Senioren starten mit Word

Transkript

1 Jutta Giersig TRAINING Senioren starten mit Word

2 PROJEKT Senioren starten mit Word 3 Dokumente aufbewahren Nachdem Sie einen Text eingegeben haben, müssen Sie diesen speichern ansonsten geht der Text verloren, sobald Sie Word beenden. Der Vorgang ist vergleichbar mit dem Abheften eines Dokuments in einem Ordner. Einen gespeicherten Text können Sie später erneut öffnen und weiterbearbeiten. Der Vorgang ist vergleichbar mit dem Herausnehmen eines Dokuments aus einem Ordner. Ein gespeicherter Text wird als Datei bezeichnet. Die Ordner werden als Ordner oder auch als Verzeichnis bezeichnet. Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Lektion 7 Lektion 8 Lektion 9 Lektion 10 Lektion 11 Lektion 12 Datei zum ersten Mal speichern Ordner unterteilen Nachträgliche Textänderungen festhalten Dokument»wegräumen«Zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Dokument weiterarbeiten Ähnliche Dokumente nicht neu erfinden, sondern kopieren Dokument vor Verlust sichern Parallel mit mehreren Dokumenten arbeiten Neue Dokumente anlegen Dokumente umbenennen Dokumente löschen Ansichten im Öffnen- und Speichern-Dialog 43

3 Lektion 1 Tipp Alternativ können Sie auch den Befehl Datei/ Speichern wählen. Datei zum ersten Mal speichern In den folgenden Schritten sichern Sie den Text, den Sie im vorherigen Projekt eingetippt haben, damit er nicht verloren geht. Falls Sie die ersten Lektionen nicht ausgeführt haben und keine Lust haben, den Text neu einzutippen, können Sie diesen auch von der M+T-Website downloaden! Die Datei trägt den Namen Pro03.doc. 1. Wählen Sie den Befehl zum Speichern. 2. Klicken Sie dazu auf das Symbol SPEICHERN. Daraufhin öffnet sich der abgebildete Dialog. Dieser Vorgang ist vergleichbar mit dem Öffnen eines Aktenschrankes, in dem sich verschiedene Ordner befinden. In einem dieser Ordner werden Sie in den folgenden Schritten das erstellte Textdokument ablegen. Außerdem werden Sie dem Dokument einen Namen geben, damit Word es in dem Ordner wiederfindet. 3. Geben Sie der Datei einen Namen. Word unterbreitet Ihnen den Vorschlag, die Datei Kleingartenverein Waldeslust.doc zu nennen (vgl. vorherige Abbildung), weil dies die ersten Wörter in dem Text sind. Sie müssen diesem Vorschlag jedoch nicht zustimmen. 44 Projekt 3 Dokumente aufbewahren

4 Hinweis Die Endung.doc müssen Sie nicht eingeben, sie wird automatisch angehängt, sofern Sie den Dateityp nicht ändern. Anhand der Endung.doc ist erkennbar, dass es sich um eine Word-Datei handelt mit anderen Programmen erstellte Dateien haben andere Endungen. 4. Wenn Ihnen ein anderer Name besser gefällt, überschreiben Sie den Vorschlag von Word einfach mit dem gewünschten Namen nennen Sie die Datei z. B. Jubiläum. 5. Bestimmen Sie den Ablageort. 6. Legen Sie die Datei im Ordner Eigene Dateien ab. Hinweis Bei Word 95 und 97 öffnen Sie das Listenfeld Speichern in, klicken auf C: und doppelklicken dann auf Eigene Dateien. 7. Um ihn zu öffnen (sofern dies nicht bereits der Fall ist), klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche. Dass der Ordner Eigene Dateien nun geöffnet ist, erkennen Sie daran, dass er jetzt im Feld SPEICHERN IN angezeigt wird. Im Dialogfenster wird nun der Inhalt des Ordners angezeigt im Moment enthält er die Unter-Ordner Eigene Bilder, Eigene Musik und Eigene Webs. Projekt 3 Dokumente aufbewahren 45

5 8. Speichern Sie jetzt die Datei, dazu klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN. Die Datei wird daraufhin in dem geöffneten Ordner abgelegt. Während des Speicherns nimmt der Mauszeiger die Form einer Sanduhr an. Die Datei wird anschließend gespeichert. Nach dem Speichern wird in der Titelleiste der Name angezeigt, den Sie dem Dokument gegeben haben. Falls es bereits eine Datei mit dem gleichen Namen und Ablageort gibt... Falls Sie im Dialog SPEICHERN UNTER den gleichen Namen und den gleichen Speicherort angegeben haben, den eine bereits bestehende Datei hat, wird nach dem Drücken der Schaltfläche SPEICHERN nicht sofort gespeichert. Stattdessen werden Sie gefragt, ob Sie den Inhalt der bestehenden Datei durch den Inhalt der neuen Datei ersetzen möchten. Wählen Sie OK, falls Sie dies wollen. Wenn Sie die bestehende Datei nicht überschreiben wollen, wählen Sie hingegen die zweite Option und OK. Sie haben dann die Gelegenheit, der aktuellen Datei einen anderen Namen zu geben der von Ihnen eingegebene Name wird im Dialogfenster dann nämlich markiert, und Sie können ihn mit einem anderen Namen überschreiben. 46 Projekt 3 Dokumente aufbewahren

