Die integrierte Softwarelösung zur Produktivitätssteigerung von juristischen Organisationen.

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1 AnNoText Die integrierte Softwarelösung zur Produktivitätssteigerung von juristischen Organisationen. Maximizing Value for Customers

2 Inhalt Seite 3 Zukunftssicher investieren. In erfolgreiche Prozesse und produktives Arbeiten. Seite 4 Erfolgreiche Prozesse. Produktives Arbeiten. Seite 5 Die fünf Schwerpunkte von AnNoText im Überblick Seite 6 Software-Technologie, die Grenzen aufbricht Seite 10 Seite 16 Seite 24 Seite 26 Für Organisationen wie Uhrwerke Unterschiedlichste Informationen, nahtlos integriert Perfekte Mandantenbetreuung, 7 Tage die Woche Für beste Ergebnisse: Leistungserfassung und Auswertung 2 AnNoText

3 Zukunftssicher investieren. In erfolgreiche Prozesse und produktives Arbeiten. Sie kennen das aus Ihrer Praxis als Rechtsanwalt, Notar oder Unternehmensjurist: Wer erfolgreich bleiben will, muss flexibel auf Veränderungen reagieren, um stets wettbewerbsfähig und profitabel zu sein. Mit AnNoText meistern Sie die Herausforderungen der Zukunft. Welche technischen Neuerungen sind für Sie tatsächlich sinnvoll und können gewinnbringend eingesetzt werden? Auf diese Frage hat AnNoText als Ihr Technologiepartner immer eine gute Antwort. Denn wir sind seit mehr als 30 Jahren Technologieführer für juristische Organisationssoftware in Kanzleien, Notariaten und Unternehmen. Unsere innovativen Lösungen sorgen dafür, dass Sie technisch immer auf dem neusten Stand sind und alle Arbeitsprozesse optimal gestalten können. Denn im Wettbewerb um lukrative Mandate und zahlungskräftige Mandanten sind nur diejenigen dauerhaft erfolgreich, die den anderen immer einen Schritt voraus sind. Wie können wir von AnNoText für Sie klare Wettbewerbsvorteile schaffen? Indem wir die Anforderungen und Rückmeldungen unserer Kunden fortlaufend in die Produktentwicklung einbeziehen und sie als Ansporn nehmen, immer besser zu werden. Und indem wir als Branchenspezialisten seit mehr als 30 Jahren Vorreiter bei technologischen Weiterentwicklungen sind. So garantieren wir Ihnen Investitionssicherheit und -schutz für Ihre AnNoText Organisationssoftware. Denn wir stellen uns schon heute auf die Entwicklungen von morgen ein, damit Sie als Kunde davon profitieren. Überzeugen Sie sich auf den folgenden Seiten von den Vorteilen der AnNoText Softwarelösungen. AnNoText 3

4 Erfolgreiche Prozesse. Produktives Arbeiten. AnNoText Die integrierte Softwarelösung zur Produktivitätssteigerung von juristischen Organisationen. 4 AnNoText

5 Die fünf Schwerpunkte von AnNoText im Überblick: 1. Wettbewerbsvorteile durch Einsatz modernster Software-Technologie 2. Produktivitätssteigerungen durch integrierte Softwareanwendungen und damit verbundene schnellere Abläufe 5. Aussagefähiges Monitoring zur effizienten Organisationssteuerung basierend auf detaillierter Zeiterfassung 4. Mandatsgewinnung und Betreuung der Mandanten über das Internet 3. Vereinfachte Mandatsbearbeitung durch intelligentes Dokumentenund Wissensmanagement AnNoText 5

6 Software-Technologie, die Grenzen aufbricht Erfolgreich im Wettbewerb Produktivitätssteigerung von juristischen Organisationen mit AnNoText Als Kanzlei-Eigentümer oder Entscheider innerhalb einer juristischen Organisation befinden Sie sich in einem zunehmenden Wettbewerb um lukrative Mandate. Gleichzeitig sind Sie gefordert, die Arbeitsprozesse optimal zu strukturieren und das fachliche Potenzial Ihrer Mitarbeiter voll auszuschöpfen. AnNoText ist die juristische Organisationssoftware, die Sie und Ihre Mitarbeiter wirksam dabei unterstützt, Ihre Produktivität erheblich zu steigern. Denn AnNoText ist vollständig auf die Bedürfnisse von juristischen Organisationen abgestimmt. Sichern Sie sich Ihre Wettbewerbsvorteile durch den Einsatz modernster Software-Technologie Innovative Benutzeroberfläche mit Microsoft -Office-Fluent -Technologie Microsoft SQL Server 2008 der neusten Generation Investitionsschutz und Flexibilität durch offene Standards Stabilität und hohe Geschwindigkeit auch bei großen Datenvolumen Vollautomatische Daten-Synchronisation Zugriff immer und überall Integrierte Daten-Verschlüsselung 6 AnNoText

