Der Prüfungsausschuss

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1 Der Prüfungsausschuss Ergänzungsunterlage 11 Version 1 Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 1 von 11

2 1 Der Prüfungsausschuss Grundlegendes zu Ausschüssen Für besondere Aufgaben und Problemstellungen kann jeder Gemeinderat Ausschüsse bilden. Diese haben die Aufgabe, in kleinerem Kreis, sozusagen in entspannterer Atmosphäre als es in einem Gemeinderatsplenum möglich ist, die politische Willensbildung zu gestalten. Sie können dabei ihnen zugewiesene Themen behandeln, aber auch von sich aus Initiativen ergreifen. Der Gemeinderat legt die Zahl der Ausschüsse, ihren Wirkungskreis sowie die Zahl der Mitglieder im Rahmen der GO des jeweiligen Bundeslandes fest. In einigen Bundesländern dürfen bestimmte Ausschüsse auch eigene, bindende Beschlüsse fassen. Der Prüfungsausschuss als Kontrollorgan ist in allen Gemeinden verpflichtend. Er verfügt über gewisse Sonderrechte und -regeln, um seine Unabhängigkeit zu wahren. Einberufung, Beschlussfähigkeit Ein Gemeinderatsausschuss ist von seinem Vorsitzenden oder bei dessen Verhinderung vom Vorsitzendenstellvertreter nach Bedarf einzuberufen. Die Einberufung erfolgt schriftlich unter Bekanntgabe der Tagesordnung an alle Mitglieder. Der Gemeinderatsausschuss ist beschlussfähig, wenn der Vorsitzende und mindestens die Hälfte der weiteren Mitglieder anwesend sind. Die Sitzungen sind nicht öffentlich. Vorsitzführung Den Vorsitz im Gemeinderatsausschuss hat der Vorsitzende oder bei dessen Verhinderung der Vorsitzendenstellvertreter zu führen. Aufgaben des Vorsitzenden (Vorsitzendenstellvertreter) im Rahmen einer Sitzung: 1. Eröffnung und Schließung der Sitzung 2. Verhandlungsleitung 3. Worterteilung 4. Abstimmung über Anträge 5. Feststellung des Beschlussergebnisses 6. Sitzungsunterbrechung 7. sonstige Befugnisse nach landesgesetzlicher oder regionaler Geschäftsordnung Besonderheiten des Prüfungsausschusses Autonomie Der Prüfungsausschuss kann seine Vorgangsweise innerhalb des gesetzlichen Auftrages völlig frei wählen und ist vom Bürgermeister unabhängig. Gerade hier ist ein eingespieltes Team das Um- und Auf. Im Prüfungsausschuss sollte es parteiübergreifendes gemeinsames Interesse sein, eine Aufgabe wahrzunehmen und Fakten festzustellen, die allen nützen. Gut eingespielte Teams entwickeln sich dann schnell weg von sturen Formalprüfungen hin zu guten Evaluierungsgruppen die dem GR wichtige Inputs liefern. Es ist sehr zu empfehlen, im Vorfeld bestimmte Zahlenaufstellungen und Reportings von den Abteilungen anzufordern und anhand derer die Prüfungsfeststellungen zu treffen. Unvereinbarkeiten im Prüfungsausschuss Mitglieder des Prüfungsausschusses dürfen nicht sein: Bürgermeister, die Mitglieder des Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 2 von 11

3 Gemeindevorstandes (Stadtrates), die oberste Kassenverantwortliche Person und deren Stellvertretung. Darüber hinaus landesspezifisch bestimmte Verwandtschaftsgrade zu den genannten Personen. Wird ein Mitglied des Prüfungsausschusses in eine der genannten Funktionen bestellt, scheidet es aus dem Prüfungsausschuss automatisch aus. Das gleiche gilt für die jeweiligen ausgeschlossenen Verwandtschaftsgrade. Prüfarbeit Der Prüfungsausschuss ist ein Kollegialorgan. Das heißt, er darf nur prüfen, wenn er beschlussfähig ist. Das Prüfungsrecht steht also nur der Personenmehrheit der Ausschussmitglieder zu. Ein einzelnes Mitglied des Prüfungsausschusses darf eine Prüfung nicht vornehmen. Die praktische Prüfungsarbeit kann jedoch auf die Mitglieder aufgeteilt werden. Die vom Ausschuss zu behandelnden Akten sind auf Verlangen vorzulegen. Die Mitglieder des Ausschusses haben das Recht, während der Sitzung in diese Akte Einsicht zu nehmen. Vor oder nach der Sitzung