6 Lektion 2 Ordner unterteilen Wenn es Ihnen genügt, diesen und alle anderen Texte direkt im Ordner Eigene Dateien abzulegen, können Sie diese Lektion übergehen. Vielleicht möchten Sie den Ordner Eigene Dateien jedoch in unterschiedliche»register«unterteilen, sodass Sie Texte unterschiedlichen Inhalts in verschiedene Register bzw. Unter-Ordner einsortieren können. In diesem Fall verfahren Sie wie folgt. Angenommen, Sie haben vor, mit Word Briefe, Vereinsnachrichten und Reiseberichte zu erfassen. In diesem Fall liegt es nahe, den Ordner Eigene Dateien in diese drei Kategorien zu unterteilen. 1. Klicken Sie im Dialogfenster SPEICHERN IN auf die Schaltfläche NEUEN ORDNER ERSTELLEN. Sie erzeugen dadurch innerhalb des Ordners, der gerade im Feld SPEICHERN IN angezeigt wird (im Moment ist dies der Ordner Eigene Dateien), einen weiteren Unter-Ordner. 2. Geben Sie in das Dialogfenster, das sich daraufhin öffnet, z. B. den Namen Briefe für den neuen Ordner ein, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Der neue Ordner Briefe wird automatisch geöffnet das erkennen Sie daran, dass er nun im Listenfeld SPEICHERN IN angezeigt wird: 3. Um wieder den übergeordneten Ordner Eigene Dateien zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche EINE EBENE NACH OBEN. Sie sehen nun im Dialogfenster den Inhalt des übergeordneten Ordners Eigene Dateien das erkennen Sie daran, dass dieser Ordner nun im Listenfeld SPEICHERN IN angezeigt wird. Wie Sie sehen, beinhaltet er jetzt unter anderem den soeben erstellten Ordner Briefe. Projekt 3 Dokumente aufbewahren 47

7 Legen Sie auf dieselbe Weise die Unter-Ordner Verein und Reise an, indem Sie wieder jeweils die Schaltfläche NEUEN ORDNER ERSTELLEN wählen, dem Ordner einen Namen geben und mit der Schaltfläche EINE EBENE NACH OBEN in den übergeordneten Ordner Eigene Dateien zurückkehren. Tipp Statt den Ordner einfach anzuklicken und dann Öffnen zu betätigen, können Sie auch auf den Ordner doppelklicken, um ihn zu öffnen. Nun können Sie beim Speichern jeweils auswählen, in welchem der drei Ordner Sie eine Datei ablegen möchten: Nachdem Sie auf die Schaltfläche EIGENE DATEIEN geklickt haben, öffnen Sie jeweils den gewünschten Ordner, indem Sie diesen anklicken und anschließend die Schaltfläche ÖFFNEN betätigen. Dieser Ordner wird daraufhin im Feld SPEICHERN IN angezeigt und genau in dem hier angezeigten Ordner wird ja wie Sie bereits wissen die zu speichernde Datei jeweils abgelegt. In der folgenden Abbildung wurde z. B. der Ordner Verein geöffnet in diesem Ordner würde die aktuelle Datei gespeichert, wenn Sie nun auf die Schaltfläche SPEICHERN klicken würden. 48 Projekt 3 Dokumente aufbewahren

8 Hinweis Nachdem ein Ordner geöffnet wurde, verändert sich die Schaltfläche Öffnen in Speichern. Mit dieser kann die aktuelle Datei in dem Ordner gespeichert werden. Lektion 3 Tipp Alternativ können Sie auch den Befehl Datei/ Speichern wählen. Nachträgliche Textänderungen festhalten Sie sollten eine Datei nicht nur beim Beenden von Word speichern, sondern ab und zu auch zwischendurch, nachdem Sie Änderungen am Text vorgenommen haben. Es kann immer ein Stromausfall oder ein Programmabsturz eintreten, und in diesem Fall wären alle Änderungen, die Sie noch nicht gespeichert haben, verloren. Auf jeden Fall müssen Sie nachträgliche Änderungen immer speichern, ehe Sie die Arbeit mit Word beenden. 1. Ändern Sie z.b. den Eigennamen Riebenzahl-Hermann in Drotschmann um. Das erledigen Sie am schnellsten, indem Sie den Text Riebenzahl- Hermann markieren und mit Drotschmann überschreiben. 2. Speichern Sie die Änderung, indem Sie das Symbol SPEICHERN anklicken. Während des Speichervorgangs wird wieder eine Sanduhr angezeigt (da das Dokument nur wenig Text enthält, wird diese eventuell nur so kurz angezeigt, was Sie evtl. gar nicht wahrnehmen). Das Dialogfenster, das Sie vom ersten Speichervorgang her kennen, wird nicht erneut geöffnet Word speichert automatisch wieder in das gleiche Verzeichnis und mit dem gleichen Dateinamen, den Sie beim ersten Mal angegeben haben. Projekt 3 Dokumente aufbewahren 49

