Dokumentation Kundenportal Ecogen

Transkript

1 Dokumentation Kundenportal Ecogen Einloggen... 2 Passwort vergessen?... 2 Neue Organisation erstellen... 2 Organisationseinheit wählen... 2 Organisationseinheit suchen... 2 Passwort ändern... 3 Rollen... 3 Symbole... 4 Hilfsmittel zur Navigation auf der Seite... 4 Stammdaten... 6 Verwaltung der Liste der Personen... 6 Person hinzufügen oder bearbeiten... 6 Einer Person Zugang zum Kundenportal gewähren... 7 Passwort generieren... 7 Die Rollen... 7 Verwaltung der Standorte... 8 Einen neuen Standort hinzufügen... 8 Suche... 8 Meldungen... 9 Neue Meldung erstellen... 9 Meldungsdetails... 9 Dokument hinzufügen...10 History ein/ausblenden...10 Organismus zur Meldung hinzufügen Maske "Meldungsdetails" Liste von Organismen, die in die Meldung schon erwähnt sind Organismus suchen Organismus erstellen Organismus Details Anhang, Empfängerorganismus, Vektoren, Insert...13 Liste der Meldungen...14 Meldung senden...14 Revision, Änderungen...14 Personen ersetzen...15 Meldungen suchen...15 Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 1 / 15

2 Einloggen Mit Ihrem Benutzernamen können Sie alle Meldungen von allen Organisationen, in denen Sie registriert sind, einsehen. Sie können Ihr Passwort anpassen, sobald Sie auf dem System angemeldet sind. Passwort vergessen? 1. Klicken Sie auf die Zeile "Passwort vergessen" links auf dem Bildschirm. 2. Geben Sie Ihre adresse ein. 3. Das System wird Ihre adresse in der Datenbank prüfen und wird Ihnen ein mit einem neuen Passwort senden. Dieses Passwort muss in der Folge beim Einloggen geändert werden. Wenn Sie im Portal noch nicht registriert sind, wenden Sie sich an Ihren BSO oder an den Administrativnutzer. Neue Organisation erstellen Wenn Ihre Organisationseinheit noch nicht im Portal registriert ist und Sie Zugriff brauchen, klicken Sie auf "Organisation erstellen". Füllen Sie das Formular aus. Der Administrativnutzer wird den Zugriff erhalten, um die Personen zu registrieren, ihnen den Zugriff zu erteilen und die nötigen Angaben für die Erstellung von Meldung zu erfassen. Die Kontaktstelle wird Sie gegebenenfalls kontaktieren. Organisationseinheit wählen Markieren Sie die Organisationseinheit (OE), für welche Sie sich anmelden wollen. Auch nach dem Anmelden können Sie jederzeit zu einer anderen Organisationseinheit wechseln. Wenn die gewünschte OE nicht in der Liste erscheint, so starten Sie eine Suche mittels, rechts auf dem Bildschirm. Organisationseinheit suchen Geben Sie Ihre Suchkriterien mittels der drei verfügbaren Felder ein. Ein Suchkriterium genügt: ein Teil vom Namen der OE im Feld "Name", der Ort im Feld "Standort" oder eine Meldungsnummer. Um eine OE auszuwählen, klicken Sie auf. Als Suchergebnis erscheinen nur diejenigen OE, bei denen Sie registriert sind. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 2 / 15

3 Passwort ändern - Der Passwort muss mindestens 8 Stellen haben. - Zusammensetzung: Grossbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen (mindestens zwei dieser Kategorien müssen enthalten sein) - Passwörter wie Benutzer-ID, Name, Vorname, Geburtsdatum usw. dürfen nicht verwendet werden Wiederholung nach 10 erfolgten Wechseln möglich. Gültigkeit max. 90 Tage. Fehlversuche: max. 5. Rollen Jede Person kann in einer oder mehreren Rollen arbeiten. Die Anzeige der Symbole im Portal ist rollenabhängig. Die Standardrolle ist "Mitglied". Mitglied Meldung erstellen und ändern Private Organismen erstellen und bearbeiten Leseberechtigung für alles BSO Meldung erstellen und ändern Private Organismen erstellen und bearbeiten Meldung zur Vollständigkeitskontrolle einsenden Meldung beenden Personen ersetzen Meldung Umzug über Standort oder Organisationsgrenzen Meldungsrolle BSO übernehmen Fremdnutzung bearbeiten und abschliessen Leseberechtigung für alles Administrativnutzer Person erstellen und Änderung erfassen Zugriffe verwalten Standort erstellen und Änderung erfassen Organisation bearbeiten Leseberechtigung für alles Mit der Funktion verfügen Sie über eine schnelle Übersicht aller Personen Ihrer Organisation inklusive deren Rollen. Diese Option befindet sich am Ende der Liste aller Personen Ihrer Organisation. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 3 / 15

