auf Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren

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1 INFORMATION Auswirkungen des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) auf Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren Stand: 07/2009 für Personalverantwortliche, Führungskräfte, Stadtrat Beschwerdestelle nach AGG - Gleichstellungsbeauftragte, 20. Juli

2 Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) hat erhebliche Auswirkungen auf das Bewerbungsverfahren. Anliegen dieser Information ist es, auf mögliche Fallstricke in diesem Zusammenhang hinzuweisen. Sicherlich ist das Merkblatt in verschiedenen Punkten sehr ausführlich. Es soll damit eine Sensibilisierung gerade bei Entscheidern in personalrechtlichen Angelegenheiten für das Thema erreicht werden. Zielgruppe sind Mitglieder der Gremien, der Personalverwaltung und Führungskräfte. Bei Verstößen drohen dem Arbeitgeber Klagen des/r betroffenen Bewerber/in, die neben entstandenem Schaden (Aufwendungen für die Bewerbung, entgangenes Einkommen) auch eine Entschädigung in Höhe von bis zu 3 Monatsgehältern geltend machen kann. Bisher war lediglich die Ungleichbehandlung von Männern und Frauen verboten. Durch das neue AGG kommen weitere verbotene Kriterien hinzu. Unzulässig ist nach dem Gesetz eine Ungleichbehandlung auf Grund von Geschlecht, Rasse oder ethnischer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Identität, soweit nicht im Einzelfall Ausnahmen zugelassen sind. Wichtig ist nicht nur das Vermeiden von Ungleichbehandlungen, sondern auch die Dokumentation und Archivierung des gesamten Bewerbungsvorganges von der Stellenausschreibung über das Vorstellungsgespräch bis zum Auswahlprozess und den Entscheidungsgründen. Nur so kann später nachgewiesen werden, dass keine verbotene Ungleichbehandlung erfolgt ist. Dieser Nachweis ist erforderlich, da der/die Bewerber/in nur Tatsachen nachweisen muss, die auf eine verbotene Ungleichbehandlung schließen lassen. Dafür genügt bereits eine unzulässige Frage im Vorstellungsgespräch oder eine Stellenausschreibung, die nicht geschlechts-neutral formuliert ist oder eine Altersangabe enthält. Dann kehrt sich die Beweislast um. Das heißt, der Arbeitgeber muss seinerseits nachweisen, dass trotz dieser Indizien keine verbotene Ungleichbehandlung erfolgt ist. Beispiel: Denkbar wäre die Bewerbung eines 55-jährigen Mannes auf die folgende Stellenanzeige: junge dynamische Juristin bei der Stadt Coburg gesucht. Bei einer Ablehnung könnte der Bewerber Schadensersatz und eine Entschädigung einklagen, da die Stellenausschreibung vermuten lässt, dass Alter und Geschlecht beim Auswahlprozess eine Rolle gespielt haben. Jetzt muss der Arbeitgeber detailliert nachweisen, dass der Bewerber nicht allein auf Grund seines Geschlechts oder Alters abgelehnt wurde, sondern etwa weil der Bewerber vorbestraft war, andere Bewerber besser qualifiziert waren oder sich im Vorstellungsgespräch besser präsentiert haben. Auch wenn dies für den Arbeitgeber mehr lästigen Papierkram bedeutet, ist eine Dokumentation und Archivierung von Bewerbungsverfahren und Entscheidungsgründen daher zwingend erforderlich. Beschwerdestelle nach AGG - Gleichstellungsbeauftragte, 20. Juli

