AUSLAGERUNG VON RUN-OFF-PROZESSEN Sicherheit durch den Prüfungsstandard ISAE 3402

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1 AUSLAGERUNG VON RUN-OFF-PROZESSEN Sicherheit durch den Prüfungsstandard ISAE 3402 Philippe Aeschi Zürich, 28. März Titre de la présentation

2 EINLEITUNG Beauftragen Sie Dienstleistungen und möchten wissen, ob diese Ihren Anforderungen entsprechend durchgeführt werden? Kennen Sie den Zustand des interne Kontrollsystems Ihrer Dienstleistungsunternehmen? Erbringen Sie als Outsourcing-Partner Dienstleistungen für Unternehmen? Möchten Sie Ihren Kunden zeigen, dass Ihre Prozesse kontrolliert ablaufen? Was ist der ISAE 3402? Interessent / Kunde SLA Outsourcing Vertrag Dienstleistungsorg. Jahresbericht Auditor ISAA 3402 Service Auditor Attest über die interne Kontrollstruktur von Dienstleistungsorganisationen Informationsbeschaffung für Kunden von Dienstleistungsunternehmen und deren Abschlussprüfer über interne Richtlinien, Verfahren und Kontrollen, die von Bedeutung für den Jahresabschluss sind Verständnis über Angemessenheit und Wirksamkeit der eingerichteten Kontrollen (Design & Effektivität) Urteil über Wirksamkeit von Kontrollen (keine Übereinstimmungserklärung) 2 Titre de la présentation

3 ZWECK DES ISAE 3402 Wer braucht einen ISAE 3402? Zunehmende Bedeutung von ausgelagerten Prozessen: Typisch ausgelagerte Prozesse: Verantwortlicher Aktuar Zahlungsabwicklung Immobilienverwaltung Personalmanagement SST Reporting Rechnungslegung Data Centers Investment Management Schadenabwicklung Kundenbetreuung Informationstechnologie Fondsverwaltung Dienstleistungsunternehmen bedienen in der Regel nicht nur einen Kunden sondern eine Vielzahl von Kunden. Die Kunden werden von verschiedenen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften geprüft. Konsequenz: für jeden Kunden und jede Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eine Prüfung des dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems beim Dienstleister Zweck des ISAE 3402 Kunden eine unabhängige Beurteilung des internen Kontrollumfeldes zur Verfügung zu stellen Nur bei Auslagerung, nur hinsichtlich Finanzberichterstattung und nur dienstleistungsbezogenes IKS Immer dann, wenn das dienstleistungsbezogenen IKS beim Dienstleister relevant und wesentlich für die Rechnungslegung des Auslagernden ist Ursprünglich: Auditor zu Auditor-Kommunikation Heute: Qualitätsmerkmal 3 Titre de la présentation

4 HERKUNFT SAS 55 SAS 70 SSAE 16 ISAE Prüfer war verpflichtet, eine Einschätzung des IKS beim Dienstleister vorzunehmen - Riesiger Prüfaufwand Eine IKS Prüfung pro Dienstleister - Abstützung auf SAS 70 Report von mehreren Abschlussprüfer 2010 / Aktualisierter Standard - Eher Attest und weniger Prüfstandart - Beinhaltet schriftliche Erklärung der UG-Leitung - Verbesserte Reporting Anforderung Unterschiede U.S. Standard: SSAE 16 (Nachfolger SAS 70) Anwendbarkeit und Verwendung Vorsätzliche Handlung Ereignisse nach Berichtsperiode - Dienstleistungsunternehmen mit Sitz und Tätigkeit in den USA - ausschliesslich durch beabsichtigte Nutzer - Berücksichtigung der Auswirkungen vorsätzlicher Handlungen Internationaler Standard: ISAE 3402 (weltweit einheitlicher Berichtsaufbau) - Alle anderen Unternehmen (ausserhalb USA) - Nur durch Kunden des Dienstleistungsunternehmen und deren Prüfer - Keine Aussagen zu dieser Anforderung - Berücksichtigung - Keine Verpflichtung zur Berücksichtigung Berichterstattung - Schlussfolgerung: Beanstandung aufgrund von stichprobenweisen Kontrolltests - Schlussfolgerung: Beanstandung aufgrund von stichprobenweisen Kontrolltests 4 Titre de la présentation

