Amicron-Import PDF-Handbuch

Transkript

1 Amicron-Import PDF-Handbuch (c) Amicron Software

2 I Hilfe zu Amicron Import Inhaltsverzeichnis Amicron Import 4 Funktionsüberblick 4 Amicron Import - Startseite 5 Mit Importeinstellungen arbeiten 6 1. Neue Importeinstellung... erstellen 6 2. Vorhandene... Importeinstellungen ändern 6 3. Details -... Vorhandene Importeinstellungen ohne Änderung übernehmen 6 4. Importeinstellungen... einlesen 7 5. Vorhandene... Importeinstellung ohne Änderung übernehmen 7 5. Neue Importeinstellung erstellen 7 1. Quelldatei... auswählen 7 2. Quelltabelle... bei Access-Dateien wählen 9 3. Zieldatei... auswählen 9 6. Feldzuordnungen vornehmen Automatische... Zuordnung Ein Feld... der Quelldatenbanktabelle einem Feld der Zieldatenbanktabelle zuordnen Feld der... Zieldatenbanktabelle auswählen Feld der... Quelldatenbanktabelle auswählen Zuordnung... aufheben Feldzuordnung: Optionen einstellen Bei nummerischen... Werten, Ausrichtung Vorgabewert... setzen Multiplizieren Dividieren Bei Überlänge String nur... von bis übernehmen Zielfeld... aktualisieren, wenn Datensatz bereits vorhanden ist Runden Formeln Formeleditor Bilder importieren... 20

3 Inhalt II 8. Textimport Textimport... - Feldlänge Textimport... - Feste Feldlänge Textimport... - Variable Feldlänge Textimport... - Erste Zeile enthält Feldnamen Textimport... - Feldnamen umbenennen Allgemeine... Einstellungen Import speichen und starten Fortschrittsanzeige Details - Vorhandene Importeinstellungen ändern Details... - Basisname interner Dateien Details... - Importlaufeigenschaft Sonstiges Importe... speichern und immer wieder verwenden Wertebereich... von Tabellenfeldern Startwert... für indiziertes Tabellenfeld Quell- und... Zieldatei durch Parameter übergeben MS Excel-Tabellen MS Access-Tabellen Datenbanktabellenstrukturen Paradox... - Feldnamen Indexfehler Primärschlüsselfeld SQL-Schlüsselwörter Probleme,... oder was tun, wenn TOP-FAKTURA Datenimport Kundenverwaltung... von Top-Faktura Artikelverwaltung... von Top-Faktura AMICRON-MAILOFFICE Datenimport 49 Amicron Software Ihre Vorschläge,... Anregungen, Kritik etc Infos zu... TOP-FAKTURA Infos zu... AMICRON-MAILOFFICE 50

4 III Hilfe zu Amicron Import Index 52

5 Amicron Import 4 1 Amicron Import Unterstützte Import-Formate Dieses Datenimportprogramm unterstützt Sie beim Import von Textdateien und Datenbanken vom Typ Paradox, dbase und Access. Auch Excel-Tabellen können importiert werden. Schnittstelle zu TOP-FAKTURA und Amicron-Mailoffice Mit AMICRON-IMPORT können z.b. Kunden- oder Artikeldaten in die Auftragsbearbeitung TOP- FAKTURA importiert werden oder Adressen nach Amicron-Mailoffice. Aktualisierungsfunktion Aktualisieren Sie in Ihrer Zieldatei nur die gewünschten Feldwerte und lassen Sie andere Feldinhalte unberührt. Beispiel Artikeldatei: Das erste Mal werden alle Artikel eingelesen, die vom Lieferanten auf Diskette/CD-ROM geliefert werden. Anschließend kalkulieren Sie mit TOP-FAKTURA Ihre VK-Preise und ändern Artikeltexe ab. Wenn der Lieferant beim nächsten Mal den Artikelstamm liefert, werden von vorhandenen Artikeln nur die EK-Preise aktualisiert, Ihre kalkulierten VK-Preise, geänderten Texte oder Umsätze bleiben erhalten. Falls es neue Artikel gibt, werden diese natürlich neu angelegt. Mehr als nur importieren... Neben der reinen Übertragung von Daten einer Datei in eine andere ist AMICRON-IMPORT in der Lage, die Datensätze der Quelldatei Ihren Wünschen entsprechend für die Zieldatenbanktabelle aufzubereiten. Setzen Sie z.b. konstante Werte in die Felder Ihrer Zieldatenbanktabelle, wenn der Wert des zugeordneten Feldes der Quelldatei von Ihnen festgelegte Bedingungen erfüllt. Sie können für Zieldatenbanktabellenfelder nummerischen Typs einfache Rechenoperationen durchführen lassen, aber auch komplexe mathematische Formeln zur Bearbeitung übergeben. Der Inhalt von zwei oder mehreren Zeichen-Feldern lässt sich zusammenfassen, indem Sie eine "Stringformel" verwenden. Durch die "automatische Zuordnung" werden gleichnamige Feldnamen von Quell- zu Zielfeldern vom Programm automatisch zugeordnet. Wir helfen Ihnen... Wenn Schwierigkeiten beim Datenimport auftreten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Auf Wunsch ist es möglich, dass wir für Sie die optimalen Importeinstellungen vornehmen (gegen geringen Aufpreis). Aktuelle Infos zu diesem Programm finden Sie im Internet unter Was Amicron-Import nicht importieren kann... Zu den nicht unterstützten Importformaten gehört z.b. Datanorm. Diese Dateien können Sie jedoch mit dem Programm Amicron-Datanorm nach TOP-FAKTURA einlesen. 2 Funktionsüberblick Mit diesem Funktionsüberlick können Sie sich ein grobes Bild von der Vielseitigkeit von AMICRON- IMPORT verschaffen.

6 5 Hilfe zu Amicron Import Sehr bald schon wird Ihnen der Umgang mit diesem Programm so geläufig sein, dass Sie keine Hilfestellung mehr benötigen. Sollten Sie dennoch einmal mit Ihrem Latein am Ende sein, stehen wir Ihnen gern mit Rat + Tat zur Seite. Bitte wählen Sie einen der folgenden Punkte: Paradox- und dbase-tabellen importieren Import von Textdateien MS Excel-Tabellen importieren MS Access-Tabellen importieren Direkter Zugriff auf TOP-FAKTURA Dateien Importe speichern und immer wieder verwenden Datenbank aktualisieren oder Quelldaten am Ende anfügen Automatische Zuordnung Datenbankstrukturen Optionen pro Zielfeld Quell- und Zieldatei durch Parameter übergeben Bilder importieren 3 Amicron Import - Startseite Sie haben das Programm AMICRON-IMPORT gestartet, die erste Seite wird Ihnen angezeigt.

7 Amicron Import - Startseite 6 Falls bereits Importeinstellungen gespeichert sind (z. B. mitgelieferte Beispiel-Importeinstellungen, die Ihnen die Funktionsweise von AMICRON-IMPORT näher bringen sollen), werden Ihnen die folgenden Optionen angeboten: Neue Importeinstellung erstellen Vorhandene Einstellung ohne Änderung übernehmen Vorhandene Einstellung ändern Sind keine Importeinstellungen gespeichert, oder sind alle gespeicherten Importeinstellungen gelöscht worden, wird Ihnen noch die folgende Option angezeigt: Importeinstellungen einlesen Treffen Sie Ihre Wahl und setzen Sie das Programm fort, indem Sie die Schaltfläche "Weiter" betätigen oder die Tastenkombination [Alt]+[W] drücken. Wenn Sie "Neue Importeinstellungen erstellen" oder "Vorhandene Einstellungen ändern" gewählt haben, gelangen Sie anschließend auf die Seite "Quelldatei wählen". Die integrierte Online-Hilfe können Sie jederzeit über den Schalter "Hilfe" oder die F1-Taste aufrufen. 4 Mit Importeinstellungen arbeiten 4.1 Neue Importeinstellung erstellen Wählen Sie die Option "Neue Importeinstellungen erstellen", wenn Sie Ihre Quelldatei zum ersten mal in die Zieldatei importieren möchten und es noch keine fertigen Importeinstellungen gibt. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Neue Importeinstellung erstellen ". 4.2 Vorhandene Importeinstellungen ändern Verwenden Sie diese Importoption, wenn Sie eine gespeicherte Importeinstellung geringfügig verändern möchten, z. B. die Zieldatenbanktabelle vor dem Importlauf leeren, andere Feldzuordnungen verwenden möchten etc. In der Anzeige "Aktuelle Einstellung" können Sie sehen, welche Default-Importeinstellung aktiv ist. Sie können die aktive Importeinstellung nun übernehmen, oder wählen Sie mit dem Kombinationsfeld "Alle Einstellungen" die Importeinstellung, die Sie verändern möchten. Das Kombinationsfeld zeigt Ihnen den Namen der Importeinstellung, die Quelldatei und die Zieldatei an. Weitere Informationen zu dieser und allen anderen Importeinstellungen erhalten Sie per Mausklick auf die Schaltfläche "Details". 4.3 Details - Vorhandene Importeinstellungen ohne Änderung übernehmen Dieses Fenster dient ausschließlich zu Ihrer Information. Sie können hier lediglich die Bemerkung verändern, die zu dieser Importeinstellung gespeichert worden ist. Falls Sie Änderungen an Importeinstellungen vornehmen möchten, schließen Sie zunächst dieses Fenster und wählen die Option "Vorhandene Importeinstellungen ändern".

