SelectLine Rechnungswesen. Version Ausführliche Beschreibung. der Änderungen und Neuerungen

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1 SelectLine Rechnungswesen Version 11.5 Ausführliche Beschreibung der Änderungen und Neuerungen Copyright 2013 by SelectLine Software AG, CH-9016 St. Gallen Der Inhalt dieses Dokuments darf weder vollständig noch ausschnittsweise in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer und mechanischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Die im Dokument verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes /bl/1.5 Seite 1 von 34

2 Inhalt 1 Einleitung Vorgehensweise beim Update/Neustart Mandanteneinstellungen Seite EZ-Verkehr Datenaustausch Bankassistent Logik Optionen optimiert Stammdaten Buchungstexte Bankenstamm Steuerschüssel Konten Kontenplan/Auswertung Bilanz und Erfolgsrechnung mit Vorjahr bei Spiegelkonten und Gewinnz Buchen Buchungstext Detaillierte Quellenangaben EUR-Kurseingabe in Skalierung Standard wieder möglich Zugriffsebenen Buchungsstapel Bankassistent Mandanteneinstellungen Kontoauszug einlesen Bankverbindung prüfen bei MT940 (11.5.3) Sortierung der Positionen (11.5.3) Datenaustausch Skalierung Teilnahme am Datenaustausch Datenaustausch Voreinstellungen Optionen Neuer Menüpunkt Schnittstellen/Datenaustausch Import Export Freigabe Erstmalige Abstimmung Mandant/Treuhänder Funktionsweise Mandantenexport Treuhänderimport Mandantenimport Freigabe Fehlermeldung Fehler beim Verbuchen. Periode ist bereits abgeschlossen! Keine Freigabe (Fehlermeldung Es wurden Daten exportiert, die nicht wieder eingelesen ) Weitere wichtige Hinweise Periodenabschluss Datensicherung Kommunikation Datenbestand Start Datenaustausch Auswertungen Kontoauszug mit Eurowerten MWST-Abstimmung mit allen Konten Typ steuerfrei OP-Verwaltung Verrechnung Debitoren Kreditoren Zahlungsverkehr Aktualisierung des SEPA Formats Nachlassbuchungen Rundungsdifferenzkonto (11.5.3) Kostenrechnung Mandant Einstellungen Kostenrechnung Budgetprüfung der Kosten Mehrwertsteuer Seite 2 von 34

3 11.1 Versteuerungsart effektiv Flexible MWST-Perioden Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode Generelle Information Ausnahme Informationen Mandant Mandanten neu anlegen Einstellungen Finanzamt Stammdaten Steuerschlüssel Konten Auswertungen/Mehrwertsteuer MWST-Formularzuordnung, bisherige und neue Ziffern MWST-Abrechnung, neues Formular Buchen Dialogbuchen Umstellung Versteuerungsart/Jahreswechsel/VKMU Hinweise für bestehende Mandanten D-A-CH Zusammenfassende Meldung Überarbeitung des Österreichischen Zahlungsverkehr (Edifact) Sammler Edifact im Auslandszahlungsverkehr (Österreich) Generalumkehrbuchung in Kostenrechnung Anmerkung: Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen wie Veränderungen im Setup/Installationsprogramm und zum Drucken/Formulareditor finden sie im Dokument Update Programmübergreifendes Version 11.5 und Details zum elektronischen Zahlungsverkehr im Dokument Update Elektronischer Zahlungsverkehr Version Seite 3 von 34

4 1 Einleitung Mit der Version 11.5 werden Microsoft Windows Server 2003, 2008 und 2008 R2 sowie die Microsoft- Betriebssysteme Windows 7 (Versionen Professional und Ultimate), Vista (Versionen Business und Ultimate) und Windows XP Professional unterstützt. Beachten Sie, dass vor allem für den Betrieb im Zusammenhang von PC Kasse mit Touchscreen-Layout keine Windows-Embedded-Betriebssysteme getestet und freigegeben worden sind! Als Datenbanken können die BDE (nur Lohn) und die Microsoft SQL-Server 2005, 2008 und 2008 R2 verwendet werden. Der SQL Server 2000 wird nicht mehr unterstützt. Beachten Sie, dass SQL-Sever 2005 noch angeboten aber der Support seitens Microsoft seit April 2011 eingestellt und nur noch über die Service- Packs angeboten wird. Spätestens mit der Version 12 kann SelectLine nicht mehr mit dem SQL-Server 2005 betrieben werden. Hinweis: Microsoft beendet(e) die Unterstützung für die Betriebssysteme Windows XP mit SP2 sowie Windows Vista ohne Servicepack (SP). Sie sollten bei Nutzung dieser Betriebssysteme die letzten Servicepacks (Vista mit SP2 und Windows XP mit SP3) installieren. In der Version 11.5 wurden neben Einzelfunktionalitäten für folgende zusammenhängende Themengebiete Neuerungen und Veränderungen implementiert: Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode Flexible Mehrwertsteuer-Perioden Datenaustausch Bankassistent anstelle Kontierungsassistent sowie für ESR- und LSV+-Rückmeldungen Verrechnung Debitoren Kreditoren Die Reihenfolge der weiteren nachfolgenden Einzelfunktionen ergab sich aus thematischen Bereichen und stellt keine Wertung der Funktionalitäten dar. Jeder Anwender hat für sich sicherlich eine andere Prioritätenliste. 2 Vorgehensweise beim Update/Neustart Vor einem Update auf die Version 11.5 muss der letzte Servicepack-Stand der Version x eingespielt, reorganisiert und eine Mandanten- sowie Programmsicherung erstellt werden. Prüfen Sie die Sicherungen auf Wiederherstellbarkeit. Eine bereits vorhandene Installation muss mindestens den Versionsstand 10.1.x aufweisen. Andernfalls wird beim Start eines Mandanten mit geringerem Versionsstand darauf hingewiesen und der Start bzw. die notwendige Reorganisation abgebrochen. Wird eine Netzwerkinstallation (Serverinstallation) geupdatet, so erkennen die Arbeitsplatz-Installationen auch weiterhin die höhere Version auf dem Server und führen auf Nachfrage das Arbeitsplatz-Update aus. Beachten Sie hierbei die lokalen Rechte des Windows-Nutzers. Beim Update auf die Version 11.5 laufen für einige Tabellen umfangreichere Scripts ab, die etwas Zeit in Anspruch nehmen können (neue Tabelle Sachbuchung Übertragung aus OPOS). Wir empfehlen, vorbeugend die Datenbanken (Mandanten) mit unserem Programm DBChecker zu kontrollieren. Beachten Sie hierzu bitte die Dokumentation zu DBChecker. Seite 4 von 34

