Einführung. Eibl Maria, Möstl Christine

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1 Einführung Eibl Maria, Möstl Christine 1

2 Innenauftrag S. 5 Kostenstelle S. 6 IDB S. 7 Budget S. 8 Behandlung: Global und Drittmittel S Ad personum Projekte: FWF S. 10 Ablaufübersicht der organisatorischen Regelungen im Rechnungswesen S. 11 Allgemeines S. 12 Bestellungen S. 13 Rechnungseingang S. 14 Zugang von Literatur über Aleph S. 19 Zahlungsverkehr S. 20 Belegablage S. 21 Schenkungen S. 22 Fakturierungen von Leistungen ( Ausgangsrechnungen) S. 23 Mahnungen S. 24 Vermietungen S. 26 Kontoauszüge und Kassengeschäfte S. 27 und S. 42 Kreditkarten S. 28 Stammdatenverwaltung S. 30 Jahresabschlusstätigkeiten S. 32 Abwicklung von Reisekosten und Dienstverträgen S. 35 Forschungsbeihilfen u. stipendien S. 36 Abwicklung von 26 Projekten S. 38 Schlussbestimmungen S. 42 Kassengeschäfte S. 43 2

3 - Hintergrundinformationen über den Gebarungsaufbau an der TUG - Einblick in den Backstage-Bereich der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen - Diskussionsrunde bzw. Erfahrungsaustausch der KursteilnehmerInnen 3

4 - 1. Gebarungsaufbau an der TU Graz - 2. Organisatorischer Ablauf im Bereich Rechnungswesen - 3. Richtlinien in verschiedenen Fällen Homepage der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen 4

5 - 12- stellig - beginnt mit einem Buchstaben und einem Bindestrich (z. Bsp. L- ) - in der darauffolgenden ersten Stelle steht die 1 für Institut/Fakultät bzw. die 9 für eine Dienstleistungseinrichtung (z. Bsp. L-1... oder L-9...) - nun folgen vier weitere Stellen, die auf die Institutsnummer schließen lassen (z.bsp. L ) - und dahinter findet eine fortlaufende Nummerierung der Innenaufträge statt (z. Bsp. L ) 5

6 wird nur für Personalzahlungen verwendet! Aufbau: - eine Kostenstelle ist 6- stellig - beginnend mit 11 für ein Institut, mit 71 für die Fakultät bzw. beginnend mit 7 für Dienstleistungseinrichtung - nächsten vier Stellen kennzeichnen die Instituts-/Fakultätsnummer bzw. 5 Stellen für die OE-Kennungsnummer - z. Bsp oder bzw der CO-Bericht dazu ist nur für Dekanate einsehbar. 6

7 20% der Erlöse des 27 (Drittmittel-) Bereiches werden in den Globalbereich übertragen für - die Nutzung der Infrastruktur (Nutzung der Räumlichkeiten, Strom,...) - die in Anspruch genommenen Dienstleistungen (Personalverrechnung über die Personalabteilung, Buchhaltung, Sekretariat, Controlling, div. Verwaltung) Davon ergehen 10% direkt an den Rektor und 8% in den Globalbereich des Institutes (R-1xxx000001) und 2% auf den R-Innenauftrag des Dekanats. R- Innenauftrag: Zahlungen davon vor allem für Anlagenkäufe, Reisekosten, teilweise auch für Sachaufwendungen ( zum Dienste des Lehrbetriebs ), soweit geplant. Die Aufteilung soll mindestens 50% des Budgets für Anlagenkäufe vorsehen! Es werden KEINE Repräsentationsausgaben gestattet! (keine Betriebsausflüge, Essen, ) 7

8 Globalbudget sind Gelder vom Bundesministerium und von Öffentlichen Einrichtungen für diverse spezifische Tätigkeiten (Verlag Bibliothek, ) L O R F Z Investitionen (=Anlagen) Sachaufwand u. Kostenersatz Investitionen ins Institut (global) v. DM Leistungsvereinbarungen Berufungszusage Drittmittelbudget Institute erwirtschaften über Aufträge mit Forschungseinrichtung und Firmen eigenständig Budget, welches zweckgebunden bzw. für Zwecke der OE zu verwenden ist. D für diverse Projekte ( Förderprojekte wie FFG, EU- Projekte, Unternehmensprojekte usw. 8