7 Intelligente Anwender-Unterstützung Die Benutzeroberfläche von AnNoText ist perfekt an Ihre gewohnte Microsoft -Office-Umgebung angepasst. Sie basiert auf der aktuellen Microsoft - Office-Fluent -Technologie. Sie erledigen alles aus einer Anwendung heraus. Die zentrale Symbolleiste zeigt Ihnen ausschließlich die Befehle und Optionen an, die gerade für Sie relevant sind. So erleichtert AnNoText Ihnen als Anwender die tägliche Arbeit und Sie gelangen schneller zu optimalen Ergebnissen. Kurz gesagt: mehr Übersichtlichkeit, weniger Mausklicks, schnelleres Arbeiten. Fluent is a trademark of the Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from the Microsoft Corporation. AnNoText 7

8 Eine starke Datenbank im Hintergrund: kompatibel, jederzeit sicher und maximal verfügbar Als Jurist arbeiten Sie täglich mit sensiblen Daten und vertraulichen Informationen Ihrer Mandanten. AnNoText ist die Organisationssoftware, die jederzeit die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet. Gleichzeitig sind die Daten für berechtigte Anwender immer abrufbar. Denn AnNoText basiert mit dem Microsoft SQL Server 2008 auf einem der fortschrittlichsten und leistungsfähigsten SQL- Datenbank-Systemen. Alle Dateien und Dokumente werden zentral gespeichert und verwaltet. Das bedeutet höchste Stabilität und Sicherheit. Das System verarbeitet auch große Datenvolumen zuverlässig und mit hoher Geschwindigkeit. Die integrierte Verschlüsselung schützt dabei vor unerlaubten Einblicken. Auch wenn Ihre Datenbank wächst und die Anwenderzahl steigt, z. B. durch Erweiterung oder Fusion: AnNoText passt sich den neuen Anforderungen flexibel an. Erstklassiger Investitionsschutz durch offene Standards AnNoText verwendet offene Standards statt proprietäre Formate. So können Gesetzesänderungen, neue Funktionalitäten und zusätzliche Anwendungen problemlos eingefügt und den Anwendern von AnNoText schnell zur Verfügung gestellt werden. Das garantiert Ihnen Ihr Software- Wartungsvertrag mit AnNoText: Er beinhaltet, dass neue Funktionalitäten implementiert und zeitnah bereitgestellt werden ganz komfortabel ohne weitere Migration oder die Anschaffung von zusätzlicher Software. Kompatibilität und Zukunftssicherheit AnNoText ist optimiert für den Einsatz unter Windows XP SP3, Windows Vista SP1 und Windows 7. Es kann wahlweise als 32-Bit- oder 64-Bit-Applikation betrieben werden. Damit ist es problemlos auch auf Apple-Computern einsetzbar. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der Nutzung eines virtuellen Rechners unter Mac OS X oder von Microsoft Windows mittels Boot Camp. Selbstverständlich kann AnNoText auch unter dem Windows oder Windows-2008-Terminal- Serverdienst mit und ohne Citrix Presentation Server ab Version 3.0, wahlweise 32 Bit oder 64 Bit, eingesetzt werden. 8 AnNoText

9 Mobil erbrachte Leistungen abrechnen einfach und korrekt Der Arbeitsalltag findet längst nicht mehr nur im Büro statt. Gerichtstermine, Mobiltelefonate, Home-Office: Immer mehr Tätigkeiten, die außerhalb der Kanzlei erledigt werden, müssen zuverlässig erfasst und korrekt abgerechnet werden. AnNoText Airtime ist die intelligente Stoppuhr für BlackBerry -Geräte. Der Zeitaufwand für Telefonate, -Kommunikation und Mandantengespräche wird auf Knopfdruck automatisch erfasst und anschließend in die betreffenden Akten verbucht. Das spart Aufwand, reduziert die Papierflut und ermöglicht eine exakte Abrechnung. Automatische Daten-Synchronisierung Zugriff immer und überall Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen und Kontakte: Diese Daten müssen immer auf dem neusten Stand sein und jederzeit zur Verfügung stehen. Ganz gleich, an welchem Ort Sie sie abrufen: ob im Büro, im Home-Office oder unterwegs. AnNoText gewährleistet den Zugriff rund um die Uhr auch außerhalb der Bürozeiten und am Wochenende. Das System synchronisiert diese Daten automatisch mit dem Microsoft Exchange Server Dadurch ist der sichere Abruf dieser Daten auch mit mobilen Geräten wie Notebook oder Smartphone jederzeit gewährleistet. Selbstverständlich ist der Zugriff auf die aktuellen Daten aus AnNoText auch mittels Outlook Web Access 2007 möglich ganz einfach mit jedem gängigen Internet-Browser. AnNoText 9

