Data Loss Prevention: Sicherheit ist nicht gleich Sicherheit

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1 Data Loss Prevention: Sicherheit ist nicht gleich Sicherheit Eine globale Sicherheitsstudie beauftragt von IronPort s Mutterkonzern Cisco beleuchtete kürzlich eines der größten Risiken für Unternehmen weltweit: Den unberechtigten Zugriff auf sensible Daten sowie deren Verlust. Die Untersuchung zeigt, dass das Thema nicht nur im Hinblick auf die aktuellen Datenschutzskandale immer mehr an Bedeutung gewinnt. Um dieser Herausforderung zu begegnen, bedarf es übergreifender Lösungen wie dem Cisco Self Defending Network, die neben der Endpoint Security auch Schutz für Netzwerk, Anwendungen und Inhalte bieten. Wie schnell passiert es, dass in der Hektik des Arbeitsalltags eine E- Mail an den falschen Empfänger geschickt wird. Doch nicht immer lässt sich der Schaden ebenso schnell beheben, wie er entstanden ist. Ein brisantes Beispiel: Ein Mitarbeiter eines börsennotierten Unternehmens sendete versehentlich kursrelevante Kennzahlen statt an den internen Kollegen an die Redaktion eines Wirtschaftsmagazins. Der Empfänger geriet durch die automatische Adressergänzung des Mailprogramms in die Adresszeile, was der Anwender in der Eile nicht bemerkt hatte. Als das Missgeschick entdeckt wurde, waren die Zahlen bereits im Internet veröffentlicht. Auch wenn die Folgen nicht immer so dramatisch sein müssen Data-Loss-Prevention-Lösungen werden immer wichtiger. Denn die Entwicklung geht mehr und mehr weg von zentralen Büroräumen hin zu Home Offices und mobilen Mitarbeitern. Die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verwischen dabei zusehends. Seite 1 von 7

2 Beschleunigt wird dieser Trend durch die Verbreitung von multifunktionalen Geräten und Applikationen wie Handys, Notebooks und Social-Media-Anwendungen, die sowohl privat als auch geschäftlich genutzt werden. Dies belegen auch die Ergebnisse der eingangs genannten Studie, die das Verhalten der Mitarbeiter und die damit verbundenen Risiken für Unternehmen unter die Lupe nahm. Die zehn weltweit häufigsten Ursachen für Datenverlust sind: 1. Geänderte Sicherheitseinstellungen auf Computern: Einer von fünf Mitarbeitern ändert Sicherheitseinstellungen an seinen Arbeitsgeräten, um die IT-Policy zu umgehen und auf unerlaubte Webseiten zuzugreifen. Am häufigsten war dies in Schwellenländern wie China und Indien zu beobachten. 2. Benutzung von unerlaubten Anwendungen: Sieben von zehn IT-Experten gaben an, dass die Hälfte aller Datenverluste ihres Unternehmens letztlich auf den Zugriff von Mitarbeitern auf unerlaubte Applikationen und Webseiten zurückzuführen ist. 3. Unerlaubter Zugriff auf Netzwerke und Einrichtungen: In den letzten Jahren hatten zwei von fünf IT-Administratoren mit Mitarbeitern zu tun, die unerlaubt auf Teile des Netzwerks oder Einrichtungen zugriffen. Vor allem in China war dies weit verbreitet, dort gaben zwei von drei Verantwortlichen dieses Problem an. 4. Weitergeben von vertraulichen Unternehmensinformationen: Dass Geschäftsgeheimnisse nicht immer geheim sind, bestätigt einer von vier befragten Mitarbeitern, der sensible Informationen mündlich an Freunde, Familie oder andere Seite 2 von 7