9 Für Globalmittel und Drittmittel wird ein gemeinsamer Buchungskreis geführt (TUG1). Dies ermöglicht die Trennung der Bilanz in Globalund Drittmittelwerte. die BILANZ der TU Graz - für extern über die gesamte Gebarung der TU Graz - intern mit Trennung Global (GL) und Drittmittelbereich (DM) - Für den treuhändischen Bereich 26 ein eigener (TUG2) 9

10 Diese werden über einen eigenen Buchungskreis abgerechnet (TUG2) abgewickelt komplett getrennt von TUG1! - Innenauftrag: E-1xxxP... xxx = Institutsnummer P oder ein anderer Buchstabe (die Nummerierung wird vom FWF vergeben) - Einnahmen/ Ausgabenrechnung 10

11 Ablauf organisatorischer Regelungen im Rechnungswesen 1. Allgemeines 2. Bestellungen 3. Rechnungseingang 4. Zugang von Literatur über Aleph 5. Zahlungsverkehr 6. Belegablage 7. Schenkungen 8. Fakturierung von Leistungen 9. Mahnungen 10. Vermietungen 11. Kontoauszüge 12. Kassengeschäfte 13. Kreditkartenabrechnungen 14. Stammdatenverwaltung 15. Jahresabschlusstätigkeiten 16. Abwicklung von Reisekosten und Dienstverträgen 17. Forschungsbeihilfen/Forschungsstipendien 18. Abwicklung von 26 Projekten 19. Schlussbestimmungen 11

12 Diese Richtlinie gilt für alle Organisationseinheiten der TU Graz. Abweichungen bedürfen der Genehmigung der Vizerektorin für Finanzen und Infrastruktur. Alle aktuellen Richtlinien betreffend Gebarung, Kassenführung, Anlagen, Kreditkarten, Workflow, sowie alle nötigen Hilfebücher finden Sie auf der Homepage der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen: Bitte von diesem Service Gebrauch zu machen. 12

13 Die Bestellungen erfolgen dezentral an den Organisationseinheiten der TU Graz. Verantwortlich für die Bestellungen ist der/die Leiter/in der Organisationseinheit (OE), der/die Projektleiter/in bzw. der/die Anweisungsberechtigte. Bestellungen für Anlagen und sonstige Aufwendungen sind in SAP durch den/die an der OE berechtigte/n SAP- User/in (Besteller/in) durchzuführen (Ausführung siehe SAP-Handbuch). Das über SAP ausgedruckte Bestellformular ist durch den/die Leiter/in der OE, den/die Projektleiter/in bzw. Anweisungsberechtigte/n zu unterfertigen. Damit bleibt das 4-Augen-Prinzip gewahrt. Dieses unterschriebene Bestellformular muss am Institut/der OE aufbewahrt werden. 13

14 Der Rechnungseingang erfolgt für über SAP bestellte Leistungen und Gegenstände zentral in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen. Die eingescannte Rechnung wird im SAP-Workflow an die OE weitergeleitet. Nach erbrachter Leistung bzw. Lieferung des Gegenstandes durch den Lieferanten, ist an der bestellenden OE zu prüfen, ob die Leistung erbracht bzw. der/die bestellte/n Gegenstand/Gegenstände in der bestellten Menge geliefert worden ist/sind. Ist die Lieferung/Leistung in Ordnung, ist über SAP die Wareneingangsbestätigung vorzunehmen und die Freigabe und Rückleitung der Rechnung im Workflow an die Serviceeinrichtung Finanz und Rechnungswesen vorzunehmen, damit die Zahlung innerhalb der Skontofrist erfolgen kann. Die Wareneingangsbestätigung und Freigabe im Workflow im SAP gilt gleichzeitig als Zahlungsfreigabe. 14

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16 Sollten nur Teillieferungen erfolgt sein, bitte in der Wareneingangsbestätigung nur die tatsächlich erfolgten Lieferungen/Leistungen kennzeichnen bzw. bei Fragen Kontakt mit den entsprechenden Bearbeitern/innen in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen aufnehmen. Wenn das Institut die Rechnung über den Workflow erhält, muss es die Rechnung auf folgende Punkte prüfen: A) Stimmt die verrechnete Menge/Leistung mit der Bestellung überein wird mit Lieferschein geprüft und durch den Wareneingang im System bestätigt bzw. ggfls. die Bestellung an die Rechnung angeglichen B) Stimmt der verrechnete Preis mit dem Angebot überein bei Abweichung Klärung mit der Firma oder Anforderung einer neuen Rechnung 16

