Vorlesung. Facility Management für Bauingenieure und Architekten

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1 Vorlesung Facility Management für Bauingenieure und Architekten Ueli Walder Institut für Bauinformatik Technische Universität Graz Lessingstrasse 25 I A-8010 Graz Grundlagen des FM Begriffe und Richtlinien Bestandsverwaltung Flächenmanagement Kaufmännisches FM Technisches FM Infrastrukturelles FM Sicherheitsmanagement Computerunterstütztes FM

2 Facility Management Einleitung Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Ziele der Vorlesung Facility Management für Bauingenieure und Architekten Verwendete Literatur gedruckt Verwendete Literatur im WEB Normen und Richtlinien Eingesetzte Computerprogramme Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Entwicklung des Facility Managements Grundlagen Wie und wem nützt Facility Management? Welches sind die Erfolgsfaktoren für Facility Management? Begriffe Umfeld und Einbettung von FM Wirtschaftliche Bedeutung Fachliche Einbettung von Facility Management Inhalte und Gliederung von Facility Management Prozessorientiertes Facility Management Organisatorische Einbettung des Facility Management Integration der Facility Management Organisation Bestandsverwaltung Strukturierung von Bestandsdaten Bestandsdatenerfassung und -pflege Bestandsdaten im Informationsverbund des Unternehmens Datenverbund Bestandsdaten für die interne Unternehmenskommunikation Bestandsdaten für die externe Unternehmenskommunikation Flächenmanagement Grundlagen und Begriffe Flächendefinitionen Flächeneigenschaften Flächengrössen Flächenattribute Zuweisung von Kostenstellen und Organisationseinheiten Flächenbedingte Kosten Flächenbereitstellungskosten Flächenbewirtschaftungskosten in Deutschland Nutzungskosten in Österreich Flächenbewertung nach GEFMA Mietfläche/ Vermietete Fläche Hauptnutz-/ Arbeitsplatzfläche Nebennutz-/ Verkehrsfläche Funktionsfläche Flächenzuschnitt Flächenanordnung Flächenflexibilität Flächennutzungsgrad Belegungsgrad Spezifischer Flächenbedarf Flächenkennwerte und Benchmarks...65

3 Facility Management Einleitung Seite Welche Daten werden ermittelt und verglichen? IFMA Benchmarking Report - Deutschland: FM Monitor: IFMA Research Report #25 Benchmarks IV: Aufgaben des Flächenmanagements nach GEFMA Mitwirkung bei der Flächenplanung Flächenoptimierung Vorhaltung von Reserveflächen Computerunterstütztes Flächenmanagement Flächenerfassung Flächenerfassung für ein CAFM-System Organisation der Datenerfassung Kosten der Datenerfassung Kaufmännisches Facility Management Services des kaufmännischen Facility Management Flächenverrechnung Das Flächenverrechnungsmodell RealCost Gebäude- und mieterbezogene Kostenanteile Flächenbezogene Kosten Mietmanagement Vertragsmanagement Dokumentation Bedeutung von Dokumenten im FM Dokumentenmanagementsysteme Berichtswesen Budgetplanung und -überwachung Infrastrukturelles Facility Management Eigenleistung oder Outsourcing Eigenleistung Outsourcing Allgemeine Dienste Kantine, Catering Druckerei, Kopierdienste Lagerbewirtschaftung, Materialausgabe Pfortendienst Telefonzentrale Reinigung Bauplanerische Aspekte der Reinigung Ökologische Gesichtspunkte im Facility Management Gebäudereinigung Pflege der Aussenanlagen Allgemeine Technische Dienste Helpdesk Hauswart Entsorgung Schliessmanagement Kabelmanagement, Telefonie, LAN Sicherheitsmanagement Begriffe Sicherheit im Facility Management Führung und Einsatz in ausserordentlichen Lagen Brandschutz Brandursachen

