Vorwort. Wir sind. für Sie da

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1 Benutzerhandbuch ImmonetManager Version 1.5 Stand: Januar

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Wir sind für Sie da Systemvoraussetzungen für den Einsatz des s ImmonetManagers Anmeldung für die Web-Applikation und Basiseinstellungen Anmeldung für die ipad App Hinweisee zur Bedienung der ImmonetManager App Struktureller Aufbau des ImmonetManagers Suche nach Kontakten (Personen) und Immobilien (Objekten) Der Exportmanager Aufbau und Funktionen innerhalb der Kontakte-Kartei Aufbau und Funktionen innerhalb der Immobilien-Kartei Präsentationsmoduss in der ipad App -Management Verarbeitung in der ipad App Termin- und Aufgaben-Management

3 Vorwort Sehr geehrter Anwender, vielen Dank, dass Sie sich für unsere Software ImmonetManager entschieden haben. Mit dem ImmonetManager halten Sie eine neue Generation von Immobilien-Software in den Händen, die Sie bei allen maßgeblichen Aufgaben in Ihrem Tagesgeschäft unterstützt. Dazu zählen Kundenberatung, der Versand von Angeboten, der Verkaufsproze ess sowie die Bewerbung Ihrer Immobilien in den großen Immobilienportalen. Die Philosophie unseres Produkts lautet: einfach & mobil. Auf eine Multikomplexität im Programm haben wir bewusst verzichtet. Der ImmonetManager bietet zwei Anwendungsmöglichkeiten: 1) Eine browserbasierte Web-Anwendung, mit der Sie von jedem internetfähigen Computer aus auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen können. 2) Eine Anwendung (App) für das Apple ipad, über die Sie online und standortunabhängig alle geschäftsrelevanten Informationen abrufen und bearbeiten können. Beide Komponenten bleiben bei bestehender Onlineverbind dung automatisch auf dem gleichen Datenstand und ermöglichen Ihnen das perfektee Zusammenspiel mit Ihrem BackOffice. Viel Spaß mit dem ImmonetManager und lassen Sie uns gerne wissen, wenn wir Ihnen den Arbeitsalltag mit unserer Software ein Stück weit erleichtern konnten. Ihr ImmonetManager-Team 3

4 Wir sind für Sie da Fragen zur Technik, zu den Basiseinstellungen im administrativen ProgrammteiP il, zur Bedienung der Software oder zum Apple ipad beantwortet Ihnen gern unsere technische Hotline: : Telefon software-support@immonet.de Bei allen Fragen zu Ihrem Vertrag oderr Ihrer Rechnung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenbetreuung: Tel: Fax: kundenbetreuung@immonet.de Für einee individuelle Beratung zum Einsatz des ImmonetManagers in Ihremm Unternehmen, für Lizenzerweiterungen, Anwenderschulungen oder für Anregungen zu Optimierungen der Software steht Ihnen unser Software-Team gern zur Verfügung: Telefon Telefax software-vertrieb@immonet.de 4

5 Systemvoraussetzungen für den Einsatz des ImmonetManagers Der ImmonetManager ist eine reine Online-Lösung und somit unabhängig von spezifischen Hardware- Anforderungen. Für die optimale Nutzung des ImmonetManagers empfehlen wir folgende Minimalausstattung an Ihr Computersystem. Hardware (PC & MAC): Arbeitsspeicher mind. 1 GB, Prozessor mind. 1.5 GHz,, Bildschirmauflösung mind x 768 Browser: Internet Explorer ab Version 8, Firefox ab Version 3.6, Safari ab Versionn 5, Chrome ab Version 12 Internetanbindung: DSL mit mind. 1 MBit (z. B.: DSL 1.000) Mobile Anwendung (ImmonetManager App): Apple ipad 2 (oder höher), andere Endgeräte werden nicht unterstützt Allgemeine Informationen / Installationsanleitung: Die Web-Anwendung und die ipad App des ImmonetManagers sind eigenständigee e Programmkomponenten. Das Programm kann, bei nichtvorhandensein eines ipads, auch ausschließlich über die Web-Anwendung auf f einem Desktopcomputer oder Notebook genutztt werden. Die ImmonetManager App wird ausschließlic ch über den App Store ausgeliefert und bei Verfügbarkeit von Updates auch über diesen Weg aktualisiert. Die Installation der ImmonetManager App und auch aller sonstiger imm App Store angebotenenn Apps, ist nur mit einer Apple-ID möglich. Wir habenn Ihnen für die Erstellung einer Apple-ID Diese können Sie und der Installation der App eine ausführliche Schritt für Schritt Anleitung zusammengestellt. unter dem folgendenn Link abrufen: Updates / neue Funktionen: Alle Informationen rund um neuee Funktionen und eine Updateanleitung finden Siee unter: 5

