Berufsinformationen einfach finden. Bürovorsteher/in (Rechtsanwaltskanzlei/Notariat)

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1 Bürovorsteher/in Aktuelles Die Weiterbildung Bürovorsteher/in in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat wurde abgelöst durch die Weiterbildungen zum Rechtsfachwirt bzw. zur Rechtsfachwirtin und zum Notarfachwirt bzw. zur Notarfachwirtin. Für Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte gibt es außerdem die Möglichkeit, eine Weiterbildung als Rechtsund Notariatsfachwirt/in zu absolvieren Hauptaufgabe des Berufs Bürovorsteher/innen in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat organisieren und koordinieren Büro- und Verwaltungsarbeiten. Zudem erledigen sie qualifizierte Sachbearbeitertätigkeiten in den Bereichen Grundstücks-, Grundbuch-, Hypotheken-, Register-, Familienrechts- und Nachlassangelegenheiten. Aufgaben und Tätigkeiten (Kurzform) Bürovorsteher/innen in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat gewährleisten einen reibungslosen Betriebsablauf, indem sie Büro- und Verwaltungsarbeiten planen und steuern. Sie erteilen Anweisungen, delegieren Arbeitsvorgänge und überwachen die Erledigung von Aufgaben. Auch die Personalplanung und -einstellung sowie die Einweisung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie Auszubildenden gehören zu ihrem Aufgabenbereich. Darüber hinaus erledigen sie qualifizierte Sachbearbeitertätigkeiten. Aufgrund ihrer Rechtskenntnisse können sie z.b. selbstständig Vollstreckungsangelegenheiten unter Berücksichtigung des jeweiligen materiellen Rechts bearbeiten oder Rechtsmittel und Rechtsbehelfe vorbereiten. Im notariellen Tätigkeitsbereich können sie beispielsweise Urkunden vorbereiten und im Bereich des Liegenschafts-, Erb-, Familien- und Gesellschaftsrechts Beurkundungen übernehmen. Weiterhin pflegen sie die Kontakte zu Mandanten. Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen Bürovorsteher/innen in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat haben beispielsweise folgende Aufgaben: Arbeitsabläufe organisieren betriebliches Rechnungswesen leiten anwaltliche Fachaufgaben übernehmen, z.b. Vollstreckungsangelegenheiten bearbeiten Arbeiten delegieren, z.b. an Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte Erledigung von Aufgaben und Termine überwachen Einstellungs- und Mitarbeitergespräche führen Buchhaltung durchführen Kontakte mit Mandanten pflegen Tätigkeitsbezeichnungen Auch übliche Berufsbezeichnungen/Synonyme Bürovorsteher/in (Notariat) Seite 1 von 11

2 Bürovorsteher/in (Rechtsanwaltskanzlei) Renobürovorsteher/in Teamleiter/in Büroorganisation (Rechtsanwaltskanzleien und Notariate) Arbeitsbereiche/Branchen Bürovorsteher/innen in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat arbeiten in erster Linie in Rechtsanwaltskanzleien oder Notariaten. Aber auch in Praxen von Steuerberatern/-beraterinnen und Wirtschaftsprüfern/-prüferinnen sind sie beschäftigt. Branchen im Einzelnen Rechtsberatung Rechtsanwaltskanzleien mit Notariat Rechtsanwaltskanzleien ohne Notariat Notariate Patentanwaltskanzleien Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung Praxen von Steuerbevollmächtigten, Steuerberaterinnen und -beratern, Steuerberatungsgesellschaften Praxen von Wirtschaftsprüferinnen und -prüfern, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Praxen von vereidigten Buchprüferinnen und -prüfern, Buchprüfungsgesellschaften Arbeitsorte In Büros erledigen sie planerische und organisatorische Tätigkeiten. Für Absprachen sind sie in Besprechungsräumen zugegen. Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel Bürovorsteher/innen in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat koordinieren die Abläufe in einer Kanzlei mit Hilfe von üblichen Kommunikationsmitteln wie Telefon, Fax, oder Briefverkehr. Mandantenkarteien und -akten legen sie mit Hilfe von Softwareprogrammen an. Beim Erstkontakt mit Mandanten füllen sie ggf. Formulare zur Fallerfassung aus. Ihr eigenes rechtliches Wissen ergänzen sie durch Recherche in (Internet-)Rechtsdatenbanken und durch juristische Fachliteratur. Arbeitsbedingungen Bürovorsteher/innen in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat nehmen in der Kanzlei Sachbearbeitungsaufgaben wahr und leiten den organisatorischen Betriebsablauf. Sie delegieren Arbeiten an andere Mitarbeiter und arbeiten eng mit den Rechtsanwälten bzw. Notaren zusammen. Zudem pflegen Bürovorsteher/innen den Kontakt zu Gerichten und Behörden. Seite 2 von 11

