Qualitätskatalog für Kongress- und Tagungszentren

Transkript

1 Sehr geehrte Tagungs-Partner, die Thüringer Tourismus GmbH (TTG) hat in den letzten Jahren mit Erfolg Qualitätskriterien in verschiedenen touristischen Themenbereichen eingeführt und damit dem Gast sowohl Orientierung als auch ein Qualitätsversprechen gegeben. Da eine hohe Produkt- und Servicequalität bei Ihnen zu den täglichen Kundenversprechen gehört, werden die Qualitätskriterien für alle Partner des Thüringer Tagungspools regelmäßig überarbeitet und an die aktuellen Anforderungen des MICE-Marktes angepasst. Dadurch wird die Kommunikation für die Thüringer Themenmarke noch konsequenter in Richtung Qualität ausgerichtet. Mit diesem Selbstbewertungsbogen, entstanden aus den Qualitätskriterien, bitten wir Sie um eine Einschätzung zu Ihrem Hause, die wir in einem zweiten Schritt gemeinsam mit Ihnen vor Ort überprüfen möchten. Gegebenenfalls finden zusätzlich Mystery Checks statt. Ziel ist es, fortan durch ein konstantes Qualitätsmanagement eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Der erfolgreiche Abschluss dieses Qualitätsprozesses ist das Kriterium für die Aufnahme in den Thüringer Tagungspool. Wir freuen uns sehr, dass Sie mit uns zusammen diesen Qualitätsweg gehen und wir gemeinsam unseren Gästen attraktive Tagungs-Qualität aus Thüringen anbieten können. Unternehmen Telefon Straße, Hausnummer Fax Postleitzahl, Stadt -Adresse Ansprechpartner Ihre Ansprechpartner: Carolina von Stojentin Thüringer Tourismus GmbH Willy-Brandt-Platz Erfurt Tel. +49 (0) Fax. +49 (0) stojentin@thueringen-tourismus.de Christiane Lögering Thüringer Tourismus GmbH Willy-Brandt-Platz Erfurt Tel. +49 (0) Fax. +49 (0) loegering@thueringen-tourismus.de 1

2 Block 1: Standardisiertes Informationsmaterial Für den Tagungsbereich ist eine Tagungs- bzw. Bankettmappe vorhanden. (Mappe bitte zusenden, Sprachfassung Deutsch.) 1. Die Mappe sollte folgende Elemente beinhalten: > Kontaktdaten und Ansprechpartner > Hinweis zur Erreichbarkeit (z. B. Bahn, ÖPNV) oder Shuttleservice zum Veranstaltungsort > Angaben zu den Kapazitäten des Hauses (z. B. Anzahl Parkplätze Pkw/Bus am Veranstaltungsort oder in unmittelbarer Nähe; detaillierte Anfahrtsbeschreibung in schriftlicher und bildlicher Form inkl. Entfernungsangaben zur nächsten Autobahnauffahrt, zum nächstgelegenen ICE/IC/EC-Bahnhof bzw. Flughafen) > Anzahl der Tagungsräume/Hallen > Kapazitäten im größten und kleinsten Raum in Plätzen (min./max.) > Plätze im Restaurant > Vorschläge für Rahmenprogramme/Incentives > Technische Ausstattung > Preislisten 2. Vorhandensein einer professionellen sowie aktuellen Internetseite inklusive der Darstellung des Tagungsbereichs auf der Startseite. 3. Die Einrichtung bietet Informationen zur Tagungsstadt, zu Aktivitäten sowie Kartenmaterial zur Umgebung. 4. Die Tagungs- bzw. Bankettmappe (siehe oben) ist in englischer Sprachfassung verfügbar. 5. Internetauftritt des Tagungs- und Kongresssegments in Englisch. Block 2: Angebots- bzw. Buchungsabwicklung 6. Angebot wird werktags innerhalb von 24 Stunden erstellt und versendet (Fax, Mail). Dieses Angebot sollte folgende Elemente enthalten: > Kontaktdaten und persönlicher Ansprechpartner > AGBs und Stornoregelungen > individuelles Anschreiben > Tagungs- bzw. Bankettmappe 7. Individuelle, persönliche Vertragsgestaltung mit folgenden Elementen: > persönlicher Ansprechpartner > schriftliche Bestätigung > Detailabsprache > Budgetabsprache > Kostenübernahme 8. Nachfassaktion bis Ablauf der Optionsfrist des jeweiligen Angebotes. 9. Nutzung einer Veranstaltungssoftware für die professionelle Abwicklung. 10. Ein strukturierter Verkaufsleitfaden oder eine Checkliste für die Abwicklung der Anfrage ist im Unternehmen vorhanden. 2

