R/3 4.6C SAP. Materialwirtschaft 2 - MM-PUR. Beschaffung: Bestellanforderungen und Bestellungen S46CMM

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1 SAP R/3 4.6C Materialwirtschaft 2 - MM-PUR Beschaffung: Bestellanforderungen und Bestellungen S46CMM Autoren: Gesellschaft für Informationstechnologie und Qualifizierung 1. Auflage: Oktober 2001 (061101) by HERDT-Verlag, Nackenheim (Germany) Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Diese Unterlage ist auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.

2 INHALTSVERZEICHNIS SAP R/3 4.6C - Beschaffung: Bestellanforderungen und Bestellungen 1 Einführung in die Beschaffung Beschaffung Elemente des Beschaffungsprozesses Prinzipien des SAP R/3 Einkaufs Was Sie wissen sollten ME58 - Bestellung anlegen über Banf-ZuordListe ME59 - Bestellung anlegen: Automat. über Banfen ME21N - Umlagerungsbestellung: Lieferwerk bekannt Bestellanforderungsbearbeitung Bestellanforderungen ME51N - Bestellanforderung anlegen ME52N - Bestellanforderung ändern ME53N - Bestellanforderung anzeigen ME5A - Listanzeige: Bestellanforderungen allgemein ME5K - Listanzeige: Banfen zur Kontierung allgemein ME5R - Listanzeige: archivierte Bestellanforderungen ME5W - Wiedervorlage Bestellanforderungen ME97 - Bestellanforderungen archivieren/löschen MEAN - Anlieferungsanschriften MELB - Einkaufsvorgänge zur Bedarfsnummer MEMASSRQ - Massenpflege: Bestellanforderungen Bestellanforderungszuordnung Bestellanforderungszuordnung ME56 - Bezugsquelle zur Bestellanforderung zuordnen ME57 - Bestellanforderung zuordnen und bearbeiten ME58 - Zugeordnete Bestellanforderung bestellen ME59 - Automatische Bestellerzeugung Freigabe von Bestellanforderungen Freigabeverfahren für Bestellanforderungen ME54 - Bestellanforderung freigeben: Einzelfreigabe ME55 - Sammelfreigabe von Bestellanforderungen ME5F - Freigabeerinnerung zu Bestellanforderungen Bestellung anlegen Bestellung ändern, anzeigen und pflegen ME22N - Bestellung ändern ME23N - Bestellung anzeigen ME24 - Bestellung: Anhang pflegen MEMASSPO - Bestellung Massenpflege ME28 - Bestellung freigeben ME98 - Bestellung archivieren Bestellung: Listanzeigen ME2L - Bestellung: Listanzeigen zum Lieferant ME2M - Bestellung: Listanzeigen zum Material ME2K - Bestellung: Listanzeigen zur Kontierung ME2C - Bestellung: Listanzeigen zur Warengruppe ME2B - Bestellung: Listanzeigen zur Bedarfsnummer ME2N - Bestellung: Listanzeigen zur Bestellnummer ME2W - Bestellung: Listanzeigen zum Lieferwerk ME1P - Bestellpreisentwicklung MELB - Bestellung: Vorgänge zur Bedarfsnummer MSRV3 - Listanzeige: Dienstleistungen zur Leistung ME2S - Dienstleistungen Plan-Ist-Vergleich Bestellung: Auswertung ME80FN - Bestellung: Einkaufsreporting ME81N - Auswertungen: Bestellwertanalyse ME82 - Archivierte Einkaufsbelege ME2O - LB-Bestandsübersicht zum Lieferant ME2A - Auswertungen - Bestätigungen überwachen ME2V - Auswertungen: WE-Vorschau ME21N - Bestellung anlegen: Lieferant/-werk bekannt ME25 - Bestellung anlegen: Lieferant unbekannt...68

3 Inhaltsverzeichnis I 9 Bestellung: Nachrichten bearbeiten MN04 - Nachrichten anlegen MN05 - Nachrichten ändern MN06 - Nachrichten anzeigen ME9F - Bestellung: Nachrichten ausgeben ME91F - Nachrichten: Mahnen und Erinnern ME92F - Nachrichten: Auftragsbestätigung überwachen Lieferavis-/Bestätigungsbearbeitung ME22N - Bestellung ändern VL31N - Anlieferung - Anlegen VL32N - Anlieferung - Ändern VL33N - Anlieferung - Anzeigen MIGO - Wareneingang ME23N - Bestellung anzeigen EDI-Bearbeitung Überblick: EDI-Bearbeitung WE21 - Portbeschreibung WE20 - Partnervereinbarung WE07 - IDoc-Statistik WE05 - Idoc-Listen WE02 - Anzeigen IDoc WE09 - Suchen IDoc - In Datenbank Stichwortverzeichnis

