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2 Behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte. Das PM Cockpit basiert auf MS SharePoint und ermöglicht eine umfassende Planung und Steuerung von Projekten. Es können Projekte angelegt, Verantwortlichkeiten und Mitarbeiter festgelegt und jeden einzelnen Schritt im Projektablauf dargestellt werden. Selbstverständlich sind durch verschiedene Berechtigungen nicht alle Bereiche jedem Projektmitarbeiter zugänglich. Es kann individuell angepasst werden, welcher Mitarbeiter welcher Berechtigungsgruppe angehören soll und welche bzw. wie viele Informationen ihm zum Projektablauf zur Verfügung stehen sollen. Soll sein Informationsstand auf ein Arbeitspaket begrenzt werden und er soll keine Einblicke über die entstehenden Kosten erhalten, dann kann dies entsprechend festgelegt werden. Die Dokumentenablage von MS SharePoint garantiert darüber hinaus nicht nur, dass die Prozesse abbildbar sind, sondern zusätzlich auch, dass alle nötigen Informationen und Dokumente dort hinterlegt werden können. PM Cockpit garantiert damit eine zentrale Lösung für alle im Projekt benötigten Prozessschritte und Abläufe mit einer Managementübersicht zur Steuerung aller Projekte im Unternehmen. Startbildschirm PM Cockpit 02

3 Managementübersicht Übersicht aller laufenden Projekte für die Unternehmensleitung mit der Darstellung der wesentlichen Risiken und einer Darstellung über den Status hinsichtlich Termin, Kosten und Leistung des Projekts. Der Status aller Projekte kann über eine einzige Übersichtsseite dargestellt werden. Diese wird regelmäßig als Bringschuld an einen definierten Kreis von Personen oder Gruppen gesendet. Managementübersicht Projektliste Die Projektliste ist der zentrale Einstiegspunkt, mit der Möglichkeit, für die unterschiedlichen Rollen die Projekte zu steuern. Hier werden Projekte vorgeschlagen, weitergeführt, gelöscht oder auch archiviert. Sie bietet eine schnelle und zentrale Übersicht aller Projekte mit dem aktuellen Zustand und einer rollenabhängigen Konfigurationsmöglichkeit. Projektlistenansicht 03

4 Dashboard Übersicht der Projekteigenschaften Die Projekteigenschaften werden im Dashboard für die Projektbeteiligten ständig im Kopfbereich angezeigt. Alle Projektbeteiligten erhalten zu jeder Zeit alle projektrelevanten Informationen. Dashboard 04

5 Anpassbare Projektmanagementprozesse Der Projektmanagementprozess ist eine grafische Übersicht über die anzuwendenden Hauptprozesse des Projektmanagements und gibt dem Projektleiter eine Handlungsanweisung, eine Übersicht und Vorgabe, wie die Prozesse anzuwenden sind. Damit ist es möglich, dass alle Projektmitarbeiter das gleiche Verständnis von Projektmanagement im Unternehmen bekommen. Eine farbliche Fortschrittsmessung gibt dem Projektleiter eine Übersicht, welche PM-Prozesse bereits erledigt sind, welche evtl. kritisch sind und wo noch Arbeit investiert werden muss. Einheitliche Projektmanagementprozesse helfen dabei, dass jeder Projektbeteiligte sich zu jedem Zeitpunkt eine Übersicht über das Projekt verschaffen kann, da Projekte gleichartig in der Organisation durchgeführt werden. Beim Wechsel von Projektbeteiligten oder sogar dem Projektleiter wird damit auch sichergestellt, dass alle Informationen zum Projektstatus vorliegen, das wird durch Quality Gates über den Projektverlauf geprüft. Somit kann bei einem Wechsel der neue Projektleiter oder Projektmitarbeiter mit einer minimalen Einarbeitungszeit das Projekt übernehmen. Prozesskonfiguration und Prozessschritteinstellungen 05

6 Fortschrittsmessung und Statusübersicht für Arbeitspakete Für Arbeitspakete können, wenn notwendig, direkt im Word-Dokument der Fortschrittsgrad und der Status des Arbeitspakets eingetragen werden. Der Projektleiter kann sehr schnell den Status und Fortschritt der Arbeitspakete sehen. Er hat die Möglichkeit direkt im SharePoint danach zu filtern oder auch diese zu sortieren. Somit kann er sich auf die wesentlichen Arbeitspakete konzentrieren. To-Do-Liste Jedes Projekt bekommt beim Anlegen automatisch eine eigene To-Do-Liste, die für die Projektmitarbeiter, nach deren Aufgaben gefiltert, neben dem Dashboard angezeigt wird. Offene Punkte werden zentral gepflegt und können sofort in Besprechungen aufgenommen werden. Der Projektmitarbeiter wird auf Wunsch über fällige Aufgaben benachrichtigt. Die Aufgabenliste kann sogar mit Outlook synchronisiert werden. Workflow Das Anlegen eines Projekts erfolgt in zwei Stufen: Zunächst wird vom Vorhabenverantwortlichen ein Vorschlag mit den notwendigen Grundinformationen in die Projektliste eingetragen. Wenn diese von dem PMO geprüft und durch z. B. einem Lenkungsausschuss freigegeben worden ist, kann der Projektvorschlag zu einem Projekt überführt werden. Es wird damit sichergestellt, dass alle notwenigen Informationen strukturiert für die Entscheidungsgremien vorliegen, bevor ein Vorhaben zu einem Projekt weitergeführt wird. Das stellt sicher, dass zu Beginn des Projekts die Relevanz und Notwendigkeit eines Projekts beschrieben wird. Projektübergreifendes Rollenkonzept zur Berechtigungssteuerung Die Rechte an einem Projekt, Funktionen oder auch einzelne Arbeitspakete innerhalb des PM Cockpits werden durch Berechtigungen definiert. Diese werden durch die unterschiedlichen Rollen wie dem Projektmanagement Office, dem Projektleiter oder auch durch den Arbeitspaketverantwortlichen verteilt. Administratoren oder andere technische Ansprechpartner sind nicht notwendig. Damit geht das Anlegen und Berechtigen des Projekts schnell und spart Aufwand für die Administration von Projekten. TRUECARE OfficeExtender Die Projekteigenschaften werden auf Knopfdruck über den OfficeExtender in Word- oder Excel-Dokumente geschrieben. Jedes Projektdokument erhält gleich die Projektparameter, ohne dass Projektmitarbeiter die Informationen ständig neu in die Dokumente eingeben müssen. Dass entlastet von der lästigen und monotonen Arbeit und gibt Freiraum für die Projekte. 06

