Word Aufbaukurs kompakt. Dr. Susanne Weber 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember Trainermedienpaket K-WW2013-AK_TMP

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1 Word 03 Dr. Susanne Weber. Ausgabe,. Aktualisierung, Dezember 03 Aufbaukurs kompakt medienpaket K-WW03-AK_TMP

2 3 3 Eigene Dokumentvorlagen nutzen Voraussetzungen Dokumente erstellen, speichern und öffnen Text markieren und formatieren Ziele Eigene Dokumentvorlagen erstellen und bearbeiten Dokumente mit einer eigenen Dokumentvorlage erstellen Symbole und automatisch aktualisierte Datumsangaben einfügen Ein Textfeld für das Anschriftfeld eines Briefs einfügen und korrekt platzieren WordArts einfügen und bearbeiten 7

3 hinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 3. Eigene Dokumentvorlage erstellen 5 min Beispieldateien: Briefvorlage.dotx, Brief.docx, Einladung.docx, Einladung.dotx Folien 8-3. Eigene Dokumentvorlage verwenden und ändern 0 min Arbeitsblätter: Eigene Vorlage, Beispielvorlage Handout: Speicherorte 3.3 Die Dokumentvorlage Normal 5 min Arbeitsblatt: Dokumentvorlagen 3.4 Tipps für eine eigene Briefvorlage 5 min Beispieldatei: Briefelemente.dotx 3.5 Vorlagen mit WordArts grafisch gestalten 0 min Beispieldatei: WordArt-Einladung.dotx 3.6 Auf einen Blick -- Handouts: Dokumentvorlagen wechseln, Dokumentvorlagen hinzufügen 3.7 Übungen 5 min Übungsdateien: Anschreiben.dotx, Mitarbeit.dotx Ergebnisdateien: Anschrift-E.dotx, Anschreiben-E.dotx, Datum-E.docx, Mitarbeit-E.dotx Arbeitsblatt: AGB-Vorlage Gesamtzeit 70 min Methodisch-didaktische Hinweise Dokumentvorlagen vorstellen Wenn Sie Dokumentvorlagen vorstellen, können Sie erläutern, dass diese das Erstellen wiederkehrender Dokumente erheblich erleichtert. Texte und Funktionen für einen bestimmten Zweck können in einer Vorlage gespeichert werden, z. B. Briefkopfvorlage mit Firmenlogo, Rücksendeadresse, Anschriftfeld und Informationsblock; Vertragsvorlage mit vorgeschriebenen Texten; Protokollvorlage mit einem sich automatisch aktualisierenden Datum; Broschürenvorlage mit Platzhaltern für Bilder und Text; Berichtsvorlage mit Titelblatt sowie Firmenlogo und Seitennummerierung in der Kopfzeile. Öffnen Sie die Beispieldatei Briefvorlage.dotx und zeigen Sie, wie Sie diese verwenden, um einen Brief zu erstellen. Sie können anschließend die Beispieldatei Brief.docx öffnen, um den fertiggestellten Brief zu zeigen. III