8 7 Hilfe zu Amicron Import Die Anzeige "Basisname interner Dateien" gibt Ihnen Auskunft darüber, welche Dateien von der aktiven Importeinstellung benötigt werden und sollten deshalb auf keinen Fall in ein anderes Verzeichnis geschoben, oder gar gelöscht werden, wenn Sie die Importeinstellung verwenden möchten. Basisname bedeutet, dass der in der Anzeige verwendete Name und Extensionen die Namen der benötigten Dateien ergibt. Zum Thema "Optionen Importlauf" wählen Sie bitte einen der folgenden Punkte: Zieldatei vor dem Importlauf leeren Importlaufeinstellungen 4.4 Importeinstellungen einlesen Hat jemand anderes nach Ihren Wünschen Importeinstellungen erstellt, müssen diese erst eingelesen werden, damit sie von Ihnen verwendet werden können. Aktivieren Sie das Optionsfeld "Importeinstellungen einlesen" und betätigen Sie die Schaltfläche "Weiter", [Alt]+[W], wählen Sie über das sich öffnende Dateiauswahlfenster die Datei, die die vordefinierten Importeinstellungen beinhaltet. 4.5 Vorhandene Importeinstellung ohne Änderung übernehmen Verwenden Sie diese Importoption, wenn Sie an der gewählten Importeinstellung keine Änderungen (Quell- und Zieldatei, Feldzuordnungen, Importlaufeinstellungen...) vornehmen möchten. In der Anzeige "Aktuelle Einstellung" können Sie sehen, welche Default-Importeinstellung aktiv ist. Sie können die aktive Importeinstellung nun übernehmen, oder wählen Sie mit dem Kombinationsfeld "Alle Einstellungen" die Importeinstellung, die ausgeführt werden soll. Das Kombinationsfeld zeigt Ihnen den Namen der Importeinstellung, die Quelldatei und die Zieldatei an. Ausführlichere Informationen erhalten Sie per Mausklick auf die Schaltfläche " Details". 5 Neue Importeinstellung erstellen Wählen Sie die Option "Neue Importeinstellungen erstellen", wenn Sie Ihre Quelldatei zum ersten mal in die Zieldatei importieren möchten und es noch keine fertigen Importeinstellungen (Feldzuordnungen etc.) gibt. Soll eine Datei, die bereits in einer gespeicherten Importeinstellung als Quelldatei fungiert, wiederum als Quelldatei dienen, oder wird die Zieldatei einer gespeicherten Importeinstellung auch dieses Mal als Zieldatei benötigt, dann kann es sich für Sie als einfacher erweisen, wenn Sie die Option "Vorhandene Importeinstellungen verändern " wählen. 5.1 Quelldatei auswählen Sie können mit Amicron-Import frei wählen, aus welcher Datei Sie Daten importieren möchten. Unterstützt werden Datenbanken vom Typ dbase, Paradox, Access und ASCII-/Textdateien mit fester oder variabler Datensatzlänge.

9 Neue Importeinstellung erstellen 8 Quelldateinamen eingeben oder auswählen Um die Quelldatei zu bestimmen, muss der komplette Verzeichnispfad und Dateiname der Datei angegeben werden, deren Daten Sie importieren möchten. Beispiel: E:\Programme\Import\Adressen.txt Datenbanktabelle von TOP-FAKTURA übernehmen Wenn Sie die Daten aus TOP-FAKTURA als Quelldatei nutzen möchten, können Sie diese Dateien ganz einfach auswählen. Klicken Sie dazu mit der Maus die Schaltfläche neben dem Eingabefeld für die Quelldatei an und wählen Sie die gewünschte TOP-FAKTURA-Datenbank aus. In dem Eingabefeld erscheint der Pfad und Dateiname der TOP-FAKTURA-Datenbanktabelle. Verzeichnisse durchsuchen / Dateiauswahl aufrufen Sollten Sie nicht sicher sein, unter welchem Verzeichnis die zu importierende Datei gespeichert ist oder welchen Dateinamen sie hat, so können Sie sich über die Schaltfläche "Durchsuchen" per Mausklick (oder mit der Tastenkombination [Alt]+[D]) ein Dateiauswahlfenster aufrufen. Inhalt anzeigen lassen Per Mausklick auf die Schaltfläche "Inhalt ansehen" (oder mit der Tastenkombination [Alt]+[I]) können Sie sich die Inhalte der gewählten Quelldatei anzeigen lassen. Voraussetzung ist selbstverständlich, dass Sie den Verzeichnispfad und Dateinamen der Datei eingegeben haben, deren Daten Sie importieren möchten. Wenn Sie eine Access-Datei gewählt haben, kann der Inhalt erst im nächsten Schritt ausgewählt werden (bei Auswahl der Quelltabelle). Textdateien: Optionen aufrufen Falls es sich bei der Quelldatei um eine Textdatei handelt, sollten Sie prüfen, welche Einstellungen für Dezimal- und Datumstrennzeichen in der Textdatei verwendet werden. Sie können die verwendeten Einstellungen über den Optionen-Schalter aufrufen und ändern. Der nächste Schritt Um fortzufahren, drücken Sie den Weiter-Schalter. Wenn Sie eine Quelldatei vom Format "Access" gewählt haben, kommt als nächstes die Auswahl der Quelltabelle (Access-Dateien können mehrere Tabellen beinhalten), bei allen anderen Dateitypen folgt hingegen sofort die Auswahl der Zieldatei.

10 9 Hilfe zu Amicron Import 5.2 Quelltabelle bei Access-Dateien wählen Wenn es sich bei der Quelldatei um eine Access-Datei (*.mdb) handelt, gelangen Sie zur Auswahl der Quelltabelle. Innerhalb einer Access-Datei befinden sich in der Regel mehrere Datenbanktabellen. Diese werden Ihnen zur Auswahl angeboten. Wenn Sie eine Tabelle ausgewählt haben, können Sie über den Weiter-Schalter beim nächsten Arbeitsschritt, der Auswahl der Zieldatei, fortfahren. 5.3 Zieldatei auswählen Mit der Zieldatei legen Sie die Datei fest, in die die Daten der Quelldatei übertragen werden sollen. Unterstützt werden Datenbanken vom Typ dbase und Paradox.