3 Einzelheiten Problematisch sind zum einen Stellenausschreibungen, die unzulässige Unterscheidungsmerkmale beinhalten. Weiterhin können Fehler in der Vorauswahl oder im Bewerbungsgespräch auftreten, etwa wenn unzulässige Fragen gestellt oder in Fragebögen verwendet werden. I. Ungleichbehandlung und Ausnahmen Ungleichbehandlungen wegen der oben angeführten Kriterien sind grundsätzlich unzulässig. Von diesem Verbot ausgenommen sind lediglich die gesetzlich vorgesehenen Fälle der 5, 8-10 AGG. Ungleichbehandlungen sind nach 5 AGG zulässig, wenn diese dazu dienen, bestehende Ungleichheiten auszugleichen. Unter diese Fallgruppe fällt etwa die Frauenförderung, aber auch die bevorzugte Einstellung von Schwerbehinderten, die aufgrund ihrer Behinderung oft schwerer eine Anstellung finden. Außerdem können Ungleichbehandlungen zulässig sein, wenn wesentliche berufliche Gründe dies erfordern, 8 AGG. In Betracht kommt etwa das Erfordernis spezieller Sprachkenntnisse (besonders in den Bereichen Import/Export, Vertrieb etc.) oder auch bestimmte körperliche Voraussetzungen für einzelne Berufsgruppen (volle Sehkraft und gesundes Gehör für Piloten, körperliche Belastbarkeit im Gerüstbau oder auch für bestimmte Tätigkeiten im Sicherheitsbereich etwa Geldboten oder Personenschützer). Dies gilt jedoch nur, soweit diese Voraussetzungen gerade für die bestimmte Stelle erforderlich sind. Problematisch ist, ob auch Kundenerwartungen besondere Anforderungen an eine Stelle begründen können. Darf also eine Verwaltung in einem überwiegend muslimischen Stadtteil ausschließlich männliche Sachbearbeiter suchen, weil die Kunden möglicherweise nicht von einer Frau beraten werden wollen? Darf die Bewerbung einer muslimischen Frau als Verkäuferin aufgrund ihres Kopftuches zurückgewiesen werden, wenn befürchtet wird, die Kunden könnten sich daran stören? Diese Fragen sind bisher ungeklärt und sollten nicht allein zur Begründung einer Ablehnung herangezogen werden. Eine Ungleichbehandlung aus Altersgründen ist nur in Ausnahmefällen zulässig, wenn dadurch ein legitimes Ziel verfolgt wird und die Ungleichbehandlung angemessen ist. 10 AGG zählt dafür einige Fallgruppen auf, die jedoch nicht abschließend sind. Eine ungleiche Behandlung kann unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein, wenn u. a. damit die berufliche Eingliederung von Jugendlichen, älteren Beschäftigten oder Personen mit Fürsorgepflichten gefördert wird, ein mögliches Einstellungshöchstalter auf Grund spezifischer Ausbildungsanforderungen einer Tätigkeit erforderlich ist oder sich die Notwendigkeit einer angemessenen Beschäftigungszeit vor dem Eintritt in den Ruhestand ergibt. Etwaige Ausnahmefälle sollten jedoch besonders geprüft werden. II. Stellenausschreibung Infolge des Gleichbehandlungsgesetzes können Unachtsamkeiten bei der Stellenausschreibung ganz erhebliche Konsequenzen haben. Gesucht wird eine Assistentin der Geschäftsführung, die nicht älter als 30 Jahre sein sollte. Wenn sich daraufhin 100 Bewerber melden, darunter 20 Männer sowie 30 Frauen, die älter als 30 Jahre sind, so könnten diese 50 Bewerber im Falle der Ablehnung Entschädigungsansprüche geltend machen. Geht man von einem Bruttogehalt von monatlich und einer Entschädigung von 3 Monatsgehältern aus, so beliefe sich der potentielle Schaden für das Unternehmen auf zuzüglich etwaiger Anwalts- und Gerichtskosten. Beschwerdestelle nach AGG - Gleichstellungsbeauftragte, 20. Juli

4 Betroffen ist jede Art der Stellenausschreibung, also Stellenanzeigen in Zeitungen oder im Internet, innerbetriebliche Ausschreibungen, Mitteilungen am schwarzen Brett oder im Intranet sowie Mitteilungen an die Bundesagentur für Arbeit oder Personalberatungsfirmen. Lediglich die gezielte Aufforderung zur Bewerbung an Einzelne wird nicht erfasst. Bei der Stellenausschreibung sollten folgende Dinge beachtet werden: 1. geschlechtsneutral formulieren Am besten nur die Funktionsbezeichnung (Geschäftsleitung, Abteilungsleitung, Sachbearbeitung, Verkauf) verwenden. Anderenfalls müssen beide geschlechtlichen Formen genannt werden (Verkäufer/in, Assistent/in, Sachbearbeiter/in). Unzulässig wäre etwa Vertriebsleiter, Krankenschwester, Jurist, Assistentin der Geschäftsführung, Facharbeiter oder Sekretärin. Bei besonderen Anforderungen wie Vollzeitstelle oder schwere körperliche Belastung könnten Frauen mittelbar diskriminiert werden. Wenn solche Anforderungen formuliert werden müssen, so sollten diese mit einem Juristen abgestimmt werden. 