6 Erste Anmeldung im Basiseinstellungen Programm und Innerhalb weniger Tage nach Ihrer Bestellung erhalten Login in den ImmonetManager. Sie von unss Ihre Zugangsdaten zum ersten Bitte melden Sie sich als erstes in der Web-Anwendung an. Bitte gehen Sie anschließend in den Bereichh Einstellungen des ImmonetManagers und nehmen Sie dort alle erforderlichen Einstellungen und Eingaben vor. Bei Fragen zu diesem Bereich unterstützt Siee gern unsere technischee Hotline:

7 Einstellungen Firmendaten Allgemein Bitte hinterlegen Sie hier alle Stammdaten zu Ihrem Unternehmen. Die Eingabefelderr sind in Abhängigkeit von der Rechtsform Ihres Unternehmens auszufüllen. Die vonn Ihnen hinterlegten Angabenn werden vom Programmm automatisch in die aus dem ImmonetManager erzeugten Exposés und Dokumente eingepflegt. Bitte überprüfen Sie die automatische Einbindung Ihrer Daten in Ihren Korrespondenzen. 7

8 Einstellungen Globale Einstellungen Allgemein Unter diesem Menüpunkt nehmen Sie verschiedene Grundeinstellungen in Ihrem ImmonetManager vor. Eine Erläuterung zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie nachstehend. Gern unterstützen wir Sie bei derr Hinterlegung Ihrer individuellen Einstellungen: Software-Support Tel

9 Einstellungen Globale Einstellungen Pflichtfelder und Kalenderansicht Hier bestimmen Sie, welche Eingabefelder inn der Kontaktkartei Pflichtfelder sindd (Straße, PLZ, Ort, Vorname). Zudem können Sie die globale Berechtigung der Anwender zur gegenseitigen Einsicht in die persönlichen Terminkalenderr festlegen. Hinweis! Die Eingabefelder Vorname und Nachname sind standardmäßig als PflichteingabP befelder im ImmonetManager hinterlegt. Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung, dass eine Deaktivierung der Pflichtfeldhaftigkeit u.u. zu einer Vielzahl unvollständiger Datensätze führen kann. 9

10 Die Pflichteingabefelder in der Kontaktkartei sind an der hellblauen Unterlegung der Eingabefelder erkennbar. 10

11 Einstellungen Globale Einstellungen Logo Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo als Datei in den ImmonetManager einzubinden. Durch diese Hinterlegung wird es automatisch in das vom Programm erzeugte Exposé sowie Ihre Anschreiben eingefügt. Beispiel: Anschreiben 11

12 Einstellungen Globale Einstellungen Textbausteine Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Textbaustein im ImmonetManager zu hinterlegen. Dieser wird vom Programm automatisch bei der Angebotserstellung ( Immobilie anbieten) in Ihr Begleitschreiben ( /Brief) Ihres Angebots haben Sie die Möglichkeit, den Text nach Ihren ganz individuellen Wünschen zu verändern. eingefügt. Vor Ausdruck/Versendung 12

13 Einstellungen Globale Einstellungen Toleranzwerte fürr Abgleiche Der ImmonetManager gleicht die Gesuchswünsche Ihrer Immobilien-Interessenten zu finden, haben Siee in diesem Bereich eine globale Einstellmöglichkeit, Toleranzwerte für die im Programm hinterlegten h Gesuchswünsche festzulegen. Auf diese Weise können Sie die Gesuchswünsche über ein gröberess Suchraster in Ihrer automatisch mit Ihrem Immobilienangebot ab. Um möglichst viele passende Immobilien auss Ihrem Bestand Datenbank abprüfen lassen. Wir empfehlen Ihnen, die Toleranzwerte in einer geeigneten Relation zu Ihrem Immobilienangebot und Ihrer Kundenstruktur voreinzustellen. Es bedarf bei Ihren Einstellungen ggf. eines anfänglichen Experimentierens mit den Toleranzwerten sowie einer gelegentlichen Nachjustierung der Einstellungen z.b. bei Veränderung Ihres Immobilienangebots bzw. Ihrer Kundenstruktur. Eine allgemeingültigee Empfehlung für die richtigen Einstellungen der Toleranzwerte kann von uns daher nicht gegeben werden. 13