3 Die meiste Zeit verbringen sie am Schreibtisch, wo sie am Computer selbstständig und eigenverantwortlich arbeiten. Ihre Kommunikationsfähigkeit stellen sie im telefonischen, schriftlichen und auch persönlichen Umgang mit Mandanten, Mitarbeitern und Auszubildenden unter Beweis. Bei längeren Verhandlungen oder unter großem Termindruck kann es zu Überstunden kommen, oder es muss am Wochenende gearbeitet werden. Arbeitsbedingungen im Einzelnen Bildschirmarbeit Arbeit in Büroräumen (auch in Besprechungszimmern) Kundenkontakt (z.b. Kontakte mit Mandanten/Mandantinnen pflegen) Termin- und Zeitdruck Verdienst/Einkommen Für diese berufliche Tätigkeit liegen keine tarifvertraglichen Vereinbarungen vor. Zugang zur Tätigkeit In der Regel wird für den Zugang zur Tätigkeit eine abgeschlossene Weiterbildung als Bürovorsteher/in in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat gefordert. Zugang findet man auch mit einer abgeschlossenen Weiterbildung als Rechtsfachwirt/in oder Notarfachwirt/in. Zugangsberufe/Zugangstätigkeiten Bürovorsteher/in in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat Geprüfter Notarfachwirt/Geprüfte Notarfachwirtin Geprüfter Rechtsfachwirt/Geprüfte Rechtsfachwirtin Unmittelbare Beschäftigungs- und Besetzungsalternativen Im Folgenden werden Berufe oder Tätigkeiten genannt, die Ähnlichkeiten zum Ausgangsberuf aufweisen. Diese Berufe stellen für Bewerber, die in ihrem erlernten Beruf keine freie Stelle finden, eine mögliche Alternative dar. Darüber hinaus können Arbeitgeber Fachkräfte dieser Berufe als Alternativen für die Besetzung einer Arbeitsstelle im Ausgangsberuf in Betracht ziehen. Manche Alternativberufe umfassen nur Teiltätigkeiten des Ausgangsberufs, andere erfordern eine Einarbeitungszeit, die im Einzelfall unterschiedlich lang sein kann. Job- und Besetzungsalternativen für die Gesamttätigkeit (i.d.r. ohne Einarbeitung): Geprüfter Notarfachwirt/Geprüfte Notarfachwirtin Seite 3 von 11

