Handbuch zur Bedienung des. Content Management Systems Typo3

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1 Handbuch zur Bedienung des Content Management Systems Typo3 Stand

2 Inhaltsverzeichnis Kapitel Name Seite 1 Einloggen in das CM-System 3 2 Neue Seiten anlegen 4 3 Bearbeiten und Erstellen von Seiten Eine Tabelle anlegen Ein Bild einfügen Einen Hyperlink erstellen Dateien hochladen Ein Content-Layout anlegen Inhalte aus Contenido / Word übernehmen 23 4 Workflow 25 5 Erstellen und Bearbeiten von Benutzern 29 6 Einpflegen von Nachrichten Der Reiter Allgemein Der Reiter Spezial Der Reiter Medien Der Reiter Kategorien & Beziehungen Der Reiter Zugriff 36 7 Englische Inhalte bereitstellen 36 8 Geschützter Bereich 38 2

3 1. Einloggen in das CM-System Um Inhalte bearbeiten zu können, müssen Sie sich als erstes in das Content Management System einloggen. Dazu geben Sie folgende Internetadresse in Ihren Browser ein: In die Felder Username und Passwort geben Sie bitte Ihre persönlichen Logindaten ein und bestätigen die Eingabe mit einem Klick auf Log In. Ein Log In ist nur auf den Rechnern innerhalb der Universität möglich. Sie werden nach erfolgreichem Login auf die Willkommensseite weitergeleitet, die wie folgt aufgebaut ist: Seite: Dieses Modul ermöglicht Ihnen, Seiten zu erstellen und zu bearbeiten. Zusätzlich bietet es einen Assistenten zur Auswahl einer Vorlage und Verwaltung verschiedener Übersetzungen einer Seite. Anzeigen: Zeigt die aktuelle Seite an und lässt Sie den Inhalt direkt 3

4 bearbeiten. Liste: Das Modul Web > Liste bietet den grundlegendsten Zugriff auf die Datensätze einer Seite. Nachrichten: Dieses Modul dient zur Vereinfachung der redaktionellen Arbeit mit der Nachrichten Erweiterung. Versionierung: Dient zur Darstellung der einzelnen Versionen der ausgewählten Seite (Hilfswerkzeug zum Workflow). Dateiliste: Dies ist das Dateiverwaltungssystem von TYPO3. Es erlaubt den Zugriff auf die für Ihren Benutzer gültigen Verzeichnisfreigaben. Mit diesem Modul können Sie Dateien hochladen, auf den Server kopieren, verschieben und löschen. Aufgaben: Dieses Modul dient zur Erstellung von Benutzern. Diese Ansicht kann je nach Benutzergruppe variieren. So sieht der Super-Admin Module, die der Hauptredakteur nicht sieht und der Hauptredakteur eventuell Module, die der normale Redakteur nicht sieht. Doch die oben dargestellte Ansicht trifft für die meisten Benutzer so zu. Der Unterschied zwischen Hauptredakteur und Super-Admin liegt darin, dass der Super-Admin noch administrative Module sieht, wie zum Beispiel Werkzeuge zum Bearbeiten des Layouts oder aber auch Module zum Installieren und Verwalten von Erweiterungen und vielem mehr. Hauptredakteure und normale Redakteure unterscheiden sich im Normalfall nur darin, dass die Hauptredakteure die Rechte zum Erstellen von neuen Benutzern besitzen, sowie die Erlaubnis, Artikel die von Redakteuren erstellt wurden, für den Onlinebetrieb freizugeben. 2. Neue Seiten anlegen Um eine neue Seite anzulegen, klicken Sie auf das -Symbol oberhalb des Seitenbaumes. Die Maske die sich nun rechts in dem Bereich neben dem Seitenbaum öffnet ist, 4

5 jeweils davon abhängig welchen Menüpunkt Sie im Seitenbaum zuvor ausgewählt haben. Es werden immer alle Menüpunkte derselben Ebene dargestellt, sowie die untere Ebene (jedoch nur die ersten Unterpunkte) des ausgewählten Menüpunktes. Als Beispiel ist hier die Maske für den Menüpunkt UNIVERSITÄT zu sehen: Position bestimmen: Über die kleinen Pfeil-Symbole bestimmen Sie die Position an der die neue Seite angelegt werden soll. Nachdem Sie die Position gewählt haben, müssen Sie das Layout mit dem Namen hochschule auswählen. Darauf öffnet sich eine Maske in der Sie den Seitentitel eingeben, sowie die Seite verbergen bzw. einblenden können. 5

