Virtuelle Messe Die ersten digitalen Messen. Österreichs in Kooperation mit

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1 Virtuelle Messe 2015 Die ersten digitalen Messen Österreichs in Kooperation mit

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3 FAQ im Überblick 1. Wie kann man an einer virtuellen Messe als Besucher teilnehmen? Welche Daten des Users werden angegeben? Welche Formen der Interaktion gibt es? Muss der Besucher einen Skype-Account haben um zu chatten? Wie kann der Besucher mittels Voip und Videotelefonie mit den Ausstellern kommunizieren? Wie funktioniert das Chat-Tool? Muss der Besucher sich irgendetwas auf seinem Computer installieren um an der Messe teilzunehmen? (Plugins, etc.) Kann man die virtuelle Messe auch via Tablet oder Handy besuchen? Wie funktioniert das integrierte Tool? Wie funktioniert das Online Befragungstool? Ist dieses nur am Online-Tag möglich? Wie funktioniert der Visitenkartentausch? Ist dies nur am Online Tag möglich? Gibt es einen Webmaster von Seiten des Veranstalters am Live-Tag, sollten Probleme/Fragen auftreten? Gibt es pro Stand eine max. Kapazität der Besucher? Kann man an den nicht Live-Tagen, den Unternehmen am Stand schon Nachrichten oder Unterlagen hinterlassen? Wie hoch ist die verfügbare Daten-Kapazität des Kunden (Videos, Dokumente, Fotos, etc.) Können auch noch während der Messe Unterlagen hochgeladen werden? Zu welchem Zeitpunkt kann das Unternehmen seinen Stand mit den Unterlagen befüllen? Sehen Aussteller die Besucherdaten (Registrierung live) oder erhalten Sie diese Infos später (z.b. Studiengang, Studienabschnitt der Besucher) Aussteller-Stand: Welche Vorgaben gibt es? Was habe ich als Aussteller auf einer virtuellen Messe zu tun? Messe ist online Messe ist live Ich bin Besucher wie läuft eine virtuelle Messe ab? Was erwartet mich? Wann soll ich als Aussteller am besten Meetings durchführen? Sieht man beim Informationsstand alle zur Verfügung stehenden Icons? Welche Themen werden bei der Konferenz bzw. allg. beim Rahmenprogramm angeboten? Gibt es die Möglichkeit eines Tests der Funktionen? Gibt es ein Farbleitsystem für Unternehmensbranchen? Wir wollen Videocontent erstellen, haben aber inhouse keine Möglichkeiten. Gibt es eine Unterstützung des Veranstalers? Gibt es die Messe auch auf Englisch? Was ist ein Webcast? Wo kann man als Besucher die Videos und Aufzeichnungen von Webcast-Slots abrufen? Wie kann ein Besucher am Webcast teilnehmen? Wie kann ich mir als Präsentator die Durchführung eines Webcasts vorstellen? Was muss ich als Moderator eines Webcasts machen?

4 34. Was kann ich in der Webcast-Session zeigen? Sieht man den Moderator eines Webcasts im Bild? Was brauche ich an Technik für einen Webcast? Wie lädt man in den Conference Room ein? Wie läuft das dort ab? Webcast im Auditorium? Wie funktioniert das?