10 Für Organisationen wie Uhrwerke Workflows optimieren und produktiver arbeiten Sie kennen das aus dem Alltag: Zahlreiche administrative und sich wiederholende Tätigkeiten sind die Zeitfresser in Ihrer juristischen Organisation. Um Workflows zu optimieren und Routinetätigkeiten zu beschleunigen, hat AnNoText bewährte Lösungen weiterentwickelt und mit Innovationen versehen. Bereits etablierte Arbeitsprozesse bleiben dabei unverändert. So werden Ihre Mitarbeiter unterstützt, verbleibende komplexe Aufgaben intelligent zu organisieren und produktiver zu bearbeiten. Präzise wie ein Uhrwerk: integrierte und automatisierte Vorgänge mit AnNoText Äußerst effizientes Mahnverfahren und Zwangsvollstreckungen Integriertes und vorgangsorientiertes Masseninkasso Automatisierte Buchungsvorgänge Digitales Diktieren komfortabel, effizient und flexibel 10 AnNoText

11 Mehr Effizienz bei Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Die in AnNoText enthaltene Mahn- und Zwangsvollstreckung ist vollständig neu entwickelt. Die Überwachungsfunktion des Maßnahmenplaners in AnNoText sorgt dafür, dass geplante Arbeitsschritte fristgerecht und direkt aus der Aufgabenplanung des einzelnen Sachbearbeiters erfolgen. Folgemaßnahmen zum Vorgang werden vorgeschlagen. Aufgrund der ereignisgesteuerten Maßnahmenplanung wird keine Frist verpasst. Die automatisierte Verbuchung zur Maßnahme in Schuldner- und Abrechnungskonten wird realisiert. Die Kommunikation mit Mahngerichten wird im höchsten Ausbaugrad unterstützt und vollständig protokolliert. Alle ein- und ausgehenden Anträge und Nachrichten werden automatisch visuell als Formular zur Akte historisiert. In Verbindung mit der AnNoText eakte werden auch komplexe Sachverhalte für Mandanten oder Schuldner mit der elektronischen Akte einfach lesbar dargestellt. Akten, Forderungskonten sowie dazugehörige Korrespondenz können eingesehen werden. Ihr Vorteil: unbegrenzte Zahl von Forderungskonten revisionssichere Schuldnerkonten mit nachvollziehbaren Änderungen und Stornierungen zuverlässige Überwachungsfunktion keine Frist wird verpasst inhaltliche Prüfung vor jeder Ausführung einer Maßnahme postengenaue Verbuchung von Geldeingängen und Geldausgängen jederzeit nachvollziehbare Kommunikation mit dem Mahngericht AnNoText 11

12 Integriertes und vorgangsorientiertes Masseninkasso Gerade in wirtschaftlich turbulenten Zeiten verlassen sich Ihre Mandanten auf Ihre zuverlässigen Dienstleistungen und Beratungen auch im Bereich des Masseninkassos bei Großmandanten. Konfigurierbare Ablaufsteuerung und die Bündelung aller wesentlichen Funktionen in einem einheitlichen Workflow bieten Ihren Sachbearbeitern wirksame Entlastung. Das Vertragsmodul ermöglicht weitgehende, definierbare Abrechnungsmodalitäten je Mandant und Akte. Die massenhafte Ausfertigung von Aufforderungsschreiben, Mahn- und Vollstreckungsbescheiden, Androhungen der Zwangsvollstreckung und Zwangsvollstreckungsaufträgen erfolgt komfortabel über eine Stapelverarbeitung mit Unterstützung der Ausgabe auch von mehreren tausend Druckaufträgen an Druckverwaltungssystemen. Jederzeit besteht die Möglichkeit, alle Akten per Sammelabrechnung auf Knopfdruck abzurechnen. Gleichzeitig werden die aktuellen Bestimmungen der Rechnungsrichtlinien und der Steuergesetze berücksichtigt bis in das Abrechnungskonto der jeweiligen Akte. Das schafft Sicherheit bei der Abrechnung. Mandantenansprüche werden durch das Berichtswesen mit flexibler Auswertung und Erfolgskontrolle erfüllt. Das Berichtswesen lässt sich auch für unterschiedlichste Auswertungsschwerpunkte individuell anpassen und verfügt über standardisierte Schnittstellen zu Microsoft Excel oder ermöglicht die Ausgabe im PDF-Format. Berichts- und Statistikmodelle in AnNoText Forderungs-, Verfahrensstand- oder Maßnahmenauswertung Verweildauerbestimmung Erfolgsbewertung je Mitarbeiter und Entwicklung in Zeiträumen (Monat, Quartal, Halbjahr und Jahresvergleich) 12 AnNoText