6 Ein Fehler, der des Öfteren gemacht wird, ist, dass vergessen wird den Haken bei Seite verbergen herauszunehmen. Ist dieser Haken nämlich noch aktiv, dann wird diese Seite auf der Internetseite für den normalen Benutzer nicht sichtbar. Dieser Modus ist nur dann sinnvoll, wenn die Bearbeitungen an der Seite noch nicht beendet sind. Es gibt auch noch die Möglichkeit eine neue Seite über das Kontextmenü anzulegen. Das Kontextmenü wird geöffnet, indem Sie auf das -Symbol vor dem Seitentitel im Seitenbaum klicken oder einen Rechtsklick auf den gewünschten Menüpunkt im Seitenbaum durchführen. Kontextmenü 6

7 In diesem Kontextmenü wählen Sie nun die Option Neu aus. Daraufhin öffnet sich eine Maske in der Sie drei Optionsmöglichkeiten haben. Die Möglichkeit Seite (Position auswählen) entspricht der Option, die zuvor beschrieben worden ist. Über die Option Seite (in) erstellen Sie eine Seite, die eine Ebene tiefer liegt als der von Ihnen ausgewählte Menüpunkt. Wählen Sie Seite (nach) so wird eine Seite in der gleichen Ebene hinter Ihrem Menüpunkt erstellt. Nachdem Sie sich für eine der Option entschieden haben, müssen Sie in der folgenden Maske nur noch den Seitentitel, so wie den Haken Seite verbergen beachten. Wenn Sie den Haken Im Menü verbergen aktivieren, dann wird nicht der komplette Inhalt vorborgen, sondern die Seite wird links im Menü der Internetseite nicht angezeigt. Es gibt jedoch noch tiefergreifende Einstellungen zur Sichtbarkeit der Seiten. Zu diesen Einstellungen gelangen Sie über das Kontextmenü (Rechtsklick auf die gewünschte Seite). Ansehen Diese Option öffnet die gewählte Seite in einem neuem Fenster, sodass Sie sich ihre Änderungen direkt zeitnah auf der Internetseite ansehen und z.b. überprüfen können, wie der Text zusammen mit dem Layout wirkt. 7

8 Verbergen Mit Klick auf diese Option können Sie die Seite verbergen bzw wenn Sie verborgen ist, wieder einblenden. Sichtbarkeitseinstellungen Mit dieser Option können Sie die Seite verbergen, aber auch ein Start- und ein Stoppdatum wählen. Die Seite würde dann an dem Startdatum vom System eingeblendet und beim Stoppdatum vom System ausgeblendet werden. Interessant ist ebenfalls die Option Inklusive Unterseiten. Wenn diese aktiv ist, so werden die oben eingestellten Optionen auch für die Unterseiten übernommen. Versionierung // Zur Begut./Veröff. Über diese beiden Optionen gelangen Sie jeweils zu verschiedenen Übersichten über die einzelnen vorhanden Versionen der ausgewählten Seite. So lässt sich die Veröffentlichung der Elemente, die in der gewählten Seite vorhanden sind, beschleunigen. Verlauf / Rückgängig Über diese Option gelangen Sie zum Verlaufsassistenten, mit dem Sie fälschliche Bearbeitungen, versehentliche Entfernungen und dergleichen wieder rückgängig machen können. 3. Bearbeiten und Erstellen von Seiten Um Inhaltselemente zu bearbeiten, wählen Sie das Modul Seite und im Seitenbaum (mittlere Spalte) die Seite aus, deren Inhalt Sie bearbeiten wollen: 8

9 Inhaltselemente anlegen: Klicken Sie auf das Neuen Datensatz anlegen -Symbol und wählen Sie auf der nächsten Seite Seiteninhalt aus. Inhaltselemente bearbeiten: Klicken Sie direkt in den Text oder auf das gelbe Stift -Symbol, um den gewünschten Textblock bearbeiten zu können. Inhaltselemente löschen: Klicken Sie auf das Verknüpfung entfernen -Symbol um ein Inhaltselement zu löschen. Inhaltselemente verschieben/kopieren: Klicken Sie auf das Element kopieren -Symbol um ein Inhaltselement zu kopieren. Es erscheinen daraufhin Element einfügen -Symbole, mit denen Sie die Position festlegen, an der das Element eingefügt werden soll. Per Klick auf das Element ausschneiden -Symbol können Sie das Inhaltselement ausschneiden. Die ausgeschnittenen Elemente werden genau so wie die kopierten Elementen eingefügt. 9

