Einfach für alle. Alles einfach. Einfach überall.

Transkript

1 produktinformation

2 » Durch die Einführung einer reinen sanfrage für Projektmitglieder können derzeit Mitarbeiter des Finanz-Rechenzentrums als Projektmitarbeiter gewonnen werden, bei denen man das angeforderte Know-how zuvor nicht erkannt hätte. Dies führt zu einer Entlastung unserer zentralen sträger.«thomas Jahn, Ressourcenmanager, Oberfinanzdirektion Niedersachsen (OFD)» Mit der Einführung von Blue Ant haben wir die notwendige Struktur geschaffen, künftig auch mit einer steigenden Anzahl an Mitarbeitern transparent und effizient abzuwickeln.«heiko Ahrens, Project & Sales Manager, Axel Springer Digital TV Guide GmbH Einfach für alle. Alles einfach. Einfach überall. Das Blue-Ant-Prinzip: Multi-Projektmanagement einfach etablieren. Alle in diesem Dokument aufgeführten Waren- und Produktbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber. proventis GmbH Der Umwelt zuliebe drucken wir auf recyceltem Papier. 2

3 editorial einfach managen Schnelle Abstimmungsprozesse, hohe Termintreue, klare Entscheidungsgrundlagen und geringer organisatorischer Aufwand sind legitime Wünsche an das Multi-Projektmanagement. Ohne eine effektive Unterstützung durch einheitliche Methoden und Werkzeuge werden diese jedoch schwer umsetzbar sein. Projektmanager benötigen Informationen, um Entscheidungen treffen zu können. Im projektorientierten Arbeitsumfeld führt gerade diese Informationsbeschaffung zu ungeahnten Zeitfressern. Zudem sind die Informationen nach der langen Beschaffungsphase nicht mehr aktuell, so dass Entscheidungen mehr oder weniger aus dem Bauch heraus getroffen werden. Mit Blue Ant und den Beratungsangeboten unserer Partner steht Ihnen ein Lösungsansatz zur Verfügung. Wir unterstützen Sie von der Evaluierung notwendiger Änderungen, über die Einrichtung eines standardisierten Multi-Projektmanagementsystems bis zur Schulung und Betreuung der Anwender. Die Lösung besteht in einer sinnvollen Kombination aus Methodik und Werkzeug zur Unterstützung eines prozessorientierten und integrierten Projektmanagements. Ziel sollte die Entlastung der Mitarbeiter von Recherche- und Abstimmungsaufgaben sein. Nur in einem solchem Umfeld findet die notwendige kontinuierliche Datenerhebung für das Projektmanagement Akzeptanz. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen bei der Einführung von Multi-Projektmanagementsoftware. Welche Blue-Ant-Funktionen Ihr Projektmanagement im Einzelnen unterstützen kann, erfahren Sie auf den nächsten Seiten. Wir freuen uns auf Ihr Unternehmen. Ihr Norman Frischmuth Geschäftsführer 3

4 Multi-projektmanagement erfolgreich einführen» Sehr gut bewährt hat sich das Zusammenspiel von Blue Ant mit unserer Systemlandschaft, unserer Zeit- und Tätigkeitserfassung sowie unserem umfangreichen Abrechnungssystem.«Ing. Josef Bayrhammer, Bereichsleiter, Porsche Informatik GmbH, Österreich» Die Sparkassen Rating und Risikosysteme GmbH verfügt nun über ein modernes Planungs- und Reportinginstrument zur täglichen und einfachen Anwendung unter der Möglichkeit zur Einbeziehung ihrer Partner.«Michael Tobias, Leiter IT, Sparkassen Rating und Risikosysteme GmbH 4

5 Multi-Projektmanagement erfolgreich einführen Grundsätzlich gilt, dass Software nur ein bereits funktionierendes Projektmanagement unterstützen kann. Die Einführung einer Multi-Projektmanagementsoftware erfordert strukturiertes Vorgehen. Es ist daher wichtig, vor der Einführung die internen Projektmanagementprozesse zu untersuchen. Unsere Erfahrung zeigt, dass folgende grundlegende Schritte eine erfolgreiche Einführung unterstützen. Schritt 1 Einführungskonzept entwickeln Gemeinsam mit den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens werden alle für das Projekt management relevanten Geschäftsprozesse beleuchtet und auf etwaige Auswirkung im Rahmen der Einführung von Blue Ant überprüft. Auf Grundlage dieser Informationen wird das zukünftige Multi-Projektmanagementmodell entwickelt. Zusätzlich werden notwendige Integrationsschritte (wie z.b. Schnittstellen-Konfigurationen) abgestimmt und umgesetzt. Schritt 2 Schulung und Rollout Anhand eines Einführungsleitfadens werden alle relevanten Anwendergruppen geschult. Parallel zur Schulungsphase erfolgt das Rollout Ihres spezifizierten Blue-Ant-Systems. Schritt 3 Coaching-Phase In der Einführungsphase von Blue Ant stehen Ihnen erfahrene Multi-Projektmanagement-Coaches zur Verfügung, um individuelle Hilfestellung zu geben. Dieses begleitende Coaching beschleunigt den Einführungsprozess insbesondere in komplexen Organisationsstrukturen. Schritt 4 Weitere Integrationen Schritt für Schritt Sobald die Kernprozesse reibungslos laufen, erfolgt die tiefere Integration in vorhandene Systeme. Hierbei werden die zahlreichen Web Services von Blue Ant genutzt, um Daten in Fremdsysteme zu übergeben oder Blue Ant mit Daten aus anderen Systemen zu beliefern. 5