11 Neue Importeinstellung erstellen 10 Geben Sie den kompletten Verzeichnispfad und den Dateinamen der Datenbanktabelle ein, in die Sie Daten importieren möchten oder klicken Sie auf die Schalfläche "Durchsuchen". Sollten Sie nicht sicher sein, unter welchem Verzeichnis die Datenbanktabelle gespeichert ist, oder welchen Dateinamen sie hat, so können Sie sich über die Schaltfläche "Durchsuchen" per Mausklick, oder mit der Tastenkombination [Alt]+[D] ein Dateiauswahlfenster aufrufen. Beispiel: S:\Daten\Kunden.db Zieldatei von Top-Faktura oder Amicron-Mailoffice wählen Wenn Sie das Programm Top-Faktura oder Amicron-Mailoffice installiert haben und Daten in diese Programme importieren möchten, können Sie die Artikel- und Kunden-/Adress-Datei dieser Programme direkt auswählen, ohne dass Sie den genauen Ordner und Namen der Dateien wissen müssen. Datenbankinhalt anzeigen Per Mausklick auf die Schaltfläche "Inhalt ansehen" oder mit der Tastenkombination [Alt]+[I] können Sie sich die Inhalte der gewählten Zieldatenbank anzeigen lassen. Voraussetzung ist, dass Sie den Verzeichnispfad und Dateinamen der Zieldatei eingegeben haben. Sicherungskopie anlegen Wenn Sie vor dem Importlauf von der Zieldatenbanktabelle eine Sicherungskopie anlegen möchten, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Sicherungskopie anlegen", oder betätigen Sie die Tastenkombination [Alt]+[S]. Über das sich nun öffnende Dateiauswahlfenster können Sie den Verzeichnispfad und Dateinamen auswählen, unter dem Sie die Sicherungskopie Ihrer Zieldatenbanktabelle speichern möchten. Datenbankinhalte der Zieltabelle vor dem Importlauf löschen Wenn Sie die Option "Zieldatei leeren" aktivieren, werden alle in der Zieldatenbanktabelle gespeicherten Datensätze vor dem Import von Daten der Quelldatei gelöscht. Da der Import von Datensätzen in eine leere Tabelle erfolgt, können zu importierende Datensätze der Quelldatenbanktabelle ausschließlich an das Ende der Zieldatenbanktabelle angehängt werden. Der nächste Schritt Um fortzufahren, drücken Sie den Weiter-Schalter. Wenn Sie als eine Quelldatei eine Datenbank

12 11 Hilfe zu Amicron Import gewählt haben, kommen Sie als nächstes direkt zu den Feldzuordnungen. Wenn Sie hingegen eine Textdatei importieren möchten, kommen zunächst die Schritte zum Import der Textdatei. 6 Feldzuordnungen vornehmen Bei dem Arbeitsschritt "Feldzuordnungen vornehmen" werden Ihnen die Quell- und Zieldatei gegenübergestellt und Sie müssen wählen, welche Felder einander zugeordnet werden sollen, d.h. welche Werte aus der Quelldatei in welche Felder der Zieldatei geschrieben werden sollen. Bei der Zuordnung stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: Automatische Zuordnung Feld der Quelldatenbanktabelle auswählen Feld der Zieldatenbanktabelle auswählen Ein Feld der Quelldatenbanktabelle einem Feld der Zieldatenbanktabelle zuordnen Zuordnung aufheben Optionen einstellen Wenn Sie eine Datenbank aus TOP-FAKTURA 7.0 oder AMICRON-MAILOFFICE verwenden, finden Sie in folgenden Kapiteln eine Beschreibung der Feldnamen und was Sie sonst noch beim Import zu beachten haben:

13 Feldzuordnungen vornehmen 12 Artikeldatei von TOP-FAKTURA 7.0 Kundendatei von TOP-FAKTURA Automatische Zuordnung Automatische Zuordnung von Feldern der Quelldatenbanktabelle zu Feldern der Zieldatenbanktabelle Zu Ihrer Entlastung werden Feldzuordnungen zwischen Quell- und Zieldatenbanktabelle automatisch vorgenommen. Es werden gleichnamige Felder einander zugeordnet und bei indizierten Datenbanktabellen (Tabellen mit Primärschlüssel) wird das Primärschlüsselfeld der Quelldatenbanktabelle dem Primärschlüsselfeld der Zieldatenbanktabelle zugeordnet. Da nicht alle Feldnamen der Quell- und Zieldatei identisch sein werden, müssen Sie allerdings einige Zuordnungen von Hand durchführen. Nach der Feldzuordnung können Sie das Programm über den Weiter-Schalter fortsetzen. 6.2 Ein Feld der Quelldatenbanktabelle einem Feld der Zieldatenbanktabelle zuordnen 1. Wählen Sie das Feld der Quelldatenbanktabelle aus, dessen Daten Sie importieren möchten. 2. Wählen Sie das Feld der Zieldatenbanktabelle aus, das die Daten des Quelldatenbankfeldes erhalten soll. 3. Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche "zuordnen" oder drücken [Alt]+[R]. In der Spalte "Zuordnung" des ausgewählten Feldes der Zieltabelle erscheint nun der Name des zugeordneten Feldes der Quelltabelle. Bereits vorher durchgeführte Zuordnungen werden dabei überschrieben. Wenn sich der Inhalt des Zielfeldes nicht einfach durch den Inhalt eines passenden Quellfeldes ergibt, helfen Ihnen die Zuordnungsoptionen weiter, deren Dokumentation Sie im Kapitel "Feldzuordnung: Optionen einstellen" finden. Wichtig: Sie können einem Feld vom Typ "Zähler" (32 Bit Ganzzahl) nur dann Felder zuweisen, wenn es sich dabei um ein Primärschlüsselfeld handelt und Sie im Vorfeld nicht die Option "Ziel leeren " gewählt haben. Sie können bei Datenbanktabellen, deren Primärschlüsselfeld ein 32 Bit Ganzzahl-Zähler-Feld ist, lediglich zwischen den Importlauflaufeinstellungen "Datensätze der Zieldatei aktualisieren" und "Vorhandene Datensätze ignorieren " wählen. Falls es sich für Sie als notwendig erweist, einem solchen Feld Werte der Quelldatenbanktabelle zuzuweisen, brechen Sie zunächst das Importprogramm ab und ändern Sie die Felddeklaration des Zähler-Feldes (z. B. in '32 Bit Ganzzahl'). 6.3 Feld der Zieldatenbanktabelle auswählen Setzen Sie mit der Tastenkombination [Alt]+[E] oder per Mausklick den Focus auf die Tabellenstrukturanzeige der Zieldatenbanktabelle. Mit der Taste Position 1 markieren Sie das erste Feld,

14 13 Hilfe zu Amicron Import mit den Tasten Cursor up und Cursor left markieren Sie das jeweils vorherige Feld. mit den Tasten Cursor down und Cursor right markieren Sie das jeweils nächste Feld, mit der Taste Ende markieren Sie das letzte Feld. oder klicken Sie mit der Maus gezielt in die Zeile, des Feldes, das Sie auswählen möchten. 6.4 Feld der Quelldatenbanktabelle auswählen Setzen Sie mit der Tastenkombination [Alt]+[Q] oder per Mausklick den Focus auf die Tabellenstrukturanzeige der Quelldatenbank. Mit der Taste Position 1 markieren Sie das erste Feld, mit den Tasten Cursor up und Cursor left markieren Sie das jeweils vorherige Feld. mit den Tasten Cursor down und Cursor right markieren Sie das jeweils nächste Feld, mit der Taste Ende markieren Sie das letzte Feld. oder klicken Sie mit der Maus gezielt in die Zeile, des Feldes, das Sie auswählen möchten. 6.5 Zuordnung aufheben Einzelne Zuordnung aufheben Wählen Sie das Feld der Zieldatenbanktabelle, dessen Feldzuordnung Sie aufheben möchten. Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche "aufheben", [Alt]+[H], oder betätigen Sie die Taste Entfernen oder die Taste Backspace. Die Eintragung in der Spalte "Zuordnung" ist nun gelöscht. Alle Zuordnungen aufheben Klicken Sie auf die Schaltfläche "alle aufheben", [Alt]+[L], um sämtliche Feldzuordnungen zu löschen. 7 Feldzuordnung: Optionen einstellen Für jede Feldzuordnung können Sie auf der Kartei "Optionen" erweiterte Einstellungen vornehmen, z.b. für folgende Anwendungen: - Berechnen Sie nummerische Werte mittels einer Formel. - Schneiden Sie beispielsweise bei Überlänge links anstatt rechts ab oder übernehmen Sie nur einen Teil des Originalfeldes. - Setzten Sie konstante Werte, wenn in einem Quellfeld von Ihnen festgelegte Bedingungen erfüllt werden. Falls die erweiterten Optionen noch nicht sichtbar sind, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche "Optionen" oder drücken [Alt]+[O], damit diese angezeigt werden. Die Schaltfläche "Optionen" ist deaktiviert, wenn Sie für das Zieldatenbanktabellenfeld keine Optionen einstellen können (z.b. bei Bildern).