10 Inhaltselemente verknüpfen: Klicken Sie auf das Verknüpfung erstellen -Symbol um eine Verknüpfung auf das gewählte Inhaltselement zu erstellen. Der Einfüge-Vorgang ist identisch zu dem vom Kopieren. Anmerkung: Die Verknüpfung kann auch auf einer anderen Seite eingefügt werden. Nachdem sie den gewählten Textblock zur Bearbeitung angeklickt haben, werden Sie zur Bearbeitungsseite weitergeleitet: Bearbeitungsoberfläche mit 3 Registerkarten (Allgemein // Text // Zugriff) In der Registerkarte Allgemein können Sie zum einen den Typ auswählen oder ändern: Überschrift: Inhalt, der nur aus einer Überschrift besteht Text: Inhalt, der aus reinem Text besteht Text m/bild: Inhalt, der aus Text und Bildern besteht 10

11 Bild: Inhalt, der nur aus Bildern besteht (z.b für eine Bildergalerie) Aufzählung: Inhalt, zum Erstellen einer Aufzählung Tabelle: Inhalt, zum Erstellen einer Tabelle (Ist auch über den Editor möglich und intuitiver zu bedienen) Dateiverweise: Inhalt um die Seite direkt auf eine Datei zu verlinken Trenner: Einfügen einer rot gepunkteten Trennlinie Flexibler Inhalt: Auswahlmöglichkeit von bestimmten Content-Layouts, wie z.b. 2-spaltige oder 3-spaltige Darstellung von Text. Zum anderen können Sie eine Überschrift für das Inhaltselement angeben, sowie das Inhaltselement verbergen und einen Link zum Seitenanfang einfügen. Inhaltselement zu verbergen hat den Effekt, dass dieses auf der Internetseite nicht mehr dargestellt wird. Es bietet sich an diese Option zu wählen, wenn bestimmte Inhalte sich noch in Bearbeitung befinden und noch nicht vollendet sind, oder wenn sie für einen geringen Zeitraum nicht dargestellt werden sollen auf der Internetseite. So müssen Sie das Inhaltselement nicht löschen und später den kompletten Text wieder neu schreiben, sondern können ihn zum späteren Zeitpunkt einfach wieder einblenden, indem Sie den Haken wieder heraus nehmen. Mit der Option Link zum Seitenanfang einfügen können Sie einen Anker erstellen, der ans Ende des Inhaltselementes angefügt wird. Dieser Anker bewirkt eventuell, dass durch Anklicken die Internetseite an den Anfang der Seite scrollt. In der Registerkarte Text finden Sie einen Texteditor, der ähnlich wie die bekannten Textverarbeitungsprogramme zu bedienen ist. 11

12 Der Editor; Funktionen von links nach rechts 1. Reihe: Neues Dokument Fett Kursiv Unterstrichen Links ausgerichtet Mittig ausgerichtet Rechts ausgerichtet Blocksatz Ausschneiden Kopieren Einfügen Suchen Suchen/Ersetzen 2. Reihe: Aufzählungszeichen Nummerierung Ausrücken Einrücken Rückgängig Wiederholen Link einfügen/bearbeiten Link entfernen Anker einfügen/verändern Bild einfügen/bearbeiten Tabelle erstellen Hilfslinien und unsichtbare Elemente ein-/ausblenden Trennlinie einfügen 3. Reihe: Schrift von links nach rechts Schrift von rechts nach links Datum einfügen Zeit einfügen Hilfe HTML-Quellcode bearbeiten 12

13 4. Reihe: Formatierung Absatz Hinweis: Das Verhalten von Absätzen und Zeilenanfängen ist gleich dem Verhalten Word. Mit der Enter-Taste wird ein Absatz geschaffen und mit Shift und Enter zusammen wird eine neue Zeile begonnen. Ein Unterschied zu Word stellt der Editor im Zusammenhang mit Einrücken dar. Und zwar ist es nicht möglich per Tab eine Einrückung zu erzeugen. Dafür gibt es das Einrücken -Symbol. In der Registerkarte Zugriff können Sie ein Start- und ein Stoppdatum für das jeweilige Inhaltselement angeben. Das bedeutet, dass das Inhalts-Element erst ab und bis zu dem gewählten dem gewählten Datum auf der Internetseite sichtbar ist. Um ein Inhalts-Element sofort und dauerhaft zu veröffentlichen, lassen Sie die beiden Felder leer. Es ist auch möglich nur eine der beiden Optionen zu setzen. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, können Sie den Text speichern. Dazu finden Sie ganz oben folgende Symbolleiste: Funktionen von links nach rechts: Schließen ohne Speichern / Speichern / Speichern und Ansehen / Speichern und Schließen / Speichern und neues Element erstellen / Inhalt löschen Anmerkung: Wenn Sie nicht in der Entwicklungsumgebung arbeiten, dann werden die Inhalte sofort auf der Internetseite sichtbar, sobald sie gespeichert wurden. Eine 15 minütige Verspätung durch eine Spiegelung ist nicht mehr vorhanden. Selbstverständlich ist es möglich, mehr als nur ein Inhaltselement pro Seite einzufügen. Bei der Anzahl der Inhaltselemente sind Ihnen keine Grenzen gestellt. Es macht sogar durchaus Sinn lange Texte in möglichst viele Abschnitte zu unterteilen, da so die Positionierung von Bildern über das Text m. Bild möglich ist und nicht über 13