besteht kein Recht auf Akteneinsicht, das gilt auch für den Vorsitzenden als Einzelperson. Damit wird klargestellt, dass der Prüfungsausschuss nur während einer Sitzung seine Prüfungstätigkeit als Kollegialorgan entfalten und auch der Vorsitzende nicht auf eigene Faust Prüfungen vornehmen kann. Prüfungsauftrag, kein Weisungsrecht Dem Prüfungsausschuss obliegt die Überprüfung der gesamten Gemeindegebarung einschließlich der öffentlichen Einrichtungen und wirtschaftlichen Unternehmungen auf ihre Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Gesetzmäßigkeit. Zur Gebarung gehören sämtliche Ausgaben, Einnahmen, Schulden, das bewegliche und unbewegliche Gemeindevermögen. Der Prüfungsausschuss hat kein Weisungsrecht. Er kann daher nicht anordnen, sondern hat Sachverhalte festzustellen. Ausgehend von diesen Feststellungen soll er empfehlen, bzw. die seiner Meinung nach notwendigen Massnahmen beantragen. Prüfung bedeutet auch nicht, offensichtlich simple und grundlegend funktionierende Dinge in Frage zu stellen wie beispielsweise elektronisch vorgenommene Additionen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Prüfung bedeutet generell die Nachvollziehbarkeit zwischen Befehl und Geschehen : einer Ausgabe muss eine Anordnung gegenüber stehen einer verbuchten Kostenstelle muss ein Voranschlag (Budgetposten) gegenüber stehen einer Rechnung eines Lieferanten muss ein Auftrag gegenüberstehen Protokoll Über die Sitzungen jedes Gemeinderatsausschusses ist ein Sitzungsprotokoll zu führen, welches vom Vorsitzenden und je einem Mitglied der im Gemeinderatsausschuss vertretenen Parteien zu unterfertigen ist. Das Prüfungsausschussprotokoll muss jedenfalls einen Bericht sowie allfällige Stellungnahmen enthalten. Das Prüfungsausschussprotokoll ist ohne Verzug nach Beendigung der Sitzung zu unterfertigen. Verschwiegenheiten Amtsverschwiegenheit Die Amtsverschwiegenheit der Mitglieder des Gemeinderates dient im Wesentlichen dem Schutz allfälliger Persönlichkeitsrechte. Sie erstreckt sich auf alle ausschließlich aus ihrer amtlichen Tätigkeit bekanntgewordenen Tatsachen, deren Geheimhaltung im Interesse: Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 3 von 11

4 1. der Aufrechterhaltung der öffentlichen Ruhe, Ordnung und Sicherheit, 2. der umfassenden Landesverteidigung, 3. der auswärtigen Beziehungen, 4. im wirtschaftlichen Interesse einer Körperschaft des öffentlichen Rechts, 5. im überwiegenden Interesse von natürlichen oder juristischen Personen geboten ist. Die Pflicht zur Amtsverschwiegenheit dauert nach Beendigung der Mitgliedschaft zum Gemeinderat fort. Von der Pflicht zur Amtsverschwiegenheit können die Mitglieder des Gemeinderates nur vom Gemeinderat entbunden werden. Die Verschwiegenheitspflicht der Mitglieder des Gemeinderates erstreckt sich nicht auf alle Tatsachen an sich, die den Mitgliedern aus ihrer amtlichen Tätigkeit bekanntgeworden sind. Es muss zusätzlich eine der o.a. Interessen einer Person (natürliche oder juristische Person gleichermaßen) gegeben sein. Selbstverständlich darf daher auch über nichtöffentliche Sitzungen in der Öffentlichkeit gesprochen werden, so lange diese Persönlichkeitsrechte nicht missachtet werden. Vertraulichkeit Vertraulichkeit ist ein eigener Rechtsbegriff und bedingt die absolute, vollständige Geheimhaltung des Sitzungsinhaltes bis hin zur Tatsache, ob bestimmte Inhalte überhaupt behandelt wurden. Die Vertraulichkeit ist aber nur durch gesonderten, individuellen Antrag und mit Mehrheitsbeschluss anordenbar. Sie gilt keinesfalls automatisch oder dauerhaft. Die Vertraulichkeit ist ein gesetzliches Notstandsrecht, um Gefährdungen von Ruhe und Ordnung (Panik) zu vermeiden. Keinesfalls zulässig ist es, legitime und rechtlich festgehaltene Informationsrechte der Öffentlichkeit zu unterwandern. Befugnisse / Rollen In jedes Geldgeschäft müssen ausnahmslos mindestens zwei Personen involviert sein. Eine Person ordnet das Geschäft an, eine jedenfalls andere Person führt es durch. Grundsätzlich ist es nicht relevant, ob es sich dabei um Einnahmen oder Ausgaben handelt. Bei Ausgaben wird die Einhaltung dieses Grundsatzes aber noch genauer zu prüfen sein. Anordnung von Geldgeschäften durch die oberste anordnungsbefugte Person Jede GO regelt, wer die oberste anordnungsbefugte Person in der Gemeinde ist. Sie ist verantwortlich dafür, dass ein Kassengeschäft gerechtfertigt ist. Also ein Auftrag vorliegt, die Leistung ordentlich erbracht ist usw. Grundsätzlich fällt immer dem/der BürgermeisterIn diese Aufgabe zu. Unter Wahrung der Gesamtverantwortung kann jedoch einem Mitglied des Gemeindevorstandes oder einem Bediensteten ein bestimmtes Anordnungsrecht übertragen werden. Das übertragene Anordnungsrecht muss bestimmt sein, d.h. der Umfang des übertragenen Anordnungsrechtes ist genau zu bezeichnen (Verwaltungsbereich und Höhe) und schriftlich festzulegen. Zahlungen die den/die BürgermeisterIn betreffen, dürfen nur durch den/der VizebürgermeisterIn angeordnet werden. Alle Anordnungsbefugten dürfen weder die Gemeindekasse führen noch Zahlungen namens der Gemeinde leisten oder entgegennehmen. Sie dürfen nicht zum Kreis der kassenverantwortlichen Personen der Gemeinde gehören. Kassengeschäfte und Buchführung durch die oberste kassenverantwortliche Person Die Kassengeschäfte und die Buchführung der Gemeinde obliegen der obersten kassenverantwortlichen Person. Bezeichnung und Ernennung sind in den Bundesländern unterschiedlich. Gebräuchlich sind Bezeichnungen wie Kassenverwalter, Kassenführer oder Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 4 von 11

5 Finanzverwalter. In den meisten Fällen wird diese Person aus der Verwaltung stammen, kann aber auch Mitglied des GR sein. Bei entsprechendem Gebarungsumfang und vorhandenem Personal wird eine Trennung von Kassenführung und Buchhaltung bzw. weitere Delegierungen zweckmäßig sein. Auch hier gilt wieder die unbedingte Schriftlichkeit und klare Bestimmung der Anordnung. Alle mit Kassengeschäften und Buchführung betrauten Bediensteten müssen fachlich geeignet und entsprechend ausgebildet sein. Sie sind schriftlich zu bestellen. Sie dürfen nicht zum Kreis der anordnungsbefugten Personen der Gemeinde gehören. Gemeindekasse Kassa oder Gemeindekasse ist ein altmodisches Wort, welches früher vor allem Verwahrung von Bargeld bedeutete. Heutzutage ist Kassa oder Kassenverwaltung alles, was in Verbindung mit Geldflüssen steht. Also auch online-girokonten, Wertpapierkonten, Schecks und vieles mehr. Kassa beschreibt die gelebte Praxis der IST-Gebarung, Bargeld ist nur ein unbedeutender Teilbereich davon. Die Kassenverwaltung muss vorallem so aufgebaut sein, dass Missbräuche und Verluste so unwahrscheinlich wie möglich sind. Dazu sind bestimmte Maßnahmen vorgeschrieben. Äußere Kassensicherheit Darunter sind jene Maßnahmen zu verstehen, die Verluste durch Einwirkungen von außen verhindern. Die Prüfer sollen sich davon überzeugen, dass folgende Maßnahmen tatsächlich getroffen wurden 1 : 1. Der Kassenraum soll entsprechend gesichert sein. Überall dort, wo der Parteienverkehr ein größeres Ausmaß annimmt, muss eine Trennung vom eigentlichen Kassenraum vorgenommen werden. 