Hinweise zum datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten

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1 Hinweise zum datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten Diese Ausarbeitung soll allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen HAWK (im folgenden Hochschule genannt), die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind, als Hilfe zum datenschutzgerechten Umgang mit diesen Daten dienen. Sie ersetzt keine Dienstanweisungen oder Ordnungen. Was sind personenbezogene Daten? Der Begriff Personenbezogene Daten ist im Datenschutzrecht definiert. Nach dem für die Hochschule zuständigen Niedersächsischen Datenschutzgesetz (NDSG 3) gilt: Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse von bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Personen (Betroffene). Die bezogenen Daten sind dabei Informationen beliebiger Art, die Eigenschaften der Person beschreiben. Der Personenbezug wird durch eine unmittelbare oder mittelbare eindeutige Kopplung der Daten an eine namentlich erfasste Person hergestellt. Unmittelbar ist der Bezug, wenn in den zusammenhängenden Datensätzen der Personenname mit gespeichert wird. Mittelbar ist der Bezug, wenn ein eindeutig personenbeziehbares Kriterium (z.b. Matrikelnummer, Personalnummer) mit dem Datensatz verbunden ist. In Deutschland fallen nur natürliche Personen unter die gesetzliche Definition. Das bedeutet, dass z.b. Firmenadressen nicht dazu gehören. Wird bei diesen Adressen ein Ansprechpartner mit abgespeichert, so enthält dieser Datensatz jedoch wieder personenbezogene Daten. Was fällt unter den Datenschutz? Die Datenschutzgesetze gelten für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch öffentliche und nichtöffentliche Stellen. Im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind diese Begriffe im 3 definiert : Erheben ist das Beschaffen von Daten über den Betroffenen. Verarbeiten rbeiten ist das Speichern (Erfassen, Aufnehmen und Aufbewahren von personenbezogenen Daten auf einem Datenträger), Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen der gespeicherten personenbezogenen Daten. Nutzen ist jede andere (nicht verarbeitende) Verwendung der personenbezogenen Daten. Wichtigstes Merkmal bei dieser Definition ist die Verwendung eines Datenträgers. Dieser ist nicht genauer spezifiziert und umfasst damit alle Formen der elektronischen Speicherung, aber auch die Speicherung in Schriftform, z.b. auf einer Karteikarte. Einzige grundsätzliche Ausnahme bildet die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ausschließlich für persönliche oder familiäre Tätigkeiten. Das persönliche Adress- oder Telefonverzeichnis unterliegt nicht dem Datenschutz.

2 Welche gesetzlichen Grundlagen des Datenschutzes sind in der Hochschule zu beachten? Die Gesetze zum Datenschutz sind sogenannte Ausnahmegesetze. Generell ist jede Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten verboten. Die Datenschutzgesetze und andere relevante Gesetze ermöglichen Ausnahmen von diesem Verbot, wenn bestimmte Bedingungen eingehalten werden. Im Einzelfall können mehrere verschiedene Gesetze datenschutzrelevant sein. Als öffentliche Stelle des Landes Niedersachsens unterliegt die Hochschule den Regelungen des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG). Das NDSG erlaubt die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn die oder der Betroffene ausdrücklich einwilligt oder wenn ein Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift dies vorsieht. Ein solches Gesetz ist z.b. das Niedersächsische Hochschulgesetz (NHG). Dies erlaubt eine weitgehende Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten z.b. von Studienbewerberinnen und Studienbewerbern, Mitgliedern und Angehörigen der Hochschule, wenn dies in einer von der Hochschule beschlossenen Ordnung festgelegt ist. An der Hochschule gilt die 2004 veröffentlichte Ordnung zur Verarbeitung personenbezogener Daten ( Welche Daten dürfen von der Hochschule erhoben werden? Es dürfen entsprechend dem NHG die personenbezogenen Daten von Studienbewerberinnen, Studienbewerbern, Studierenden, dem wissenschaftlichen und künstlerischen Personal und Angehörigen der Hochschule erhoben werden, die zur Durchführung der Aufgaben der Hochschule notwendig sind. Der Umfang und die Art der Daten sind nicht festgelegt, jedoch gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit so wenig Daten, wie möglich. Darüber hinaus können Daten von weiteren Personen erhoben und verarbeitet werden, wenn die Betroffenen eingewilligt haben. Wie ist die Einwilligung zu gestalten Für die heute weitgehend übliche elektronische Datenerhebung mit Einwilligung sind die Anforderungen im Telemediengesetz (TMG) sehr ausführlich geregelt. Sinnvollerweise sollten auch schriftliche Einwilligungen ähnlich gestaltet werden. Vor der Aufforderung zur Einwilligung muss auf die Datenschutzerklärung hingewiesen werden. Die Kenntnisnahme der Erklärung sollte man sich unabhängig von der Einwilligung, aber als Vorbedingung der Einwilligung bestätigen lassen (Zwei Unterschriften, bzw. Ankreuzfelder). Es muss sichergestellt sein, dass die oder der Betroffene seine Einwilligung bewusst und eindeutig erteilt. Die Einwilligung muss protokolliert werden und die bzw. der Betroffene muss jederzeit die Möglichkeit haben, den Inhalt der Einwilligung einzusehen. Außerdem muss die bzw. der Betroffene auf sein Recht hingewiesen werden, dass sie ihre bzw. er seine Einwilligung jederzeit für die Zukunft wiederrufen kann. Bei einer elektronischen Einwilligung besteht theoretisch die Möglichkeit, dass eine fremde Person unter Missbrauch einer -Adresse die Daten abgegeben hat. Dies kann man durch