5 1. Wie kann man an einer virtuellen Messe als Besucher teilnehmen? Auf der Website der jeweiligen Messe gibt es ein Registrierungsformular. Hier muss der User bestimmte Pflichtfelder sowie optionale Felder für die Registrierung ausfüllen. Danach erhält der Besucher eine zugeschickt, in der sich sein Zugangslink befindet. Durch das Anklicken des Registrierungslinks hat der Besucher die Möglichkeit das Messeareal zu betreten. 2. Welche Daten des Users werden angegeben? Der User hat die Möglichkeit sein Profil, mit z.b. Skype-Account, Lebenslauf uvm. (in Summe bis zu 48 möglichen Angaben) zu vervollständigen. Dies sollte auch in seinem Interesse sein. Das Profil dient als Datengrundlage für die Visitenkartenfunktion, Skype-Telefonie, CV- Upload, etc. Im Bedarfsfall können bestimmte Felder, je nach Event, auch ausgeblendet werden. 3. Welche Formen der Interaktion gibt es? Chat Voip Voice over IP (mittels Skype) Videotelefonie (mittels Skype) Visitenkartentausch Aussteller und Besucher können per Knopfdruck ihre Kontaktdaten austauschen Webcast Ein eigens Webcast-Tool ermöglicht die Live-Präsentation oder Präsentation on-demand in Form von Power-Point, Video und anderen Dokumenten, die geteilt werden können. Die Präsentation wird mit begleitender Stimmaufnahme zur Verfügung gestellt. 4. Muss der Besucher einen Skype-Account haben um zu chatten? Nein, das System hat eine eigene Chat-Funktion implementiert. 5. Wie kann der Besucher mittels Voip und Videotelefonie mit den Ausstellern kommunizieren? Der Besucher muss einen gültigen Skype-Account besitzen. Nur damit sind die oben genannten Funktionen möglich. 6. Wie funktioniert das Chat-Tool? Der Chat ähnelt vergleichbaren Messangern, wie z.b. Facebook. Wenn man in einer Unterhaltung ist, öffnet sich im Browserfenster ein zweites Chatfenster. Idealerweise stellt der Aussteller mehrere Mitarbeiter ab, die dann unter dem gleichen Aussteller-Login für Anfragen bereit stehen. Im Backend kann man bis zu 10 unterschiedliche Mitarbeiter 5

6 anlegen, die anschließend mit den Besuchern chatten können. Auch Fotos von den Mitarbeitern können ergänzt werden. 7. Muss der Besucher sich irgendetwas auf seinem Computer installieren um an der Messe teilzunehmen? (Plugins, etc.) Nein, für die Teilnahme am virtuellen Event sind keine Downloads erforderlich. Der Computer benötigt hierfür lediglich JAVA (Standard). Die virtuelle Messe ist sowohl am Laptop als auch mobil via Tablet und Smartphone abrufbar (ACHTUNG: Mobil Einschränkung der Interaktionsmöglichkeiten). 8. Kann man die virtuelle Messe auch via Tablet oder Handy besuchen? Ja, die Messe ist für mobile Geräte optimiert. Die Interaktionsfunktionen stehen auf diesen Geräten nicht zur Verfügung. 9. Wie funktioniert das integrierte Tool? Unter dem Menüpunkt "Mailbox" kann man als Besucher eine Nachricht hinterlassen. Auch an den Nicht-Live-Tagen. Der Aussteller kann dies jederzeit im Backend abrufen. 10. Wie funktioniert das Online Befragungstool? Ist dieses nur am Online-Tag möglich? Der Aussteller kann maximal fünf Fragen definieren. Die möglichen Antworten in Form von Auswahlmöglichkeiten müssen vorgegeben werden. Dieses Befragungstool ist während des gesamten Zeitraums verfügbar. 11. Wie funktioniert der Visitenkartentausch? Ist dies nur am Online Tag möglich? Die Übermittlung der Koordinaten erfolgt mittels Profil übermitteln Button. Dies ist während der gesamten Laufzeit der Messe durch den Besucher möglich. Es werden alle Daten, die der Benutzer angibt, an das jeweilige Unternehmen übermittelt. Auch der Lebenslauf, wenn dieser angeführt wird. 12. Gibt es einen Webmaster von Seiten des Veranstalters am Live-Tag, sollten Probleme/Fragen auftreten? Ja, es gibt einen Support für Besucher- und Ausstelleranfragen sowie auch Schnittstelle zur Technik Agentur Boozter (Julia Wawrik). Der Technikanbieter steht während des ganzen Live-Tages auf Abruf. 13. Gibt es pro Stand eine max. Kapazität der Besucher? Sollte der äußerst seltene Fall eintreten dass Besucher zeitgleich online sind, so wird das Log-In für weitere Besucher solange gesperrt, bis sich aktuelle Besucher wieder ausgeloggt haben. Dies dient zur Aufrechterhaltung der Stabilität der Plattform. Für den Stand selbst gibt es keine Kapazitätsbeschränkungen. 6