4 Facility Management Einleitung Seite Prävention mit baulichem und betrieblichem Brandschutz Brandmeldeanlagen Sprinkler, Feuerlösch- und Brandschutzanlagen Brandschotten-Management Fluchtwegeplanung Sicherung der Stromversorgung USV-Anlagen Notstromanlagen Schutz gefährdeter Objekte Überwachung Zutrittskontrolle von Personen Schutz der Telekommunikation und Informationstechnologie Bewachung, Werkschutz Technisches Facility Management Betrieb und Instandhaltung Begriffe Bedeutung für das Kostenmanagement Prozessorientierte Betrachtung von Betrieb und Instandhaltung Der Beschaffungsprozess bzw. Erstellungsprozess Nutzungsphase Sanierung und Abriss Objektorientierte Betrachtung von Betrieb und Instandhaltung Strategische Unterhaltsplanung von Gebäuden und Anlagen Alterung von Immobilien, Anlagen und Einrichtungen, Kostenplanung Strategische Unterhaltsplanung von Infrastrukturanlagen Operativer Betrieb und Instandhaltung Energiemanagement Begriffe Energieträger Energieeinkauf und -verrechnung Optimierung des Energieverbrauchs Computer Aided Facility Management (CAFM) Entwicklung Integriertes CAFM Integration der Organisation Integration der Prozesse Integration der Daten Integration der EDV-Mittel Technologie Begriffe Systemarchitektur eines CAFM-Systems Schnittstellen Evaluation eines CAFM-Systems Verzeichnisse

5 Facility Management Einleitung Seite 5 1. Einleitung Facility Management hat sich gegen Ende des 20. Jahrhunderts zur eigenständigen Fach- und Wissenschaftsdisziplin entwickelt. In der Richtlinie der GEFMA (German Facility Management Association) Facility Management Grundlagen [N1] wird Facility Management (FM) wie folgt umschrieben: Facility Management ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmenskernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt. Die individuellen Ziele und Anforderungen an ein Facility Management können anwendungsbezogen unterschiedlich gewichtet sein. Als gemeinsame Grundsätze gelten jedoch folgende Aussagen [N1]: Facility Management unterstützt Kernprozesse des Anwenders zwecks Verbesserung des Unternehmenserfolges. Facility Management ist auf einen sparsamen und effizienten Einsatz von Ressourcen, auf langfristigen Werterhalt und auf Nachhaltigkeit ausgerichtet. Facility Management gestaltet Arbeitsplätze, Arbeitsbedingungen und Arbeitsumgebungen. Facility Management sorgt für Sicherheit und Gesundheitsschutz von Menschen am Arbeitsplatz. Bild 1.1: Kostenverhalten im Lebenszyklus von Immobilien [1]

6 Facility Management Einleitung Seite 6 Weshalb sollten sich Planer (Bauingenieure, Architekten, Haustechniker) mit Facility Management beschäftigen? 85% der Gesamtkosten über den mittleren Lebenszyklus eines Bauwerks fallen in der Nutzungsphase an. Auch wenn durch die Verbesserung von Bewirtschaftungsprozessen stets gewisse Kostensparpotentiale ausgemacht und realisiert werden können, so stehen diese doch in keinem Verhältnis zu den Einsparungen in der Bewirtschaftung, welche durch projektsteuernde Massnahmen in der Planungsphase zu erreichen sind. Daraus folgt: Die Planer sind für die optimale Befriedigung der Nutzerbedürfnisse, den sparsamen und effizienten Einsatz der Ressourcen, den langfristigen Werterhalt und die Nachhaltigkeit eines Bauwerks oder einer Anlage verantwortlich. Verantwortung wiederum kann man nur für etwas übernehmen das man kennt und beherrscht und dessen Bedeutung man für die eigene Tätigkeit erkennt. Bild 1.2: Bedeutung des Facility Managements in der Planungsphase [W2] Ein weiterer Grund für die Beschäftigung von Planern mit FM: im Bereich des Immobilienmanagements und der Bauwerkserhaltung sowohl in Unternehmen, wie in öffentlichen Verwaltungen bieten sich ausgezeichnete und interessante berufliche Betätigungsfelder.

