Aufwand zu ermitteln. Wir haben daher in diesen Fällen von der Regelung in 556a BGB Gebrauch gemacht und auf eine Abrechnung nach Fläche umgestellt.

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1 Betriebskosten Betriebskosten, und dabei vor allem die Abrechnung und die angemessene Höhe der Vorauszahlungen sind einer der Punkte, über die Mieter und Vermieter am häufigsten in Streit geraten. Mit dieser Broschüre wollen wir unsere Mieter über die wichtigsten Grundlagen erklären, weil wir davon ausgehen, dass damit viel unnötiger Streit vermieden werden kann. Was sind eigentliche Betriebskosten? Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. So steht es in 1 der Betriebskostenverordnung. In 2 der gleichen Verordnung werden die Betriebskosten dann in 17 Positionen genauer definiert: 1. Die laufenden öffentlichen Lasten eines Grundstücks (gemeint ist vor allem die Grundsteuer) 2. Die Kosten der Wasserversorgung 3. Die Kosten der Entwässerung 4. Die Heizkosten 5. Die Kosten der Warmwasserversorgung 6. die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen 7. die Kosten für den Betrieb eines Aufzuges 8. die Kosten der Straßenreinigung und der Müllbeseitigung 9. Die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung 10. Die Kosten der Gartenpflege 11. Die Kosten der Beleuchtung 12. Die Kosten der Schornsteinreinigung 13. Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung 14. Die Kosten des Hauswartes 15. Die Kosten des Betriebs der Gemeinschaftsantenne und Kosten für Kabelfernsehen 16. Kosten für den Betrieb einer Einrichtung für Wäschepflege 17. Sonstige Betriebskosten Um die Abrechnung nachvollziehbarer zu machen, teilen wir einige dieser Positionen weiter auf, so z.b. Straßenreinigung und Müllbeseitigung werden in mindestens drei Positionen angegeben: Straßenreinigung, Schnee- und Eisbeseitigung (Bestandteil der Straßenreinigung) und Müllbeseitigung. In vielen Fällen teilen wir auch die Kosten der Müllbeseitigung weiter auf, wenn die Transparenz für unsere Mieter damit gesteigert werden kann.

2 Was gehört nicht zu den Betriebskosten? Die Kosten für Instandhaltungen (Reparaturen) und die Verwaltung, auch Abschreibungen und Kapitalkosten sind keine Betriebskosten. Die Abgrenzung ist in vielen Fällen allerdings nicht ganz einfach: Die Kosten für einen Hauswart, der die Funktion der Treppenhausbeleuchtung kontrolliert, gehören zu den Betriebskosten. Stellt dieser Hauswart nun aber fest, dass eine Glühlampe defekt ist und tauscht diese aus, gehören die dadurch anfallenden Kosten zur Instandhaltung. Die Kosten für die jährliche Wartung der Heizungsanlage gehört zu den Betriebskosten. Wird dabei ein Defekt festgestellt, ist es natürlich in unserem und im Interesse unserer Mieter, dass dieser Defekt gleich beseitigt wird. Die Kosten hierfür allerdings gehören zur Instandhaltung und sind vom Eigentümer zu tragen. Wir achten daher streng darauf, dass die von uns beauftragten Unternehmen solche Leistungen getrennt abrechnen. In die Betriebskostenabrechnung fließen dann jeweils nur die Kosten ein, die auch tatsächlich umlagefähig sind. Sind Betriebskosten immer vom Mieter zu tragen? Mieter sind nur an den Betriebskosten zu beteiligen, die im Mietvertrag vereinbart sind. Eine Ausnahme bilden die Heizkosten, hier regelt die Heizkostenverordnung, dass bei Mehrfamilienhäusern auch dann eine verbrauchsabhängige Abrechnung zu erstellen ist, wenn dies vertraglich nicht vereinbart wurde ( 2 HeizkostenV). Warum gibt es in meinem Mietvertag zwei verschiedene Vorauszahlungen? Für die Betriebskosten einer Zentralheizung und Warmwasserversorgung (kurz: Heizkosten) gibt es eine besondere Rechtsvorschrift die Heizkostenverordnung. Wir rechnen daher die Kosten getrennt ab und teilen auch die Vorauszahlungen entsprechend auf, obwohl es sich sowohl bei den Heizkosten als auch bei den kalten Betriebskosten um Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung handelt. Wie wird mein Anteil an den Betriebskosten ermittelt? Wo immer das mit einem vertretbaren Aufwand möglich ist, werden die Kosten nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet. Bei Heizkosten ist dies auch vorgeschrieben. Alle anderen Kosten werden soweit möglich direkt zugeordnet und im Verhältnis der Wohnflächen (bzw. Nutzfläche bei Gewerbe) aufgeteilt. Eine direkte Zuordnung von Kosten auf eine einzelne Wohnung erfolgt z.b. bei der Wartung von Gasetagenheizungen. In älteren Mietverträgen ist gelegentlich auch eine anderen Aufteilung der Kosten, z.b. nach Köpfen (also der Anzahl der Bewohner in jeder einzelnen Wohnung), vereinbart. Es ist allerdings schon aus Datenschutzgründen nicht möglich, die hierfür erforderlichen Informationen in der notwendigen Qualität mit einem vertretbaren 2

