Handbuch cobra-winline Schnittstelle. v

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2 Inhaltsverzeichnis Einleitung 3 Lieferumfang 3 Systemvoraussetzungen 3 Installation der Anwendung 4 cobra vorbereiten 4 Konfiguration cowi 5 Abschluss der Konfiguration 9 Testen der Übertragung mittels cowi.exe 9 cowi starten 10 Einrichten der Statistik 10 Wichtige Hinweise; FAQs 11 Seite 2 von 12

3 Einleitung Vielen Dank, dass Sie sich für die cobra-winline Schnittstelle (cowi) entschieden haben. Sie überträgt Daten von cobra Adress PLUS, CRM PLUS und CRM PRO zur MESONIC WINLine oder umgekehrt. Ein bidirektionaler Abgleich ist nicht möglich! Das Handbuch schildert, wie Sie die Schnittstelle einfach und schnell in Betrieb nehmen. Sowohl in cobra als auch in der WINLine können Daten der Adressen und Belege größtenteils individuell gestaltet werden. Der cowi Standard kann also nur einen kleinen Teil dieser Möglichkeiten abdecken. Lieferumfang Die cowi besteht aus sechs Dateien: cowiadmn.exe cowi.ini cowi.exe cowiservice.exe cowiserviceinstall.bat cowiserviceuninstall.bat Konfiguration der cowi Beinhaltet Ihre Einstellungen (ändern Sie die Datei nicht manuell ab) Zum Testen geeignet, zeigt den Verlauf der Übertragung an Der Dienst Installiert den Dienst Deinstalliert den Dienst Systemvoraussetzungen Hardware Grundsätzlich gelten für die cowi die gleichen Systemvoraussetzungen wie für die MESONIC WINLine und cobra CRM Produkte. Aus Performancegründen empfehlen wir die Installation auf einem Server. Am besten auf dem Server, auf dem der MS SQL Server installiert ist. Sollten der WINLine und der cobra-server zwei physikalisch getrennte Server sein, so ist eine Übertragung grundsätzlich möglich. Über die Übertragungsgeschwindigkeit kann hier aber keine Aussage getroffen werden. MESONIC WINLine Die MESONIC WINLine muss in der Version 9.1 oder höher installiert sein. Wichtig: Jeder Mandant muss in einer separaten Datenbank liegen. cobra CRM Produkte Wir testen ausschließlich mit den aktuellsten Versionen der cobra Produkte. Somit sollte die aktuellste cobra Version installiert sein. Seite 3 von 12

4 Installation der Anwendung Entpacken Sie das cowi.zip in ein Verzeichnis auf dem Server. Starten Sie mit einem Doppelklick auf die cowiadmn.exe. Kopieren Sie die mitgelieferte Datei cowi.key in dasselbe Verzeichnis. Die cowi ist nicht mehrmandantenfähig. cobra vorbereiten Felder anlegen Um den reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten, benötigen Sie in cobra vier Pflichtfelder. Abb.1: Die Pflichtfelder in cobra Legen Sie diese als Adressfelder an. Die Felder Konto WINLine und Kontotyp WINLine sowie Ansprechpartner WINLine bauen Sie in Ihre Ansicht ein. Das Feld ID cowi können, müssen Sie aber nicht einbauen. Es darf während des Arbeitens mit cobra auf keinen Fall manuell verändert werden! Feldname Feldtyp Konto WINLine Text, 20 Kontotyp WINLine Text, 20 ID cowi Text, 20 Ansprechpartner WINLine Ja/Nein Bei einer Übertragung von cobra zur WINLine setzt das Feld Ansprechpartner WINLine den Haken in der Spalte Standard des Ansprechpartners in der WINLine. Hier muss der Anwender dafür Sorge tragen, dass der Haken pro Nebenadresse nur einmal vergeben wird, da in der WINLine das Kennzeichen eindeutig ist. Auswahlliste anlegen Das Anlegen einer Auswahlliste ist zwar kein Muss, aber sehr empfehlenswert. Legen Sie eine neue Auswahlliste an, z.b. Kontotyp WINLine. Diese muss die Werte 1. Kunde 2. Interessent 3. Lieferant 4. Anfragelieferant 5. Keine Übertragung enthalten. Ordnen Sie die Auswahlliste dem Feld Kontotyp WINLine zu. Legen Sie fest, dass nur Werte aus der Auswahlliste enthalten sein dürfen. Seite 4 von 12

5 Konfiguration cowi Register Basisdaten Nach erfolgreicher Installation starten Sie im Installationsverzeichnis die cowiadmn.exe. Abb.2: Die Konfiguration der cowi Bereich cobra und WINLine Hinterlegen Sie zuerst die Datenverbindung zur cobra Datenbank und zur den WINLine Datenbanken im Bereich cobra bzw. WINLine. Der Bereich WINLine System DB wird im Moment nicht genutzt. Sie können dort allerdings Ihren Lizenzschlüssel einsehen. Bereich cowi Felder Ordnen Sie hier die in cobra angelegten Felder zu. Bereich cowi Felder Umsätze Ordnen Sie hier die in cobra angelegten Felder zu. Seite 5 von 12

