Mahnverfahren nach dem neuen VVG ExCoDa VAS

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1 Mahnverfahren nach dem neuen VVG 2008 ExCoDa VAS Commerzielle Datenverarbeitung Ursulinenstraße Saarbrücken Telefon 0681/39241 Fax 0681/ Internet Autor: Wolfgang David Aktueller Stand: Dienstag, 18. August 2009 Druckdatum: Dienstag, 18. August 2009 Dokument: G:\DOKUMENTE\MAHNVERFAHREN_VVG_VU_DOKU.sxw Seite 1 von 8

2 Allgemeines Das Mahndatum einer Mahnung ist immer das Druckdatum. Eine Zahlungsfrist von 14 Tagen richtet sich an diesem Datum aus. Mit einer Vorlaufzeit von 3 Tagen für den Versandweg wird ein Datum aus Druckdatum + 17 Tage ermittelt. Eine Mahnung besteht normalerweise aus 2 Blättern: Die Vorderseite von Blatt 1 ist der Anschriftenträger mit individuellem Mahntext und der Übersicht der Verträge, für die dieser Mahntext bestimmt ist. Es folgt eine Zusammenstellung der Rückstände, der Mahn- und Bankrücklaufgebühren, eine Zeile für weitere fällige Folgebeiträge und der Gesamtrückstand. Hat ein Kunde Verträge in unterschiedlichen Mahnstufen, erhält er mehrere Mahnungen. Qualifizierte Mahnungen - M1E/ME bzw. M1F/MFI gehen an den Versicherungsnehmer, alle anderen Mahnungen an den Zahler. Ist für einen Kunden ein Betreuer hinterlegt (abweichende Rechnungsanschrift), gehen alle Mahnungen an diese Anschrift. In den Personendaten der abweichenden Rechnungsanschrift muss der bezogene VN genannt sein. Die Angabe eines Datums bis zu dem die Zahlungseingänge berücksichtigt sind, kann individuell aufgebracht werden. Reicht der Platz auf der Vorderseite für die Vertragsübersicht nicht aus (siehe später Mahnstufe M1F/MF1 mit Einzelnachweis je Rückstandsmonat), wird ein weiteres Blatt nur für die Vertragsübersicht erstellt. Auf der Rückseite von Blatt 1 werden alle Versicherungsgesellschaften einer Agentur mit Anschrift und Steuernummer aufgeführt. Zusätzlich zum Mahntext Stufe M1F/MFI werden hier die Zusatztexte I IV angedruckt. Auf der Vorderseite des letzten Blattes befindet sich der Zahlschein und ein frei verfügbarer Platz, der beispielsweise zum Aufdruck einer Einzugsermächtigung genutzt werden kann. Auf Wunsch kann dieser Zahlschein entfallen, wenn gleichzeitig versucht wird, den Rückstand über das Einzugsverfahren auszugleichen. In diesem Fall wird auf Blatt 1 folgender Zusatztext aufgebracht: Die fälligen Beiträge werden über die uns erteilte Einzugsermächtigung abgebucht. Es folgt eine Beschreibung jeder einzelnen Mahnstufe. Die Mahntextnummer ist auf der zughörigen Mahnung im 3. Element der Zahlenkolonne über der Anschrift als Tnn ersichtlich. Seite 2 von 8

3 Mahnstufe E Erinnerung Der Vertrag ist im Normalfall am Ende eines Sollstellungsmonats 1 Monat offen. Bei Neuverträgen mit rückwirkendem Beginn, Wiederinkraftsetzungen mit zurückliegendem Zahlungsbeginn oder verzögerten Bankrückläufen kann ein Vertrag in der ersten Mahnstufe auch mehrere Monate offen sein. Die Erinnerung kann bei gleichzeitigem Bankeinzug auch unterdrückt werden. Der Vertrag ist mit Vertrags-Mahnstufe 1 gekennzeichnet: Die Mahntext-Nummer lautet 01 mit der Überschrift Ihre Beitragszahlung. - Kurzzeichen der Versicherer Seite 3 von 8

4 Mahnstufe M1E (ME) Qualifizierte Mahnung Erstprämie nicht bezahlt Der Vertrag ist im Normalfall 2 Monate offen. Es wurde noch kein Beitrag gezahlt. Durch ein verzögert einsetzendes Mahnverfahren (siehe Erinnerung) können auch mehr als 2 Monate offen sein. Der Vertrag ist mit Vertrags-Mahnstufe 5 gekennzeichnet: Die Mahntext-Nummer lautet 05 mit der Überschrift Mahnung Erstbeitrag (Einlösungsbeitrag). - Kurzzeichen des Versicherers - Ende der Zahlungsfrist Das Ende der Zahlungsfrist ist immer und für jeden Vertrag der Monatsletzte des Folgemonats. Als Rückstand wird nur der Einlösungsbeitrag ausgedruckt. Die restlichen Rückstände werden in einer Summenzeile Weitere fällige Folgebeiträge zusammen mit dem Folgemonatsbeitrag aufgeführt. Für NKV-Verträge (VU 03) wird keine Mahnung für Erstprämien, sondern immer nur für Folgeprämien erstellt, auch wenn der Einlösungsbeitrag noch nicht bezahlt ist. Alle Verträge der FSL, SVA, ZAG und NKV (Gesellschaft 27) dieser Mahnstufe werden im Datenaustausch an die Gesellschaft gemeldet. Seite 4 von 8