3 Außenstehende weitergibt. Als häufigste Gründe wurden angegeben: "Ich brauchte eine Meinung von jemand anderem", "ich musste mal Dampf ablassen" und "ich habe daran nichts Falsches gesehen". 5. Weitergabe unternehmenseigener IT: Vertrauliche Daten sind nicht immer in den Händen der richtigen Leute. Das bestätigt fast die Hälfte (44%) der Befragten, die Arbeitsgeräte wie PCs oder USB-Sticks ohne Aufsicht mit Außenstehenden teilen oder sie weitergeben. 6. Verschmelzen von geschäftlichem und privatem Gebrauch von Kommunikationsmitteln: Etwa zwei von drei Mitarbeitern geben zu, ihre Arbeitscomputer auch privat zu nutzen. Die persönlichen Aktivitäten reichen von Musik- Downloads, Shopping bis hin zum Bloggen und Chatten. 7. Ungeschützte Arbeitsgeräte: Einer von drei Mitarbeitern sperrt seinen Computer nicht oder loggt sich nicht aus, wenn er seinen Arbeitsplatz verlässt. Diese Personen lassen auch Notebooks mitunter über Nacht auf ihrem Schreibtisch teilweise ohne sich auszuloggen und erhöhen somit das Risiko, dass Diebe an geschäftliche und private Daten kommen. 8. Aufheben von Logins und Passwörtern: Einer von fünf Befragten speichert Logins und Passwörter auf seinem Computer oder schreibt sie auf und lässt sie am Schreibtisch oder am PC kleben. In einigen Ländern wie China gaben 28 Prozent der Mitarbeiter an, Passwörter zu ihren Bank- Accounts auf ihren Arbeits-PCs zu speichern. Seite 3 von 7

4 9. Verlust von tragbaren Speichermedien: 22 Prozent des befragten Personals nehmen Unternehmensdaten auf tragbaren Speichergeräten aus dem Büro mit. Dieses Vorgehen erhöht das Risiko, dass die Geräte und damit die Daten verloren oder gestohlen werden. 10. Zulassen von unberechtigtem Betreten: Etwa einer von fünf deutschen Mitarbeitern erlaubt es Firmenfremden, sich unbeaufsichtigt in Büroräumen aufzuhalten der Durchschnitt der gesamten Studie lag bei 13 Prozent. Umgang mit Sicherheitsrichtlinien Um Datenverluste und den unberechtigten Datenzugriff zu vermeiden, sollten Unternehmen ein globales Risikomanagement aufsetzen. Wichtig sind Standards für ein sicheres Vorgehen wie etwa globale Policy-Themen oder lokale, auf die jeweiligen kulturellen Gegebenheiten und Bedrohungslagen zugeschnittene Schulungen. Laut der Studie verfügen drei Viertel der Unternehmen bereits über eigene Sicherheitsrichtlinien. Nachholbedarf haben hier vor allem Japan (39%) sowie Großbritannien (29%). Wichtig ist, dass Mitarbeiter die Hintergründe der Vorschriften verstehen. Denn wenn sie das Gefühl haben, Policies wären unfair oder behinderten sie gar bei ihrer Arbeit, dann verlieren diese Richtlinien ihre Wirkung. So gab insgesamt mehr als die Hälfte der Befragten zu, dass sie sich meistens, aber nicht immer an die Sicherheitsregeln ihres Arbeitgebers hielten. In Deutschland gaben neun Prozent der Befragten an, sich kaum an die Regeln zu halten. Eines der wichtigsten Ergebnisse war die unterschiedliche Sichtweise von Mitarbeitern und IT-Verantwortlichen hinsichtlich der Nichteinhaltung von Policies. Der IT zufolge missachten Seite 4 von 7

