Mitteilung zur Kenntnisnahme

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1 17. Wahlperiode Drucksache 17/ Mitteilung zur Kenntnisnahme IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 Drucksache 17/1400 (II.A.14.10) Schlussbericht

2 Abgeordnetenhaus von Berlin 17. Wahlperiode Seite 2 Drucksache 17/2432

3 Senatsverwaltung für Inneres und Sport ZS C 1 Po - X0657 9(0) An das Abgeordnetenhaus von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - M i t t e i l u n g - zur Kenntnisnahme - über IT-Bestands- und Planungsübersicht - Jahresbericht Drucksache Nr. 17/1400 (II.A.14.10) - Schlussbericht Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport legt nachstehende Mitteilung dem Abgeordnetenhaus zur Besprechung vor: Das Abgeordnetenhaus hat in seiner Sitzung am folgenden Beschluss zum Haushaltsplan 2014/2015 getroffen: Zur Weiterentwicklung der IT-Bestands- und Planungsübersicht wird der Senat aufgefordert, folgende Grundsätze zu beachten: a) Die IT-Bestands- und Planungsübersicht ist unter Weiterentwicklung der bisherigen Grundsätze fortzuführen. Dabei ist Folgendes zu beachten: Zur Konsolidierung der in der Berliner Verwaltung eingesetzten IT-Anwendungen ist zu gewährleisten, dass die Möglichkeiten der Verwendung von Standardsoftware umfassend genutzt werden und Eigenentwicklungen nur noch in besonders geprüften und begründeten Einzelfällen zum Einsatz kommen. Für Maßnahmen ab einem Ausgabenvolumen von Euro sind die Projektblätter inklusive der Ampelbewertung nach dem Vorbild von ServiceStadt Berlin zu verwenden. Bei allen IT-Maßnahmen ist das bereits entwickelte System einer Balanced Score Card mit den Dimensionen Wirtschaftlichkeit einschl. personeller Auswirkungen, Kundenorientierung, Prozessorientierung, Beschäftigtenori-entierung und Technologie einzusetzen. Mit dem Abschluss einer Maßnahme wird dem Parlament zusammenfassend und standardisiert berichtet. b) Vor der Entwicklung eines IT-Fachverfahrens sind durch die Verfahrensverantwortlichen folgende Aspekte zu prüfen und zu dokumentieren: die Möglichkeiten des Einsatzes von Standardsoftware, die auf offenen Standards und offenen Schnittstellen basiert, die Möglichkeiten einer Nachnutzung bereits neu vorhandener IT-Komponenten (z. B. egovernmentdienste und Software),

4 Abschätzung von Synergiepotenzialen. Der Senat wird aufgefordert sicherzustellen, dass eine solche Prüfung vorgenommen werden kann. Bei IT-Maßnahmen mit einem Ausgabevolumen im Einzelfall von mehr als Euro ist dem Ausschuss für Digitale Verwaltung, Datenschutz und Informationsfreiheit und dem Hauptausschuss über das Ergebnis der Prüfungen zu berichten. c) Die Bestandsübersichten zu IT-Anwendungen müssen künftig Angaben zu folgenden Merkmalen enthalten: Verfügbarkeit und Offenheit des Quellcodes, offene Dokumentenformate, Plattformunabhängigkeit, standardisierte und offene Schnittstellen. d) Die Fortschreibung der IT-Bestands- und Planungsübersicht ist unabhängig von den Haushaltsberatungen dem Ausschuss für Digitale Verwaltung, Datenschutz und Informationsfreiheit jährlich jeweils bis zum 31. August vorzulegen. Hierzu wird berichtet: Die Fortschreibung der IT-Bestands- und Planungsübersicht gemäß o.g. Beschluss zu den Auflagen zum Haushalt 2014/2015 erfolgt mit dem anliegenden Jahresbericht Die Vorlage hat keine Auswirkungen auf die Kosten von Privathaushalten und/oder Wirtschaftsunternehmen, die Gesamtkosten, auf die Zusammenarbeit mit dem Land Brandenburg sowie auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung. Ich bitte, den Berichtsauftrag für das Jahr 2015 damit als erledigt anzusehen. Berlin, den Frank Henkel Senator für Inneres und Sport

5 Senatsverwaltung für Inneres und Sport IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 (Datenstand ) an das Abgeordnetenhaus von Berlin gem. Auflagen II.A zum Haushalt 2014 / 2015