6 integriert und mobil Integriertes und mobiles Multi-Projektmanagement Um die Eingabe und Auswertung von Daten für alle Projektbeteiligten einfach zu gestalten, stellt Blue Ant eine Vielzahl an Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese Möglichkeiten sparen Zeit bei der Datenerhebung und den Beteiligten stehen jederzeit und überall aktuelle Daten zur Verfügung. Das erhöht die Akzeptanz bei dem Datenlieferanten und dem Management. SCHNITTSTELLEN ADD-ONS Multi-Projektmanagement integriert und mobil SMARTPHONE-FÄHIG 100% WEBBASIERT 6

7 Return on investment Eine Investition, die sich lohnt Blue Ant ermöglicht Einsparungen bei relevanten Prozessen von bis zu 80%. Insgesamt gehen wir davon aus, dass Prozesskosten um durchschnittlich 6% gesenkt werden können. Herkömmlich mit Blue Ant Arbeitszeiterfassung unterschiedliche Listen, manuelles Zusammentragen und Prüfen, Mehrfacherfassung der Daten in diversen Systemen einheitliches Mitarbeiter-Arbeitszeit-Konto inkl. Arbeitszeit-Erfassung, Prüfungen (Mehrarbeit/ Urlaub) und Freigabe-Mechanismen für Projektleiter und Vorgesetzte 80% * Urlaubs- Abstimmung telefonische Abstimmung, Papierantrag, Prüfung durch Vorgesetzten, Freigabe/ Veröffentlichung über Personalabteilung vollständiger elektronischer Beantragungs- und Freigabeprozess in einem System 75% * Projekt- Abrechnung keine automatische Ressourcenabstimmung, Einholen der Abwesenheiten, Aktivitätenplanung in MS Excel oder MS Project, Einreichen der Planung an das freigegebene Arbeitszeiten gelangen automatisch in die Abrechnung, spezifische Fakturasätze werden berücksichtigt 25% * Projektplanung keine automatische Ressourcenabstimmung, Einholen der Abwesenheiten, Aktivitätenplanung in MS Excel oder MS Project, Einreichen der Planung an das Projekt- und Aktivitätenplanung mit Konfliktreport basierend auf Informationen wie z.b. Abwesenheiten, automatische Ressourcenabstimmung über Ressourcenmanager, Suche nach verfügbaren Kapazitäten/Fähigkeiten in der sdatenbank 25% * Aufgaben- Management Abstimmung und Verfolgung via Outlook, oder auf Zuruf integriertes Ticket- und Aufgabenmanagement inkl. SLA und Eskalationsmechanismen 50% * Projektbericht- Erstattung Daten sammeln und in Powerpoint aufbereiten zentrale Datenbasis, aktuelle Kennzahlen, vielfältige Reports auf Knopfdruck 25% * *Einsparung mit Blue Ant Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern ergibt sich aufgrund der gesenkten Prozesskosten folgender»return on Investment«. ROI von BLUE ANT (Kaufversion) nach 9 Monaten KOSTEN IN TAUSEND EUR Januar März Mai Juli September November Monat PM-Kosten ohne Blue Ant PM-Kosten mit Blue Ant Return on Investment 7

8 Beteiligte PROJEKTLEITER/ RESSOURCENMANAGER Projektleiter sind Führungskräfte auf Zeit. Damit benötigen sie Führungs- und Managementinstrumente, die vom Start bis zum Abschluss des s umfassend unterstützen. Grundlage ihres Handelns sind Planungen und der tägliche Abgleich mit der Realität. ADMINISTRATOR Die Software muss sich in die bestehende Infrastruktur eingliedern lassen. Sie muss schnell um wesentliche Stammdaten erweiterbar sein und ihnen ein umfassendes Rechtemanagement ermöglichen. Hierbei spielen Standards wie LDAP oder XML eine wesentliche Rolle. Blue Ant ist eine webbasierte Softwarelösung der neuesten Generation. Über Web Services lässt sich Blue Ant mit beliebigen Applikationen verbinden. Administrator Projektleiter Projektmanager PROJEKTMITARBEITER Innerhalb eines s müssen Projektmitarbeiter wichtige Aufgaben übernehmen. Zeit ist dabei ein wesentlicher Faktor. Häufig wird eine Plattform benötigt, die die Kommunikation mit dem Projektleiter und dem Vorgesetzten erleichtert sowie administrative Aufgaben auf ein Mindestmaß reduziert. Die Lösung heißt Blue Ant. Projektmitarbeiter PROJEKTMANAGEMENT/CONTROLLING Für das Management ist Zeit ein kostbares Gut und aktuelle Informationen die Grundlage für wichtige Entscheidungen. Nur wenn Störungen frühzeitig erkannt und Auswirkungen auf andere deutlich werden sowie Abstimmungsprozesse schnell erfolgen, können mit hoher Qualität»in time and budget«umgesetzt werden. müssen nicht nur geplant und gesteuert, sondern die Leistungen auch mit dem Auftraggeber abgerechnet werden. Grundlage hierfür bilden tagesaktuelle Kennzahlen und Daten, die aus dem Projektumfeld zur Verfügung gestellt werden. 8

9 Übersicht Erfahren sie auf den folgenden Seiten alles über die Funktionen von Blue Ant Planung Ressourcen & Aufgaben 15 Reisekosten 16 Checklisten 17 Dokumente Projektabrechnung 20 Projektportfolio Add-ons 24 Schnittstellen 25 9