4 1 SAP R/3 4.6C - Beschaffung: Bestellanforderungen und Bestellungen 1 Einführung in die Beschaffung In diesem Kapitel erfahren Sie etwas über die Einbindung der Beschaffung im SAP-R/3-System die Organisationseinheiten in der Materialwirtschaft die Komponenten der SAP-R/3-Anwendung Voraussetzungen Navigation im SAP-R/3-System Kenntnisse in der Logistik 1.1 Beschaffung Stellung der Beschaffung in der Logistik des R/3-Systems Innerhalb des SAP-R/3-Systems gibt es die Hauptkomponente Logistik. Diese Hauptkomponente unterteilt sich in mehrere Komponenten, z.b. Materialwirtschaft, Vertrieb, Produktionsplanung und -steuerung. Die Komponente Materialwirtschaft wird ferner unterteilt in die Teilkomponenten Einkauf, Bestandsführung und Rechnungsprüfung. Alle hierfür benötigten Daten werden im R/3-System zentral verwaltet. Ein kurzer Überblick über die Komponenten und deren Bezeichnung im SAP-System: Komponente (englische Bezeichnung) Deutsche Bezeichnung Funktion Materials Management - MM Materialwirtschaft Beschaffung von Materialien und/oder Dienstleistungen Sales and Distribution - SD Verkauf und Vertrieb Auf dem Absatzmarkt werden die Kunden mit Materialien und/oder Dienstleistungen versorgt. Production Planning - PP Produktionsplanung und -steuerung Vorbereitung der internen Fertigung Unternehmensbezogene Aufgaben (betriebswirtschaftliche Prozesse) ergeben sich aus den unterschiedlichen Strukturen und Branchen der Unternehmen sowohl partnerseitig mit Lieferanten als auch mit Kunden. Hierunter fallen die Beschaffung von Materialien und/oder Dienstleistungen für Handel, Verwaltung, Produktion und Eigenbedarf die Lagerhaltung und Lagerverwaltung, Bestandsführung von internen und externen Materialien die Disposition (Bedarfsplanung) zur Unterstützung von Beschaffungsvorgängen und zur Ermittlung der benötigten Materialbedarfe die Bewertung von Materialien im Rahmen der Bilanz, die mengenmäßige und wertmäßige Prüfung der Rechnungen (Schnittstelle zu Finanzwesen) 6

5 Einführung in die Beschaffung Elemente des Beschaffungsprozesses Der Beschaffungsprozess Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Beschaffungsprozess in der Materialwirtschaft. Bezugsquellenermittlung Bedarfsermittlung Bestellabwicklung Wareneingang MM Materialwirtschaft Rechnungsprüfung Bestandsführung Innerhalb des R/3-Systems unterteilt sich der Beschaffungsvorgang in verschiedene Teilelemente. Alle Teilelemente zusammen stellen den vollständigen Prozess der Beschaffung im SAP-System dar. Bedarfsermittlung: Durch die Bedarfsermittlung wird der Beschaffungszyklus ausgelöst. Dies kann sowohl automatisch als auch manuell (Fachabteilungen) geschehen. Der Bedarf wird durch Menge, Zeitpunkt und nach dem Ort seines Ursprungs beschrieben. Bezugsquellenermittlung: Im SAP-System wird darunter das manuelle oder automatische Ermitteln einer Bezugsquelle (z.b. Lieferant oder Rahmenvertrag) verstanden, durch die der Bedarf gedeckt werden kann. Bestellabwicklung: Im R/3-System werden die für die Beschaffung erforderlichen Einkaufsbelege aufgrund z.b. einer Bestellanforderung oder eines Rahmenvertrags (z.b. Bestellung manuell oder automatisch durch das System) erzeugt. Wareneingang: Aufgrund der Bestellnummer kann im SAP-System der Wareneingang gebucht werden. Die Bestände werden dementsprechend aktualisiert. Bestandsführung: Aktuelle Wareneingänge und Warenabgänge verändern im Unternehmen den Materialbestand. Die Teilkomponente Bestandsführung gewährleistet jederzeit den Überblick über die aktuelle Bestandssituation. Rechnungsprüfung: Durch die Rechnungsprüfung wird der Beschaffungsprozess abgeschlossen. Über diese Teilkomponente werden Bestellmengen und Preise sowie Wareneingänge mit den abzurechnenden Positionen verglichen. Die Rechnungsprüfung ist die Grundlage für die Zahlung. 7