14 den Editor. Natürlich sollte trotzdem noch die Übersichtlichkeit gegeben sein. Ein weiteres Inhaltselement können Sie anlegen, indem Sie das Neues Element anlegen -Symbol anklicken. Wenn Sie das Symbol über dem Inhaltselement auswählen, dann wird ein neues Inhaltselement über dem bestehendem angelegt und wenn Sie das Symbol unterhalb auswählen, dann wird es unterhalb des bestehendem angelegt. Wählen Sie 1. um ein neues Inhaltselement über dem bestehenden anzulegen und 2. um ein neues Inhaltslement unter dem bestehendem anzulegen. 3.1 Eine Tabelle anlegen Es bestehen zwei Möglichkeiten eine Tabelle anzulegen. Einmal über das Inhaltselement Tabelle oder aber auch im Editor über die Inhaltselemente Normaler Text und Text m. Bild. Wir empfehlen jedoch die Methode über den Editor, da hier zusätzlich noch die Möglichkeit gegeben ist den Text zu formatieren, sowie z.b. Bilder hinzuzufügen. Um eine Tabelle zu erstellen, klicken Sie auf das Tabelle erstellen -Symbol. Beachten Sie hierbei, dass das nebenstehende Hilfslinien -Symbol aktiv ist. Ansonsten ist es schwierig die Tabelle im Editor zu erkennen. Nachdem Sie auf das Tabelle erstellen -Symbol geklickt haben, öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie genauere Einstellungen treffen können. 14

15 Spalten / Zeilen Hier lassen sich die Anzahl von Spalten und Zeilen angeben. Abstand innerhalb der Zellen Hier können Sie den Innenabstand einer Zelle, also den Abstand zwischen Zellenrand und Zelleninhalt in Pixeln festlegen. Zellenabstand Hiermit können Sie den Abstand der Zellen untereinander in Pixeln bestimmen. Ausrichtung Hier können Sie bestimmen wie die Tabelle ausgerichtet sein soll, damit ist nicht der Text innerhalb der Tabelle, sondern die komplette Tabelle gemeint. Rahmen Hier können Sie die Dicke eines Rahmens um die Tabelle angeben. Breite / Höhe Hier können Sie die Breite und die Höhe in Pixeln angeben. Wenn hier keine 15

16 Angabe gemacht wird, dann nimmt sich die Tabelle so viel Platz, wie Sie braucht. Also der Text bestimmt die Breite. CSS-Klasse In dieser Option können Sie zwischen den von uns vorgegebenen Klassen wählen. Wählen Sie zum Beispiel roter Text, so wird die Schrift der kompletten Tabelle rot. Andere Klassen wiederum haben andere Effekte. Beschriftung der Tabelle Wenn Sie bei dieser Option den Haken aktivieren, dann wird eine Überschriftzeile erstellt. Diese Zeile steht ganz oben über der Tabelle. Der Text in dieser Zeile wird automatisch zentriert und fett. Hinweis: Unter dem Reiter Erweitert sind noch weitere Optionen zu finden, die aber hauptsächlich CSS-Optionen sind. Daher sind die Optionen im Normalfall nicht zu beachten und hier nicht weiter erläutert. Mit einem Klick auf Einfügen wird die Tabelle mit den von Ihnen ausgewählten Optionen in den Editor eingefügt. Wenn Sie im Nachhinein noch eine Zeile oder eine Spalte hinzufügen wollen, dann geht dies über das Kontextmenü. Dieses Kontextmenü wird geöffnet indem Sie mit Rechtsklick in die gewünschte Zeile bzw Spalte klicken, an der Sie eine Zeile bzw Spalte anfügen möchten. In diesem Kontextmenü bieten sich alle Optionen. Von Zellen verbinden über Zeilen oberhalb und unterhalb einfügen bis hin zu Spalten löschen. 16