6 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 Inhalts- und Anlagenverzeichnis 1. Einleitung / Ausgangslage 3 2. Zusammenfassung 3 3. Verwendung der Ergebnisse der IT-BePla und Ausblick 4 4. Prozess der Datenerhebung, -aufbereitung und -auswertung 4 5. Ergebnisse der Datenauswertung Planungsdaten - Phasen Planung (PLAN) und Entwicklung (BUILD) Bestandsdaten - IT-Verfahren Phase Betrieb (RUN) Bestandsdaten - IT-Dienste Phase Betrieb (RUN) Bestandsdaten - IT-Infrastruktur 13 Anlagen 1. a) Übersicht aller beendeten und zurückgestellten IT-Maßnahmen b) Einzelblätter aller beendeten und zurückgestellten IT-Maßnahmen 2. a) Übersicht aller aktiven IT-Maßnahmen Phase Planung (PLAN) b) Einzelblätter aller aktiven IT-Maßnahmen Phase Planung (PLAN) 3. a) Übersicht aller aktiven IT-Maßnahmen Phase Entwicklung (BUILD) b) Einzelblätter aller aktiven IT-Maßnahmen Phase Entwicklung (BUILD) 4. a) Übersicht über die Merkmale der IT-Verfahren Phase Betrieb (RUN) b) Übersicht der IT-Verfahren Phase Betrieb (RUN) c) Übersicht der IT-Dienste Phase Betrieb (RUN) 5. a) Zusammenfassung Bestandsdaten IT-Infrastruktur Arbeitsplätze b) Einzelübersichten Bestandsdaten IT-Infrastruktur - Arbeitsplätze - 6. a) Zusammenfassung Bestandsdaten IT-Infrastruktur - Server - b) Einzelübersichten Bestandsdaten IT-Infrastruktur - Server - Die Anlagen stehen im Bedarfsfall im Internet unter der folgenden Adresse zur Verfügung: Seite 2 von 17

7 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht Einleitung / Ausgangslage Die IT-Bestands- und Planungsübersicht (IT-BePla) ist ein Instrumentarium, das der systematischen Erfassung und Auswertung der zur landesweiten, aber auch dezentralen Steuerung des IT-Einsatzes in der unmittelbaren Berliner Verwaltung benötigten Informationen dient. Sie enthält Angaben zu geplanten IT-Maßnahmen - Phasen Planung (PLAN) und Entwicklung (BUILD) - sowie zu den Bestandsdaten - Phase Betrieb (RUN) - der verfahrensunabhängigen IT-Infrastruktur sowie der IT-Verfahren und ihrer verfahrensabhängigen Infrastruktur. 2. Zusammenfassung Die wesentlichen Ergebnisse der diesjährigen Erhebung zur IT-Bestands- und Planungsübersicht lassen sich wie folgt zusammenfassen: Im sechsten Jahr des Einsatzes der eigens entwickelten Fachanwendung zur IT-Bestandsund Planungsübersicht -IT-BePla- konnte das hohe Qualitätsniveau bei der Auflieferung der Daten durch die Behörden und Einrichtungen des Landes Berlin gehalten werden. Über IT-Endgeräte (PC, ThinClients, Notebooks) werden in den Behörden der unmittelbaren Berliner Landesverwaltung eingesetzt. Die Zahl der Nutzer des Dienstleistungsangebots ITIS des ITDZ Berlin liegt bei rd IT-Endgeräten (15,3 % aller IT-Endgeräte). Der Vorjahreswert wurde aufgrund einer Fehlerfassung (Geräte waren geliefert aber nicht installiert) korrigiert. Der Einsatz von Monitoren mit älterer Röhrentechnik (CRT-Monitore) spielt keine Rolle mehr. Den Dienstkräften stehen flächendeckend platz- und energiesparende Bildschirme mit Flachbildtechnik (TFT-Monitore) zur Verfügung. Es ist erkennbar, dass Hochleistungsdruckern / Multifunktionsgeräten ergänzend zu den Standarddruckern eingesetzt werden. Die Ausstattung an Standarddruckern erfolgt im ungefähren Verhältnis von einem Drucker zu zwei IT-Arbeitsplätzen. Die Möglichkeit der Virtualisierung der Serversysteme wird weiterhin vorrangig genutzt. Während die virtuell bereitgestellten Server erneut um 400 angestiegen sind, ergab sich bei den physikalisch vorhandenen Geräten eine Reduzierung um 100 Stück. Insgesamt sind rd. 2/3 aller Serversysteme virtualisiert. Mit der Bereitstellung der Bestands- und Planungsdaten können die Behörden (insbesondere im Bereich der Serverbetriebssysteme und der Groupware) Partner bei der Bewältigung von Problemen innerhalb der Verwaltung finden und Synergiepotentiale erschließen. Mit der Auflistung der IT-Verfahren und der IT-Dienste stehen für neue IT-Maßnahmen aussagekräftige Entscheidungshilfen zur Verfügung. Das ITDZ als IT-Dienstleister der Berliner Verwaltung kann aufgrund der Ergebnisse der IT Bestands- und Planungsübersicht seine Angebote sowohl bei der Entwicklung neuer IT- Maßnahmen als auch beim Betrieb der IT-Infrastruktur auf die Kundenbedarfe ausrichten. Im Rahmen des zentralen IT-Controlling werden die Daten der IT-Bestands- und Planungsübersicht zum Abgleich mit den Daten der Kosten- und Leistungsrechung genutzt. Seite 3 von 17