3 eine Bestätigungsmail verhindern, die an die angegebene Mail-Adresse geschickt wird. Sie enthält eine Beschreibung des Vorgangs und bittet um die Bestätigung durch Betätigung eines Links (Double Opt In). Wegen des erhöhten Aufwands sollte dieses Verfahren nur angewandt werden, wenn besonders schützenswerte Daten involviert sind. Datenschutzerklärung Die Notwendigkeit einer Datenschutzerklärung ergibt sich aus den Informationspflichten, die im NDSG und im TMG verankert sind. Es muss zunächst auf die Speicherung der Daten hingewiesen werden. Der Zweck der Datenerhebung und der Umfang der Verwendung der Daten, eine eventuelle Weiterleitung der Daten an Dritte, bzw. der Ausschluss jeglicher Weiterleitung muss eindeutig dargelegt werden. Die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle ist anzugeben. Die oder der Betroffene sollte auf sein Recht auf jederzeitige kostenlose Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, sein Recht auf Änderung und Löschung/Sperren seiner Daten hingewiesen werden (Sperren bedeutet, dass die Daten zwar gespeichert bleiben, ohne eine Einwilligung der oder des Betroffenen aber nur noch in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen verarbeitet werden dürfen). Die Dauer der Speicherung der Daten sollte angegeben werden. Wie lange dürfen die Daten gespeichert werden? Die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten ist auf das für die Erfüllung der vorgesehenen Aufgaben erforderliche Maß zu beschränken. Aus rechtlichen Gründen können längere Speicherdauern notwendig und begründbar sein. Hier sind besonders die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu nennen, wie sie z.b. im Handelsgesetzbuch (HGB 238, 257, 261)oder in der Abgabenordnung (AO 147) geregelt sind, oder die Festlegung in Verwaltungsvorschriften, Ordnungen und Erlassen. So gelten z.b. für buchhaltungsrelevante Daten, Rechnungen und Quittungen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, für Zensurenlisten zu Prüfungs-, Abschluss- oder Abgangszeugnissen sogar eine Frist von 50 Jahren. Die Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Alle Datenverarbeitungsgeräte auf denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen durch Passwort und Zugangsschutz gesichert sein. Bei einer Arbeitsunterbrechung müssen die Geräte selbsttätig in einen Ruhezustand wechseln, aus dem sie nur nach Eingabe des Passworts bzw. nach Aktivierung des Zugangsschutzes wieder in den Betriebszustand wechseln. Die Daten sind bevorzugt auf einem virtuellen Laufwerk im Rechenzentrum (RZ) zu speichern. Die virtuellen Laufwerke werden vom RZ mit Zugangsbeschränkungen angelegt, so dass immer nur Mitglieder der vorgesehenen Nutzergruppe darauf zugreifen können. Die Server des RZ befinden sich in gesondert gesicherten Räumen und sind auch gegen elektronische Attacken besonders geschützt. Auch mit mobilen oder externen Datenverarbeitungsgeräten kann man auf diese Laufwerke über ein sogenanntes Virtual Private Network (VPN) gesichert zugreifen.