7 Facility Management Einleitung Seite Ziele der Vorlesung Facility Management für Bauingenieure und Architekten Die Vorlesung richtet sich an alle Planer, welche sich über die betrieblichen und finanziellen Auswirkungen der Bauplanung auf die Nutzung, Bewirtschaftung und den Werterhalt von Bauwerken informieren wollen. Im weiteren werden die einzelnen Teilgebiete soweit dargestellt, dass sich für den selbst als Facility Manager tätigen Planer, ein Überblick über das gesamte Fachgebiet ergibt und der Einstieg in die vertiefende Literatur leicht gefunden werden kann. Folgende Themen werden behandelt: Institutionen, Richtlinien und Normen im Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Immobilien Management Infrastrukturelles Facility Management Technisches Facility Management Kaufmännisches Facility Management Sicherheitsmanagement Organisation von Facility Management Prozessen Computer Aided Facility Management Verwendete Literatur gedruckt [1] H. Zehrer, E. Sasse, Handbuch Facility Management, ecomed Sicherheit, September 2004 [2] H. Schneider, Facility Management planen einführen nutzen, Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart, 2001 [3] G. Siebert, St. Kempf, Benchmarking Leitfaden für die Praxis, Hanser, 2002 [4] Research Report #25 Benchmarks IV, International Facility Management Association, Houston, 2004 [5] Benchmarking Report 2003, IFMA Deutschland, 2004 [6] FM Monitor 2004, Pom+ Consulting AG, 2004 [7] A. Amersdorfer, J. Fechner, M. Mondre, Kriterienkatalog Innenausstattung, die Umweltberatung, 1999

8 Facility Management Einleitung Seite 8 [8] Kosten senken durch Optimierung des Energiebezugs, Gossen-Metrawatt GmbH, Nürnberg 1.3. Verwendete Literatur im WEB [W1] Zur Geschichte des Facility Managements [W2] A. Meister, Anforderungen der Gebäudenutzung an die Planung [W3] Kompetenzbereiche im Facility Management [W4] [W5] Online Forum, Sprinkler,Feuerlösch- und Brandschutzanlagen 1.4. Normen und Richtlinien Besonders hilfreich für das Verständnis des Facility Management sind die Richtlinien der GEFMA, welche von Praktikern entwickelt werden. Sie stehen am Institut für Bauinformatik zur Ausleihe zur Verfügung. Bild 1.3: GEFMA Richtlinien [N1] Richtlinien 100, 130, 200, 900, 910 GEFMA (German Facility Management Association) [N2] Ulrich Glauche, Röder & Partner, Erläuterungen zur Richtlinie GEFMA 100, 2004 [N3] [N4] [N5] [N6] DIN 277 Berechnung von Grundflächen und Rauminhalten DIN 276 Kosten im Hochbau ÖNORM B 1800 Ermittlung von Flächen und Rauminhalten von Bauwerken ÖNORM B Kosten im Hoch- und Tiefbau, Kostengliederung

9 Facility Management Einleitung Seite 9 [N7] [N8] [N9] ÖNORM B Kosten im Hoch- und Tiefbau, Objektdaten- Objektnutzung ÖNORM B Bauprojekt- und Objektmanagement, Planungskennzahlen ÖNORM B 1802 Liegenschaftsbewertung Grundlagen [N10] ÖNORM A 7000 Facility Management Grundkonzepte [N11] ÖNORM A 7001 Facility Management Leitfaden zur Erstellung von Facility Management Vereinbarung für die Nutzungsphase eines Objektes [N12] ÖNORM A 7002 Facility Management Katalog von Anforderungen für Facility Manager [N13] Arbeitsstättenverordnung, , BGBIIS [R1] [R2] gif, Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung, Richtlinie zur Berechnung der Mietfläche für gewerblichen Raum, Wiesbaden, Instandhaltungsstrategie für nutzer- und praxisorientiertes Facility Management, IF- MA Deutschland Eine vollständige Liste der geltenden Normen und Richtlinien findet sich in der GEFMA 900 und Eingesetzte Computerprogramme Folgende Programme werden in den Übungen eingesetzt: Microsoft Excel oder ein ähnliches Tabellenkalkulationsprogramm speedikon FM, Version 3.5, speedikon Facility Management AG, Bensheim, 2005