15 Feldzuordnung: Optionen einstellen 14 Es stehen Ihnen dabei die folgenden Optionen zur Verfügung: Zielfeld aktualisieren, wenn Datensatz bereits vorhanden ist Bei Überlänge... Vorgabewert setzen Bei nummerischen Werten, Ausrichtung String nur von... bis... übernehmen Formeln Dividieren Multiplizieren Runden Bilder importieren 7.1 Bei nummerischen Werten, Ausrichtung Besteht der Inhalt der Quelldatenbankfelder ausschließlich aus Zahlen (keine Kommata oder Dezimalstellen) können Sie wählen, ob diese Zahlen rechts oder links ausgerichtet werden sollen. Wenn Sie rechts wählen, so wird das Feld der Zieldatenbanktabelle links mit Leerzeichen ausgefüllt.

16 15 Hilfe zu Amicron Import Beispiel: Leerzeichen sind in dieser Abbildung grau dargestellt. 7.2 Vorgabewert setzen Setzen Sie einen konstanten Wert, der in das Feld der Zieldatenbanktabelle eingesetzt werden soll, wenn die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Vorgabewerte bei Quell- und Zielfeldern nummerischen Typs Bei Quell- oder Zielfeldern nummerischen Typs können Sie die Vergleichsoperatoren '=', '<' und '>' einzeln, aber auch in Kombination wählen. Aktivieren Sie für 'kleiner gleich' die Optionsfelder "<" und "=" für 'ungleich' die Optionsfelder "<" und ">", usw. Vorgabewerte bei Quell- und Zielfeldern vom Typ "Zeichen/String" Sind sowohl Quell- als auch Zielfeld vom Typ "Zeichen/String" können Sie entweder den Vergleichoperator 'leer' (Datenbankfeld der Quelltabelle hat keinen Inhalt) oder '=' (zwischen Großund Kleinschreibung wird unterschieden) wählen. 7.3 Multiplizieren Klicken Sie das Optionsfeld "Multiplizieren" an und geben Sie in das jeweilige Eingabefeld die Zahl ein, mit der der Inhalt des Tabellenfeldes der Quelldatenbanktabelle multipliziert werden soll, bevor er in das zugeordnete Tabellenfeld der Zieldatenbanktabelle importiert wird. 7.4 Dividieren Klicken Sie das Optionsfeld "Dividieren" an und geben Sie in das jeweilige Eingabefeld die Zahl ein, durch die der Inhalt des Tabellenfeldes der Quelldatenbanktabelle dividiert werden soll, bevor er in das zugeordnete Tabellenfeld der Zieldatenbanktabelle importiert wird.

17 Feldzuordnung: Optionen einstellen Bei Überlänge Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn die Größe des Feldes der Quelldatenbanktabelle die Größe des Feldes der Zieldatenbanktabelle überschreitet. Bei Überlänge...abschneiden Sie können nun wählen, ob Feldinhalte links oder rechts abschnitten werden sollen. Defaultmäßig wird bei Überlänge immer rechts abgeschnitten. Beispiel: Feldinhalt der Quelldatenbanktabelle: 'LOKOMOTIVE' Größe des Feldes der Zieldatenbanktabelle: 6, Rechts abschneiden: Feldinhalt der Zieldatenbanktabelle nach dem Importlauf: 'LOKOMO'. Links abschneiden: Feldinhalt der Zieldatenbanktabelle nach dem Importlauf: 'MOTIVE' Bei Überlänge...Vorgabewert setzen Setzen Sie einen konstanten Wert, wenn der Inhalt des Feldes der Quelldatenbanktabelle länger ist, als die Feldgröße des Zieldatenbankfeldes. 7.6 String nur von... bis... übernehmen Möchten Sie lediglich einen Teilstring von dem Inhalt des Quelldatenbanktabellenfeldes in das Zieldatenbanktabellenfeld übernehmen, so müssen Sie die Unter- und Obergrenze eingeben. Beispiel: Quelldatenbanktabelle: String nur von Stelle 1 bis Stelle 9 übernehmen: Zieldatenbanktabelle: String nur von Stelle 13 bis Stelle 33 übernehmen: Zieldatenbanktabelle: 7.7 Zielfeld aktualisieren, wenn Datensatz bereits vorhanden ist Diese Option spielt nur dann eine Rolle, wenn von der Quelldatei ein Datensatz importiert werden soll, der bereits in der Zieldatei enthalten ist und Sie ausserdem die Importeinstellung "Datensätze

18 17 Hilfe zu Amicron Import aktualisieren" gewählt haben. Dann kann über diese Option gewählt werden, ob beim Aktualisieren des Datensatzes der vorhandene Wert in der Zieldatei aktualisiert (überschrieben) werden soll oder nicht. Beispiel: Sie importieren in Ihre Artikeldatei den aktuellen Artikelkatalog Ihres Lieferanten. Den älteren Katalog haben Sie bereits vor einigen Monaten importiert, jetzt möchten Sie die zwischenzeitlich neu aufgenommenen Artikel einlesen, bei Ihren bereits vorhandenen Artikeln jedoch nur die neuen Einkaufspreise importieren. Von Ihnen bereits geänderte Artikeltexte, Bestands- und Umsatzwerte sollen unverändert bleiben. Bei allen Feldzuordnungen müssen Sie dann die Option "Zielfeld aktualisieren..." deaktivieren, ausser beim EK-Preis. Denn hier muss die Option aktiviert werden, damit auch bei vorhandenen Datensätzen der EK-Preis eingelesen wird. 7.8 Runden Klicken Sie das Optionsfeld "Runden" an und geben Sie eine Zahl ein, um nach n Stellen hinter dem Komma zu runden. 7.9 Formeln Mittels Doppelklick können Sie einen Formeleditor zur besseren Eingabe Ihrer Formeln aufrufen. Formeln für Zieldatenbankfelder alphanummerischen Typs (Zeichen, Memo...) Sie können mit Hilfe der Formeln konstante Texte, die nicht aus der Quell- oder Zieldatei stammen, mit Inhalten von Datenbankfeldern der Quelldatenbanktabelle verknüpfen. Die Länge der sich daraus ergebenen Zeichenkette wird lediglich durch die Größe des Feldes der Zieldatenbanktabelle begrenzt. Setzen Sie konstante Zeichenketten in doppelte Anführungsstriche ( " ) und leiten Sie Feldnamen der Quelldatenbanktabelle immer mit # ein (zu Feldnamen, die ein Leerzeichen beinhalten siehe bitte unten). Beispiel 1: Wenn Sie bei einer Adressdatenbank aus den Feldern Anrede und Name2 eine Briefanrede zusammensetzen möchten, können Sie die folgende Formel verwenden: "Sehr geehrter " + #ANREDE + " " + #NAME2 + "," Zuerst wird der konstante Text "Sehr geehrter " in die Briefanrede geschrieben, dann der Inhalt des Datenbankfeldes "Anrede", anschließend ein Leerzeichen gefolgt von dem Feld Name2 und einem Komma. Quelldatenbanktabelle Zieldatenbanktabelle

19 Feldzuordnung: Optionen einstellen 18 Beispiel 2: #PLZ + " " + #ORT Quelldatenbanktabelle Zieldatenbanktabelle Formeln...für Zieldatenbankfelder numemrischen Typs (Float, Integer...) Sie können konstante Zahlwerte mit Inhalten von Datenbankfeldern der Quelldatenbanktabelle verknüpfen und eine komplette Formel zur Berechnung von Werten eingeben. Es gilt lediglich zu beachten, dass die Inhalte der verwendeten Quelltabellenfelder nummerische Werte beinhalten. Beispiel 1: #NETTOPREIS * 1.16 Quelldatenbanktabelle Zieldatenbanktabelle Beispiel 2: #CalcField1 * (1 + #CalcField2)^#CalcField3 Quelldatenbanktabelle