5 3 Mandanteneinstellungen Die Mandanteneinstellungen wurden bei entsprechenden Modulen/Skalierungen um die Seiten EZ-Verkehr Datenaustausch Bankassistent ergänzt. 3.1 Seite EZ-Verkehr Beachten Sie hierzu die Dokumentation Update Elektronischer Zahlungsverkehr Version Datenaustausch Siehe Kapitel Bankassistent Siehe Kapitel 6 Seite 5 von 34

6 3.4 Logik Optionen optimiert Die Seite Optionen wurde und wird zukünftig dahingehend überarbeitet, dass die Freischaltung von Modulen und Funktionen, die in den Mandanteneinstellungen über eigene Seiten verfügen, jeweils in dieser vorgenommen werden. So werden konkret die Zuschaltung von Kostenrechnung Datenaustausch auf der jeweiligen Seite ausgeführt und lediglich die Aktivierung der OP-Verwaltung und Konsolidierung erfolgt weiterhin auf der Seite Optionen. Seite 6 von 34

7 4 Stammdaten 4.1 Buchungstexte Mit der neuen Version stehen in den Textzeilen zu den Buchungstexten jeweils 80 Zeichen zur Eingabe zur Verfügung. 4.2 Bankenstamm Der Bankenstamm wurde aktualisiert und die Banken des Fürstentums Lichtenstein implementiert. 4.3 Steuerschüssel Die Steuerschlüsseltabelle wurde in Bezug auf die Saldo- und Pauschalbesteuerung angepasst. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Konten Analog zur Version 10 wurde in der Skalierung Standard die EUR-Anzeige wieder beim Konto auf der Seite Konto implementiert. Seite 7 von 34

8 4.5 Kontenplan/Auswertung Bilanz und Erfolgsrechnung mit Vorjahr bei Spiegelkonten und Gewinnzeile (11.5.1) vorher bis : neu ab : Hier wurde eine Änderung implementiert, in dem bei einer Bilanz mit Vorjahresvergleich, in dem bei Spiegelkonten oder beim Gesamtergebnis ein unterschiedliches Vorzeichen resultiert, die Vergleichswerte nun zwischen Aktiven und Passiven getrennt werden. D. h. wenn z. B. im aktuellen Jahr ein Verlust von und im Vorjahr ein Gewinn von besteht, dann wird bei einer Bilanz mit Vorjahresvergleich der Gewinn nicht mehr in der Spalte Vorjahr mit neben dem Verlust in den Passiven, sondern in der Spalte Vorjahr als Gewinn in den Passiven ausgewiesen. So ist gewährleistet, dass die Bilanzsumme der Spalte Vorjahr mit der Bilanzsumme einer Bilanz im Vorjahr mit der Spalte Aktuell weiterhin tatsächlich übereinstimmt. Gleich verhält es sich mit den Spiegelkonten wenn z. B. ein Bankkonto während des Vergleichszeitraumes unterschiedliche Vorzeichen aufweist. Dies bringt mit sich, dass im Kontenplan die bis dato unter Passiven verwendete Gewinnzeile Verlust manuell in die Aktiven verschoben werden muss. Da in der Erfolgsrechnung neu einfach eine zusätzliche Zeile eingeblendet wird, ist in jenem Teil keine Anpassung erforderlich: Sollte aber wie ursprünglich in der Bilanz mal möglich, der Verlust und Gewinn nach wie vor nebeneinander ausgewiesen werden, empfehlen wir die Gewinnzeile nicht mehr als Spiegelkonten sondern nur noch als einfaches Konto zu verwenden und dies neutral z. B. als Ergebnis zu verwenden. So würde der Verlust auch immer in den Passiven als Minusposten ersichtlich erscheinen. Alternativ könnte auch das Formular so angepasst werden, dass bei einem negativen Ergebnis das Wort Verlust und bei einem positiven Ergebnis das Wort Gewinn ausgegeben wird. Nicht zu empfehlen ist die Platzierung beider Spiegelkonten in den Passiven, da dies gegen die Logik der Funktion der Spiegelkonten verstösst und somit auch keine korrekte Darstellung gewährleistet werden kann. Seite 8 von 34