8 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht Verwendung der Ergebnisse der IT-BePla und Ausblick Die IT-Bestands- und Planungsübersicht ist die einheitliche Datenbasis für alle "Nachfrager" oder "Kunden" - auch unter Berücksichtigung ihrer unterschiedlichen Rollen und Sichtweisen. Die Ergebnisse finden wie folgt Verwendung: - Informationsgewinn für das landesweite IT-Controlling, - Informationsgewinn und Steuerungshinweise für die einzelnen Verwaltungen, - Informationsgewinn für den IT-Dienstleister ITDZ Berlin, - Plausibilität für die IT-Haushaltsmittelveranschlagung und die IT-Haushaltsplanung, - Bearbeitung von Anfragen aus dem parlamentarischen Raum oder anderen Einrichtungen (z.b. Rechnungshof). Ausblick auf künftige Verwendungsmöglichkeiten der IT-BePla Die Anwendung wurde in den vergangenen Jahren stets optimiert und um weitere Abfragen erweitert. Auch zum jetzigen Zeitpunkt liegen weitere Anforderungen vor. Jedoch kann aufgrund der vertraglichen Gegebenheiten derzeit kein weiteres Thema für die Einbindung entwickelt werden. Dieses wäre erst nach der Neuvergabe des Betriebs einschließlich der Weiterentwicklung - der Anwendung im Jahr 2017 möglich. 4. Prozess der Datenerhebung, -aufbereitung und -auswertung 4.1. Struktur der Daten Entsprechend dem Lebenszyklusprinzip zur Steuerung der Informationstechnik gliedert sich die IT-Bestands- und Planungsübersicht in die zu den Phasen Planung (PLAN), Entwicklung (BUILD) und Betrieb (RUN) erfassten Daten. Angaben zu IT-Maßnahmen, die sich noch im Stadium der Planung oder Entwicklung befinden, sind im Übersichtsteil "Planungsdaten" erfasst (s. Pkt. 5.1). Dort wird auch über die im Berichtszeitraum beendeten bzw. zurückgestellten IT-Maßnahmen berichtet. Angaben zur vorhandenen verfahrensunabhängigen IT-Infrastruktur, zu den in Betrieb befindlichen IT-Verfahren mitsamt derer verfahrensabhängigen IT-Infrastruktur sowie den IT- Diensten werden im Übersichtsteil "Bestandsdaten" erfasst (s. Pkt ) Durchführung der Datenerfassung und Auswertung Die Daten werden von der gesamten unmittelbaren Berliner Landesverwaltung und somit von allen Bezirksverwaltungen, Senatsverwaltungen und deren nachgeordneten Einrichtungen sowie der Senatskanzlei erhoben. Somit ist auch die IT-Ausstattung der Verwaltungsplätze an den Berliner Schulen mit erfasst, sofern diese im Verantwortungsbereich der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft liegt. Eine Ausnahme der Erhebung gilt jedoch für die Verwaltung des Abgeordnetenhauses, den Rechnungshof sowie den Beauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit. Es wurden Mitte März 2015 Workshops zur Auffrischung sowie zur individuellen Schulung neuer Nutzerinnen und Nutzer durchgeführt. Seite 4 von 17

9 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 Folgender Zeitplan lag der Erfassung der Daten zugrunde: a) Eingabe / Pflege der Stammdaten (Betreibersicht) 16. März 2015 Aktivierung der Fachanwendung IT-BePla für die Behörden bis 25. März 2015 Pflege der Stammdaten (Kennungen, Verfahren) durch die Behörden bis 30. März 2015 Qualitätssicherung der Stammdaten durch SenInnSport ZS C Die Behörden wurden aufgefordert, ihre Stammdaten (Organisationsstruktur, Kennungen und Angaben zu den IT-Verfahren) zu pflegen. Zu diesem Zeitpunkt sollten sowohl neu hinzugekommene IT-Verfahren und Dienste (mitsamt ihren Verantwortlichen) sowie weggefallene IT- Verfahren benannt werden. Der zum vergangenen Berichtszeitraum eingeführte neue Arbeitsablauf für den Bereich der IT- Verfahren und der IT-Dienste hat sich bewährt. Die Verantwortlichkeit für die IT-Verfahren und IT-Dienste wurde von der Rolle der in der IT-Anwendung für die Eingabe der Daten zuständigen Dienstkraft entkoppelt und die IT-Managements prüfen nun die Angaben vor der Veröffentlichung. b) Erhebung und Eingabe der Daten aus Nutzersicht am 31. März 2015 Erhebung der Daten in den Behörden (Stichtag) bis 30. April 2015 Erfassung der Daten in der Fachanwendung IT-BePla und Freigabe der Berichte durch die Behörden Analog zu den Vorjahren wurden auch in 2015 folgende Daten erfasst: - Planungsdaten von IT-Maßnahmen (Phasen Planung und Entwicklung), - Bestandsdaten der IT-Verfahren und der IT-Dienste, - Bestandsdaten zur IT-Infrastruktur. Die Freigabe der erfassten Daten lag in der Verantwortung der jeweiligen IT-Managements einer Bezirksverwaltung bzw. eines Ressorts der Hauptverwaltung. Die Auswertung erfolgte im Anschluss zentral durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport, um die im Anlagenverzeichnis aufgeführten einzelnen Datensammlungen zu erstellen. c) Qualitätssicherung ab 11. Mai 2015 Qualitätssicherung der Nutzerdaten 15. Juli 2015 Feststellung Datenendbestand Im Ergebnis der durchgeführten Qualitätssicherung wurden Daten zur Überarbeitung zurückgeleitet, korrigiert und wieder eingereicht, so dass erneut eine gute Datenqualität erreicht worden ist. d) Berichterstellung bis 31. August 2015 Berichterstellung an das Abgeordnetenhaus Nachdem Mitte Juli 2015 alle Daten vorlagen, wurde der Jahresbericht 2015 mitsamt seiner umfassenden Anlagen erstellt. Seite 5 von 17