10 funktionen Planung Der Hauptdatenlieferant im Multi-Projektmanagement ist das Einzelprojektmanagement. Blue Ant unterstützt den Projektleiter bei der Projektplanung und Projektsteuerung. Dabei entscheidet der Projektleiter, mit welchen Rechten welche Projektmitglieder am Projekt beteiligt sind. Ebenso kann er seinen Auftraggebern Zugang zur Projektakte gewähren. Damit erhält das Projektteam eine einheitliche Projektplattform zur Kommunikation und Interaktion im Rahmen der Projektsteuerung. Anwender: Mustermann, Martin --Quicklinks-- Release 9.0 PROJEKTE PLANUNG PROJEKTPLAN Fertigstellung Neu Aktion Ansicht Imp./Exp. Berichte Quicklinks Hilfe Belegerfassung Abwesenheiten Cockpit Checklisten Dokumente Stammblatt Steckbrief Teamkalender Vorgaben Planung Ressourcen Projektplan Basisplan Risiken Steuerung Ebene 3 PSP Gantt Netzplan Abhänigkeiten Sept 2010 Okt 2010 Nov Relaunch MS - Go 1.2 MS - Kickoff meeting 1.3 Project Management 1.4 MS - Wirframes/Key Screens 1.5 Further specification 1.6 MS - Acceptance Specification Developement Technical project management Developement Technical documentation Coordination Bugfixing Projektleiter plant Budget und Zeit Berichtswesen Extras Wartungsaufträge Freigaben Verwaltung 1.8 Documentation / handbooks 1.9 Quality Assurance 1.10 MS - System installation 1.11 Adding Content 1.12 Acceptance Test 1.13 MS - Acceptance task passed 1.14 MS - Going live Soll/Ist-Abgleich der Arbeitskosten in der Budgetverwaltung Supportanfrage Gantt Chart eines s Mitarbeiter erfasst Arbeitszeiten und Fortschritte Freigabe der Arbeitszeiten durch den Projektleiter Abrechnung der freigegebenen Aufwände Projektplanung 4 Schnelle Projektanlage durch Assistenten und Vorlagenmanagement kritischer Pfad und konfigurierbaren Konfliktberichten 4 Berechnungsmethoden (vorwärts/rückwärts) inkl. 4 Unterstützung der klassischen und agilen Planungsmethode 4 Erstellung beliebiger Basispläne auf Grundlage der 4 Einfache Erstellung und Bearbeitung von Projektplänen aktuellen Planung und/oder anderer Basispläne via MS Excel 4 Unbegrenzte projektübergreifende Verknüpfung von 4 Importfunktion aller Projektdaten aus Vorlagen, n Aktivitäten in einer Multi-Projektstruktur und MS Excel 4 Darstellung der Haupt- und Teilprojektstruktur 4 Definition von Standard-, Projekt- oder individuellen inklusiver aller Aktivitäten als PSP- oder GANTT-Ansicht Rollen- Kostensätzen bis auf Aktivitätenebene 4 Verknüpfung von Dokumenten mit Aktivitäten 4 Fakturierbarkeit je Aktivität 4 Definition von Mitarbeiter-, Projekt- oder individuellen 4 Planungsschnittstelle zu MS Project Kostensätzen bis auf Aktivitätenebene 4 Fakturierbarkeit je Aktivität und geplanten Kosten 10

11 funktionen Budget- und Angebotsverwaltung 4Top-Down Budgetvergabe für Haupt- und Teilprojekte monetär und/oder in Personentagen 4Beliebige Angebote mit frei definierbarem Status als Fixpreis oder aufwandsbezogen 4Angebotswert auf Grundlage des Projektplanes oder frei definierter Positionen 4 Rechnungsvorschläge mit Zahlungsterminen für die Abrech nung laut Angebot oder auf Grundlage von IST-Daten Freie Definition von Kosten- und Investitionsarten und deren Strukturierung Schnelle Definition des Budgets durch Übernahme von Plan- oder Ist-Daten Budgetkalkulation durch Vorgabe der Umsatzrentabilität Alle Projektkennzahlen auf einen Blick in Echtzeit und ohne manuelle Datenaufbereitung. Diese Informationsquelle lässt sich durch individuelle Statusberichte erweitern und als PDF- Dokument oder Präsentationsfolien ausgeben. Der Projektplanungs- und -steuerungsprozess bedingen einander. Aus diesem Grund stellt Blue Ant innerhalb des Projektplanes steuerungsrelevante Informationen zur Verfügung. Release 9.0 Intern Quicklinks Fertigstellung Belegerfassung Abwesenheiten Cockpit Checklisten Dokumente Stammblatt Steckbrief Teamkalender Vorgaben Planung Steuerung Berichtswesen Extras Freigaben Verwaltung Supportanfrage --Quicklinks-- Anwender: Mustermann, Martin PROJEKTE COCKPIT Aktion Ansicht Bericht Quicklink Hilfe Status Zeit Kosten Wirtschaftslichkeit Aktivitäten Angebote Entwicklung Arbeitszeiten 100 Importieren 0,00 PT Abgerechnet % Arbeit 73,63 PT Freigegeben % Fertigstellung IST 0,00 PT Offen 96.72% Fertigstellung Plan 0,00 PT Abgelehnt % Fertig 0 Zeit Meilensteine Ressourcen Dokumente 11 Fertig 0 Beantragt keine Meilensteine vorhanden keine Dokumente vorhanden 1 In Bearb. 11 Reserviert 0 Offen 0 Kontakte Zur Trendanalyse.. Projektbeteiligte einsehen.. zu den Dokumenten.. Belege Faktura Offen 0,00 Zugeordnet 17 Soll Faktura ,00 Bestätigt ,00 Nicht zugeordnet 0 Abgerechnet 34,868,46 Gesamt ,00 Gesamt 17 Offen 6.404,53 Angebote erstellen.. Kosten einsehen.. Projekt-Cockpit Projekt- 4 Projektstatuswechsel mit Workflow und Berechtigungen 4 Frei konfigurierbare Statusberichte 4 Kennzahlengenerierung (Wirtschaftlichkeit, Rentabilität, Gewinn) 4 Cockpit-Steuerung über alle wichtigen Informationen inkl. Verlinkung 4 Aufwandsprognosen und Meilensteintrendanalysen 4 Performance-Überblick durch Vergleiche (Vorgabe, Plan, Basisplan, Ist, Geschätzt) 4 Tabellarische oder grafische Aufwands- bzw. Restaufwandsentwicklungen 4 Kosten- und Budgetkontrolle 4 Einfache und schnelle Anpassung der Planwerte an geschätzte Aufwände 4 Erstellung von Projektabrechnungen für Auftraggeber 4 Änderungsverzeichnis über das gesamte Projekt 4 Archivierung von n 4 Eigener Berichtsgenerator 4 Ausgabe von Projektinformationen und Kennzahlen via Smartphone BlackBerry Curve 8310 und BlackBerry Pearl