9 5 Buchen 5.1 Buchungstext Es können nun zweimal bis zu 80 Zeichen im Buchungstext erfasst werden. Dadurch wurde auch die Aufteilung der Buchungstexte von einer auf zwei Zeilen verteilt. 5.2 Detaillierte Quellenangaben Das neu in der Buchungstabelle integrierte Feld QuelleDetail gibt detaillierte Informationen über den Ursprung einer Buchung. Es werden folgende Kennzeichnungen verwendet: A - ANLAG DA - Datenaustausch EZ - Einzahlungsschein FC - Fakt COM FD - Fakt direkt B - Bankassistent KC - Kasse COM KD - Kasse direkt M - manuell gebucht O - OP-Verwaltung S - Stapel SA - Stapel aus ANLAG SD - Stapel aus DATEV SB - Stapel aus Bankassistent ST - transitorischer Stapel SW - wiederkehrender Stapel VA - Valuta-Ausgleich VJ - Vortrag aus Jahreswechsel VO - Vortrag Offene Posten VS - Vortrag Sachkonten Bilanz Z - Zahlungslauf Seite 9 von 34

10 5.3 EUR-Kurseingabe in Skalierung Standard wieder möglich Durch Betätigung des Icons oder mittels Kurs zu erfassen. besteht wieder die Möglichkeit, einen Schattenwährungsbetrag direkt in EUR 5.4 Zugriffsebenen Die Funktionalität der Zugriffsebenen wurde um eine weitere Stufe ausgebaut: Wird aus dem Auftrag ein Direktexport in das SelectLine Rechnungswesen vorgenommen, wird nun auch für den exportierenden Mitarbeiter eine Prüfung auf die für ihn hinterlegten Zugriffsebenen durchgeführt. Besitzt der Mitarbeiter z. B. keine Berechtigung, Erlöskonten anzusprechen, wird der Export mit einer eindeutigen Fehlermeldung abgewiesen. 5.5 Buchungsstapel Beim Stapel-Import von Buchungssätzen werden Leerzeilen und Zeilen ohne Trennzeichen ignoriert. Seite 10 von 34

11 6 Bankassistent Der bisher in der Skalierung Platin im Menü Buchen bestehende Kontierungsassistent wurde neu in Bankassistent umbenannt und funktionell erweitert. vorher in neu in Die Idee war, ein einheitliches Tool zu schaffen, um elektronische Rückmeldungen zentral einlesen und verarbeiten zu können. Da gleichzeitig entschieden wurde, im SelectLine Auftrag die Funktionalität des ESR- Einzahlungsscheindrucks sowie dessen Rückmeldungen in die Skalierung Standard zu implementieren, wodurch zudem die bisherige Lizenz für den elektronischen Zahlungsverkehr entfällt, wird dies neu zentral im sogenannten Bankassistenten abgehandelt. Der Bankassistent bietet wie bisher die Unterstützung beim Kontieren und Verbuchen elektronischer Kontoauszüge und neu zusätzlich das Verarbeiten von VESR-Zahlungen und LSV+-Rückmeldungen. Letztere Funktionalitäten stehen dadurch auch ab der Skalierung Standard im SelectLine Auftrag und Rechnungswesen OPOS zur Verfügung. Umfassende Erläuterungen über das Handling finden Sie im Dokument Update Elektronischer Zahlungsverkehr Folgende Tabelle soll Ihnen eine Übersicht über die Verfügbarkeit und Anwendung des Bankassistenten aufzeigen: Programm Easy Standard Gold Platin Rechnungswesen Kontoauszüge OPOS ESR/LSV+ ESR/LSV+ ESR/LSV+ Auftrag ESR/LSV+ ESR/LSV+ ESR/LSV+ Setzt ein Anwender nur Rechnungswesen Easy, Standard oder Gold ein, steht der Menüpunkt Bankassistent nicht zur Verfügung. Wurde Rechnungswesen Platin lizenziert, steht anstelle des bisherigen Kontierungsassistenten neu der Bankassistent zur Verfügung. Wurde Rechnungswesen mit dem Modul OPOS lizenziert, steht ab der Skalierung Standard der Bankassistent insofern zur Verfügung, als dass Zahlungsdateien (ESR, LSV+) eingelesen werden können. Hat der Anwender Rechnungswesen OPOS in der Skalierung Platin, stehen zusätzlich die diversen bisherigen Kontoauszugsformate zur Auswahl. Seite 11 von 34

12 6.1 Mandanteneinstellungen Da es bis dato für die ESR- und LSV+-Rückmeldungen keiner speziellen Einstellungen bedurfte, war die Seite Bankassistent im Rechnungswesen somit erst ab der Skalierung Platin freigeschaltet, in dem grundsätzliche Einstellungen dafür vorgenommen werden. Da hier aber auch die Buchungstexte für die ESR- und LSV+-Rückmeldungen definiert werden können, wurde diese Seite ab der Version auch ab der Skalierung Standard bei aktiver OPOS-Lizenz freigeschaltet. Hinweis: Diese Seite ersetzt die bis dato im Kontierungsassistenten unter den Einstellungen oder Icon erreichbaren umfangreichen Allgemeinen Einstellungen. Diese wurden im in den Mandanteneinstellungen stark komprimiert, da neu beim Einlesevorgang des jeweiligen Kontoauszug-Formates die jeweils entsprechenden Definitionen vorgenommen werden können. Der Buchungstext (Zahltext) kann in Formelschreibweise definiert werden wie z. B.: if({optext1}="";{vwz1};{optext1}) Zusätzlich zu den Standard-OP-Informationen können noch zwei weitere Felder aus der OP-Tabelle in die Bankassistent-Position eingeblendet werden. Dies ermöglicht, u. a. auch Extrafelder anzeigen zu lassen. Zudem ist es optional möglich, Offene Posten, die bereits einer nicht verarbeiteten Kontierungsposition zugeordnet sind, für eine weitere Zuordnung zu sperren. Somit werden doppelte Zuweisungen verhindert. Mit dem Platzhalter "Leer" wurde im Bankassistenten die Möglichkeit geschaffen, den Buchungstext von Zahlungen leer zu lassen. Seite 12 von 34