10 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht Ergebnisse der Datenauswertung 5.1. Planungsdaten - Phasen Planung (PLAN) und Entwicklung (BUILD) Gegenstand der Datenerhebung (Zielsetzung, Begriffserläuterungen) Im Übersichtsteil "Planungsdaten" sind alle noch nicht in Betrieb befindlichen IT- Maßnahmen erfasst. Als IT-Maßnahmen werden verstanden: IT-Infrastrukturmaßnahmen, IT-Verfahren, IT-Dienste, soweit es sich um eine zentrale, zusammenhängende Maßnahme einer oder mehrerer Behörden handelt, deren geplantes Gesamt-Beschaffungs- bzw. Realisierungsvolumen über liegt, nicht jedoch einzelne, zu einer Maßnahme kumulierte (Erneuerungs-) Beschaffungen für die dezentrale Arbeitsplatz-Infrastruktur. IT-Maßnahmen Art Insgesamt Davon Phase Planung Phase Entwicklung beendete Maßnahmen zurückgestellte Maßnahmen Beendete bzw. zurückgestellte IT-Maßnahmen Im Berichtszeitraum wurden insgesamt 17 IT-Maßnahmen beendet und eine Maßnahme zurückgestellt. Gemäß der Auflage, dem Parlament mit Abschluss einer Maßnahme zusammenfassend und standardisiert zu berichten, wurden die erforderlichen Abfragen in die IT-Anwendung IT-BePla integriert. Die Behörden liefern über eine Maske Verlauf und Ergebnisse entsprechende Daten auf und bewerten die Maßnahme nach dem Vorbild von ServiceStadt Berlin nach einem Ampelsystem. Fünf der insgesamt 18 zurückgestellten bzw. beendeten Maßnahmen befanden sich noch in der Phase Plan. Hier wird als Bewertung weiß angenommen, da die Planung nicht weiterverfolgt wird. IT-Maßnahmen Art davon davon davon davon Insgesamt Rot Gelb Grün Weiss/k.A. Insgesamt Eine Übersicht aller beendeten oder zurückgestellten IT-Maßnahmen Phase Entwicklung oder Planung - ist als Anlage 1a) beigefügt. Die detaillierte Darstellung (Anlage 1b) wird im Internet unter der folgenden Adresse bereitgestellt: Seite 6 von 17

11 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht Ergebnisse Phase Planung (PLAN) Die derzeit geplanten Maßnahmen verteilen sich wie folgt auf die Haupt- und Bezirksverwaltung sowie die unter genannten Maßnahmearten: IT-Maßnahmen Art Insgesamt davon Bezirksverwaltung Hauptverwaltung davon IT-Infrastruktur IT-Verfahren IT-Dienst Eine Übersicht aller gemeldeten IT-Maßnahmen - Phase Planung (PLAN) - ist als Anlage 2a) beigefügt. Die detaillierte Darstellung der IT-Maßnahmen in der Phase Planung (Anlage 2b) wird im Internet unter der folgenden Adresse bereitgestellt: Ergebnisse Phase Entwicklung (BUILD) Die derzeit in der Entwicklung befindlichen Maßnahmen verteilen sich wie folgt auf die Haupt- und Bezirksverwaltung sowie die unter genannten Maßnahmearten: IT-Maßnahmen Art Insgesamt davon Bezirksverwaltung Hauptverwaltung Eine Übersicht aller gemeldeten IT-Maßnahmen - Phase Entwicklung (BUILD) - ist als Anlage 3a) beigefügt. Die detaillierte Darstellung der IT-Maßnahmen in der Phase Entwicklung (Anlage 3b) wird im Internet unter der folgenden Adresse bereitgestellt: Art der Maßnahmen Die Art der in der Entwicklung befindlichen Maßnahmen verteilt sich wie folgt: IT-Maßnahmen Art Insgesamt davon IT-Infrastruktur IT-Verfahren IT-Dienst Aus der Zahl der in der Entwicklung befindlichen IT-Maßnahmen ragt insbesondere die Anzahl der von der Polizei (10), der Senatsverwaltung für Justiz und Verbrau- Seite 7 von 17

