bieten Bautagesbericht und Leistungsberichte zu erstellen. Die Daten können hierzu bereits in der Buchhaltung vorbereitet werden und nach Abschluss der Maßnahme dort auch ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Die App verbindet somit die projektbezogene Stundenbuchung des einzelnen Mitarbeiters mit der Erstellung der Leistungsberichte für den Auftraggeber. 3

9 2. Zeiterfassung 2.1 Zeiteingabe Zeiterfassung - Übersicht der Zeiterfassung zeigt unter Statistik die Monatsübersicht des aktuellen und des vorangegangen Monats - Über den Menüpunkt Archiv lassen sich alle vorhergegangen Monate betrachten und bietet so eine perfekte Übersicht aller Monate - darunter werden die letzten Einträge aufgelistet Eingabe - Durch Klicken auf die Zeiterfassung (1) gelangt man in die hier abgebildete Übersicht - Durch Klicken des Symbols + (2) kann ein neuer Eintrag erstellt werden (2) (1) 4

10 In der obersten Zeile ist nun das eben ausgewählte Projekt hinterlegt, auf welches jetzt die Stunden gebucht werden. Die Zeiterfassung auf der Baustelle besteht immer aus diesen 4 Einträgen: Anfahrt, Arbeit, Pause und Rückfahrt Die Eingabe wird automatisch in dieser Reihenfolge abgefragt und durchgeführt. Jede Eingabe muss mit einem Klick auf den Speichern-Button bestätigt werden. Die Uhrzeit der nächsten Eingabe erhält automatisch einen chronologischen Zeitvorschlag zur Gewährleistung einer komfortablen Eingabe. 5

11 Nach Speicherung erfolgt die Abfrage, ob man zurück möchte oder mit der Zeiterfassung fortfahren möchte durch ein Klick auf die Plus -Taste würde automatisch mit der nächsten Eingabe fortgefahren werden: Anfahrt, Arbeit, Pause und Rückfahrt 6

12 2.2 Eingabe der Arbeitszeit: 1. Funktion hinzufügen (BÜB, 4.2, SÜ usw.) 2. Equipment hinzufügen (GSMR-Handy, Spurmaß usw.) Tätigkeit: aussagekräftiger Eintrag was gemacht wurde, dies erscheint auch im Leistungsbericht für den AG, deshalb bitte nachvollziehbare Tätigkeiten eintragen! 3. Beginn und Ende der Schicht, Eingabe bitte Deckungsgleich mit Bestellung bzw. Vertragskonform (in Std. o. Schichten) (Abstimmung mit internem Projektleiter) 7

13 2.3 Eingabe der Funktion Eingabe der Funktion: Bei der Zeiterfassung kann eine Funktion mit eingetragen werden, hierbei ist auch eine Mehrfachauswahl möglich. Sollte eine Funktion nicht in der Auflistung zu finden sein, kann diese als Alternativer Text eingegeben werden. Die Funktionen können vom Admin der App beliebig festgelegt und geändert werden. Die eingetragene Funktion erscheint auch später auf dem Leistungsbericht. 8

14 2.4 Eingabe des Equipments Eingabe des Equipments: An dieser Stelle können Ausrüstungen wie GSMR-Handy oder Spurmaß eingetragen werden. Sollte ein Ausrüstungsgegenstand nicht in der Liste sein kann dieses ebenfalls über den Alternative Text eingetragen werden. Die Einträge werden ebenfalls vom Admin festgelegt und können jederzeit geändert werden. Das eingetragene Equipment taucht ebenfalls im Leistungsbericht auf. 9

15 2.5 Eingabe Pause Zeiten Eingabe der Pausenzeit: 1. Pausenzeiten bitte auf die Arbeitszeit buchen z.b. Arbeiten 08:00 16:30, dann die Pause 12:00 12:30, Pausenzeiten werden von der Arbeitszeit automatisch abgezogen 2. Bei der Eingabe der Pausenzeit bitte an die gesetzlichen Regelungen des 4 des Arbeitsschutzgesetzes halten: 1. ab 6 Std 30 Minuten 2. ab 9 Std 45 Minuten 3. ab 10 Std 60 Minuten Die Pausenzeiten werden von der Gesamtarbeitszeit, welche eingegeben wird abgezogen! 10

16 Eingabe der Rückfahrt: Die Zeiterfassung endet mit der Eingabe der Rückfahrt, hier bitte Abfahrtszeit und Ankunftszeit eintragen. 11

