GEMEINDEPARLAMENT PRÄSIDIUM

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1 GEMEINDEPARLAMENT PRÄSIDIUM An die Mitglieder des Gemeindeparlamentes und an die Mitglieder des Gemeinderates Sehr geehrte Damen und Herren Gemäss Art. 1 der Geschäftsordnung lade ich Sie zu einer Sitzung des Gemeindeparlamentes ein auf Donnerstag, 12. Februar 2009, 19:00 Uhr, Rathaus Saal Traktanden 1. IT Reorganisation und Auslagerung (Outsourcing) der Informatikinfrastruktur 2. Verschiedenes Die Mitglieder des Gemeindeparlamentes sind eingeladen, mündliche Anfragen gemäss Artikel 38 der Geschäftsordnung bis spätestens am Montag, 9. Februar 2009, bei der Gemeindekanzlei einzureichen. Der Präsident des Gemeindeparlamentes Ernst. R. Anderwert Weinfelden, im Januar 2009 Botschaft Sitzordnung 2009 Mitgliederliste Nächste Sitzungen: 14. Mai Juni 2009, 10. September 2009, 5. November 2009, 3. Dezember 2009, 17. Dezember 2009 I:\Arbeitsordner\Traktanden\Gemeindeparlament\Sitzungen GP 2009\ \ Einladung Sitzung.doc

2 GEMEINDERAT IT Reorganisation und Auslagerung (Outsourcing) der Informatikinfrastruktur Der Gemeinderat an das Gemeindeparlament Sehr geehrter Herr Präsident Sehr geehrte Damen und Herren Im Budget 2009 ist ein vorsorglicher Betrag für ein Outsourcing der Serverinfrastruktur, grosse Teile der Softwarelandschaft, Teilbereiche Clients, mobile Kommunikation, Netzwerk und End-User Support enthalten. Das Budget wurde vom Gemeindeparlament am 4. Dezember 2008 genehmigt. Vorbericht In der Vorbereitungsphase für das Budget wurde seitens des Gemeinderates signalisiert, anstelle der Erneuerung der Inhouse-Informatik-Lösung, Alternativen zu prüfen und einen Antrag vorzulegen. Weil der Verwaltungsrat der Technische Betriebe Weinfelden AG an der Sitzung vom 27. November 2008 dem Antrag einer IT-Trennung von der Gemeinde, sowie einer TBW-eigenen internen Informatiklösung zugestimmt hat, würde sich eine im bisherigen Rahmen praktizierte Inhouselösung bei der Gemeindeverwaltung weiter verteuern (kein partizipierender Partner mehr vorhanden) und ist in der weiteren Lösungsfindung als obsolet zu betrachten. Die Bedürfnisse der Gemeindeverwaltung und der TBW AG unterscheiden sich (wohl noch weiter zunehmend) in wesentlichen Aspekten. Während für die Gemeinden aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Einwohnerkontrolle, Finanzen und Steuern, Wahlen und Abstimmungen, Sicherheitsdienste, etc.) weitgehend strukturierte und beständige Grunddienste bestehen, sind die Anforderungen an die Informatik der TBW AG einem ständigeren Wechsel unterworfen. Neue Services sind schwer zu implementieren, Testimplementationen erfordern einen hohen Aufwand. Dies ist einerseits durch den starken technischen Bedarf eines Energiedienstleisters bedingt. Daneben stehen die unmittelbaren Einflüsse eines liberalisierten Marktes. Die TBW AG beabsichtigt daher tendenziell eine Zusammenarbeit mit anderen Werken. Damit können dann einem Outsourcing ähnliche Synergien erzielt werden, die unabhängige Flexibilität bleibt aber erhalten. Der ausgewiesene Investitionsbedarf der vorhandenen Infrastruktur und die Tatsache der IT-Loslösung durch die TBW AG haben den IT-Ausschuss der Gemeinde (Max Vögeli, Erwin Wagner, Thomas Kratzer, Kurt Mästinger, Valentin Hasler) dazu bewogen, nach einer geeigneten Outsourcing-Variante zu suchen. Dabei sollen folgende Kern-Anforderungen im Minimum erfüllt sein: - Vereinheitlichte, moderne und flexible Informatiksysteme - Erhöhung der Informatik-Qualität - Reduktion der Risiken durch professionellen Informatikbetrieb - Erhöhung des Datenschutzes und der Datensicherheit - Reduktion der Informatikkosten I:\Arbeitsordner\Traktanden\Gemeindeparlament\Sitzungen GP 2009\ \Botschaft IT.doc Seite 1