9 Lektion 4 Tipp Alternativ können Sie auch den Befehl Datei/ Schließen wählen. Dokument»wegräumen«Wenn Sie mit einem Dokument nicht mehr weiterarbeiten möchten,»räumen«sie es weg. 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche FENSTER SCHLIESSEN. Das Dokument wird daraufhin vom Bildschirm entfernt. Auch in der Taskleiste wird es nicht mehr angezeigt. Eine noch nicht gespeicherte Datei schließen Falls Sie eine Datei schließen, deren Änderungen noch nicht gespeichert sind, werden Sie gefragt, ob Sie dies vor dem Schließen noch tun möchten, da sonst die Änderungen seit dem letzten Speichern verloren gehen. Wählen Sie JA, wird die Datei gespeichert, NEIN schließt die Datei, ohne sie zu speichern, und ABBRECHEN bricht den Vorgang des Schließens ab und lässt die Datei im Word-Fenster geöffnet. Lektion 5 Zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Dokument weiterarbeiten Wenn Sie mit dem Dokument zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten möchten, müssen Sie es wieder»aus dem Ordner herausholen«, in dem Sie es abgelegt haben, d. h. Sie müssen diesen Ordner wieder öffnen. 1. Wählen Sie den Befehl DATEI/ÖFFNEN. 2. Alternativ klicken Sie auf das Symbol ÖFFNEN. Daraufhin öffnet sich (fast) der gleiche Dialog wie beim Speichern. Der Vorgang ist vergleichbar mit dem Öffnen eines Aktenschrankes, in dem sich verschiedene Ordner befinden. In einem dieser Ordner haben Sie vorhin das Textdokument Jubiläum.doc abgelegt diesen Ordner müssen Sie im nächsten Schritt öffnen. 50 Projekt 3 Dokumente aufbewahren

10 Hinweis Bei Word 95 und 97 öffnen Sie das Listenfeld Speichern in, klicken auf C: und doppelklicken dann auf Eigene Dateien. Hinweis Welcher Ordner gerade geöffnet ist, erkennen Sie an dem Eintrag im Feld Suchen in. 3. Öffnen Sie den Ordner Eigene Dateien, in dem Sie die Datei Jubiläum.doc vorhin gespeichert hatten, indem Sie auf die Schaltfläche EIGENE DATEIEN klicken. Der Inhalt des Ordners Eigene Dateien wird nun angezeigt. Die in dem Ordner enthaltenen Unter-Ordner sind mit einem Aktenkoffer-Symbol gekennzeichnet, die enthaltenen Dateien hingegen mit einem Datei-Symbol. Tipp Alternativ können Sie auf den Dateinamen doppelklicken. 4. Markieren Sie die zu öffnende Datei Jubiläum.doc, und betätigen Sie die Schaltfläche ÖFFNEN. Die Datei wird daraufhin wieder auf dem Bildschirm angezeigt und kann weiterbearbeitet werden Falls Sie den Ordner Eigene Dateien vorhin in mehrere Unter-Ordner unterteilt haben, müssen Sie nun den Unter-Ordner öffnen, in dem Sie die Datei Jubiläum.doc abgelegt haben. In unserem Beispiel war dies der Ordner Verein. Hierzu klicken Sie auf diesen Ordner und wählen die Schaltfläche ÖFFNEN (alternativ können Sie auch auf den Ordner doppelklicken). Projekt 3 Dokumente aufbewahren 51

11 1. 2. Der Inhalt des Ordners wird anschließend im Dialogfenster angezeigt. Wenn Sie anschließend wieder den Inhalt des übergeordneten Ordners Eigene Dateien anzeigen möchten, klicken Sie die bereits bekannte Schaltfläche EINE EBENE NACH OBEN an. Tipp Im Dialog Extras/ Optionen/Allgemein können Sie im Feld Liste zuletzt geöffneter Dateien einstellen, wie viele Dateien im Menü Datei und im Aufgabenbereich jeweils aufgelistet werden. Ein noch schnellerer Weg, um Dateien zu öffnen Die Dateien, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben, werden im Aufgabenbereich sowie im Menü DATEI aufgelistet und können durch simples Anklicken des entsprechenden Eintrages wieder geöffnet werden. Das ist der schnellste Weg, um Dateien wieder zu öffnen. 52 Projekt 3 Dokumente aufbewahren