4 Geprüfter Rechtsfachwirt/Geprüfte Rechtsfachwirtin in angrenzenden Berufen: Inspektor/Inspektorin im Notardienst (Bayern) mit niedrigerem Qualifikationsniveau: Notarfachangestellter/Notarfachangestellte Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter/Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte Rechtsanwaltsfachangestellter/Rechtsanwaltsfachangestellte Eine Aufstellung aller möglichen Verwandtschaftsstufen findet man hier: Erläuterungen zu den einzelnen Verwandtschaftsstufen Weitere Beschäftigungsalternativen aus der Sicht eines Bewerbers Die genannten Bereiche und Berufe basieren auf gemeinsamen Kenntnissen, Fertigkeiten und Erfahrungen. Ggf. erfordern die genannten Jobalternativen eine längere Einarbeitung oder eine Zusatzausbildung. Jobalternative im Bereich Recht Betriebswirt/Betriebswirtin (Fachschule) für Recht Bürovorsteher/innen verfügen über fundierte Kenntnisse im Bereich Rechtsvorschriften, z.b. Anwendung des Arbeits-, Sozialversicherungs-, Wirtschafts- und Steuerrechts, die sie hier gut einbringen können. Jobalternativen im Bereich Büro Büroassistent/Büroassistentin Bürofachwirt/Bürofachwirtin Geprüfter Fachkaufmann/Geprüfte Fachkauffrau für Büromanagement Die Gemeinsamkeiten liegen in verwaltungstechnischen und organisatorischen Aufgaben, z.b. in den Bereichen Personal oder betriebliches Rechnungswesen. Weitere Besetzungsalternativen aus der Sicht eines Arbeitgebers Arbeitnehmer/innen der hier genannten Bereiche besitzen durch ihre Ausbildung und Berufstätigkeit Kenntnisse, Fertigkeiten und Erfahrungen, die für die Ausübung der Tätigkeit als Bürovorsteher/in in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat von Vorteil sind. Ggf. ist eine Einarbeitung erforderlich, die im Einzelfall unterschiedlich lang sein kann. Besetzungsalternativen im Bereich Bürowirtschaft Bürofachwirt/Bürofachwirtin Geprüfter Fachkaufmann/Geprüfte Fachkauffrau für Büromanagement Büroassistent/Büroassistentin Vergleichbar ist die Erfahrung in der Erledigung verwaltungstechnischer und organisatorischer Aufgaben. Dazu gehören u.a. die Erledigung des Schriftverkehrs, die Bereitstellung aller Betriebsmittel, die Überwachung der Fristen sowie die Planung des Personaleinsatzes. Besetzungsalternative im Bereich Recht Betriebswirt/Betriebswirtin (Fachschule) für Recht Die Gemeinsamkeiten liegen in fundierten Kenntnissen im Bereich Recht, z.b. Anwendung des Arbeitsrechts, Umgang mit dem Wirtschaftsrecht oder Berücksichtigung des Sozialversicherungsrechts. Seite 4 von 11

5 Spezialisierungsformen Bürovorsteher/innen spezialisieren sich in Rechtsanwaltskanzleien und Notariaten vor allem auf die Koordination und Organisation der Büro- und Verwaltungsarbeiten, auf die Mandantenbetreuung oder auf die Sachbearbeitung in bestimmten Rechtsgebieten wie Mahn- und Vollstreckungssachen oder Grundbuch-, Handelsregister- und Nachlassangelegenheiten. Auch im Steuer- oder Personalwesen finden sie Spezialisierungsmöglichkeiten. Beschreibungen im BERUFENET liegen z.b. für folgende Berufe vor: Assistent/Assistentin in der Steuerberatung Personalsachbearbeiter/Personalsachbearbeiterin Funktions- und Aufgabenbereiche Als Bürovorsteher/in in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat arbeitet man vorwiegend in folgenden betrieblichen Funktions- und Aufgabenbereichen: Organisation, Planung Sachbearbeitung, Verwaltung, Sekretariat Darüber hinaus kann sich die Tätigkeit auch auf folgenden Bereich erstrecken: Personalwesen Weiterbildung im Überblick Perspektiven Wer die Weiterbildung als Bürovorsteher/in in der Tasche hat, steht erst am Anfang: Eine Voraussetzung für den beruflichen Erfolg ist es, fachlich auf dem Laufenden zu bleiben und das eigene Fachwissen laufend zu ergänzen, zu vertiefen und an neue Entwicklungen anzupassen sowie sich als Führungskraft zu etablieren. Andere Perspektiven im Berufsleben können sein, sich zu spezialisieren, beruflich voranzukommen oder sich selbstständig zu machen. Wer internationale Erfahrungen sammeln und im Ausland arbeiten möchte, kann seine Fremdsprachenkenntnisse ausbauen und internationale Qualifikationen erwerben. Qualifizierung für Führungskräfte Nicht nur die Weiterentwicklungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie, auch neue rechtliche Regelungen sind Herausforderungen, denen sich Bürovorsteher/innen in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat immer wieder neu stellen müssen. Doch es geht nicht nur um fachliche Anforderungen - sie werden sich auch als Führungskraft etablieren bzw. weiterentwickeln wollen. Das Themenspektrum für eine fachliche Anpassungsweiterbildung ist breit und reicht von Textverarbeitung bis hin zu verschiedenen Rechtsgebieten. Seminare und Kurse bieten die Möglichkeit, auf dem Laufenden zu bleiben, Innovationskraft zu entwickeln und somit auch konkurrenzfähig zu sein. Studium Wer nach seiner Prüfung als Bürovorsteher/in in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat studieren möchte, kann, sofern die schulische Hochschulzugangsberechtigung vorhanden ist, beispielsweise einen Hochschulabschluss in Rechtswissenschaften erwerben. Unter bestimmten Voraussetzungen ist übrigens auch ohne schulische Seite 5 von 11