20 19 Hilfe zu Amicron Import Für die einzelnen Datensätze werden die jeweiligen Formeln berechnet, z.b. für den letzten Datensatz: Zieldatenbanktabelle Hinweis zu Feldnamen mit Leerzeichen im Namen Wenn der Feldname ein Leerzeichen enthält (z.b. bei "Telefon 1"), muss der in einer Formel eingesetzte Feldname in geschweifte Klammern gesetzt werden. (Diese Option steht ab Programmversion 1.0e zur Verfügung). Beispiel: #{EKPreis 1}*1,16 In obiger Formel ist enthält der Feldname "EKPreis 1" ein Leerzeichen und muss deshalb mit einem "{" eingeleitet und mit einem "}" abgeschlossen werden, um in einer Formel verwendet werden zu können Formeleditor Formel editieren Leiten Sie Feldnamen der Quelldatei immer mit # ein. Stringformeln - Formeln...für Zieldatenbankfelder alphanummerischen Typs (String, Char, Memo...) Sie können konstante Strings mit Inhalten von Datenbankfeldern der Quelldatenbanktabelle verknüpfen. Die Länge des sich daraus ergebenen Strings wird lediglich durch die Größe des Feldes der Zieldatenbanktabelle begrenzt. Setzen Sie konstante Strings in doppelte Anführungsstriche ( " ). Mathematische Formeln - Formeln...für Zieldatenbankfelder nummerischen Typs (Float, Integer...) Sie können konstante Zahlwerte mit Inhalten von Datenbankfeldern der Quelldatenbanktabelle verknüpfen und eine komplette Formel eingeben. Es gilt lediglich zu beachten, dass die Inhalte der Quelltabellenfelder nummerische Werte beinhalten. Formel überprüfen Die eingegebene Formel können Sie überprüfen, indem Sie die Schaltfläche "Vorschau" betätigen. Die Vorschau auf das Ergebnis einer Stringformel berücksichtigt die Größe des Zielfeldes und zeigt Ihnen lediglich den Bereich an, der auch beim Importlauf in das Zielfeld eingetragen würde. Bei Überlänge wird rechts abgeschnitten.

21 Feldzuordnung: Optionen einstellen 20 Die Vorschau auf das Ergebnis einer mathematischen Formel zeigt Ihnen die in die Formel eingesetzen Quellwerte und Konstanten als Expression und das daraus errechnete Ergebnis. Angezeigt werden Ihnen jeweils die Inhalte des ersten Datensatzes der Quelldatei. Schließen Sie die Vorschau, indem Sie die Schaltfläche "Vorschau schließen" betätigen Bilder importieren Auch Bilder können in die Zieldatenbank importiert werden. Wenn die Bilder als externe Datei vorliegen und in der Quelldatei ein Feld enthalten ist, das den Dateinamen des Bildes enthält, müssen Sie dieses Feld dem Grafik-Feld der Zieldatei zuordnen. Beim Importlauf wird der Inhalt der externen Bilddatei automatisch in die Zielddatei eingelesen und dort gespeichert. Das Bild ist in der Zieldatei also auch dann verfügbar, wenn Sie die externe Bilddatei löschen. In der Quelldatei muss sich der vollständige Dateiname inkl. Ordner angegeben werden, z.b. "C:\Bilder\Bild.bmp". Wenn kein Ordner angegeben wird (z.b. "Bild.bmp") wird in dem Ordner gesucht, in dem sich die Quelldatei befindet. Wenn kein absoluter sondern nur ein relativer Ordner angegeben wird (z.b. "\Kategorie2\Bild.bmp") wird in dem Unterordner gesucht, in dem sich die Quelldatei befindet. 8 Textimport Sämtlichen Komfort, den AMICRON-IMPORT beim Import von Datenbanktabellen als Quelldatei bietet, können Sie selbstverständlich auch genießen, wenn Sie eine Textdatei importieren möchten. Unterstützt werden Textdateien, die pro Zeile einen Datensatz fester oder variabler Länge enthalten. Schriftformatierungen werden nicht unterstützt, es lassen sich also z.b. keine MS-Word-Dateien importieren. Wenn Sie eine MS-Word-Datei importieren möchten, speichern Sie diese zuvor als reine Textdatei ab. Textdateien haben in der Regel die Dateiendung *.txt, *.asc oder *.csv. Beachten Sie bitte die über den Optionen-Schalter aufrufbaren Einstellungen für das Zahl- und Datum-Format. Hinweise zum Import von Bildern finden Sie im Kapitel "Bilder importieren ". 8.1 Textimport - Feldlänge Beim Import von Textdateien werden sowohl Dateien fester als auch variabler Feldlänge unterstützt. Das Programm ermittelt automatisch, ob die Feldlänge fest oder variabel ist, Sie können die Einstellung jedoch auch ändern. Feste Feldlänge Eine Datei mit einer festen Feldlänge kennzeichnet sich dadurch, dass die jeweiligen Feldinhalte immer an einer bestimmten Stelle beginnen. Die Datei ist spaltenweise aufgebaut, da die einzelnen Felder gleich lang sind. Beispiel:

22 21 Hilfe zu Amicron Import Variable Feldlänge Eine Datei mit einer variablen Feldlänge kennzeichnet sich dadurch, dass die einzelnen Felder durch festgelegte Zeichen von einander getrennt werden (z.b. durch Semikolon, Komma oder Tabulator). Die Länge der Felder kann unterschiedlich groß sein. Beispiel: Feldtrennzeichen: " ; " (zur Veranschaulichung hier rot dargestellt) Feldbegrenzungszeichen: " " " (zur Veranschaulichung hier grün dargestellt) 8.2 Textimport - Feste Feldlänge Die Anzeige "Vorschau" zeigt Ihnen die ersten zwanzig Zeilen der Textdatei. Fügen Sie überall dort Markierungen ein, wo Sie die Textdatei mit der festen Feldlänge in einzelne Felder aufteilen möchten. Zum Einfügen einer Markierung klicken Sie einmal an die gewünschte Stelle. Möchten Sie die gesetzte Markierung verschieben, so klicken Sie diese an und verschieben Sie sie bei festgehaltener Maustaste an den gewünschten Ort. Entfernen können Sie die gesetzte Markierung per Doppelklick. Beispiel: Die Textdatei mit der Feldtrennung...

23 Textimport 22 wird zu folgender Tabelle... Feldnamen der Tabelle Bitte wählen Sie einen der folgenden Punkte: Feldnamen umbenennen Erste Zeile enthält Feldnamen 8.3 Textimport - Variable Feldlänge Feldtrennzeichen und Feldbegrenzungszeichen Die Anzeige "Vorschau" zeigt Ihnen die ersten zwanzig Zeilen der Textdatei. Aktivieren Sie in dem Rahmen "Feldtrennzeichen" das Trennzeichen, dass Ihre Textdatei in einzelne Felder aufteilen soll. Wählen Sie in dem Rahmen "Feldbegrenzer" das Feldbegrenzungszeichen, durch das der Inhalt der einzelnen Felder begrenzt wird. Beispiel: Bei obiger Musterdatei müssen für den Import folgende Einstellungen gewählt werden: Feldtrennzeichen: ", " Feldbegrenzungszeichen: " " " Wenn Sie als Feldbegrenzungszeichen nicht " " " wählen, so würde das Komma beim nummerischen Wert in der letzten Spalte als Feldtrennzeichen bewertet.

24 23 Hilfe zu Amicron Import Feldnamen der Tabelle Bitte wählen Sie einen der folgenden Punkte Feldnamen umbenennen Erste Zeile enthält Feldnamen 8.4 Textimport - Erste Zeile enthält Feldnamen Einige Textdateien sind so aufgebaut, dass in der ersten Zeile die Feldnamen der Tabelle stehen. Ist Ihre Quelldatei auch so aufgebaut, dann aktivieren Sie das Optionsfeld "Erste Zeile enthält Feldnamen". Beispiel: Die folgende Textdatei soll importiert werden: Nachdem Sie gewählt haben, dass es sich um eine Textdatei mit variabler Länge handelt, erscheint folgende Anzeige, in der Sie die markierte Option aktivieren müssen.

25 Textimport 24 Die Namen der Felder werden durch Aktivieren der Option automatisch aus der ersten Zeile ausgelesen (siehe Vorschaubereich). Sie ersparen sich dadurch die manuelle Eingabe der Feldnamen. 8.5 Textimport - Feldnamen umbenennen Im Hinblick auf die Zuordnung von Feldern der Textdatei auf Felder der Zieldatenbanktabelle ist es sinnvoll, den Textfeldern (Spalten) "sprechende" Bezeichnungen zu geben, da Sie dann die Felder einfacher zuordnen können.