12 funktionen Ressourcen Beliebige Arbeitszeitmodelle, unterschiedliche Feiertagskalender und individuelle Skillprofile ermöglichen einen einfachen, schnellen und effizienten Ressourceneinsatz. Mithilfe des integriertem Urlaubsmanagements wird der Reservierungsprozess professionell unterstützt und Ressourcenengpässe lassen sich schnell identifizieren. Anwender: Mustermann, Martin --Quicklinks-- Release 9.0 BELEGERFASSUNG SAMMELBELEG Fertigstellung Quicklinks Hilfe Belegerfassung Mitarbeiter plant Urlaub Abwesenheiten Jahreskalender Monatskalender Auftragsübersicht Übersicht Wartungsaufträge Freigaben Verwaltung Supportanfrage Jahr 2011 Mo Di Januar Mi Do Fr Sa So April Mai Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Juli Mo Di Mi Do Fr Sa So Oktober Mo Di Mi Do Fr Sa So Fr Sa So Februar März Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So August Mo Di Mi Do Fr Sa So November Mo Di Mi Do Fr Sa So Anzeigen Juni Mo Di Mi Do Fr Sa So September Mo Di Mi Do Fr Sa So Dezember Mo Di Mi Do Fr Sa So Abwesenheiten erfassen Abwesenheit Urlaub Wann Datum von bis Uhrzeit von bis Projekt Kurzbeschreibung Bemerkung Ganzer Tag Urlaub Bemerkung nur für den Bearbeiter sichtbar Beantragen Planen Urlaubsstatistik 2011 Vertraglicher Urlaub 26,0 akt.urlaubskorrektur 0,0 Jahresurlaub 26,0 Resturlaub aus Vorjahr 0,0 genehmigter Urlaub 0,0 verfallener Urlaub 0,0 offener Resturlaub 0,0 Gesamturlaub 26,0 Geplant 9,0 Beantragt 0,0 Genehmigt 21,5 Planbarer Rest -4,5 Berücksichtigung in der Budgetverwaltung Geplant Beantragt Genehmigt Abgelehnt Arbeitsfrei Freigabeprozess Urlaub Rückmeldung via Smartphone Mitarbeiter beantragt Urlaub an Vorgesetzten Vorgesetzter gibt frei/lehnt ab an Vorgesetzten Eintrag in den Urlaubskalender Funktionen der Ressourcenplanung 4 Definition beliebiger Arbeitszeit-Kalender/Arbeitszeit- Modelle für Mitarbeiter 4 Dokumentation des im Unternehmen vorhandenen s 4 Ressourcen-/Einsatzplanung 4 Skilldefinition für alle Mitarbeiter (smanagement) 4 Ressourcensuche über benötigte Fähigkeiten 4 Automatische Ermittlung von Reservierungszeiträumen 4 Schnelle, zyklische Reservierung von Mitarbeitern durch den Reservierungsplan 4 Simulation von Mitarbeitern 4Mitarbeiter-, Projekt- und Unternehmens-Forecast 4Anfrage und Genehmigung von Projekt-Ressourcen 4Unterstützung der Ressourcenplanung durch den Ressourcenmanager mittels gewünschter Skilldefinition 4Abbildung von Projektteamkalendern 4Kontaktverwaltung inkl. Organisation und Kostenstellenstruktur 4Definition und Abrechung von Servicezeiten 4Kostensatz-Definition am Mitarbeiter inkl. Historisierung 4 Schnelle Zuweisung von Kostensätzen über die Mitarbeiter einer Position 12