10 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite Grundlagen und Begriffe des Facility Managements 2.1. Entwicklung des Facility Managements Die Ursprünge des Facility Management reichen in den USA zurück in die 50er Jahre des 20. Jahrhunderts. Die ersten Konzepte befassten sich mit der Optimierung von Arbeitsplätzen und der betrieblichen Interaktion in Bürogebäuden und den damit erreichbaren Produktivitätssteigerungen. Bürolandschaften wurden als Mittel zur Verbesserung der Interaktion und damit als Mittel zur Verbesserung der Produktivitätssteigerung entwickelt. Ende der 70 er Jahre begannen die Amerikaner diese Gedanken konsequent in die Tat umzusetzen. Was als Marktidee bei dem weltgrössten Möbelhersteller Hermann Miller begann, wurde engagiert aufgenommen und weiterentwickelt lud die Hermann Miller Corporation Kunden zu einer Konferenz ein, die den Titel Facilities impact on productivity trug und die den Zusammenhang zwischen Facilities und Produktivität suchte. Diese Initiative führte 1979 zur Gründung des Facility Management Institute in Ann Arbour, Michigan, das sich als Ziel setzte, sich mit dem bestmöglichen Management zur Ausstattung und Einrichtung im Unternehmen zu befassen. Schon bald verlagerte sich jedoch das Interesse auf die Verbesserung aller nicht zum Kerngeschäft gehörender betrieblicher Abläufe im Hinblick auf eine Optimierung der Kosten. Treibende Kräfte waren dabei Stadtverwaltungen, das Militär, grosse Forschungseinrichtungen und Hochschulverwaltungen wurde die National Facility Management Association gegründet, die schon im dritten Jahr 3000 Mitglieder zählte. Wegen steigender Mitgliederzahlen, auch aus dem Ausland, wurde sie 1982 in International Facility Management Association umbenannt zählte IFMA weltweit über Mitglieder. Die IFMA, mit Sitz in Houston, Texas, ist in den USA als berufsständische Organisation anerkannt und achtet darauf, dass 75% der Mitglieder aktive Facility Manager sind. In Europa wurde Facility Management erst Mitte der 80er Jahre eingeführt, und zwar zuerst in Grossbritannien wurde daraufhin die Association of Facility Managers gegründet. Ein weiterer Meilenstein in der kurzen Geschichte des Facility Management war die Gründung eines European Network 1990 in Glasgow. Ausserhalb der USA hat sich Facility Management in Australien, Japan, Europa und Kanada etabliert. Seit dieser Zeit gibt es eine Reihe von Vereinbarungen über bilaterale Zusammenarbeit. Wie in weiteren europäischen Ländern wurde auch in Deutschland ein nationaler Verband gegründet. Die German Facility Management Association hat das Ziel, die Aktivitä-