26 25 Hilfe zu Amicron Import In dem Rahmen "Spalten umbenennen" finden Sie ein Editierfeld, in das Sie die neue Bezeichnung der in der Anzeige "Vorschau" markierten Spalte eintragen können. Mit den Schaltern können Sie die gewünschte Spalte auswählen; Sie können aber auch direkt mit der Maus in eine Spalte Ihrer Wahl klicken. Die Bezeichnungen der Spalten werden automatisch gespeichert. 8.6 Allgemeine Einstellungen Das Fenster "Allgemeine Einstellungen" können Sie über den Optionen-Schalter aufrufen, um sich die folgenden Formateinstellungen anzeigen zu lassen und nach Bedarf zu verändern. Umlaute/Sonderzeichen von DOS nach Windows konvertieren Aktivieren Sie die Option "Umlaute/Sonderzeichen von DOS nach Windows konvertieren", wenn die einzulesende Textdatei im MS DOS-Format gespeichert wurde. Sie erkennen das meist daran, dass die Zeichen ä, ö, ü, ß... falsch (bzw. unlesbar) dargestellt werden. Dezimaltrennzeichen Sollten Sie Quelldateien verwenden, deren Dezimaltrennzeichen nicht mit dem deutschen Standardtrennzeichen "," übereinstimmen, (Beispiel USA: 1,000, steht für 'eine Million') können Sie über den Optionen-Schalter auf der Seite "Quelldatei wählen" entsprechende Änderungen vornehmen. Eine falsche Trennzeichen- Einstellung kann zu führen, dass falsche Zahlwerte importiert werden. Tausendertrennzeichen Sollten Sie Quelldateien verwenden, deren Tausendertrennzeichen nicht mit dem deutschen Standardtrennzeichen "." übereinstimmen, (Beispiel USA: 1,000, steht für 'eine Million') können Sie über das Fenster "Allgemeine Einstellungen" entsprechende Änderungen vornehmen. Uhrzeittrennzeichen Sollten Sie Quelldateien verwenden, deren Uhrzeitrennzeichen nicht mit dem Standardtrennzeichen ":" übereinstimmen, (Beispiel: anstelle von 11:45) können Sie über das Fenster "Allgemeine Einstellungen" entsprechende Änderungen vornehmen. Datumstrennzeichen Sollten Sie Quelldateien verwenden, deren Datumstrennzeichen nicht mit dem Standardtrennzeichen "." übereinstimmen, (Beispiel: 24/06/1998 anstelle von ) können Sie über das Fenster "Allgemeine Einstellungen" entsprechende Änderungen vornehmen. Reihenfolge des Datums / Jahrtausendwechsel Sollten Sie Quelldateien verwenden, deren verwendete Reihenfolge des Datums anders ist, als die des deutschen Standards, (Beispiel USA: anstelle von ) können Sie über das Fenster "Allgemeine Einstellungen" entsprechende Änderungen vornehmen. Jahrtausendwechsel AMICRON IMPORT arbeitet ausschließlich mit vierstelligen Jahreszahlen. Tests mit Quelldatenbanken vom Typ dbase und Zieldatenbanken vom Typ Paradox haben zu folgenden Ergebnissen geführt: Mit Betätigung der Schaltfläche "OK" übernehmen Sie die neuen Formateinstellungen und schließen dieses Fenster wieder.

27 Import speichen und starten 26 9 Import speichen und starten Importeinstellung speichern Zur Speicherung der soeben von Ihnen erstellten Importeinstellung genügt es, eine Bezeichnung dafür einzugeben. Datenbanktabellen nach dem Importlauf anzeigen Wählen Sie nun noch, ob Sie die Quell- und Zieldatenbanktabelle nach dem Importlauf angezeigt bekommen möchten. Importlauf starten Um den Import von Datensätzen der Quelldatenbanktabelle in die Zieldatenbanktabelle durchzuführen klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Fertigstellen", [Alt]+[F]. Für den Fall, dass Sie keine Bezeichnung für die erstellte Importeinstellung eingegeben haben, erscheint die Meldung Klicken Sie auf "Ja", wenn Sie die Importeinstellung speichern möchten, auf "nein", wenn der Import von Datensätzen sofort erfolgen soll, ohne die Importeinstellung zu speichern und auf "Abbrechen", wenn Sie noch etwas an der Importeinstellung ändern möchten. 9.1 Fortschrittsanzeige Die Fortschrittsanzeige informiert Sie während des Importlaufs über - die Anzahl der zu importierenden Datensätze - die Anzahl hinzugefügter Datensätze - die Anzahl ignorierter Datensätze - die Anzahl umbenannter Datensätze

28 27 Hilfe zu Amicron Import - die Anzahl aktualisierter Datensätze - die Summe der bearbeiteten Datensätze - die Anzahl der während des Importlaufs aufgetretenen Fehler und - den prozentualen Fortschritt Anzahl der zu importierenden Datensätze Die Anzahl der zu importierenden Datensätze ist die Anzahl der in der Quelldatei vorhandenen Datensätze, bei Textdateien die Anzahl der Zeilen. Anzahl hinzugefügter Datensätze Bei jeder Importlaufeinstellung werden noch nicht in der Zieldatenbanktabelle vorhandene Datensätze dieser hinzugefügt. Die Anzahl der hinzugefügten Datensätze erhöht sich um den Wert 1, wenn ein neuer Datensatz in die Zieldatenbanktabelle geschrieben wurde. Anzahl ignorierter Datensätze Haben Sie die Importlaufeinstellung " Vorhandene Datensätze ignorieren" gewählt, wird ein in der Zieldatenbanktabelle bereits vorhandener Datensatz nicht mit dem Quelldatensatz überschrieben. Der Quelldatensatz wird ignoriert, die Anzahl der ignorierten Datensätze wird um den Wert 1 erhöht. Anzahl umbenannter Datensätze Haben Sie die Importlaufeinstellung " Einlesen von Datensätzen, die bereits vorhanden sind" gewählt, wird, wenn in der Zieldatenbanktabelle ein Datensatz vorhanden ist, der von der Quelldatei importiert werden soll, das Primärschlüsselfeld des importierten Datensatzes ab einem von Ihnen gesetzten Startwert hochgezählt. Die Anzahl der umbenannten Datensätze wird um den Wert 1 erhöht. Anzahl aktualisierter Datensätze Haben Sie die Importlaufeinstellung "" gewählt, wird jeder Datensatz, der in der Zieldatenbanktabelle und in der Quelldatei vorhanden ist, aktualisiert, d. h. die vorhandenen Zieldatensätze werden mit den Daten der Quelldatei überschrieben. Die Anzahl der aktualisierten Datensätze wird um den Wert 1 erhöht. Summe der bearbeiteten Datensätze Die Summe der bearbeiteten Datensätze ist die Anzahl der hinzugefügten Datensätze + die Anzahl der ignorieren Datensätze + die Anzahl der umbenannten Datensätze + die Anzahl der aktualisierten Datensätze. Anzahl der während des Importlaufs aufgetretenen Fehler Während des Importlaufs können Fehler auftreten (z. B. aufgrund falscher Feldzuordnungen oder nicht eingehaltener Wertebereiche). Im Fehlerfall werden im Allgemeinen die Quelldaten nicht in die Zieldatenbanktabelle importiert. Diese Anzeige gibt Ihnen Aufkunft über die Anzahl der aufgetretenen Fehler, wobei pro Datensatz und Tabellenfeld ein Fehler auftreten kann. 10 Details - Vorhandene Importeinstellungen ändern Anzeige Wählen Sie, welche Importeinstellungen Sie angezeigt bekommen möchten. Unter "Vordefinierte Importeinstellungen" verstehen sich a) mitgelieferte Beispiel-Importeinstellungen, die Ihnen die Funktionsweise von AMICRON-IMPORT näher bringen sollen oder