13 Funktionen Effizienter arbeiten mit Blue Ant Beispiel: Urlaubsplanung Herkömmlich Durchlaufzeit Ø 37 min Unangemessene Bindung wertvoller Ressourcen (Vorgesetzter, Projektleiter) für unproduktiven Prozess Medienbrüche durch unterschiedliche Kommunikationswege mit Blue Ant Durchlaufzeit Ø 8 min kurze Bindung wertvoller Ressourcen keine Medienbrüche Prozesskosten pro Antrag ca. 50 EUR Prozesskosten pro Antrag ca. 11 EUR Durchlaufzeiten Urlaub planen und beantragen 4 Antrag ausfüllen 4 an Vorgesetzte der Linie & Projektleiter senden Herkömmlich 1 min. 2 min. mit Blue Ant 1 min. - Freigabe/Absage der Vorgesetzten 4 Prüfung auf Freigabe der Vorgesetzten 4 Abstimmung der Vorgesetzten 4»Nachtelefonieren«auf Freigabe des MA 4Benachrichtigung des MA 5 min. 10 min. 10 min. 2 min. 5 min. - 2 min. - Veröffentlichung 4 Backoffice informieren 4 Eintrag in Urlaubsdatei 1 min. 1 min. - - Eintrag in Budgetverwaltung 4 Abgleich mit Systemen 5 min min. 8 min. Funktionen der Ressourcenplanung 4 Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung inkl. Genehmigungsverfahren 4 Ausgabe von Abwesenheitsübersichten via Smartphone BlackBerry Curve 8310 und BlackBerry Pearl Abgleich der Urlaube und Abwesenheiten mit MS Exchange 13

14 Funktionen Grundlage einer betriebswirtschaftlichen Bewertung aller bildet unter anderem die Arbeitszeiterfassung. Blue Ant unterstützt alle Projektmitarbeiter durch Erfassungsvarianten. Alle erfassten Arbeitszeiten werden den verantwortlichen Personen zur Freigabe und Abrechnung zugeführt. Automatische Validierungen unterstützen bei der Erfassung und Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten. Die integrierte Anwender: Mustermann, Martin --Quicklinks-- ermöglicht die Rückmeldung der verbrauchten Leistungen für und gleichermaßen. Release 9.0 Fertigstellung Belegerfassung Abwesenheiten Wartungsaufträge Freigaben Verwaltung Supportanfrage ZEITERFASSUNG Aktion Bericht Quicklink Hilfe Einzel Tag Woche Dezember 2011 Mo Di Mi Do Fr Sa So Datum Dauer 3,5 Ticket Projekt Relaunch Customer Website Aktivität Technical project management Plan/Ist in h % - Fertig 48:00 / 20:30 99 Zustand Tätigkeit Aktivität umgesetzt Bemerkung Fakturierbar Speichern Pflichtfeld: Eingabe erforderlich Geschätzt in h 48,00 Datum Tag Von Bis Pause Dauer Ticket Projekt Prj-Nr. Aktivität Tätigkeit Mo 08:00 16:00 16: Consult Project (agile) Roll Out Aktivität umgese Di 08:00 13:00 13: Consult Project (agile) Roll Out Reisetätigkeit Mi 08:00 09:19 09: Serice Request SAP FI/CO Reisetätigkeit Hochladen Mi 09:19 11:19 11:19 Consult Project (agile) Roll Out Aktivität umgese Do 08:00 12:00 12:00 Consult Project (agile) Roll Out Reisetätigkeit Do 12:00 16:30 16:30 Relaunch Customer Website Technical project Aktivität umgese managemen Fr 08:00 09:00 09: Consult Project (agile) Roll Out Reisetätigkeit 00:00 25:49 Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitverwaltung 4 Arbeitszeiterfassung mit Kalenderfunktion und Wochenübersicht 4 Schnelle und genaue Erfassung mittels Stoppuhr 4 Einfache Erfassung durch Tages- und Wochenansichten 4 Erfassung von Arbeitszeiten für andere Mitarbeiter 4 Fertigmeldung von Wochenarbeitszeiten 4 Erfassung geschätzter Mehr- bzw. Restaufwände 4 Mehrarbeitskonto inkl. Übertrag 4 Sperrung der Kalenderwoche nach Fertigmeldung 4 Erfassung durch Von/Bis-Zeiten oder Angabe der Dauer je Mitarbeiter 4 Überbuchungen von Aktivitäten je Projekt konfigurierbar 4 Hilfskostenstellen zur genauen Abrechnung von Arbeitszeiten 4 Frei wählbare Freigabeprozesse für Arbeitszeiten 4 Sammelumbuchungen von Arbeitszeiten 4 Stichtagsregel für Arbeitszeiten 4 Überprüfung auf Vollständigkeit der Arbeitszeiten laut Arbeitszeitmodell 14