13 6.2 Kontoauszug einlesen Die Daten der Kontoauszugsdatei werden mit dem Einlesen über in die Positionstabelle des Bankassistenten komplett oder ab einem bestimmten Datum übertragen. Es besteht ein Schutz im Programm, damit bereits importierte Datensätze nicht doppelt eingelesen werden können. Folgende Formate der Kontoauszugsdatei können eingebunden werden: MT940 (Swift und Non-Swift) Multicash Postbank Quicken (unterschiedliche Datumsformate) Starmoney ESR-Zahlungsdateien Hinweis: Für das Format MT940 müssen Kontonummer und Bankleitzahl im Bankbezug mit den Angaben im Kontoauszug übereinstimmen Bankverbindung prüfen bei MT940 (11.5.3) Da diverse Standards über den MT940 existieren, kann es vorkommen, dass die Bankverbindung des Bankbezuges auf dessen Gültigkeit geprüft wird. Da die Bankverbindung ja bekanntlich ein OPOS-Modul erfordert oder dies gänzlich irrelevant sein soll, kann mit dieser neuen Checkbox Bankverbindung prüfen diese Prüfroutine aktiviert oder deaktiviert werden. Seite 13 von 34

14 6.3 Sortierung der Positionen (11.5.3) Durch die Einführung des Bankassistenten und die damit verbundenen neuen Logiken von Kopf- und Positionsdaten, konnte keine Sortierung mehr der Datensätze für den Ausdruck vorgenommen werden. Dies wurde nun wieder implementiert und kann bei Bedarf über einen separaten neuen Menüpunkt innerhalb des Druckens gewählt werden. Der Menüpunkt Positionen drucken erscheint ab dem erstmaligen Einlesevorgang eines Files. Wenn Positionen drucken gewählt wurde, markiert das Programm automatisch ALLE Positionen und erzeugt das Dialogfenster Positionen Bankassistent mit den nebenstehenden Sortierkriterien und der zusätzlichen Auswahl zwischen Aufsteigend Absteigend Damit verbunden ist auch eine neue Druckvorlagenart *.VGL, deren Systemvorlagen aber 1:1 identisch der bisher bestehenden Druckvorlagenart *.VGP durch uns angepasst wurde. Diese Information ist auch als Hinweis gedacht, wenn Sie hier eigene Druckvorlagen erstellt haben sollten, dass diese ggf. für den Positionsdruck ebenfalls angepasst bzw. kopiert werden müssen. VGP: Buchung/en markierter Positionen drucken VGP: Buchung/en aller Positionen drucken VGL: Positionen drucken Seite 14 von 34

15 7 Datenaustausch Die Funktionalität des Datenaustauschs wurde zur Vereinfachung des Datentransfers zwischen Treuhänder und Mandant entwickelt. Trotz Versionsunterschieden im SelectLine Rechnungswesen kann der Treuhänder die Daten mit seinen Mandanten abgleichen und austauschen. Der Austausch erfolgt in einem der üblichen Datensicherung ähnlichen LZX-File, das aber, wie erwähnt, versionsunabhängig ist. Achtung! Damit mit der Systematik des Datenaustausches begonnen werden kann, ist es wichtig, dass aufgrund neuer Tabellenfelder für die Identifizierung, Mandant wie Treuhänder auf dem Versionsstand sind! Erst ab dieser Version ist die Unabhängigkeit gewährleistet. 7.1 Skalierung Der Datenaustausch steht ab folgenden Skalierungen zur Verfügung Standard (Datenaustausch Mandant/Export der Daten) Platin (Datenaustausch Treuhänder) Somit stehen alle Programmfunktionen für den Mandanten zur Verfügung und ab der Skalierung Platin sind auch die für den Treuhänder benötigten Leistungen integriert. 7.2 Teilnahme am Datenaustausch Um am Datenaustausch teilnehmen zu können, ist es erforderlich, unter der neuen Seite Datenaustausch unter Mandant/Einstellungen zuerst die Checkbox Datenaustausch aktivieren im Bereich Datenaustausch zu aktivieren Datenaustausch Ab der Skalierung Standard kann nun für einen Mandanten (Kunden) der Mandant ausgewählt werden. Ab der Skalierung Platin steht zusätzlich der Eintrag Treuhänder zur Verfügung, der dem Treuhänder den Import der Mandanten-Daten ermöglicht Voreinstellungen Hier kann ein Import- und Export-Verzeichnis festgelegt werden, wobei auch für beide Dateien dasselbe Verzeichnis gewählt werden kann. Seite 15 von 34

16 7.2.3 Optionen Import direkt verarbeiten Ist die Option Import direkt verarbeiten gewählt, erfolgt die Verarbeitung der importierten Buchungen sofort nach dem Import. Wurde die Auswahl nicht getroffen, stehen die importierten Buchungsdaten unter Schnittstellen/Datenaustausch/Freigabe zur manuellen Verarbeitung bereit. Auch mit Import direkt verarbeiten wird ein Eintrag in Freigabe generiert nicht zuletzt auch aus den später geschilderten Gründen der Historie. Periode nach Export automatisch abschliessen Ist die Option Periode nach Export automatisch abschliessen gewählt, erfolgt der Periodenabschluss per jene gewählte Periode direkt mit dem Export. 7.3 Neuer Menüpunkt Schnittstellen/Datenaustausch Durch die Aktivierung der Option Datenaustausch ergibt sich im Menü Schnittstellen ein neuer gleichlautender Menüpunkt Import Hier werden beim Treuhänder die vom Mandanten zugesandten Daten oder beim Mandanten die vom Treuhänder zugesandten Daten importiert Export Hier werden beim Treuhänder die vom Mandanten zugesandten und ggf. korrigierten Daten oder beim Mandanten die Daten für den Treuhänder exportiert Freigabe Hier werden beim Treuhänder die vom Mandanten zugesandten Daten oder beim Mandanten die vom Treuhänder zugesandten Daten freigegeben, sofern in den Mandanteneinstellungen nicht die Option Import direkt verarbeiten aktiviert wurde. 7.4 Erstmalige Abstimmung Mandant/Treuhänder Grundsätzlich könnte der Treuhänder einen Mandant aufbauen und einrichten und diesen seinem Klienten (oder umgekehrt) mittels regulärer Datensicherung zukommen lassen, sofern beide auf derselben Version sind. Ansonsten kann der Treuhänder einen Mandanten z. B. aufgrund des VKMU oder anderer Mandanten eröffnen, der dann beim ersten Import-Vorgang durch die Daten des Klienten überschrieben wird. Seite 16 von 34