6 Bereich Zeitsteuerung Durch die Minutenangabe im Feld Intervall können Sie das Zeitintervall festlegen, in dem die Übertragung stattfinden soll. Die Übertragung findet ausschließlich auf dem Server statt. Das Zeitintervall ist abhängig von der zu übertragenen Datenmenge und muss ggf. in Ihrem Netzwerk getestet werden. Bedenken Sie: Ein kurzes Intervall führt dazu, dass der Server häufig Daten überträgt und dementsprechend kontinuierlich Ressourcen (CPU, Hauptspeicher) belegt. Der Haken Autostart wird im Kapitel cowi starten erklärt. Bereich Wirtschaftsjahr / Mandant Wählen Sie hier den Mandanten aus. In den Feldern für die BKZ (Bilanzkennzeichen der WINLine) können Sie eine Vorbesetzung für Anlage neuer Kunden, Interessenten, Lieferanten und Anfragelieferanten hinterlegen. Die Felder Konto-Limit Kd/Lf. dienen zur Eingabe der maximalen Obergrenze der neuen Kontonummern. Wenn Sie z.b. ein debitorisches Sammelkonto eingerichtet haben, Ihre letzte reguläre Kontonummer aber lautet, möchten Sie ja, dass als nächste Nummer vergeben wird und nicht Dann hinterlegen Sie als maximalen Wert. Seite 6 von 12

7 Register Feldzuordnungen Hauptadresse Ordnen Sie die Felder der Hauptadresse zu, indem Sie in der mittleren Spalte auf einen Eintrag gehen und dann in der linken Spalt cobra Felder Hauptadresse oder rechts WINLine Felder Hauptadresse ein Feld doppelklicken. Für eine neue Zuordnung markieren Sie den untersten Eintrag *->* und klicken dann wie beschrieben. Die Hauptadresse ist in der WINLine im Register Adresse im Personenkonto zu finden. Abb.3:Zuordnung Hauptadresse Die cowi liefert eine lauffähige Zuordnung mit. Da wir Ihre in cobra eingerichteten Felder nicht kontrollieren können, sind Sie für die Zuordnung weiterer oder anderer Felder selbst verantwortlich. Seite 7 von 12

8 Register Feldzuordnungen Nebenadresse Verfahren Sie hier wie bei der Hauptadresse. Die Nebenadressen finden Sie in der WINLine im Register Ansprechpartner im Personenkonto. Abb.4: Zuordnung Nebenadresse Die Hauptadresse ist in der WINLine das Register Adresse im Personenkonto. Seite 8 von 12

9 Abschluss der Konfiguration Die cowi ist nicht mehrmandantenfähig. Diese Funktion kann aber durch Fluctus IT im Rahmen eines Entwicklungsauftrages eingebaut werden. Klicken Sie auf Anwenden / Speichern, dann wird die Standardkonfiguration mit den soeben konfigurierten Werten abgespeichert. Der Jahreswechsel wird unter Wichtige Hinweise, FAQs erklärt. Testen der Übertragung mittels cowi.exe Zum Testen eignet sich die Datei cowi.exe. Diese kann manuell gestartet werden. Klicken Sie dann unten auf Starten. Im rechten Bereich des Fensters können Sie nun genau verfolgen, was die cowi tut. Klicken Sie auf Stoppen, um den Test zu beenden. Abb.5: Testlauf Seite 9 von 12

10 cowi starten cowi über den Autostart aufrufen Soll die cowi auf einer Einzelplatzinstallation laufen, ist der Haken Autostart in der Administration eine gute Option. Diese startet dann autom. beim Starten des Rechners und läuft im Vordergrund. cowi als Dienst installieren Die automatisierte Datenübertragung auf einem Server erledigt die cowiservice.exe. Sie starten den cowi Dienst über die cowiserviceinstall.bat und beendet ihn über die cowiserviceuninstall.bat. Beide Dateien müssen im Verzeichnis liegen, in der auch die cowiservice.exe liegt. Einrichten der Statistik Richten Sie die Statistik nur selbst ein, wenn Sie sich mit der cobra Statistik auskennen. Fragen Sie sonst Ihren Fachhandelspartner oder Fluctus IT. Die Statistik wird in der Demoversion nicht mitgeliefert! Kopieren Sie das mitgelieferte Verzeichnis WINLine in das Systemverzeichnis von cobra auf dem Server und dort in das Verzeichnis Navpane. Editieren Sie die Datei Description.xml und hinterlegen Sie im Bereich <ConnectionString> die Werte für den Zugriff auf Ihren SQL Server. Fügen Sie ein weiteres Register in cobra ein und verbinden Sie es mit den Statistiken. Abb.6: Statistik einrichten Seite 10 von 12