15 Funktionen & Aufgaben Durch das in Blue Ant integrierte ystem ist es möglich, alle anfallenden Aufgaben, unabhängig davon, ob sie einem Projekt zugeordnet werden können, zu sammeln, zu verarbeiten und zu überwachen. Das vollintegrierte ystem verbindet dabei das schwer planbare Tagesgeschäft mit der Projektplanung. Über individuelle Ticketvor- Anwender: Mustermann, Martin --Quicklinks-- lagen lassen sich unterschiedliche Adhoc Geschäftsfälle abbilden. Release 9.0 Quicklinks Fertigstellung Belegerfassung Abwesenheiten TICKETS DETAILS Zurück Neu Aktion Senden Bericht Hilfe Nummer 2151 Ersteller Mustermann, Martin am :18 Allgemein Dokumente Arbeitszeiten Historie Plan (h) 05:00 Ist (h) 00:00 (00:00) Solltermin Wunschtermin : :00 Wartungsaufträge bearbeiten Freigaben Verwaltung Supportanfrage Bezeichnung Status Plan (h) Auftraggeber Auftraggeber Projekt Supportaufkommen In Bearbeitung In Bearbeitung Priorität Ansprechpartner B Mustermann, Martin ( m.zellmer@proventis.net Projekt AZ-Mobile-01 Aktivität Thema & Team Thema Blue Ant Verantwortlich SE Blue Ant Team Ticket Müller, Tom (0000/I) Service Level Argreement (SLA) SLA Standard SLA Art Frage Solltermin :00 Wunschtermin :00 Reaktionszeitpunkt :00 Warnzeitpunkt :00 Beteiligte --- Unternehmensbereich--- Ressource Workflow Plan (h) Mustermann, Martin Doppelklick, um neuen Beteiligten hinzuzufügen Ist (h) 00:00 Fertigstellung Plan :00 Wiedervorlage Kommentar Intern Ersteller Doppelklick,für neuen Kommentar Speichern Ticketerfassung Funktionen des Ticket- und Aufgabenmanagements 4 Freie Workflow-Konfiguration inkl. Verantwortlichkeiten und Benachrichtigungen 4 Unterstützung von Supportteams 4 Abarbeitungsreihenfolge für Beteiligte 4 Unterstützung von Wiedervorlagen 4 Schnelle Erfassung durch Ticketvorlagen 4 Abbildung von Service-Level-Agreements inkl. Supportzeit, Reaktions- und Warnzeiten sowie Abrechnungsarten 4 Konfiguration von Eskalations- und Warnmechanismen 4 Kopieren von in bestehende oder neue Aktivitäten 4 Erstellung und Bearbeitung von via über beliebige Konten inkl. Domain White Lists 4 Volle Integration in die Arbeitszeiterfassung, die Projektplanung, -auswertung und das 4 Eskalation via Smartphone BlackBerry Curve 8310 und BlackBerry Pearl

16 funktionen Reisekosten Reisekosten stellen nicht nur Kosten für ein Projekt dar, sie erzeugen zudem auch organisatorischen Aufwand. Belege müssen geprüft, Auslagen erstattet und die Reisekostenabrechnung verbucht werden. Bei all diesen Aufgaben unterstützt sie das Blue-Ant-Reisekostenmodul. Die integrierte Reisekosten- Anwender: Mustermann, Martin --Quicklinks-- erfassung erleichtert die Eingabe der Belege und leitet diese auf elektronischem Weg weiter zu den Prüf- und Freigabeinstanzen, wie zum Beispiel der Projektleitung oder dem Backoffice. Der Datenexport stellt sicher, dass die Buchhaltung die Buchungssätze automatisch geliefert bekommt. Release 9.0 Quicklinks Fertigstellung Belegerfassung Wartungsaufträge Freigaben Verwaltung Supportanfrage BELEGE SAMMELBELEG Abbrechen Hilfe Sammelbeleg Sammelbelegart Reisekosten Sammelbelegnr.. Projekt Demo Haus MZ EZ Beleg für McRoot, Andy Bemerkung Anlage Hochladen Einzelbelege erfassen Belegart Spesen Beschreibung Spesen Von , 09:30 Aktivität 1.5 Kundenwünsche sp Bis , 16:00 Tagesgelder 96,00 Zielland Deutschland Abzüge 0,00 Währung EUR Brutto 96,00 Ust in % Ust in % abzgl. Ust Netto 96,00 Fakturierbar v Faktura 96,00 Auslage Erstattet Abzüge für unentgeltliche Verpflegung Datum Dauer Tagesgeldpau. Abzüge Betrag :29 12,00 0,00 12, :00 24,00 0,00 24, :00 24,00 0,00 24, :00 24,00 0,00 24, :00 12,00 0,00 12,00 Anlage Hochladen Aktuelle Anlage: Spesen_Rechnung.pdf Spesen_Rechnung.pdf 0,2MB Speichern 96,00 0,00 96,00 Hinzufügen Reisekostenerfassung Funktionen der Reisekostenerfassung 4 Beliebige Definition von Sammelbeleg- und Belegarten 4 Individuelle Workflows für Sammelbelegarten 4 Freie Konfiguration von Kontrollinstanzen 4 Länderspezifische Spesen, Kilometerpauschalen, Mehrwertsteuersätze und deren Historisierung 4 Einfache Aktualisierung von Spesen und Kilometerpauschalen mittels Import 4 Schnelle und einfache Erfassung von Beleg- und Reisekosten durch den Mitarbeiter 4 Ablage von Dokumenten je Sammel- u.o. Einzelbeleg 4 Einfache Abrechnung von Beleg- und Reisekosten in der Projektabrechnung 4 Buchungsexport der Belege 16

