Proseminar IT-Kennzahlen und Softwaremetriken

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1 Proseminar IT-Kennzahlen und Softwaremetriken Entwicklung von Kennzahlensystemen Masashi Beheim

2 Inhalt Grundlagen Dokumentation von Kennzahlen und Kennzahlensystemen Anforderungen an Kennzahlensysteme Entwicklung von Kennzahlen Umsetzung von Kennzahlensystemen Masashi Beheim 2

3 Inhalt Grundlagen Dokumentation von Kennzahlen und Kennzahlensystemen Anforderungen an Kennzahlensysteme Entwicklung von Kennzahlen Umsetzung von Kennzahlensystemen Masashi Beheim 3

4 Grundlagen Kennzahlen erfassen Sachverhalte Informationscharakter Quantifizierbarkeit Damit dienen Kennzahlen der Verdichtung großer Datenmengen zu wenigen, aussagekräftigen Kenngrößen. [HW97] Informationsform Masashi Beheim 4

5 Grundlagen Beispielkennzahl Verfügbarkeit eines Systems: Uptime Gesamtzeit Masashi Beheim 5

6 Grundlagen Eigenschaften die eine gute Kennzahl ausmachen Zweckeignung Genauigkeit Aktualität Kosten-Nutzen-Relation Bedarf Angebot Einfachheit und Nachvollziehbarkeit Masashi Beheim 6

7 Grundlagen Kennzahlensysteme Problem Notwendigkeit Ziel Einzelkennzahlen sind nur eingeschränkt wirksam und vieldeutig interpretierbar. Zusammenfassen von Kennzahlen in einem Kennzahlensystem. Ausschluss von Mehrdeutigkeiten. Erfassung evtl. Abhängigkeiten zwischen Kennzahlen. Ein Kennzahlensystem ist eine geordnete Gesamtheit von Kennzahlen, die in einer Beziehung zueinander stehen und so als Gesamtheit über einen Sachverhalt vollständig informieren. [Ho98] Masashi Beheim 7

8 Grundlagen Beispiel aus dem Incidentmanagement Kennzahl: Gesamtanzahl der Incidents Erweiterung: Anzahl der noch nicht bearbeiteten Incidents Durchschnittliche Kosten pro Incident Anteil der Incidents, die falsch kategorisiert wurden Anteil Incidents mit Wiedereröffnung Beispielkennzahlen aus ITIL (IT Infrastructure Library) 2007 [Kü09] Masashi Beheim 8

9 Grundlagen Kategorien von Kennzahlensystemen [Ho98] Rechensysteme Ordnungssysteme [HS96] Mathematische Kennzahlensysteme Sachlogischstrukturierte Kennzahlensysteme [We99] Traditionelle Kennzahlensysteme» Moderne «Kennzahlensysteme [Kü09] Du-Pont-System of Financial Control Konzept selektiver Kennzahlen Masashi Beheim 9

10 Inhalt Grundlagen Dokumentation von Kennzahlen und Kennzahlensystemen Anforderungen an Kennzahlensysteme Entwicklung von Kennzahlen Umsetzung von Kennzahlensystemen Masashi Beheim 10

11 Dokumentation Steckbriefe Kennzahlen Kennzahlensystem K KS Masashi Beheim 11

12 Dokumentation Kennzahlen - Steckbrief K Beschreibung Datenermittlung Datenaufbereitung Präsentation Bezeichnung Datenquellen Berechnungsweg Darstellung Beschreibung Messverfahren, -punkte Verantwortlicher Aggregationsstufen Adressat Verantwortlicher Archivierung Ziel- und Sollwerte Verantwortlicher Toleranzwerte Eskalationsregeln Gültigkeit Verantwortlicher Masashi Beheim 12

13 Dokumentation Kennzahlensystem - Steckbrief KS Beschreibung Bezeichnung Steuerungsaufgabe Beschreibung Unterstützung der Analyse Wirkungsketten Zugehörige Kennzahlen Beschreibung und Abgrenzung des Steuerungsobjekts Ziel- und Sollwerte Toleranzwerte Abhängigkeiten und Wechselwirkungen Erfahrungen Adressat Eskalationsregeln Präsentationen Systemverantwortlicher Masashi Beheim 13

14 Inhalt Grundlagen Dokumentation von Kennzahlen und Kennzahlensystemen Anforderungen an Kennzahlensysteme Entwicklung von Kennzahlen Umsetzung von Kennzahlensystemen Masashi Beheim 14

15 Anforderungen Was macht ein gutes Kennzahlensystem aus? Korrektheit und Vollständigkeit der Modellbildung Minimalität Veränderungssensibilität Invarianz gegenüber Zielveränderungen Stabilität Vergleichbarkeit Masashi Beheim 15

16 Inhalt Grundlagen Dokumentation von Kennzahlen und Kennzahlensystemen Anforderungen an Kennzahlensysteme Entwicklung von Kennzahlen Umsetzung von Kennzahlensystemen Masashi Beheim 16

