Sie haben ein Word-Dokument in Deutsch verfasst und wollen dieses auf Französisch und Italienisch übersetzen lassen.

Transkript

1 GEVER-Prozess Übersetzungsauftrag Detailbeschreibung (Stand ) GÜLTIG AB Auf den folgenden Seiten ist die Erzeugung eines Übersetzungsauftrages im Detail beschrieben. Wenn Sie diesen Schritten genau folgen, werden Sie Ihren Übersetzungsauftrag korrekt auslösen können. A Sie haben ein Word-Dokument in Deutsch verfasst und wollen dieses auf Französisch und Italienisch übersetzen lassen. Damit der Übersetzungsauftrag korrekt ablaufen kann, benötigen Sie pro Sprache (in diesem Beispiel: Deutsch, Französisch, Italienisch) ein Dokument. Vor der Auftragsauslösung müssen diese Dokumente (3 im Ganzen) vorbereitet werden. Schritt 1: Dokument (ehemals Unterlage) für die Übersetzungen kopieren 1. Im Ordnungssystem haben Sie ein Dokument (ehemals Unterlage ) mit dem Titel FAQ Wie verfahre ich mit einem Auftrag, wenn ich keinen Prozess oder den falschen (siehe Abb. 1): Abb Dieses Dokument enthält eine Worddatei mit dem gleichen Titel (siehe Abb. 2): Abb Das ganze Dokument (und nicht nur die Worddatei!) kopieren Sie nun 2-mal rechter Mausklick auf das Dokument und kopieren wählen (Abb. 3): Abb. 3

2 4. Diese Kopie fügen Sie nun 2-mal (für die FR und die IT Fassung) im übergeordneten Subdossier ein. Dies erfolgt über das Menü Zwischenablage mit dem Befehl Idente Kopie einfügen (Abb. 4): Abb Die kopierten Dokumente und Dateien benennen Sie jetzt für die 2 Übersetzungen um: rechter Mausklick auf das Dokument und Befehl Eigenschaften bearbeiten wählen. Sie können nun im Feld Betreff den Namen anpassen (_FR am Schluss hinzufügen) (Abb. 5): Abb Nennen Sie jetzt die Worddatei um. Im gleichen Fenster: Markieren Sie den angepassten Titel und kopieren Sie ihn mit Ctrl + C in die Zwischenablage (Abb. 6). ❶ Markieren und Ctrl + C drücken Abb Anschliessend rechter Mausklick auf die Worddatei. Somit ist sie auch korrekt umbenannt (Abb.7). Anschliessend den Vorgang mit Weiter bestätigen. ❸ Ctrl + V Abb. 7 ❷ Rechter Mausklick auf der Worddatei und Umbennen wählen Seite 2 von 6

3 8. Wiederholen Sie nun die Schritte 5, 6 und 7 für die Sprache Italienisch ( _IT ). 9. Die Vorbereitungsarbeiten sind nun abgeschlossen und das Subdossiers mit den Dokumenten und den Word-Dateien präsentiert sich wie folgt (Abb. 8): Abb. 8 Seite 3 von 6

4 Schritt 2: Übersetzungsauftrag auslösen 10. Rechter Mausklick auf alle Dokumente (nicht auf die Worddateien!) und den Befehl Auftrag erzeugen wählen (Abb. 9): Abb Füllen Sie die Auftragserteilungsmaske aus (siehe Abb. 10) : - Auftragsname (ACHTUNG: Ein bezeichnender Name geben und nicht einfach Übersetzung!) - Arbeitsanweisung (für die Sprachdienste relevante Informationen angeben) - Auftragsende (Soll) 1 Mit Weiter bestätigen: Abb Klicken Sie im folgenden Fenster auf Prozess einfügen und den Prozess Übersetzungsauftrag in der Liste (alphabetisch geordnet) auswählen (Abb ): Abb. 11 Abb Falls der Termin von einem oder beiden Sprachdiensten nicht eingehalten werden kann, werden Sie telefonisch oder per Mail kontaktiert Seite 4 von 6

5 13. Es öffnet sich folgende Maske (Ausschnitt in Abb. 13). Löschen Sie nun die Kästchen (Aktivitäten) der Sprachdienste, die den Text nicht übersetzen müssen (in diesem Beispiel: Deutsch / Englisch / Rhätoromanisch). Wenn Sie das nicht tun, erhalten alle Sprachdienste den Auftrag zur Übersetzung! Abb. 13 Die im Feld Auftragsende gesetzte Frist (Abb. 10) müssen Sie in jedem Kästchen wiederholen (Abb ). Diese Frist erscheint in der Benachrichtigungs , dass die Sprachdienste erhalten. So müssen sie diese wichtige Information nicht extra über die Eigenschaften des Auftragssubdossiers suchen. 14./15 Frist setzen: Abb. 14 Abb. 15 Die Änderung mit speichern übernehmen. Im neuen Fenster den Auftrag mit fertigstellen bestätigen. Wenn Anpassungen notwendig sind, einfach den Pfeil nach Links anklicken. So gelangen Sie wieder auf die vorherige Seite. Seite 5 von 6

6 Schritt 3: Vom Übersetzungsauftrag Kenntnis nehmen Sobald Sie den Auftrag fertiggestellt haben, tritt eine Aktivität im Arbeitsvorrat der ausgewählten Sprachdienste ein. Wenn Sie der Anleitung genau folgen, erhalten die beteiligten Sprachdienste in ihrer benachrichtigung alle relevanten Informationen zum Auftrag (Abb. 16): 16.Inhalt des s an Sprachdienste (vom System automatisch generiert). Abb. 16 Schritt 4: Auftrag abschliessen Wenn der Text übersetzt ist, schliesst der Sprachdienst seine Aktivität ab. Wenn alle Sprachdienste ihre Aktivität abgeschlossen haben, erhalten Sie (als Auftragsauslöser) die Aktivität Auftrag abschliessen. Das Abschliessen dieser Aktivität friert den Auftrag und dessen Inhalt ein. Die Texte können somit nicht mehr bearbeitet werden und stehen nur noch im Lesemodus zur Verfügung (Abb. 17): 17. Auftrag abschliessen: Abb. 17 Seite 6 von 6