11 Wichtige Hinweise; FAQs Wie funktioniert die Zuordnung der Daten? Die Zuordnung der Hauptadressen erfolgt ausschließlich über die Kundennummer. Die Nebenadressen werden anhand der Hauptadresse und der Ansprechpartner ID zugeordnet. Die Ansprechpartner ID ist in cobra ebenfalls vorhanden. Was passiert, wenn Daten in Quelle oder Ziel geändert werden? Ob die Daten in Quell- oder Zieltabelle geändert werden, ist egal. Beim Transfer werden die konfigurierten Spalten von der Zieltabelle mit den Werten der Quelltabelle überschrieben. Eine bidirektionale Datenanpassung ist nicht geplant. Was passiert wenn die Spaltentypen in Quelle und Ziel unterschiedlich sind? Sind die Spaltentypen unterschiedlich, so versucht die cowi, eine automatische Konvertierung vorzunehmen. Gelingt das, so werden die Daten übernommen. Treten Fehler auf, z.b. wird ein Text in ein Datumsfeld übernommen, dann wird dieser in die Errordatei geschrieben. Der Prozess wird beendet, nicht aber der Dienst. Es werden keine Daten übernommen. Wann funktioniert eine Feldkonvertierung? Daten können bei folgenden Feldzuordnungen übernommen werden: Text zu Zahl wenn die Inhalte in Text sich in dem Bereich des Typs bewegen. Zahl zu Text wenn die Textlänge nicht überschritten wird. Datum zu Text wenn die Textlänge nicht überschritten wird. Text zu Datum wenn der Text einem Datumsformat entspricht Wenn bei Text zu Text die Zieltabelle nur 5 Zeichen lang sein darf, so wird hier nicht komplett abgebrochen. Der Datensatz, bei dem eine Überschreitung der 5 Zeichen zustande kommen würde, wird NICHT aktualisiert. Das bezieht sich auf den gesamten Datensatz, beeinflusst aber nicht die Änderungen vorangehender oder folgender Datensätze. ID Spalte der Quell- und/oder Zieltabelle ist nicht der Primary Key? Ob die ID Spalten der Quell-, bzw. Zieltabelle auch gleichzeitig der Primary Key der Tabelle sind, ist egal. Wichtig ist nur, dass die Typen der ID Spalten identisch sind! Empfehlenswert ist hier der Typ BIGINT (SQL Server). Wie gehe ich vor, wenn ich in der WINLine einen Interessenten zum Kunden wandeln möchte? Wenn eine Adresse als Interessent in der WINLine angelegt ist und per cowi transferiert wird, gelten für den Fall, dass diese Adresse nun zum Kunden in der WINLine wird, nachfolgende Regeln. 1. Adresse in cobra auf keine Übertragung setzen 2. Interessent in WINLine zum Kunden wandeln 3. Dann in cobra den Kontotypen und die Kontonummer anpassen. Es ist nicht notwendig, die cowi ID für den Ansprechpartner zu ändern. Beim nächsten Durchlauf der cowi wird der Datensatz aktualisiert. Seite 11 von 12

12 Was passiert, wenn der Kontotyp in cobra geändert wird? Wenn die Kontonummer dabei gesetzt bleibt, wird der alte Datensatz aktualisiert. Der Interessent bleibt Interessent und die Ansprechpartner bleiben ebenfalls vorhanden. Der Kontotyp in der WINLine wird nicht verändert. Wird die Kontonummer gelöscht, so wird ein neuer Kunde angelegt und die Ansprechpartner werden diesem Kunden zugeordnet. Der Interessent bleibt bestehen, hat allerdings keine Ansprechpartner mehr. Eine Adresse in cobra wird gar nicht oder unvollständig übertragen. Dies kann sporadisch passieren. Vermutlich stehen Sie noch in der gerade eingegebenen Adresse in cobra oder haben das Konto im WINLine Personenkontenstamm geöffnet. Wechseln Sie zu einer anderen Adresse oder schließen Sie den Personenkontenstamm. Testweise können Sie auch die Ansicht on cobra aktualisieren. Kann ich Feldnamen in cobra ändern, wenn diese von der cowi genutzt werden? Stoppen Sie den Dienst der cowi. Nehmen Sie die Änderung vor. Kontrollieren Sie sämtliche Zuordnungen im cowi Admin. Nehmen Sie die Zuordnung der Felder erneut vor! Starten Sie den Dienst dann erneut. Was ist beim Jahreswechsel zu beachten? Nichts. Die cowi erkennt automatisch das neue Geschäftsjahr und überträgt die Daten in die WINLine. Seite 12 von 12