17 Sollte keine Bestellung über SAP gemacht worden sein, wie bei Weiterleitung von Durchläufern zu FFG-oder EU-Projekten geht man wie folgt vor: - Nach erfolgter Prüfung an der OE ist auf der Originalanweisung der Kontierungsstempel anzubringen und die sachliche und rechnerische Richtigkeit durch eine/n Bearbeiter/in zu dokumentieren. - Die Anordnung zur Zahlung durch den Anordnungsbefugten (gemäß dem aktuellen Unterschriftenprobenblatt) erfolgt am Kontierungsstempel durch Unterschrift. - Die Originalanweisung ist danach an die Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen zeitgerecht zur Zahlung weiterzuleiten. Auch die Rechnungen ohne Bestellbezug werden über den SAP-Workflow gebucht und über die CO- Berichte kann in die eingescannten Rechnungen eingesehen werden. - Der gesamte Verlauf einer Rechnung ist im Notizfeld in der IXOS-Anzeige der Belege komplett nachverfolgbar. 17

18 Refundierungen für Auslagen eines/r Dienstnehmers/in sind nur dann möglich, wenn die Ausgaben für Zwecke der Universität erfolgen und der Bedienstete den Aufwand privat vorfinanziert hat. - eine Refundierung wird nur dann durchgeführt, wenn Originalrechnung und der Zahlungsnachweis beigebracht werden, gegebenenfalls mit der nötigen Begründung versehen. - SAP- Bestellung anlegen: Kreditor = Name des Dienstnehmers - das Formular für Refundierungen für INTERNE Personen befindet sich auf der Homepage der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen Achtung! Dieses Formular ( mit LOGO TUG) ist NICHT für Personen zu verwenden, die KEIN DV an der TU Graz haben!! 18

19 Die Bestellung von Literatur aus dem Literaturbudget (Globalbudget) erfolgt zentral über die Bibliothek der TU Graz. Die Institute geben der Bibliothek bekannt, welche Bücher sie benötigen, und die Bibliothek bestellt diese zentral und verwaltet die Bücher mittels des ALEPH-Bibliotheksverwaltungsprogrammes zentral. Informationen zur Verrechnung sind gegebenenfalls bei der Bibliothek zu erfragen. Literaturbeschaffungen, die nicht über die Bibliothek erfolgen, werden als Aufwand der OE gebucht. 19

20 Es gibt ein Hauptbankkonto für den Globalbereich und eines für den Drittmittelbereich. Diese Bankkonten werden von der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen verwaltet. Der Zahlungsverkehr ist integrierter Bestandteil von SAP. Grundlage dafür ist die Erfassung der Rechnungen im SAP. Nach durchgeführter Rechnungsprüfung im Workflow durch den/die Bearbeiter/in an den OE s und durch den/die Prüfer/in in der Serviceeinrichtung für Finanzen und Rechnungswesen (4-Augen-Prinzip) wird ein zentraler Zahllauf nach Maßgabe der bei den Lieferanten hinterlegten Zahlungsbedingungen gestartet. Der so erstellte Datenträger wird dann bei der Bank hochgeladen. Die Zeichnung der Aufträge erfolgt dort durch je zwei Mitarbeiter/innen der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen. 20

21 Die Belegablage erfolgt zentral für alle Rechnungen in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen. Die normale Aufbewahrungsfrist endet im 7. auf den Geschäftsfall folgenden Jahr (z.b. Beleg vom Ende der Frist ). Für Projekte gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen (je nach Vertrag) IN diesen Fällen verlängert sich die Aufbewahrungsfrist deutlich. Alle Originalbelege verbleiben in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen. 21

22 Werden einer OE von dritten Personen Bargeld, Sparbücher oder sonstige Vermögensgegenstände geschenkt oder vererbt, sind diese Mittel als Schenkungen zu erfassen. Die Zuwendungen sind an die Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen (Mag. Merta) zu melden, damit der Schenkungsvorgang erfasst und verbucht werden kann. Anlagegegenstände, die nicht entgeltlich erworben werden, sondern unentgeltlich ohne die Vereinbarung einer Gegenleistung bzw. von dritter Seite einer OE zugewendet werden, sind ebenfalls als Schenkungen zu erfassen. Das betrifft geschenkte Anlagen im Global- und auch im Drittmittelbereich. Darunter fallen auch die Anlagengegenstände, die im Rahmen von FWF- Projekten mit einem Anschaffungswert von unter ,-- angeschafft werden, da nach den Bestimmungen des FWF die Universität sofort Eigentümerin der Geräte wird. Dazu muss rechtzeitig im Vorhinein die Zustimmung des Rektorates eingeholt werden. 22