3 Block 3: Service und professionelle Betreuung 11. Angebot einer Tagungspauschale mit folgenden Leistungsbestandteilen: > Bereitstellung des Tagungsraumes > Standardtagungstechnik (Flipchart, Projektionsfläche/Leinwand, Pinnwand oder Magnettafel bzw. -wand) > zwei Kaffeepausen > Business-Lunch im Rahmen eines 2-Gänge-Menüs > Softgetränke im Tagungsraum > dabei Beachtung eines guten Preis-Leistungs-Verhältnisses zwischen 35,00 und 55,00 p. P. Angebot sowie Organisation und Begleitung von Rahmenprogrammen, wovon mindestens eines speziell auf Thüringen zugeschnitten ist, z. B. durch spezielle Aktivangebote (wie Biathlon oder Baumkronenpfad) oder Kulturgeschichte etc. Bitte nennen Sie uns hier Ihre Top-3-Angebote: Überprüfung vor der Veranstaltung, ob geforderte vertragliche Leistungen übereinstimmen. 14. In der Tagungsstätte steht während der gesamten Tagung ein kompetenter und entscheidungsbefugter Ansprechpartner zur Verfügung. 15. Es steht von Anfang bis Ende möglichst der gleiche Ansprechpartner zur Verfügung. Im Falle eines Ansprechpartnerwechsels muss eine adäquate Vertretung zur Verfügung stehen. Diese Person muss über alle veranstaltungsrelevanten Inhalte informiert sein und muss in der Lage sein, alle Aufgaben kompetent und entscheidungsbefugt zu übernehmen. 16. Räumlichkeiten stehen dem Veranstaltungsleiter > bei halbtägiger Veranstaltungsdauer mindestens 30 Minuten > bei ganztägiger Veranstaltungsdauer mindestens 60 Minuten vor Veranstaltungsbeginn zur Verfügung. 17. Einholen eines Feedbacks innerhalb einer Woche nach der Veranstaltung durch Kontaktierung der Veranstaltungsleitung. (Nachweis z. B. Feedbackbogen bitte zusenden.) 18. Begrüßung und Verabschiedung des Veranstaltungsleiters durch Betreuer des Hauses. 19. Sekretariatsservice und auf Wunsch Namensetiketten und/oder Namenstischschilder für Tagungsteilnehmer und Ausweisung der Tagungsräume, z. B. mit Firmenlogo, in Absprache mit den Tagungsveranstaltern. 20. Information zur Nutzung von Werbemöglichkeiten am Veranstaltungsort, z. B. Fahnenmasten, Plakatrahmen, Präsentationsflächen vor und im Tagungsbereich. 21. VIP-Service für den Veranstaltungsleiter, z. B. Parkplatz, Präsent. 22. Regelmäßige Teilnahme des Personals an tagungsspezifischen Schulungen und Weiterbildungen. (Wir bitten um Zusendung eines Nachweises.) 3