4 Symbole Jede Person kann auf dieser Plattform mehrere Rollen innehaben. Die untenstehenden Symbole sind rollenabhängig. eine Organisation suchen in den Suchresultaten eines der Ergebnisse auswählen das betreffende Element bearbeiten den Inhalt des betreffenden Elements lesen, ohne Recht zur Bearbeitung Element duplizieren (Meldung, Person, Standort). Export der betreffenden Tabelle in eine Excel-Datei, welche sich ausserhalb der Plattform speichern lässt. Auch wenn nur ein Teil der Tabelle sichtbar ist, wird die vollständige Tabelle exportiert. Element löschen (Zeile, Standort, Person, Meldung) Neues Element erzeugen (Meldung, Person, Standort, Räumlichkeit). Organismus ableiten Hilfsmittel zur Navigation auf der Seite Befindet sich am Ende jeder Tabelle. Durch Ändern der Zahl, können Sie die Anzahl der angezeigten Zeilen bestimmen. Durch Export in Excel stehen Ihnen alle Funktionen von Excel zur Verfügung. Bezeichnet die gesamte Anzahl Zeilen der Tabelle und die Anzahl der angezeigten Zeilen. Mit diesen Symbolen können Sie sich innerhalb der Tabelle bewegen. Sie können die angezeigte Sprache jederzeit wechseln. Die momentan verwendete Darstellung bleibt erhalten, nur die Sprache wechselt. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 4 / 15

5 Die Plattform verfügt über zwei Nagivationsarten: Die Navigation im Hauptmenu Den horizontalen Balken, welcher ersichtlich ist während der Bearbeitung der Meldungen Dieser Balken zeigt den Weg bis zur aktuellen Maske. In diesem Beispiel, ist die Maske eines Organismus offen. Ausgegangen war man von einer Meldung, dann wurde unter Meldungsdetails ein Organismus hinzugefügt. Mit einem Klick auf "Meldungsdetails" wird direkt wieder die Meldung angezeigt. Sortieren Es genügt, auf den Kopf einer Spalte zu klicken, um die Tabelle nach der betreffenden Spalte zu sortieren. Ein zweiter Klick auf dieselbe Spalte dreht die Sortierreihenfolge. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 5 / 15

6 Stammdaten Die Stammdaten enthalten die Liste der Personen, die für Ihre Organisationseinheit (OE) registriert sind, die Standorte, die Organismus Liste, die Organisationseinheit(en), bei denen Sie Zugriff haben, sowie Standort- und Personenänderungsanfragen. Mit der Rolle "Administrativnutzer" haben Sie den Zugriff, um die Personen und Ihre Zugriffe zu verwalten, und Sie können auch die Standort(e) Ihrer OE verwalten. Mit der Rolle "Mitglied" oder "BSO" verwalten Sie die Private Organismus Liste. Verwaltung der Liste der Personen Standardmässig erscheinen in dieser Liste nur die aktiven Personen Ihrer Organisation. Falls Sie auch die inaktiven Personen anzeigen möchten, so benutzen Sie bitte die Funktion "Inaktive einblenden". Abhängig von Ihrer Rolle werden folgende Symbole angezeigt: Lesen (Mitglied) Bearbeiten (Administrativnutzer) Löschen (Administrativnutzer) Löschen ist nur möglich, wenn die Person in keiner Meldung vorkommt. Bevor eine Änderung ausgeführt wird, prüft das System, ob die betroffene Person in einer Meldung vorkommt, und liefert Ihnen die Liste der betroffenen Meldungen. Mit der Funktion verfügen Sie über eine schnelle Übersicht aller Personen Ihrer Organisation inklusive deren Rollen. Person hinzufügen oder bearbeiten Die Seite ist in zwei Teile aufgeteilt. - Die obligatorischen Felder sind: Name, Vorname, Organisation, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Telefon, , Sprache und Geschlecht. - Die adresse wird überprüft. Wenn sie schon unter einer anderen Person in der Datenbank gespeichert ist, so kann die Person nicht gespeichert werden. Da die E- Mailadresse verwendet wird, um sich auf dem System anzumelden, ist es wichtig, dass diese eindeutig ist. Der Knopf befindet sich am Ende der Seite. Wenn der erste Teil des Formulars einmal gespeichert ist, so kann er nicht mehr verändert werden, ohne einen Änderungsantrag auszufüllen. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 6 / 15