23 Die Verantwortlichkeit der Leistungsfakturierung und der Abrechnung der 27- Projekte liegt beim/bei der Leiter/in der OE bzw. Projektleiter/in; im Globalbereich beim/bei der Leiter/in der OE. Ausgangsrechnungen können vor allem für folgende Geschäftsfälle erstellt werden: - Rechnungen für erbrachte Auftrags- und Forschungsleistungen - Rechnungen für die Erstellung von Gutachten, Analysen etc. - Anforderung von (Teil-) Förderbeträgen mit Zahlungsanforderung (z.b. FFG, EU- Projekte) - Rechnungen für den Verkauf von Skripten, etc. - Verkauf von Anlagen usw. 23

24 Ausgangsrechnungen: sind von der OE verpflichtend über SAP SD zu erstellen. Die erforderlichen Merkmale einer Rechnung werden von SAP berücksichtigt. Die Rechnungsnummern werden vom System automatisch fortlaufend vergeben. Rechnungsstornos: (Formulare dazu auf der Homepage: ) sind vom/von der Leiter/in der OE bzw. Projektleiter/in zu unterzeichnen und mit dem Original der Erstausstellung an die Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen (Fr. Lepenik, NSt. 6930) zu senden. Tagungsbeiträge: Haben eine Ausnahmeregelung für die SAP-Fakturierung: wenn eine eigene Innenaufträge und ein eigenes Bankkonto für die Tagung eröffnet wurde, können die Rechnungen mit einer an der OE fortlaufenden Rechnungsnummer (unter Einhaltung der sonstigen Rechnungsmerkmale) über externe Programme erstellt werden. Nummernvergabe mit Jahr/ Inst. Nr./ und fortlfd. Nr. (z.b.: 2012/9602/0022) 24

25 Der Mahnlauf wird zentral durch die Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen gesteuert. Einmal monatlich wird aus SAP ein Mahnvorschlag ausgedruckt. Die Mahnvorschlagsliste wird in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen nachbearbeitet und die Mahnschreiben an die einzelnen OE zur weiteren Veranlassung übermittelt Die OE sorgt für die Weiterleitung der Mahnung an den Debitor bzw. für die notwenigen Schritte, die zur Zahlung führen. Bei erfolglosem Mahnen folgt eine Einforderung durch die Rechtsabteilung der TU Graz. Hier ist eine Mitteilung vom Institut nötig! 25

26 Unter Vermietung ist die entgeltliche zur Verfügungsstellung von Räumlichkeiten, Infrastruktur oder Maschinen an Dritte oder auch an Angestellte der TU Graz für Zwecke im Drittmittelbereich zu verstehen. Eine Vermietung von Räumlichkeiten und/oder Infrastruktur der TU Graz an Personen, Institutionen oder Unternehmen außerhalb der TU Graz ist ausschließlich nach Rücksprache mit der Serviceeinrichtung Gebäude und Technik und Genehmigung des Vizerektorin für Finanzen und Infrastruktur möglich. 26

27 Die Verbuchung aller Bankkontoauszüge, einschließlich der Kontoauszüge zu den Tagungskonten, erfolgt ausschließlich zentral. Für Tagungen können auf Antrag eigene Tagungskonten mit Leseberechtigung an den OE eingerichtet werden. erfasst werden: alle Ein- und Auszahlungen zu Globalmittel alle Ein- und Auszahlungen zu Drittmittel Alle nicht zuordenbare Einzahlungen werden vorerst einem Verrechnungskonto, nach Kenntnis der tatsächlichen Projektzuordnung (oft lange Suche Notwendig!) zugebucht. 27

28 Seit gibt es eine neue Regelung zu den Kreditkarten. Die Informationen dazu und den dazu gehörigen Rektoratsbeschluss entnehmen sie bitte der Homepage der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen Link direkt zu Richtlinie Kreditkarte NEU: _Kreditkartenrichtlinien_Adaptiert.pdf 28