4 3 Dokumentvorlagen verwenden und erstellen Mithilfe der Folien 8 - können Sie erläutern: welche Elemente und Einstellungen in einer Dokumentvorlage bereitgestellt werden können, welche Dokumentvorlagen zur Verfügung stehen und auf welchen Wegen eine neue Dokumentvorlage erstellt werden kann. Mit dem Arbeitsblatt Dokumentvorlagen können Sie mithilfe von Multiple-Choice-Fragen Hintergrundwissen zu Formatvorlagen prüfen. Eigene Dokumentvorlage verwenden Nachdem Sie erläutert haben, wie die eigene Dokumentvorlage verwendet werden kann, können Sie das Arbeitsblatt Eigene Vorlage an die Teilnehmer austeilen; dort wird das Erstellen und Verwenden einer eigenen Vorlage geübt. Beispielvorlagen verwenden Sie können das Verwenden von Beispielvorlagen zeigen. Erklären Sie, dass es sich bei den Platzhaltern in den Beispielvorlagen um Inhaltssteuerelemente handelt, und führen Sie vor, wie diese mit persönlichen Angaben gefüllt und auch wie diese über das Kontextmenü entfernt werden können. Zur Übung können Sie anschließend das Arbeitsblatt Beispielvorlage an die Teilnehmer verteilen. Übersicht der bereitgestellten Dokumentvorlagen und ihrer Speicherorte Word stellt eine Vielzahl verschiedener Dokumentvorlagen zur Verfügung, die die Teilnehmer als Grundlage verwenden und ihren Bedürfnissen anpassen können. Zusatzwissen zu Dokumentvorlagen Arbeiten Ihre Teilnehmer überwiegend im Team, können Sie erläutern, dass es auch Arbeitsgruppenvorlagen gibt. Der Pfad zum Ordner (z. B. im Netzwerk), der die Arbeitsgruppenvorlagen enthält, muss Word bekannt gegeben werden (über das Register DATEI, Schaltfläche Optionen, Kategorie Erweitert, Gruppe Allgemein, Schaltfläche Dateispeicherorte), damit die darin befindlichen Vorlagen genutzt werden können. Soll eine Vorlage immer zur Verfügung stehen, kann sie in den AutoStart-Ordner kopiert werden. Den Pfad zum AutoStart-Ordner finden Sie ebenfalls über die Schaltfläche Dateispeicherorte. Vorlagen können auch organisiert werden: Für eine neue Dokumentvorlage können z. B. aus einer bestehenden Dokumentvorlage erstellte Formatvorlagen kopiert werden (über das Register DATEI, Schaltfläche Optionen, Kategorie Add-Ins, Listenfeld Verwalten, Eintrag Vorlagen, Schaltfläche Gehe zu). Je nach Kenntnisstand der Teilnehmer und Zeitbudget können Sie mithilfe der Handouts Dokumentvorlagen wechseln bzw. Dokumentvorlagen hinzufügen das Wechseln der Dokumentvorlage bzw. das Zugreifen auf Elemente in anderen Dokumentvorlagen aufgreifen und erläutern.

5 3. Eigene Dokumentvorlage erstellen Beispieldatei: Briefvorlage.dotx, Brief.docx Folien 8-9 Mithilfe dieser Folien können Sie zeigen, welche Elemente und Einstellungen in Dokumentvorlagen gespeichert werden können. Beispieldateien: Einladung.docx, Einladung.dotx Folien 0 - Anhand dieser Folien können Sie beschreiben, welche Dokumentvorlagen zur Verfügung stehen und auf welchen Wegen sie erstellt werden können. Dokumentvorlagen in Word Eine Dokumentvorlage ist ein Basisdokument, das bestimmte Elemente und Gestaltungsmerkmale enthält. Eine Dokumentvorlage wird als Grundlage für neue Dokumente verwendet, die dann automatisch die vorgesehenen Gestaltungsmerkmale und Elemente enthalten, z. B. Texte, Grafiken und andere Objekte Designs Formatvorlagen Seitenformatierungen Eigene Dokumentvorlage erstellen und speichern Neben den vorgefertigten Dokumentvorlagen, die Word zur Verfügung stellt, können Sie auch eigene Dokumentvorlagen erstellen. Hierfür können Sie ein bereits bestehendes Dokument als Grundlage verwenden. Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Grundlage nutzen möchten. Wechseln Sie zum Register DATEI, klicken Sie auf Speichern unter und anschließend auf Durchsuchen. Wenn Sie den Dateityp Word-Vorlage wählen, wird automatisch der Ordner C:\Benutzer\Benutzername\Eigene Dokumente \Benutzerdefinierte Office-Vorlagen als Speicherort eingestellt. Name für die Vorlage eingeben Word-Vorlage wählen 3 Auf Speichern klicken Die gespeicherte Dokumentvorlage wird am Bildschirm angezeigt. Bearbeiten Sie die Dokumentvorlage so, dass sie alle Gestaltungsmerkmale, Texte und sonstigen Elemente aufweist, die sie haben soll. Speichern Sie die Dokumentvorlage anschließend erneut und schließen Sie sie. 8