2. Die Geldbestände sowie die sicherungsbedürftigen Sachen sind in feuerfesten und gesicherten Tresoren aufzubewahren. Diese müssen auch während der Dienststunden verschlossen bleiben und sind nur im Bedarfsfall zu öffnen. Ausserdem muss ein Verzeichnis vorliegen, wer die Originalschlüssel besitzt und wo Zweitschlüssel hinterlegt sind. 3. Der Bargeldbestand soll möglichst niedrig gehalten werden. Nicht benötigte Mittel sind rechtzeitig auf Konten einzuzahlen. Es ist zu prüfen, ob der Kasseninhalt gegen Einbruchdiebstahl sowie das Kassenpersonal gegen Beraubung versichert ist. 4. TAN-Set's für elektronische Verfügung von Bankkonten sind ebenfalls dauerhaft in den Tresoren zu verwahren. Die Belege mit den Zugangsberechtigungen (User + PIN-Code für Onlinekonten) sind getrennt in einem anderen Sicherungsschrank zu verwahren, noch besser überhaupt zu vernichten. Denn selbst bei Verwahrung in einem Tresor ist Missbrauch von Onlinekonten nicht versicherbar, während ein nur alleine erbeutetes TAN-Set ohne Zugangscode zumindest einen wertvollen Zeitvorsprung bis zur rechtzeitigen Kontosperre schaffen kann. Innere Kassensicherheit Die innere Sicherung umfasst alle Vorkehrungen, die die ordnungsgemäße Erledigung der Kassengeschäfte sichern. 1. In jeder Gemeinde ist eine Dienstanweisung zu erlassen, in der Anordnungs- und Auszahlungsbefugnisse festgehalten sind. 2. Für jede dieser Befugnisse muss eine Stellvertretung existieren und eine ordnungsgemäße Übergabe bzw. Übernahme im Bedarfsfall gesichert sein. 1 Vgl. [Reitbauer] Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 5 von 11

6 3. Eine Vermengung von Privatgeldern mit öffentlichen Geldern ist verboten. 4. Auszahlungen dürfen nur dann vorgenommen werden, wenn eine ordnungsgemäße Auszahlungsanordnung durch eine befugten Stelle vorliegt. 5. Bei Auszahlungen an Bevollmächtigte sind entsprechende Vollmachten vorzulegen. 6. Die Ausstellung von Bons ist nicht zulässig. Ausgaben, die erst später abgerechnet werden können, sind als Vorschüsse zu behandeln. Der Zeitraum bis zur tatsächlichen Abrechnung muss so kurz wie möglich sein. 7. Die Kassentagesabschlüsse müssen zeitgerecht vorgenommen werden. Doppelzeichnung Für jede Bewegung im Zahlungsverkehr ist eine Doppelzeichnung vorzusehen und einzuhalten. Bei Girokonten, Sparkonten, Sparbüchern und dgl. ist somit eine Zeichnungsordnung festzulegen, die zwingend vorsieht, dass zu Behebungen und Überweisungen zwei Unterschriften erforderlich sind. Der Personenkreis der Zeichnungsberechtigten ist, sofern es keine Bestimmung in der GO gibt, von der Gemeinde zweckmäßig festzulegen. Dies ist beispielweise eine anordnungsbefugte Person gemeinsam mit einer kassenverantwortlichen Person. Die Kontrolle der Festlegung der Doppelzeichnung erfolgt durch Einsichtnahme in die Zeichnungsordnung (Unterschriftprobenblätter). Grundsätze der praktischen Arbeit 1. Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser. Der Prüfungsausschuss prüft dokumentierte Fakten und sonst nichts. Genaues Hinsehen und Prüfen untergräbt nicht die Vertrauenswürdigkeit der geprüften Personen und Abteilungen, sondern stärkt sie. Deswegen heißt dieses Gremium Prüfungsausschuss und nicht Vertrauensausschuss; 2. Es werden nur gültige und den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Dokumente akzeptiert. Unfertige, unverbindliche Dokumente ( Entwurf, Vorabzug oder gar frei interpretierbare Handnotizen) sind ungeeignet, auch wenn die betreffende Person den Inhalt schlüssig erläutern kann; 3. Es werden nur schriftlich nachvollziehbare Tatbestände als Fakten akzeptiert. Vorträge und Erklärungen von Personen sind als Erläuterung immer willkommen, zählen aber nicht als bewiesener Tatbestand an sich; 4. Checklisten und Prüfpläne erstellen: wenn die Gemeinde Abteilungen hat, ist es überaus zweckmäßig, die Prüfung jeder Abteilung nach dem gleichen Plan zu beginnen. Ausserdem können mit einem einmal vereinbarten Plan viele politische Streiteren darüber vermieden werden, was genau zu prüfen ist. Im Wesentlichen werden immer zwei Arten von Prüfungen vorgenommen: 1. Kassaprüfungen als Prüfung aller tatsächlichen Geldgeschäfte 2. Buchprüfung als Prüfung der Qualität und Organisation des Rechnungswesens Korrekturen Das