29 Auszug aus den Richtlinien: a) Originalbelege oder bei Fehlen des Originalbelegs jeder andere Beleg, der die Formalerfordernisse einer Rechnung bzw. Bestätigung erfüllen kann wie z.b. Ausdruck der Online-Bestellung (bitte mit Bestätigungsvermerk, dass es keine Originalrechnung gibt und der Beleg bei keinem anderen Fördergeber eingereicht wird). b) Hinweis zur Unterschriftenregelung: Bei Zahlung von Auslagenersätzen an Leiter/innen von Instituten ist entsprechend den Richtlinien für Leiterinnen und Leiter der Institute der/die Dekan/in, und wenn der/die Leiter/in eines Institutes gleichzeitig Dekan/in ist, der/die zuständige Vizerektor/in anordnungsbefugt (bzw. zeichnungsberechtigt). Bei Zahlung von Auslagen an Leiter/innen von Serviceeinrichtungen ist der/die entsprechende Vizerektor/in zur Zeichnung berechtigt. Die Verwendungsbeschränkungen gemäß 42 BOG sind zu beachten. 7. Verspätete oder fehlende Abrechnung Erfolgt keine zeitgerechte (innerhalb eines Monats) Rücksendung der Kreditkartenabrechnung mit allen Belegen oder fehlen einzelne Belege, erfolgt eine Erinnerung und gegebenenfalls Hilfestellung durch die Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen mit Setzen eines erneuten Abgabetermins. Bei Verstreichen des erneuten Abgabetermins ohne rechtzeitige Information an die Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen, werden die Beträge vorübergehend, bis zur Abgabe der fehlenden Unterlagen/Belege, vom Gehaltskonto abgebucht. Bei mehrmaligem Verstreichen dieser Abgabetermine kommt es zum Entzug der Kreditkarte. 29

30 Die Verwaltung der Stammdaten in SAP, insbesondere der - Kreditorenstammdaten - Debitorenstammdaten - Sachkonten - Innenaufträge - Kostenstellen - Materialstammdaten erfolgt ausschließlich zentral. 30

31 Für die Anlage und Änderungen von Lieferanten (Kreditoren) und Materialstammdaten ist Fr. Zieser, NSt (Vertretung Fr. Köppl) in Serviceeinrichtung Gebäude und Technik zuständig. Die Bankdaten werden in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen (Fr. Lepenik) eingetragen. Für die Anlage und Änderungen von Auftraggebern (Debitoren) und Vertriebsmaterialstammdaten ist Fr. Lepenik, NSt (Vertretung Fr. Nikolai) in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen zuständig. Sachkonten, Innenaufträge im Globalbereich werden ebenfalls in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen gewartet. Innenaufträge für Projekte im Drittmittelbereich und Kostenstellen werden von Fr. Passeiler, NSt. 6016, Fr. Ladner, NSt. 6015, in der Serviceeinrichtung CONTROLLING angelegt und geändert. 31

32 Die folgenden Ausführungen betreffen die Anforderungen und Aufgaben der Abteilung für Finanzen und Rechnungswesen. Folgende Unterlagen werden im Rahmen der Bilanzerstellung und der Prüfung des Rechnungsabschlusses vorbereitet: Bilanz zum Stichtag aus SAP Gewinn- und Verlustrechnung Geschäftsjahr aus SAP Anlagengitter Stichtag und Geschäftsjahr aus SAP Investitionszuschussgitter Stichtag und Geschäftsjahr aus SAP Liste der offenen Posten Debitoren zum Stichtag Liste der offenen Posten Kreditoren zum Stichtag Liste der bebuchten Sachkonten (Stand Bilanzstichtag) Liste der bebuchten Debitorenkonten (Stand Bilanzstichtag) Liste der bebuchten Kreditorenkonten (Stand Bilanzstichtag) Liste der Forderungen und Verbindlichkeiten zum Bilanzstichtag getrennt in Global und Drittmittel Prüfung debitorische Kreditoren Prüfung kreditorische Debitoren 32