6 3. Eigene Dokumentvorlage verwenden und ändern Dokument mit eigener Dokumentvorlage erstellen Mit einer eigenen Dokumentvorlage können Sie schnell neue Dokumente erstellen: Wechseln Sie zum Register DATEI. Kategorie Neu anzeigen Arbeitsblätter: Eigene Vorlage, Beispielvorlage Anhand dieser Arbeitsblätter können die Teilnehmer das Erstellen einer eigenen Vorlage bzw. das Verwenden einer vorhandenen Onlinevorlage üben. Auf Persönlich klicken 3 Auf die Dokumentvorlage klicken Handout: Speicherorte Ein neues Dokument wird erzeugt, das die Einstellungen und Inhalte der Dokumentvorlage aufweist. Mithilfe dieses Handouts können Sie erläutern, auf welche Dokumentvorlagen Sie zugreifen können und wo diese gespeichert werden. Dokumentvorlage ändern Inhalte und Gestaltung Ihrer Dokumentvorlage können Sie nachträglich ändern. Hierzu öffnen Sie die Dokumentvorlage wie folgt: Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie auf Öffnen. Klicken Sie auf Computer und anschließend auf Durchsuchen. 9

7 Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen öffnen Word-Vorlagen wählen 3 Doppelt auf die Dokumentvorlage klicken Bearbeiten Sie die Dokumentvorlage wie gewohnt und speichern und schließen Sie sie anschließend. 3.3 Die Dokumentvorlage Normal Arbeitsblatt: Dokumentvorlagen Mit diesem kurzen Test können die Teilnehmer ihre Kenntnisse zu Dokumentvorlagen prüfen. Bei Bedarf können Sie ergänzend die Bedeutung der Schaltfläche Als Standard festlegen erklären, die z. B. in den Dialogfenstern Schriftart, Absatz oder Seite einrichten vorhanden ist und bei Klick die gewählten Einstellungen in die Dokumentvorlage Normal übernimmt. Welche Funktion hat die Dokumentvorlage Normal? Word verfügt neben den Vorlagen, die Sie im Register DATEI über die Kategorie Neu wählen können, noch über eine besondere Dokumentvorlage namens Normal.dotm. Diese Dokumentvorlage wird bei jedem Start von Word automatisch geladen und ist stets aktiv, auch wenn Sie für ein Dokument eine andere Vorlage verwenden. Wann ändern Sie die Dokumentvorlage Normal? Änderungen an der Dokumentvorlage Normal nehmen Sie nur dann vor, wenn Sie dauerhaft und für alle Dokumente die Word-Standardeinstellungen ändern möchten. Möchten Sie bei allen Ihren Dokumenten beispielsweise eine andere Schriftart oder andere Einstellungen für die Seitenränder verwenden, nehmen Sie diese Änderung am besten in der Dokumentvorlage Normal vor. Möchten Sie Elemente definieren, die künftig allen Dokumenten unabhängig von deren jeweiliger Dokumentvorlage zur Verfügung stehen sollen (z. B. AutoTexte), definieren Sie diese Elemente in der Dokumentvorlage Normal. 30

8 Die Dokumentvorlage Normal ändern Die Dokumentvorlage Normal öffnen und bearbeiten Sie auf die gleiche Weise wie andere Dokumentvorlagen. 3.4 Tipps für eine eigene Briefvorlage Datum einfügen Wenn Sie z. B. für sich eine eigene Briefvorlage erstellen möchten, können Sie das Datum so in die Vorlage einfügen, dass immer die aktuellen Angaben angezeigt werden: Beispieldatei: Briefelemente.dotx Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle. Register EINFÜGEN anzeigen In der Gruppe Text auf Datum und Uhrzeit klicken 3 Auf das gewünschte Datumsformat klicken 4 Automatisch aktualisieren aktivieren, damit stets das aktuelle Datum angezeigt wird Hinweis Datumsangaben, die automatisch aktualisiert werden, werden von Word als sogenanntes Feld eingefügt. Ein Feld erkennen Sie daran, dass es standardmäßig grau unterlegt wird, wenn der Cursor darin steht. Beim Ausdruck erscheint die graue Schattierung nicht. 3

9 Symbole einfügen In Ihre Vorlage können Sie auch verschiedene Symbole einfügen. Register EINFÜGEN anzeigen In der Gruppe Symbole auf Symbol klicken 3 Gewünschtes Symbol durch Anklicken übernehmen oder, falls das gewünschte Symbol nicht angezeigt wird, 3 Auf Weitere Symbole klicken 4 5 Schriftart wählen, z. B. Wingdings oder Webdings Gewünschtes Symbol durch Doppelklick übernehmen 6 Auf Schließen klicken Textfeld für Anschrift einfügen Für die Anschrift können Sie ein Textfeld einfügen. Ein Textfeld funktioniert wie ein Container, mit dem Sie den darin enthaltenen Text frei auf der Seite platzieren können. In einer Briefvorlage sorgt das Textfeld für die richtige Position der Anschrift und ist besonders nützlich, wenn Sie Fensterumschläge verwenden. 3

