s bei Abwesenheit weiterleiten Outlook

Transkript

1 Mit den Bordmitteln von Outlook kann man mit zwei verschiedenen Ansätzen das Weiterleiten von s an andere Personen, während einer Abwesenheit bewerkstelligen. 1. Ansatz über den Abwesenheitsassistent von Outlook Gehe dazu wie folgt vor: 1. Rufe über das Menü <Extras> <Abwesenheits-Assistent > den Abwesenheitsassistenten auf. 2. Aktiviere das Optionsfeld»Ich bin zurzeit nicht im Hause«. 3. Trage in das darunterliegende Feld deine Nachricht ein, die der Abwesenheitsassistent während deiner Abwesenheitszeit dem Absender von s übermitteln soll. 4. Klicke nun auf die Schaltflächen»Regel hinzufügen «5. Im daraufhin erscheinenden Dialogfenster kannst du dann verschiedene Einstellungen vornehmen, die während deiner Abwesenheit bestimmte s an eine andere Person weiterleiten sollen: 19. August 2013 Seite 1 8

2 In diesem Dialogfenster klicke auf die Kontrollkästchen»Direkt an mich gesendet«und»kopie (Cc) an mich«. Trage im Feld»Betreff«(blaues Feld) eventuell einen Betreff ein und/oder im darunter liegenden Feld»Nachrichtentext«(violettes Feld) einen Text, der in der Mail eventuell enthalten sein könnte. Hinweis Der Betreff und der Nachrichtentext muss nicht genau übereinstimmen: wenn du z.b. im Feld»Nachrichtentext«das Wort»Zahlung«eingetragen hast, werden alle s, die im Text das Wort»Zahlung«beinhalten, an die von dir definierte Person weitergeleitet. Dasselbe gilt auch für den Betreff. Trägst du hingegen im Betreff und im Nachrichtentext keinen Text ein, werden alle eintreffenden s weitergeleitet. Aktiviere dann das Kontrollkästchen»Weiterleiten«und wähle über die Schaltfläche»An «die Person aus dem globalen Adressbuch aus, an der die s weitergeleitet werden sollen. Nachdem du auf die Schaltfläche <OK> geklickt hast, erscheint folgendes Dialogfenster mit der Zusammenfassung deiner Abwesenheitsregel: 19. August 2013 Seite 2 8

3 Du kannst die Regel jederzeit durch einen Klick auf die Optionsschaltfläche»Ich bin zurzeit im Hause«deaktivieren. Willst du hingegen den Abwesenheitsassistenten aktiv behalten und nur die Weiterleiten Regel deaktivieren, klicke auf das Kontrollkästchen unter dem Wort»Status«. 6. Klicke auf <OK> um die Abwesenheitsregel zu aktivieren. Achtung: Wenn die Abwesenheitsregel aktiv ist bekommt der - Absender nur das erste Mal die Notiz deiner Abwesenheit. Die Weiterleitung der erfolgt aber weiterhin, bis du die Abwesenheitsregel bzw. die Weiterleiten Regel nicht deaktivierst. 2. Ansatz über den Regelassistenten Eine zweite Möglichkeit s während deiner Abwesenheit weiterzuleiten ist der Regelassistent, den du über das Menü <Extras> <Regel- Assistent > aufrufst. Gehe dabei wie folgt vor: 19. August 2013 Seite 3 8

4 1. Im ersten Dialogfenster klicke auf die Schaltfläche <Neu> 2. Aktiviere im nächsten Fenster die Option»Regel ohne Vorlage erstellen«und aktiviere im darunter liegenden Feld die Auswahl»Nachrichten bei Ankunft prüfen«und klicke dann auf»weiter«. 3. Im nächsten Fenster kannst du die Bedingungen festlegen, mit welchen die an dich gerichteten s an eine andere Person weitergeleitet werden sollen. z.b. Mails die bestimmte Wörter im Betreff haben Mails die meinen Namen im Feld»An«oder»Cc«Mails die nur an mich gesendet wurden usw. 19. August 2013 Seite 4 8