33 Bestätigungen der Hausbank über alle Salden der Bankkonten zum Bilanzstichtag Bestätigung der Hausbank über den Stand des fest veranlagten Vermögens zum Bilanzstichtag Auflistung der einzelnen Handkassensalden zum Bilanzstichtag Einforderung des Materialvorratsvermögens Anzahlungen und Vorauszahlungen zum Bilanzstichtag Aktive und passive Rechnungsabgrenzungen zum Bilanzstichtag Firmenbuchauszüge Einforderung der Rechnungsabschlüsse bei vorliegenden Beteiligungen an Gesellschaften und Stiftungen Einforderung der berechneten Personalrückstellungen zum Bilanzstichtag Einforderung von Detailunterlagen zur Berechnung von Drohverlustrückstellungen Einforderung der noch nicht abgerechneten Leistungen, die im Rahmen von Forschungsprojekten erbracht wurden und der im Rahmen von Forschungsprojekten erhaltenen Anzahlungen Einforderung der sonstigen finanziellen Verpflichtungen Im Rahmen der Bilanzarbeiten werden nachstehende Arbeiten erledigt: Prüfung auf fehlerhafte Belegnummernvergabe Prüfung auf vorerfasste offene Belege Abstimmen der Sachanlagenkonten in SAP FI mit den Summen der Anlagenklassen in SAP FI AA Erfassen der Bewertungsreserven zu Schenkungen zu Anlagegegenständen Auflösen der gebildeten Bewertungsreserven Abstimmen der in SAP FI AA erfassten Finanzanlagen mit den WP-Depotauszügen zum Bilanzstichtag Durchsicht aller Finanzanlagen, ob Abwertungsbedarf gegeben ist 33

34 Durchsicht auf unter dem Geschäftsjahr auf Anlagen im Bau erfassten Aufwendungen und Prüfung, ob diese teilweise oder gänzlich in Betrieb gegangen und die Anlagen zu aktivieren sind Abstimmung Verrechnungskonto Anlagen im Bau Vorauszahlungen für Literatur erfassen und im Anlagevermögen verbuchen Erfassen des Materialvorratsvermögens und Verbuchung von Differenzen Abstimmung der Bankverrechnungskonten und Überprüfung der Salden zu den Bankkonten zum Bilanzstichtag Abstimmung der Handkassenverrechnungskonten und Überprüfung der Salden der einzelnen Handverläge zum Bilanzstichtag Abstimmen der Offenen-Posten-Liste zu den Debitoren zum Bilanzstichtag und Durchsicht hinsichtlich auffälliger oder überfälliger Forderungen oder nicht zuordenbarer Zahlungen Abstimmen aller als sonstige Forderungen ausgewiesenen Beträge Abstimmen der Offenen-Posten-Liste zu den Kreditoren zum Bilanzstichtag und Durchsicht hinsichtlich auffälliger oder überfälliger Verbindlichkeiten Abstimmen aller als sonstige Verbindlichkeiten ausgewiesenen Beträge Umgliederung der Forderungen und Verbindlichkeiten in kurz-, mittel- und langfristig Durchführung der Fremdwährungsbewertung Ermittlung der abzugrenzenden Beträge zum Bilanzstichtag (ARA, PRA) und Verbuchung Verbuchung der Rückstellungen, der nicht abgerechneten Leistungen und der erhaltenen Anzahlungen zu Projekten Erstellung der GuV und der Bilanz mit getrenntem Ausweis in Global- und Drittmittel Erstellung der Angaben und Erläuterungen zur Bilanz Erstellung der Kennzahlen zur Bilanz 34

35 Die Auszahlung von - Dienstreisen für Beamte und Angestellte (auch Drittmittelangestellte), - von Dienstverträgen, - Werkverträgen und - Abgeltungen für Gastvortragende erfolgt AUSSCHLIESSLICH über die Personalabteilung. 35

36 A) Forschungsbeihilfen - eine unmittelbare Förderung im Sinne von 3 Abs. 1 Z3 lit. b und lit. c EStG liegt nur vor, wenn die sachlichen Voraussetzungen für eine wissenschaftliche Forschungstätigkeit durch die Beihilfe geschaffen wird und im wesentlichen nur der damit verbundene Aufwand abgegolten wird. - Darunter fallen z.b. die Beschaffung der erforderlichen Geräte, Bezahlung der Miete für die erforderlichen Räume, Materialien oder Bücher, durch die Tätigkeit verursachte Reisekosten, etc. - Ein Entgelt für die Mühewaltung (Arbeitsleistung) darf die Förderung nicht umfassen. - Pauschale Aufwandsabgeltungen sind steuerpflichtig, allerdings sind die vom Empfänger getätigten Aufwendungen für seine Forschungstätigkeit als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abzugsfähig. - werden über die Personalabteilung ausgezahlt. 36

