Bilanz / Firmenbuchübertragung ERSTELLEN DER JAB-DATEI FÜR DIE ÜBERMITTLUNG DER BILANZ ANS FIRMENBUCH

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1 Bilanz / Firmenbuchübertragung ERSTELLEN DER JAB-DATEI FÜR DIE ÜBERMITTLUNG DER BILANZ ANS FIRMENBUCH

2 Inhaltsverzeichnis 1.1 EINLEITUNG ART DER BILANZEN ZUORDNUNG DER PARAGRAPHEN LT. HGB SORTIERUNG ANZEIGE EINSTELLUNG SPEICHERN EINGABEFELD DER POSITIONSNUMMER ERFASSUNG BENÖTIGTER DATEIEN ALLGEMEINE DATEN OFFENZULEGENDER ANHANG (HGB FORM3) VERMERKE SPIEGELWERTE DRUCK PARAGRAPHENBESCHREIBUNG DATEIROUTINEN ERSTELLEN DER DATEI PRÜFPROGRAMM CHECKEX.EXE MANUELLE PRÜFUNG:...8 Copyright by LSS GmbH 2001 Seite -2

3 1.1 EINLEITUNG Es ist möglich 'kleine Bilanzen + offenzulegendem Anhang' über das Internet mit Finanz- Online direkt ans Firmenbuch zu übertragen. Durch das Erstellen einer XML-Datei aus unserem Bilanzprogramm können auch Sie diese Möglichkeit nutzen. Dafür müssen folgende Punkte erledigt und beachtet werden: - Datenerfassung - XML-Dateierstellung - Prüfung der Datei Diese Punkte werden in weiterer Folge genauer behandelt Die von LSS erstellte Datei darf NICHT ans Firmenbuch übertragen werden! Sie müssen diese zuerst vom Prüfprogramm Checkex.exe überprüfen lassen. Dieses Programm erstellt die XML-Datei neu und fügt in diese eine Prüfziffer hinzu. Erst diese neu erstellte Datei kann erst übertragen werden. Weiters wird die Bilanz grafisch veranschaulicht. Zu diesem Zweck werden 4 HTML-Dateien erstellt: Jab.HTML, JAB_01.HTML, JAB_02.HTML, JAB_03.HTML. Durch Öffnen von Jab.HTML kann die Bilanz visuell betrachtet werden. Die 3 anderen Dateien sind dafür notwendig und dürfen aus diesem Grund nicht gelöscht werden. LSS bietet, dass das Prüfprogramm gleich nach Erstellung der Datei automatisch geprüft wird. Dies ist allerdings derzeit nur bei auf DOS bzw. Windows basierenden Systemen möglich. Das Bundesrechenzentrum ist allerdings schon bemüht das Prüfprogramm für UNIX zu entwickeln. Copyright by LSS GmbH 2001 Seite -3

4 2 Art der Bilanzen Derzeit ist nur die Übertragung der Bilanz für "kleine GmbHs" + offenzulegendem Anhang ans Firmenbuch möglich. Sobald das Bundesministerium für Finanzen bekannt gibt, dass auch mittlere und große Bilanzen übermittelt werden können, wird dies auch durch die LSS- Applikation unterstützt werden. 3 Zuordnung der Paragraphen lt. HGB Da die Datei, welche an das Firmenbuch übertragen wird, keine Texte, sondern Paragraphen lt. HGB zur Bestimmung der Bilanzpositionen benötigt, ist es notwendig im Programm Bilanzmodelle den jeweiligen Bilanzpositionen die Paragraphen zuzuordnen. Im Eingabefeld der Paragraphen kann mittels <F3> Taste ein Auswahlfenster geöffnet werden. Durch die <F3> Taste im Auswahlfenster gelangt man zu den Optionen der Paragraphenzuordnung. Diese Beinhalten: 3.1 Sortierung Es ist möglich die Auswahl nach Paragraphen oder nach Bezeichnungstext zu sortieren, 3.2 Anzeige Es kann bestimmt werden, ob alle Paragraphen angezeigt werden sollen oder nur die Paragraphen die für die kleine Bilanz zulässig sind. 3.3 Einstellung speichern Diese getroffene Sortierung und Anzeige kann operatorbezogen abgespeichert werden. Damit ist gewährleistet, dass jeder Operator seine gewünschte Auswahl nicht bei jedem Einstieg neu treffen muss. 3.4 Eingabefeld der Positionsnummer Im Eingabefeld der Positionsnummer kann mittels Eingabe von A' die komplette Paragraphenzuteilung, wahlweise für Aktiva, Passiva, GuV, oder alles aufgehoben werden. 'U' kann die Paragraphenzuordnung, natürlich wieder wahlweise, auf ein anderes Bilanzmodell übertragen werden.!vorsicht: Diese Kopierfunktion sollte nur dann angewendet werden, wenn man sich absolut sicher ist, dass in beiden Modellen die 8-stelligen Positionsnummern für die jeweiligen Bilanzposten identisch sind. Die Paragraphenzuordnung nimmt Bezug auf die Positionsnummer. Copyright by LSS GmbH 2001 Seite -4