13 Mit automatisierten Buchungsvorgängen Zeit und Aufwand sparen Auch das neu entwickelte Rechnungswesen präsentiert sich auf der neu gestalteten Benutzeroberfläche. Dabei überzeugen die Dialogfenster durch einfache Bedienung und vollständige Interaktion mit den neu gestalteten Mandanten- und Forderungskonten: Die optimale Funktionalität ist sowohl für manuelle wie auch für automatische Buchungen gewährleistet. Zudem wurde für die referenzierten Bankkonten ein übersichtliches Kontenblatt implementiert, das grafisch einem Bankkontoauszug nachempfunden ist. Ausgehend von diesem Kontenblatt kann jede Finanzkontenbewegung in der Akte oder auf dem Sachkonto bequem nachvollzogen werden. Typische Splittbuchungen von Bankkontobewegungen in verschiedenen Akten oder verschiedenen Sachkonten sind möglich. Neue Suchmöglichkeiten unterstützen die einfache Zuordnung von Kontobewegungen z. B. mit der integrierten OP-Suche. Mitarbeiter von Finanzbuchhaltungen nehmen täglich zahlreiche Buchungen vor. Bankkontoauszüge müssen für jede Akte bzw. jedes Sachkonto gebucht werden. Bei Geschäftsvorfällen, die sich ständig wiederholen, ist diese Arbeitsweise ebenso eintönig wie zeitintensiv. Die Lösung dafür ist die automatische Verarbeitung von elektronischen Bankkontoauszügen. Der doppelte Vorteil: erhebliche Zeitersparnis bei gleichzeitiger Steigerung der Arbeitsqualität. Dieselben Vorteile lassen sich auch bei ausgehenden Zahlungen realisieren. Unabhängig davon, ob diese elektronisch (mittels Datenträgeraustausch-Datei) angewiesen werden oder als beleghafte Zahlungen (per Scheck und Überweisungsträger) erfolgen. Durch die Integration in den täglichen Arbeitsablauf lassen sich Zahlungsausgangslisten manuell oder automatisch erzeugen und zentral verarbeiten. Durch eine spezielle Codierung im Verwendungszweck lassen sich die getätigten Auszahlungen über elektronische Kontoauszüge später automatisch zuordnen. Das interne Mahnwesen/die Offene-Posten-Verwaltung unterstützt auch die mandantenbezogene Parametrisierung von Zahlungsmodalitäten und stellt zeitgleich die benötigten Daten für das neu gestaltete Rechnungsausgangsbuch zur Verfügung. AnNoText 13

14 Digitales Diktieren mit AnNoText komfortabel, effizient und flexibel Diktieren gehört zu den Tätigkeiten, die das größte Optimierungspotenzial innerhalb der täglichen Arbeitsabläufe bieten insbesondere dann, wenn immer noch das analoge Verfahren angewandt wird. Mit AnNoText ediktat erhalten Sie eine einfache und komfortable Einstiegslösung für digitales Diktieren, die auf das Wesentliche konzentriert ist. AnNoText ediktat ist optimal abgestimmt auf die Eingabegeräte der führenden Hersteller Grundig und Philips. Ihre Vorteile, wenn Sie diktieren: Sie zeichnen Ihre Diktate stationär mit einem Handmikrofon oder einem digitalen Handdiktiergerät auf. Sie nutzen ein digitales Handgerät, das leistungsfähiger und kleiner als analoge Bandgeräte ist. Sie können nachträglich Diktat-Passagen oder Arbeitsanweisungen in Aufnahmen einfügen. Per Daten-Import werden Ihre Diktate der Schreibkraft sofort über das Netzwerk bereitgestellt. Ihr Vorteil, wenn Sie schreiben: Bessere Übersicht: Alle Diktate sind auf der zentralen ToDo-Liste aufgeführt. Mehr Flexibilität: Sie können das Diktat komfortabel bearbeiten (Spulen während des Abhörens). Die Klangqualität bleibt immer klar und deutlich. Der Transport und das Löschen von Bändern entfallen. Für höhere Ansprüche an digitale Sprachverarbeitung, insbesondere die automatische Spracherkennung und Workflowintegration, empfehlen wir DictaPlus. 14 AnNoText