37 B) Forschungsstipendien a) im Rahmen einer Studienausbildung werden über die Abteilung für Finanzen und Rechnungswesen ausbezahlt. b) Dissertationsstipendien und Diplomarbeitsstipendien fließen außerhalb der Einkunftsarten des EStG zu, sofern - die Zuschüsse zu wissenschaftlichen Arbeiten nicht veröffentlicht oder sonst wirtschaftlich verwertet werden die Arbeiten nicht im Rahmen eines Dienstvertrages oder eines Werkvertrages oder ergänzend zu einem Dienstvertrag oder Werkvertrag durchgeführt werden - die Zuschüsse zu den wissenschaftlichen Arbeiten darauf schließen lassen, dass der Charakter eines Ausbildungszuschusses und nicht eines Einkommensteuerersatzes im Vordergrund steht. Dies ist der Fall, wenn die Zuschüsse jährlich nicht insgesamt höher sind als die Höchststudienbeihilfe für Selbsterhalter nach dem Studienförderungsgesetz 1992 Euro 7.272,00 Die detaillierten Bestimmungen sind der Richtlinie zur Vergabe von Forschungsstipendien im Rahmen der Studienausbildung an der TU Graz zu entnehmen. Forschungsstipendien dürfen nicht zweckgebunden durch Projektgeber im Rahmen eines Projektes vorgesehen sein (keine öffentlichen Mittel) in diesem Fall ist Steuerpflicht gegeben und die Auszahlung dieser Stipendien über die Personalabteilung zu veranlassen. Stipendien, die nach Abschluss einer Ausbildung (Hochschulausbildung oder Universitätsausbildung) ausgezahlt werden, sind grundsätzlich als Einkommensersatz anzusehen (Einkünfte aus selbständiger Arbeit bzw. nicht selbständiger Arbeit) und an die Personalabteilung zur Auszahlung zu übermitteln. 37

38 Die Angehörigen des wissenschaftlichen Personals sind berechtigt, in ihrem Fach auch Forschungsvorhaben an der Universität durchzuführen, die nicht aus dem Budget der Universität, sondern aus den Forschungsaufträgen Dritter finanziert werden. - Das Budget ist von der OE (Projektleiter) beim FWF anzufordern. - Für 26-Projekte ist voller Kostenersatz an die TU Graz zu leisten (derzeit Ausnahme FWF-Projekte). - Die Abrechnung erfolgt in einem eigenen Buchungskreis (TUG2). - Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs erfolgt treuhändig durch die Universität über ein eigenes Bankkonto. 38

39 Die Eingangsrechnungen für den Sachaufwand und für Geräte bis ,-- sind an die Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen nach erfolgter Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und der Anordnung zur Zahlung durch den Anordnungsbefugten weiterzuleiten. Die Rechnungen sind so rechtzeitig weiterzuleiten, dass ein allfälliger Skonto ausgenützt werden kann. Geräte bis ,-- incl. MWSt gehen bereits mit der Anschaffung ins Eigentum der TU Graz über. Dazu muss rechtzeitig im Vorhinein die Zustimmung des Rektorates eingeholt werden. Für Geräteanschaffungen aus EU-Ländern in Höhe von 1.500,-- bis ,-- kann die UID-Nr. der Universität verwendet werden. Materialien und Kleinstgeräte für FWF-Projekte werden vom Projektleiter als Nichtunternehmer erworben - eine UID-Nr. wird NICHT verwendet; die Beschaffungen sind mit ausländischer Umsatzsteuer belastet. 39

40 Bei 26-Projekten sind keine Bestellungen über SAP vorgesehen. Auch die Erstellung von Ausgangsrechnungen erfolgt nicht über SAP. In FWF-Projekten verwendetes Personal ist auf Antrag von der TU Graz anzustellen gegen Ersatz der Personalkosten. Das Personalbudget (einschließlich zu verrechnender Reisekosten) wird durch die Personalabteilung beim FWF angefordert. Handkassen zu FWF-Projekten sind möglichst zu vermeiden, da ein hohe Verwaltungs-aufwand damit verbunden ist. 40

41 Die Belegablage erfolgt nach Zahlung der Rechnungen in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen. Jahres- bzw. Endabrechnung: Das Berichtsformular wird vom FWF an die Projektleitung übermittelt. Die Verantwortung für die Jahres- bzw. Endabrechnung liegt bei der Projektleitung. Auf dem Abrechnungsformular sind zwei Unterschriften vorgesehen. Die Ausgabenaufstellung erfolgt durch die Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen, die auch die rechnerische Richtigkeit bestätigt; die inhaltliche Richtigkeit wird von der Projektleitung bestätigt. Die Aufgabe der Projektleitung ist dabei die Überprüfung, ob nicht irrtümlich Ausgaben aufscheinen, die nicht dem jeweiligen Projekt zuzuordnen sind. 41