Ausradieren, Überkleben, Löschen oder ähnliche Änderungen der Eintragungen in Kassenbüchern oder Buchungsunterlagen ist verboten. Fehler können und dürfen passieren. Niemals aber dürfen sie verschleiert oder verwischt werden! Sind Änderungen von Eintragungen erforderlich, so muss die unrichtige Eintragung gestrichen und die richtige darübergesetzt werden, wobei die ursprüngliche Eintragung leserlich bleiben muss. Bei EDV-Buchführungen dürfen nur STORNO Buchungen vorgenommen werden. Mittels eines Ersatzbeleges muss der Berichtigungsgrund unter Hinweis auf den ursprünglichen Buchungsfall nachvollziehbar bleiben. Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 6 von 11

7 Kassaprüfung Kassenprüfungen bezwecken die Feststellung der Übereinstimmung zwischen den vorhandenen Kassenbeständen (Geld und Geldeswert) mit den buchmäßigen Aufzeichnungen. Sie sind der Vergleich zwischen dem buchmäßigen IST- und dem tatsächlichen Kassen-IST-Bestand. Mit der Kassenprüfung verbunden ist auch eine Prüfung der Zweckmäßigkeit der Organisation und der Sicherheit der Gebarung. Rechtsgrundlagen sind hier neben Gemeindeordnung und VRV auch lokale Kassenordnungen und Dienstanweisungen. Ablauf der Kassenprüfung Durch die Kassenprüfung ist zu ermitteln: 1. Die Übereinstimmung des Kassenbestandes mit dem Ergebnis der abgeschlossenen Bücher; 2. die Übereinstimmung mit der Buchführung (Kassenkonto, Girokonten); 3. die Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Belege für den der Kassenprüfung unterliegenden Zeitraum; 4. Sonder und Nebenkassen sollen auf das notwendige Mindestmaß beschränkt sein; 5. über Geldwerte Gegenstände (Gutscheine, Eintrittskarten etc.) ist ebenfalls in geeigneter Weise Buch zu führen. Die Kassenprüfung soll möglichst außerhalb der Kassenstunden vorgenommen werden. Neben der Behinderung des Parteienverkehrs entsteht auch leicht unnötiges Gerede, wenn fremde Personen Zeugen der Prüfung werden. Die Kassenprüfung ist in einem Zuge ohne Unterbrechung vorzunehmen. Prüfung des Kassenbestandes Zu Beginn der Prüfung hat die sofortige Feststellung des Barbestandes zu erfolgen. Der Kassenverwalter hat sämtliche Barmittel, Rücklagenbücher und Wertpapiere vorzulegen. Das Bargeld ist vom Kassenverwalter zu zählen. Während der Dauer der Kassenprüfung dürfen keine Ein- und Auszahlungen vorgenommen werden. Auf keinen Fall darf die Prüfung der Kassenbestände in Abwesenheit des Kassenverwalters erfolgen. Nach der Ermittlung des Barkassenbestandes sind die Bestände auf den einzelnen Girokonten (Spargirokonten und Sparbücher) der Geldinstitute festzustellen (Letzter Kontoauszug). Die so ermittelten Bar- und Girobestände sind in der Niederschrift über die Kassenprüfung (Formular) einzutragen und ergeben in der Gesamtsumme den Kassenistbestand. Prüfung des buchmäßigen IST-Bestandes (Buchabschluss) Der buchmäßige IST-Bestand ist jener Kassenstand, der laut Buchführung in der Kasse vorhanden sein soll. Deswegen wird dieser Betrag, etwas verwirrend, Sollbestand genannt. Zu dessen Ermittlung ist ein Tagesabschluss des Zeitbuches (Journal) erforderlich. Bei tagfertiger Buchung ergibt die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben bei der Barkasse und den Girokonten den buchmäßigen Bestand. Da nicht in jedem Fall alle Gebarungsfälle tagfertig gebucht sind, müssen die noch nicht verbuchten Gebarungen berücksichtigt werden. Um bei der Barkasse zu einem Gesamtsollbestand kommen zu können, müssen auf der Einnahmen und Ausgabenseite die gebuchten Bestände mit den ungebuchten Beträgen addiert werden. Dies gilt in gleicher Weise für die Girokonten. Bei der Feststellung des Sollbestandes wird in vielen Fällen die Mithilfe des Kassenverwalters bzw. des Buchhalters erforderlich sein. Die Mitglieder des Prüfungsausschusses haben sich jedoch zu vergewissern, dass die ermittelten Endsummen der einzelnen Sollbestände stimmen. Nach Herstellung des Buchabschlusses sind die ermittelten Sollbestände der Barkasse sowie der Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 7 von 11