14 Einstellungen Globale Einstellungen -Einstellungen (Zentrale) Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, diverse Einstellungen für denn -Verkehr mit dem ImmonetManager vorzunehmen. Wichtiger Hinweis! Bitte beachten Sie, dass wir s im Posteingang der ImmonetManger ipad App nurr bis zu einem maximalen Empfangszeitpunkt vonn 3 Monaten zurückliegend mit der ImmonetManager- Durch die Auswahl eines noch kürzeren Synchronisationszeitraums reduzieren Sie die Web-Anwendung synchronisieren. Der standardmäßig von uns voreingestellte Synchronisationszeitraum beträgt 2 Monate. Synchronisationsdauer zwischen den beiden Programm-Komponenten u.u. erheblich. Wir empfehlen Ihnen, einen möglichst kurzen Synchronisationszeitraum einzustellen. Diese Einstellungenn haben keinen Einfluss auf die -Verwaltung im Posteingang der Web- sind, dann bitten wir Sie, sich an Ihren -Provider bzw. an Ihren EDV-Betreuer zu wenden. Erfahrungsgemäß können Ihnen diese die benötigten Angaben problemlos zur Verfügung stellen. Sollten Sie bei der Hinterlegung der für Ihr Unternehmen erforderlichen Einstellungen Hilfe benötigen, so steht Ihnen unser Software-Support unter Tel: gern beratend zur Seite. Bitte denken Sie daran, alle von Ihnen vorgenommenen Einstellungen n abschließend mit einem Klick Anwendung des ImmonetManagers. Wenn Sie sich bei den im Programm zu hinterlegenden Angaben zu Ihrem IMAP-Server unsicher auf den Button Einstellungen speichern zu sichern. 14

15 Einstellungen Globale Einstellungen Primärsystem Unter diesem Menüpunkt könnenn Sie festlegen, ob Sie den ImmonetManager als Primärsystem verwenden möchten. Damit Sie alle Funktionen des ImmonetManagers nutzen können, empfehlen wir Ihnen dringend den ImmonetManager als Primärsystem zu nutzen. 15

16 Einstellungen PDF-Exposé Allgemein Unter diesem Menüpunkt nehmen Sie verschiedene Grundeinstellungen für die automatisiertee PDF- Eine Erläuterung zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie nachstehend. Exposé-Erstellung vor. Die Einstellungen werden automatisch für allee PDF-Exposés übernommen. 16

17 Wichtig! Der Informations-Umfang zur Immobilie variiert stark in den zur Auswahl stehenden Exposé- Varianten. Eine tabellarische Übersicht zum Informationsumfang der drei Typen finden Sie auf der folgenden Seite. Einstellungen PDF-Exposé Umfang und Vorlagen Legen Sie hier den Standard-Umfang Ihrer Exposés fest, die aus demm ImmonetManager gedruckt oder versandt werden. Für jeden Exposé-Umfang könnenn Sie zusätzlich in den Dropdowns als Standardd ein Exposé-Layout bestimmen. Ihree Voreinstellung wirkt sich global für alle Benutzer des ImmonetManagers aus. Falls im Einzelfall gewünscht, kann jeder Anwender die gewählte Voreinstellung auf einen anderenn Standard-Umfang ändern. 17