4 Block 4: Abrechnungsprozess 23. Zustellung eines Kostenüberblicks sowie Überprüfung der Abrechnung am Ende der Veranstaltung. 24. Nach maximal 1 Woche Rechnungsstellung inklusive aller gesetzlich erforderlichen Belege und steuerlichen Notwendigkeiten. 25. Auf Wunsch Angebot und Rechnungslegung aus einer Hand. Block 5: Kriterien für Kongress- und Tagungsstätten 26. Vorhandensein eines eigenen, professionellen Tagungsbereichs mit mindestens 3 Tagungsräumen. 27. Vorhandensein von Gruppenarbeitsräumen mit einer Mindestgröße von 25 m 2 bei: > Veranstaltungen bis 100 Teilnehmern mindestens 2 weitere Räume > Veranstaltungen mit mehr als 100 Teilnehmern mindestens 3 Räume 28. Professionelle Tagungsräume verfügen über eine tagungsgeeignete, zeitgemäße und mängelfreie Einrichtung. (Seminartische und -stühle, keine Restaurants oder Foyers) 29. Tagungsräume müssen verschließbar sein. 30. Tagungsräume müssen mit Stromanschlüssen ausgestattet sein, mindestens 3 Steckdosen auf 30 m 2. Bei größeren Räumen im Verhältnis 1: Eine Internetverbindung (z. B. DSL, ISDN, WLAN) muss in allen Tagungsräumen gewährleistet sein. 32. Fenster müssen für Frischluftzufuhr zu öffnen sein, ansonsten muss Be- und Entlüftung oder eine Klimaanlage verfügbar sein. 33. Beleuchtungskörper mit entsprechend ausreichender Beleuchtungskraft müssen in den Tagungsräumen fest installiert sein. 34. Für Beleuchtung und Abdunklungsmöglichkeiten sind Bedienmöglichkeiten im Tagungsraum vorhanden. 35. Die Beleuchtung in Tagungsräumen ab 100 m 2 ist dimm- oder segmentweise schaltbar. 36. Eine Basiseinrichtung (ohne Berechnung) muss in den Tagungsräumen verfügbar sein, z. B. Arbeitstische, gepolsterte Stühle, Papierkorb, Telefon, Schreibblöcke/Schreibgeräte. 37. Es muss eine der Teilnehmeranzahl entsprechende Garderobe- oder Aufbewahrungsmöglichkeit gegeben sein. 38. Tagungsräume bis 100 m 2 verfügen über direktes Tageslicht. 4

5 39. Vorhandensein von barrierefreien Zugängen und Einrichtungen. 40. Ein Leitsystem zur Orientierung und Wegweisung der Teilnehmer zu den Einrichtungen der Tagungsstätten ist vorgegeben. 41. Möglichkeit der Befahrbarkeit der Tagungsräume mit Pkws. Block 6: Tagungstechnik 42. Technik muss zeitgemäß sein und regelmäßig auf Mängel und Funktionstüchtigkeit überprüft werden. 43. Kurzfristige Erreichbarkeit eines Technikers während der Veranstaltung. 44. Die folgende Ausstattung muss in der Tagungsstätte vorhanden sein (gegen Gebühr oder inkludiert): > Flipchart pro Tagungsraum > mobile Pinnwand oder Magnettafel bzw. -wand > Projektionsfläche/Leinwand, transportabel oder fest installiert (mindestens 2 x 2 m) > Beamer mit Laserpointer, Beamertisch und Tageslichtprojektor > Moderatorenkoffer mit Material > TV-Gerät inklusive DVD-Player > bei Bedarf zusätzliche Ausstattung (Flipcharts, Pinnwände oder Magnettafeln, ) > Mikrofonanlage mit Handmikrofon und Tischmikrofon, Headset > Beschallungsanlage > Videokamera oder Digitalkamera mit Stativ > CD-Spieler > Laptop mit Standardsoftware > leistungsstarker (Tageslicht-)Beamer 45. Weitere technische Ausstattung steht auf Bestellung innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung: > Smart Board 5

6 Block 7: Tagungsgastronomie 46. Die F&B-Versorgung ist im Tagungsgebäude, aber außerhalb des Tagungsraums gewährleistet. 47. Mittagessen in Form eines 2-Gänge-Menüs bzw. Büfetts, auf Wunsch auch Abendessen unter Einbeziehung der regionalen Thüringer Küche. 48. Auffrischung des Tagungsraums in den Pausen, z. B. Erneuerung der Getränke und Gläser im Raum. 49. Kaffeepausen in Verbindung mit regionalen Spezialitäten und Produkten. 50. Angebot von regionalen Produkten und saisonalen Lebensmitteln, beispielsweise aus biologischer Herstellung. 51. Vegetarische Kost oder Allergikerkost als Auswahlmöglichkeit. 52. Lunchpakete für Ausflüge/Rahmenprogramme unter regionalem Einfluss. 53. Separater Raucherbereich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen ist gegeben. 54. Reichung von kleinen Aufmerksamkeiten, z. B. Traubenzucker, Obst. Hiermit bestätigen wir die Richtigkeit der Angaben. Ort/Datum Firmenstempel/Unterschrift 6