3 Aufwand zu ermitteln. Wir haben daher in diesen Fällen von der Regelung in 556a BGB Gebrauch gemacht und auf eine Abrechnung nach Fläche umgestellt. Wir werden bei einem Mieterwechsel die Kosten aufgeteilt Im ersten Schritt werden, wie im vorstehenden Absatz beschrieben, die anteiligen Kosten der Wohnung für ein Jahr ermittelt. Diese Kosten werden dann auf die unterschiedlichen Nutzer während des Jahres aufgeteilt. Hierfür gibt es drei Möglichkeiten: a. Nach festgestelltem Verbrauch, z.b. Wasserzähler werden bei Mieterwechsel abgelesen, jedem Mieter wird der tatsächliche Wasserverbrauch in Rechnung gestellt? b. Nach Zeitanteilen c. Nach Heizgradtagen: Dies wird angewendet, wenn der Heizungsverbrauch bei einem Mieterwechsel nicht festgestellt wurde. Diese Methode berücksichtigt, dass in den Sommermonaten die Heizung nur wenig oder oftmals auch gar nicht betrieben wird, die Kosten werden daher überwiegend dem Wohnungsnutzer in Rechnung gestellt, der die Wohnung in den Wintermonaten genutzt hat. Wir verwenden dabei die bundesweiten Durchschnittswerte gem. DIN 4713: im Monat pro Tag pro Monat Januar 5, Februar 5, März 4, April 2, Mai 1, Juni 0,444 40/3 Juli 0,430 40/3 August 0,430 40/3 September 1, Oktober 2, November 4, Dezember 5, Warum gibt es unterschiedliche Flächenangaben in meiner Betriebskostenabrechnung? Soweit möglich ordnen wir die anfallenden Kosten unterschiedlichen Gruppen von Wohnungen zu und teilen die Kosten dann innerhalb dieser Gruppe auf. Ein Beispiel: 3

4 Auf einem Grundstück stehen drei Gebäude mit jeweils fünf Wohnungen. Für das Gesamtgrundstück gibt es eine gemeinsame Gartenpflege, die hierfür anfallenden Kosten werden daher auf alle 15 Wohnungen verteilt. Für die Treppenhausbeleuchtung gibt es in jedem Haus einen eigenen Stromzähler, diese Kosten werden entsprechend jeweils direkt einem Haus zugeordnet und auf die fünf Wohnungen in diesem Haus verteilt. In unseren Abrechnungen geben wir jeweils an, welche Gruppen in der Abrechnung bezeichnet als Abrechnungskreis es gibt und welche gesamt und anteilige Fläche innerhalb dieser Gruppe berücksichtigt wird. Wer trägt die Kosten bei einer unvermieteten Wohnung? Eine unvermietete Wohnung wird bei der Ermittlung der anteiligen Kosten genauso behandelt wie eine vermietete Wohnung. Die für die leere Wohnung ermittelten anteiligen Kosten trägt der Eigentümer. Was regelt die Heizkostenverordnung? Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass bei der Beheizung von Wohnungen über eine Zentralheizung und für eine zentrale Warmwasserversorgung der Verbrauch der Mieter zu ermitteln ist, und dass die anfallenden Kosten nach diesem ermittelten Verbrauch abzurechnen ist. Da der Heizenergieverbrauch allerdings nicht nur vom Nutzungsverhalten des Mieters abhängt, sondern auch von der Lage im Haus, ist ein Teil der Kosten (30% 50%) nach Fläche zu verteilen und nur der Rest (50% - 70%) nach erfasstem Verbrauch. Welche Möglichkeiten gibt es zur Erfassung des Heizenergieverbrauchs? a. Von uns als zukunftsfähiger Standard für alle Wohnungen angestrebt sind elektronische Heizkostenverteiler mit Funkübertragung. Diese bieten neben einer präzisen Verbrauchserfassung auch den Vorteil, dass für die Ablesung die Wohnung nicht betreten werden muss und dadurch der Aufwand für die Verbrauchserfassung spürbar sinkt. b. Genauso präzise sind elektronische Heizkostenverteiler ohne Funk. Hier ist allerdings die Anwesenheit der Mieter zur Ablesung erforderlich, dies führt zu einem erheblichen organisatorischen Aufwand, um den Zugang zu allen Wohnungen zu ermöglichen. Dennoch können regelmäßig nicht alle Geräte abgelesen werden. Hier muss dann der Verbrauch geschätzt werden. c. Nur noch bis Ende 2013 zulässig sind sogenannte Verdunster. d. Die genaueste Möglichkeit sind Wärmemengenzähler. Diese messen die Energiemenge, die das Heizungssystem eingeleitet wird. Diese Möglichkeit ist allerdings sehr teuer und wird daher von uns nur da verwendet, wo elektronische Heizkostenverteiler nicht eingesetzt werden können, z.b. bei 4