18 Cluster Kurz Lang Vollständig Datenfelder Grunddaten Basis Objekt-, Nutzungs-, Vertragsart, Objektzustand, Baujahr, Zimmer, Wohnfläche, W Grundstücksfläche, Nutzfläche, Büro-/Praxisfläche, Verkaufsfläche, Gastraumfläche, Gesamtfläche, Exposé-Überschrift, Eigene Objekt- nummer, Immonet-Nr. Ansprechpartner Basis Titel, Zusatz, Vorname, Nachname, Tel-Geschäft, , Firmenname, Straße, Nr.., PLZ, Ort, URL Preisangaben Basis Kaufpreis, Miete zzgl. NK, Pauschalmiete i.d.r. inkl. Nebenkosten, Pacht, Erbpacht, Garagen-/Stellplatz- kaufpreis, Betriebskosten, Heizkosten, Miete inkl. NK, Kaution /Genossenschaftsanteile, Nebenkosten, Garagen-/Stellplatzmiete, Abstand Courtage Basis Außencourtage, Außencourtage Art, Courtage-Text, Courtage-Abbinder Exposé-Bild(er) Basis Erstes Bildd mit Bildunterschrift, ggf. weitere Bilder Objektbeschreibung Basis Objektbeschreibungstextt Lagebeschreibung Basis Lagebeschreibungstext Alle Textee Nein Ja Ja Ausstattung, Sonst., Bebaubarkeit, Erschließungstextt Wichtige Details Basis Küche, Balkon Energieausweis Basis Energieausweistyp, Endenergiebedarf, Energieverbrauchskennwert, Energieverbrauch für Warmwasser enthalten, Energiepass gültig bis Alle Bilder & Grundrisse Nein Ja Ja Alle Preise Nein Nein Ja Kaufpreis/m², Hausgeld pro Monat, Nettorendite, Kaufpreisfaktor, Mieteinnahmen pro Jahr, Monatsmiete, Mietpreis/m², Mietzuschläge, Preis pro Tag, Preis pro Woche, Erbbaurecht, Erbbauzins, Preis/Zeiteinheit Alle Flächen Nein Nein Ja Grundstücksfront, Kellerfläche, Balkon /Terrasse, Dachbodenfläche, Flächee teilbar ab, Gartenfläche, Schaufensterfront, Ladenfläche, Lagerfläche, Verwaltungsfläche, Beheizbare Fläche,, Freifläche Alle Zimmerangaben Nein Nein Ja Anzahl Schlafzimmer, Anzahl Badezimmer, Anzahl Balkone/Terrassen, Büro-/Praxiseinheiten, Ladeneinheiten, Anzahl Betten, Wohneinheiten, Gewerbeeinheiten, Anzahl Parkflächen, Anzahl Tagungsräume Alle weiteren Details Nein Nein Ja Bad, Etage, Heizung, Stellplatz, Garage, Tiefgarage, Anzahl Etagen, Dachform, Ausblick, Ausrichtung, Fußboden, Energiehaus,, Deckenhöhe, Deckenbelastung, Lastenaufzug, Erschließung, WG-geeignet, Haustieree Alle Ausstattungsinfos Nein Nein Ja Features Besichtigungstermine Basis Eigentümer Basis Vorname, Name, Straße,, Hausnummer, PLZ, Ort Verfügbarkeit Nein Nein Ja 18

19 Einstellungen PDF-Exposé Schriftfarben In diesem Bereich können Sie die Überschriftfarben Ihrerr Exposés festlegen. Wählen Sie z.b. Ihre Firmenfarbe aus und verleihen somit Ihren Exposés ein individuelles Erscheinungsbild. Klicken Sie dazu auf das farbige Kreissymbol. Es öffnet sich die RGB-Farben-Bar, die Ihnen Zugriff auf eine nahezu unendliche Farbpalette bietet. Falls vorliegend, können Sie über das Eingabefeld auch direkt die RGB-Farbnummer finden Sie z.b. unter: /de.wikipedia.org/wiki/hsb-farbmodell. Wichtiger Hinweis! Ihrer Firmenfarbe eingeben. Weiterführende Informationen zu dem RGB-Farbmodell Die von Ihnen ausgewählten Farben kommenn in der Exposé-Vorschau erst dann zur Anwendung, wenn Sie Ihre Farbauswahl abschließend auch gespeichert haben 19

20 Einstellungen PDF-Exposé Texte Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, das automatischh vom ImmonetManager erzeugte Exposé um eigene Texte-Passagen zu erweitern. Somit können Sie das d Exposé noch weiter auf Ihr Unternehmen individualisieren. Die Erweiterungsmöglichkeiten beziehen sich auf die a) letzte Exposé-Seite (z.b. AGB) b) Abschlusstextt oder Abschlusshinweis für Mietimmobilien c) Abschlusstextt oder Abschlusshinweis für Kaufimmobilien d) Kontakthinweise 20

21 Einstellungen PDF-Exposé Eigene Vorlage Hier haben Sie die Möglichkeit, eine individuell gestaltetee PDF-Vorlage im Hochformat zu hinterlegen. Der ImmonetManager verwendett diese Vorlage dann generell bei derr Erstellung eines Exposés in der Vorlagen-Einstellung "PDF Hintergrund". Hinweis! Bitte beachten Sie, dass Ihre digitale PDF-Vorlage der DIN Norm für Deutsches Briefpapier entsprechen muss. Die exakten Spezifikation nen für die Vorlage können Sie über die Verlinkung des Wortes "hier" (siehe Abbildung) abrufen. Um die Vorlage als Standard zu aktivieren, gehen Sie anschließend in den Menüpunkt Umfang und Vorlagen und wählen Sie dort PDF Hintergrund aus dem d Dropdown-Menü aus. 21