4 Bei dieser zentralen Speicherung dürfen keine Kopien, auch keine auszugsweisen Kopien der Datensammlungen erstellt und auf einem Datenträger des Arbeitsplatzrechners oder einem mobilen Datenträger gespeichert werden, es sei denn, es werden hierfür die gleichen Techniken angewandt, wie bei dezentraler Speicherung. In bestimmten Ausnahmefällen kann auch die dezentrale Speicherung sinnvoll sein. In diesen Fällen müssen die Daten besonders geschützt werden. Dazu bieten sich zwei Verfahren an : Die Softwareverschlüsselung mittels TrueCrypt oder die Hardwareverschlüsselung auf einem speziellen USB-Stick. TrueCrypt ist eine freie Open Source Software, die eine allgemein als sicher eingestufte Verschlüsselungsmethode bietet und trotzdem einen komfortablen Umgang mit den Daten ermöglicht. Die Daten werden dabei in einer verschlüsselten Datei aufbewahrt, die nach der Eingabe des Passworts wie ein zusätzliches Laufwerk erscheint. Mit den Daten kann, so lange die Datei geöffnet ist, beliebig gearbeitet werden. Die geschlossene verschlüsselte Datei kann beliebig kopiert und damit auch gesichert bzw. transportiert werden. Zur Installation von TrueCrypt sind Administratorrechte erforderlich. Eine andere Möglichkeit bietet die Benutzung eines hardwareverschlüsselten USB-Sticks (z.b. Kanguru Defender 2000). Die personenbezogenen Daten werden dabei ausschließlich auf diesem Stick gespeichert. Der Stick erscheint nach Eingabe des Passworts wie ein normaler Stick und kann auch so verwendet werden. Die Verschlüsselung erfolgt bei guten Sticks so, dass die unverschlüsselten Daten auch auf dem Weg zwischen Stick und Anwendung geschützt sind. Ein guter Stick lässt sich auch nicht auf physikalischem Weg die Daten entreißen. Ein guter Stick kostet allerdings je nach Kapazität zwischen 80 und 300. Die Daten auf dem Stick können auf verschiedenen Datenverarbeitungsgeräten zeitlich nacheinander bearbeitet werden. Eine Installation und Administratorrechte sind nicht erforderlich. Nachteilig ist allerdings, dass keine unmittelbare Datensicherung der verschlüsselten Daten erfolgen kann. Um die Daten zu sichern muss der Stick auf einem gesicherten System geöffnet werden und die Daten entschlüsselt gespeichert werden. Die Daten müssen vor Verlust geschützt werden. Da Daten auch die Dokumentation von Eigenschaften repräsentieren können, wie z.b. Leistungsnachweise, umfasst Datenschutz auch den Schutz der Betroffenen vor dem Verlust der Daten. Bei der Nutzung der virtuellen Laufwerke zur Speicherung der personenbezogenen Daten kann man davon ausgehen, dass die Laufwerke der Server im RZ regelmäßig durch das RZ gesichert werden. Werden die Daten mit Hilfe von TrueCrypt verschlüsselt gespeichert, kann die Datensicherung einfach durch Kopie der verschlüsselten Laufwerksdatei auf einen externen Datenträger (z.b. DVD) erfolgen. Bei Verwendung eines hardwareverschlüsselten USB-Sticks hat man allerdings den Nachteil, dass keine unmittelbare Datensicherung der verschlüsselten Daten erfolgen kann. Um die Daten zu sichern, muss der Stick auf einem gesicherten System geöffnet werden und die Daten entschlüsselt auf einem virtuellen Laufwerk im RZ gespeichert werden.

5 Verfahrensbeschreibungen Werden Daten in einem Datenverarbeitungsgerät gespeichert, verarbeitet und verändert, so muss entsprechend 8 NDSG von der öffentlichen Stelle, die das Verfahren betreibt, eine Verfahrensbeschreibung erstellt werden. Diese Verfahrensbeschreibung ist an den behördlichen Datenschutzbeauftragten weiterzuleiten. Dieser sammelt alle Verfahrensbeschreibungen in einem Verfahrenskatalog und macht den öffentlichen Teil der Verfahrensbeschreibungen in geeigneter Weise der Öffentlichkeit zugänglich. Auch wenn die Verfahren geändert werden, muss diese Änderung in einer Verfahrensbeschreibung beschrieben werden. In der Verfahrensbeschreibung müssen Angaben über die Zweckbestimmung des Verfahrens, die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, den Kreis der Betroffenen, eine eventuelle Weiterleitung an Dritte, die Fristen zum Sperren und Löschen, technische und organisatorische Kontrollmaßnahmen, die Art der eingesetzten Geräte und alle Maßnahmen zum Schutz vor unbefugter Nutzung, Änderung und Verlust der Daten gemacht werden. Für die Verfahrensbeschreibungen werden vom Datenschutzbeauftragten zwei Formulare vorgehalten ein ausführliches für zentrale Verfahren der Datenverarbeitung an der Hochschule und ein vereinfachtes Formular für die dezentralen Verfahren. Die zentralen Verfahren sind dabei Verfahren, die alle Bereiche der Hochschule betreffen und im allgemeinen durch das RZ gepflegt werden, die dezentralen Verfahren sind Verfahren die z.b. in den Sekretariaten der Fakultäten oder aber in den Büros der Lehrenden erstellt und gepflegt werden. Formulare für Verfahrensbeschreibungen können Sie im Internet herunterladen: Die Gesetzestexte, auf die sich Teile dieser Hinweise beziehen, sind im Internet zu finden : NDSG : NHG : Eine umfangreiche Sammlung von Gesetzestexten, Vorschriften und Erlassen findet sich im Niedersächsischen Vorschrifteninformationssystem (NI-VORIS) unter Für Fragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Hochschule Prof. Dr.-Ing. Rüdiger Hecht Tel.: datenschutz@hawk-hhg.de

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