6 Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Vorausgesetzt werden je nach Bundesland verschiedene berufliche Qualifikationen. Existenzgründung Wer sich selbstständig machen möchte, kann z.b. einen Sekretariatsservice für Anwaltskanzleien und Notariate eröffnen. Weiterbildung (berufliche Anpassung) Anpassungsweiterbildung Qualifizierungslehrgänge (Auswahl) Büro, Sekretariat, Verwaltung EDV-Anwendungen in der Büroorganisation und Betriebsverwaltung Rechtsgebiete EDV-Anwendungen - Rechtsbereich, öffentliche Verwaltung Führungsstile, -techniken in der Mitarbeiterführung Kommunikation, Gesprächsführung in Büro, Sekretariat und Verwaltung Weitere Angebote zur beruflichen Anpassungsweiterbildung bietet die Datenbank KURSNET. Weiterbildung (beruflicher Aufstieg) Studium Hochschulbildungsgänge (Auswahl) Jurist/Juristin - allgemeine Rechtswissenschaften Wirtschaftsjurist/Wirtschaftsjuristin Betriebswirt/Betriebswirtin (Hochschule) für allgemeine Betriebswirtschaft Eine Übersicht über das Angebot an Studiengängen mit Links auf die einzelnen Hochschulen enthält die Datenbank KURSNET. Existenzgründung Bürovorsteher und Bürovorsteherinnen in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat können sich z.b. mit einem Sekretariatsservice für Anwaltskanzleien und Notariate selbstständig machen. Wer sich selbstständig machen möchte, sollte sich umfassend beraten lassen, beispielsweise bei den Beratungsstellen der Kammern, Agenturen für Arbeit oder Kommunalverwaltungen. Eine kostenlose Informationsbroschüre zu allen Fragen der Existenzgründung ist unter dem Namen BERUF, BILDUNG, ZUKUNFT - Heft 9 bei den Berufsinformationszentren (BiZ) der Agenturen für Arbeit erhältlich. Weitere Informationen: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) Postfach Scharnhorststraße Berlin D Seite 6 von 11