5 Wählst du z.b. die Option»mit bestimmten Wörtern im Betreff«dann musst du im Feld»Regelbeschreibung (zur Bearbeitung auf die unterstrichenen Werte klicken):«auf den Eintrag»bestimmten Wörtern«klicken und im erscheinenden Dialogfenster»Text suchen«den Text eingeben, der als Kriterium für die Weiterleitung dienen soll. Nachdem du den Text eingetragen hast, klicke auf die Schaltfläche <Hinzufügen>, damit der Text in die»suchliste«eingetragen wird. Hinweis: Im Dialogfeld»Text Suchen«kannst du im Feld»Im Betreff zu suchende Wörter«mehrere einzelnen Wörter oder Wörterkombinationen einfügen, die in den weiterzuleitenden s enthalten sein könnten. Wichtig dabei ist, dass die Wörter und Wortreihen im Feld»Im Betreff zu suchende Wörter:«eingetragen werden und nach jedem Eintrag die Schaltfläche»Hinzufügen«aktiviert wird. 19. August 2013 Seite 5 8

6 Klicke dann auf <OK> und»weiter«um zum nächsten Dialogfeld des Regelassistenten zu gelangen. 4. Im nächsten Dialogfeld aktiviere die Option»diese an eine Person/Verteilerliste weiterleiten«und füge den Namen dieser Person im Feld»Regelbeschreibung (zur Bearbeitung auf die unterstrichenen Werte klicken):«aus dem globalen Adressbuch in das Dialogfeld ein. Sobald diese Person ausgewählt und eingefügt worden ist, klicke auf <OK> um die Auswahl abzuschließen. Du kannst auch mehrere Personen auswählen, die deine s bekommen sollen. 19. August 2013 Seite 6 8

7 Der endgültige Eintrag, kann dann so aussehen: 5. Klicke auf die Schaltfläche»Fertig stellen«um die Eingabe der Regel abzuschließen. 6. Du kannst jetzt die von dir definierte Regel jeder Zeit über das Kontrollkästchen im Feld»Regeln in dieser Reihenfolge anwenden:«aktivieren oder deaktivieren. Hinweis: Du kannst die Regel über die Schaltflächen auf der rechten Seiten kopieren, ändern, umbenennen und löschen. Wichtig: Ein Nachricht die Aufgrund der so erstellten Regel weitergeleitet wird enthält folgenden Text:»Diese Nachricht wurde automatisch von einer Regel weitergeleitet«, welcher bei bestimmten Konfigurationen auch in Englisch formuliert sein kann»auto forwarded by a Rule«. 19. August 2013 Seite 7 8

8 Fazit: Abschließend muss gesagt werden, dass beim zweiten Ansatz der Abwesenheitsassistent in seiner einfachen Form (Mitteilung der Abwesenheit ohne Ausführung einer Regel) auch aktiviert werden muss. Außerdem ist anzumerken, dass beim zweiten Ansatz (Regelassistent) die Filterung der eingetroffenen s, die weitegeleitet werden sollen, mehr Möglichkeit aufweist, als beim Abwesenheitsassistenten. Du kannst die Filterung für bestimmte Wörter im Betreff, bestimmte Wörter im Text, bestimmte Wörter im Betreff oder Text, bestimmte Wörter in der Nachrichtenkopfzeile, bestimmte Wörter in der Absenderadresse, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet ist festlegen. Hingegen kannst du beim Abwesenheitsassistent, außer der Filterung des Textes im»betreff«und im»nachrichtentext«über die Schaltfläche»Optionen«ein paar anderer Optionen festlegen, die mehr technischer Natur sind, wie Größe des Objektes Objekt erhalten»abbis«mit oder Anlagen nach Wichtigkeit nach Vertraulichkeit usw. 19. August 2013 Seite 8 8