15 Schnittstellen für alle Daten, die Sie brauchen AnNoText Connect ermöglicht mobiles Arbeiten und sicheren Zugriff auf Ihre Daten, wo immer Sie auch sind. Ob zu Hause oder unterwegs mit AnNoText Connect loggen Sie sich einfach in Ihre Systeme ein. AnNoText Connect ist komfortabel und sicher: Mit AnNoText Connect arbeiten Sie von einem externen Arbeitsplatz mit AnNoText und haben Zugriff auf das Organisationsnetzwerk und die freigegebenen Softwareanwendungen. Voraussetzung für den Zugriff auf Ihre Kanzlei mit AnnoText Connect ist die hochsichere Internet- Verbindung AnNoText Online. AnNoText kann mit AnNoText Connect nahtlos in eine bestehende Software-Umgebung eingebunden werden. Akten können z. B. automatisch nebst Forderungskonten oder den benötigten Angaben zur Verkehrsunfallregulierung angelegt werden und den Workflow von Sachbearbeitern steuern. Zahlungen und Kosten können auch während eines laufenden Verfahrens gemeldet werden. Umgekehrt funktioniert auch die Übermittlung von Daten aus AnNoText in andere Softwarelösungen in Echtzeit und rund um die Uhr. Dabei können durch die Schnittstellen sowohl die Art als auch der Umfang des Datenflusses individuell konfiguriert werden. Der Datenaustausch erfolgt über ASCII-Dateien, RPC oder Webservices. Mit AnNoText Connect können juristische Organisationen den Ansprüchen unterschiedlichster Mandanten gerecht werden und sich durch neue Dienstleistungen erfolgreich vom Wettbewerb abheben. AnNoText 15

16 Unterschiedlichste Informationen, nahtlos integriert Intelligentes Dokumenten- und Wissensmanagement mit AnNoText In einer erfolgreichen juristischen Organisation werden Informationen aus den verschiedensten Quellen integriert und verarbeitet. Neben der üblichen Dokumentenverarbeitung müssen auch externe Dienstleister für Fachinformationen und Rechtsprechung eingebunden werden. Mit einer integrierten Softwarelösung wie AnNoText vernetzen Sie unterschiedliche Geschäftsbereiche in Ihrer juristischen Organisation zu einem großen, dynamisch arbeitenden Ganzen. Dokumentenmanagement voll integriert mit Microsoft Office Das Dokumentenmanagement von AnNoText fügt sich nahtlos ein in Ihre bestehende Microsoft - Office-Umgebung mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook der Versionen 2003 und Realisiert wird die Zusammenarbeit über eine komfortable Check-in-/Check-out-Funktion, die in alle Microsoft -Office-Anwendungen integriert wurde. Damit können sämtliche Dokumente aufgerufen werden, die in der von AnNoText verwalteten Datenbank gespeichert sind. Beliebig viele Dokumente können gleichzeitig in verschiedenen Anwendungen bearbeitet werden. Kommunikationsplattform AnNoText eakte freigegeben. Die Rechtevergabe wurde ebenfalls optimiert: Zugriffsberechtigungen können nun auch auf Dokumentenebene erteilt werden. In der Akte gespeicherte s werden im Microsoft -Outlook-Erscheinungsbild abgebildet. Die Freigabe von Dokumenten wird durch zeitund arbeitssparende Prozesse gesteuert. Entsprechende Einstellungen vorausgesetzt, werden Dokumente automatisch in PDFs konvertiert, auf Wunsch signiert und auf der webbasierten 16 AnNoText

17 Komfortable Textbaustein-Bibliothek Ausschließlich für die Nutzer von Microsoft Word 2007 ist eine nützliche Textbaustein-Bibliothek in das Dokumentenmanagement integriert. Per Drag & Drop verwalten Sie die Bausteine und kombinieren sie zu individuellen Textbaustein-Sammlungen, die Ihren Schwerpunkten entsprechen. Dabei ist die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten möglich. Muster und Formulierungsvorschläge aus Formularsammlungen der verschiedensten Anbieter können direkt importiert und verarbeitet werden. AnNoText 17