17 7.5 Funktionsweise Mandantenexport Der Mandant übermittelt seine GESAMTE Buchhaltung, inklusive Kostenrechnung, OP-Verwaltung und relevanter Stammdaten, bis zu einem bestimmten Zeitraum an den Treuhänder. Dazu exportiert er über Schnittstellen/Datenaustausch/Export seine Daten. Durch den Export entsteht eine versionierte lzx-datei, deren Bezeichnung wie folgt aufgebaut wird: Präfix MAND_ für Mandant oder TREU_ für Treuhänder Mandantennummer _ñ (fortlaufende Nummer) Die Datei wird am Schluss durch eine fortlaufende Nummer gekennzeichnet, die die Version des Exports wiedergibt. Der Treuhänder liest somit die Datei MAND_* ein und der Mandant dann diejenige mit TREU*. Am Schluss des Exports erfolgt ein detailliertes Protokoll der obenerwähnten exportierten Daten. Seite 17 von 34

18 Sind die Daten einmal ausgegeben, kann erst nach dem Einlesen der Korrekturen vom Treuhänder ein erneuter Export erfolgen oder der Export wird wieder gelöscht werden. Die Buchungssätze erhalten den Status E und sind somit nicht mehr zu ändern oder zu stornieren. Hinweis: Nicht exportierte Datensätze können weiterhin bearbeitet und neue Buchungen angelegt werden. Die Datei wird an den Treuhänder übermittelt Treuhänderimport Der Treuhänder liest die Datei seines Kunden über Schnittstellen/Datenaustausch/Import ein. Es werden ALLE bisher vorhandenen Buchungen mit den neuen Daten überschrieben und in einem Protokoll aufgezeigt. Die Buchungen können nun mit der gewohnten SelectLine-Funktionalität ergänzt, angepasst, storniert oder erweitert werden. Je nach durchgeführtem Geschäftsfall, erhalten die vom Treuhänder bearbeiteten Datensätze folgende Status: L - stornierte Buchung N - neu erstellte Buchung A - geänderte Buchung E - exportierte Buchung Seite 18 von 34

19 Hat der Treuhänder seine Korrektur fertig gestellt, exportiert er seine Änderungen über Schnittstellen/ Datenaustausch/Export. Dabei werden nur die geänderten Daten übermittelt. Achtung! Es werden NUR Buchungen und keine sonstigen (Stamm-)Daten exportiert! Mandantenimport Der Mandant kann nun die Datensicherung seines Treuhänders über Schnittstellen/Datenaustausch/Import einlesen. Je nach gesetzter Mandantenoption Importe direkt verarbeiten werden die Buchungen sofort gebucht oder unter Freigabe zwischengespeichert. Erst nach der Freigabe der Sicherung vom Treuhänder kann ein erneuter Export von der Mandantenseite her erfolgen. Nach der Verarbeitung der Daten können auch alle Buchungssätze im Mandanten wieder bearbeitet werden Freigabe Der Menüpunkt Schnittstellen/Datenaustausch/Freigabe gibt einerseits einen Überblick über alle ausgetauschten Vorgänge und dient andererseits der Verarbeitung der erhaltenen Buchungen. Die Nummerierung erfolgt analog der laufenden Nummer des Datenaustausch-Files. So ist die Möglichkeit gegeben, für jeden Vorgang nachzuvollziehen, welche Änderungen vom Treuhänder durchgeführt wurden. Erfolgte die Verarbeitung der Korrekturen nicht direkt mit dem Import, kann die Verbuchung manuell über die Freigabe ausgelöst werden. Seite 19 von 34

20 Zusätzlich können die Buchungen nach folgenden Status gefiltert werden: Mit dem Schalter können nun die vom Treuhänder erstellten Buchungen verarbeitet werden. Diese werden danach wie folgt protokolliert: Hinweis: Die Schaltfläche Verarbeiten wird aktiv gesetzt, wenn in den Mandanteneinstellungen die Auswahl Import direkt verarbeiten nicht erfolgt ist. Nach erfolgter Verarbeitung sind dann die Schalter ausgegraut. Im Dialogbuchen ist der Status E bei Datenaustausch wieder gelöscht und die Buchungen stehen nun wieder für einen nächsten Export bereit. Wenn mit dem Spalteneditor die vorgängig beschriebe Spalte QuelleDetail eingeblendet wird, ist dort durch den Eintrag DA ersichtlich, dass es sich um Buchungen aus dem Datenaustausch handelt. und Auch ein Zurücksetzen des Vorganges auf manuell erledigt ist möglich, wenn z. B. der Steuerberater noch keine Daten zurückgesendet hat, der nächste Export aber ansteht. Seite 20 von 34