8 Girokonten mit den festgestellten Istbeständen zu vergleichen. Bei Übereinstimmung der Kassenistmit den Kassensollbeständen ist die Kassaprüfung abgeschlossen. Ein wichtiger Bestandteil der Niederschrift über die Kassenbestandsaufnahme ist die Vollständigkeitserklärung, in der die oberste kassenverantwortliche Person ausdrücklich erklärt, 1. dass sämtliche Zahlungsmittel und Wertgegenstände, die sich in seiner Verwahrung befinden, zur Prüfung vorgelegt wurden, 2. dass sich im Kassenbestand keine fremden Gelder befinden, die der Kasse nicht zugewiesen sind, 3. dass alle vorhandenen Kassenbelege vorgelegt wurden. Ergeben sich jedoch Differenzen, muss umgehend eine Klärung herbeigeführt werden. Die jeweiligen GO regeln für diese Fälle meist nähere Details. Buchprüfung Für alle Einnahmen und Ausgaben müssen entsprechende Belege vorhanden sein, die auch die Grundlage für die Buchführung der Gemeinde darstellen. Beleg- und Buchprüfungen werden vom Prüfungsausschuss durchgeführt: 1. im Zuge von Gebarungsprüfungen und 2. anläßlich der Prüfung des Rechnungsabschlusses. Beleg- und Buchprüfungen dienen insbesondere zur Feststellung, ob alle Gebarungsvorgänge periodengerecht, in sachlicher Ordnung und in Übereinstimmung mit den maßgeblichen Haushaltsvorschriften nachgewiesen wurden. willensbildender Ablauf Jeder Ablauf in der Gemeinde muss folgender, jederzeit nachvollziehbarer Strecke folgen. Zu jedem dieser Schritte muss es nachvollziehbare Dokumente geben. Planung (ggf. mittels GR Beschluss) Anordnung (durch befugte Person) Ausführung (durch befugte Person) Prüfung Rückkoppelung (an Entscheidungsträger) Während in vielen Prüfungsausschüssen die Überprüfung zweckmäßiger Abläufe und der permanente Dialog mit der Verwaltung bereits Standard ist, wird dies in anderen Gemeinden noch als Amtsanmaßung empfunden. Tatsache ist, dass Zweckmäßigkeit zu den gesetzlichen Haushaltsprinzipien gehört, daher der Prüfauftrag des Prüfungsausschusses selbstverständlich über bloße Kassastandsprüfungen und Belegekontrollen hinaus auch die Effizienz der Abläufe umfassen muss. Dazu gehört ein Blick in Verträge, Leistungsbeschreibungen, Ausschreibungen, Angebotsprüfungen, interne Kalkulationen, Kostenschätzungen, Lasten- und Pflichtenhefte usw. Belege Belege sind die Grundlage für Eintragungen in Bücher und Aufzeichnungen. Der Beleg im materiellen Sinn ist der Nachweis über Gegenstand, Inhalt und Umfang der erbrachten Leistung. Der Beleg im formellen Sinn muss einer Reihe von Erfordernissen entsprechen, um als ordnungsgemäß bezeichnet zu werden. Die diesbezüglichen gesetzlichen Vorschriften finden sich insbesondere in der Bundesabgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz. Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 8 von 11

9 Ein ordnungsgemäßer Beleg muss enthalten: 1. den Ausstellungszeitpunkt; 2. die Anordnung zur Leistung der Ausgabe (Unterschrift anordnungsbefugte Person); 3. den Betrag in Ziffern und ggf. Worten; 4. die Bezeichnung des Einzahlungspflichtigen oder des Empfängers, dessen Anschrift und gegebenenfalls die Bankverbindung; 5. den Zahlungsgrund und die Fälligkeit; 6. den Kontierungsvermerk (Voranschlagsstelle); 7. den Namen des bewilligenden Organes, Datum des Beschlusses; 8. die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit; 9. bei Lieferung von inventarisierungspflichtigen Gütern den Vermerk über die Aufnahme in das entsprechende Verzeichnis (Inventarisierungsvermerk). Darüber hinaus ist zu beachten, dass den Auszahlungsbelegen Bestellscheine, Auftragsschreiben und Lieferscheine anzuschließen