7 Internet: KfW Mittelstandsbank Palmengartenstraße Frankfurt D Internet: info@kfw.de Bundesverband Bürowirtschaft e.v. (BBW) Frangenheimstraße Köln D Internet: bwb@einzelhandel.de Darüber hinaus empfehlen sich Weiterbildungsmaßnahmen zum Thema Existenzgründung, die den Übergang in die Selbstständigkeit unterstützen, z.b.: Existenz- und Unternehmensgründung Interessen Interesse an Rechtsfragen und Rechtskunde (das eigene rechtliche Wissen durch Rechtsdatenbanken und juristische Fachliteratur ständig ergänzen) Neigung zu Tätigkeit, die Vorgesetztenfunktion/en einschließt (z.b. Arbeiten delegieren) Neigung zu planender und organisierender Tätigkeit (z.b. Arbeitsabläufe organisieren) Neigung zu prüfender und kontrollierender Tätigkeit (Erledigung von Aufgaben und Termine überwachen, Einstellungs- und Mitarbeitergespräche führen) Interesse an Buchführung (Buchhaltung durchführen) Arbeits- und Sozialverhalten Planungs- und Organisationsfähigkeit (z.b. Arbeitsabläufe organisieren) Selbstorganisation Kommunikationsfähigkeit Kooperationsfähigkeit (eng mit Anwälten bzw. Notaren zusammenarbeiten) Führungskompetenz Kompetenzen Die folgende Liste enthält eine Auswahl der für diesen Beruf wichtigsten Fertigkeiten und Kenntnisse. Die Auswahl dieser Kompetenzen erfolgt auf Basis der jeweiligen Verordnung sowie der Auswertung von Stellenund Bewerberangeboten. Kernkompetenzen, die man während der Weiterbildung bzw. Fortbildung erwirbt: Abrechnung Aufsicht, Leitung Büroorganisation, Büromanagement Controlling Fristenüberwachung Kalkulation Seite 7 von 11

8 Korrespondenz Kosten- und Leistungsrechnung Notariatswesen Personalwesen Terminplanung, -überwachung Urkundswesen Weitere Kompetenzen, die für die Ausübung dieses Berufs bedeutsam sein können: Betriebswirtschaftslehre Buchführung, Buchhaltung Grundbuchrecht, Liegenschaftsrecht Kundenberatung, -betreuung Mahn- und Klagewesen Sachbearbeitung Darüber hinaus enthalten die folgenden Kompetenzgruppen weitere relevante Fertigkeiten und Kenntnisse für den vorliegenden Beruf: Kompetenzgruppe "Bürokommunikation, MS-Office" Kompetenzgruppe "Kanzlei-, Justizverwaltungssoftware" Rechtliche Regelungen Rechtsvorschriften zur Prüfung Für die Weiterbildungsprüfung zum Bürovorsteher/zur Bürovorsteherin in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat gibt es keine bundeseinheitlichen rechtlichen Regelungen. Von den zuständigen Rechtsanwalts- und Notarkammern wurden jedoch besondere Vorschriften erlassen. Nachstehend ist ein Beispiel aufgeführt: Prüfungsordnung für die Prüfungen zum Abschluss des Fortbildungslehrganges zum Bürovorsteher/ Bürovorsteherin in Rechtsanwaltsbüros vom (RAK Karlsruhe) Übersicht der zuständigen Rechtsanwalts- und Notarkammern: Bürovorsteher/in (Geschäftsleiter/in), Regelungen der zuständigen Stellen für die berufliche Fortbildung Internet: Weitere Rechtsvorschriften Berufsbildungsgesetz (BBiG) vom (BGBl. I S. 931), zuletzt geändert durch Artikel 15 Abs. 90 des Gesetzes vom (BGBl. I S. 160) Internet: Informationsquellen Informationen von Ministerien, Verbänden und Organisationen office-work.net Internet: Seite 8 von 11