5 4 Erfassung benötigter Dateien Da für die Erstellung der Datei zusätzliche Informationen benötigt werden, wurde ein eigener Programmpunkt für die Datenerfassung bezüglich Übertragung der Bilanz ans Firmenbuch geschaffen. Daten, welche für alle Klienten gelten, finden Sie im Programm 9.21 Allgemeine Bilanzfaktorn 9. Firmenbuchdaten. Das Auswahlmenü besteht aus 3 Punkten Mandantenbezogene Daten finden Sie im Programm 9.7. Bilanzdialog 1. Faktoren Verwaltung 9. Firmenbuchdaten. Das Auswahlmenü besteht aus 7 Punkten welche nun näher beschrieben werden. 4.1 Allgemeine Daten Diese sind notwendig für das Kopfsegment der Ausgabedatei. Hier müssen alle notwendigen Informationen erfasst werden, welche sich zum Teil noch nicht in der LSS-Applikation befinden, jedoch vom Firmenbuch benötigt werden. Die allgemeinen Daten, welche für alle Klienten gelten (WT-Daten) und im Programm erfasst wurden können wie gewohnt im Programm Faktoren-Verwaltung durch Eingabe von 'U' übernommen werden. 4.2 offenzulegender Anhang (HGB Form3) Bei Anwahl eines Eingabefeldes erscheint eine Texteingabemaske, in welcher der Text zur gewünschten Frage erfasst werden kann. Um später leicht nachvollziehen zu können, welche Fragen beantwortet wurden, erscheint neben der Frage das Wort "TEXT", wenn für diesen Punkt ein Text erfasst wurde. Bei zusammengehörenden Fragen, die nicht durch eine Leerzeile getrennt sind (z. B. 4. Abweichung auf Grund der für einen Geschäftszweig vorgeschriebenen Gliederung ( 223 Abs. 3 HGB): und 5.Begründung dafür:), handelt es sich um eine Gruppe, in der, wenn ein Text oder ein Betrag erfasst worden ist, auch alle anderen Punkte innerhalb dieser Gruppe zwingend behandelt werden müssen, damit das Prüfprogramm des Firmenbuches keine Fehlermeldung bringt. Auf der 5. Seite des Schirmes können für die Frage bis zu 9 Unternehmen angegeben werden. Zwischen den einzelnen Unternehmen blättert man mit den <F2> und <F3> Tasten. 4.3 Vermerke Für die kleine Bilanz ist es nur möglich den Bestätigungsvermerk zu erfassen 4.4 Spiegelwerte Da Anlagen-, Bewertungsreserven- und Verbindlichkeitenspiegel in der Ausgabedatei in der Bilanz eingegliedert werden müssen, sind dafür eigene Erfassungsmasken geschaffen worden. Beim Anlagen- und Bewertungsreservenspiegel werden durch Drücken der 'A'-Taste die Spiegelwerte von der Anlagenbuchhaltung übernommen und können, wenn nötig, noch ausgebessert werden. 4.5 Druck Paragraphenbeschreibung Copyright by LSS GmbH 2001 Seite -5

6 Um bei der Zuordnung der Paragraphen eine kleine Hilfestellung zu bieten, kann man sich eine Liste mit allen Paragraphen ausdrucken, um diese bei der Zuordnung in den Bilanzmodellen schneller zu finden. Der Druck ist möglich -sortiert nach Paragraphen oder Bezeichnungstext -alle Paragraphen oder nur die für die kleine Bilanz Copyright by LSS GmbH 2001 Seite -6