7 14. Kann man an den nicht Live-Tagen, den Unternehmen am Stand schon Nachrichten oder Unterlagen hinterlassen? Ja, kann man. Mittels "Mailbox" kann man eine hinterlassen. Mittels "Profil übermitteln" kann man seine Profil-Daten übermitteln. Hier werden auch Dateien, wie bspw. ein Lebenslauf, der im Profil angeführt werden kann, übermittelt. 15. Wie hoch ist die verfügbare Daten-Kapazität des Kunden (Videos, Dokumente, Fotos, etc.) Dies richtet sich nach dem gewählten Paket. Bei Gold: 3 Videos (.mov Format, kürzer als 5 Minuten, unter 100 Mb), 15 Fotos (jpg, mind. 72dpi), Download Area 10 Dok (max. 10, Datenmenge kleiner 10 Mb). 16. Können auch noch während der Messe Unterlagen hochgeladen werden? Die Messestände können in real-time aktualisiert werden. Jeder Aussteller erhält ein Log-In für seinen Stand, wo er entsprechend Dokumente, Videos etc. ändern kann, wann er will. 17. Zu welchem Zeitpunkt kann das Unternehmen seinen Stand mit den Unterlagen befüllen? Nach der Zusage zur Messeteilnahme erhält der Aussteller einen Anforderungskatalog an Werbemitteln und Material (Größe, Anzahl, etc.). Agentur Boozter setzt den Stand anschließend auf. Der Kunde gibt diesen nach Fertigstellung frei. Das Standaufsetzen kann bereits am folgenden Tag der Zusage erfolgen. 18. Sehen Aussteller die Besucherdaten (Registrierung live) oder erhalten Sie diese Infos später (z.b. Studiengang, Studienabschnitt der Besucher) Der Aussteller erhält alle Daten. Diese stellt die sd one nach Ablauf der Messe zur Verfügung. 19. Aussteller-Stand: Welche Vorgaben gibt es? Templates Stand: Es stehen 10 Standtemplates zur Verfügung Slogan: Max. 150 Zeichen Logo: Format jpg oder gif im RGB-Format, Kein CMYK Soziale Netzwerke: Max. 200 Zeichen Unternehmensprofil: Max Zeichen im Rich-Text Format und Foto mind. 72 dpi Bevorzugte Profile/Weitere Informationen: Max Zeichen Downloads: Max. 5mb je Datei, max. 10 Dokumente, mp3/vuchers/widgets/etc. Stand-Umfrage: Max. 5 Fragen, mit jeweils mind. 2 Auswahlmöglichkeiten 7

8 Tipps: Max. 20 Tipps für die Besucher der Messe. Titel max. 100 Zeichen, Textbeschreibung max Zeichen Erfahrungsberichte/Testimonials/Produkte: max. 5 Items, Text max Zeichen/Item Videos: max. 3 Videos,.mov-Format, kürzer als 5 Minuten, 3:4 Verhältnis, unter 100 Mb Fotos: Max. 15 Fotos, jpg-format, min. 72 dpi Advertising panel 1: Vertikal, 8,27in*11,69 in oder proportional, jpeg, mind. 72 dpi Entitiy logo: Verlinkung zur Unternehmens-Webseite, mind. 72dpi, jpeg 20. Was habe ich als Aussteller auf einer virtuellen Messe zu tun? Grundsätzlich sind bei der virtuellen Messe zwei Status zu unterscheiden: Messe ist online Messe ist live Messe ist online Der Stand wurde entsprechend mit den verschiedenen Materialen bestückt. Die Besucher können zu den einzelnen Ständen gehen und sich relevante Informationen einholen. Weiters ist die Funktion Meetinganfrage sowie aktiv. Das bedeutet, dass Sie als Aussteller regelmäßig checken sollten, ob hier entsprechende Anfragen zur Bearbeitung vorliegen Messe ist live An den Live-Tagen steht die Interaktion mit Usern im Vordergrund. Für die Interaktion stehen unterschiedliche Tools zur Auswahl: Chat-Tool (integriert in die Software des Anbieters) Skype-Integration: Hier kann sowohl die Chat- als auch die Videotelefonie eingesetzt werden. Aus Erfahrung hat sich gezeigt, dass Skype-Sessions erst nach erfolgtem Meeting-Request eingesetzt werden sollten. Webcasts: Im Conference Room werden live, aber auch on-demand Sessions zu unterschiedlichen Themen abgehalten. Hier wird meistens mit Präsentationen, welche mit Tonübertragung übermittelt werden, gearbeitet. Video-Sessions sind auch möglich, allerdings ist die Live-Übertragung sehr stark von der Datenübermittlungsqualität des Senders und der Empfänger abhängig. Die Zuseher können via Chat-Funktion mit den Präsentatoren/Moderatoren agieren, wie Fragen stellen etc. Offener/geführter Chat: es hat sich gezeigt, dass offene Chats sehr stark im Rahmen solcher Messen genutzt werden. 8