3 Neben dem Amt für Informatik und der VRSG wurde auch die TBW AG zur Offertstellung eingeladen. Mit Schreiben vom 24. Oktober 2008 teilte die TBW AG mit, dass sie kein Rechenzentrum sei und somit die ausgeschriebenen Anforderungen nicht erfüllen könne. Aufgrund eines detaillierten Pflichtenheftes und eines Anforderungskataloges sind Anfang Oktober 2008 entsprechende Offerten von folgenden Dienstleistungsunternehmen eingegangen: - AfI (Amt für Informatik des Kanton Thurgau) - VRSG (Verwaltungsrechenzentrum St. Gallen) Der IT-Ausschuss hat sich in der Folge intensiv mit den Offerten auseinandergesetzt und folgende Lösungsansätze untersucht bzw. gegenübergestellt: - Inhouse Damit ist eine in der Gemeinde Weinfelden vor Ort vorhandene IT-Umgebung inkl. Betreuung derselben durch einen Gemeinde-Informatiker gemeint. - Teil-Outsourcing Mit dieser Variante werden fast alle Server und die Kommunikation zu einem externen Dienstleister ausgelagert, welcher den Betrieb und den Unterhalt dieser Komponenten in eigener Regie übernimmt. Alle sich in den Büros befindlichen Geräte wie PC, Bildschirm, Tastatur, Maus, Notebooks, Drucker, Multifunktionsgeräte, Telefone, PDA (Personal Digital Assistant = elektronischer Terminkalender mit integriertem Mobiltelefon) etc. sowie der gesamte User-Support und dessen technische Abbildung im Activ-Directory etc. werden intern sichergestellt. - Voll-Outsourcing Mit dieser Variante werden sowohl Server, Kommunikation wie auch die Informatikmittel am Arbeitsplatz (PC, Bildschirm, Tastatur, Maus, Notebooks, ohne Drucker, ohne Multifunktionsgeräte, ohne Telefone, ohne PDA) zu einem externen Dienstleister ausgelagert, bzw. dieser übernimmt den Betrieb und ist für den technischen Unterhalt dieser Geräte verantwortlich. Vor Ort in der Gemeinde muss der gesamte User-Support und der 1st-Level Support, sowie eine Schnittstelle zum externen Dienstleister abgedeckt werden. Im weiteren müssen sämtliche nicht durch einen Outsourcing-Vertrag abgedeckten Arbeiten bzw. Dienstleistungen, intern sichergestellt werden. Outsourcing-Anbieter Beide Offertsteller sind auf sämtliche Anforderungen eingegangen und bieten jeweils ein bewährtes Rechenzentrum und kompetente Ansprechpartner an. Die Kunden beider Anbieter äussern sich zufrieden und können sich ungestört ihrer angestammten Arbeit widmen. Technisch gesehen können beide Anbieter für eine Outsourcing-Lösung empfohlen werden. Seite 2