7 Risikotabelle mit einfügbaren Maßnahmen Risikodetails mit dazugehöriger Maßnahmentabelle 07

8 Mehrsprachigkeit Neben dem User-Interface kann beim Anlegen des Projekts die Projektsprache definiert werden. Die Definition der Projektsprache führt dazu, dass alle Projektmanagementvorlagen in allen Prozessschritten nur in dieser Sprache angeboten werden. In internationalen Projekten wird damit sichergestellt, dass die Beteiligten nicht in unterschiedlichen Sprachen Projektdokumente ausfüllen. Die Vorlagen werden nur in der Projektsprache zur Verfügung gestellt. Projektinitialisierung mit englischer Spracheinstellung Vertreterregelung Der Projektleiter oder der Arbeitspaketverantwortliche hat die Möglichkeit, z. B. bei Urlaubszeiten, selbstständig einen Vertreter zu definieren und ihm später auch die Rechte wieder zu entziehen. Projektleiter oder Arbeitspaketverantwortliche brauchen keinen Administrator oder weitere Personen, um Stellvertreter im Projektverlauf zu definieren. 08

9 Geschützte Projekte Projekte können beim Anlegen als geschützt markiert werden. Somit können nur noch explizit berechtigte Personen auf das Projekt zugreifen. Das Schützen von Projekten und allen dazugehörigen Informationen kann über einen Klick durchgeführt werden. Das geht schnell und gibt den Beteiligten die Sicherheit, dass keiner außer den definierten Personen auf die Informationen zugreifen kann. Einstellungseigenschaften eines Projekts 09

10 Meilensteine, Phasen und Meilensteintrendanalyse Hier können die Meilensteine und Phasen eines Projekts gepflegt und aktualisiert werden. Daraus wird automatisch eine Meilensteintrendanalyse erstellt. Die Trenddarstellung ist im PM Cockpit eingebunden und gibt dem Verantwortlichen eine schnelle Übersicht über den terminlichen Projektverlauf. Verwaltung der Phasen und Meilensteine Terminplanung Bei der Terminplanung kann der MS-Project- Plan auf dem Project Server direkt verlinkt werden. Alternativ können auch andere Projektplanungstools oder Planungen auf Excel-Basis eingebunden werden. Unterschiedliche Möglichkeiten zur Einbindung von Terminplanungsverfahren können genutzt werden und auch mit dem Reifegrad des Unternehmens wachsen. Ressourcenplanung Auch die Ressourcenplanung kann auf Basis von dem MS-Project-Server verlinkt werden oder es kann eine eigenständige Ressourcenliste auf Planung von Wochen-, Monats- oder Quartalsweisen erfolgen. Auch hier kann natürlich ein Excel- Dokument eingebunden werden. Unterschiedliche Möglichkeiten zur Ressourcenplanung können genutzt werden und mit dem Reifegrad des Unternehmens wachsen. 10

11 Informations- und Berichtswesen Unter Informations- und Berichtswesen kann der Projektleiter regelmäßig über den Projektverlauf einen strukturierten Statusbericht an den Lenkungsausschuss abgeben. Er muss dabei eine Aussage zu Termin, Kosten und Leistung eingeben. Diese Informationen werden automatisch im PM Cockpit für das Projekt angepasst. Ältere Berichte können jederzeit eingesehen werden. Der Projektleiter kann somit vorhergehende Berichte als Vorlage nutzen und spart damit sehr viel Arbeit. Der Auftraggeber erhält damit von allen Projekten gleich aufgebaute Berichte und kann diese einfacher nachvollziehen und auswerten. Benachrichtigungen Alle Projektbeteiligten können sich über verschiedene Informationen des Projekts benachrichtigen lassen. Die Projektbeteiligten fühlen sich eingebunden und sie werden nur informiert, wenn tatsächlich etwas an den für Sie interessanten Elementen im Projekt passiert. Informations- und Berichtswesen Projektdokumentation Alle Unterlagen zu dem Projekt werden zentral in der Projektakte gespeichert und auf Wunsch versionisiert. Die Projektbeteiligten können alle Informationen zum Projekt ablegen und können sich darauf verlassen, dass dort immer die aktuellsten Versionen liegen. Revisionierung von Projektvorlagen (KV-Prozess) Die Projektmanagementvorlagen können jederzeit angepasst werden, ohne laufende oder abgeschlossene Projekte zu beeinflussen. Neue Projektmanagementvorlagen werden nur für zukünftige Projekte zur Verfügung gestellt. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess kann damit etabliert werden, ohne dass Projektleiter das Gefühl haben, das sie kein stabiles Projektmanagementumfeld besitzen. 11

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