5 Mahnstufe M1F (MF I) Qualifizierte Mahnung Folgeprämie nicht bezahlt Der Vertrag ist im Normalfall 2 Monate offen. Die Erstprämie ist bezahlt. Durch ein verzögert einsetzendes Mahnverfahren (siehe Erinnerung) können auch mehr als 2 Monate offen sein. Der Vertrag ist mit Vertrags-Mahnstufe 2 gekennzeichnet: Die Mahntext-Nummer lautet 02 mit der Überschrift Mahnung Folgebeitrag. - Kurzzeichen des Versicherers - geltende Zusatztexte I / II / III / IV - Ende der Zahlungsfrist Folgende Zusatztexte werden spartenspezifisch zugeordnet: Zusatztext I für alle Verträge. Zusatztext II für die Sparten Leben, Renten, BU, FS, FU, F, FL und FUST (die Verträge aller LV-Versicherer NLV, FSL, HBL, AXA sowie alle Familienschutzverträge der SVA Versicherungsart 02). Zusatztext III für die Sparten Unfall, Sach, Haftpflicht und Rechtsschutz. Zusatztext IV für alle KV-Verträge. Folgende Zahlungsfristen werden ausgewiesen: - für Verträge der FSL (Familienschutz Leben): letzter Tag des Folgemonats - für alle restlichen Verträge: Mahndatum + 17 Tage Die Rückstände werden je Rückstandsmonat ausgewiesen. Dadurch kann u.u. ein weiteres Blatt erforderlich sein (siehe Allgemeines). Alle Verträge der FSL, SVA, ZAG und NKV (Gesellschaft 27) dieser Mahnstufe werden im Datenaustausch an die Gesellschaft gemeldet. Wird im Folgemonat bei Zahlung eines Teilrückstandes rechnerisch wieder eine qualifizierte Mahnstufe ermittelt, rückt der Vertrag automatisch eine Mahnstufe höher (M2/M2V-MFII). Es werden für einen Vertrag in aufeinander folgenden Monaten keine 2 qualifizierten Mahnungen erstellt. Seite 5 von 8

6 Zahlungsaufforderung M2V (MFII) Mahnung nach der qualifizierten Mahnung für Unfall, Kranken, Sach, Haftpflicht, Rechtsschutz Der Vertrag ist im Normalfall 3 Monate offen. Die Erstprämie ist bezahlt. Durch ein verzögert einsetzendes Mahnverfahren (siehe Erinnerung) können auch mehr als 3 Monate offen sein. Der Vertrag ist mit Vertrags-Mahnstufe 7 gekennzeichnet: Die Mahntext-Nummer lautet 07 mit der Überschrift Zahlungsaufforderung. - Kurzzeichen des Versicherers Ist die Erstprämie noch nicht gezahlt, erfolgt keine Zahlungsaufforderung mehr! Für LV-Verträge (Leben, Rente, FS, FU, FUST) wird eine gesonderte Zahlungsaufforderung (M2) gedruckt. Der Druck der Zahlungsaufforderung kann entfallen, oder durch sonstige Nachbearbeitungsmaßnahmen (Telefon, Außendienst, RA-Schreiben) ersetzt werden. Seite 6 von 8

7 Zahlungsaufforderung M2 (Sparte Leben) Mahnung nach der qualifizierten Mahnung für Leben, Rente, FS, FU, FUST der Gesellschaften NLV, FSL, WIL und HBL Der Vertrag ist im Normalfall 3 Monate offen. Die Erstprämie ist bezahlt. Durch ein verzögert einsetzendes Mahnverfahren (siehe Erinnerung) können auch mehr als 3 Monate offen sein. Der Vertrag ist mit Vertrags-Mahnstufe 3 gekennzeichnet: Die Mahntext-Nummer lautet 03 mit der Überschrift Zahlungsaufforderung. - Kurzzeichen des Versicherers Ist die Erstprämie noch nicht gezahlt, erfolgt keine Zahlungsaufforderung mehr! Der Druck der Zahlungsaufforderung kann entfallen, oder durch sonstige Nachbearbeitungsmaßnahmen (Telefon, Außendienst) ersetzt werden. Seite 7 von 8

8 Mahnstufenübersicht Vertrags- Mahnstufe Text-Nr. Kunden- Mahnstufe Mahnstufenkürzel in ExCoDa SVA Mahnbezeichnung 01 1 E E Ihre Beitragszahlung (Erinnerung) 02 2 M1F MF I Mahnung Folgebeitrag (Qualifizierte Mahnung Folgebeitrag) 03 3 M2 MF II Zahlungsaufforderung (Mahnstufe 3 nicht einklagbar) 05 2 M1E ME Mahnung Erstbeitrag (Qualifizierte Mahnung Erstbeitrag) 07 3 M2V MF II Zahlungsaufforderung (Mahnstufe 3 einklagbar) Bankrücklaufbearbeitung Kundenbenachrichtigungen nach Bankrückläufen können individuell (Neukunden, Einzug mit Rückstand, diverse Rückgabegründe usw.) erfolgen. Die Texte sollten mit den Versicherungsgesellschaften abgestimmt sein. Seite 8 von 8