12 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 cherschutz (9) sowie der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt (7) gemeldeten Maßnahmen heraus E-Government-Maßnahmen IT-Maßnahmen Art IT-Verfahren davon E-Government Die Behörden waren aufgefordert darzulegen, ob die in der Entwicklung befindlichen IT-Maßnahmen als E-Government-Maßnahme klassifiziert werden können. Die entsprechenden Vorgaben für die Bewertung sind den Behörden im Internet auf den Seiten der Senatsverwaltung für Inneres und Sport im Bereich des Referats ZS C unter der Rubrik E-Government zugänglich. E-Government sind dabei IT-Verfahren (Fachund Querschnittsverfahren) und IT-Infrastruktur (Portale und IT-Dienste), die insbesondere unter Nutzung des Internets den Verwaltungskunden bzw. Verwaltungspartnern (Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, Organisationen, Behörden) eine aktive Einbeziehung (Information, Kommunikation, Transaktion) in das Verwaltungshandeln ermöglichen bzw. anbieten. 20 der in Frage kommenden 33 in Entwicklung befindlichen IT-Maßnahmen (nur IT- Verfahren) konnten als E-Government-Maßnahme klassifiziert werden Nachweis der Prüfung nach Balanced Scorecard IT-Maßnahmen Phase Entwicklung Art IT-Maßnahmen davon Balanced Scorecard Durch eine Bewertung und Priorisierung von IT-Maßnahmen anhand einheitlicher Kriterien wird die Beurteilung der Realisierungsfähigkeit und Realisierungswürdigkeit der jeweiligen Maßnahmen sowohl aus dezentraler als auch aus zentraler Sicht nachhaltig unterstützt. Die Verfügbarkeit und Anwendung einer einheitlichen Methode wird nach den derzeitigen Planungen zu einem E-Government- und Organisationsgesetz zukünftig noch größere Bedeutung erlangen. Das von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport im Jahr 2007 ursprünglich für E- Government-Maßnahmen entwickelte Bewertungs- und Priorisierungskonzept nach der Methodik der Balanced Scorecard ist in die IT-Anwendung IT-BePla integriert. Die Fälle der Nichtprüfung wurden begründet. Derzeit wird geprüft, die im Programm ServiceStadt Berlin hinterlegte Balanced Scorecard auch für die IT-Maßnahmen anzuwenden und die bislang implementierte Bewertung abzulösen. Diese Prüfung umfasst sowohl systematische Fragen als auch die vertragliche Situation bezüglich weiterer Investitionen in das IT-Verfahren. Seite 8 von 17

13 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht Nachweis der Prüfung möglicher Open-Source-Lösungen IT-Maßnahmen Phase Entwicklung Art IT-Maßnahmen davon Prüfung OpenSource Durch die systematische und zielgerichtete Prüfung von dezentralen Softwarebeschaffungen gemäß dem Kriterienkatalog wird die gleichberechtigte Berücksichtigung von Open Source Software im Auswahlprozess unterstützt. Sie ist daher von allen Behörden durchzuführen. Dieser Kriterienkatalog zur dezentralen Softwarebeschaffung ist in die IT- Anwendung IT-BePla integriert. Die Fälle der Nichtprüfung wurden begründet Art der Entwicklung von IT-Verfahren IT-Maßnahmen Phase Entwicklung Art IT-Verfahren davon Neuentwicklung Weiterentwicklung Nachnutzung IT-Verfahren werden überwiegend auf der Basis der vorhandenen Lösungen weiterentwickelt oder bereits eingesetzte Lösungen nachgenutzt. Es gibt nur noch wenige echte Neuentwicklungen. Hierunter fallen auch die gemeinsam mit anderen Bundesländern im Verbund einzusetzenden IT-Verfahren Technische Parameter der IT-Verfahren in Entwicklung IT-Maßnahmen Phase Entwicklung Art IT-Verfahren (insgesamt) davon Webbasierter Einsatz davon Betrieb im ITDZ Der weit überwiegende Teil der in Entwicklung befindlichen IT-Verfahren wird als webbasierte Anwendung in Auftrag gegeben. Damit wird der strategische Ansatz umgesetzt, wonach der Herstellerneutralität und Plattformunabhängigkeit Vorrang einzuräumen ist. Das ITDZ Berlin stellt einen sehr großen Anteil der neuen IT-Verfahren auf seiner IT- Infrastruktur für die Nutzung durch die Behörden und Einrichtungen des Landes Berlin bereit. Seite 9 von 17

14 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht Verwendung von Standard-Software und Verfügbarkeit des Quellcodes bei IT-Verfahren in Entwicklung IT-Maßnahmen Phase Entwicklung Art IT-Verfahren (insgesamt) davon Standardsoftware Verfügbarkeit Quellcode Offenheit Quellcode Im dritten Jahr der Erhebung ergibt sich ein konstantes Bild. Weit mehr als die Hälfte der in Entwicklung befindlichen IT-Verfahren basiert auf Standardsoftware. In einer Vielzahl ist Verfügbarkeit und Offenheit des Quellcodes gegeben Verwendung von Offenen Dokumentenformaten und Schnittstellen bei den IT-Verfahren in Entwicklung IT-Maßnahmen Phase Entwicklung Art IT-Verfahren (insgesamt) davon Offene Dokumentenformate Standardisierte Schnittstellen Offene Schnittstellen Im dritten Jahr der Erhebung wird erneut deutlich, dass die in Entwicklung befindlichen IT-Verfahren nahezu alle die Anforderungen an die Verwendung von offenen Dokumentenformaten und Schnittstellen erfüllen Angaben zur Nutzung wiederverwendbarer Komponenten (IT-Dienste) bei den IT-Verfahren in Entwicklung Eines der Ziele der Konsolidierung der IT-Verfahren ist die verstärkte Nutzung landeseinheitlicher IT-Dienste als produkt- und fachaufgabenübergreifend nutzbare IT- Komponenten bzw. Funktionen anstelle von Einzelentwicklungen in den jeweiligen IT- Verfahren. Es wurde daher abgefragt, inwieweit die IT-Verfahren, die zurzeit entwickelt werden, vorhandene IT-Dienste nutzen und einbinden. Bereitgestellte Dienste werden in 18 der in Entwicklung befindlichen 33 IT-Verfahren eingebunden und tragen somit erheblich zu deren Entlastung hinsichtlich der Entwicklung bei Bestandsdaten - IT-Verfahren Phase Betrieb (RUN) Gegenstand der Datenerhebung (Zielsetzung, Begriffserläuterungen) Die nun seit einigen Jahren existierende IT-Verfahrensliste wurde im Laufe des Jahres fortgeschrieben. Ein besonderes Augenmerk galt der Vollständigkeit der Angaben sowie der Bereinigung von Fehlangaben. Neben der reinen Erfassung des IT-Verfahrens mit Namen, Kurzbeschreibung, Verfahrensverantwortlichen und einsetzenden Dienststellen wurden Angaben erfragt zum Einsatz als E-Government-Verfahren, zur Zahl der Verfahrensnutzer, Seite 10 von 17

