IT-Projektturnaround Krisenprojekt mit einfachen Hilfsmitteln managen - Aus der Reihe Effektives Projektmanagement -

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1 IT-Projektturnaround Krisenprojekt mit einfachen Hilfsmitteln managen - Aus der Reihe Effektives Projektmanagement - München, 2014

2 Die Kern-Idee des IT-Projekt-Turnarounds VERWENDUNG DER METHODEN DES TURNAROUND-MANAGEMENT AUS DER UNTERNEHMENSFÜHRUNG Beschreibung Verwendung des Begriffs Turnaround aus der Unternehmensführung zur Korrektur von Schieflagen in IT- Projekten Transfer von Werkzeugen zum Unternehmensturnaround für die Anwendung im IT-Projekt-Turnaround Anwendung des Turnarounds in IT- Projekten zur Sicherung der Projektinvestitionen und Ziele Einleitung des Umschwung in IT- Projekten abhängig von der Komplexität und strategischen Bedeutung in wenigen Wochen bis Monaten Know-How Strategy Skills Organisation und Prozesse Structure Shared Values Staff Mitarbeiter Systems Style IT-Systeme Unternehmensstrategie Unternehmensvision Unternehmenskultur Alle Faktoren sind voneinander abhängig und beeinflussen sich gegenseitig

3 IT-Projekt-Krisen erkennen ALS FRÜHINDIKATOREN FÜR PROJEKTKRISEN EIGNEN SICH MEISTENS SCHWACHE SIGNALE Krisenidentikatoren Kennzahlen getriebene Überwachung, um Abweichungen zu erkennen Schwache Signale nach dem strategischen Konzept zur Reaktion auf Krisen (Ansoff 1990) wahrnehmen Bauchgefühle oder Anzeichen von nur einer Gefahrenquelle können schwache Signale darstellen Kennzahlen-gesteuertes Management hat häufig Probleme mit der Akzeptanz von schwachen Signalen (If you can t measure it, you can t manage it!) Schwache Signale lassen sich über Observierung und Verständnis der Machtstrukturen herausfiltern Observierungsfeld definieren Schwache Signale herausfiltern Machtstrukturen durchdringen Krise vermeiden Allgemeine Informationen über das Projekt Reduktion der Informationen Nutzen von inoffiziellen Kommunikationskanälen Effizientes Risikomanagement und Stakeholdermanagement

4 Schwache Signale und deren Bewertung SCHWACHE SIGNALE KÖNNEN ÜBER PROJEKT-REVIEWS KONKRETISIERT WERDEN Mögliche Ereignisse Projekt-Review-Tool PPM IT-Projekt meldet keine Probleme ungewöhnlich für IT-Projekte Projektmitarbeiter suchen inoffizielle Gespräche Zeichen für kulturelle Probleme Risikoliste verliert sich im Detail die Übersicht geht verloren Projektplan verändert sich nicht ungewöhnlich für IT-Projekte Reduktion von Rollen in der Projektorganisation veränderte Rahmenbedingungen Getrennte Projekte werden zusammengelegt veränderte Rahmenbedingungen Lenkungsausschüsse werden verschoben Zeichen für kulturelle Probleme Schwache Signale zu erkennen und richtig zu bewerten ist abhängig von der Erfahrung

5 Den IT-Projekt-Turnaround durchführen DAS PPM-VORGEHEN BERÜCKSICHTIGT HARTE UND WEICHE FAKTOREN, VOR ALLEM ABER DEN FAKTOR MENSCH IM IT-PROJEKT-TURNAROUND Projektauftrag klären Projektumfang festlegen Termine und Budget definieren Rahmenbedingungen klären Ressourcen klären Projektkultur verstehen Organisationsstruktur verstehen Mitarbeitermotivation ergründen Anreizsysteme definieren Ausführlich kommunizieren Stakeholder Interessen berücksichtigen Alle Kommunikationskanäle verwenden Redundante Kommunikation verwenden Ständig kommunizieren Verantwortlichkeiten festlegen Rollenklarheit herstellen Befugnisse definieren Arbeitspakete zuweisen

6 Beispiel IT-Projekt-Turnaround in der Post Merger Integration Projektbeschreibung 1 IT System kaufendes Unternehmen Synergien erkennen? IT System Zielunternehmen Aufgabestellung und Organisation: Funktionale Zusammenführung von 4 Systemlandschaften zu einer best of bread Migration aller Bestands- und Bewegungsdaten in die Ziellandschaft Programmstruktur mit 16 Projekten und rund 50 Teilprojekten 400 Projektmitarbeiter, 25 Lieferanten und Geschäftspartner Manntage 2 SOLL Synergien realisieren IT System nach Zusammenschluss Projektkrise: Falsche Scope-Definition Ungenügende Zeiteinschätzung Kein Changemanagement für Mitarbeiter => Ressourcen und Budget-Probleme Maßnahmen: Übernahme der Programmleitung durch erfahrenen IT- Projektleiter Festlegung des Scopes Definition eines realistischen Projektplans Kommunikation an alle Mitarbeiter Neudefinition der IT-Organisation => Turnaround wurde zur Zufriedenheit aller geschafft

7 Beispiel IT-Projekt-Turnaround in Individual-SW-Entwicklung Projektbeschreibung 1 2 Externer Partner Zwei Teams Interne IT Koordination Frontend Ein System CMS Backend Aufgabestellung und Organisation: Agile Einführung einer Kommunikationsplattform für Händler Individuelle Anpassung eines Open-Source Content Management Systems Neues Design der Weboberfläche der kommunikationsplattform Internes und externes Entwicklerteam Projektkrise: Fehlender Überblick über den Scope Keine Termintreue, ständige Verschiebung von IBN Fehlende Abstimmung der Verantwortung zwischen interner IT und externem Partner => Termin- und Scope-Probleme Maßnahmen: Übernahme der Projektleitung durch erfahrenen IT- Projektleiter Rest-Scope-Definition mit externem Partner Definition eines realistischen Projektplans Klare Verantwortungsdefinition zwischen interner IT und externem Partner => Turnaround wurde zur Zufriedenheit aller geschafft

8 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Nördliche Münchner Straße 16 D Grünwald t: 089/ f: 089/

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