4 Eckdaten der beiden Anbieter: - VRSG Über 240 kantonale und kommunale Verwaltungen (SG, TG, GR, AR, ZH, TI) haben bereits vor vielen Jahren ihre gemeinsamen Bedürfnisse erkannt und gebündelt. Sie haben das VRSG gegründet und werden von ihm bedient, wobei die Dienstleistungen von reinen RZ-Diensten (Georedundantes Rechenzentrum) über Software-Outsourcing bis hin zu einem Voll-Outsourcing reicht. Die Gemeinde Weinfelden ist seit 1996 Aktionärin mit 100'000 Franken Kapital und bezieht seit 1997 sämtliche Kernapplikationen (Einwohnerkontrolle Kanton Thurgau, Terminüberwachung, Neue Steuern Kanton Thurgau, Finanzbuchhaltung, Fakturierung / Debitoren, Kreditorenbuchhaltung, Kassalösung, Epsipol (Ordnungsbussen), Lohnwesen, Pensionskasse) vom VRSG. Referenz: Soziale Dienste Werdenberg, 45 Arbeitsplätze - AfI Das Amt für Informatik ist ein Dienstleistungsbetrieb der kantonalen Verwaltung Thurgau und zuständig für die Informatik. Es bietet einen Rechenzentrumsbetrieb in einer modernen und professionellen Umgebung an. Es erbringt fachspezifische Dienstleistungen mit Marktprodukten in den Bereichen Grundbuch, Archäologie und Landwirtschaft. Die Kantonale Verwaltung Thurgau, die Spital Thurgau AG, Thurgauer Gemeinden, Spitex Thurgau, Pensionskasse Thurgau und die Ostschweizer Polizeischule gehören zum Kundenkreis des AfI. Die Gemeinde Weinfelden bezieht im Rahmen der TG-Net-Verträge Dienstleistungen vom Amt für Informatik. Referenz: Stadt Arbon, 70 Arbeitsplätze Kosten Ermittlung der bisherigen wiederkehrenden Kosten der Gemeinde: Personalkosten 156' ' ' ' ' ' ' ' Weiterbildungen (1) 10' ' ' ' ' ' Anschaffungen 61' ' ' ' ' ' ' ' Unterhalt Server, Netzwerk, Clients 102' ' ' ' ' ' ' ' VRSG Softwarelizenzen 159' ' ' ' ' ' ' ' (2) Total 489' ' ' ' ' ' ' ' Durchschnitt 8 Jahre 504' Seite 3

5 Transparenzdarstellung Vergleich Voll-Outsourcing / Inhouse Der nachstehende Kostenvergleich dient der transparenten Darstellung. Wesentliche Teile der in der Tabelle Wiederkehrende Kosten aufgeführten Positionen sind in anderer Gliederung bereits Bestandteil der heutigen Inhouse-Lösung (siehe vorstehende Tabelle) Einmalige-Kosten VRSG AfI Inhouse Migration Outsourcing-Anbieter (3) 71' Telefonie Swisscom (CM, CTI) (4) 22' ' '000. Externe Dienstleister (5) 11' '000. Total einmalige Kosten 104' ' '000. VRSG AfI Inhouse Wiederkehrende Kosten Rechenzentrum-Outsourcing (6) 114' '350. Reduktion Outsourcing (7) - 40' '000. Lohnkosten 50%-Stellen (8) 75' '000. VRSG-Softwarelizenzkosten (2) 170' '000. Internetzugang & Unterhalt Homepage 8'000. 8'000. Wartungsvertrag BauPro, InfraAlta, Tomba 9'000. 9'000. Wartungsvertrag WinFIBU, Quadriga 2'000. 2'000. Wartungsvertrag KLIB 3'100. 3'100. Wartungsvertrag Pebe Steuern 1'200. 1'200. Wartungsvertrag EVA, Quest 3'000. 3'000. Total wiederkehrende Kosten 345' '650. (9) 504'541. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Die im Kostenvergleich aufgeführten Weiterbildungen betreffen weitest gehend Fertigkeiten und Kenntnisse im Umgang mit der Serverinfrastruktur. Diese Aufgaben fallen zukünftig in die Zuständigkeit des Anbieters. Der Anstieg der Softwarelizenzkosten (für die Verwendung von Standardapplikationen wie Einwohnerkontrolle, Finanzen und Steuern, etc.) ist durch die Integration neuer Anwendungen (2008: Epsipol Bussgelderverwaltung, u.a.) zu begründen. Kosten für Projekt Outsourcing gemäss Offerte des jeweiligen Anbieters Darin ist ebenfalls eine neue Telefonzentrale (Cisco-CallManager gleiche Anlage wie heute im Betrieb) enthalten, da die heutige Anlage im Sharing mit der TBW AG betrieben wird und sich im alleinigen Besitz der TBW AG befindet Diverse Softwarehersteller für Installation von eingesetzter Spezialsoftware Offertbetrag auf Basis Voll-Outsourcing ohne Informatiker vor Ort Reduktion der jährlich wiederkehrenden Outsourcing Kosten von Fr. 40'000. auf den Offertbetrag für den 1st-Level Support vor Ort mit einem Stellenpensum von 50% Reduktion der bisherigen Informatik-Stelle auf 50% In diesem Betrag sind 150'000 Franken Lohnkosten, die Softwarelizenzkosten, alle Wartungsverträge sowie der Internetzugang und sämtliche benötigte Hardware (abgeschrieben auf 5 Jahre) eingerechnet (ø der letzten 8 Jahre) Seite 4

