Lastenheft Musterorganisation Funktionale Anforderungen Abschnitt 03: Vorgangsbegriff und Vorgangsordner

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1 Musterorganisation Funktionale en Abschnitt 03: Vorgangsbegriff und Vorgangsordner / Vorgangsbegriff Es besteht zur Vorgangsbildung. Das DMS lässt es nicht zu, dass Vorgangsdokumente direkt in einer Akte abgelegt werden. Vielmehr können Vorgangsdokumente nur in Vorgängen abgelegt werden. Zu den in diesem Abschnitt verwendeten Begriffen gibt es Einträge im Glossar Metadaten zu einem Vorgang Der Mindestmetadatensatz zu einem Vorgang soll folgende Felder umfassen: o Prozess (Aktenzeichen) o zugehörige Objekte (n:m) o eine Vorgangsbezeichnung o ggf. auslösender Vorgang (Parent) o Verantwortlicher ("Owner") o verantwortliches Vorgangsteam o weitere Zugriffsberechtigte mit Art der Berechtigung (Lesen,Schreiben,Löschen) o Auslöse-Datum o Status (Entwurf, aktiv, abgeschlossen, storniert, gelöscht bzw. ausgesondert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) o Abschlussdatum o Aussonderungsdatum o freies Bemerkungsfeld Zu jedem Vorgang ist zu jedem Zeitpunkt immer genau ein Owner zuständig. "Frei schwebende" Vorgänge, für die sich niemand verantwortlich fühlt, soll es nicht geben. Weitere Erläuterungen zu Vorgangsownerschaft und Vorgangsteam im Abschnitt "Berechtigungen" Es soll möglich sein, einem Vorgang den Status "wartend bis " + Datum zuzuweisen (zusätzlich zu den anderen Status-Merkmalen). Wenn das Wartedatum erreicht ist, soll ein solcher Vorgang automatisch wieder in den Status "aktiv" versetzt werden Ein Vorgang kann von der Art "Projekt" sein. In diesem Fall wird beim Anlegen eines Vorgangs automatisch eine Unterordnerstruktur nach einem Musterprojektordner angelegt Seite 1(5) - Datei: Musterlastenheft (funktional) _token.xlsm

2 / Es gibt eine Vorgangs-ID, die automatisch fortlaufend vom DMS vergeben wird Zu jedem Vorgang stellt das DMS ein Geschäftszeichen bereit, das aus der Kombination von Vorgangs_ID und Kürzel des verantwortlichen Funktionsbereichs gebildet wird. Dieses Geschäftszeichen kann vermittels der Formularverwaltung in neu erzeugte Dokumente (Briefe, s etc.) eingelesen werden Darstellung der Vorgänge auf der Benutzeroberfläche Im Aktenplanbaum erscheinen die aktiven Vorgänge zu einem Aktenzeichen als Unterordner innerhalb eines Prozessordners Im Objektbaum erscheinen die Vorgänge zu einem Objekt als Unterordner innerhalb des Objektordners Pflege von Vorgängen Die Zuordnung von Vorgängen zu Objekten bedeutet insbesondere, dass je nach Akte, zu der ein Vorgang gehört, differenzierte Erfassungsmasken angezeigt werden. Die Objekte sollen dabei in Form von DropDown-Feldern ausgewählt werden können. Beispiel: Wenn ein Vorgang zur Akte "Gegenstand beschaffen" gehört, dann muss in der entsprechenden Maske nach einem Produkt gefragt werden, das zu beschaffen ist. Wenn aber ein Vorgang "Sitzung durchführen" angelegt wird, muss ein Gremium ausgewählt werden können. Usw. Statt "differenzierter Erfassungsmasken" sind alle anderen zielführenden Lösungen zulässig, wie z. B. ein Vorgangsanlage-Assistent Beim Anlegen eines neuen Vorgangs findet eine Dublettenprüfung statt. 3 Dublette bedeutet: gleicher Prozess, gleiche Objekte, aber nicht unbedingt gleiches Anlagdatum des Vorgangs Es ist möglich, aus einem aktiven Vorgang heraus einen anderen Vorgang neu anzulegen Massenänderungen von Vorgängen: Es soll möglich sein, auf eine Liste von selektierten Vorgängen eine Änderung der Aufbewahrungsfrist vorzunehmen (Verlängerung, Verkürzung, sofortige Löschung der Vorgänge usw.). 1 Beispiel: Aus einem Projekt heraus wird ein Beschaffungsvorgang ausgelöst. In diesem Fall wird der auslösende Vorgang im neu erzeugten Vorgang als "Parent" eingetragen Abschluss und Archivieren von Vorgängen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist - Seite 2(5) - Datei: Musterlastenheft (funktional) _token.xlsm