6 1 SAP R/3 4.6C - Beschaffung: Bestellanforderungen und Bestellungen Teilkomponente Einkauf Das SAP-R/3-System setzt sich aus mehreren Komponenten (z.b. Materialwirtschaft, Controlling) mit ihren jeweiligen Teilkomponenten, z.b. Einkauf, Dienstleistung (für Materialwirtschaft) zusammen. Im Folgenden werden Ihnen die Teilkomponenten der Komponente Materialwirtschaft vorgestellt. SAP-R/3-Komponente SAP-R/3-Teilkomponente Bezeichnung Englische Bezeichnung MM MM-PUR Einkauf Purchasing MM-IM Bestandsführung und Inventur Inventory Management MM-CBP Verbrauchsgesteuerte Disposition Consumption-Based Planning MM-SRV Dienstleistung External Services MM-IV Logistik - Rechnungsprüfung Invoice Verification MM-IS Informationssystem Information System MM-EDI Elektronischer Datenaustausch Electronic Data Interchange Organisationseinheiten in der Materialwirtschaft Innerhalb des SAP-R/3-Systems kann jede Unternehmensstruktur (rechtlich wie organisatorisch) durch Organisationseinheiten abgebildet werden. Eine Organisationseinheit stellt einen einzelnen Teilbereich eines Unternehmens und deren betriebliche Funktionen dar. Organisationshierarchie in der Materialwirtschaft Mandant Der Mandant ist im SAP-System das oberste Organisationselement des Unternehmens und kann häufig mit einem Konzern gleichgesetzt werden. Er stellt eine eigene Einheit mit separaten Stammdaten und Tabellen dar. Buchungskreis Dies ist der SAP-Begriff für die kleinste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens. Der Buchungskreis stellt eine vollständige in sich abgeschlossene bilanzierende Einheit (z.b. ein Unternehmen) innerhalb eines Mandanten (z.b. Konzern) dar. Einkaufsorganisation Dies ist ein Organisationselement der Logistik, zu deren Aufgaben die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen gehört. Die Einkaufsorganisation verhandelt mit den Lieferanten (Kreditoren) die Einkaufskonditionen aus. Werk Das Werk ist eine Organisationseinheit der Logistik. Ein Werk kann z.b. eine Produktionsstätte oder ein Zentrallager sein. Materialien und/oder Dienstleistungen können durch dieses Organisationselement zur Verfügung gestellt werden. Lagerort In einem Lagerort (Organisationselement im R/3-System) werden die Materialien gelagert und mengenmäßig geführt. Es können in einem Werk mehrere Lagerorte existieren. 8

7 2 SAP R/3 4.6C - Beschaffung: Bestellanforderungen und Bestellungen 2 Bestellanforderungsbearbeitung In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie eine Bestellanforderung anlegen, ändern, anzeigen etwas über die Bestellanforderungszuordnung etwas über die Freigabe einer Bestellanforderung Voraussetzungen Navigation im SAP-R/3-System 2.1 Bestellanforderungen Überblick über die Bestellanforderungsbearbeitung Die Aufgabe der Beschaffung ist es, die für die Fertigung benötigten Materialien und die zum Verkauf bestimmten Waren im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Die Materialien oder Waren müssen in der erforderlichen Menge, Art und Qualität zum richtigen Zeitpunkt beschafft werden. Die Prinzipien der Wirtschaftlichkeit (kostenoptimal beschaffen) sind dabei besonders zu beachten. Der Einkauf ist im SAP-R/3-System als Teilkomponente im Komponente MM (Materialwirtschaft) integriert. Die