17 3.2 Ein Bild einfügen Wenn Sie den Typ Text m/bild gewählt haben, finden Sie eine weitere Registerkarte Medien, wo sie Bilder auswählen oder hochladen, deren Position sowie Größe und Verlinkung angeben können. Es bestehen zwei Möglichkeiten Bilder einzufügen. Zum einen können Sie Bilder auswählen, die Sie zuvor per Dateiliste hochgeladen haben (siehe Dateien hochladen ), oder Sie laden die Bilder direkt von Ihrem Computer hoch. Bereits hochgeladene Bilder auswählen: Zum Auswählen von schon hochgeladenen Bilder klicken Sie den kleinen Ordner und navigieren in dem sich öffnenden Fenster zu Ihrem Ordner und wählen das Bild aus, dass Sie auf die Internetseite stellen möchten. Bilder vom Computer hochladen und auswählen: Zum Hochladen und Auswählen von Bildern von Ihrem Computer klicken Sie den Durchsuchen.. - Button und navigieren in dem sich öffnenden Fenster auf ihrem Computer zu dem Ort, an dem Sie das Bild abgelegt haben und wählen dieses aus. Weitere alternative Optionen sind die Position des Bildes, die Bildmaße, die Bild-Links und die Bildunterschriften. 17

18 Je nach gewählter Position wird das Bild vom System verkleinert, bei den Positionen Oben mittig, Unten mittig, Oben rechts, Unten rechts, Oben links und Unten links ist das Bild größer. Bei den restlichen Positionen ist das Bild kleiner. Über die Option Bildmaße können Sie diese Größe jedoch anpassen. Falls mehrere Bilder ausgewählt sind, sind die einzelnen Bildunterschriften durch einen Zeilenabsatz zu trennen. Sie können die Klick-Vergrößern Option aktivieren, damit das Bild nach dem Anklicken in einer sogenannten Lightbox vergrößert angezeigt wird. Beispieldarstellung der Lightbox Sie können Bilder auch mit Hilfe des Editors direkt in den Text einfügen, wir empfehlen Ihnen aber dann den Typ Text m/bild zu wählen und die Registerkarte 18

19 Medien zu verwenden, da Bilder, die über den Editor eingefügt werden, nicht per Lightbox vergrößert anzeigt werden können. 3.3 Einen Hyperlink erstellen Ein Hyperlink dient dazu den Benutzer der Internetseite die Benutzung zu erleichtern, indem man ihn über eben diese durch die Internetseite führt. Es bietet sich also an, wenn es inhaltlich um einen bestimmten Bereich der Universität geht, den Benutzer über einen Hyperlink auf diesen Bereich zu lenken. So findet der Benutzer schnell weitere Informationen. Um ein Wort oder einen Satz mit einem Hyperlink zu versehen, markieren Sie zuerst mit der linken Maustaste den Text, der verlinkt werden soll. Klicken Sie im Editor in der 2. Reihe auf das Symbol Link erzeugen/bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster: 19

20 Hyperlink erstellen/bearbeiten Mit der Registerkarte Seite können Sie auf eine interne Seite verlinken, mit Datei auf eine vorher von Ihnen hochgeladene Datei (z.b..pdf oder Word- Dateien), mit externe URL können Sie auf eine externe Seite verlinken. Unter können Sie einen vor Spam geschützten Hyperlink für eine erstellen. Hinweis: Unter den Registerkarten Seite und Datei erstellte Hyperlinks öffnen sich immer im selben Fenster. Hyperlinks, die Sie mit Hilfe der Registerkarten Externe URL und erstellen, werden immer in einem neuen Fenster erstellt. Genauere Einstellungsmöglichkeiten sind leider nicht gegeben. Diese Hyperlinks werden auf der Internetseite auf eine bestimmte Weise hervorgehoben. Und zwar werden sie in roter Farbe und einem kleinem Dreieck davor dargestellt. Nun gibt es bestimmte Fälle, z.b. wenn ein Bild verlinkt wird, in denen es durchaus Sinn macht, dass kein rotes Dreieck vor dem Hyperlink erscheint. Wenn Sie das Dreieck entfernen wollen, dann müssen Sie den Hyperlink mit dem Format Link ohne Pfeil versehen. Dazu müssen Sie vorher den gewünschten Link mit der linken Maustaste markieren und daraufhin in der Auswahlliste mit dem Namen Format das Format Link ohne Pfeil auswählen. 3.4 Dateien hochladen Um eine Datei hochzuladen, die Sie Ihren Besuchern durch eine Verlinkung zur Verfügung stellen wollen, wählen Sie links unter Datei das Modul Dateiliste. Klicken Sie im Seitenbaum (mittlere Spalte) den Ordner an, in dem Sie die Datei speichern wollen. Die Ordnernamen sowie -struktur haben keine Auswirkung auf die Verlinkung, sondern sind nur für eine bessere Organisation Ihrer Dateien vorhanden. 20