5 BEDEUTUNG UND VORTEILE DES ISAE 3402 Kundenbedürfnisse Kosteneffizienz Verbesserung der Prozesse - Komplettes und präzises Risikoassessment - Scope wird gemäss Kundenbedürfnis definiert - Der Kunde erhält eine hinreichende Sicherheit über die Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems - Risiko für potenzielle Kunden vermindert sich und Vertrauen wird aufgebaut - Förderung der Reputation und Glaubwürdigkeit des Dienstleistungsunternehmen durch Einsicht in seine Prozesse - Kunden erlangen Verständnis und Infos zu implementieren Kontrollen der Serviceorganisation und vermindern so den Umfang bzgl. zusätzlicher Prüfungsleistungen - Erleichterung des administrativen Aufwands, da der einmalige Besuch von externen Revisoren ausreicht - Effizientes Rahmenkonzept (effizientes Risiko-Kontrollen Verhältnis) - Angemessene Kontroll- Dokumentation - Mehrwert Generierung durch Kosteneffizienz - Die Unternehmensleitung wird in ihrer Verantwortung für das dienstleistungsbezogene IKS stärker in die Pflicht genommen - Kenntnisse über die eigenen Risiken werden erhöht - Hilfreich bezüglich der Identifizierung der für die Geschäftstätigkeit wichtigsten ablaufbasierten Beziehungen - Messung und Beurteilung der Leistungen - Ursachenanalyse bei Service Level Auseinandersetzungen - Adressierung einer breiteren Masse an potenzieller Kunden (kommerzieller Vorteil) - Erhöhte Kundenzufriedenheit - Identifikation möglicher Prozessoptimierungen 5 Titre de la présentation

6 STRUKTUR DES BERICHTS; TYPE 1 & TYPE 2 REPORT Type 1 Report Inhalt des Type 1 Reports: Kundenpräsentation, Definition des Geltungsbereichs des Attests und allfällig wichtige Abgrenzungen, Beschreib der internen Kontrollen und Weisungen, Kontrollbeschreib, Kontrollziele und Kontrollaktivitäten pro definierten Prozess. Bestätigungsvermerk des unabhängigen Prüfers: Eine zuverlässige Darstellung der Kontrollbeschreibe, Kontrollexistenz und deren Angemessenheit. Erreichen der Kontrollziele zu einem gegebenen Datum. Ergänzungen Zusätzliche Informationen können dem Report beigefügt werden (z.b. Business Continuity Plan) Jene Informationen werden nicht geprüft Inhalt des Type 2 Reports: Bestätigungsvermerk beinhaltet zusätzlich: Ergänzungen Type 2 Report Folgende Punkte werden im Type 2 Report zusätzlich aufgeführt. Assessment des IKS und der operationellen Effektivität der Kontrollen Assessment der Einhaltung der Kontrollziele (control design) Abdeckung einer Periode von mind. 6 Monate. Oft wird die Effektivität der Kontrollen über das gesamte Jahr geprüft. Test Resultate Durch eine schriftliche Bestätigung stellt das Management ihre eigene Sichtweise der Wirksamkeit des IKS dar (letter of representation) 6 Titre de la présentation 6

7 STRUKTUR DES BERICHTS 2 Abschnitt 1 Bestätigungsbericht: Prüfbericht eines unabhängigen Abschnitt 2 Management Assertion Letter / schriftliche Bestätigung des Dienstleistungsunternehmen Angemessenheit der Darstellung und Gestaltung der Kontrollen Eignung und Wirksamkeit der Kontrollen Unternehmensleitung muss über eine hinreichend sichere Grundlage für ihre Erklärung verfügen, durch: laufende Überwachung gesonderte Beurteilung (z.b. durch interne Revision oder unabhängiges Risikomanagement) Abschnitt 3 Beschreibung der internen Kontrollen und Kontrollziele (bereitgestellt durch das Dienstleistungsunternehmen) Abschnitt 4 Tests der Eignung und Wirksamkeit sowie Prüfergebnisse (bereitgestellt durch den unabhängigen Prüfer) Abschnitt 5 sonstige Informationen (optional) 7 Titre de la présentation