sind und der Beleg eine entsprechende Auszahlungsquittung zu enthalten hat. Bei Einzahlungsbelegen ist darauf zu achten, dass der Einzahlungsbeleg die Einzahlungsquittung der Kasse an den Einzahler enthalten muss. Belegprüfung Bei allen eingesehenen Belegen wird die Rechtmäßigkeit, Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit überprüft. Beim Prinzip der Zweckmäßigkeit ist es allerdings nicht Prüfaufgabe, festzustellen ob ein Vorgang politisch opportun ist. Vielmehr soll die Nachvollziehbarkeit des willensbildenden Ablaufes überprüft werden und Mängel darin beanstandet werden. Dazu lohnt immer ein Blick auf die Grundlagen des Rechtsgeschäftes: Verträge, Tarife, Korrespondenzen und erforderliche Genehmigungen. Zu letzteren gehört auch die Genehmigung des Gemeinderates bei über- oder außerplanmäßige Ausgaben. Will man ganz fleissig sein, ist auch eine rechnerische Belegprüfung auf ziffernmäßige Richtigkeit des Betrages möglich. Geprüft wird dabei bei stichprobenartig bei Rechnungen die Übereinstimmung der angegebenen Mengen, Ausmaße und Preisansätze mit den dazugehörenden Unterlagen. Es ist aber sehr zu empfehlen, die Prüfungszeit nicht mit simplen Additionen zu verbrauchen. Alle Buchhaltungsunterlagen und Belege sind sicher und mindestens 7 Jahre aufzubewahren. Prüfungsgrundsätze: 1. Eine lückenlose Prüfung der Belege ist, vor allem in größeren Gemeinden, aus zeitlichen Gründen nicht möglich. Eine sorgfältige Auswahl relevanter Stichproben bestimmt die Qualität der Prüfung; 2. Ausnahmslos keine Anweisung darf ohne Beleg erfolgen, die Einhaltung der Anweisungsbefugnis ist zu prüfen; 3. Bei Vermögensankäufen und Beschaffungen von Verbrauchsmaterialien ist darauf zu achten, dass zwischen Inventarverzeichnissen und Lagerbüchern einerseits und den Belegen andererseits der Bezug hergestellt ist; 4. Auch bei Vergütungen (Erstattungen) der tatsächlich erbrachten Leistungen von wirtschaftlichen Unternehmungen (betriebsähnlicher Einrichtungen) müssen entsprechende Anordnungen ausgestellt werden; 5. Bei Abschlagszahlungen (a conto Zahlungen) ist zu beachten, dass bei der Schlussrechnung alle zuvor geleisteten Zahlungen abgezogen werden. Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 9 von 11

10 Buchführung Die Regeln der Buchführung werden in Gemeinden als Verwaltungskameralistik bezeichnet. Sie entsprechen aber durchaus den allgemeinen Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung: 1. Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, vor allem handels- und steuerrechtlichen Vorschriften und der Buchhaltungsrichtlinien; 2. lückenlose, klare und übersichtliche Erfassung aller Geschäftsfälle und Betriebsvorgänge; 3. wahre und richtige Darstellung, insbesondere dürfen keine Konten fingiert werden; 4. Vorgänge dürfen nicht auf falsche Konten verbucht oder durch Aufrechnung verschleiert werden; 5. Zeitnahe Buchführung. Alle Zahlungsvorgänge werden doppelt festgehalten, und zwar: 1. chronologisch, das ist nach der Zeitfolge in den Journalen 2. nach der sachlichen Zuordnung in den Sachbüchern (Sachkonten) Zeitbuch (Kassenjournal) Im Zeitbuch ( Kassenjournal oder nur Journal ) sind sämtliche Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge mit den Sachbuchungen nachzuweisen. Diese Vorgangsweise bezieht sich nicht nur auf kassenmäßige Buchungen über die verschiedenen Zahlungswege, sondern auch auf die allein zur Sollstellung bestimmten Einnahmen- und Ausgabenbeträge. Sachkonto Für die Überwachung des Voranschlages und die Erstellung des Rechnungsabschlusses ist die Erfassung aller gleichartigen Einnahmen und Ausgaben auf Sachkonten erforderlich. Diese Sachkonten sind nach der Gliederung des Voranschlages zu führen. Für jede im Voranschlag vorgesehene Voranschlagsstelle ist ein eigenes Sachkonto anzulegen. Hierbei