5 Angestellte die Richtlinien aus verschiedenen Gründen: vom Nichtverständnis für das Ausmaß von Sicherheitsrisiken bis hin zu purer Gleichgültigkeit. Mitarbeiter hingegen sehen das Problem eher darin, dass die Policies ihrer Meinung nach nicht mit ihren realen Arbeitserfordernissen zusammen passen. In Deutschland gab mehr als die Hälfte der Mitarbeiter an (55%), dass sie Regeln brechen würden um ihre Arbeit zu erledigen auch wenn die Mehrheit der deutschen Angestellten die Policies für fair hält. Die Studie zeigt auch, dass sich die Auswirkungen von Sicherheitsbrüchen nicht auf die Unternehmen selbst beschränken. Ein ernüchterndes Resultat der Befragung: Einer von fünf IT- Verantwortlichen, die Regelverletzungen durch Mitarbeiter bearbeiten, nannten als Folge für solche Vorfälle vor allem verlorene Kundendaten. DLP-Lösung mit Köpfchen Neben adäquaten Richtlinien sind deshalb auch wirksame Sicherheitslösungen gefragt. Besonders wichtig ist die Absicherung an den Außenstellen eines Unternehmens. Eine Möglichkeit, die für die IT-Administratoren mit wenig Aufwand verbunden ist, bieten die Cisco IronPort Security Appliances. Diese verbinden die marktüblichen -Security-Funktionen wie Spam- und Virenfilter mit prozessbasierten Funktionen wie Richtliniendefinition, Inhaltsscans, Verschlüsselung, Quarantäne und Archivierung in einem System. Neben Compliance-Filtern für spezielle Richtlinien wie etwa GLP, SOX oder HIPAA ist die Lösung mit so genannten Smart Identifiers ausgestattet. Per Mausklick können die IT-Verantwortlichen die Filter so konfigurieren, dass sie beispielsweise nach Kreditkartennummern oder Sozialversicherungsnummern suchen. Die Attachment- Seite 5 von 7

6 Scanning-Funktion kann über 300 Dateitypen bearbeiten. Mit dieser DLP-Lösung wäre die im eingangs genannten Beispiel mit den vertraulichen Unternehmenskennzahlen automatisch geblockt oder in Quarantäne gestellt worden. Denn Inhaltsscans können als sensibel eingestufte Informationen erkennen und deren unerlaubte Verbreitung verhindern. BU: Vordefinierte Regeln und Wörterbücher helfen bei der schnellen Umsetzung von Compliance-Richtlinien. (Quelle: IronPort 2007) Eine wichtige Komponente einer DLP-Lösung ist die Möglichkeit der automatischen -Verschlüsselung, um eine sichere Übertragung vertraulicher Daten zu gewährleisten. Mit dieser integrierten Funktion der Lösung, können eingehende und ausgehende s ohne zusätzliche Hardware ver- und entschlüsselt werden. Je nach den eingestellten Richtlinien des Unternehmens kann die Verschlüsselung der ausgehenden Nachrichten automatisch am IronPort Gateway erfolgen. Ob die Einstellungen und die definierten Richtlinien in der Praxis effektiv Seite 6 von 7

7 sind, lässt sich durch umfassende Reportingmöglichkeiten ermitteln, die jederzeit einen Echtzeit-Überblick über Verstöße geben. Das Prinzip des Self-Defending Networks von Cisco geht sogar noch einen Schritt weiter. Es verbindet Endpoint-Security mit dem Schutz von Netzwerk, Inhalten und Anwendungen. So können Unternehmen Bedrohungen schneller erkennen und darauf reagieren. Auch die Unternehmens-Policies lassen sich so konsequent durchsetzen und das, ohne Komplexität oder Kosten zu erhöhen. Zusätzliches Bildmaterial: BU: Die Appliances der IronPort C-Serie vereinen DLP-Schutz mit umfassendem Spam- und Virenschutz (Quelle: IronPort 2007) Befragung deutscher Mitarbeiter: Meinen Sie, die IT-Policies Ihres Unternehmens einzuhalten? 2% 2% 5% 44% 47% Nie Selten Manchmal Meistens Immer BU: In Deutschland gaben neun Prozent der Befragten an, sich kaum an die Regeln zu halten. (Quelle: Cisco DLP Studie aus 2008) (Zeichen: ca ) Seite 7 von 7

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