5 Fußbodenheizungen. Wie funktioniert ein elektronischer Heizkostenverteiler? Ein elektronischer Heizkostenverteiler misst laufend die Temperatur des Heizkörpers und die Umgebungstemperatur. Aus der Differenz wird unter Berücksichtigung des Volumens des Heizkörpers die abgegebene Heizenergie berechnet. Der aktuelle Stand sowie der Verbrauch des Vorjahres können jeweils im Display des Gerätes abgelesen werden. Bei einigen Geräten wird zusätzlich die Zählernummer im Display angezeigt. Da auch der Wert des Vorjahres angezeigt wird, ist es auch nicht mehr erforderlich, ein Protokoll von der Ablesung zu erstellen. Wenn Ihnen die Abrechnung zugeht, ist der Verbrauch des Vorjahres noch am Heizkörper ablesbar. Welche Bedeutung hat der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes? Der Deutsche Mieterbund sammelt bei seinen Mitgliedern viele Abrechnungen ermittelt aus diesen Abrechnungen bundesweite und regionale Durchschnittswerte je m². Natürlich freut es uns, dass wir regelmäßig unter diesen Durchschnittswerten liegen. In einigen Fällen überschreiten wir bei einzelnen Kostenpositionen allerdings auch diese Durchschnittswerte. Das bedeutet allerdings nicht, dass wir hier unwirtschaftlich arbeiten, vielmehr gibt es dafür fast immer einen schlüssigen Grund. So sind z.b. die Kosten der Gartenpflege besonders hoch, wenn die Außenanlagen im Verhältnis zur Wohnfläche sehr groß sind oder die Außenanlage sehr aufwändig gestaltet ist und damit einen hohen Pflegeaufwand erfordert. Wann bekomme ich meine Abrechnung? Abrechnet wird immer ein Zeitraum von 12 Monaten (in der Regel für ein Kalenderjahr). Die Abrechnung erhalten Sie spätestens 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode. Wie wird eine angemessene Vorauszahlung ermittelt? Wir ermitteln die Höhe der Vorauszahlungen immer auf Basis der Kosten der letzten Abrechnung mit folgendem Rechenweg: Kosten / 12 Monate = Kosten je Monat + zu erwartende Preissteigerungen = neue Vorauszahlung Beim Ansatz der zu erwartenden Preissteigerungen ist allerdings zu beachten, dass auf Basis der Kosten des Vorjahres die Vorauszahlungen für das nächste Jahr kalkuliert werden, also die Preissteigerung für einen Zeitraum von 2 Jahren berücksichtigt werden muss. Aus Erfahrung wissen wir, dass sich der größte Teil der Mieter über eine Erstattung mehr freut als über eine Nachzahlung. Wir kalkulieren daher die zu erwartende 5