22 Einstellungen PDF-Exposé Vorschau Hier können Sie am Beispiel einer eigenen Immobilie jederzeit überprüfen, ob die von Ihnen vorgenommenen Layout-Einstellungen Ihren Vorstellungen entsprechen. Wählen Sie über das Eingabefeld Tippen Sie einfach los... Ihre gewünschte Immobilie auss und klickenn auf den Button Exposé-Vorschau. 22

23 Einstellungen Benutzerverwaltung Wird der ImmonetManager von mehreren Mitarbeitern genutzt, können Sie diese in der Benutzerverwaltung hinterlegen.. Der erste Benutzer-Account wird von Immonet als Basis-Account direkt angelegt und trägt den Berechtigungsstatus Chefmakler. Der Chefmakler-Account besitzt gegenüber dem Makler-Account übergeordnete Berechtigungen und kannn von Ihnen selbst auch nicht deaktiviert werden. Weitere Benutzer können Sie anlegen. durch einenn Klick auf die verlinkte Überschrift Neuer Benutzer 23

24 Nach einem Klick auf den Button Erstellen wird ein neues Benutzerkonto angelegt. Klicken Sie anschließend in der linken Menüleiste auff den Begriff Benutzer und wählen Sie in der rechts angezeigten Benutzer-Liste den von Ihnenn neu angelegten Benutzer aus. Vervollständigen Sie anschließend ggf. die Stammdaten. Die Anzahl der Benutzerkonten im ImmonetManager ist standardmäßig auf 3 Benutzer beschränkt. Wenn Sie weitere Benutzerkonten hinterlegen möchten, so bitten wir um Kontaktaufnahme mit dem Software-Team: Wird ein Benutzerkonto nicht mehr benötigt, so haben Sie die Möglichkeit, dieses zu deaktivieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Wählen Sie das zu deaktivierende Benutzerkontoo aus und klicken Sie in das Kontrollkästchen rechts neben dem Feld Aktiv. Mit dem Entfernen des Häkchens und einem anschließendem Klick auf den Button Speichern haben Sie das Benutzerkonto deaktiviert. Deaktivierte Benutzer können sich von nun an nicht mehr in den ImmonetManager einwählen. Hinweis! Das Löschen eines Benutzerkontos oder Mitarbeiters ist nicht möglich, m da im Programm jede Benutzer-Aktion mit dem Login-Namen etc. in der Datenbank verknüpft. Über diese Verknüpfungen werden im protokolliert wird. Der Login-Name eines Benutzerkontos ist mit Aktivitäten, Dokumenten, ImmonetManager die Leistungen nachweislich dokumentiert, die Sie in Verbindung mit der Vermittlung einer Immobilie erbringen. 24

25 Einstellungen Immobilienportale Export-Benachrichtigungen Bitte hinterlegen Sie hier die -Adresse, unter der Ihnen Immonet die Export-Benachrichtigungen zu Ihren Objektübertragungen zusenden kann. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Basiseinstellungen (FTP-Zugangsdaten) für die elektronische Übertragung Ihrer Immobilien zu Immowelt.de und/oder Immobilienscout24.de vorzunehmen. Wichtiger Hinweis: Um Ihre Objekte in die zusätzlich auswählbaren Portale einstellen zu können, benötigen Sie einen entsprechenden Insertionsvertrag und Ihre individuellen FTP-Zugangsdaten für den Datentransfer. Diese Zugangsdaten erhalten Sie i. d. R. über die Service-Hotline des jeweiligen Portals. Bitte wählen Sie zu den auswählbaren Portalen auch die für Sie passende Optionn hinsichtlich der Art des Exports aus. Der ImmonetManager unterscheidet zwischen einem Voll- und einem Teilexport. Die auswählbaren Exportarten unterscheidenn sich wie folgt: 25