21 7.5.5 Fehlermeldung Fehler beim Verbuchen. Periode ist bereits abgeschlossen! Falls im Mandanten die Option Periode nach Export automatisch abschliessen gesetzt oder manuell ein Periodenabschluss durchgeführt wurde, erscheint beim automatischen Import wie auch bei der Verarbeitung der Freigabe oben stehende Fehlermeldung. Der Periodenabschluss muss somit manuell auf keinen gesetzt werden Keine Freigabe (Fehlermeldung Es wurden Daten exportiert, die nicht wieder eingelesen wurden. ) Sollte widererwarten der Treuhänder keine Änderungen vorgenommen haben oder es sich um eine erstmalige Abstimmung der Stammdaten seitens des Klienten gehandelt haben, würde bei einem erneuten Export diese Meldung erscheinen, da sämtliche Buchungen den Datenaustausch-Status E aufweisen. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten: Der Treuhänder exportiert quasi LEER (eine Datei wird erstellt) und der Mandant liest diese gemäss oben erwähnter Vorgehensweise ein Es wird der quasi LEERE Export durch wieder zurückgesetzt Somit verlieren die Buchungen den Status E wieder. Seite 21 von 34

22 7.6 Weitere wichtige Hinweise Periodenabschluss Ein Periodenabschluss ist nicht zwingend! Dieser dient lediglich dazu, ggf. an den Treuhänder gesandte Buchungen vor weiteren Mutationen zu schützen Datensicherung Beachten Sie, dass eine Datensicherung VOR einem Export und ein Restore NACH einem Export diesen Zustand nicht abfangen können. In einem solchen Fall würden die Daten doppelt übermittelt Kommunikation Der Datenaustausch soll nicht die Kommunikation zwischen Treuhänder und Mandant ersetzten. Nachträgliche Stammdatenerfassungen/-abgleiche etc. müssen unbedingt besprochen werden Datenbestand Start Datenaustausch Der Mandant wie auch der Treuhänder müssen sich im Minimum auf der Version befinden. Seite 22 von 34

23 8 Auswertungen Kontoauszug mit Eurowerten Der Kontoauszug wurde wieder mit der Checkbox mit Eurowerten ergänzt MWST-Abstimmung mit allen Konten Typ steuerfrei Bis anhin wurden in der MWST-Abstimmung (ab Skalierung Gold) Konten der Typen Vorsteuer, Umsatz und steuerfrei berücksichtigt, letztere nur im Falle der Kontenzuordnung Erfolg. Neu werden auch Konten mit der Zuordnung Bilanz aktiv und Bilanz passiv vom Typ steuerfrei berücksichtigt. Seite 23 von 34

24 9 OP-Verwaltung 9.1 Verrechnung Debitoren Kreditoren Eine detaillierte Beschreibung entnehmen Sie dem Dokument Update Auftrag Version Die einzige Änderung liegt darin, dass im Rechnungswesen OPOS die Bezeichnung Debitoren anstelle von Kunden und Kreditoren anstelle von Lieferanten verwendet wird. 9.2 Zahlungsverkehr Aktualisierung des SEPA Formats Das SEPA Format wurde auf die Version 2.5 angepasst. 9.3 Nachlassbuchungen Analog zum SelectLine Auftrag wurde der Dialog Nachlass verbuchen im Rechnungswesen angepasst. 9.4 Rundungsdifferenzkonto (11.5.3) Es kann vorkommen, dass im SelectLine Auftrag in gewissen Konstellationen aus Rundungseinstellungen, Währungen, mehreren Ertragskonten und Kostenstellen/-trägern minime Rundungsdifferenzen in den Belegen entstehen und die im Rechnungswesen nicht verarbeitet werden können. Da solche, teils einmalige Fälle, dadurch sehr schwierig einzugrenzen und abzufangen ist, stellen wir hierfür im Mandanten unter Optionen eine Einstellung für ein Konto zur Verfügung, auf das entsprechende Differenzen verbucht werden. Seite 24 von 34

25 10 Kostenrechnung 10.1 Mandant Einstellungen Kostenrechnung Die Aktivierung der Option Kostenrechnung ist neu im Mandanten auf der Seite Kostenrechnung zu finden. Zudem wurde im Bereich Optionen der Punkt Kostenrechnung für Personenkonten erlauben entfernt, da dieser bis anhin sowieso keine Funktion erfüllte Budgetprüfung der Kosten Ab der Skalierung Gold gibt es jetzt eine Option Mit Verteilung analog zu Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger. Unter Kostenrechnung/Kostenart/Salden/Budget kann die Schlüsselung erfolgen. Ist diese aktiviert, werden die direkt gebuchten und verteilten Kosten jeweils dem Ziel zugerechnet, ansonsten der Quelle. Seite 25 von 34

26 11 Mehrwertsteuer 11.1 Versteuerungsart effektiv Im Hinblick auf das nachfolgend beschriebene Kapitel Saldossteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode ergibt sich bei der Eröffnung des Mandanten bei der Seite Hier geben Sie die Daten zum Geschäftsjahr ein. ein neues Drop Down Menü Versteuerungsmethode, das standardmässig effektiv vorschlägt und bei der effektiven Methode dementsprechend so belassen werden kann. Die Methode kann erst bei einem Jahreswechsel wieder geändert werden! In den Einstellungen des Mandanten ist diese ebenfalls durch eine weitere Zeile sichtbar: 11.2 Flexible MWST-Perioden Im Hinblick auf das nachfolgend beschriebene Kapitel Saldossteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode wurde das Drop Down Menü Zeitraum MWST-Abrechnung mit folgenden Auswahl-Möglichkeiten implementiert: Monat (für Spezial-Abmachung mit der eidgenössischen Steuerverwaltung) Quartal (für effektive [bisher] oder Pauschalsteuersatz-Methode Halbjahr (für Saldosteuersatz-Methode) Jahr (wie bisher, wobei eine ganzjährliche Abrechnung immer möglich ist) Diese Perioden können auch während des Jahres beliebig gewechselt werden. Seite 26 von 34