10 Register EINFÜGEN anzeigen In der Gruppe Illustrationen auf Formen klicken 3 Unter Standardformen auf Textfeld klicken 4 Im Dokument Textfeld mit gedrückter Maustaste aufziehen Nach dem Aufziehen blinkt der Cursor im Textfeld und Sie können mit der Texteingabe beginnen. Hinweis Über die Optionsschaltfläche festlegen. können Sie die Layoutoptionen des Textfelds Größe und Position des Textfelds einstellen Bei markiertem Textfeld das Register FORMAT einblenden In der Gruppe Größe für die Höhe 4,5 cm und für die Breite 8,5 cm einstellen 3 Auf klicken 33

11 4 Register Position anzeigen 5 6 Bei Horizontal - Absolute Position den Wert cm rechts von Seite einstellen Bei Vertikal - Absolute Position den Wert 4,5 cm unterhalb Seite einstellen 7 Verankern aktivieren 8 Auf OK klicken Linie entfernen und inneren Seitenrand einstellen Nun entfernen Sie den unerwünschten Rahmen des Textfelds und stellen den richtigen Abstand des Textes zum Textfeldrand ein. Bei markiertem Textfeld das Register FORMAT einblenden In der Gruppe Formenarten auf klicken 3 Auf Linie klicken 4 Keine Linie einschalten 5 Auf klicken 6 Auf Textfeld klicken 7 Bei Linker Rand den Wert 0,5 cm einstellen, für die anderen Ränder 0 cm 34

12 Tipp Da das eingefügte Textfeld keine Rahmenlinie hat, ist es nur sichtbar, wenn es markiert ist oder der Cursor bzw. Text darin steht. Um das Textfeld anzuzeigen, wenn es nicht sichtbar ist, klicken Sie an die Stelle des Dokuments, wo Sie das Textfeld vermuten. 3.5 Vorlagen mit WordArts grafisch gestalten WordArt erstellen Zur besonderen grafischen Gestaltung von Wörtern oder kurzen Textpassagen in Dokumentvorlagen und in Dokumenten können Sie WordArts verwenden. Betreffenden Text eingeben und markieren Beispieldatei: WordArt-Einladung.dotx Register EINFÜGEN anzeigen 3 In der Gruppe Text auf WordArt klicken 4 Auf gewünschtes Format klicken WordArt platzieren Sie können das eingefügte WordArt schnell zentriert über der Seite platzieren. Sollte das WordArt nicht markiert sein, einmal auf das WordArt klicken 35

13 3 Zum Register FORMAT wechseln In der Gruppe Anordnen auf Position klicken 4 Position wählen, z. B. 5 Auf die Optionsschaltfläche klicken 6 Layout Oben und unten wählen Tipp Sie können WordArts auch manuell durch Anklicken und Ziehen mit der Maus frei auf der Seite positionieren. 36

14 WordArt vergrößern oder verkleinern Um die Zeichengröße zu ändern, markieren Sie den Text des WordArts. Zum Register START wechseln In der Gruppe Schriftart auf klicken 3 Neuen Schriftgrad wählen WordArt gestalten Mit den Funktionen der Gruppen Formenarten und WordArt-Formate des Registers FORMAT können Sie bei Bedarf ein markiertes WordArt gestalten und mit Effekten versehen. Mithilfe der Livevorschau können Sie vor der endgültigen Auswahl die Einstellungen testen. Der WordArt-Form ein vordefiniertes Format für Hintergrund und/oder Rahmen zuweisen Anderes vordefiniertes Format für den Text wählen Der WordArt-Form Hintergrundfarbe, Rahmenfarbe sowie Effekte zuweisen Textfüllung, Textkontur und Texteffekte einstellen 37