9 Der Internet-Guide für den Lebensraum Büro Portal für Office-Organisatoren Internet: Fachzeitschriften BIT Business Information Technology bit-verl. Weinbrenner Internet: Fachmagazin für Dokumenten-Technologien und Informationsprozesse boss. Bürowirtschaft international bit-verl. Internet: Das Büro Nehring Internet: Bürokultur Büroräume Bürotechnik Bürobedarf Das Juristische Büro (jurbüro) Wolters Kluwer Internet: Zeitschrift für Kostenrecht und Zwangsvollstreckung Journal für Betriebswirtschaft Springer Internet: PERSONALFÜHRUNG DGFP Internet: Zeitschrift_Personalfuehrung Deutsche Gesellschaft für Personalführung (Hrsg.) tempra365 Das Management-Magazin für Office Professionals bsb Internet: Berufsverband Sekretariat und Büromanagement e. V. (Hrsg.) Auswahl an Büchern/Medien, die im Buchhandel erhältlich sind Allgemeine Wirtschaftslehre für Büroberufe Werner Hau, Lothar Kurz Kiehl 2009 Basiswissen Betriebswirtschaft. Management, Finanzen, Produktion, Marketing Volker Schultz Beck Juristischer Verl Bürowirtschaft Annelore Koch-Hanßen u.a. Bildungsverlag EINS 2007 Personalführung... leicht verständlich Bernd Lieber UTB 2007 Rechtsvorschriften für das Notariat Wolfgang Sommer Bildungsverlag EINS 2008 Adressen für weiterführende Informationen Berufs-/Interessenverbände, Arbeitgeber-/Arbeitnehmer-Organisationen Bundesverband Bürowirtschaft e.v. (BBW) Frangenheimstraße Köln D Internet: bwb@einzelhandel.de bsb Berufsverband Sekretariat und Büromanagement e. V. Martinistraße Bremen D Seite 9 von 11

10 Internet: Reno Deutsche Vereinigung der Rechtsanwalts- und Notariatsangestellten e.v. Michaelkirchstraße Berlin D Internet: geschaeftsstelle@renobundesverband.de Arbeitnehmerverband ver.di - Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft Paula-Thiede-Ufer Berlin D Internet: info@verdi.de Sonstige Bundesnotarkammer (BNotK) Mohrenstrasse Berlin D Internet: bnotk@bnotk.de Bundesrechtsanwaltskammer Littenstraße Berlin D Internet: zentrale@brak.de Deutscher Anwaltverein e.v. (DAV) Littenstraße Berlin D Internet: dav@anwaltverein.de Deutscher Notarverein e.v. Kronenstraße Berlin D Internet: kontakt@dnotv.de Stellen- und Bewerberbörsen Weitere Informationsquellen für Bewerbung und Stellensuche (Fachpresse und Online-Dienste) aktuelle-jobs.de Internet: Großer Stellenmarkt für Fachpersonal und Hilfskräfte aus Industrie, Handwerk und dem kaufmännischen Bereich. Die Inserenten sind vorwiegend Personaldienstleister. officerecruit.com Internet: Englischsprachige Online-Jobbörse für den gesamten Büro- und Verwaltungsbereich, mit Vertrieb, Buchhaltung und Personal. Tausende von Angeboten, ausschließlich in Großbritannien. RA-RC Juristen-Jobbörse Internet: Juristischer Online-Stellenmarkt. Sehr übersichtliche Aufbereitung der Angebote, sortiert nach Postleitgebieten und Art der Tätigkeit. Die Angebote umfassen alle notwendigen Angaben zu Unternehmen und Aufgaben. RENO-Jobbörse Internet: Seite 10 von 11

11 Jobbörse der RENO Deutsche Vereinigung der Rechtsanwalts- und Notariatsangestellten e.v. mit Angeboten für diese Berufsgruppe. Bewerbungen sind meist an die Jobbörse zu richten, die dann weiterleitet. runningoffice Internet: Großer Stellenmarkt für kaufmännische Berufe sowie Berufe im Verwaltungs- und Dienstleistungsbereich. Als Links hinterlegte Online-Stellenanzeigen mit Kontaktinformationen. sekretaerin.de Internet: "Der deutsche Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management" listet Jobs nicht nur für Assistenz und Sekretariat, sondern auch für Sachbearbeiter nahezu aller Branchen. sekretaria.de Internet: Online-Stellenbörse für Sekretärinnen und Assistentinnen sowie weitere Berufe im Bereich Büromanagement. Die Angebote sind im Volltext abrufbar und mit Firmenlinks versehen. Zuordnung Berufsfelder Der Beruf Bürovorsteher/in in Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat ist folgenden Berufsfeldern zugeordnet: Berufe im Büro und Sekretariat Berufe rund um Recht und Verwaltung Seite 11 von 11