9 Webcasts und offene Chats werden unter dem Menüpunkt Agenda den Besuchern angezeigt. 21. Ich bin Besucher wie läuft eine virtuelle Messe ab? Was erwartet mich? Registrierung: Üblicherweise ist der Besuch einer virtuellen Messe kostenlos. Damit man uneingeschränkten Zugang zu einem virtuellen Event hat, muss man sich registrieren. Im Anschluss erhalten Sie einen Registrierungslink per . Besuch der Messe: Sobald die virtuelle Messe freigeschaltet ist, kann man unter dem Zugangslink die Veranstaltung betreten. Match-Making mit den Ausstellern: Um die Aussteller-Suche zu erleichtern, werden die User gebeten, einen kurzen Fragebogen zu beantworten. Hier handelt es sich um maximal zehn Fragen. Nach dem Match wird eine Liste all jener Aussteller angezeigt, die für die Interessen des Besuchers von Belangen sind. Mittels einfachen Klicks, gelangt man direkt zum Ausstellerstand ohne zeitaufwendiges Herumlaufen. Live-Tage: An den Live-Tagen kann man mit den Ausstellern direkt in Kontakt treten. Sei es über , integrierter Chat-Funktion oder aber Videotelefonie via Skype. Alle anderen Funktionalitäten, wie z.b. die Bildergalerie, Videos, Broschüren Downloads etc. stehen den Besuchern jederzeit zur Verfügung. Zu bestimmten Terminen kann man im Conference Room an der Konferenz teilnehmen. In Live-Webcasts oder on-demand sind die Sessions abrufbar. Hier handelt es sich zumeist um Bild-Ton-Übertragungen in Form von Videos oder Präsentationen. Zusätzlich kann man mittels Chat mit dem Präsentator/Moderator kommunizieren. 22. Wann soll ich als Aussteller am besten Meetings durchführen? Es empfiehlt sich, Meetings an den Tagen, rund um den Live-Tag zu arrangieren. Ein Besucher Interesse an Ihrem Unternehmen und Sie planen direkt ein Gespräch über Skype. 23. Sieht man beim Informationsstand alle zur Verfügung stehenden Icons? Nein! Es werden nur jene Icons und Bereiche eingeblendet, die Sie als Unternehmen im Vorfeld definieren. Wenn es sich in einer Zeile nicht ausgeht, erscheint ein Icon mit +. Beim Klick auf dieses, öffnet sich eine zweite Reihe an Möglichkeiten. 9

10 24. Welche Themen werden bei der Konferenz bzw. allg. beim Rahmenprogramm angeboten? Die Themen richten sich zum einen an die jeweilige Messe und zum anderen an die teilnehmenden Unternehmen und deren Themenschwerpunkten. 25. Gibt es die Möglichkeit eines Tests der Funktionen? Ja, es gibt die Möglichkeit eines Tests. Julia Wawrik (Agentur Boozter) steht Ihnen im Zuge der Implementierung stets zur Verfügung und wird Ihnen alle Funktionen näher erläutern. Über dies hinaus kann auch ein gesammelter Einschulungstag von Seiten Die Presse, WirtschaftsBlatt und styria digital one im Vorfeld veranstaltet werden. 26. Gibt es ein Farbleitsystem für Unternehmensbranchen? Ja, es gibt die Möglichkeit einzelne Branchen in farbliche Cluster zu unterteilen. Dies ist abhängig von den teilnehmen Unternehmen und Ständen. 27. Wir wollen Videocontent erstellen, haben aber inhouse keine Möglichkeiten. Gibt es eine Unterstützung des Veranstalers? Ja, die STYRIA bietet auch die Möglichkeit der Videoproduktion, über das Unternehmen Radio Content Austria (RCA) an. Hierzu bitten wir Sie, das mit Ihrem Verkaufsberater zu besprechen. 10