11 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite 11 ten des Facility Management in Deutschland zu fördern, die unterschiedlichen Aussagen aller am Markt beteiligten auszugleichen und in einer einheitlichen Aussage für die Facility Management-Anwender zu bündeln. Das Berufsbild des Facility Managers soll gestaltet und die Aus- und Weiterbildung eingerichtet werden. Seit 1996 versucht die GEFMA, durch eine Richtlinienreihe die nötige Basisarbeit zur Etablierung von Facility Management in Deutschland zu leisten. Aufgabe des 20 Schriften umfassenden Werkes ist es, eine umfassende Beschreibung von Facility Management im deutschsprachigen Raum darzustellen. (Siehe auch Als Gegenpol zur GEFMA hat sich im Dezember 1996 die IFMA Deutschland e.v. gegründet. Als deutsche Landesgruppe der IFMA versucht man ein verbindliches Berufsbild des Facility Managers und die Aus- und Weiterbildung zu fördern. Der deutsche Ableger der IFMA übernimmt deren Tradition und achtet besonders darauf, dass mindestens 75% der Mitglieder aktive Facility Manager sind. (Siehe auch In Österreich beschreibt die FACILITY MANAGEMENT AUSTRIA ihre Entstehung und Tätigkeit wie folgt: Die FMA - gegründet ist Kommunikations- und Informationsplattform für Unternehmen und Organisationen im Bereich Facility Management. Mit IFMA Austria - dem 1998 gegründeten Chapter der IFMA (International Facility Management Association) wird das gemeinsame Ziel verfolgt, Facility Management zu fördern und verbreiten sowie den Berufsstand des Facility Managers zu etablieren. Vorstand und Mitglieder bilden die Informations- und Kommunikationsplattform. In den derzeit sechs aktiven Arbeitsgruppen Ausbildung, Standards, Benchmarking, FM Runde, Immobilientreuhänder und FM sowie Marketing werden themenbezogene Projekte bearbeitet. Die FMA versteht sich als Bindeglied zwischen FM - Anwendern, FM - Nutzern und der Wissenschaft. Die Mitglieder sind national und international tätige Unternehmen und Organisationen sowie Verbände und Ausbildungsinstitutionen. (Siehe auch Der wesentliche Unterschied zwischen FMA und IFMA ist, dass das erstere unternehmensbezogen und das letztere personenbezogen ist. In der Schweiz besteht seit 1998 ebenfalls ein Chapter der IFMA. Die Zielsetzungen und Tätigkeiten orientieren sich an denjenigen der IFMA International. (Siehe auch Grundlagen Facility Management ist heute ein allgemein gebräuchlicher Begriff, der jedoch je nach Sicht des Verwenders unterschiedlich definiert wird. Es gibt über 30 Definitionen, welche sich hauptsächlich in folgenden Betrachtungsweisen unterscheiden: Projekt- objektbezogenes FM

12 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite 12 Nutzer- Betreiber- Eigentümersicht FM für den ganzen Lebenszyklus FM während der Nutzungsphase Strategisches operatives FM. Die IFMA in den USA definieren den Begriff wie folgt: Facility management is a profession that encompasses multiple disciplines to ensure functionality of the built environment by integrating people, place, process and technology. Entsprechend dem Unterrichtsziel, Bauingenieure und Architekten primär mit den Aspekten von FM vertraut zu machen, welche ihren Kernaufgaben am nächstem liegen, d.h. FM primär als Managementaufgabe zu verstehen, werden im folgenden die Definitionen und Begriffe der GEFMA verwendet. Die bereits im 1. Kapitel gegebene Definition sei hier deshalb nochmals wiederholt: Facility Management ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmenskernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt. Die sehr weit gefasste Definition lässt sich dadurch konkretisieren, indem man die Zielsetzung von FM analysiert. Dies geschieht am einfachsten durch die Darstellung des Werts von FM für die Nutzer dieser Dienstleistung Wie und wem nützt Facility Management? Die Ziele und Ergebnisse hängen von den Anforderungen des Nutzers und dem Erfolg der Umsetzung ab. Dennoch lassen sich einige generelle Aussagen machen (Siehe auch [N1]). a) Finanzieller Nutzen des Anwenders FM sorgt für den langfristigen Erhalt und die Erhöhung von Vermögenswerten durch eine sorgfältige Planung, Erstellung und Bewirtschaftung von Bauten, Anlagen und Einrichtungen. Durch den sparsamen und effizienten Einsatz von Ressourcen (z.b. Personal, Energie, Betriebsmittel) begrenzt und verringert FM die bau- und unterhaltsbedingten Kosten über den gesamten Lebenszyklus. Bei verbrauchsabhängigen Kosten werden durch verursachergerechte Belastungen den Nutzern Anreize für den sparsamen Umgang mit Ressourcen geschaffen.