18 Optimierte Funktionen im erweiterten Dokumentenmanagement Zugriffsberechtigungen für Dokumente Dokument-Versionen managen Vergleich und Kontrolle von Dokumenten Honorar-Kalkulator als Assistent für Word 2007 Tools und Tabellen für die tägliche Praxis Zugriffsberechtigungen für Dokumente bedarfsgerecht steuern In Ihrer juristischen Organisation werden täglich zahlreiche sensible Dokumente bearbeitet. Dabei ist es sinnvoll, sowohl den Zugriff als auch die Berechtigung zur Bearbeitung von Dokumenten gezielt zu steuern. Mit AnNoText steht Ihnen ein System zur Verfügung, das Zugriffsberechtigungen auch auf Maßnahmen- und Dokumentenebene vergeben kann. Mit der Erstellung eines Dokuments haben Sie die Möglichkeit, exakt zu definieren, welche Mitarbeiter und Gruppen das Dokument z. B. anzeigen, verändern, kopieren oder löschen können. AnNoText macht es möglich, alles so präzise zu definieren, wie es Ihre Arbeitsprozesse erfordern. Zum Beispiel erhalten Mitarbeiter zwar die Berechtigung, auf eine Maßnahme zuzugreifen, doch darin enthaltene bestimmte Dokumente können sie nicht einsehen. AnNoText bietet Ihnen damit ein individuelles und sehr zielgerichtetes Berechtigungsmanagement, das sich zu 100 Prozent in Ihre Workflows integriert. 18 AnNoText

19 Dokument-Versionen optimal verwalten Wenn zahlreiche verschiedene Versionen von Dokumenten geführt werden müssen, ist das besonders in großen juristischen Organisationen eine sehr komplexe Angelegenheit. AnNoText bietet hier die ideale Unterstützung. Denn es lässt eine flexible Speicherung von Dokumenten-Entwürfen zu. Der Anwender kann schon beim Speichern entscheiden, ob das Dokument überschrieben oder als neue Version oder SUB-Version gespeichert werden soll. Die gesamte Historie eines Dokumentes zur Maßnahme ist übersichtlich dargestellt und auf einen Blick zu erfassen. Sämtliche Versionierungen sind jederzeit nachvollziehbar und stehen einzeln zur Verfügung, um sie einzusehen oder wieder aufzunehmen. AnNoText 19

20 Dokumente zuverlässig vergleichen mit Workshare Professional Minimieren Sie die Risiken von sichtbaren und verborgenen Datenlecks in Ihren Dokumenten. Umfangreiche Vertragsdokumente und Gutachten in juristischen Organisationen werden häufig auch von externen Personen und Gremien bearbeitet. In der Zusammenarbeit werden Dokumente verändert, ergänzt, Passagen gelöscht. Mit AnNoText behalten Sie hier jederzeit den Überblick. Die neue Vergleichsfunktion für Dokumente sorgt dafür, dass alles nachvollziehbar bleibt und keine Daten verloren gehen. Durch Auswahl von zwei zu überprüfenden Dokumenten werden diese ganz einfach und schnell, nur mit einem Klick, verglichen. Das System generiert automatisch eine neue Datei, in der die zu vergleichenden Dokumente zusammengefasst sind. Hier sind sämtliche Änderungen im Vergleich zum Ursprungsdokument farblich gekennzeichnet. Der schnellste und beste Weg, Ihre Microsoft -Office- Dokumente sicher zu überprüfen und zu vergleichen. Davon profitieren Sie: Vergleich von Dokumenten aus Akte oder Maßnahme Vergleich auch mit lokal gespeicherten Dokumenten möglich Präzise und vorgabengemäße Dokumentenkontrolle Nahtlose Integration von Workshare Professional TM mittels Schnittstelle in AnNoText Workshare Professional TM is a registered trademark of Workshare Ltd. Workshare Professional TM (ehemals DeltaView) ist nicht im Leistungsumfang der AnNoText Software enthalten! Die entsprechende Lizenz muss gesondert erworben werden. 20 AnNoText

21 Honorar- und Kostenkalkulationen: neuer Assistent für Word 2007 Wünscht Ihr Mandant vorab eine Honorar- und Kostenaufstellung? Das ist schnell erledigt, denn die Berechnung erfolgt ganz automatisch mit wenigen Mausklicks. Auf aktuellem Stand von RVG und KostO werden die betreffenden Gebühren, Honorare, Zinsen, Steuern etc. aus dem System ermittelt und in eine übersichtliche Word-Tabelle eingebunden. Der Kalkulator ist nutzbar als Expertensystem mit frei wählbaren Optionen oder in der Assistentenfunktion mit entsprechender Benutzerführung. Folgende Verfahren, Verträge und Dienstleistungen werden bei der Ermittlung der Honorare und Kosten unterstützt: Honorarabrechnung Außergerichtliches Verfahren Zivilsachen Gerichtliches Verfahren Zivilsachen Mahnverfahren Zivilsachen Außergerichtliches Verfahren Strafsachen Gerichtliches Verfahren Strafsachen Vorverfahren Bußgeldsachen Gerichtliches Verfahren Bußgeldsachen Rechtsbeschwerdeverfahren Bußgeldsachen Kostenberechnung Beratung Ehevertrag Grundschuldbestellung Kaufvertrag Testament AnNoText 21