Komponente unterstützt Verantwortliche und Sachbearbeiter des Einkaufs durch die Automatisierung vieler Bearbeitungsvorgänge. Alle für den Beschaffungsprozess notwendigen Belege können mit dem System erstellt und bearbeitet werden. Zu allen einkaufsrelevanten Aktivitäten können Auswertungen erzeugt werden. Der Beschaffungszyklus gliedert sich in verschiedene Abschnitte. Der Auslöser für den Beschaffungszyklus ist die Bedarfsermittlung (Bedarf). Sie kann im SAP-System automatisch durch die Disposition oder durch einzelne Fachabteilungen erfolgen. Durch die Auswertung zurückliegender Daten und bestehender Rahmenverträge wird die Bezugsquellenermittlung für die Bedarfsdeckung erleichtert. Die Abwicklung einer Bestellung kann basierend auf Bestellanforderungen, Angeboten und Rahmenverträgen erfolgen. Alle für die Beschaffung notwendigen Belege werden vom System erzeugt und können auf elektronischem Wege (z.b. EDI = Electronic Data Interchange = elektronischer Datenaustausch) zum Lieferanten übermittelt werden. Alle Fristen, z.b. Angebots- oder Lieferfristen, und deren Einhaltung können durch das System überwacht werden. Wird der Wareneingang bestätigt, aktualisiert die Bestandsführung die Warenbestände automatisch. Die Rechnungsprüfung schließt den Beschaffungsprozess ab. Sie greift auf Bestell- und Wareneingangsdaten zu und weist auf Leistungsabweichungen (Mengen- und Preisabweichungen) des Lieferanten hin. Die Rechnungsprüfung bildet auch die Grundlage für die Zahlung. Allgemeine Informationen zur Bestellanforderung Der Bedarf, z.b. von Materialien, ist die Grundlage oder Voraussetzung für den Beschaffungsprozess im Einkauf. Im SAP-System kann ein Bedarf durch eine Bestellanforderung definiert werden. Sie ist die Aufforderung für den Einkäufer, eine bestimmte Menge eines Materials oder einer Dienstleistung zu einem konkreten Datum zu beschaffen. 12

8 Bestellanforderungsbearbeitung 2 Die Bestellanforderung (Banf) kann manuell oder vom System automatisch erzeugt werden. Eine Banf kann sowohl vom Einkauf als auch von anderen Komponenten (z.b. Vertrieb) angelegt werden. Eine Bestellanforderung ist ein interner Beleg, der außerhalb des Unternehmens keine Verwendung findet. Eine Banf dient auch der Optimierung des Einkaufsprozesses. Wenn eine Banf in eine Bestellung umgewandelt wird, können alle Daten aus der Banf in die Bestellung übernommen werden. Im Einkauf können die Bestellanforderungen einem Freigabeverfahren zugeordnet werden. Erst nach Freigabe der Banf kann diese in eine Bestellung umgewandelt werden. Eine Banf kann für ein Material mit und ohne Materialstammsatz angelegt werden. Soll ein Material für eine Kostenstelle beschafft werden, wird für die Position ein Kontierungstyp vergeben. Ist beim Anlegen der Banf das Kontierungsobjekt nicht bekannt, können Sie den Kontierungstyp U (Unbekannt) in Ihrer Banf verwenden. Existieren zu einer Banf-Position Stammdaten, so werden diese vom System als Werte (z.b. Einkaufsbestelltext oder der Bewertungspreis des Materials) vorgeschlagen. Wenn Sie an vielen Bestellanforderungen die gleichen Änderungen durchführen müssen, können Sie diese in einem Arbeitsschritt mit Hilfe der Funktion MASSENPFLEGE ausführen. Was bedeutet... Freigabeverfahren Kontierungsobjekt Kontierungstyp Kostenstelle EDI Legt fest, nach welcher Strategie einzelne Positionen oder ein ganzer Einkaufsbeleg genehmigt werden muss Objekt, auf das Kosten oder Mengen gebucht werden, z.b. Kostenstellen, Innenaufträge, Projekte Bei der Verbrauchsmaterialbeschaffung werden die Kontierungsobjekte (z.b. Kostenstelle von der