26 Vollexport Bei dieser Option werden automatisch a) bei jeder Neuanlage einer Immobilie im ImmonetManager und deren aktiver Freischaltung zu einer Portal-Übertragung, b) bei der Aktivierung der Portal-Übertragung an einer bereits erfassten Immobilie im ImmonetManager c) bei einer Änderung an den Stammdaten einer im ImmonetManager erfassten und bereits veröffentlichten Immobilie sowie auch bei einer Änderung an einer Immobilie direkt im Portal Immonet.de unter Mein Immonet die folgenden aufeinander aufgebauten Aktionen ausgeführt: d) Löschen aller eingestellten Objekte, bei den von Ihnen unter den Einstellungen freigeschalteten Zielportalen e) Neuübertragung aller im ImmonetManager zur Übertragung aktivierten Immobilien zu den freigeschalteten Zielportalen Teilexport Bei dieser Option werden ausschließlich nur diejenigen Immobilien übertragen, diee Sie gemäß vorstehender Auflistung neu erfasst oder verändert haben. Alle sonstigen in den Zielportalen bereits befindlichen Objekte bleiben unverändert. Hinweis! Durchgeführte Änderungen an bereits veröffentlichten Objekten direkt in den Portalen Immobilienscout24.de und Immowelt.de werden durch eine Neuübertragung (Teil-- und Vollexport) überschrieben. 26

27 Einstellungen Mein Profil Passwort ändern Im Register Mein Profil hinterlegen Sie für Ihren Chefmakler-Account Ihr ganz persönliches Zugangs-Passwort sowie die Einstellungen für Ihren ganz persönlichen -Account. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an unserenn Software-Support:

28 Einstellungen Mein Profil Persönliche -Einstellungen Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihren ganz persönlichen -Accou unt zu hinterlegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, im Bereich globale Einstellungen einen zentralen -Account für das gesamte Büro einzurichten. 28

29 Wichtige Hinweise zum management mit dem ImmonetManager Für den Empfang und die Darstellung Ihrer -Nachrichten im ImmonetManager benötigen Sie wie bereits auf den vorausgehenden Seitenn beschrieben ein IMAP-fähiges -Konto. Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Nähere Informationen zu IMAP finden Sie auf einer Vielzahl von Webseiten im Internet. Warum ist für den ImmonetManager ein normaler POP3-Mail-Client nicht ausreichend? Erfahrungsgemäß werden insbesondere im Businessbereich für den Empfang undd die Bearbeitung von -Nachrichten speziellee -Programme (z.b. Microsoft Outlook, O Thunderbird etc.) und zusätzlich auch noch mobile Endgeräte (z.b. Apple iphone/ipad, Blackberry etc.) genutzt. Mit der Hinterlegung eines ganz normalen POP3-Mail-Kontos im ImmonetManager würden alle für Sie eingehenden s ausschließlich nur noch in den Posteingang des ImmonetManagers geladen und von Ihnen auch nur von dort aus weiter zu bearbeiten sein. Bei Fragen zu diesem Thema steht Ihnen derr Software-Support gern zur Verfügung: Welche Nutzungsvorteile biete Ihnen die Hinterlegung eines IMAP-fähigen -Kontos in Ihrem ImmonetManager? -Nachrichten können von Ihnen nicht nur über den Posteingangsordner dess ImmonetManagers, sondern über eine beliebige Anzahl anderer -Programme und mobiler m Endgeräte abgerufen, gelesen, bearbeitet und ggf. archiviert werden. Die ggf. bisher bereits von Ihnen praktizierte Archivierung aller bei Ihnen eingehenden -Nachrichten, z.b. über Microsoft Outlook, kann von Ihnen unverändert fortgeführt werden. Zusätzlich werden/können -Nachrichten im Posteingang des ImmonetManagers, welche ausschließlich Ihre geschäftlichen Kontakte betreffen, künftig im ImmonetManager sowohl objekt- als auch kontaktbezogenn eine primäre Archivierung erfahren. -Nachrichten, diee auf einer Kontakt- wieder auffinden. /Objektkartei im ImmonetManager archiviert wurden, lassen sich von Ihnen auch deutlich schneller Je nach der von Ihnen auf dem IMAP-Server r eingerichteten Posteingangs- und Weiterleitungsstruktur, lassen sich gezielt nur die tatsächlich geschäftsrelevanten s in den ImmonetManager downloaden. Dadurch sparen Sie u.a. auch Speicherplatz auf Ihrem ImmonetManager-Account und reduzieren die Zeit für die -Übertragung von dem IMAP-Server und Ihrem ImmonetManager. 29