15 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 zur Verfahrensentwicklung (Neuentwicklung, Weiterentwicklung, Nachnutzung), dem Verfahrensbetrieb (Rechenzentrum ITDZ, eigene Behörde, andere Behörde, außerhalb), zur Verfahrensarchitektur (lokale Installation, Web-basiert, Terminalserver, Client/Server), zum Einsatz von IT-Diensten, zur Plattformneutralität des IT-Verfahrens (plattformneutral oder Angabe der benötigten Verfahrensumgebung), zu Ausgaben für den Verfahrensbetrieb im laufenden Jahr (Wartung, Pflege, Dienstleistungen), zur Prüfung auf Barrierefreiheit zur Verwendung von Standardsoftware, der Verfügbarkeit und Offenheit des Quellcodes und der Verwendung offener Dokumentenformate, dem Einsatz standardisierter und offener Schnittstellen. Von zentraler Stelle wurden die aufgeführten IT-Verfahren zudem einer Fachaufgabe zugeordnet. Hierfür wurde weitestgehend die Aufteilung gem. 32 BezVG zur Schaffung einer einheitlichen Ämterstruktur verwendet. Diese wurde ergänzt durch Aufgabenfelder, welche ausschließlich in der Hauptverwaltung (Sicherheitsaufgaben, Justizangelegenheiten, parlamentarische Angelegenheiten) anfallen. Diese Zuordnung ist annähernd vervollständigt und wurde durch die jeweiligen Verfahrensverantwortlichen qualitätsgesichert Ergebnisse IT-Verfahren im Betrieb IT-Verfahren Phase Betrieb Art IT-Verfahren davon E-Government Die Anzahl der IT-Verfahren ist insgesamt wieder leicht gestiegen. Eine Steigerung ist dabei bei den Verfahren zu verzeichnen, welche als E-Government -Verfahren klassifiziert sind. Die in den Berichten immer noch enthaltenen Lücken zu den Angaben z.b. der Verfahrensverantwortung und der Kategorien Verfahrensentwicklung, -architektur und betrieb haben sich verkleinert. Die letztjährige Veränderung der Systematik, dass nunmehr die IT-Managements die Angaben der Verfahrensverantwortlichen zunächst prüfen und anschließend im System freigeben hat sich also bewährt. Es gibt immer noch IT-Verfahren für die es keine zentral wahrgenommene Verfahrensverantwortung gibt. Diese Verfahren werden in mehreren Behörden eingesetzt und dort jeweils dezentral verantwortet. Somit findet sich kein Ansprechpartner, der die Daten für die IT-Bestands- und Planungsübersicht erhebt. Durch die Abgabe eines Berichtes aus Nutzersicht über alle eingesetzten IT-Verfahren in einer Behörde erfolgt über das konkrete Zuordnen von Nutzern und möglichen Ausgaben zum einzelnen IT-Verfahren eine zusätzliche Qualitätssicherung. Damit liefert die vorliegende Übersicht weitestgehend konsolidierte und abgestimmte Informationen zu den in der Berliner Verwaltung eingesetzten IT-Verfahren und dient zugleich als Planungshilfe für den weiteren Einsatz von IT-Verfahren. Auch wurde die Seite 11 von 17

16 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 Erkenntnis bestätigt, dass nur in wenigen Fällen unterschiedliche IT-Verfahren für dieselbe Fachaufgabe im Einsatz sind. Eine zusammenfassende Übersicht zu der zahlenmäßigen Verteilung der IT-Verfahren innerhalb der abgefragten Kategorien Verfahrensentwicklung, Verfahrensarchitektur und Verfahrensbetrieb ist der Anlage 4a) zu entnehmen. Die IT-Verfahren mit der Angabe der Verantwortlichkeit, der zentral und dezentral angefallenen Ausgaben sowie der Anzahl an nutzenden Dienstkräften und einsetzenden Behörden sind als Anlage 4b) aufgeführt. Diese steht im Internet unter der nachfolgenden Adresse zur Verfügung: Mit der inzwischen dritten Abfrage zu den u.a. Merkmalen wurden die Daten zu 37 weiteren IT-Verfahren gegenüber dem Vorjahresbericht aufgeliefert. Die Vervollständigung der Angaben zu den verbleibenden 87 IT-Verfahren gestaltet sich schwierig, bleibt aber ein Ziel, welches mit hoher Priorität verfolgt wird. IT-Verfahren Phase Betrieb Art 2015 (2014) IT-Verfahren 328 (320) davon Ja nein keine Angabe Verwendung Standardsoftware 190 (158) 51 (38) 87 (124) Verfügbarkeit Quellcode 105 (78) 136 (118) 87 (124) Offenheit Quellcode 58 (42) 183 (154) 87 (124) Offene Dokumentenformate 172 (141) 69 (55) 87 (124) Standardisierte Schnittstellen 197 (160) 44 (36) 87 (124) Offene Schnittstellen 167 (137) 74 (59) 87 (124) 5.3. Bestandsdaten - IT-Dienste Phase Betrieb (RUN) Es werden produkt- und fachaufgabenübergreifend nutzbare IT-Komponenten bzw. Funktionen zur landesweiten Nutzung - sogenannte IT-Dienste - bereitgestellt. Die IT-Bestands- und Planungsübersicht enthält die konsolidierte Auflistung der vorhandenen landesweit bereitgestellten IT-Dienste mitsamt den funktionalen und technischen Kurzbeschreibungen, sowie der Ansprechpartner in den anbietenden Behörden und Einrichtungen. In diesem Berichtszeitraum sind 8 weitere IT-Dienste in Verantwortung der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt sowie der Senatsverwaltung für Inneres und Sport aufgenommen worden so dass nun insgesamt 20 IT-Dienste landesweit bereitgestellt werden (Anlage 4c). Seite 12 von 17