27 12 Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode 12.1 Generelle Information Mit der Version 11.5 ist es neu nun möglich, Mandate im Rechnungswesen über die sogenannte Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode zu führen und abzurechnen. Weiter ist es auch möglich, im Auftrag den Export für das Rechnungswesen dafür aufzubereiten. Beachten Sie hierzu auch das Dokument Neu in Auftrag Aufgrund der relativ langen Begriffserklärungen und Schreibweisen einigten wir uns auf den durchgängigen Terminus pauschal der aber selbstverständlich auch die Saldosteuersatz-Methode beinhaltet. Hier zeigen wir die Unterschiede auf: Saldosteuersatz-Methode Pauschalsteuersatz-Methode Privatwirtschaft Öffentliche Institutionen, Gemein- und Gesundheitswesen Je nach Steuersatz Umsatz bis max. CHF 5 Mio. KEINE Grenze gegen oben oder zu entrichtende Steuer von max. bis CHF Halbjährliche Abrechnung Vierteljährliche Abrechnung Anzahl Steuersätze max. 2 Anzahl Steuersätze mehr als Ausnahme Wenn in der Pauschalsteuersatz-Methode mehr als zwei Steuersätze verwendet werden, kann dies bei Bedarf so verbucht, aber nicht mehr mit dem von uns hinterlegten Formular ausgewertet werden. Die eidgenössische Steuerverwaltung schreibt in diesem Fall für die Deklaration die Verwendung eines Mischsatzes vor, mit dem die zu entrichtende Steuer des Gesamtumsatzes berechnet wird Informationen Weitere Informationen zur ganzen Thematik und den verschiedenen Steuersätzen entnehmen Sie der Broschüre MWST-Info 12 Saldosteuersätze der eidgenössischen Steuerverwaltung. Beachten Sie zusätzlich die sich auf der DVD befindende Dokumentation Anwendung Saldo- und Pauschalsteuersatz- Methode V11.0, die ebenfalls weitere Infos und die Anwendung bis und mit Version 11.0 aufzeigt Mandant Mandanten neu anlegen Ein neuer Mandant wird auf die herkömmliche Art und Weise eröffnet. Bei der Seite Hier geben Sie die Daten zum Geschäftsjahr ein. wurde ein neuer Punkt Versteuerungsmethode mit folgender Auswahl eingebaut: effektiv: effektive Methode (wie bisher) pauschal: Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode Beachten Sie, dass auch für einen solchen Mandanten nach wie vor der VKMU verwendet werden kann, da dieser um die dafür notwendigen Daten, die später beschrieben werden, ergänzt wurde. Es werden zudem die vereinbarte wie auch die vereinnahmte Methode unterstützt. Seite 27 von 34

28 Einstellungen In den Einstellungen des Mandanten ist nun die Versteuerungsmethode Saldo-/Pauschalsteuersatz- Methode ersichtlich Finanzamt Wählen Sie hier nun aus folgenden Zeiträumen aus: Quartal (für effektive [bisher] oder Pauschalsteuersatz-Methode Halbjahr (für Saldosteuersatz-Methode) 12.3 Stammdaten Steuerschlüssel Wenn Sie nach den Vorgaben des KMU-Mandanten arbeiten, können Sie nach wie vor den Steuerschlüssel 19 verwenden bzw. passen diesen mit dem entsprechenden Steuersatz an. Der Vorlagemandant VKMU wurde um folgende drei Steuerschlüssel ergänzt: 50: Steueranrechnung gem. Formular Nr : Steueranrechnung gem. Formular Nr : Saldo-/Pauschalsteuersatz 2 (z. B. 4.0 %) In den Steuerschlüsseln ergibt sich, in den Details durch die Mandanteneinstellung pauschal bedingt, ein neues Feld Pauschalsteuerschlüssel, das sowohl in der Tabelle ersichtlich ist als auch beliebig platziert und mittels Spalteneditor ein- oder ausgeblendet werden kann: Im VKMU wurden die Steuerschlüssel 2 und 3 je um diese Pauschalsteuerschlüssel 19 und 59 ergänzt Konten Durch die Mandanteneröffnung mit der Einstellung pauschal werden die Konten vom Typ Vorsteuer so belassen und lediglich der Steuercode entfernt. Seite 28 von 34

29 Bei den Konten vom Typ Umsatz stehen anfänglich noch die Steuercodes 2 bzw. 3 drin. Hier kann nun unter den Einstellungen und Zusatzfunktionen mit dem Icon die neue dafür implementierte Funktion Steuercode anpassen aufgerufen und ausgeführt werden: Es erscheinen folgende Meldungen: Danach ist ersichtlich, dass bei sämtlichen Konten der Steuerschlüssel 2 durch 19 und Steuerschlüssel 3 durch 59 ersetzt wurde. Beachten Sie, dass die anderen Umsatz-Steuerschlüsselzuordnung in den Konten beibehalten und, sofern diese überhaupt gebraucht werden, manuell geändert werden können oder das Feld Pauschschalsteuerschlüssel in den entsprechenden Steuerschlüsseln angepasst und nochmals Steuercode anpassen durchgeführt werden kann. Seite 29 von 34