17 funktionen Checklisten Kleinstaufgaben und Erinnerungspunkte gehören nicht in den Projektplan, da dieser dadurch nur unnötig vergrößert wird. Diese kleinen, aber wichtigen Aufgaben gehören in die dafür entwickelten Checklisten. Checklisten weisen auf wichtige Standards in den n hin und unterstützen deren Einhaltung. Beliebige Checklisten können für erstellt, importiert und individuell angepasst werden. Arbeitsaufträge, die innerhalb von Projektsitzungen vergeben wurden, lassen sich schnell innerhalb der Projektakte erfassen und der verantwortlichen Person zuweisen. Gibt es Projektvorlagen, in denen typische Erinnerungspunkte oder Aufgabenstellungen bereits definiert wurden, so werden diese als Checklisten dem Projekt zur Verfügung gestellt. Release 9.0 Quicklinks Fertigstellung Belegerfassung Abwesenheiten Cockpit Checklisten Dokumente Stammblatt Blog Steckbrief Teamkalender Vorgaben Planung Steuerung Berichtswesen Extras Wartungsaufträge Freigaben Verwaltung Supportanfragen Anwender: Mustermann, Martin PROJEKTE CHECKLISTEN Neu Aktion Imp./Exp. Berichte Quicklinks Hilfe Projektnummer: Von: Projektname: Demo Haus Schulung Bis: Projektstatus: C-Realisierung Nur offene Aufgaben anzeigen Nur eigene Aufgaben anzeigen Suchen Verbergen Speichern Löschen Erweiten Projektart: Referenzprojekt Währung: EUR Arbeit in: h Beschreibung gekürzt darstellen --Quicklinks-- Produkt A [0/15] Projekt-Initiierung [0/2] Letzte Änderung Pos. Aufgabe Verantwortliche Beschreibung Status von 1 Präsentation der neuen Mustermann, Martin 4 Wochen vor Release Mustermann, Martin Offen Produktinformation (Intern) ( /I) Presseinformation Mustermann, Martin Offen Mustermann, Martin ( /I) Update Benutzerhandbuch Mustermann, Martin Beinhalten das Benutzerhandbuch alle Offen Mustermann, Martin ( /I) neuen Funktionen? 1 Update shandbuch Mustermann, Martin Beinhalten das shandbuch Offen Mustermann, Martin ( /I) alle neuen Funktionen 1 Update Installationsanleitung Mustermann, Martin Beinhalten die Installationshandbücher alle Offen Mustermann, Martin Kurze Update Info für ( /I) Mustermann, Martin neuen Funktionen Offen Mustermann, Martin Kunden erstellen Aktualisierung der Schulungsmaterialien ( /I) Mustermann, Martin Offen Mustermann, Martin ( /I) 1 Überprüfung der Update Info Mustermann, Sollte von der Marketing-Abteilung & Partner Offen Mustermann, Martin Manfred (3/I) Management überprüft werden 1 Aktualisierung der Funktionen Albert, Jutta (12/I) Offen Mustermann, Martin im Marketingmaterial 1 Update Website Albert, Jutta (12/I) Offen Mustermann, Martin Aktualisierung der Kundenverträge Albert, Jutta (12/I) Neue Funktionen einfügen Offen Mustermann, Martin Upload neue Version inkl. Albert, Jutta (12/I) Hochladen der neuen Version in den Offen Mustermann, Martin Dokumente Downloadbereich der Kunden 1 Kunden Mailing Ernst, Eva (2/I) Offen Mustermann, Martin Partner Mailing Ernst, Eva (2/I) Offen Mustermann, Martin Update LinkedIN/XING/ Twitter/Facebook/Youtube Ernst, Eva (2/I) Offen Mustermann, Martin Aufgaben einer Checkliste Beschreibung der Checklistenfunktionen 4 Beliebige Definition von Checklisten und Aufgaben im Projekt 4 Freie Zuweisung von Aufgaben und Erinnerungsfunktionen 4 Einfache Erledigung von Aufgaben 4 Automatische Weiterleitung von erfüllten Aufgaben 4 Definition von Vorlagen 17

18 funktionen Dokumente Das Dokumentenmanagement von Blue Ant erleichtert die Verwaltung der projektspezifischen Dokumente, die während der Umsetzung von allen Projektmitgliedern erstellt, geändert oder gelöscht werden. In einem Menübaum werden die Dokumente mit Kopfdaten versehen, um sie über einen Suchmechanismus schnell auffindbar zu machen. Die Dokumentenablage Anwender: Mustermann, Martin --Quicklinks-- von Blue Ant ermöglicht die zentrale Verwaltung aller projektrelevanter Unterlagen an einem zentralen Ort. Über die Zuweisung der einzelnen Dokumente zu Aktivitäten geben Sie den Projektmitarbeitern einen begrenzten Zugang zu wichtigen Informationen. Die Versionierung registriert Veränderungen und historisiert die einzelnen Dokumentationsstände. Release 9.0 Quicklinks Fertigstellung Belegerfassung Abwesenheiten Cockpit Checklisten Dokumente Stammblatt Blog Steckbrief Teamkalender Vorgaben Planung Steuerung Berichtswesen Extras Wartungsaufträge Freigaben Verwaltung PROJEKTE DOKUMENTE Neu Quicklinks Hilfe Projektnummer: Projektname: Projektstatus: Von: Projektart: Referenzprojekt Demo Haus Schulung 2011 Bis: Währung: EUR C-Realisierung Arbeit in: h -- Vorlage-- Importieren Auftrag Dokument bearbeiten Change Request Protokoll Dokumentenname Protokoll Vorlage Protokoll Vorlage Beschreibung Protokoll Transport URL Position Protokoll Aktivität 1 Vertragsabschluss / Betreuung 1.1 Betreuung 1.2 Kaufvertrag abschließen 1.3 Notarvertrag / Finanzierung nachweisen 1.4 Anzahlung erfolgt 1.5 Kundenwünsche spezifizieren 2 Rohbau 2.1 Bodenplatte Rechte Alle dürfen lesen Projektmitglieder dürfen lesen Projektmitglieder dürfen schreiben Projektmiglieder dürfen löschen Speichern Supportanfrage Zuweisung von Dokumenten zu Aktivitäten Funktionen des Dokumentenmanagements 4 Freie Ablagestruktur für und Vorlagen 4 Integration in per Knopfdruck 4 Hinterlegung beliebiger Dokumente 4 Verknüpfung von Dokumenten und Aktivitäten 4 Unbegrenzte Schlüsselwörter für das schnelle Finden von Dokumenten 4 Freie Vergabe von Bearbeitungsrechten 4 Versionierung aller Dokumente 4 Ablage von Dokumenten in 18