Fachabteilung, Anlage, Projekt) durch die Kontierungstypen festgelegt. Eine Belastung (Rechnungsbetrag) erfolgt auf das jeweilige Kontierungsobjekt. Ort der Kostenentstehung: nach Verantwortungsbereichen, abrechnungstechnischen oder räumlichen Gesichtspunkten definierte Anforderungen eines Unternehmens Electronic Data Interchange ist die standardisierte Schnittstelle zum elektronischen Datenaustausch zwischen verschiedenen Computersystemen. Die Partner können dabei unterschiedliche Hardware, Software und Kommunikationsdienste im Einsatz haben. 2.2 ME51N - Bestellanforderung anlegen Anlegen einer Bestellanforderung Eine Bestellanforderung (Banf) enthält alle bekannten Daten zu einem Bedarf. Sie enthält die Daten des Materials oder der Dienstleistung sowie die Menge und den Zeitpunkt, zu dem es zu Verfügung stehen soll. Wählen Sie den Menüpfad, oder geben Sie im Befehlsfeld den Transaktionscode ein. LOGISTIK MATERIALWIRTSCHAFT EINKAUF BANF ANLEGEN TA-CODE: ME51N Sie gelangen in das Einstiegsbild BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN. 13

9 2 SAP R/3 4.6C - Beschaffung: Bestellanforderungen und Bestellungen Der Beleg ist in drei Bereiche unterteilt. Im können Sie zu Ihrer Banf nur Texte einfügen. In der müssen Sie das Material, die Anforderungsmenge, das Werk und die Einkäufergruppe hinterlegen. Im werden zusätzliche Daten, z.b. Kontierungsdaten und Mahndaten, hinterlegt. Über die Schaltfläche können Sie sich eine Übersicht der Belege anzeigen lassen. Durch Betätigen der Schaltfläche wird die Liste wieder ausgeschaltet. Über das Symbol können Sie weitere Bestellanforderungen anlegen. Durch Klick auf das Symbol können Sie von einer Banf zu anderen Banfen wechseln. Über das Symbol können Sie Ihre Eingaben im Beleg vor der Sicherung überprüfen lassen. BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN Sie können alle Bildbereiche (Ebenen) hintereinander anklicken, um Daten einzugeben. Geben Sie Ihre spezifischen Werte in die im Beispiel genannten Felder ein. Beispiel Feldbezeichnung Beispielwerte MATERIAL G-210 ANFORDERUNGSMENGE 10 WERK 1000 EKG (EINKÄUFERGRUPPE) 000 Über diese Symbole können Sie zu weiteren Spalten und Registern navigieren und die notwendigen Informationen in die entsprechenden Felder eingeben. BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN Sie können, nachdem Sie eine Position in der Positionsübersicht markiert haben, über den Menüpfad UMFELD weitere Stammdaten z.b. zum Material, zum Lieferanten, zur Verfügbarkeit oder zum aktuellen Bestand anzeigen lassen. Überprüfen Sie Ihre Eingaben. Sichern Sie den Inhalt der Bildschirmmaske durch Klick auf das Symbol. Sie erhalten vom System eine Bedarfsnummer in der Statusleiste angezeigt (z.b. ). BESTELLANFORDERUNG Feld ST. POS. K Feldbeschreibung Status: der Bearbeitungsstand der Position; z.b. kann eine Position nicht vollständig, fehlerhaft, gelöscht, gesperrt sein. Position: Innerhalb einer Banf werden die Positionen mit der Positionsnummer eindeutig identifiziert. Kontierungstyp: Bei der Verbrauchsmaterialbeschaffung werden die Kontierungsobjekte (z.b. Kostenstelle von der Fachabteilung, Anlage, Projekt) durch die Kontierungstypen festgelegt. Eine Belastung (Rechnungsbetrag) erfolgt auf das jeweilige Kontierungsobjekt. 14