30 Welche Besonderheiten müssen Sie bei der Nutzung eines IMAP-Kontos allgemein und insbesondere bei zusätzlicher Nutzung des ImmonetManagers beachten? Wenn Sie Ihre -Nachrichten generell neben dem ImmonetManager auch über ein -Programm (z.b. MS Outlook) abrufen,, dann achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie ein IMAP-fähiges -Konto benutzen, bzw. beantragen Sie bei Ihrem -Provider die IMAP- Wenn Sie Ihre s jedoch besonders einfach über mehrere Wegee abrufen möchten und auf allen Fähigkeit für Ihr evtl. schon bestehendes POP3- -Konto. Unter Umständen erhebt Ihr -Provider für diese neue komfortable Art der - Gebühren. Verwaltung/Übertragung und dem damit verbundenen Mehrwert von Ihnen zusätzliche -Programmen und mobilen Endgerätenn eine möglichst weitreichende -Mobilität erreichen möchten, dann zahlt sich eine solche Investition sehr schnell für Sie aus. a Eine Übersicht über kostenfrei erhältliche IMAP- -Konten finden Sie im Internet. Bitte achten Sie in dem von Ihnen verwendeten -Programm unbedingt auf die richtige Konfiguration Ihres IMAP-Kontos. Nachfolgender Screenshot zeigt Ihnen beispielhaft die -Konfiguration unter MS Outlook 2010: 30

31 Hinweis! Klicken Sie nach der Hinterlegung Ihrer -Zugangsdaten auf denn Button Weitere Einstellungen. Anschließend auf die Registerkarte Erweitert, und aktivieren Sie unter Übermittlung das Kontrollkästchen Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen. Achtung! Haben Sie diese sehr wichtige Option nicht gesetzt, werden alle -Nachrichten durch MS Outlook direkt von dem Serve abgerufen und in MS Outlook abgespeichert. Dort D können Ihre s nicht mehr durch den ImmonetManager abgerufenn werden. In diesem Einstellungsbereich können Sie u.a. auch auswählen, ob Nachrichten N nach einer angegebenen Anzahl von Tagen bzw. beim Löschen des Elements auf Ihrem Computer oder beim Leeren des Ordners Gelöschte Objekte automatisch vom -Server gelöschtt werden sollen. Diese Einstellungen helfen zu verhindern, dass die vom Internetdienst-Anbieter festgelegte Größenbeschränkung des Postfachs überschritten wird. Bitte beantragen Sie bei Ihrem -Provider eine für Ihr Unternehmen passende Postfachgröße. Achtung! Die von Ihnen hinterlegten Postfach-Einstellungen in z.b. Microsoft Outlook O als auch direkt auf dem IMAP-Server haben eine nachhaltige Auswirkung auf das gesamte -Management in Ihrem ImmonetManager. Führen Sie Löschungen oder Verschiebungen von -Ordnern, -Nachrichten oder Weiterleitungsregelnn bitte stets gewissenhaft t und bedacht durch, damit Sie Ihre -Nachrichten auch vollständig und ggf. nachweisrelevant imm ImmonetManager speichern können. Wenn Sie sich bezüglich der richtigen Einstellungen nicht sicher sind,, so empfehlen wir Ihnen, sich bei Ihrem EDV-Betreuerr zu erkundigen und durch diesen die korrekten Einstellungen nach Ihren Vorgaben durchführen zu lassen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch im Internet auf einschlägigen Websites von Microsoft: /outlook-help/arbeiten-mit-pop3-nachrichten-auf-mehreren-computern- HP aspx /outlook-help/permanentes-loschen-von-zum-loschen-markierten- imap-elementen-hp aspx 31

32 Mein Profil Persönliche Systemeinstellungen Hier haben Sie die Möglichkeit, die Flash-Technologie für den Datei-Uploadd zu aktivieren bzw. deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass diee Flash-Technologie nicht durch alle Internet-Browser unterstützt wird. Beispiel für den Nutzen der Flash-Technologie: Durch Aktivierung der Flash-Technologie ist es möglich, mehrere zumm Upload anstehende Dateien zu markieren und diese dann zeitsparend im Block in den ImmonetManager hochzuladen. 32

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34 Anmeldung für die ipad App Der Benutzername und das Passwort für ipad- und Web-Anwendung Einstellungen. Nach der d Einwahl können Sie sofort mit sind identisch. In der ipad App benötigen Sie keine weiteren Ihrer Arbeit beginnen. 34