21 Dateien hochladen Nachdem Sie einen Ordner ausgewählt haben, erhalten Sie auf der rechten Seite eine Übersicht bereits vorhandener Dateien. Um eine neue Datei hochzuladen, klicken Sie oben links auf den grün/weißen Pfeil Datei hochladen. Es öffnet sich nun ein kleines Dialog-Fenster in dem Sie per Klick auf Dateien auswählen die Dateien von Ihrem Computer auswählen (Mehrfachauswahl ist möglich) können, die Sie auf der Internetseite verwenden möchten. Anmerkung: Um diese Methode des Hochladens verwenden zu können, ist ein aktueller Flashplayer nötig. Den aktuellen Flashplayer bekommen Sie unter folgender URL: Einen neuen Ordner legen Sie über das Neu -Symbol an. Es öffnet sich eine Maske in der Sie einen oder mehrere Ordner anlegen können. Wählen Sie die gewünschte Anzahl aus, tragen den Namen in das Textfeld ein und schließen den Vorgang mit einem Klick auf Ordner anlegen ab. 21

22 Sie können in dem von Ihnen angelegten Ordner wiederum Unterordner anlegen. Die Ebenentiefe, sowie die Anzahl der Ordner können Sie frei bestimmen. Wir empfehlen Ihnen einen Ordner für Ihren Bereich anzulegen, soweit noch keiner existiert. Es gibt mehrere Optionen weitere Ordnung zu schaffen. Entweder legen Sie Unterbereiche für jeden Mitarbeiter an, oder teilen Ihren Bereich nach Unterorganisationen. Das ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich. Dort lassen wir Ihnen Entscheidungsfreiheit. Anmerkung: Inhalte in der Dateiablage bitte nur löschen, wenn Sie sich sicher sind, dass die Dateien nicht mehr benötigt werden und auch nicht von anderen Kollegen verwendet werden! 3.5 Ein Content-Layout anlegen Ein Content-Layout, auch flexibler Inhalt genannt, bezeichnet die besondere Darstellung bzw. Positionierung von Inhalten auf der Internetseite. Mit einem Content- Layout kann die zwei spaltige sowie drei spaltige Darstellung von Text umgesetzt werden. Ein Content-Layout wird wie ein normales Inhaltselement angelegt. Klicken Sie auf das Neues Element anlegen Symbol, scrollen Sie in dem sich nun geöffnenden Fenster ganz nach unten und wählen eines der beiden Content-Layouts unter dem Punkt Flexibler Inhalt aus. Nach Auswahl des Content-Layouts gelangen Sie wieder zurück in Ihre Bearbeitungsoberfläche, wo nun das ausgewählte Content-Layout zu sehen ist. 22

23 Darstellung des zwei spaltigen Layouts Sie können innerhalb des Content-Layout per Klick auf das Neues Element anlegen Symbol neue Inhalte anlegen. Wenn Sie in dem Bereich mit der Überschrift links neue Elemente anlegen, so sind diese auf der Internetseite in der linken Spalte zu sehen und neue Elemente in dem Bereich rechts, erscheinen in der rechten Spalte der Internetseite. Hinweis: Für das drei spaltige Layout gilt das entsprechend genau so. 3.6 Inhalte aus Contenido / Word übernehmen Es ist leider nicht möglich Inhalte aus dem Contenido bzw. aus Word samt Formatierungen zu kopieren und ohne Bedenken in den TYPO3-Editor einzufügen, denn die Formatierungen werden falsch bis gar nicht übernommen. Manche Zeichen werden auch durch Fragezeichen ersetzt, da der Editor diese Zeichen nicht kennt. 23

24 Es besteht aber eine Möglichkeit diese Misslage zu umgehen. Und zwar mit dem Umweg über den Editor. Der Editor unter Windows XP. Tipp: Sie können sich das Kopieren und Einfügen über Tastenkombinationen erleichtern. Und zwar STRG+C für Kopieren und STRG+V für Einfügen. Der Vorgang würde dann wie folgt ablaufen: Als Erstes kopieren Sie den kompletten Text aus ihrem Word-Dokument bzw. Contenido-Seite (Tipp: Mit STRG+A lässt sich der komplette Text markieren). Danach öffnen Sie den Editor ( Start -> Alle Programme -> Zubehör -> Editor) und fügen den Text dort ein. Der nächste Schritt ist den Text wieder aus dem Editor zu kopieren und darauf in die TYPO3-Seite einzufügen. Über das Neues Datensatz anlegen -Symbol legen Sie ein neues Inhaltselement (entweder normaler Text oder Text m. Bild ) an und fügen den vorher kopierten Text unter dem Reiter Text in den Editor ein, das geht am besten mit STRG+V. Bevor Sie speichern müssen Sie die Formatierungen sowie Verlinkungen neu setzen. 24

