hyscore Sollwerte-Import Version 3.1.6, September 2007

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1 Kurzanleitung In hyscore haben wir den Import von Sollwerten für Kennzahlen wesentlich vereinfacht. Zuvor mußten alle Sollwerte, Schwellwerte und Prozentwerte für jede Kennzahl und jedes Datum in der Importdatei enthalten sein. Seit wird in der Importdatei nur noch der eigentliche Sollwert benötigt, alle anderen Angaben werden als so genannte "Sollwertvorlage" bei der Kennzahl definiert.. Diese Kurzanleitung beschreibt alle nötigen Schritte, um die entsprechenden Importdateien zu erstellen, Sollwertvorlagen einzurichten und den Import auszuführen. Inhalt Kurzanleitung... 1 Einstellungen in hyscore... 2 Externe Ids für Organisationseinheiten eingeben... 2 Externe ID für Drill-Down Ordner eingeben... 2 Externe ID für Filialen/Betriebe eingeben... 3 Externe Ids für Kennzahlen eingeben... 4 Sollwertvorlage erstellen... 4 Aufbau der Importdatei... 6 Hochladen der CSV-Datei auf den hyscore-server... 8 Import-Definition in hyscore... 8 S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 1

2 Einstellungen in hyscore Damit der Import funktioniert, müssen Sie für Organisationseinheiten/Stores und Kennzahlen eindeutige Externe Ids vergeben: Externe Ids für Organisationseinheiten eingeben Üblicherweise wird in hyscore die Organisations- bzw. Scorecardstruktur mithilfe von Drill-Down- Ordnern abgebildet. Benutzer von hyscore FX für Flächenorganisationen müssen die externe ID jedoch nicht bei den Drill- Down-Ordnern, sondern bei den Filialen/Betrieben eingeben. Externe ID für Drill-Down Ordner eingeben Um für die Drill-Down-Ordner die externe ID einzugeben, müssen Sie im Menü Administration / Drill- Down / Drill-Down Ordner wählen. Wählen Sie dann in der Bearbeitungsliste die Scorecards-Struktur aus. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Bearbeiten und klicken Sie den Drill-Down Ordner an, dessen externe ID Sie bearbeiten wollen. S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 2

3 Geben Sie in das entsprechende Feld die Externe ID ein. Für die externe ID dürfen Sie die Buchstaben A-Z, Zahlen, den Unterstrich und Leerzeichen verwenden. Die Externe ID muss für alle Ordner eindeutig sein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit [Übernehmen]. Wiederholen Sie dies für alle Ordner, für die Sie Kennzahlwerte importieren wollen. Externe ID für Filialen/Betriebe eingeben Wählen Sie im Menü Administration / Drill-Down /Filialen/Betriebe. Klicken Sie in der Bearbeitungsliste den Standort an, den Sie bearbeiten wollen. Tragen Sie die Externe ID in das entsprechende Feld ein. Für die externe ID dürfen Sie die Buchstaben A-Z, Zahlen, den Unterstrich und Leerzeichen verwenden. Die Externe ID muss für alle Standorte eindeutig sein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit [Übernehmen]. Wiederholen Sie dies für alle Standorte, für die Sie Kennzahlwerte importieren wollen. S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 3

4 Externe Ids für Kennzahlen eingeben Wählen Sie im Menü hyscore / Kennzahlen und klicken Sie die Kennzahl an, die Sie bearbeiten wollen. Achtung! Benutzer von hyscore FX für Flächenorganisationen sollten die externe ID ausschließlich bei Kennzahlen der Mustervorlagen eingeben, da nur dann die externe ID auf die ausgerollten Standorte vererbt wird! Tragen Sie die externe ID der Kennzahl auf der Registerkarte Stammdaten in das entsprechende Feld ein. Für die externe ID dürfen Sie die Buchstaben A-Z, Zahlen, den Unterstrich und Leerzeichen verwenden. Die Externe ID muss für alle Kennzahlen eindeutig sein. Achtung! Benutzer von hyscore FX für Flächenorganisationen müssen das Ankreuzfeld vererben aktivieren, damit die externe ID bei allen ausgerollten Standorten aktualisiert wird. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit [Übernehmen]. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Kennzahlen, deren Werte Sie importieren wollen. Sollwertvorlage erstellen Wählen Sie in der Bearbeitungsliste die Kennzahl aus, die Sie bearbeiten wollen und wechseln Sie dann zur Registerkarte "Sollwerte": S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 4

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neue Sollwertvorlage]. Geben Sie dann die Regeln für die Schwellwerte in die entsprechenden Felder ein. Im Prinzip erfolgt das so wie bei einem normalen Sollwert, ABER: Hier geben Sie keine konkreten Werte, sondern Prozentwerte des Zieles ein. Wenn Sie später Sollwerte importieren, wird nur noch ein S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 5