7 Einer Person Zugang zum Kundenportal gewähren Um einer Person den Zugang zum Kundenportal zu ermöglichen, klicken Sie bitte das Feld "Login aktiviert" im zweiten Teil des Formulars an. Sobald Sie gespeichert haben, erscheinen die Felder, die erlauben, ein Passwort zu erstellen und zu versenden. Wenn sie nur das Feld " " ausgefüllt haben, so erscheinen nur die Felder "Neues Passwort generieren und ausdrucken!" und "Person per über die Aktivierung des Logins informieren". Um das Passwort per Fax oder SMS zu versenden, ergänzen Sie bitte die entsprechenden Felder in der zweiten Hälfte der Seite. Passwort generieren Das erste Passwort wird für den Benutzer automatisch vom System erstellt. Es genügt, auf den Befehl " Neues Passwort generieren und..." zu klicken. Der Benutzer kann anschliessend das Passwort selbständig ändern. Wenn ein Benutzer sein Passwort verloren hat, kann der Administrativnutzer ihm ein neues Passwort per SMS, Fax oder auf Papier zukommen lassen. Die Rollen Standardmässig ist jede Person als "Mitglied" registriert. Ganz am Ende der Seite der Personen können Sie die Rollen der Person einsehen. Alle Rollen, welche diese Person in allen Organisationen hat, werden angezeigt, wenn Sie auf "Organisationszugehörigkeit ein-/ausblenden" klicken. Organisationseinheit in der Sie jetzt gemeldet sind Die Liste wird in Excel exportiert Jede Person ist nur einmal in der Datenbank registriert. Falls eine Person in mehreren Organisationen arbeitet, so wird dies unter "Organisationszugehörigkeit" vermerkt. So können Sie eine Rolle hinzufügen: - Klicken Sie auf "Neue Organisationsrolle". Wählen Sie die Organisation mittels, wählen Sie eine Rolle und speichern Sie. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 7 / 15

8 Verwaltung der Standorte Standardmässig werden in der Liste nur die aktiven Standorte Ihrer Organisation gezeigt. Wenn Sie auch die inaktiven Standorte ansehen möchten, so klicken Sie auf "Inaktive einblenden". Neben jedem Standort werden folgende Symbole angezeigt: Lesen (Mitglied) Bearbeiten (Administrativnutzer) Löschen (Administrativnutzer) Löschen ist nur möglich, wenn der Standort in keiner Meldung vorkommt. Bevor eine Änderung ausgeführt wird, prüft das System ob der betroffene Standort in einer Meldung vorkommt, und liefert Ihnen die Liste der betroffenen Meldungen. Einen neuen Standort hinzufügen Die Seite ist in zwei Abschnitte geteilt. Die obligatorischen Felder sind: Organisation, Strasse, PLZ und Ort. Der Knopf befindet sich am Ende der Seite. Wenn der erste Teil des Formulars einmal gespeichert ist, so kann er nicht mehr verändert werden, ohne einen Änderungsantrag aus zu füllen. Sie können einen BSO pro Standort definieren. Diese Informationen werden in die Meldungen übernommen. Suche Benutzen Sie das Feld. - Geben Sie im Feld Suche in dieser Tabelle ein Wort oder einen Teil eines Wortes ein. Die Suche läuft über alle Elemente der Tabelle unterhalb dieses Feldes. Dies ist unabhängig von der Anzahl der gezeigten Elemente. - Um die Suche auszuführen drücken Sie Enter auf ihrer Tastatur oder klicken Sie auf den Knopf. Auch wenn Sie nur 10 Elemente in der Tabelle sehen, läuft die Suche über alle Elemente der Tabelle (zum Beispiel über alle Meldungen). In der Liste der Meldungen bezieht sich die Suche nur auf die Spalten "Nummer" und "Titel". Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 8 / 15