22 Schneller zum Ergebnis: nützliche Tools für den juristischen Alltag AnNoText Anwender nutzen sie täglich: 20 praktische Berechnungstools und Tabellen. Die kleinen effizienten Werkzeuge für Ihren juristischen Alltag sind immer auf dem aktuellen Stand der entsprechenden Gesetze und Verordnungen. Jetzt kommen sie noch schneller und komfortabler zum Einsatz. Denn die Funktion Tools wurde in die zentrale Navigationsleiste von AnNoText integriert. Und so sparen Sie wertvolle Zeit: Alle Tools und Tabellen sind, übersichtlich aufgelistet, aus einer einzigen Maske aufrufbar. Mit wenigen Mausklicks erstellen Sie Ihre Berechnungen, Ergebnis ausdrucken, fertig. Ihre Vorteile im Überblick: 20 nützliche Tools und Tabellen für die juristische Praxis immer auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung über die zentrale Navigation anzusteuern in einer einzigen Maske aufrufbar schnell und komfortabel zum Ergebnis Ausdruck möglich In Kürze stellen wir eine Auswahl der juristischen Hilfen als iphone App zur Verfügung. Besuchen Sie daher regelmäßig um weitere Informationen zu erhalten. 22 AnNoText

23 Elektronischer Rechtsverkehr ohne Umwege AnNoText ermöglicht es, Dokumente digital zu unterschreiben ohne den bisher erforderlichen Umweg über den EGVP-Client. Einfach Signaturkarte einlegen, PIN eingeben, und Sie verwandeln Ihre Schriftsätze einzeln oder per Stapelverarbeitung in rechtsverbindliche Dokumente. Alle Dateien und Dokumente werden zuverlässig, rechtssicher und dabei kostengünstig ausgetauscht. Automatisierte Datenprüfung von Personen und Firmen Mit AnNoText wird die Prüfung der Adress- und Bonitätsdaten von Personen und Firmen so einfach wie nie zuvor. Die Ermittlungsfunktion ist direkt in die Benutzeroberfläche integriert. Lästige Programmwechsel oder gar zeitraubende Zugriffe auf externe Webseiten sind nicht mehr nötig. Durch die optionale Massenverarbeitung ermöglicht AnNoText die automatische Prüfung von großen Datenvolumina. Auch Fristen und Vormerkkosten überwacht die Software selbstständig. Die aktenbezogene Verbuchung und Abrechnung der Recherchekosten kann automatisiert erfolgen selbstverständlich verbunden mit regelmäßigem Reporting für volle Kostenkontrolle. Die Datenermittlung erfolgt in Zusammenarbeit mit führenden Informationsdienstleistern wie Supercheck und Deltavista. Rechtsprechung aktuell und relevant Mit AnNoText ist Ihre Recherche mit dem juristischen Informationsdienst Jurion ganz einfach. Die Suche nach aktueller Rechtsprechung, Gesetzen und Fachartikeln ist in die Bedienoberfläche von Microsoft Word 2007 integriert. Die Suchoptionen und die Ergebnisdarstellung sind für die juristische Fachrecherche optimiert. Sie stehen während der Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten jederzeit zur Verfügung. Recherche- Ergebnisse können bequem als Zitat oder Volltext in den Schriftsatz übernommen werden. Jurion gehört zum Wolters Kluwer-Konzern und ist ein anerkannter Spezialdienstleister für aktuelle juristische Informationen. Täglich analysiert eine 40-köpfige Redaktion mehr als 140 Fachzeitschriften sowie Entscheidungen von über 700 Gerichten und der Legislative der Europäischen Union, des Bundes und der Länder. Der breite Strom an Urteilen, Gesetzgebungsvorhaben und Fachartikeln wird aufbereitet und so gefiltert, dass letztlich nur die wirklich relevanten Informationen bereitgestellt werden. AnNoText 23