10 Bestellanforderungsbearbeitung 2 P MATERIAL KURZTEXT ANFORDERUNGSMENGE ME T LIEFDATUM WARENGRUPPE WERK LAGERORT EKG ANFORDERER BEDARFSNR. WUNSCHLIEF FST.LIEF LWK EKOR VERTRAG POS. INFOSATZ HTN-MATERIAL Positionstyp: Mit einem Positionstyp wird festgelegt, wie eine Beschaffung eines Materials gesteuert werden soll. Im Standard sind folgende Beschaffungsarten vorgesehen: Normal (Blank), Limit (B), Konsignation (K), Lohnbearbeitung (L), Strecke (S), Umlagerung (U), Dienstleistung (D). Der Positionstyp steuert die Feldauswahl. Hierbei handelt es sich um ein Wirtschaftsgut, das in unterschiedlichen Ausprägungen vorkommen kann, z.b. eigen- oder fremdgefertigt, das beschafft, produziert oder gehandelt wird. Der Code des Materials ist im SAP-System eindeutig. Kurztext ist eine Bezeichnung für das Material. Die Menge des gewünschten Materials wird in diesem Feld eingetragen. In diesem Feld wird die Mengeneinheit des Materials eingetragen, in der es beschafft werden soll. Der Datumstyp legt fest, in welcher Form im System das Lieferdatum erfasst wird. Möglich sind Tagesdatum (D, T), Wochen- (W) oder Monatsangabe (M). Lieferdatum: Datum, an dem die Lieferung des Materials beziehungsweise der Dienstleistung erfolgen soll Eine Warengruppe ist eine Zusammenfassung von Materialien beziehungsweise Dienstleistungen, die gleiche Merkmale haben. Das Werk ist eine Organisationseinheit der Logistik. Ein Werk kann z.b. eine Produktionsstätte oder ein Zentrallager sein. Materialien und/oder Dienstleistungen können durch dieses Organisationselement zur Verfügung gestellt werden. In einem Lagerort werden die Materialien gelagert und mengenmäßig geführt. Es können in einem Werk mehrere Lagerorte existieren. Einkäufergruppe: Bezeichnung des Einkäufers oder einer Gruppe von Einkäufern, die für die Beschaffung dieses Materials zuständig sind In diesem Feld geben Sie einen Namen ein, für den das Material oder die Dienstleistung bestellt werden soll. Über die Bedarfsnummer können zusammengehörige Beschaffungsvorgänge verfolgt werden (Selektionskriterien für Einkaufsbelege). Die Bedarfsnummer wird entsprechend in die Folgebelege (z.b. Bestellungen) übernommen. Wunschlieferant: Vorschlag für den Einkäufer, bei diesem Lieferant zu bestellen Fester Lieferant: Hier geben Sie den Code des Lieferanten ein, der für die Materialbestellung als feste Bezugsquelle ermittelt worden ist. Lieferwerk: Soll der Bedarf durch ein anderes Werk Ihres Unternehmens gedeckt werden (Umlagerung), so wird dessen Nummer hier eingetragen. Organisationselement der Logistik, zu dessen Aufgaben die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen gehört: Die Einkaufsorganisation verhandelt mit den Lieferanten (Kreditoren) über die Einkaufskonditionen. Soll der Bedarf durch eine Rahmenvertragsvereinbarung gedeckt werden, so wird die Nummer des Vertrages hier eingetragen. Soll der Bedarf durch eine Rahmenvertragsvereinbarung gedeckt werden, so wird die Nummer der Position des Vertrages hier eingetragen. Ein Einkaufsinfosatz enthält Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, und die Nummer bestimmt eindeutig einen Einkaufsinfosatz. Eine Herstellerteilenummer (Materialnummer des Lieferanten) ist einer eigenen Materialnummer eindeutig zugewiesen. 15

11 5 SAP R/3 4.6C - Beschaffung: Bestellanforderungen und Bestellungen 5 Bestellung anlegen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Bestellungen hinzufügen wie Sie zugeordnete Banfen bestellen wie Sie eine automatische Bestellung erzeugen Voraussetzungen Grundlagenkenntnisse in der Handhabung von SAP R/3 5.1 ME21N - Bestellung anlegen: Lieferant/-werk bekannt Bestellung hinzufügen Alle Materialien oder Dienstleistungen, die Sie von einem Lieferanten beschaffen möchten, erfassen Sie in einer Bestellung. Sie geben dabei an, in welcher Menge und zu welchem Zeitpunkt das Material oder die Dienstleistungen geliefert oder erbracht