6 Zielwert importiert. Die restlichen Schwellwerte für die Ampelphasen und den Zielerreichungsgrad werden während des Imports anhand der Sollwertvorlage automatisch berechnet. Beispiel: Sie geben ein bei der Sollwertvorlage ein: Schwellwert für Rot: 85% Schwellwert für Grün: 95% 0% = 0% 100% = 100% Grundlinie = 80% Wenn Sie dann einen Zielwert von Euro als Sollwert importieren, errechnet hyscore automatisch die folgenden Werte: Schwellwert für Rot: 85% von Euro = Euro Schwellwert für Grün: 95% von Euro = Euro 0% = 0% von Euro, also 0 Euro 100% = 100% von Euro, also Euro Grundlinie = 80% von Euro, also Euro Dabei wird immer die Sollwertvorlage benutzt, die vom Datum her als erste VOR dem importierten Sollwert liegt. Sie können beliebig viele Sollwertvorlagen anlegen. Aufbau der Importdatei Importiert werden Textdateien im CSV-Format, diese lassen sich sehr einfach z.b. mithilfe von Excel erstellen. Außerdem ist auch ein Import aus einer SQL-Datenbank möglich, diese muß den gleichen Spaltenaufbau besitzen wie die im Folgenden beschriebene CSV-Datei. Die Datei muss folgenden Aufbau besitzen: In der Kopfzeile stehen die Feldnamen, dabei sind jedoch lediglich die Spaltennamen für die Kennzahlenwerte von Bedeutung. Für die erste und zweite Spalte können Sie einen beliebigen Spaltennamen wählen, lediglich der Name ID ist nicht zulässig. Wir schlagen vor, Sie nennen die erste Spalte Orgaeinheit und die zweite Spalte Datum. Ab der dritten Spalte folgen die Sollwerte für die Kennzahlen. Tragen Sie die externe ID der Kennzahl als Spaltentitel ein. Die Sollwerte der zugehörigen Kennzahl müssen dann jeweils immer in dieser Spalte stehen. Tragen Sie bei leeren Werten ein Leerzeichen ein oder die als "Skipstring" definierte Zeichenkette (s.u.). 1. Spalte Externe ID der Orgaeinheit (d.h. des Drill-Down Ordners) bzw des Standortes 2. Spalte Datum, im gleichen Format wie beim Benutzer eingestellt. Hinweis: Sollwerte gelten so lange bis sie geändert werden. Das Datum eines Sollwertes S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 6

7 ab 3. Spalte sollte VOR dem zugehörigen Stichtag in hyscore liegen, also z.b. bei monatlicher Erfassung am Monatsersten, bei wöchentlicher Erfassung am Sonntag der Woche, etc. Sollwert der Kennzahl für die Orgaeinheit/den Standort zum angegebenen Datum, dabei muss der Spaltenname mit der externen ID der zugehörigen Kennzahl übereinstimmen. Beispiel: Die Reihenfolge der Datensätze bezüglich Orgaeinheit und Datum kann dabei beliebig gemischt sein. Um aus der Excel-Tabelle eine CSV-Datei zu erstellen, müssen Sie Datei / Speichern unter wählen. Wählen Sie im anschließenden Dialog den Dateityp CSV (Trennzeichen getrennt) aus. Danach erscheint eine Warnmeldung von Excel mit dem Hinweis, dass eine CSV-Datei nicht mehrere Arbeitsblätter enthalten kann. Bitte bestätigen Sie mit [OK]. S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 7

8 Anschließend erscheint eine weitere Warnmeldung mit dem Hinweis, dass einige Formatierungen nicht gespeichert werden können. Bestätigen Sie hier mit [Ja] Anschließend schließen Sie bitte die Datei, OHNE die Änderungen zu speichern. Klicken Sie hier also auf [Nein]. Hochladen der CSV-Datei auf den hyscore-server Wählen Sie im Menü hyscore / Import. Klicken Sie in der Buttonleiste über der Bearbeitungsliste auf den Button Importdatei hochladen und folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die CSV-Datei hochzuladen. Import-Definition in hyscore Die Konfiguration erfolgt üblicherweise in der Import-Anwendung, die Sie unter dem Menüpunkt "Import" im Admin-Menü aufrufen können. Auf der Registerkarte "Stammdaten" legen Sie die Art des Imports und der zu importierenden Daten fest. Abhängig von Ihrer Auswahl ändern sich die Einstellmöglichkeiten auf den anderen Registerkarten. S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 8

9 Auf der Registerkarte "Quelldatei" legen Sie den Namen der Quelldatei und das Trennzeichen fest. Mit der Karte "Felder und Formate" legen Sie die Spalten für die Organisationseinheit und für das Datum fest. Alle anderen Spalten können Kennzahlwerte enthalten. S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 9

10 Außerdem müssen Sie hier das Zahlen- und Datumsformat einstellen. Neu ist die Datumsanpassung: Damit können Sie das Datum des Sollwertes in die dort ausgewählte Periode verschieben, z.b. den Vormonat. Beim Typ der externen Organisations-ID legen Sie fest, ob die Werte in der Spalte für die Organisations-ID als Zahlen oder Zeichenketten interpretiert werden sollen. Der Wert " ABC" wird numerisch interpretiert zur Zahl Als Zeichenkette bleibt er dagegen " ABC". Die hier gewählte Einstellung muß zu den externen Ids passen, die Sie bei den Drill- Down-Ordnern und/oder Stores eingetragen haben. Auf der letzten Registerkarte "Optionen" können Sie festlegen, wie die Werte verarbeitet werden sollen. Außerdem können Sie festlegen, ob das Importprotokoll ausführlich oder kurz sein soll. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, den Import für den Zeitplaner zu speichern. S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 10

11 Achtung! Wenn Sie "Bisherige Daten ersetzen" auswählen, werden vor dem Import alle vorhandenen Sollwerte gelöscht! *** Ende dieses Dokumentes *** S:\vertraulich\Produkte\hyScore\doku_produktinfo\kurzanleitungen\import_sollwerte.doc Seite 11

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