19 funktionen slandkarten ermöglichen einen schnellen Überblick zwischen den Soll-Profilen und den tatsächlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter. Bei der Anlage eines neuen Projektmitarbeiters im System werden gleichzeitig seine Fähigkeiten in der Mitarbeiterverwaltung bestimmt. Das Mitarbeiterprofil kann entsprechend der serweiterung des Mitarbeiters in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Profilanforderungen von Anwender: Mustermann, Martin --Quicklinks-- Ressourcen hinsichtlich ihres s lassen sich mit Blue Ant schnell und einfach verwalten. Diese Informationen stehen sowohl dem Ressourcenmanagement als auch dem Projektmanagement für die Identifizierung von passenden Projektressourcen zur Verfügung. Release 9.0 Fertigstellung Belegerfassung Abwesenheiten Wartungsaufträge Auslastungen Umsatz Mitarbeiter Abwesenheiten Aktivitäten Arbeitszeiten Fertigmeldung Kosten Freigaben CONTROLLING MITARBEITER WISSEN ERGEBNIS Zurück Aktual. Bericht Hilfe Auswertungsform: Abgleich Soll/Ist-Profil Mitarbeitertyp: Alle Profil: Softwareentwickler Unternehmensbereich: Alle Mitarbeiter: Alle Tabellenansicht Netzdiagramm Liniendiagramm DB 2 Windows Unic SQL Standort: Alle Position: Alle Englisch Mac OSX Max DB Verwaltung Supportanfrage Ruby MySQL Pythos Oracle Postgres Perl IST_Profil IST_Profil Abgleich Soll-Istprofil slandkarten für mehr Transparenz im Projekt 4 Freie Definition des sbaumes 4 Erstellung von Soll-Profilen für Mitarbeiter 4 Zuordnung von Fähigkeiten und definierten Ausprägungen zu Mitarbeitern 4 Ressourcensuche über Skills 4 slandkarten in Form von Balken-, Netzoder Liniendiagrammen 4 Historische Speicherung von Skilländerungen für Entwicklungskurven 19

20 funktionen Projektabrechnung Benötigen Sie einen Nachweis über die geleisteten Arbeiten und angefallenen Kosten im Projekt, so werden Sie durch die Abrechnung von Blue Ant unterstützt. Die Projektabrechnung automatisiert die Datenzusammenstellung sowie die Abrechnung aller notwendigen Kostenpositionen (Arbeits-, Sach- und Reisekosten). Per Knopfdruck erhalten Sie projektübergreifend alle abrechenbaren und offenen Leistungen auf einen Blick. Die Projektabrechnung von Blue Ant ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Ermittlung aller abrechnungsrelevanten Positionen wie beispielsweise Arbeitszeiten, Reisekosten oder (Supportfälle). Über einen Status lassen sich durch den Auftraggeber genehmigte Leistungen schnell finden und endgültig abrechnen. Release 9.0 Fertigstellung Belegerfassung Abwesenheiten Wartungsaufträge Freigaben Verwaltung Personen Teams Belege Abrechnung Projektarchiv Organigramm Kunden / Kontakte Supportanfrage Anwender: Mustermann, Martin VERWALTUNG ABRECHNUNG PROJEKT Zurück Neu Aktion Ansicht Bericht Quicklink Hilfe Projektnummer: Projektname: Projektstatus: Vom Volumen, bestätigt Übersicht grafisch Euro Ist Soll ,00 Abgerechnet ,00 GuV ,00 Offen Rechnungen Rechnungs-Nr. 2011_ _ _ Blue Ant A - Projektidee ,00 Von: Bis: Ersteller Fix Mustermann, Martin Ja Projektart: Währung: Arbeit in: Internes Projekt EUR PT Soll-Faktura ,00 --Quicklinks-- Angebot Nr. Bezeichnung Angebot Gültig bis Ersteller 1203 Angebot AB ,00 Mustermann, Martin Zusatz_Angebot_ 1202 SWM_ , Mustermann, Martin 1201 Letzte Marge , Mustermann, Martin ,00 Angebot Gültig bis Abrechnung Status Datum Abgerechnet Rechnungsart Von Bis Nummer Betrag Art Rechnungsvorschlag Übergeben ,00 gemäß Angebot 2011_ ,00 Angebot Übergeben Rechnungsvorschlag 3.000,00 gemäß Angebot 2011_ ,00 Angebot Übergeben ,00 Rechnungsvorschlag 2011_ ,00 Angebot gemäß Angebot , ,00 Rechnungsvorschläge RV-Nr.: Bezeichnung Art Vorschlag Termin Abgerechnet 2011_ _1203 Angebot , , _ _1202 Angebot 3.000, , _ _1201 Angebot , , , ,00 Leistungsabrechnung im Überblick Funktionen der Projektabrechnung 4 Auswahl aller abrechnungsrelevanten Kosten 4 Anpassung und Bearbeitung der Abrechnungsdaten auf Feldebene 4 Anpassungen von erfassten Arbeitszeiten für und an vereinbarte Abrechnungsintervalle 4 Pauschale oder automatische Projektabrechnungen 4 Teilabrechnung von 4 Teilweise oder komplette Stornierung von Abrechnungen 4 Ausgabe der Projektabrechnung im PDF-Format 20