29 Details - Vorhandene Importeinstellungen ändern 28 b) spezielle Importeinstellungen, die Amicron Software für Sie erstellt hat. Standardmäßig ist die Anzeige "Alle Importeinstellungen" gesetzt. Neue Einstellungen einlesen Haben wir nach Ihren Wünschen Importeinstellungen erstellt, müssen diese, damit sie von Ihnen verwendet werden können, eingelesen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Einstellungen einlesen" und wählen Sie über das sich öffnende Dateiauswahlfenster die Datei, die die vordefinierten Importeinstellungen beinhaltet. Importeinstellungen kopieren Wählen Sie die zu kopierende Importeinstellung aus und betätigen Sie die Schaltfläche "Kopieren nach". Geben Sie in das neu geöffnete Dialogfenster die Bezeichnung für die Kopie der Importeinstellung ein. Bedenken Sie, dass gespeicherte Importeinstellungen zur Identifizierung indeutige Bezeichnungen benötigen. Wenn Sie also eine bereits vorhandene Bezeichnung eingeben, wird die Importeinstellung, die die Bezeichnung für die Kopie trägt, nach Ihrer Bestätigung, überschrieben. Importeinstellungen löschen Wählen Sie die zu löschende Importeinstellung aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Löschen", oder betätigen Sie die Taste Entf, oder die Taste Backspace. Importeinstellungen umbenennen Wählen Sie die Importeinstellung, die Sie umbenennen möchten aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Umbenennen". Bedenken Sie, dass gespeicherte Importeinstellungen zur Identifizierung eindeutige Bezeichnungen benötigen. Bemerkung zu Importeinstellungen Bemerkungen zu Importeinstellungen dienen der besseren Veranschaulichung. Sie können diese Bemerkungen jederzeit frei eingeben, verändern und auch löschen. Wählen Sie dazu mit der Maus das Editierfeld "Bemerkung" an und nehmen Sie Ihre Veränderungen vor. Die Änderungen werden sofort übernommen. Quelldatei auswählen Aktivieren Sie das Optionsfeld "Datei auswählen", das sich hinter der Anzeige der Quelldatei befindet, um eine neue Quelldatei auszuwählen. Wenn Sie dieses Optionsfeld deaktivieren, wird Ihnen bei der Durchführung des Importlaufs die Seite "Quelldatei auswählen" nicht angezeigt. Standardmäßig ist dieses Optionsfeld immer aktiviert. Zieldatei auswählen Aktivieren Sie das Optionsfeld "Datei auswählen", das sich hinter der Anzeige der Zieldatei befindet, um eine neue Zieldatei auszuwählen. Wenn Sie dieses Optionsfeld deaktivieren, wird Ihnen bei der Durchführung des Importlaufs die Seite "Zieldatei auswählen" nicht angezeigt. Standardmäßig ist dieses Optionsfeld immer aktiviert. Sicherungskopie erstellen Wenn Sie vor dem Importlauf von der Zieldatenbanktabelle eine Sicherungskopie anlegen möchten, so aktivieren Sie das Optionsfeld "Sicherungskopie anlegen", oder betätigen Sie die Tastenkombination [Alt]+[S]. Bevor Sie mit der Schaltfläche "Weiter", [Alt]+[W], das Importprogramm fortsetzen, können Sie über ein Dateiauswahlfenster den Verzeichnispfad und Dateinamen, unter dem Sie die Sicherungskopie Ihrer Zieldatenbanktabelle speichern möchten, auswählen. Zieldatei vor dem Importlauf leeren Optionen

30 29 Hilfe zu Amicron Import Basisname interner Dateien Importlaufeigenschaft 10.1 Details - Basisname interner Dateien Die Anzeige "Basisname interner Dateien" gibt Ihnen Auskunft darüber, welche Dateien von der aktiven Importeinstellung benötigt werden und deshalb auf keinen Fall in ein anderes Verzeichnis geschoben, oder gar gelöscht werden dürfen, wenn Sie die Importeinstellung verwenden möchten. Basisname bedeutet, dass der in der Anzeige verwendete Name + Extensions die Namen der benötigten Dateien ergibt. Beispiel: Die Dateien "_BSP1.DB" und "_BSP1.MB" werden von der aktiven Importeinstellung benötigt Details - Importlaufeigenschaft Die Anzeige "Importlaufeigenschaft" gibt Ihnen Informationen über die Importlaufeinstellung der ausgewählten Importeinstellung. Da die Optionen für den Import von Datensätzen abhängig sind von der Option " Ziel leeren", den Feldzuordnungen und den verwendeten Datenbanktabellen, besteht für Sie zu diesem Zeitpunkt der Anwendung keine Möglichkeit der Änderung der Importlaufeinstellung. Erst wenn Sie die ausgewählte Importeinstellung durchführen bekommen Sie Gelegenheit Änderungen vorzunehmen. 11 Sonstiges 11.1 Importe speichern und immer wieder verwenden Speichern Sie Ihre Daten-Importe und ersparen Sie sich damit zeitaufwendige, immer wieder von neuem durchzuführende Einstellungen. Oftmals müssen nur wenige Änderungen (Zieldatei vor dem Importlauf leeren, Feldzuordnungen, Optionen bei Zielfeldern...) an bereits durchgeführten Importen vorgenommen werden. Verwenden Sie dazu einfach eine von Ihnen gespeicherte Importeinstellung und modifizieren Sie diese. Sie können neben der Bezeichnung, unter der Sie Ihre Importeinstellungen speichern, auch ausführlichere Bemerkungen, die Ihnen weitere Auskünfte über die Einstellung vermitteln kann, sichern Wertebereich von Tabellenfeldern Der Wertebereich von Tabellenfeldern bezieht sich auf Datenbanktabellen vom Typ Paradox

31 Sonstiges Startwert für indiziertes Tabellenfeld Der Startwert für ein indiziertes Tabellenfeld wird immer dann benötigt, wenn die Importlaufeinstellung "Einlesen von Datensätzen, die bereits vorhanden sind", oder "Schlüsselwerte selbständig erhöhen" gewählt wurde. Während des Importlaufs wird das Primärschlüsselfeld der Zieldatenbanktabelle ab dem von Ihnen gesetzten Startwert incrementiert. In Abhängigkeit von der Felddefinition des Primärschlüsselfeldes Ihrer Zieldatenbanktabelle können Sie einen beliebigen Startwert wählen. Beispiel Felddefinition des Primärschlüsselfeldes der Zieldatenbanktabelle: "Zeichen/String" Schlüsselwert für 5 neu angelegte Datensätze: Sobald Sie die Schaltfläche "Weiter" betätigen, überprüft das Programm, ob der von Ihnen eingegebene Startwert im Wertebereich der Felddefinition des Primärschlüsselfeldes Ihrer Zielddatenbanktabelle liegt und ob dieser Startwert einen Indexfehler verursachen würde Quell- und Zieldatei durch Parameter übergeben Sie können mittels Parameteraufruf die Quell- und Zieldatei direkt an das Programm übergeben. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten, die Parameter zu übergeben: 1. Desktopverknüpfung 2. MS-DOS Eingabeaufforderung Desktopverknüpfung Richten Sie auf Ihrem Windows-Arbeitsplatz eine Verknüpfung mit der Datei IMPORT.EXE ein. Falls dies bei der Installation von Amicron-Import nicht bereits automatisch erfolgte oder Sie die

32 31 Hilfe zu Amicron Import Verknüpfung manuell gelöscht haben, können Sie diese auch manuell einrichten, indem Sie die Datei Import.exe auf Ihrer Festplatte suchen und dann mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken. Wählen Sie in dem sich öffnenden Menü den Menüpunkt "Senden an Desktop". Anschließend öffnen Sie Ihren Windows-Desktop und suchen das Programmsymbol von Amicron- Import, klicken mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen den Menüpunkt Eigenschaften. Es öffnet sich folgendes Eigenschaften-Fenster (Muster): Hinter dem Programmnamen "Import.exe" können Sie (getrennt durch ein Leerzeichen) die Parameter angeben, die dann beim Programmstart von Amicron-Import ausgelesen werden, siehe dazu weiter unten. MS-DOS Eingabeaufforderung Eine andere Möglichtkeit für die Parameterübergabe ist möglich, indem Sie Amicron-Import direkt von der Eingabeaufforderung aufrufen. Öffnen Sie dazu die MS-DOS Eingabeaufforderung über das Windowsmenü "Start Programme" bzw. "Start Programme Zubehör".