6 Bilanz des Vergleichs der wiederkehrenden Kosten Es ergeben sich Mehrkosten durch die vertragliche Regelung mit dem externen Dienstleister, welche zukünftig in einer neuen Budgetposition ausgewiesen werden. Nachstehend sind sie als Auszug aus der Vergleichstabelle nochmals aufgeführt: VRSG AfI Neue wiederkehrende Kosten Rechenzentrum-Outsourcing 114' '350. Reduktion Outsourcing (10) - 40' '000. Total neue wiederkehrende Kosten 74' '350. (10) Die Preisreduktion der Anbieter ist eine Abgeltung der Tatsache, dass die Gemeinde Weinfelden weiterhin eine (auf 50% reduzierte) Informatikstelle führt. Diese Reduktion deckt faktisch eine Leistung von rund 27 Stellenprozenten ab, die dem Anbieter vor Ort anstelle eigener Supportleistung zur Verfügung stehen. Damit verbleibt für die Gemeinde eine interne Informatikdienstleistung in der Grössenordnung von rund 23 Stellenprozenten. Diese Dienstleistung ist angesichts der Komplexität der Systeme und der starken Abhängigkeit vom Funktionieren der Anlagen aus Sicht der Ämter und des Gemeinderates unabdingbar. Sie umfasst insbesondere auch die Betreuung der Telefonie (Telefonzentrale, CTI-Server, Endgeräte) und der Multifunktionsgeräte (= Kopierer / Drucker / Scanner / Fax). Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die vertraglich wiederkehrenden Kosten sich zukünftig verändern. Berechnungsbasis ist die heutige Anzahl von Arbeitsplätzen und die dafür heute notwendige Hard- und Software-Infrastruktur. Angebracht ist auch ein genereller Vergleich der wiederkehrenden Kosten. Die Wahl einer Voll- Outsourcing-Lösung verursacht neue wiederkehrende Kosten. Die jedoch im Gegenzug erfolgenden Einsparungen (Personalkosten, Weiterbildungen, Anschaffungen, Unterhalt Server) wiegen dies bei Weitem auf. Das Rechnungsergebnis der Gemeinde wird im Gesamtbereich der Informatikkosten um rund 160'000 Franken besser erwartet. Erwägungen Der IT-Ausschuss kommt einstimmig zum Schluss, dass für die Gemeinde Weinfelden ein Voll-Outsourcing (Vertrag auf vier Jahre), kombiniert mit einem 50%-Informatik-Pensum für die verbleibenden Arbeiten beantragt werden soll. Der derzeitige Stelleninhaber Thomas Kratzer ist bereit, die in separater Stellenbeschreibung zusammengefassten Arbeiten in einem 50%-Pensum wahrzunehmen und mit dem Dienstleister zusammen zu arbeiten. Dies stellt eine sozialverträgliche Lösung für den Amtsleiter Informatik dar, bietet aber auch die Aufrechterhaltung des bisherigen Service-Levels für den internen User-Support und garantiert die Erhaltung des IT-Knowhows im Hause. Seite 5

7 A n t r ä g e 1. Es sei dem strategischen Entscheid für eine Voll-Outsourcing-Lösung zuzustimmen. 2. Die einmaligen Kosten für die IT-Anpassung und die Migration seien mit einem Kostendach von 105'000 Franken zu bewilligen. 3. Für die vertragliche Dienstleistung wird ein Kostendach-Kredit von rund 76'000 Franken genehmigt und zukünftig ins Budget integriert. GEMEINDERAT WEINFELDEN Der Gemeindeammann: Der Gemeindeschreiber: Max Vögeli Martin Sax Weinfelden, 20. Januar 2009 Anhang: - Stellenbeschreibung IT 50% - Index Informatikfachwörter Seite 6