2. Keine Altersgrenzen Das gilt sowohl für Altersangaben (bis 35 Jahre) als auch für Formulierungen wie jung und dynamisch oder für unser junges und dynamisches Team. Anstelle langjähriger Erfahrung sollte besser eine genaue Anforderung formuliert werden, etwa 2-jährige einschlägige Berufserfahrung wenn das für die Stelle erforderlich ist. Sowohl Ältere als auch Jüngere sind vor Ungleichbehandlungen geschützt. 3. Nicht an Behinderung anknüpfen Grundsätzlich unzulässig sind Formulierungen wie körperlich uneingeschränkt leistungsfähig, da hierdurch behinderte Bewerber ausgeschlossen werden. Allein aus wesentlichen betrieblichen Gründen ist eine solche Anforderung zulässig (siehe oben). Zulässig ist es hingegen, wenn schwer behinderte Bewerber bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt werden sollen, etwa weil der Betrieb die Schwerbehindertenquote erfüllen will, weil durch diese Ungleichbehandlung nur bestehende Nachteile ausgeglichen werden sollen, 5 AGG. 4. Rasse und ethnische Herkunft Die Suche nach einem deutschstämmigen oder einem türkischen Arbeitnehmer ist unzulässig. Auch die Anforderung Deutsch als Muttersprache ist problematisch, da allein nach der Herkunft differenziert wird und nicht-deutschstämmige Bewerber unter Umständen besser Deutsch sprechen als einige Muttersprachler. Zulässig ist es jedoch, allgemein auf Sprachkenntnisse oder Kenntnisse des Landes/einer Region abzustellen, da diese Kriterien grundsätzlich jede/r Arbeitnehmer/in erfüllen kann. Zulässig wäre also die Suche nach ausgezeichneter Kenntnis der deutschen Sprache oder Erfahrung im Vertrieb im Nahen Osten etc., - allerdings nur, wenn diese Kenntnisse für die Stelle tatsächlich erforderlich sind. Bei einem Vertriebsleiter wären diese Anforderungen daher eher zulässig als bei einer Reinigungskraft. Auf die ausdrückliche Anforderung eines Fotos sollte ebenfalls verzichtet werden, da so der Verdacht entstehen könnte, die sich daraus ergebenden Informationen (ethnische Herkunft soweit erkennbar, Alter, Geschlecht) würden beim Auswahlprozess eine Rolle spielen. III. Vorauswahl und Einladung zum Vorstellungsgespräch Das Auswahlverfahren sollte einem festen Schema folgen. Dazu müssen Kriterien festgelegt werden, die eine Vorauswahl der Kandidaten/in ermöglichen, die zu Gesprächen eingeladen werden sollen. Mögliche Kriterien sind etwa vollständige und fehlerfreie Bewerbungsunterlagen, Beschwerdestelle nach AGG - Gleichstellungsbeauftragte, 20. Juli

5 Ausbildung des/ Bewerbers/in und sonstige Qualifikationen, Berufserfahrung sowie bisherige Beurteilungen und Zeugnisse. Auch bei der Vorauswahl darf es nicht zu unzulässigen Ungleichbehandlungen kommen. Es dürfen also nicht alle männlichen oder alle weiblichen Bewerber aussortiert werden. Das Gleiche gilt für Bewerber/innen mit Behinderung, bestimmter Herkunft und außerhalb bestimmter Altersgrenzen. Ebenfalls unzulässig ist das Aussortieren aller Bewerbungen ohne Foto, mit abgekürztem Vornamen oder ohne Geburtsdatum. In allen diesen Fällen wird möglicherweise anhand unzulässiger Kriterien differenziert. Um später nachweisen zu können, dass keine Diskriminierung erfolgt ist, sollte der gesamte Auswahlprozess dokumentiert werden. Dafür ist es erforderlich, dass die Bewerbungsunterlagen kopiert oder eingescannt werden, da der Arbeitgeber nicht berechtigt ist, die Originale nach einer Ablehnung zu behalten, sie aber zu