17 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht Bestandsdaten - IT-Infrastruktur Zu der in der Berliner Verwaltung vorhandenen IT-Infrastruktur wurden folgende Angaben erfasst: - Arbeitsplatz-Hardware (Endgeräte, Bildschirme, Drucker) In dieser Kategorie wurde die Daten nach Gerätearten und darüber hinaus nach Alter, Beschaffungsart und der Betriebsform (Kauf, Miete/Leasing, ITIS) sowie der Zuordnung als verfahrensunabhängige oder verfahrensabhängige Infrastrukturkomponenten erfasst) - Arbeitsplatz-Betriebssysteme (im Einsatz) - Arbeitsplatzsoftware (im Einsatz) - Serversysteme - Server-Betriebssysteme (im Einsatz). Hierbei wurden auch die Serversysteme des ITDZ mit in die Erfassung einbezogen. Es handelt sich bei der Erfassung der Bestandsdaten zur IT-Infrastruktur um eine rein mengenmäßige Erfassung in den einzelnen genannten Kategorien zu einem festen Erhebungstag diesjährig der Ein Rückschluss auf tatsächlich vorhandene Software-Lizenzen kann hier nicht gezogen werden IT-Infrastruktur - Arbeitsplätze Eine Übersicht über die IT-Arbeitsplatzinfrastruktur - ist als Anlage 5a) beigefügt. Die detaillierte Darstellung der in der Berliner Verwaltung verwendeten IT- Arbeitsplatzausstattung (Anlage 5b) wird im Internet unter der folgenden Adresse bereitgestellt: Gegenstand der Datenerhebung (Zielsetzung, Begriffserläuterungen) Die Erhebung erfolgte getrennt nach folgenden Kategorien: a) IT-Endgeräte - PC (Desktop, Fat Client), - ThinClient, - Notebook (inklusive Netbooks), - sonstige mobile IT (nur informatorisch). Erhoben wurden auch die Daten für die Nutzung verschiedener Dienstleistungsmodelle (ITIS) zur Bereitstellung der IT-Infrastruktur durch das ITDZ Berlin. Unter die Kategorie Sonstige mobile IT-Endgeräte fallen insbesondere sogenannte HandHelds wie PDA / Palm-Geräte sowie Mobiltelefone mit Blackberry-Technologie und Smartphones. Plausibilität zu den Ergebnissen der Kosten- und Leistungsrechnung Die Daten der IT-BePla dienen u.a. der Plausibilitätsprüfung der in der Kostenund Leitungsrechnung (KLR) erfassten Daten. Abweichungen müssen aufgrund der Systematik der KLR hingenommen und berücksichtigt werden. So werden in der KLR nur die Geräte gezählt, welche auch von der jeweiligen mit dem IT- Service beauftragten Kostenstelle betreut und verrechnet werden dürfen. Seite 13 von 17

18 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 Je nach Organisationsform gehören dazu nicht die Geräte des IT-Services, verfahrensabhängige Geräte, Reservegeräte und Geräte für interne Schulungszwecke sowie nicht von den IT-Services betreute Geräte. b) Bildschirme - Röhren-Monitore (CRT), - Flachbildschirme (TFT). c) Drucker - Standarddrucker, - Multifunktionsgeräte, - Plotter. Gegenüber den Vorjahren wurde auf die getrennte Erhebung von sogenannten Multifunktionsgeräten und Hochleistungsdruckern verzichtet, da die technische Entwicklung die Gerätetypen mittlerweile vereint hat. d) Arbeitsplatzsoftware - (eingesetzte) Office-Software, - (eingesetztes) Betriebssystem. e) Netzzugang - Arbeitsplätze mit Zugang zu einem Netzwerk, - Arbeitsplätze ohne Zugang zu einem Netzwerk Ergebnisse IT-Infrastruktur - Arbeitsplätze - IT-Infrastruktur IT-Arbeitsplätze Art IT-Endgeräte (insgesamt) sowie sonstige mobile IT davon Bezirksverwaltung Hauptverwaltung davon PC ThinClients Notebooks davon ITIS In der Berliner Verwaltung sind über IT-Endgeräte (PC, ThinClients, Notebooks) zuzüglich rd sonstiger mobiler IT-Endgeräte im Einsatz. Es kann nahezu von einer Vollausstattung ausgegangen werden. Nicht enthalten sind nach wie vor die zu Lehrzwecken benötigten IT-Endgeräte. Dennoch gab es Veränderungen. Einer insbesondere in der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft - Bereich Schulen - vorgenommenen Korrektur der Anzahl an IT-Endgeräten ( Geräte waren zwar geliefert, jedoch nicht installiert) stehen mehrere Zuwächse an eingesetzten IT-Endgeräten gegenüber (z.b. SenFin +300, SenGesSoz +100, SenInnSport - Polizei +400 sowie Feuerwehr +100, SenStadtUm +300, SenBildJugWiss - Stammhaus +600). In den Bezirksverwaltungen gab es kleinere Veränderungen. Die Anzahl der Endgeräte im Rahmen des Dienstleistungsangebotes ITIS des ITDZ Berlin muss gegenüber dem Vorjahr aufgrund der o.g. Korrektur in der Senatsverwal- Seite 14 von 17