35 Hinweise zur Bedienung derr ImmonetManager Appp In der ipad App finden Sie auf jeder Programmseite eine Kurzanleitung mit Hinweisen zur Bedienung. Um diese aufzurufen, tippen Sie einfach auf das kleine i (Info-Symbol) unten links auf der Funktionsleiste. Daraufhin verdunkelt sichh der Bildschirm des ipads und die Anleitung wird eingeblendet. Um diese wieder auszublenden, tippen Sie einfach an a eine beliebige Stellee auf den Bildschirm. 35

36 Struktureller Aufbau des ImmonetManagers Der strukturelle Aufbau der beiden Programm-Komponenten ( ipad App & Web-Anwendung) ist nahezu identisch. Die Funktionsbereiche des Immonet-Managers sind: Startseite Kontakte Immobilien s Termine & Aufgaben Präsentation ( nur in der ipad App) Synchronisierung (nur in der ipad App) ) Einstellungen (nur in der Web-Anwend dung) In beiden Programm-Komponenten gelangenn Sie nach der Einwahl auf eine Startseite. Dort sehen Sie alle geschäftsrelevanten Informationen auf einen Blick und können aus a diesem Bereich auch direkte Aktionenn ausführen. Erläuterung zur Startse eite Die Startseite bietet einen Kurzüberblick über die einzelnen Hauptbereiche. Klicken oder tippen Sie auf eine der Schaltflächen, um den jeweiligenn Menüpunkt auszuwählen. 36

37 Startseite in der Web-Applikation 37

38 Startseite der ipad App 38

39 Suche nach Kontakten & Immobilien Globale und erweiterte Suche nach Kontakten und Immobilien (Objekten) Zum Suchen eines Objekts (einer Immobilie) ) oder eines Kontakts können Sie Ihre Suchkriterien direkt in die weiß unterlegten Suchfelder auf der Startseite eintragen. Selbstverständlich finden Sie eine entsprechende Suchfunktion auchh in den jeweiligen Hauptregistern Kontakte und Immobilien. Klicken oder tippen Sie auf die jeweiligen Funktionsbuttons verschiedenen Suchwege einfach mal aus. und probieren Sie die beiden Bei der Suche nach einem Kontakt können Sie in das Eingabefeld beispielsweisee den Vornamen, den Nachnamen oder auch den Straßenname en eingebenn der ImmonetManager liefert Ihnen als Suchergebnis eine Liste aller Kontakte, bei denen die von Ihnen eingegebenen Kriterien zutreffen. Auch bei der Suche nach Objekten hilft Ihnen diese praktische Funktion dabei, eine Immobilie schnell zu finden. Suche nach Kontakten in der Web-Applika ation 39

40 Erweiterte Suche nach Kontakten in der Web-Applikation In der Web-Applikation haben Sie neben demm Schnellsuchfeld auch die Möglichkeit zu einerr Erweiterten Suche. Nach einem Klick auf Erweiterte Suche öffnet sich s eine Maske mit differenzierten Suchmöglichkeiten: Suche über Stammdaten Hier können Sie einen Kontakt über die hinterlegten Stammdaten (Name, Firma, Tel. etc.) suchen. Suche über Aktivitäten Über diese Suche haben Sie die Möglichkeit,, einen Kontakt über einee zurückliegende oder auch zukünftige Aktivität in Ihrer Datenbank zu finden. Dabei können Sie zusätzlich zwischen einer positiven (ausgeführten) oder auch negativenn (nicht ausgeführten) Dokumentationn auswählen. Über diesen Weg haben Sie demnach nicht nur diee globale Möglichkeit zurr Recherche von Kontakten, sondern auch diverse Möglichkeiten für ein Controlling der Vertriebs-Aktivitäten. Suche über Gesuche (Immobilien-Gesuchswünsche) Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Kontakt über seinen aktivenn bzw. auch bereits deaktivierten Immobilien-Gesuchswunsch in der Datenbank zu finden. Gutes Tool zur Schnellrecherche: Prüfen Sie bei einem neuen Immobilienangebot, ob Sie evtl. schon einen Interessenten für das Objekt haben. Wichtiger Hinweis! Alle Suchanfragen erfolgen standardmäßig über die als aktiv klassifizierten Kontakte. Soll Ihre Suche über alle oder gezielt überr die inaktiv klassifizierten Kontakte ausgeführt werden, so können Sie über ein Auswahlfeld oben rechts denn Kontakt-Status verändern. Zur Auswahl stehen Ihnen: Alle Inaktiv Aktiv (Standard). 40