9 Meldungen Neue Meldung erstellen Bevor Sie eine neue Meldung erstellen, klicken Sie zuerst auf Stammdaten um zu prüfen, ob die folgenden Elemente, die in der Meldung benützt werden, vorhanden sind. - Personen. Überprüfen Sie auch die Rollen der Personen: BSO oder Mitarbeiter. Standorte. Sie können auch eine neue Meldung basierend auf einer bestehenden Meldung erstellen. Benützen Sie dafür bitte den Knopf, links von der bestehenden Meldung. Dieser Befehl erstellt eine Kopie der bestehenden Meldung. Die kopierte Meldung wird anschliessend geöffnet. Sie können dann den neuen Titel eingeben und die Meldung anpassen. 1 In dieser ersten Seite, werden Sie die folgenden Informationen eingeben: Die verantwortliche Person und sein Stellvertreter, der Name des BSO und dessen Stellvertreter, der Name der für den Sicherheitsdienst verantwortlichen Person. Die Dauer der Tätigkeit Der Standort Wenn der Name einer Person oder der Standort fehlen, speichern Sie die Meldung und öffnen Sie die Stammdaten erneut um die fehlenden Angaben zu erfassen. Meldungsdetails In dieser Seite, können Sie direkt den Namen der Meldung, der Meldungsdauer und die beteiligte Personen bearbeiten. Klicken Sie auf. 1 Räumlichkeiten erfassen. Um Informationen zu den Räumlichkeiten einzugeben, klicken Sie auf Räumlichkeiten erfassen. Sie können anschliessend einen Standort, der für Ihre Organisation erfasst ist, auswählen. 2 Organismen erfassen. Hier haben Sie Zugriff auf die Liste der Organismen, welche schon ausgewählt wurden. Zusätzlich können Sie weitere Organismen erfassen. Falls ein Organismus fehlt, so können Sie diesen neu erstellen. 3 Fragebogen bearbeiten. Im Fragebogen ist auf jeder Frage eine spezifische Hilfe verfügbar, wenn Sie auf klicken. 4 Dokument hinzufügen. Sie können ein Dokument importieren, und zur Meldung hinzufügen 5 Definitive Dokumente erzeugen. Dies ist der erste Schritt, zum '''Einsenden einer Meldung''' an die Kontaktstelle Biotechnologie. Die Nummer der Meldung wird in diesem Schritt vergeben. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 9 / 15

10 Sobald die definitiven Dokumente verfügbar sind, wechselt der Status der Meldung von "Entwurf" auf "Bereit zur Vollständigkeitskontrolle". Der Knopf "Zur Vollständigkeitskontrolle einsenden" ist oben auf der Seite. Am Fuss der Seite finden Sie die Befehle, um folgende Angaben einzublenden: die Standorte, die Organismen, die Entscheidungsattribute, die Meldungsdokumente, die indirekten Dokumente, die History und die administrative History. Dokument hinzufügen Um ein Dokument hinzuzufügen klicken Sie auf "Dokumente ein-/ausblenden" ganz am Ende der Seite. Klicken Sie auf "Dokument hinzufügen" um das Fenster zum Hochladen von Dokumenten zu öffnen. Geben Sie einen Titel und klicken sie auf DURCHSUCHEN um ein Dokument hochzuladen. Ein Klick auf Standort. beendet das Hochladen, und Sie befinden sich wieder auf dem History ein/ausblenden Am Ende der ersten Seite einer Meldung befindet sich ein chronischer Überblick der Versionen der Meldung. Um alte Versionen der Meldung zu öffnen, blenden Sie die History ein. Im Administrave History finden Sie folgende Änderungen: Ersatz vom Personen, Datumoder Standortänderungen. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 10 / 15