7 5 Dateiroutinen Dieser Programmpunkt gilt für alle Mandanten. Für UNIX-Maschinen gibt es derzeit nur 2 Punkte: Pfad der zu erstellenden XML-Datei Hier muss der Pfad angegeben werden, wohin die Datei geschrieben wird. Der Dateiname ist immer gleich: Jabjj_mmmm.xml (jj steht für das Jahr und mmmm steht für die Mandantennummer.) Bsp: Es wird beim Mandanten 731 folgende Datei erstellt: Jab00_0731.XML Soll eine bereits vorhandene Jab-Datei überschrieben werden: J/N Bei auf DOS bzw. Windows basierende Systeme gibt es nach diesen 2 Punkten noch 4 weitere zu beachten: Automatisches Ausführen von Checkex.exe: J/N Es kann bestimmt werden, ob das Prüfprogramm Checkex.exe automatisch nach Erstellen der XML-Datei ausgeführt und die Datei prüfen und neu erstellen soll. Dazu muss im nächsten Punkt Pfad in dem sich Checkex.exe befindet der Pfad angegeben werden, wo das Prüfprogramm Checkex.exe abgespeichert ist. Nach Eingabe wird geprüft ob der Pfad tatsächlich korrekt ist. Soll nach Ausführen von Checkex die Visualisierungsdatei geöffnet werden: J/N Es kann bestimmt werden, ob nach erfolgreicher Prüfung die erstellt Bilanz im HTML- Format am Bildschirm erscheinen soll. Notwendig dafür der nächste Punkt: Pfad und Name des Internetbrowsers für das Öffnen der visualisierten Bilanz Um zu prüfen ob die Eingabe auch korrekt ist, kann man mittels Eingabe von 'I' schauen, ob der Internetebrowser geöffnet wird. Bsp für die Eingabe: C:/Programme/Internet Explorer/Iexplore.exe 5.1 ERSTELLEN DER DATEI Wurden alle Daten ordnungsgemäß und vollständig erfasst, wird durch Starten des Programmes 9.7 Bialnzdialog 17 Dateiausgabe Firmenbuch die XML-Datei erstellt. Copyright by LSS GmbH 2001 Seite -7

8 6 PRÜFPROGRAMM CHECKEX.EXE Wurde die XML-Datei automatisch nach dem Erstellen, wie oben beschrieben, geprüft, wird die neu erstellte XML-Datei, die ans Firmenbuch gesendet werden darf, sowie die HTML-Daeien in folgendem Ordnern gespeichert: /LSSWT/JAB/Mandxxxx (xxxx steht für die Mandantennummer) Falls die Prüfung der Datei durch Checkex nicht von LSS gemacht werden will oder kann (z.b.:unix) ist es notwendig die Datei selbst durch das Prüfprogramm laufen zu lassen. 6.1 Manuelle Prüfung: Hierfür ist es möglich dies über die MS-DOS Eingabeaufforderung zu tun oder über START- AUSFÜHREN Programmaufruf von Checkex: checkex -C JAB-XML-File -O Ausgabe-Directory A z.b Das Prüfprogramm Checkex.exe befindet sich im Ordner C:\Firmenbuch\ Die XML-Datei befindet sich im Ordner C:\LSSWT\WORK\ Der!BEREITS ANGELEGTE! Ordner, wohin man das Ergebnis (neu erstellte XML- Datei, 4 HTML-Dateien) haben möchte heißt: C:\Eigene Dateien\Erg Der Programmaufruf würde dann wie folgt aussehen: C:\Firmenbuch\checkex C C:\LSSWT\WORK\Jab00_731.XML O C:\Eigene Dateien\Erg A Treten aus irgendeinem Grund Fehler auf wird eine ERROR.LOG Datei erstellt, in welcher Sie den Fehler nachlesen können. Falls Sie Probleme mit dem Prüfprogramm bzw. bei der Übermittlung oder Fragen dazu haben, wenden Sie sich bitte an richard.csitkovits@brz.gv.at. Copyright by LSS GmbH 2001 Seite -8