24 Perfekte Mandantenbetreuung, 7 Tage die Woche AnNoText eakte ist die neue webbasierte Kommunikationsplattform für juristische Organisationen. Sie ermöglicht Mandanten, sich jederzeit über den aktuellen Stand ihrer Mandate zu informieren. Die Organisation wird dadurch deutlich von Routineanfragen entlastet. Ein dritter Vorteil: Die neue Serviceleistung kann gewinnbringend bei der Akquise von Mandaten eingesetzt werden. Alle wichtigen Mandatsvorgänge werden auf der übersichtlichen Benutzeroberfläche zusammengefasst: Mandanten können sich über anstehende Termine und die aktuelle Korrespondenz informieren. Alle eventuell bereitgestellten Dokumente und Dateien stehen zum Download bereit. Auch eine aktive Kontaktaufnahme mit der Kanzlei, Mahn- oder Rechtsabteilung ist möglich: Mandanten können kurze Nachrichten schreiben oder eigene Dokumente in die AnNoText eakte hochladen. AnNoText eakte kann mit jedem herkömmlichen Internet-Browser genutzt werden. Dabei ist der Schutz der sensiblen Daten zu jedem Zeitpunkt garantiert. AnNoText eakte verwendet ähnlich wie die Online-Portale von Banken ein mehrstufiges Sicherheitsverfahren. So wird die Datenübertragung zuverlässig geschützt und unberechtigte Zugriffe werden wirksam verhindert. Die Daten- und Dokumentenfreigabe erfolgt per Mausklick aus dem Büro alles Weitere erledigt AnNoText eakte automatisiert auf Basis der Voreinstellungen. So können juristische Organisationen ihren Mandanten diesen neuen Service anbieten, ohne dass zusätzlicher Arbeits- und Zeitaufwand entsteht! 24 AnNoText

25 Highlights für Ihre Mandanten Der besondere Service Mandanten erleben juristische Organisationen, die AnNoText eakte anbieten, nachweislich als serviceorientiert und innovativ. Sie fühlen sich besser betreut und informiert ohne dass dadurch mehr Arbeit anfällt. Terminübersicht Über den praktischen Kalender sieht Ihr Mandant sofort, wann der nächste Termin ansteht bzw. eine Frist fällig wird. Mehrere Kunden-Logins Falls es für ein Mandat mehrere Ansprechpartner auf Mandantenseite gibt, können für diese persönliche Logins mit individuellen Nutzerrechten vergeben werden. Schadensmeldung und Inkasso-Service AnNoText verbindet das fachliche Know-how und den Qualitätsanspruch von Rechtsanwälten und Rechtsabteilungen mit der Effizienz moderner Internet-Technologie. Mittels Internet- Browser werden alle notwendigen Daten einfach und sicher zur elektronischen Weiterbearbeitung zur Verfügung gestellt. Übermittlungsfehler praktisch ausgeschlossen! Einfacher Upload und Download von Dokumenten Fotos vom Unfall? Eingegangene Schreiben vom Gegner? Mandanten können Dokumente und Nachrichten komfortabel in die entsprechende Akte hochladen. Genauso einfach ist der Download von Dokumenten, die für sie bereitgestellt werden: einloggen, anklicken, fertig. Akten- und Konteneinsicht Mandanten können neben ihrer Akte auch ihr Mandantenkonto und eventuell existierende Forderungskonten einsehen. Highlights für Ihre Organisation SICHERHEIT wird großgeschrieben Die Informationen für Mandanten werden über die Hochsicherheits-Server im AnNoText Rechenzentrum bereitgestellt. Alle sensiblen Daten verbleiben im Netzwerk und werden nicht ausgelagert ein wichtiger Aspekt in puncto Datensicherheit. Der gesamte Datenverkehr erfolgt durchgängig mit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung. Keine Mehrarbeit nötig Elektronische Akten werden direkt in AnNoText angelegt. Gleiches gilt für die Überarbeitung. AnNoText eakte entlastet dadurch juristische Organisationen von Routineanfragen! Individuelle Zugriffsrechte Jeder Nutzer der AnNoText eakte kann nur die Dokumente sehen, bearbeiten oder herunterladen, für die ihm die entsprechenden Zugriffsrechte erteilt wurden. Dabei können pro Mandat auch mehrere Logins vergeben werden. Bereitstellung von Dokumenten per Mausklick Um ein Dokument für einen Mandanten verfügbar zu machen, muss es lediglich markiert werden. AnNoText eakte stellt es dann automatisch bereit und benachrichtigt den Mandanten per . Anfrage für neue Mandate Mit AnNoText eakte können juristische Organisationen von online vergebenen Mandaten profitieren. Dafür stellt AnNoText eakte ein ausführliches Online-Formular bereit, über das Mandanten neue Mandate einstellen können z. B. wenn sie während des Wochenendes einen Verkehrsunfall hatten. Dieses neue Mandat kann dann per Mausklick als Akte in AnNoText angelegt werden oder ggf. abgelehnt werden. AnNoText 25