25 4. Workflow Unter einem Workflow versteht man einen geordneten Arbeitsablauf. Sinnvollerweise bekommen Redakteure also einen Workspace zugeordnet, der einer Testumgebung entspricht, damit nicht direkt der Online-Auftritt verändert wird. In dieser Testumgebung können die Redakteure Inhalte bearbeiten, hinzufügen und löschen ohne in Gefahr zu laufen, die aktuelle Webseite zu zerstören. Den Chef-Redakteuren ist dagegen der LIVE -Workspace zugeordnet. Der Chef- Redakteur entscheidet, nachdem der Redakteur seine Arbeit weitergeleitet hat, ob die abgelieferte Arbeit so in Ordnung ist und veröffentlicht werden kann. Außerdem kann der Chef-Redakteur die Arbeit des Redakteurs bearbeiten und diesen bearbeiteten Zustand veröffentlichen. Soweit zur Theorie, nun zur Praxis. Einfache Redakteure haben, wie schon erwähnt, kein Recht zur Veröffentlichung und somit auch standardmäßig die Entwicklungsumgebung ausgewählt. Für Redakteure besteht nicht die Möglichkeit die LIVE -Umgebung auszwählen. Chef-Redakteure können zwischen den Umgebungen wechseln. Dies geschieht über das kleine Symbol neben dem Verlassen -Button oben rechts. 25

26 -Symbol Über dieses Symbol erreichen Sie ihre Verweise, die Sie auf jeder Seite anlegen können. -Symbol Über dieses Symbol gelangen Sie zu der Benutzer anlegen -Action ihres Bereiches. -Symbol Über dieses Symbol sehen Sie die von Ihnen zuletzt bearbeiteten Dokumente, -Symbol Über dieses Symbol können Sie Seiten bzw. Seiteninhalte suchen. Vom Aussehen her besteht zwischen der LIVE- und der Entwicklungsumgebung kaum ein Unterschied. Es ist nur an der Bezeichnung oberhalb des Seitenbaumes zu erkennen, dass es sich um die Entwicklungsumgebung handelt. Der Redakteur kann wenn die Entwicklungsumgebung ausgewählt ist die Inhalte nach belieben und wie gewohnt bearbeiten und neue hinzufügen bzw. löschen. Sobald der Redakteur die Bearbeitung abgeschlossen hat, müssen seine Arbeiten an die Chef-Redakteure weitergeleitet werden, damit diese die veröffentlichen können. Dieser Vorgang geschieht mit Hilfe des Backend-Moduls Versionierung. 26

27 Nachdem dieses Backend-Modul ausgewählt wurde, muss im Seitenbaum die Seite ausgewählt werden, die bearbeitet wurde. Es ist eine Übersicht der vom Redakteur bearbeiteten Inhalte, die in der ausgewählten Seite sind, zu sehen. Momentan tragen diese noch den Zustand Bearbeiten. Durch einen Klick auf den kleinen Pfeil neben diesem Status (in der Abbildung rot hervorgehoben) werden die Bearbeitungen an die Chef-Redakteure weitergeleitet. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit eine Bemerkung für diese abzugeben, indem diese in dem sich öffnenden Fenster eingegeben wird. Damit ist die Arbeit des Redakteurs abgeschlossen. Der nächste Schritt ist die Veröffentlichung durch den Chef-Redakteur. Dies kann einerseits ebenfalls durch das Backend-Modul Versionierung geschehen und verfolgt den gleichen Ablauf wie dem des Weiterleitens an den Chef-Redakteur. 27