30 12.4 Auswertungen/Mehrwertsteuer MWST-Formularzuordnung, bisherige und neue Ziffern In den bisherigen Ziffern wurde lediglich die Ziffer 200 von Konto 0 bis Konto 9999 und der Steuercode 59 ergänzt. Die nachfolgende Tabelle soll Ihnen einen Überblick über die neuen Ziffern und deren Inhalt/Verwendung verschaffen: Ziffer Bezeichnung Von Konto Bis Konto Steuercode Quelle 320 Leistungen Satz Leistungen Satz Leistungen Satz Leistungen Satz Steueranrechnung gem. Formular Nr Steuer 471 Steueranrechnung gem. Formular Nr Betrag Anmerkungen und Ergänzungen: Ziffer 320 und 330 wurden bewusst leer gelassen, da diese noch das Vorjahr betreffen und im Bedarfsfall selber angepasst werden können Bei der Ziffer 471 empfehlen wir das MWST-Durchlauf-Konto mit dem Steuercode 51 an ein Umsatzsteuerkonto zu buchen, da so die fiktive Vorsteuer vom zu deklarierenden Umsatz kontentechnisch korrekt in Abzug gebracht wird, zumal das Konto 2205 auch beim Anwender als Durchlaufkonto verwendet werden soll. Ansonsten sind hier natürlich entsprechende Korrekturen vorzunehmen MWST-Abrechnung, neues Formular Wurde im Falle der Saldosteuersatz-Methode im Mandanten der MWST- Zeitraum halbjährlich gewählt, kann die Abrechnung nach diesem Kriterium erstellt und ausgewertet werden. Im Dialogfeld Druckausgabe wird automatisch das dafür vorgesehene neue Formular Mehrwertsteuerabrechnung ab 3. Quartal 2010 (Pauschal) (System) vorgeschlagen. Seite 30 von 34

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32 12.5 Buchen Dialogbuchen Hier ändert sich nichts, wenn wie bis anhin MWST-pflichtige Erträge mit einem Steuerschlüssel mit der Berechnungsart Pauschal gebucht wurden. Ansonsten müssen nun die für die Saldo- und Pauschalsteuersatz-Methode vorgesehenen Steuercodes (z. B. 19) verwendet werden, 12.6 Umstellung Versteuerungsart/Jahreswechsel/VKMU Der seit 11.5 neu unter Mandant/Wartung/ Rechnungswesen befindliche Jahreswechsel hat ebenfalls Einfluss auf die Saldo- und Pauschalsteuersatz-Methode. Hier ist es möglich, mit Saldo-/Pauschalsteuersatz-Methode zu steuern, ob ab dem nächsten Buchungsjahr diese Methode aktiviert oder wieder deaktiviert werden soll. Falls der Mandant über die Versteuerungsart Pauschal verfügt, ist diese Checkbox automatisch aktiviert und müsste im Falle eines Wechsels der Versteuerungsart deaktiviert werden. Falls Sie bereits nach einer im erwähnten Dokument vorhandenen Variante arbeiten, müssen bei einem Wechsel u. U. diverse manuelle Anpassungen vorgenommen werden. Wir empfehlen im Zweifelsfall das Anlegen eines komplett neuen Mandanten mit der Versteuerungsart pauschal in Betracht zu ziehen, vor allem dann, wenn es sich um eine mit dem Auftrag gekoppelte Installation handelt, da im Auftrag die Versteuerungsart nicht mehr gewechselt werden kann! Aus diesem Grund haben wir auch ein- und denselben Vorlagemandanten beibehalten und diesen um die erwähnten Steuerschlüssel ergänzt, die dann in der Methode effektiv nicht gebraucht werden bzw. die Vorsteuerschlüssel in der Methode pauschal Hinweise für bestehende Mandanten Bestehende Mandanten, die jetzt schon mit Saldosteuerschlüsseln bebucht wurden, können natürlich weiterhin verwendet werden. Die folgenden Features Flexible MWST-Perioden MWST-Formularzuordnungen MWST-Abrechnungs-Formular (pauschal) stehen auch in bestehenden Mandanten zur Verfügung Seite 32 von 34

33 13 D-A-CH 13.1 Zusammenfassende Meldung Als Erweiterung zu den im Auftrag geschilderten Intrastat- Funktionen wird zur Komplettierung noch die sogenannte zusammenfassende Meldung, zu finden unter Auswertungen/Umsatzsteuer, benötigt. Da hierfür die Mandanten-Länder Deutschland und Österreich Voraussetzung sind, ist mit dieser Auswertung ab der Skalierung Platin verfügbar. Zur Verfügung stehen folgende Ausgabearten: Ausdruck als Vordruck Zusammenfassende Meldung per XML-Datei Protokoll Weitere Informationen zu Intrastat und den dazugehörigen Auswertungen entnehmen Sie bitte dem Handbuch Überarbeitung des Österreichischen Zahlungsverkehr (Edifact) Der österreichische Zahlungsverkehr (Edifact) wurde überarbeitet. Für den Inlandszahlungsverkehr und DirectDebit kann jetzt auch mit der IBAN gearbeitet werden Sammler Edifact im Auslandszahlungsverkehr (Österreich) Beim österreichischen Zahlungsmodul ELBA und Business Line kann die Zahlung mehrerer Kreditoren bzw. Debitoren in einem Sammelauftrag erfolgen. Die Bankprogramme lösen den Sammelbetrag dann auf die einzelnen Kunden- bzw. Lieferantenkonten auf. Für den Auslandszahlungsverkehr besteht nun die Option wie auch im Inlandszahlungsverkehr auszuwählen, ob ein Sammler erstellt werden soll oder nicht. In ELBA wird die Sammlerdatei entsprechend importiert, die Positionen werden aber einzeln übernommen. In Business Line passiert eine Zusammenfassung. Seite 33 von 34