Das Mehr für Notare. Das WinMACS-Zusatzmodul für Anwalts-Notariate.

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1 Das Mehr für Notare Das WinMACS-Zusatzmodul für Anwalts-Notariate

2 Inhalt Was ist WM Notar?... 3 Verwaltung mehrerer Notariate...4 Notarvertreter... 4 Die Notarakte... 5 Beteiligte... 5 Urkunden... 6 Beispiel einer Urkundenerstellung...8 Masseverwaltung... 9 Massebuchungen...9 Notariatsauswertungen Urkundenrolle...11 Namensverzeichnisse...11 Verwahrungsbuch...12 Anderkonten-Verzeichnis...13 Geschäftsbericht...13 Copyright: 2010 Rummel AG Alle Daten und Angaben dieser Produktinformation wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammengestellt und reproduziert. Dennoch sind Fehler leider nie ganz auszuschließen. Die Rummel AG muss deshalb darauf hinweisen, dass über die gesetzlichen Regeln hinaus keine Haftung für fehlerhafte Angaben übernommen werden kann. Erwähnte Produkt- und Warennamen sind in der Regel registrierte Marken der Hersteller und werden ohne Gewährleistung der freien Verfügbarkeit benutzt. V. 008

3 Was ist WM Notar? Was ist WM Notar? Die Notariatserweiterung ist ein zusätzliches Modul für WinMACS, dem Kanzleisystem der Rummel AG. Mit ihm decken Sie alle Bereiche ab, die ein Notariat erfordert. Das bedeutet: Mit WinMACS und WM Notar erhalten Sie ein Programm mit integrierten und aufeinander abgestimmten Funktionen sowohl für den Anwalts- als auch den Notariatsbereich. Erweiterung für WinMACS integrierte Notariatsfunktionen Was leistet die WM-Notar-Erweiterung?: Verwaltung mehrerer Notariate parallel Urkundenrolle Massebuch Namensverzeichnis Urkundenrolle u. Massebuch Verwahrungsbuch Anderkonten-Verzeichnis Geschäftsbericht Notarvertreter flexible Adressverwaltung der Beteiligten Unterakten (halb-) automatische Urkundenerstellung Auswertungen vielfältige Funktionen 3

4 Verwaltung mehrerer Notariate Verwaltung mehrerer Notariate In WinMACS lassen sich mehrere Notariate getrennt voneinander verwalten. Jedes Notariat erhält dabei ein eindeutiges Kennzeichen und eigenständige, das heißt von den übrigen Notariaten unabhängig laufende Nummernkreise für die Vergabe von getrennte Nummernkreise Aktennummer Urkundenrollen-Nummer Massebuch-Nummern Verwahrungsbuch-Nummern Notarvertreter Wenn Sie verhindert sind, richten Sie auch in WM Notar eine Notarvertretung ein. Diese wird beispielsweise automatisch in der Urkundenrolle ausgegeben, ohne dass weitere Einstellungen notwendig sind. ordnungsgemäßes Vermerken eines Vertreters Die müssen lediglich den Namen des Notars und das Datum, wann die Vertreung beginnt bzw. endet, erfassen. 4

5 Die Notarakte Die Notarakte Die Notarakte sieht auf den ersten Blick wie die WinMACS-Anwaltsakte aus. Auf den zweiten Blick finden sich Unterschiede in den Registerkarten, wo notarspezifische Aspekte berücksichtigt wurden. Neu sind dort die Seiten Beteiligte Urkunden Masse gewohnte Bedienung Beteiligte Ebenso wie in den WinMACS-Anwaltsakten wird zu jedem Beteiligten eine fallspezifische Unterakte mit Zusatzdaten angelegt. Dort sind zum Beispiel der Ansprechpartner, seine Telefon-Durchwahl und eine persönliche Briefanrede hinterlegt. wie aus WinMACS gewohnt 5

6 Urkunden Urkunden Urkunden erstellen Sie wie aus WinMACS gewohnt mit dem Textprozessor, der das fertige Dokument an Ihr Textverarbeitungsprogramm Word übergibt. Dort können Sie es weiter bearbeiten und ausdrucken. Die Speicherung übernimmt, wie gewohnt, WinMACS. Selbstverständlich lassen sich auch hier die zugehörigen Rohtexte Ihren Wünschen und Formulierungen anpassen. Der im Lieferumfang enthaltene Textgenerator hilft Ihnen dabei. Die Daten, die in der Urkunde enthalten sein sollen, erfassen Sie bequem in speziellen Eingabezeilen. Füllen Sie alle bekannten Angaben vorab aus, lassen aber die Felder Beurkundung am und UR-Nummer leer. Erst am Tag der Beurkundung ergänzen Sie diese beiden Felder. Per Mausklick lassen Sie dann die vorbereitete Urkunde mit allen erfassten Daten direkt aus WinMACS heraus erstellen. Erst mit Vergabe der UR-Nummer wird die Urkunde auch in der Urkundenrolle ausgegeben. Beteiligte werden so behandelt wie aus WinMACS gewohnt: Ist beispielsweise ein Vertreter in einer Adresse hinterlegt, wird er bei Anschreiben als Adressat eingefügt. Dokumente automatisch erstellen Rohtexte selbst gestalten Urkundendaten vorab erfassen Urkundenrolle Vertreter werden berücksichtigt 6