11 Organismus zur Meldung hinzufügen 1. Maske "Meldungsdetails". 2. Liste von Organismen, die in die Meldung schon erwähnt sind. Die Liste enthält die Organismen, die Sie schon erfasst haben. Um einen neuen Organismus zur Liste hinzufügen, benutzen Sie den Befehl. 3. Organismus suchen Fügen Sie den Namen oder einen Teil des Namens des Organismus ins erste Feld der Suchmaske ein. Um die Suche auszuführen, klicken Sie auf den Knopf SUCHEN. Die vier weiteren Felder "Typ", "Template", "Gruppe" und "Pool" erlauben Ihnen, die Suche genauer zu definieren. Wenn Sie einen GVO suchen oder erstellen wollen, wählen Sie im Feld "Typ/Template" GVO aus. Die Option "In einer Tätigkeit verwendet" ist standardmässig aktiviert. Diese muss deaktiviert werden, um Organismen zu finden, unabhängig davon, ob diese in einer Meldung vorkommen. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 11 / 15

12 4. Organismus erstellen1 Wenn ein Organismus nicht gefunden wird, so erscheint rechts des Knopfes SUCHEN ein Knopf ERSTELLEN. Dieser erlaubt Ihnen, den Organismus hinzuzufügen. 5. Organismus Details Um den Empfängerorganismus auszuwählen, klicken Sie auf die rechts vom Feld. Das System sucht alle GVO vom gleichen Typ, weil die Suchkriterien gespeichert sind. Wenn der Empfängerorganismus noch nicht existiert, können Sie ihn auch erstellen. Wenn Sie als Empfänger keinen GVO wollen, so müssen Sie bei Typ/Template Organismen Mikroorganismen wählen Wählen Sie den Empfängerorganismus mit einen Klick auf Am Anfang der Maske können Sie direkt den Anhang bearbeiten. Um die Angaben zu speichern, klicken Sie auf FERTIGSTELLEN. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 12 / 15

13 6. Anhang, Empfängerorganismus, Vektoren, Insert In der Maske können Sie noch Vektoren und Inserts hinzufügen. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 13 / 15

14 Liste der Meldungen Die Meldungen, die eine Nummer haben wurden zur Vollständigkeitskontrolle gesendet. Meldung senden Status der Meldung: Entwurf 1 Der letzten Schritt für die Vorbereitung der Meldung ist Sobald die definitive Dokumente bereit sind, ändert der Status zu 2. Senden Sie bitte anschliessend das unterzeichnete Deckblatt an die Kontaktstelle 3. Jetzt können Sie die Meldung zur Vollständigkeitskontrolle einsenden. Der Status der Meldung ist jetzt In Vollständigkeitskontrolle. Revision, Änderungen Die Option Inhaltlische Änderungen ist nur ersichtlich bei Meldungen, die in Vollständigkeitskontrolle sind. Der Revisionsnummer ändert sobald Sie den Inhalt einer Meldung die der Vollständigkeitskontrolle übergeben wurde ändern. Wenn Sie eine Meldung, die mehrere Versionen hat ändern, wird der Befehl nur die Version in Bearbeitung löschen. Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 14 / 15

15 Personen ersetzen Benützen Sie diese Funktion, um Personen in einer oder mehreren Meldungen zu ersetzen. Der Befehl Personen ersetzen wird in mehreren Schritten durchgeführt. 1. Markieren Sie den Namen der Person, die ersetzt werden soll. 2. Klicken Sie auf den Knopf "Betroffene Meldungen suchen". Die Meldungen mit dem Status "Ersetzt", "Zurückgezogen", "Gelöscht" oder "Abgeschlossen und beendet" werden nicht angezeigt. 3. Im Feld "Ersetzen durch" wählen Sie den Namen der Person, durch welche die bestehende Person ersetzen werden soll. Die Änderung wird für alle markierten Meldungen ausgeführt, sobald sie auf den Knopf "Speichern" klicken. Die Änderung wird in der administrativen History der Meldung angezeigt. Meldungen suchen Im Feld "Suche in dieser Tabelle" geben Sie ein Wort oder ein Paar Buchstaben des Meldungstitels ein. Die Suche läuft über alle Elemente der Liste, unabhängig davon, wie viele Elemente im Moment angezeigt werden. Um die Suche zu starten, betätigen Sie die Eingabe Taste oder klicken Sie auf den Knopf. In der Meldungsliste läuft die Suche über die Spalten "Nummer" und "Titel". Benutzerdokumentation ECOGEN Seite 15 / 15