werden sollen. Für eine Bestellung ist eine Einkaufsorganisation rechtlich verantwortlich. Ist Ihnen der Lieferant bekannt, können Sie eine Bestellung nach diesem Bestellverfahren (Lieferant/Lieferwerk bekannt) anlegen. Im Folgenden wird eine Bestellung LIEFERANT/LIEFERWERK bekannt angelegt. Wählen Sie den Menüpfad, oder geben Sie im Befehlsfeld den Transaktionscode ein. LOGISTIK MATERIALWIRTSCHAFT EINKAUF BESTELLUNG ANLEGEN LIEFERANT/LIEFERWERK BEKANNT TA-CODE: ME21N Im Folgenden erscheint das Dialogfenster BESTELLUNG ANLEGEN. Die Felder des Dialogfensters BESTELLUNG ANLEGEN, die für eine manuelle Bestellung relevant sind, werden unten in der Tabelle beschrieben. Klicken Sie jeweils auf das Symbol, um die Kopf- und die Positionsübersicht aufzuklappen. Geben Sie Ihre spezifischen Werte in die im Beispiel genannten Felder ein. Beispiel Feldbezeichnung Beispielwerte LIEFERANT 1000 MATERIAL G-210 MENGE 10 Stück LIEFERDATUM WERK 1000 BESTELLUNG ANLEGEN 66

12 Bestellung anlegen 5 Sichern Sie den Inhalt der Bildschirmmaske durch Klick auf das Symbol. Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionsdaten. Im Bildbereich KOPF sind Informationen (z.b. Lieferanten, Texte) enthalten, die die gesamte Bestellung betreffen. In der Positionsübersicht können Sie für jede Position Daten (z.b. MATERIAL, WARENGRUPPE und WERK) eingeben. Im Bildbereich POSITIONSDETAIL können Sie zusätzliche Daten zur einer bestimmten Position eingeben (z.b. Kontierungs- und Mahndaten). Außerdem haben Sie noch die Möglichkeit, einzelne Bildbereiche ein- oder auszublenden. Dadurch werden die Bildbereiche in verschiedenen Größen dargestellt. Sie erhalten in der Statusleiste eine Bestätigung vom System, dass Ihre Bestellung unter der benannten Nummer angelegt wurde. Bestätigungsmeldung in der Statusleiste Kehren Sie durch Klick auf das Symbol zu Ihrem Arbeitsplatzmenü EASY ACCESS zurück. BESTELLUNG ANLEGEN Feld EINKAUFSORG EINKÄUFERGRUPPE BUCHUNGSKREIS STATUS POS. K P MATERIAL KURZTEXT BESTELLMENGE BME T LIEFERDATUM NETTOPREIS WÄHRUNG Feldbeschreibung Einkaufsorganisation: Die Einkaufsorganisation beschafft Materialien und Dienstleistungen für ein Unternehmen und handelt mit einem Lieferanten die Einkaufskonditionen aus. Für die Beschaffung z.b. eines Materials ist ein Einkäufer oder eine Gruppe von Einkäufern zuständig. Die Einkäufergruppe ist auch Ansprechpartner für den Lieferanten. Dies ist der SAP-Begriff für die kleinste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens. Der Buchungskreis stellt eine vollständige in sich abgeschlossene bilanzierende Einheit (z.b. ein Unternehmen) innerhalb eines Mandanten (z.b. Konzern) dar. Der Status kennzeichnet den Bearbeitungsstand der Position, z.b. kann eine Position nicht vollständig, fehlerhaft, gelöscht, gesperrt sein. Position: Innerhalb einer Banf werden die Positionen mit der Positionsnummer eindeutig identifiziert. Kontierungstyp: Bei der Verbrauchsmaterialbeschaffung werden die Kontierungsobjekte (z.b. Kostenstelle von der Fachabteilung, Anlage, Projekt) durch die Kontierungstypen festgelegt. Eine Belastung (Rechnungsbetrag) erfolgt auf das jeweilige Kontierungsobjekt. Mit einem Positionstyp wird festgelegt, wie eine Beschaffung eines Materials gesteuert werden soll. Im Standard sind folgende Beschaffungsarten vorgesehen: Normal (Blank), Limit (B), Konsignation (K), Lohnbearbeitung (L), Strecke (S), Umlagerung (U), Dienstleistung (D). Der Positionstyp steuert die Feldauswahl. Dabei handelt es sich um ein Wirtschaftsgut, das in unterschiedlichen Ausprägungen vorkommen kann, z.b. eigen- oder