8 PRÜFUNGSANSATZ Initialplanung Durchführung der Prüfung Kommunikation des Resultat Dienstleistungs -Unternehmen Bestätigung der Erwartungen Preassessment Report Kunde (User Organisations) Einigung über Service levels Letter of Engagement Risiko Assessment Assessment und Empfehlungen Prüfansatz Prüfung der Kontrollen Übergabe der Reports Service Auditor s Report ISAE 3402 Zertifizierung Management Letter ISAE 3402 Scope Definition Identifikation der Geschäftsrisiken Review des bestehenden IKS (u.a. Prozesse, Risiko-Kontrollen Matrix) Vorbereitung der Testfälle (Design & op. Effektiveness) Empfehlungen gemäss Best Practice und ISAE 3402 Test of Design und operating effectiveness gemäss Testfälle Dokumentation der Resultate und Mängel GO / No GO Sign-off des ISAE 3402 Testat 8 Titre de la présentation

9 QUALITÄTSMERKMALE FÜR KONTROLLEN Risiko, Kontrollziele, Kontrollen In die operativen Prozesse integrierte effektive und effiziente Kontrollen, welche das Risiko unter mit Einbezug der strategischen Ziele minimieren. Segregation of duties Control documentation risk-control-matrix control control control control Control implementation Control design risk risk risk risk activity / process 9 Titre de la présentation

10 EVALUATION DER KONTROLLEN Befragung vom Management mit Überwachungsaufgaben Einsicht in Belege über Transaktionen und weitere Dokumentationen Beobachtung der Ausübung spezifischer Tätigkeiten und Kontrollen Nachverfolgung vereinzelter Transaktionen (Walk-through) Test of Design Logische und sinnvolle Reihenfolge von Prozessschritte und zugehörigen Kontrollen? Verantwortung für die Durchführung der Kontrollen eindeutig definiert? Korrekt und sinnvolle Durchführung möglich? Übereinstimmung mit Anforderungen aus Richtlinien und Verfahrensanweisungen? Test of operating Effectiveness Häufigkeit der Durchführung der Kontrolle? Bedeutung der Kontrolle? Stichhaltigkeit des Kontrollbelegs? Management Override? ISAE 3402 Type 2 Report: Prüfung jener Kontrollen, welche die vom Management definierten Kontrollziele abdecken Wirtschaftsprüfer entscheidet, welche Kontrollen geprüft werden müssen Feststellung, ob Prozess- und Kontrolländerungen in der Periode stattgefunden haben Das Ausmass der Prüfung obliegt in der Verantwortung des Wirtschaftsprüfers 10 Titre de la présentation

11 ZUSAMMENFASSUNG ISAE 3402 ADDED VALUE Transparenz Für Dienstleister Transparenz bei den internen Kontrollen, welche den Anforderungen des Transparence Regulators, Wirtschaftsprüfers und auch des internen Revisors genügt, Für auslagernder Kunde Risiko Kultur Verstärkung durch einen strukturierten Culture Risques Prozess und Sensibilisierung, Einsicht in die Risiken der ausgelagerten Aktivitäten Anerkennung und Verwendung von ihren unabhängigen Prüfer Nachweis über Qualität der Kontrollen und Sicherheit des Kontrollumfelds Effektivität des operativen Umfelds und dessen Eignung gemäss Kundenbedürnisse, Ordnungsmässigkeit Verbesserte und weiterreichende Kontrollen und deren interne Evaluierung Conformité Umsetzung von Best Practice Anforderungen Entspricht den Anforderungen und der Verantwortung, welche bei ausgelagerten Prozessen sichergestellt werden muss Optimierung von follow-up Massnahmen Messung von Kontrollverbesserungen / keine schleichende Verschlechterung Optimisation von du suivi Kontrollen, Eine vereinfachte Lesbarkeit durch einen standartisierten und strukturierten Ansatz, Abnahme der operativen Arbeitslast Abnahme der Zahl der Prüfungen durch einen standartisierten Report (reduzierte Anfragen an Management Diminution und operatives de charges opérationnelles Team) Globale Anerkennung und Verwendung Eine komplette Übersicht der ausgelagerten Aktivitäten 11 Titre de la présentation

12 Whatever your plans, we ll embrace the challenge together. Philippe Aeschi M.A. HSG eidg. dipl. Wirtschaftsprüfer Mazars Schweiz GENF Rue du Conseil-Général Genf Tel Fax LAUSANNE Avenue de Gratta-Paille Lausanne Tel Fax FREIBURG Rue Saint-Pierre Freiburg Tel Fax ZÜRICH Mühlebachstrasse Zürich Tel Fax Titre de la présentation

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