28 Das hat den entscheidenden Nachteil, dass der Chef-Redakteur wissen muss, welche Seiten durch den Redakteur bearbeitet wurden. Doch auch diese Arbeit wird dem Chef-Redakteur durch das System abgenommen und zwar mit Hilfe des Backend-Moduls Arbeitsumgebung. In der sich nun bietenden Übersicht werden alle Arbeiten dargestellt. Wichtig ist hier jedoch die richtige Eingrenzung der Darstellung, da schon erledigte Inhalte oder Inhalte aus anderen Umgebungen hier nicht interessieren. Daher sollte die Eingrenzung wie folgt gewählt werden: Da nun die richtige Übersicht erscheint, muss noch die Veröffentlichung durchgeführt werden. Dies geschieht entweder durch Klick auf den Button (in Abb. 1) oder durch anwählen der Checkboxen (in Abb. 2) und auswählen von Veröffentlichen in der Drop-Down-Liste oberhalb (in Abb. 3). Nun ist der Vorgang abgeschlossen und der Inhalt des Redakteurs veröffentlich. Selbstverständlich ist es auch möglich den Inhalt abzulehnen. Dies geschieht durch Klick auf den kleinen Pfeil (in Abb. 4) links neben dem Status des Inhaltes. 28

29 5. Erstellen und Bearbeiten von Benutzern Einen neuen Benutzer legen Sie mit Hilfe des Moduls Aufgaben in Benutzerwerkzeuge an. Falls die Ausgabe bei Ihnen nicht so aussieht wie hier zu sehen ist, dann müssen Sie in der Drop-Down-Liste (in der Abb. Ziffer 1) Tasks auswählen. Über Arbeitssicherheit-Benutzer anlegen (in der Abb. Ziffer 2) können Sie Benutzer für Ihren Bereich anlegen, um einen neuen Benutzer anzulegen, oder einen bestehenden zu bearbeiten bzw. zu löschen, wählen Sie den Punkt Arbeitssicherheit-Benutzer anlegen. 29

30 Inaktiv Wenn Sie diese Option aktivieren ist der Benutzer inaktiv. Diese Option hat den Vorteil, dass der Benutzer nicht gelöscht ist, sondern zu einem späterem Zeitpunkt wieder aktiviert werden kann. Gruppe Hier wählen Sie die Gruppe für den Benutzer aus. Der Unterschied zwischen Arbeitssicherheit und Arbeitssicherheit Administratoren liegt darin, dass die Administratoren selber auch neue Benutzer anlegen können. Datenbankfreigaben Mit dieser Option bestimmen Sie welche Seiten der Benutzer sehen darf. Die Auswahl wird nach unten vererbt, das bedeutet, dass Unterseiten ebenfalls 30

31 durch auswählen angezeigt werden können. Wird hier nichts gewählt, sieht der Benutzer auch keine Seiten in seinem Seitenbaum. Über Create Backend User erstellen Sie den Benutzer mit den von Ihnen zuvor angegebenen Daten. Wenn Sie einen Benutzer bearbeiten wollen, so wählen Sie denjenigen aus der Liste aus. Um einen Benutzer zu löschen, klicken Sie das Symbol neben dem Benutzer. 6. Einpflegen von Nachrichten Eine Besonderheit im Zusammenhang mit Nachrichten ist, dass nicht mehr das Modul Seite zur Bearbeitung dient, sondern das Modul Liste. Nachdem Sie das Modul Liste ausgewählt haben, müssen Sie noch den Ordner auswählen, indem die Nachrichten gespeichert werden sollen. Diese Ordner sind an dem Symbol zu erkennen. Wenn Sie den Nachrichten Ordner ausgewählt haben, öffnet sich folgende Maske: Bearbeiten: Info anzeigen: Klicken Sie dieses Symbol um den Datensatz zu bearbeiten Hier erhalten Sie eine Kurzübersicht über die Nachricht (z.b. Titel, Bild, Verborgen etc.) 31

32 Rückgängig Hier können Sie alte Versionen der Nachricht wiederherstellen Version anzeigen Hier können Sie überprüfen, ob für diese Nachricht von einem Redakteur in der Entwicklungsumgebung erstellte Versionen vorhanden sind. Neu Mit dieser Option wird eine neue Nachricht direkt nach der auswählten Nachricht erstellt. Verbergen Mit diesem Symbol lässt sich die Nachricht verbergen bzw. wieder einblenden. Löschen Mit dieser Option wird die Nachricht gelöscht. Kopieren Mit dieser Option lässt sich die Nachricht kopieren. Ausschneiden Mit dieser Option lässt sich die Nachricht ausschneiden. Falls in ihrem Ordner noch keine Nachrichten angelegt sind, so können Sie über das Neuen Datensatz erstellen -Symbol eine neue Nachricht anlegen. Die Bearbeitungsoberfläche für Nachrichten ist mit 2 zusätzlichen Reitern ausgestattet. Mit den Reitern Spezial und Kategorien & Beziehungen. Im folgenden werde ich alle 5 Reiter kurz abarbeiten: 32