33 Sonstiges 32 Wechseln Sie, falls erforderlich, in das Verzeichnis, in dem sich die ausführbare Datei (IMPORT.EXE) von AMICRON IMPORT befindet: C:>cd C:\IMPORT1 Parameterübergabe Hier erhalten Sie eine Auflistung der unterstützten Parameterübergaben: Parameter = Quelldatei Beispiel 1: C:\IMPORT1> IMPORT.EXE Beispiel 2: C:\IMPORT1>IMPORT.EXE /q E:\Texte\Parts.txt Parameter = Zieldatei Beispiel: C:\IMPORT1>IMPORT.EXE /z C:\DBF\Kunden.db Parameter = Quelldatei, Zieldatei Beispiel 1: C:\IMPORT1>IMPORT.EXE C:\temp\Kunden.txt C:\DBF\Kunden.db Beispiel 2: C:\IMPORT1>IMPORT.EXE /q C:\temp\Kunden.txt /z C:\DBF\Kunden.db

34 33 Hilfe zu Amicron Import Parameter = Zieldatei, Quelldatei Beispiel 1: C:\IMPORT1>IMPORT.EXE /! C:\temp\Kunden.txt C:\DBF\Kunden.db oder C:\IMPORT1>IMPORT.EXE! C:\temp\Kunden.txt C:\DBF\Kunden.db Beispiel 2: C:\IMPORT1>IMPORT.EXE /z C:\DBF\Kunden.db /q C:\temp\Kunden.txt 11.5 MS Excel-Tabellen MS Excel-Tabellen importieren 1. Öffnen Sie die zu importierende Excel-Tabelle mit MS Excel. 2. Tragen Sie in die einzelnen Spalten Überschriften ein, diese werden als Feldnamen übernommen. Diese Feldnamen müssen eindeutig sein, wobei zwischen Groß- und Kleinschreibung nicht unterschieden wird. Bedenken Sie, dass die Feldnamen nicht länger als 10 Zeichen lang und keine Leerzeichen beinhalten dürfen. Hinweis: Verwenden Sie als Feldnamen nach Möglichkeit auch keine SQL-Schlüsselwörter 3. Speichern Sie die Excel-Tabelle als dbase-tabelle Wählen Sie unter "Datei / Speichern unter..." als Dateityp eine dbase-endung (*.dbf). Eine Kopie der Excel-Tabelle wird als dbase-datei abgespeichert.

35 Sonstiges 34 Diese neu erstellte dbase-datei können Sie nun als Quelldatenbanktabelle verwenden. MS Excel-Tabelle als Zieldatei Selbstverständlich können Sie auch eine MS Excel-Tabelle als Zieldatei verwenden. 1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor und speichern Sie die Excel-Tabelle als dbase-datei. 2. Importieren Sie in die neu erstellte dbase-datei Daten von einer Quelldatei Ihrer Wahl. 3. Diese dbase-datei können Sie nun ganz nach belieben unter MS Excel weiter bearbeiten MS Access-Tabellen MS Access-Tabellen importieren über das dbase-format Hinweis: Ab Version 1.2 kann AMICRON-IMPORT Access-Dateien direkt als Quelldatei verarbeiten, ein Umwandeln ins dbase-format ist dann nicht mehr notwendig. Wenn Sie den Umweg über dbase gehen möchten, dann bitte wie folgt vorgehen: 1. Öffnen Sie die MS Access-Datenbank, in der sich die zu importierende Tabelle befindet. 2. Markieren Sie die Tabelle, deren Daten Sie importieren möchten. 3. Speichern Sie eine Kopie dieser Tabelle als dbase-datei, indem Sie folgendermaßen vorgehen. Wählen Sie in MS Access den Menüpunkt "Datei Exportieren...", speichern Sie in eine externe Datei und geben Sie als Dateityp eine dbase-endung (*.dbf) ein.

36 35 Hilfe zu Amicron Import Diese neu erstellte dbase-datei können Sie nun als Quelldatenbanktabelle verwenden. MS Access-Tabelle als Zieldatei Selbstverständlich können Sie auch eine MS Access-Tabelle als Zieldatei verwenden. 1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor und speichern Sie die Access-Tabelle als dbase-datei. 2. Importieren Sie in die neu erstellte dbase-datei Daten von einer Quelldatei Ihrer Wahl. 3. Diese dbase-datei könnten Sie nun wieder in die MS ACCESS-Datenbank kopieren. Es genügt jedoch, wenn Sie unter Access eine Verknüpfung mit der dbase-datei herstellen. Die Verknüpftung hat den Vorteil, dass Sie jederzeit auf Datensätze der Tabelle zugreifen können, ohne die Datenbank zu öffnen. Änderungen, die Sie unter MS Access an den Datenbankinhalten dieser Tabelle vornehmen, werden ohne Probleme übernommen. Verknüpfung zu einer externen Tabelle herstellen 1. Öffnen Sie mit MS Access die mit der Tabelle zu verknüpfende Datenbank. 2. Wählen Sie "Datei / Externe Daten / Tabellen verknüpfen". 3. Geben Sie in dem sich öffnenden Dateiauswahlfenster die dbase-tabelle an, die Sie verknüpfen möchten. Nun wird sich Ihnen ein weiteres Dateiauswahlfenster öffnen, über das Sie eine Index-Datei der dbase-tabelle eingeben können. Da in diesem Falle keine solche Index-Datei vorhanden ist, betätigen Sie hier die Schaltfläche "Abbrechen". 4. MS Access gibt Ihnen nun die Bestätigung, dass die dbase-datei erfolgreich verknüpft wurde Datenbanktabellenstrukturen AMICRON-IMPORT läßt Sie nicht im trüben fischen. Sie sollen nicht nur den Inhalt der Quell- und Zieldateien angezeigt bekommen, sondern auch deren Aufbau. Sie erfahren, ob es sich bei Datenbanktabellen um indizierte Tabellen handelt, und welches Feld ein

37 Sonstiges 36 Indexfeld ist. Neben den Namen der Tabellenfelder werden Ihnen auch die Felddeklaration (Typ) und die von den Feldern benötigte Feldlänge (Speicherplatz in Byte) angezeigt. Die Strukturanzeige der Zieldatenbanktabelle ermöglicht Ihnen einen raschen Überblick, welches Quellfeld einem Zieldatenbanktabellenfeld zugeordnet wurde Paradox - Feldnamen - Die maximale Länge eines Feldnamens beträgt 25 Zeichen. - Ein Feldname darf nicht mit einem Leerzeichen beginnen. - Jeder Feldname muss eindeutig sein. - SQL-Schlüsselwörter sollten nicht als Feldnamen verwendet werden. - Ein Feldname sollte die folgenden Zeichen nicht enthalten: [ [ ( ),! > - Ein Feldname sollte nicht nur aus dem Zeichen # bestehen Indexfehler Ein Indexfehler tritt auf, wenn in einem Primärschlüsselfeld einer Datenbanktabelle versucht wird, für einen weiteren Datensatz einen Schlüsselwert zu vergeben, der bereits gespeichert worden ist. Bei AMICRON-IMPORT sollte die Meldung "Indexfehler" allerdings nicht auftreten, da sie programmtechnisch abgefangen wird. Beispiel Der in Spalte "Key" neu eingegebene Wert 'A001' ist bereits in der Datenbanktabelle enthalten. Ein Indexfehler wurde ausgelöst Primärschlüsselfeld Bei einem Primärschlüsselfeld handelt es sich um ein gewöhnliches Datenbankfeld (z.b. vom Typ Zeichen oder Zahl), mit der Besonderheit, dass der Inhalt des Feldes eindeutig sein muss. Es darf keine Datensätze geben, bei denen der Wert identisch ist. Wenn dennoch versucht wird, bei einem neuen oder vorhandenen Datensatz einen Wert einzutragen, der bei einem anderen Datensatz bereits vorhanden ist, tritt ein Indexfehler auf. Bei TOP-FAKTURA ist z.b. in der Kundendatei die Kundennummer ein Primärschlüsselfeld und in der Artikeldatei die Artikelnummer.