3 / Für diesen gesamten Abschnitt gilt, dass andere Lösungsansätze von Bietern willkommen sind Vorgänge werden erst nach ihrer abschließenden Bearbeitung abgeschlossen (in Verwaltungen wird dies als "ZdA-Verfügung" bezeichnet). Solange ein Vorgang noch nicht abgeschlossen ist, können einzelne Dokumente im Vorgang noch bearbeitet werden. Danach ist eine Änderung von Dokumenten nicht mehr möglich. Allerdings können Dokumente in noch aktive, andere Vorgänge kopiert und dort weiter bearbeitet werden Vorbemerkung 4.1. Vorbemerkung Mit dem Abschluss eines Vorgangs kann dieser innerhalb des DMS revisionssicher abgelegt werden. Damit wird ein Vorgang einschließlich der zugehörigen Dokumente, der Metadaten, der zugehörigen Aktivitäten-Datensätze sowie eventueller Protokolldaten in der Datenbank archivierungsfähig Ein Vorgang soll erst dann abgeschlossen werden können, wenn alle zugehörigen Tätigkeiten abgeschlossen sind. Das DMS soll über interne Prüfalgorithmen verfügen, die den Bearbeiter darauf hinweisen, dass z. B. Tätigkeiten zum Vorgang noch offen sind Mit der Verlagerung in das elektronische Zwischenarchiv sollen Primärinformationen in ein dauerhaft verfügbares, beständiges Datenformat konvertiert werden. Dabei sind insbesondere die in den SAGA-Standards genannten Formate zur Langzeitaufbewahrung zu berücksichtigen Das Format, in das die Primärinformationen konvertiert werden, sollen in Abhängigkeit vom Originaldatenformat unterschiedlich gewählt werden können: a) i) NCI-Format -> TIF, ii) TIF -> Volltextindizierung, b) i) CI-Format (Textverarbeitung) -> PDF/A ii) CI-Format (Textverarbeitung) -> PDF/A (Text + Grafik in getrennten Datenschichten) Auch Metadaten zu Vorgängen und Dokumenten müssen spätestens zum Zeitpunkt der Archivierung in ein dauerhaft lesbares Format konvertiert werden. Das DMS soll die Konvertierung der Metadaten in ein einfaches klarschriftlesbares Textformat (z. B. UNICODE-Zeichensatz) unterstützen Seite 3(5) - Datei: Musterlastenheft (funktional) _token.xlsm

4 Darüber hinaus soll die Möglichkeit der Speicherung in einem strukturierten XML- Format bestehen. Die zu erzeugende XML-Datenstruktur soll dabei fest vorgegeben und als XML- Schemadatei (XSD) gespeichert werden können. Das DMS soll dabei ggf. die Erzeugung entsprechender XML-Stylesheets unterstützen Für das Konvertieren von Multimedia-Dateien sollen gemäß SAGA 2.0 folgende Konvertierungen unterstützt werden: o Audiodateien in mp3 o Video in Quicktime o Animationen in Animated Gif o Bilder in Gif und/oder JPEG Der Ordnungszusammenhang von Vorgängen muss erhalten bleiben, wenn Vorgänge im elektronischen Zwischenarchiv abgelegt sind. / Dies betrifft sowohl die Identität des Vorgangs als solchem (d.h. die Dokumente müssen weiterhin in Vorgängen zusammengefasst bleiben). Als die Verknüpfung von Vorgängen (Eltern-Kind-Beziehungen), die erhalten bleiben müssen, wenn verknüpfte Vorgänge noch aktiv sind Löschen bzw. Aussondern von Vorgängen Das DMS muss über eine Aussonderungsschnittstelle eine regelmäßige, fristengesteuerte Aussonderung von Vorgängen ermöglichen. Um dies zu gewährleisten, müssen bereits beim Anlegen eines Vorgangs Metadaten gesetzt werden, welche Steuerungsinformationen zum späteren Verbleib der Objekte geben Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (und - im öffentlichen Bereich - Übergabe zur Aussonderung an das zuständige Archiv) sind die Dokumente aller Vorgänge, die sich im elektronischen Zwischenarchiv befinden, zu löschen. 3 Abschnitt 4.4, Vorbemerkung Die Löschung eines Vorgangs erfolgt manuell durch eine besonders berechtigte Person (ehemaliger Vorgangsowner, dessen Nachfolger oder ein Administrator) aufgrund von Lösch-Vorschlagslisten Die Löschung bzw. Aussonderung soll vollständig protokolliert werden Seite 4(5) - Datei: Musterlastenheft (funktional) _token.xlsm

5 Sonderregel für öffentliche Verwaltungen und kirchliche Archive: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Vorgänge, die sich im elektronischen Zwischenarchiv befinden, dem zuständigen Archiv anzubieten. Dies umfasst Unterlagen, die dem Datenschutz, dem Geheimschutz oder sonstigen Schutzbestimmungen unterliegen. Sämtliche Daten sind in nichtanonymisierter Form anzubieten und bei Archivwürdigkeit abzugeben. Über die Archivwürdigkeit der Unterlagen entscheidet das zuständige Archiv. / 3 Abschnitt 4.4, Vorbemerkung - Seite 5(5) - Datei: Musterlastenheft (funktional) _token.xlsm