17 Eingabe von Urlaub/Krank: Hierfür einfach bei der Zeiterfassung oben auf das dafür vorgesehene Symbol klicken und dann die Tage eingeben. Feiertage werden automatisch berücksichtigt und die Eingabe über Wochenende hinweg funktioniert ebenfalls. 12

18 2.6 Monatsübersicht (persönlicher Stundenzettel) Die App erstellt automatisch aus den gebuchten Stunden einen persönlichen Stundenzettel und fasst alle Buchung Monatsweise in einer Übersicht zusammen. Diese Übersicht enthält alle Arbeits-, Urlaubs- und Krankheitstage. 13

19 3. Bautagesbericht 3.1 Aufbau des Bautagesberichts Aufbau des Bautageberichts 1. Auswahl des Projektes bzw. der Baustelle für welche ein Bautagesbericht erstellt werden soll Auswahl analog wie bei der Zeiterfassung. Durch klicken auf den Projektnamen erscheint die Auflistung der Projekte. 2. Durch Klicken des Symbols + wird ein neuer Bautagesbericht erstellt. 14

20 3.2 Erstellen eines Bautagesberichts Erstellung eines Bautageberichts Teil 1 1. Eingabe des Schichtbeginn und ende 2. Kurzbeschreibung: kurze aussagekräftige Notiz was gemacht wurde (Pflichteingabe) 3. Besonderheiten: gab es Störungen oder sonstige Besonderheiten (Pflichteingabe) 4. Wetter und Temperatur auswählen Die Detaileingabe zum Bautagesbericht kann erst erfolgen, wenn die erste Eingabe gespeichert wurde. D.h. alle weiteren Einträge folgen im nächsten Schritt. 15

21 Erstellung eines Bautageberichts Teil 2 Durch erneutes anklicken des eben gespeicherten Bautagesberichts können nun weitere Daten eingegeben werden. Maschinen: Welche Maschinen waren im Einsatz? (Mehrfachauswahl möglich) Personal: Wer war auf der Baustelle tätig? Baufirma, Sicherungspersonal usw. (Mehrfachauswahl möglich) Arbeiten: An dieser Stelle bitte eine möglich detailreiche Abfolge der durchgeführten Arbeiten mit Angabe von Uhrzeiten. 16

22 Erstellung eines Bautageberichts Teil 3 Hinzufügen von Bildern derzeit nur in der Android Version möglich. Beschreibungen können beim Bilderupload angegeben werden und erscheinen unterhalb des Bildes als Bildtitel. Der Nutzer hat die Wahl, ob das Bild direkt mit der Kamera aufgenommen werden soll oder aus dem Handyspeicher, sprich Galerie/Alben genommen werden soll. 17

23 Drucken eines Bautageberichts (nur Browser Version) Hier kann durch ein Klick in der rechten oberen Ecke auf das Drucker -Symbol der druckfertige Bautagesbericht erstellt werden. Dieser kann dann auf Papier gedruckt oder als PDF gespeichert werden. 18

24 3.3 Beispielbautagesbericht 19

25 4. Leistungsbericht 4.1 Erstellen eines Leistungsberichts Die App kann Leistungsberichte basierend auf die in der Zeiterfassungen eingetragen Stunden erstellen. Die Erstellung eines Leistungsberichts läuft dabei analog wie die Erstellung eines Bautagesberichtes ab. 1. Auswahl des Projektes 2. Durch klicken des Symbols + wird ein Leistungsbericht erstellt. 20

26 Bei der Erstellung des Leistungsberichts wird der gewünschte Zeitraum abgefragt. Nachdem der Zeitraum festgelegt wurde und eine Kurzbeschreibung, sowie Besonderheiten eingetragen wurden erstellt die App automatisch eine Leistungsübersicht über alle in dem gewählten Zeitraum gebuchten Stunden für dieses Projekt. 21

27 4.2 Bearbeiten eines Leistungsberichts Der eben erstellte Leistungsbericht taucht nun in der Übersicht auf. Die App erstellt dabei automatisch pro 10 Einträge eine extra Seite und nummeriert diese automatisch mittels laufender Nummer durch. Durch ein Klick auf den eben erstellten Leistungsbericht gelangt man in den Bearbeitungsmodus. 22

28 Bearbeitung der Arbeiten Es können nachträglich von zugelassenen Personen Änderungen am Leistungsbericht vorgenommen werden. Bsp.: Sollte ein Mitarbeiter vergessen haben Funktion oder Equipment einzutragen, können diese hier nachgetragen werden. Hinweis: Für diese Bearbeitung sind besondere Rechte erforderlich, welche vom Admin zugewiesen werden können. 23

29 4.3 Beispielleistungsbericht 24