ist das Ansatz- und Postenverzeichnis der VRV einzuhalten. Die Sachkonten für den ordentlichen und außerordentlichen Haushalt müssen folgende Daten enthalten: 1. das Buchungsdatum und die laufende Belegnummer, 2. die Voranschlagsstelle und den Text, 3. den im Voranschlag vorgesehenen Betrag, 4. die anfänglichen Einnahmen- und Ausgabenreste (aus dem Vorjahr), 5. das laufende Soll (Soll des Haushaltsjahres), 6. die Abstattung (Ist), 7. die schließlichen Einnahmen- und Ausgabenreste am Ende des Rechnungsjahres. Bei der Buchung sind neben dem Datum und der laufende Belegnummer, der Empfänger oder der Einzahler und auch der Zahlungsgrund festzuhalten. Kontierungsleitfaden Wo eine Transaktion im Rechnungsabschluss letztendlich auftaucht, entscheidet die Kontozuordnung und somit die buchführungsverantwortliche Person. Diese trägt eine hohe Verantwortung: es wäre ein leichtes, bei tausenden Buchungen jährlich Ergebnisse zu verzerren indem Ausgaben auf ähnliche aber vielleicht budgetär nicht so strapazierte Konten eingebucht werden. Die buchführungsverantwortliche Person kann dabei in eine unangenehme Rolle gelangen: sie ist zwar verantwortlich für die sachliche Richtigkeit, unterliegt aber den Weisungen des/der BürgermeisterIn, der/die vielleicht ganz andere Ergebnisse am Jahresende zu sehen wünscht. Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 10 von 11

11 Damit den Gemeinden in der praktischen Arbeit die Zuordnung leichter fällt und vorallem die landesweite Vergleichbarkeit erhalten bleibt, gibt es seit dem Jahr 2004 den Kontierungsleitfaden für Gemeinden 2. Dieser hat zwar keinen bindenden Charakter, ist aber als Standardwerk allgemein anerkannt. Tagesabschluss Der Tagesabschluss über einen bestimmten Buchungszeitraum hat die Aufgabe, die Übereinstimmung zwischen den Kassensollbeständen (Salden der Zahlungswege) und den tatsächlichen Kassenistbeständen (Barkasse, Girokonten) nachzuweisen. In diesen Zwischenabschlüssen ist auch die Sollgebarung aufzunehmen. Zweckmäßig ist auch die Trennung nach den drei Gebarungsarten ordentlicher Haushalt, außerordentlicher Haushalt und voranschlagsunwirksame Gebarung. Haushaltsüberwachung Im Bereich der Haushaltsführung kommt neben den Zeit- und Sachbüchern der Haushaltsüberwachung (Voranschlagsüberwachung) große Bedeutung zu. In sogenannten Überwachungslisten müssen auch die durch Bestellungen bereits gebundenen Beträge aufgenommen werden, sodass sich auf jeder Voranschlagsstelle jederzeit die Höhe der noch verfügbaren Mittel feststellen läßt. Die am Jahresende noch offenen Bestellungen sind gemäß 17 Abs.2 Z. 6 der VRV in einem Nachweis zu erfassen, der dem Rechnungsabschluss anzuschließen ist. Damit werden Vorbelastungen der Gemeinde, welche das nächste Finanzjahr betreffen, aufgezeigt. 2 Kontrollpunkte bei Prüfung eines Rechnungsabschluss 1. Gerade wenn man selbst noch nicht ganz sicher ist über das Aussehen von Dokumenten (z.b. die vielfältigen Beilagen des RA): Checklisten vorbereiten 2. Prüfung der richtigen Übernahme der Reste aus dem Vorjahr in die Rechnung des laufenden Jahres (Prüfung der Saldovorträge) 3. Vergleich der Abschlusszahlen des Rechnungsabschlusses mit den Ansätzen des Voranschlages 4. Rückstände zeigen sich nach einem Vergleich von Vorschreibung (Soll) und Abstattung (Ist), und zwar sowohl auf der Einnahmen- wie auch auf der Ausgabenseite. Größeren Resten ist jedenfalls auf den Grund zu gehen. 5. Insbesondere die langfristigen Schulden sollten im Hinblick auf ihre Entwicklung beobachtet werden. Die Entwicklung der Schulden läßt sich durch einen Zeitvergleich am besten an Hand von Kennzahlen beurteilen. 2 [KDZ 2007] Andreas Parrer: Finanzen managen in österreichischen Gemeinden Ergänzungsunterlage 11 Version 1 11 von 11

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