Nachweiszwecken in einem Verfahren benötigen könnte. Für die Anfertigung der Kopien ist die Zustimmung des/r Bewerbers/in erforderlich, die zuvor eventuell durch einen entsprechenden Hinweis in der Ausschreibung - eingeholt werden muss. Weiterhin müssen die Kriterien der Vorauswahl und die jeweiligen Runden des Auswahlprozesses dokumentiert werden, so dass nachgewiesen werden kann, welche/r Bewerber/in wann und aus welchen Gründen ausgeschieden ist. Wenn bereits aus der Bewerbung deutlich wird, dass kein echtes Interesse an der Stelle besteht, etwa weil völlig überzogene Gehaltsforderungen genannt werden, die Bewerbung überhaupt nicht auf die Anforderungen eingeht oder nicht zum Anforderungsprofil passt, ist besondere Vorsicht geboten. Dem/der Bewerber/in könnte es allein um die Geltendmachung von Entschädigung wegen Verstößen gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz gehen. Diese Fälle sollten besonders sorgfältig dokumentiert werden. Können solche Anhaltspunkte belegt werden, so kann sich der Arbeitgeber im Prozess darauf berufen, dass es der Bewerbung an Ernsthaftigkeit mangelte. IV. Vorstellungsgespräch Das Vorstellungsgespräch sollte auf Arbeitgeberseite möglichst durch mindestens 2 Personen geführt werden (6-Augen-Prinzip), damit zusätzlich zum/r Auswählenden ein weiterer Zeuge zur Verfügung steht. Folgende Tipps sollte ein Auswahlgremium beachten: 1. Für die Gespräche bietet sich ein fester Fragenkatalog an, der auch allen Bewerbern/innen gleich gestellt werden sollte. 2. Die Fragen müssen sich dabei auf die berufliche Qualifikation beziehen und sollten sich am Anforderungsprofil der Stelle orientieren. Dabei kommen zum einen objektive Kriterien wie Schulnoten, Ausbildung, Berufserfahrung oder Sprachkenntnisse in Betracht. Aber auch subjektive Elemente können zum anderen eine Rolle spielen: Warum will der Bewerber/die Bewerberin in diesem Bereich tätig sein? Warum gerade bei der Stadtverwaltung? Welchen persönlichen Eindruck hat der Bewerber/die Bewerberin hinterlassen? War sein/ihr Auftreten höflich, bestimmt, unsicher, arrogant oder wortkarg? 3. Die Fragen und Antworten sowie die subjektive Eindrücke sollten zudem schriftlich festgehalten werden. Auch über die Ablehnungsgründe sollte eine kurze Notiz erstellt werden. Diese dürfen nicht auf eine indirekte Benachteiligung schließen lassen. 4. Fragen nach Merkmalen, die mit unzulässigen Kriterien in Zusammenhang stehen, sind ebenfalls unzulässig. Bereits eine unzulässige Frage lässt auf eine verbotene Ungleichbehandlung schließen und führt dazu, dass der Arbeitgeber nachweisen muss, dass keine Ungleichbehandlung erfolgt ist. Doch es drohen nicht nur Schadensersatzklagen, die Antworten sind zudem auch nur von geringem Wert. Bewerber/innen dürfen auf unzulässige Fragen wahrheitswidrig antworten und der Vertrag kann wegen einer solchen Falschauskunft auch nicht angefochten werden. Beschwerdestelle nach AGG - Gleichstellungsbeauftragte, 20. Juli

6 Folgende Fragen sind zulässig: Frage nach beruflichen Fähigkeiten und Vorstellungen und zum beruflichen Werdegang Frage nach Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis Frage nach dem Familienstand, aber nicht nach Heiratsabsicht und Kinderwunsch Frage nach Schwerbehinderung oder Gleichstellung (Frage bei Behinderung z.b. steht der konkreten Ausübung der Tätigkeit etwas entgegen? ) Unzulässig sind unter anderem Fragen nach: Alter oder Geburtsdatum, Schwangerschaft - selbst dann, wenn eine Schwangerschaftsvertretung gesucht wird oder aus arbeitsschutzrechtlichen Gründen Schwangere in dem Bereich gar nicht beschäftigt werden dürfen, Familienplanung - auch gegenüber männlichen Bewerbern, da deren sexuelle Orientierung (mögliche Homosexualität) Gegenstand der Frage sein könnte, Mitgliedschaft in einer Partei oder Gewerkschaft, dem Gesundheitszustand, Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft oder Weltanschauung. Problematisch ist die Frage nach einer Mitgliedschaft bei Scientology, da diese zwar steuerlich nicht als Religionsgemeinschaft anerkannt wurde, aber als Weltanschauung gelten könnte. Die Frage, ob jemand sich an den Grundsätzen von Ron Hubbard orientiert, wird jedoch teilweise für zulässig gehalten. Auch wenn bestimmte Punkte im Bewerbungsgespräch offensichtlich sind (Bewerberin hochschwanger, Mann in Frauenkleidern) sollten dies Punkte am besten gar nicht angesprochen werden, um den Anschein der Diskriminierung zu vermeiden. Das Absageschreiben sollte möglichst inhaltsleer sein, um dem Bewerber keine Angriffsfläche zu bieten. Denkbar ist etwa die Formulierung: Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden und müssen Ihnen daher leider absagen. Je mehr zu den Ablehnungsgründen gesagt wird, um so eher kann dabei ein unbewusster Fehler unterlaufen. Auch telefonisch sollten keine weitergehenden Auskünfte erteilt werden. V. Fristen für gerichtliche Geltendmachung Ansprüche wegen Benachteiligung müssen innerhalb von 2 Monaten ab Zugang der Absage geltend gemacht werden, 15 II AGG. Es empfiehlt sich daher, die entsprechenden Unterlagen zumindest für 3 Monate aufzubewahren. Um den Zugang der Absage und damit den Fristbeginn sicher belegen zu können, müssten eigentlich alle Absagen zugestellt oder mit Übergabeeinschreiben versandt werden. Dies ist jedoch mit erheblichen Kosten verbunden. Auf jeden Fall sollte eine Liste geführt werden, in der alle Rücksendungen mit Datum vermerkt und mit Beschwerdestelle nach AGG - Gleichstellungsbeauftragte, 20. Juli

7 eigenhändiger Unterschrift des zuständigen Mitarbeiters versehen werden. Dann kann zumindest der genaue Zeitpunkt der Absendung belegt werden. VI. Auswirkungen des Gleichbehandlungsgesetzes auf andere Bereiche Die Auswirkungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes reichen weit über den Bewerbungsvorgang hinaus. Die meisten innerbetrieblichen Vorgänge sind betroffen, unter anderem Beförderungen und Versetzungen, Abmahnungen und Kündigungen, Leistungsbewertungen, Beurteilungen, Lohn- und Gehaltszahlungen, Aus- und Weiterbildung, Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen. Führungsverantwortliche sind daher angehalten sich durch entsprechende Fortbildung mit dem Thema auseinander zu setzen. Zusammenfassung: Die Auswirkungen des Gleichbehandlungsgesetzes auf das Bewerbungsverfahren sind erheblich. Verboten sind Ungleichbehandlungen aufgrund von Geschlecht, Rasse oder ethnischer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Identität. Stellenausschreibungen müssen sehr gründlich formuliert und auf unzulässige Kriterien überprüft werden. Um drohenden Schadensersatzklagen wirksam begegnen zu können, muss der gesamte Bewerbungsvorgang zuverlässig dokumentiert werden. Die Unterlagen müssen mindestens für 3 Monate ab Zugang der Ablehnung beim Bewerber aufbewahrt werden. Die Vorauswahl sollte anhand fester, möglichst objektiver Kriterien erfolgen. Für Vorstellungsgespräche empfiehlt sich ein fester Fragenkatalog. Im Gespräch sollten wenigstens zwei Vertreter der Arbeitgeberseite anwesend sein und den Inhalt des Gesprächs festhalten. Ablehnungsschreiben sollten inhaltsleer sein, um keine Angriffsfläche zu bieten. Hinweis: Dieses Infoblatt erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Informationen und Kontakt: Susanne Müller Beschwerdestelle nach AGG Markt Coburg Tel / susanne.mueller@coburg.de Beschwerdestelle nach AGG - Gleichstellungsbeauftragte, 20. Juli