8 Stellenbeschreibung IT-Verantwortlicher (50%-Stelle) 1. Organisatorische Eingliederung der Stelle Gemäss Organigramm der Gemeindeverwaltung der politischen Gemeinde Weinfelden. 2. Wichtigste Zuständigkeiten Planen und formulieren der IT-Strategie der Gemeinde Weinfelden - Planung und Formulierung der IT-Strategie zuhanden der IT-Kommission und des Gemeinderates - Beratung der Abteilungsleiter über den Einsatz neuer und geeigneter Technologien und Hilfsmittel Aufrechterhaltung der IT-Infrastruktur - Gewährleistung einer sehr hohen Systemverfügbarkeit in Zusammenarbeit mit der Outsourcing-Dienstleistungsfirma Durchsetzung des Datenschutzes nach Innen und Aussen - Überwachen und sicherstellen der Einhaltung des Datenschutzes nach Massgabe der zu Grunde liegenden Gesetze, Verordnungen und Reglemente Budgetierung, Einkauf und Implementierung von Informatikmitteln - Budget auf der Grundlage der Strategie und aufgrund der Bedürfnisse erarbeiten und vorschlagen - Gesamtkoordination des Einkaufs und Implementierung von Informatikmitteln, gemäss Definition Aufgabengebiete mit Outsourcing-Dienstleistungsfirma - Planen, organisieren und durchführen von Informatikkursen für interne Benutzer Technischer Dienst, User Helpdesk - 1st Level Support für Benutzer und lokaler Hardware gemäss Definition Aufgabengebiete mit Outsourcing-Dienstleistungsfirma - Instandstellung defekter Systeme, selbständig oder durch Einsatz Dritter, gemäss Definition Aufgabengebiete mit Outsourcing-Dienstleistungsfirma - Beratung, fachliche Unterstützung und selbständige Lösung von Informatikproblemen mit geeignetem Aufwand und Mitteln, gemäss Definition Aufgabengebiete mit Outsourcing-Dienstleistungsfirma 3. Wichtigste externe Kontakte - Lieferanten, Dienstleister und Lösungsanbieter - Diverse öffentliche Institutionen der Gemeinde Weinfelden - Mitwirkung in IT-Pilotprojekten des Kantons, des VTG und der VRSG 4. Kennzahlen (Stand 2009) - Hardware der Gemeinde Weinfelden (Leasingvertrag auf 4-Jahre) - Informatikbudget der Gemeinde Weinfelden ca. CHF 345' Anzahl IT-Arbeitsplätze: ca. 63 Seite 7

9 Index Informatikfachwörter: Begriff 1st Level Support AfI BauPro Cisco CM CTI EVA InfraAlta IT KLIB Multifunktionsgeräte Outsourcing PDA Erklärung Der 1st Level Support nimmt das Problem des Kunden entgegen und versucht, es zu lösen. Amt für Informatik des Kanton Thurgau Programm für die Baugesuchsverwaltung Firmenbezeichnung Call Manager - Telefonzentrale Computer Telephony Integration Computer und Telefon Integration Elektronische Veranlagung Programm für die Verwaltung und Bewirtschaftung von Objekten, Anlagen und Einrichtungen Information Technology Informationstechnologie Klientenbuchhaltung Sozialwesen Multifunktionsgeräte sind nebst ihrer Kernfunktion (Kopierer mit ausgeweiteter Funktion) auch als Netzwerkdrucker, Scanner und Fax eingesetzt. Auslagerung Personal Digital Assistant Personal Digital Assistant (PDA) (englisch für Persönlicher digitaler Assistent ) ist ein kleiner tragbarer Computer, der meist mit einem schnell startenden Betriebssystem ausgestattet ist und neben vielen anderen Programmen hauptsächlich für die persönliche Kalender-, Adress- und Aufgabenverwaltung benutzt wird. Quadriga Quest Tomba VRSG VTG HelpDesk und Inventarisierungsprogramm Quellensteuernbezugsprogramm Grab- und Friedhofsverwaltung Verwaltungsrechenzentrum St. Gallen Verband Thurgauer Gemeinden Seite 8

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