7 Urkunden Bei juristischen Personen wird automatisch der gesetzliche Vertreter vorgeschlagen, sofern dieser in der WinMACS-Adresse bereits angelegt ist. Beispiel: Die Elektro Müller GmbH & Co KG will ein Grundstück verkaufen. Die Parteibezeichnung muss daher richtigerweise Käufer lauten. Wenn Sie jetzt die Adresse der GmbH & Co KG auswählen, setzt WM Notar automatisch den Geschäftsführer der dahinter stehenden GmbH als gesetzlichen Vertreter ein. Parteien mit gesetzlichem Vertreter Durch die getrennte Speicherung der Adressen von den Akten genügt es, Adressänderungen an nur einer zentralen Stelle einzupflegen. Nicht übernommen werden nachträgliche Änderungen natürlich in die Urkundenrolle. nachträgliche Adressänderung hat keine Auswirkung 7

8 Urkunden Beispiel einer Urkundenerstellung Erfassen Sie Daten des Grundstücks, über das verhandelt wird, in einem eigenen Formularfenster. Die hier eingegebenen Daten lassen Sie später bequem in den Kaufvertragsentwurf einfließen. Grundstücksdaten erfassen Erstellen Sie die Urkunde mit Ihrer Textverarbeitung direkt aus WinMACS. Wählen Sie dazu den Rohtext für des Muster-Grundstückskaufvertrags. Rohtext auswählen Natürlich können Sie auch eigene Muster-Urkundentexte entwerfen oder vorhandene Rohtexte Ihren eigenen Vorstellungen anpassen. 8

9 Masseverwaltung Masseverwaltung Masse-Nummer und Datum der Anlage werden von WinMACS automatisch eingefügt. Am unteren Fensterrand sehen Sie den aktuellen Saldo. Nur wenn der Saldo der Masse Null erreicht, kann eine Masse abgeschlossen werden. Ist ein Abschlussdatum eingetragen, erscheint beim Ausdruck am Ende des Massenbuchs diese Masse ist gerötet Bereits bestehende Massen können über die Schaltfläche Saldovortrag erfasst werden. 9

10 Masseverwaltung Massebuchungen Das Buchungsdatum wird automatisch eingefügt. Als Buchungsart stehen folgende Einträge zur Verfügung: Geld Einnahme Wertsachen Einnahme Geld Ausgabe Wertsachen Ausgabe Die Verwahrungsnummer wird automatisch vergeben. 10

11 Notariatsauswertungen Notariatsauswertungen Die Auswertungen zum Notariat beinhalten die gemäß DONot notwendigen Zusammenfassungen und Berichte wie Urkundenrolle Namensverzeichnisse Verwahrungsbuch Anderkontenverzeichnis und der jährlich aufzustellende Geschäftsbericht Alle Auswertungen können sowohl alle Daten eines Jahres anzeigen (und natürlich ausdrucken) als auch eine Auflistung für einzelne Monate erstellen. Davon ausgenommen ist der jährlich zu erstellende Geschäftsbericht, für den eine monatliche Trennung keinen Sinn ergibt. 11

12 Notariatsauswertungen Urkundenrolle Aus der Urkundenrolle kann per Doppelklick auf einen Eintrag die zugehörige Akte direkt aufgerufen werden. Die Urkundenrolle kann selbstverständlich auch ausgedruckt werden: Namensverzeichnisse Alphabetisch sortierte Namensverzeichnisse der Beteiligten gemäß DONot können ausgedruckt werden. Namensverzeichnis Urkundenrolle 12

13 Notariatsauswertungen Namensverzeichnis Massebuch Verwahrungsbuch 13

14 Notariatsauswertungen Anderkonten-Verzeichnis Angezeigt und gedruckt werden Anderkonten, die im gewählten Zeitraum angelegt wurden und solche, die im anzuzeigenden Jahr noch nicht abgeschlossen wurden. Geschäftsbericht Für den jährlichen Geschäftsbericht für Notare ist WinMACS bestens gerüstet: Sowohl eine schnelle Übersicht als auch der Geschäftsbericht gemäß DONot kann auf Knopfdruck erstellt werden. 14

15 Notariatsauswertungen Auszug aus einem Muster-Geschäftsbericht: 15

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