13 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite 13 Durch weitsichtige Planung vermeidet FM dem Anwender unvorhergesehene Kosten. Im Fall der Fremdvermietung sorgt FM für eine hohe Attraktivität der Mietflächen bezüglich Ausstattung, Service und Kosten. b) Nutzen für das Kerngeschäft des Anwenders FM schafft Arbeitsplätze, Arbeitsbedingungen und Arbeitsumgebungen, welche ein konzentriertes, störungsfreies und sicheres Arbeiten ermöglichen. Dadurch trägt FM zur Steigerung der Arbeitsproduktivität und zur Unterstützung des Kernprozesses eines Unternehmens bei. FM ermöglicht transparente Unternehmensentscheidungen auf Grund von klaren Zielen und Fakten von Unternehmensbereichen, in welchen eine exakte Kontrolle von Kosten und Arbeitsabläufen bisher oft fehlte. c) Nutzen für die Kunden des Anwenders FM schafft gegenüber Besuchern eine positive Wahrnehmung des Unternehmens. Sauberkeit, Gestaltung, Services und Sicherheit sorgen dafür, dass sich der Kunde wohl fühlt und stärken sein Vertrauen ins Unternehmen. d) Nutzen für die Mitarbeiter des Anwenders FM trägt zur Sicherheit, Gesundheit und das Wohlbefinden von Menschen am Arbeitsplatz bei. FM beeinflusst die Unternehmenskultur positiv und fördert die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter. Die Bindung zum Unternehmen wird gestärkt. Bild 2.1: Mitarbeitergerechtes Arbeitsumfeld

14 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite 14 e) Nutzen für die Umwelt Der nachhaltige Umgang mit Grund und Boden, Energie, Luft und Wasser sowie jeglichen Baustoffen entlastet die Umwelt Welches sind die Erfolgsfaktoren für Facility Management? Für ein erfolgreiches Facility Management lassen sich nachfolgende Grundsätze aufstellen (Siehe [N1]): a) Kunden- und Serviceorientierung Der Facility Manager sowie seine internen und/oder externen Mitarbeiter haben ein klares Dienstleisterverständnis und pflegen eine ausgeprägte Servicekultur. Sie kennen und verstehen die Anforderungen ihrer Kunden und sind bemüht, diese zu erfüllen oder zu übertreffen. b) Prozessorientierung Die Leistungserbringer im Facility Management planen, steuern und beherrschen ihre Prozesse. Die Verantwortungen für die Bereitstellung der Mittel, für die Durchführung und für die Überwachung der Arbeitsabläufe liegen in jeweils einer Hand. c) Produkt- (Ergebnis-) orientierung Der Kunde (Nutzer, Auftraggeber) beurteilt den Erfolg des Facility Managements anhand der Ergebnisse und lässt dem Leistungserbringer möglichst Spielräume bei der Ausgestaltung seiner Facility Prozesse. d) Lebenszyklusorientierung Die zeitlichen Kausalitäten zwischen den Lebenszyklusphasen von Facilities werden erkannt und in die Planung einbezogen, um den nachhaltigen Unternehmenserfolg zu verbessern. Bild 2.2: Lebenszyklus von Immobilien [W2]

15 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite 15 e) Ganzheitlichkeit Leistungen im Facility Management werden mit ihren Wechselwirkungen derart geplant und gesteuert, dass sich für den Kunden ein Gesamtoptimum ergibt und nicht ein Suboptimum einzelner Bereiche zu Lasten anderer Bereiche. f) Marktorientierung Auch bei internen Kunden-Dienstleister-Beziehungen bestehen klare Leistungsvereinbarungen mit Service Level Agreements (SLA) und Leistungsverrechnungen. g) Partnerschaftlichkeit Ein gegenseitig partnerschaftlicher Umgang erleichtert den reibungslosen Ablauf der häufig eng verketteten Unterstützungsprozesse des Facility Managements mit den Kernprozessen des Anwenders Begriffe Nachstehend werden die häufigsten Begriffe gemäss GEFMA [N1] definiert. Facilities: Objekte die in Facility Management Prozesse eingebunden sind, z.b. Bauliche und technische Anlagen und Einrichtungen, Ausstattungen, Geräte, Infrastrukturen, Arbeitsmittel, Energie, Hard- und Software. (Facility) Services: Dienstleistungen die für die Durchführung von Facility Management Prozessen benötigt werden, z.b. Ver- und Entsorgungsdienstleistungen, Transportdienstleistungen, Sicherungsdienstleistungen, Erhaltungs-, Reinigungs- und Pflegedienstleistungen, Planungs- und Beratungsleistungen. Anforderung: Erfordernis oder Erwartung an das Facility Management, das oder die festgelegt, üblicherweise vorausgesetzt oder verpflichtend ist. Allgemeine Anforderungen an das Facility Management können sein: Unterstützung von Unternehmens-Kernprozessen Erhöhung der Leistungsfähigkeit betrieblicher Arbeitsplätze Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheitsschutz für die Mitarbeiter Erhaltung baulicher und anlagentechnischer Werte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Erhöhung von Nutzungsqualitäten Reduzierung von Nutzungskosten. Spezifische Anforderungen im Rahmen einer Neubauplanung können sein:

16 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite 16 Ausgewogenheit zwischen Gestaltung, Funktionalität und Wirtschaftlichkeit in Hinblick auf die spätere Nutzung Beachtung von Grundsätzen nachhaltigen Bauens Reduzierung der Lebenszykluskosten. Die Anforderungen werden üblicherweise durch Facility Management-Kunden, Gesetzgeber und Behörden bestimmt. Service Level: Kategorie oder Rang, die oder der den verschiedenen Qualitätsanforderungen an Facility Prozesse, Facility Produkte oder Facility Management-Systeme mit demselben funktionellen Gebrauch zugeordnet ist. BEISPIEL: Reinigungszyklen einer Unterhaltsreinigung, Wartungsintensitäten bei der Instandhaltung oder Reaktionszeiten bei technischen Störungen. Service Level sollen derart definiert werden, dass ihre Erfüllung möglichst objektiv beurteilt werden kann, z. B. mittels geeigneter Messgrössen oder durch Leistungsindikatoren. Bei der Festlegung einer Anforderung soll generell ein Service Level angegeben und bei einem Vertragsabschluss als Service Level Agreement vertraglich vereinbart werden. Facility Management-System (FMS): Satz von Facilities und Services, die in Facility Prozessen miteinander verknüpft und durch ein Facility Management geplant und gesteuert werden. Facility Management (FM): Aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Leiten und Lenken von Facility Prozessen im Rahmen eines Facility Management-Systems. Lebenszyklus: Sich wiederholende Abfolge zeitlicher Abschnitte (Lebenszyklusphasen) in der Entstehung, Nutzung und Verwertung von Facilities. BEISPIEL: Der Lebenszyklus einer baulichen Anlage reicht über die Konzeption, Planung, Errichtung, Nutzung, ggf. Nutzungsänderung bis zur Verwertung. Der Lebenszyklus eines technischen Produktes reicht über Entwicklung, Konstruktion, Fertigung, Vertrieb, Nutzung bis zur Entsorgung. Veränderungen innerhalb einer Phase haben Auswirkungen auf nachfolgende Phasen. Eine solche Kausalität kann z. B. qualitativer oder wirtschaftlicher Art sein. So können Handlungsoptionen in späteren Phasen durch Veränderungen in frühen Phasen erst ermöglicht, erleichtert oder auch erschwert und unmöglich gemacht werden. Rund 80% der kostenbeeinflussenden Entscheidungen für die Nutzungsphase werden in der Planungsphase getroffen! Lebenszykluskosten: Kosten, die während des Lebenszyklus von Facilities anfallen, unabhängig vom Zeitpunkt ihrer Entstehung.