17 Entwicklung Prüfkriterien von Kennzahlen Was soll mit den ausgewählten Kennzahlen gesteuert werden? Können Ziel- und Sollwerte definiert werden? Können die erforderlichen Basisdaten beschaffen werden? Ist der Aufwand für die Basisdatenbeschaffung zu rechtfertigen? Wie ist die Qualität der Eingangsdaten? Wie reagieren die Kennzahlen auf technologische Veränderungen? Diese Kriterien korrespondieren mit der Kennzahlendokumentation Masashi Beheim 17

18 Entwicklung Schwerpunktbereiche Fachliche Kategorie Start, Ist-, Soll- und Zielwerte Datenerhebung Quotienten und Produkte Bestands- und Warteschlangengrößen Zeitpunkt- und Zeitraumbezug Indices Masashi Beheim 18

19 Entwicklung Fachliche Kategorie Allgemeines Ordnungsschema in Anlehnung an [Kü09] Verbrauchsmengen Ressourcen Verbrauchsstellen Prozess Leistungsmengen Produkte Kunden Masashi Beheim 19

20 Entwicklung Start-, Ist-, Soll- und Zielwerte Regelkreistypen: Typ 1: Systemerhalt Typ 2: Systemveränderungen (Absoluter) Grad der Zielerreichung = Istwert / Zielwert Relativer Grad der Zielerreichung = Istwert / Sollwert Datenerhebung Automatisch Halbautomatisch Manuell Masashi Beheim 20

21 Entwicklung Quotienten und Produkte [Kü09] / Mengen Zeiten Werte Mengen Desktops pro Support-Mitarbeiter Störungen pro Tag Zeiten Tage pro Auftrag Systemverfügbarkeit Werte Kosten pro Prozessinstanz Umsatz pro Monat ROI Produktkennzahlen werden seltener benutzt. (Arbeit = Leistung x Zeit) Aufwand = # Mitarbeiter x Leistungstage pro Mitarbeiter Masashi Beheim 21

22 Entwicklung Bestands- und Warteschlangengrößen Drei steuerungsrelevante Phänomene: Bestand Bestanderhöhung (Zugangsrate) Bestandsabgang (Abgangsrate) Zugangsrate = Zugangsmenge / Ausgangsbestand Abgangsrate = Abgangsmenge / Ausgangsbestand Veränderungsrate = Zugangsmenge / Abgangsmenge Reichweite = Bestand / Abgangsmenge pro Zeiteinheit Masashi Beheim 22

23 Entwicklung Zeitpunkt- und Zeitraumbezug Zeitpunktbezogene Kennzahlen (Bestände) Zeitraumbezogene Kennzahlen (Bestandsveränderungen) Indices Indices sind gewichtete Mittelwerte aus unterschiedlichen Beobachtungswerten. Bewertung»weicher«Sachverhalte Kritik: Subjektivität von Bewertungen und Gewichten Erhebungsaufwand Verlegenheitskennzahl Masashi Beheim 23

24 Inhalt Grundlagen Dokumentation von Kennzahlen und Kennzahlensystemen Anforderungen an Kennzahlensysteme Entwicklung von Kennzahlen Umsetzung von Kennzahlensystemen Masashi Beheim 24

25 Umsetzung Konzipierung und Realisierung Phase 1: Konzipierung Definition und Abgrenzung der Steuerungsaufgabe Identifizierung und Festlegung der Zielsetzung Ableitung der Strategie zur Zielerreichung Auswahl der wesentlichen Bereiche / Faktoren zur Zielerreichung Auswahl und Zuordnung der Kennzahlen Phase 2: Realisierung Bestimmung der Messverfahren und Datenerhebungsprozesse Festlegung der Aufbereitung, Speicherung der erhobenen Daten Festlegung der Darstellung und Präsentation der Kennzahlen Integration der Kennzahlen in die Führungsorganisation Überprüfung und Verbesserung des Kennzahlensystems [Kü09] Masashi Beheim 25

26 Umsetzung Aufwände und Gründe zum Scheitern [Kü09] Phase 1: Konzipierung 4-6 Monate PT Phase 2: Realisierung ca. doppelte so lange PT Monate für ein Kennzahlenprojekt ~ 12 Monate: einzelne Prozesse, Teilorganisationen ~ 24 Monate: gesamter IT-Betrieb Experten gehen im Tagegeschäft unter Unzureichende Identifizierung des Managements mit dem Projekt Masashi Beheim 26

27 Zugrundeliegende Literatur [Kü09]: Dr. Martin Kütz Kennzahlen in der IT Werkzeuge für Controlling und Management (inzw. 3. überarbeitete und erweiterte Auflage, 2009, dpunkt.verlag) Masashi Beheim 27

28 Literaturverzeichnis [HW97] Lothar Hans, Volker Warschburger (1997): Controlling in der Datenverarbeitung (Teil II), WISU [Ho98] Horváth, Péter. (1998): Controlling, 7. vollständig überarbeitete Auflage, Vahlen [HS96] Wolfgang Hossenfelder, Franz Schreyer(1996): DV- Controlling bei Finanzdienstleistern, Gabler [We99] Jürgen Weber (1999): Einführung in das Controlling, Schäffer-Poeschel

29 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit Masashi Beheim 29