11 28. Gibt es die Messe auch auf Englisch? Nein, im Jahr 2015 werden alle Messen nur auf Deutsch stattfinden. 29. Was ist ein Webcast? Bei einem Webcast handelt es sich um ein Multi-Media Angebot, wie beispielsweise ein Video, eine Power-Point Präsentation, o.ä. bei dem man als Zuseher interagieren kann. Dies kann in Form von Chats oder sofern verfügbar, mittels VoiP erfolgen. Die Webcast-Sessions werden in der Agenda der Messe angezeigt und verlinken zum Ausstrahlungszeitpunkt direkt zur Webcasting-Applikation. Nach Anklicken des Links befindet man sich im gewünschten Konferenzprogrammpunkt. 30. Wo kann man als Besucher die Videos und Aufzeichnungen von Webcast-Slots abrufen? Alle aufgezeichneten Videos sind während der gesamten Laufzeit der Messe verfügbar bzw. sobald sie hochgeladen wurden. Dies kann man entweder am eigenen Stand im Video- Bereich (Achtung auf die Größe des Files) oder im Conference Room zur Verfügung stellen. 31. Wie kann ein Besucher am Webcast teilnehmen? Zur Teilnahme mittels Desktop ist ein aktueller Flash-Player notwendig. Nutzen Sie für Ihr Handy oder Tablet die kostenfreien Apps, die für alle wichtigen Betriebssysteme in den Stores zur Verfügung stehen. 32. Wie kann ich mir als Präsentator die Durchführung eines Webcasts vorstellen? Die virtuelle Messe stellt eine eigene Webcasting-Software zur Verfügung. Der Moderator/Präsentator bekommt für seine Session einen individuellen Zugangslink. Aus Erfahrung hat sich gezeigt, dass ein Co-Moderator sehr hilfreich ist. Dieser beantwortet zumeist die Fragen aus dem Chat, während der Moderator seinen Vortrag hält. Die Software kann sowohl Dokumente aber auch Live-Video Signal auf die Bildschirme der Zuseher übertragen. Der Moderator kann, muss aber nicht im Bild sichtbar sein. 11

12 33. Was muss ich als Moderator eines Webcasts machen? Ein Moderator loggt sich über den Veranstaltungslink ins System ein. Um den Screen zu teilen, wird ein kleines Plugin am Computer des Moderators installiert. Der Moderator kann auch noch über die Applikation direkt zusätzliche Teilnehmer mittels versands einladen. 34. Was kann ich in der Webcast-Session zeigen? Videos, Word-Dokumente, Präsentationen, etc. In der Webcasting-Software steht Ihnen ein Upload-Bereich zur Verfügung wodurch Sie eine Vielzahl an Informationen mit Ihren Zusehern teilen können. 35. Sieht man den Moderator eines Webcasts im Bild? Der Moderator kann, muss aber nicht sichtbar sein. 36. Was brauche ich an Technik für einen Webcast? Einen PC/Mac mit aktuellem Flash-Player, sowie ein Mikrofon. Sofern eine Bildübertragung gewünscht ist, muss auch eine Webcam zur Verfügung stehen. 37. Wie lädt man in den Conference Room ein? Wie läuft das dort ab? Es gibt unter dem Menüpunkt "Agenda" eine Auflistung aller Events der Messe. Das sind Webcasts, aber auch offene Chats. Wenn man im Webcasting-Tool eine Webcast-Session anlegt, dann wird ein Link zu der Session erzeugt. Diesen Link kann man auch an Interessenten übermitteln. Nach Klicken des Links kann der Teilnehmer zum Ausstrahlungszeitpunkt auch am Webcast teilnehmen. 38. Webcast im Auditorium? Wie funktioniert das? Es gibt eine eigene Software. Mittels dieser Software kann man als Moderator bzw. Präsentator eines Vortrags seinen "Screen" teilen. Hier können Power-Points, Word Dokumente, Videos und vieles mehr gezeigt werden. Sofern der Moderator es wünscht, kann man ihn auch mittels Webcam zeigen. Der Webcast wird entweder aufgezeichnet und dann um eine bestimmte Uhrzeit im Konferenzraum gezeigt oder auch live gesendet. ACHTUNG: Bei Live- Videoübertragungen sollte man vorab die Geschwindigkeit der Übertragung testen. Bei dem Tool kann man im Falle einer Live-Übertragung als Zuhörer/Seher mittels Chat Fragen stellen. 12