6 Preissteigerung mit einem Sicherheitspolster. Was kann ich tun, wenn ich mit der Betriebskostenabrechnung nicht einverstanden bin? Bei den komplexen Anforderungen, die bei der Erstellung einer Abrechnung zu beachten sind, kann es durchaus passieren, dass uns ein Fehler unterläuft. Wenn Sie glauben, das genau das passiert ist, melden Sie sich bitte bei uns, wir prüfen dann gerne die Abrechnung und informieren Sie über das Ergebnis wenn wir uns tatsächlich geirrt haben, wird die Abrechnung selbstverständlich korrigiert. Bis wir Ihnen geantwortet haben, muss eine Nachzahlung selbstverständlich nicht bezahlt werden. Bitte haben Sie aber auch etwas Geduld. Gerade kurz nach der Versendung der Abrechnungen gehen uns verständlicherweise viele Nachfragen zu. Es kann daher oftmals etwas dauern, bis Sie eine Antwort von uns erhalten. Hier nun noch eine kleine Übersicht von Fragen und Missverständnissen, die häufig vorkommen: 1. Ich bin Ende Februar ausgezogen und habe fast so hohe Kosten wie im Vorjahr! Januar und Februar sind regelmäßig die kältesten Monate des Jahres. In diesen beiden Monaten entstehen rund 1/3 der Heizkosten eines ganzen Jahres. Waren die beiden Monate besonders kalt und sind gleichzeitig, die Energiekosten gestiegen, ist es leider nicht auszuschließen, dass diese Kosten tatsächlich angefallen sind. Prüfen Sie am besten, ob die Zählerstände und -nummern der Heizkostenverteiler mit dem Abnahmeprotokoll übereinstimmen. Sollte es hier Differenzen geben, prüfen wir das selbstverständlich nach. 2. Ich habe des Hauswart nie gesehen, die Kosten können gar nicht entstanden sein! Die von uns eingesetzten Hauswarte sind regelmäßig nur während der üblichen Arbeitszeiten tätig also genau in der Zeit, während der auch der größte Teil unserer Mieter zum Arbeiten außer Haus ist. Ein großer Teil der Arbeit des Hauswartes besteht darin, den ordnungsgemäßen Zustand des Gebäudes und der technischen Anlagen zu prüfen. Dies findet im Gebäude statt, so dass von außen nicht erkennbar ist, das eine Leistung erbracht wird. Im Hausanhang können Sie stets aktuell erkennen, welcher Dienstleister wann in Ihrem Haus war. 3. Die Schneebeseitigung hat im vergangenen Winter gar nicht oder nur sehr schlecht funktioniert und jetzt soll ich dafür auch noch viel Geld bezahlen! (Gleiches gilt sinngemäß auch für Hausreinigung und Gartenpflege) Wir suchen die beauftragten Dienstleister sorgfältig aus und kontrollieren diese regelmäßig. Dennoch können wir es leider nicht vermeiden, dass wir Fehler unserer 6

7 Dienstleister übersehen, da wir nicht jeden Tag zu jedem Haus fahren können. Daher die Bitte: Wenn Sie mit der Leistung nicht zufrieden sind, melden Sie uns dies bitte schnellstmöglich, am besten am gleichen Tag. Nur dann können wir das überprüfen und reagieren, sei es durch Ersatz oder Rechnungskürzung. Wenn Sie uns erst bei Erhalt der Betriebskostenabrechnung über unzureichende Leistungen informieren, sind die Rechnungen der Dienstleister längst bezahlt und wir können eine rückwirkende Kürzung nicht mehr durchsetzen. 4. Der Wasserverbrauch gemäß Rechnung des Versorgers stimmt mit der Summe der Einzelwasserzähler nicht überein hier muss also ein Fehler vorliegen! Für solche Differenzen kann es vielfältige Gründe geben: a. Die in den Wohnungen installierten Wasserzähler haben eine andere Toleranz als die Zähler der Versorger die Zähler der Versorger sind deutlich genauer, allerdings auch um ein Vielfaches teurer. Für Wasserzähler in den Wohnungen sind Abweichungen von bis zu 10% zugelassen. b. Die Ablesung der Wasserzähler in den Wohnungen kann nicht im gleichen Moment erfolgen wie die Ablesung der Hauptwasseruhr. Das in der Zwischenzeit genutzte Wasser erscheint dann als Differenz. c. Für die Reinigung der Treppenhäuser wird ebenfalls in überschaubarem Umfang Wasser genutzt. Das nicht in jedem Fall gesondert erfasst wird. 5. Die Einheiten von elektronischen Heizkostenverteilern entsprechen jeweils ungefähr einer kwh. Die Gesamtsumme der eingekauften Energiemenge ist aber viel höher als die Summe der Einheiten, die in der Heizkostenabrechnung berücksichtigt wurden! Grundsätzlich gelten hier die gleichen Gründe, wie bereits beim Wasserverbrauch (4.) erläutert. Hinzu kommt noch, dass keine Heizungsanlage einen Wirkungsgrad von 100% erreichen kann. Bereits in der Heizungsanlage wird nur ein Teil der Energie in Wärme umgewandelt, gerade bei älteren Heizungsanlage geht dabei einiges an Energie im wahrsten Sinne des Wortes durch den Schornstein. Auf dem Weg von der Heizungsanlage zu den Heizkörpern geht auch in den Leitungen Wärme verloren. Diese Wärmeverluste führen allerdings ebenfalls zur Erwärmung des Gebäudes sind also nicht wirklich verloren, sie werden nur nicht an den Heizkörpern als Verbrauch erfasst. Um dies zu berücksichtigen wird ein Teil der Heizkosten nicht nach Verbrauch sondern nach Flächenanteilen verteilt. 7