42 Alle Richtlinien für die Organisation des Rechnungswesens sind auf der Homepage der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen veröffentlicht. 42

43 - die Annahme bzw. Ausgabe von baren und unbaren Zahlungsmitteln - die Führung des Kassenbuches und sonstiger notwendiger Aufzeichnungen, - die gesicherte Verwahrung der Bestände an Bargeld - die Überwachung der Sicherheit der Kasseneinrichtungen. Die Kassenöffnungszeiten der Hauptkasse in der Abteilung für Finanzen und Rechnungswesen sind: Montag, Donnerstag und Freitag 9.00 bis Uhr Dienstag 8.00 bis Uhr Mittwoch bis Uhr Außerhalb dieser Kassenöffnungszeiten ist die Annahme von Einzahlungen und die Leistung dringender Ausgaben aus Sicherheitsgründen nur in Ausnahmefällen und nach telefonischer Vereinbarung möglich. 43

44 Die mit den Kassengeschäften betrauten Mitarbeiter/innen haben die Bestimmungen dieser Richtlinie verpflichtend einzuhalten: Verwahrung der Kassenbestände - Geld und Geldwerte sind in verschließbaren Behältern aufzubewahren. - In den Kassen dürfen nur solche Gelder und Geldwerte verwahrt werden, die im Kassabuch aufscheinen. - Die Verwahrung privater Gelder und Geldwerte ist unzulässig. 44

45 Kassenabgänge Alle mit der Kassaführung betrauten Bediensteten (Hauptkasse und Handkassen an OE) haften für Verluste (Kassenfehlbeträge), die durch unrichtige Ein- oder Auszahlungen oder durch ein anderes Versehen entstehen. Solche Verluste sind generell zu ersetzen. Für die Annahme von gefälschten Banknoten können alle mit der Kassaführung betrauten Bediensteten nur dann haftbar gemacht werden, wenn grobe Fahrlässigkeit vorliegt (z.b. es handelt sich um eine primitive Fälschung, die sofort mit freiem Auge erkennbar ist) bzw. wenn ihnen vom Dienstgeber entsprechende Kontrollgeräte zur Verfügung gestellt werden, mit denen Fälschungen erkennbar sind. 45

46 Die mit der Führung von Handkassen betrauten Bediensteten haben sich täglich vom guten Zustand der Kassenbehälter und vom einwandfreien Funktionieren der Sicherheitsvorkehrungen (Schlösser der Geldkassetten) zu überzeugen. Die Geldkassetten sind in einem Schrank oder Schreibtisch einzuschließen und Kassetten-, Schrank- oder Schreibtischschlüssel sind mit großer Sorgfalt so zu verwahren, dass jeder Missbrauch ausgeschlossen ist. Keinesfalls dürfen die Schlüssel nach Dienstschluss in den jeweiligen Diensträumen zurückgelassen werden. Eine Prüfung der Handkassen an den OE erfolgt anlassbezogen stichprobenartig durch die Leiterin der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen oder fallweise durch die interne Revision. 46

47 Kasseneinbrüche Bei Kasseneinbrüchen ist die Leiterin der Finanzbuchhaltung (bzw. Stellvertreterin) zu verständigen sowie die zuständige Polizeidienststelle zu benachrichtigen. Es ist Sorge zu tragen, dass alles unverändert Belassen und nichts berührt wird. Brandfall Die Bediensteten haben ungeachtet eigener Löschversuche unverzüglich die Feuerwehr verständigen. Türen sind auf alle Fälle sofort aufzusperren, damit die Feuerwehr ohne Verzögerung eingreifen kann. Die Geld- und Wertgegenstände sind durch die Bediensteten nach Möglichkeit in Sicherheit zu bringen, sofern sie nicht feuerfest verwahrt werden. 47

48 Annahme von baren Zahlungsmittel: Inländische Zahlungsmittel, das sind Euro und Cent, sind verpflichtend anzunehmen. Es sind alle Möglichkeiten auszuschöpfen, eine Zahlung in inländischer Währung zu erhalten. Ausländische Zahlungsmittel: Ist die Zahlung in inländischer Währung nicht gesichert, so sind auch ausländische Zahlungsmittel anzunehmen, sofern deren Wechselkurs verlässlich bestimmt werden kann. 48