19 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 tung für Bildung, Jugend und Wissenschaft ebenfalls angepasst werden. Die insgesamt rd ITIS-Arbeitsplätze machen einen Anteil von rd. 15% an den in der Berliner Verwaltung eingesetzten Endgeräten aus. Der Investitionsstau hat sich zwar leicht verringert, doch der Anteil von 30 % an IT- Endgeräten, die älter als 4 Jahre und somit gemäß Nutzungsdauerkatalog zu ersetzen sind, übersteigt den Sollwert von 20 % deutlich Ergebnisse IT-Infrastruktur - Monitore IT-Infrastruktur IT-Arbeitsplätze Art Monitore davon Röhren (CRT)-Monitore Flachbild (TFT)-Monitore Röhren (CRT)-Monitore sind nur noch vereinzelt im Einsatz. Damit kommen fast ausschließlich vergleichsweise energie- und platzsparende Monitore mit Flachbildtechnik zum Einsatz. Die gegenüber den IT-Endgeräten geringe Anzahl der Monitore ergibt sich u.a. aus der Zahl der Notebooks. Dennoch gibt es auch mehrere IT-Arbeitsplätze mit zwei Monitoren bei nur einem Endgerät Ergebnisse IT-Infrastruktur - Drucker IT-Infrastruktur IT-Arbeitsplätze Art Drucker davon Standarddrucker Hochleistungsdrucker Plotter Die Anzahl der Drucker ist insgesamt erneut angestiegen Ergebnisse IT-Infrastruktur Betriebssysteme am Arbeitsplatz IT-Infrastruktur IT-Arbeitsplätze Art Betriebssystem davon MS Windows NT MS Windows XP MS Windows Vista Windows 7 und neuer OpenSource ThinClient Betriebssystem andere Bei den Arbeitsplätzen ist die Umstellung vom zuvor weit überwiegend eingesetzten Betriebssystem Windows XP der Fa. Microsoft (Support bis 2014) zu neueren Betriebssystemen weit fortgeschritten. Die IT-Bestands- und Planungsübersicht enthält Seite 15 von 17

20 IT-Bestands- und Planungsübersicht Jahresbericht 2015 die Daten mit Stand vom Eine Aktualisierung im 3-Monats-Abstand ist dem Parlament zugesagt und wird dem Ausschuss IT-DAT formlos kommuniziert Ergebnisse IT-Infrastruktur Büro-Software am Arbeitsplatz IT-Infrastruktur IT-Arbeitsplätze Art Büro-Software davon Microsoft Office Microsoft 2003 u. älter Microsoft 2007 u. neuer andere Office-Software In der Berliner Verwaltung werden weiterhin weit überwiegend Büro- Softwareprodukte der Fa. Microsoft eingesetzt. Die unter beschriebene Ablösung älterer Produkte kann auch hier nachvollzogen werden. In größerem Maß wird lediglich in zwei Verwaltungen ein quelloffenes und weitestgehend kostenfreies Produkt eingesetzt. Wenige Verwaltungen bieten ihren Dienstkräften derartige Produkte zusätzlich zu den etablierten Microsoft-Produkten zur Erledigung ihrer täglichen Arbeit an, was die insgesamt höhere Zahl an Software gegenüber den IT-Arbeitsplätzen erklärt IT-Infrastruktur - Server Eine Übersicht über die Serverinfrastruktur - ist als Anlage 6a) beigefügt. Die detaillierte Darstellung der in der Berliner Verwaltung verwendeten Server (Anlage 6b) ist im Internet unter der folgenden Adresse bereitgestellt: Gegenstand der Datenerhebung (Zielsetzung, Begriffserläuterungen) Die Erhebung erfolgte getrennt nach folgenden Kategorien: a) Server (physikalische Server sowie virtuelle Serverfunktionalitäten) einschließlich der vom ITDZ für die Berliner Landesverwaltung bereitgestellten Systeme, b) Server-Betriebssysteme, c) Groupware (nur Angabe zum eingesetzten Produkt) Ergebnisse IT-Infrastruktur - Server - IT-Infrastruktur Server Art Server (insgesamt) davon Bezirksverwaltung Hauptverwaltung ITDZ davon physikalisch virtuell In den Behörden der Berliner Verwaltung sind (physikalische) Server sowie virtuelle Serverfunktionalitäten in Betrieb. Darin sind die im ITDZ für den Be- Seite 16 von 17