17 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite 17 Bei Gebäuden zählen die Grundstückskosten nicht zu den Lebenszykluskosten. Facility Management-Kunde: Organisation oder Person, die ein Facility Produkt empfängt. BEISPIEL: FM-Anwender, FM-Nutzer, FM-Auftraggeber, Geschäftsleitung, Mitarbeiter, Besucher im Hause, Patienten im Krankenhaus, Käufer im Kaufhaus, Fluggäste am Flughafen, Passanten, die Allgemeinheit. Ein Facility Management-Kunde kann der Organisation angehören oder ein Aussenstehender sein. Gesetzgeber und Behörden stellen ebenfalls Anforderungen an das FM, gelten aber nicht als Facility Management-Kunden, sondern als andere interessierte Parteien (vgl. DIN EN ISO 9000). Facility Management-Dienstleister: Organisation oder Person, die ein Facility Produkt bereitstellt. Ein FM-Dienstleister kann der Organisation angehören oder ein Aussenstehender sein. Kernprozess (Primärer Prozess): Abfolge von Tätigkeiten, durch deren Ergebnisse sich eine Organisation im Markt gegenüber externen Kunden definiert und gegenüber Wettbewerbern differenziert. Kernprozesse und deren Ergebnisse spiegeln in der Regel den Zweck wieder, derentwegen die Organisation gegründet wurde und existiert. Unterstützungsprozess (Sekundärer Prozess): Abfolge von Tätigkeiten zur Schaffung von Voraussetzungen für die Realisierung von Kernprozessen einer Organisation oder zu deren Unterstützung. BEISPIEL: Typische Unterstützungsprozesse sind Personalwesen, Buchhaltung und Einkauf. Sie treten gegenüber externen Kunden üblicherweise nicht in Erscheinung. Facility Prozess: Prozess, der unter Einbeziehung von Facilities und Services im Rahmen eines Facility Management-Systems Eingaben in Facility Produkte umwandelt. BEISPIEL: Objekte ver- und entsorgen, Objekte reinigen und pflegen, Objekte schützen und sichern. Facility Prozesse, die zeitlich innerhalb der Betriebs- und Nutzungsphase von Gebäuden liegen, können auch als Gebäudemanagement- (GM-)Prozesse bezeichnet werden. Facility Prozesse sind für den Facility Management-Dienstleister Kernprozesse; für den Facility Management-Kunden stellen sie hingegen Unterstützungsprozesse dar.

18 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite Umfeld und Einbettung von FM Wirtschaftliche Bedeutung Aus der statistischen Erhebung Gebäude- und Wohnungszählung 2001 gehen folgende Daten für Österreich hervor: ( Statistik Austria). Anzahl Gebäude nach Eigentümer Total 2' Privat 1' Bund Länder Gemeinden Öffentlich/rechtl Total Öffentlich Andere Tabelle 2.1: Gebäude nach Eigentümern (Österreich) Gebäude in öffentlichem Besitz Bund Gemeinden Tabelle 2.2: Gebäude in öffentlichem Besitz (Österreich)

19 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite 19 Alterstruktur der Gebäude vor Tabelle 2.3: Altersstruktur der Gebäude (Österreich) Ein erheblicher Teil des Volksvermögens ist in Immobilien gebunden. Aus der Tatsache, dass die Planungs- und Erstellungskosten lediglich etwa 15% ausmachen, ergibt sich die zwingende Notwendigkeit, die Erhaltung und Bewirtschaftung der gebauten Umwelt so effizient wie möglich zu organisieren. Facility Management ist die richtige Methode, insbesondere dort, wo grosse Immobilienbestände zu managen sind. Nicht Wohngebäude (Total ) Hotels, u.ä. Bürogebäude Handel Verkehr Industrie Bildung/Kultur Sonstige Tabelle 2.4: Nicht-Wohngebäude (Österreich)

20 Facility Management Grundlagen und Begriffe des Facility Managements Seite 20 Bürogebäude in öffentlichem Besitz Bund Länder Gemeinden Öffentlich/rechtl Tabelle 2.5: Bürogebäude in öffentlichem Besitz (Österreich) Einige weitere, ausgewählte volkswirtschaftliche Kennzahlen unterstreichen die Bedeutung des Bausektors und die Wichtigkeit effizienter Managementmethoden, insbesondere des Facility Managements, welches den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerks umfasst. (Quelle: Leistungs- und Strukturstatistik, Produktion und Dienstleistungen, Statistik Austria. Wirtschaftsbereich Umsatzerlöse Architektur und Ingenieurbüros 4,354 Mia EUR Immobilienwirtschaft 8,614 Mia EUR Reinigungsunternehmen 1,002 Mia EUR Bauausführung 25,464 Mia EUR Total Österreichische Volkswirtschaft 438,979 Mia EUR Tabelle 2.6: Umsatzerlöse ausgewählter Branchen der Bauwirtschaft (Österreich)