15 Handouts: Dokumentvorlagen wechseln, Dokumentvorlagen hinzufügen Mit diesen Handouts können die Teilnehmer Schritt für Schritt nachvollziehen, wie sie Dokumentvorlagen wechseln bzw. auf Elemente in anderen Dokumentvorlagen zugreifen. 3.6 Auf einen Blick Sie möchten ein Dokument als Dokumentvorlage speichern ein Dokument mit eigener Dokumentvorlage erstellen Dokumentvorlage zum Bearbeiten öffnen Register DATEI, Speichern unter, Name für Vorlage eingeben, Dateityp Word-Vorlage, Speichern Register DATEI, Kategorie Neu, Persönlich, auf die gewünschte Dokumentvorlage klicken Register DATEI, Öffnen, zum Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen wechseln, doppelt auf Dokumentvorlage klicken das Datum mit automatischer Aktualisierung einfügen Symbole einfügen ein Textfeld einfügen Text mit WordArt gestalten Register EINFÜGEN, Gruppe Text, Datum und Uhrzeit, gewünschtes Format markieren, Automatisch aktualisieren aktivieren Register EINFÜGEN, Gruppe Symbole, Symbol, Symbol durch Anklicken übernehmen oder auf Weitere Symbole klicken Register EINFÜGEN, Gruppe Illustrationen, Formen,, Textfeld aufziehen Text eingeben und markieren, Register EIN- FÜGEN, Gruppe Text, WordArt, Format wählen 3.7 Übungen Übung : Dokumentvorlage mit Anschriftfeld erstellen ca. 0 min Übungsdatei: -- Ergebnisdatei: Anschrift-E.dotx Übungsinhalte Textfeld einfügen und als Anschriftfeld für Briefe formatieren Dokument als Dokumentvorlage speichern Übungsschritte. Erstellen Sie ein neues leeres Word-Dokument.. Fügen Sie ein Textfeld ein und weisen Sie ihm eine Höhe von 4,5 cm und eine Breite von 8,5 cm zu. 38

16 3. Platzieren Sie das Textfeld horizontal cm rechts von Seite und vertikal 4,5 cm unterhalb Seite und verankern Sie es. 4. Entfernen Sie die Rahmenlinie des Textfelds. 5. Stellen Sie für das Textfeld links einen inneren Seitenrand von 0,5 cm und an den übrigen Seiten einen Rand von 0 cm ein. 6. Speichern Sie das Dokument als Dokumentvorlage unter dem Namen Anschrift-E. Arbeitsblatt: AGB-Vorlage Hier können die Teilnehmer üben, ein bestehendes Dokument als Vorlage zu speichern, und diese anschließend verwenden, um ein weiteres Dokument zu erstellen. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei Anschrift-E Übung : Datum und Symbole in vorhandene Dokumentvorlage einfügen ca. 0 min Übungsinhalte Dokumentvorlagen öffnen und verwenden Symbole und Datum einfügen Übungsdatei: Anschreiben.dotx Ergebnisdateien: Anschreiben-E.dotx, Datum-E.docx Übungsschritte. Öffnen Sie die Dokumentvorlage Anschreiben.dotx.. Fügen Sie in der obersten Zeile der Tabelle in die leeren Tabellenzellen die Symbole ein. 3. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter dem Namen Anschreiben-E.dotx und schließen Sie sie. 4. Erstellen Sie auf der Basis der Dokumentvorlage Anschreiben-E.dotx ein neues Dokument. 5. Ersetzen Sie das Wort kürzlich durch das Wort am. 6. Fügen Sie hinter dem Wort am das Datum ein. Verwenden Sie hierzu die entsprechende Funktion von Word und stellen Sie ein, dass das Datum automatisch aktualisiert wird. 39

17 7. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Datum-E. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei Datum-E Übung 3: Dokumentvorlage mit WordArt gestalten ca. 5 min Übungsdatei: Mitarbeit.dotx Ergebnisdatei Mitarbeit-E.dotx Übungsinhalte Dokumentvorlagen öffnen und verwenden WordArt einfügen und bearbeiten Übungsschritte. Öffnen Sie die Dokumentvorlage Mitarbeit.dotx.. Platzieren Sie den Cursor direkt links vor der Anrede Sehr geehrte Damen und Herren und betätigen Sie dreimal Ü. 3. Markieren Sie den Text Bitte um Mitarbeit und erstellen Sie daraus ein WordArt Ihrer Wahl. 4. Markieren Sie den Text des WordArts und verkleinern Sie ihn. 5. Gestalten Sie das WordArt nach Ihren Wünschen. 6. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter dem Namen Mitarbeit-E.dotx. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei Mitarbeit-E 40