fremdgefertigt, das beschafft, produziert oder gehandelt wird. Der Code des Materials ist im SAP-System eindeutig. Kurztext ist eine Bezeichnung für das Material Menge des Materials, die beschafft und geliefert werden soll Bestellmengeneinheit: Die Mengeneinheiten (z.b. St) zu einem Material werden im Materialstamm definiert und im Feld BME vorgeschlagen. Der Datumstyp legt fest, in welcher Form im System das Lieferdatum erfasst wird. Möglich sind Tagesdatum (D, T), Wochen- (W) oder Monatsangabe (M). Dies ist das Datum, an dem die Lieferung des Materials beziehungsweise der Dienstleistung erfolgen soll. Einkaufspreis ohne Berücksichtigung von Steuern und Skonto Geldeinheit, in der Werte (z.b. EUR) im R/3-System geführt werden 67

13 5 SAP R/3 4.6C - Beschaffung: Bestellanforderungen und Bestellungen PRO BPME WARENGRUPPE WERK LAGERORT CHARGE BEDARFSNR ANFORDERER INFOSATZ R K T BANF BANF-POSITION RAHMENVERTRAG VERTRAGSPOS ANFRAGE POSITION EINKAUFSBELEG POSITION ÜBERGEORDN POSITION UNTERPOSITIONSTYP Pro Preiseinheit: Anzahl der Einheiten, für die der Beschaffungspreis gültig ist Bestellpreismengenheit: Anzahl der Bezeichnung, für die der Beschaffungspreis gilt Eine Warengruppe ist eine Zusammenfassung von Materialien beziehungsweise Dienstleistungen, die gleiche Merkmale haben. Das Werk ist eine Organisationseinheit der Logistik. Ein Werk kann z.b. eine Produktionsstätte oder ein Zentrallager sein. Materialien und/oder Dienstleistungen können durch dieses Organisationselement zur Verfügung gestellt werden. In einem Lagerort werden die Materialien gelagert und mengenmäßig geführt. Es können in einem Werk mehrere Lagerorte existieren. Chargennummer, die das Material einer bestimmten Charge zuordnet Über die Bedarfsnummer können zusammengehörige Beschaffungsvorgänge verfolgt werden (Selektionskriterien für Einkaufsbelege). Die Bedarfsnummer wird entsprechend in die Folgebelege (z.b. Bestellungen) übernommen. In diesem Feld geben Sie einen Namen ein, für den das Material oder die Dienstleistung bestellt werden soll. Ein Einkaufsinfosatz enthält Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, und die Nummer bestimmt eindeutig einen Einkaufsinfosatz. Ist das Feld markiert, handelt es sich bei der Position um Rücklieferung (Retoure). Kostenlose Position: Ist das Feld markiert, erfolgt kein Rechnungseingang. Texte: Das Feld gibt Informationen darüber, dass z.b. Positionstexte der Bestellung existieren. Ein alphanumerischer Code (Bestellanforderungsnummer), der einer Banf zugeordnet ist Positionsnummer der Bestellanforderung innerhalb einer Banf (Bestellanforderung) Ein Rahmenvertrag (Kontrakt oder Lieferplan) ist eine langfristige Vereinbarung mit einem Lieferanten. Im Vertrag ist die Lieferung von Materialien oder Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen definiert. Diese beziehen sich auf einen definierten Zeitraum und eine definierte Menge oder einen definierten Wert. Soll der Bedarf durch eine Rahmenvertragsvereinbarung gedeckt werden, so wird die Nummer der Position des Vertrages hier eingetragen. Eine Anfrage ist eine Aufforderung, Informationen über Materialien/Dienstleistungen und Lieferfähigkeiten abzugeben. Positionsnummer der Anfrage, auf die sich diese Bestellung bezieht In diesem Feld können Sie die Belegnummer des Einkaufsbelegs eingeben. Positionsnummer des Einkaufsbelegs, auf die sich diese Bestellung bezieht Im System können zu einer Position übergeordnete Positionen existieren. Hier geben Sie die Nummern der übergeordneten Positionen ein. Gibt Information über den Unterpositionstyp (z.b. Leergut) an 68