WORD 2010 (Windows) für wissenschaftliche Arbeiten

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1 Skript zum Kurs WORD 2010 (Windows) für wissenschaftliche Arbeiten Stand: November 2013 Autoren: Sylvia Büttner und Volker Braun

2 Inhaltsverzeichnis 1 Speichern und Sichern Aufbau der Dokumentvorlage doktor.dotx was ist vorgegeben? Im Text navigieren und markieren Navigieren im Text Markieren im Text Markieren von Texteinheiten Mehrfachmarkierung für nicht-zusammenhängende Textstellen Silbentrennung, geschützte Trennstriche, geschützte Leerzeichen, andere Sonderzeichen, Umbrüche Automatische Silbentrennung Manuelle Silbentrennung Falsche Silbentrennung korrigieren Geschützte Leerzeichen und andere Sonderzeichen Umbrüche manueller Zeilenumbruch bei Blocksatz Zeichen- und Absatzformatierung über direkte Formate Grundlegendes zur Verwendung von Formaten Formate zuweisen Zeichenformatierung Absatzformatierung Formate kopieren Formate löschen Nummerierung und Aufzählung Nummerierte Liste/Aufzählung erstellen So entfernen Sie eine Nummerierung/Aufzählung Beginn einer Nummerierung festlegen Liste mit mehreren Ebenen Formatvorlagen Grundlegendes zur Verwendung von Formatvorlagen Benutzerdefinierte Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und löschen Formatvorlagen über den Aufgabenbereich definieren Formatvorlagen über den Aufgabenbereich zuordnen I

3 6.2.3 Formatvorlagen über den Aufgabenbereich bearbeiten Verbindung zur Formatvorlage lösen Formatvorlage löschen Beispiel Abstand nach jedem Absatz Automatische Überschriftennummerierung (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) Gliederung Beschreibung der wichtigsten Schalter des Registers GLIEDERUNG Mit der Gliederung die Anordnung im Dokument ändern Seitenformatierung Papierausrichtung und Ränder Seite im Querformat einfügen Kopf- und Fußzeilen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) Seitenzahlen in die Fußzeile einfügen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) Tabellen Tabelle erstellen Tabelle über das Schema einfügen Tabelle über ein Dialogfenster definieren Markieren in Tabellen Mit der Maus markieren Mit der Option des Registers LAYOUT markieren Tabelle bearbeiten Rahmen und Rasterlinien Tabellenzellen einfügen Tabellenzeilen bzw. Tabellenspalten einfügen Zellen verbinden und teilen Zellinhalt/Zellen löschen Tabelle über Tabellenformatvorlagen bearbeiten Tabelleneigenschaften Tabellenbreite und Tabellenoptionen ändern Zeilehöhe ändern Spaltenbreite ändern Vorgaben für eine Zelle ändern Rahmen und Schattierungen II

4 10.1 Rahmenlinien zuweisen Rahmenlinien entfernen AutoKorrektur Felder und Querverweise Mit Feldern arbeiten Seitenzahlen Kapitelbezogene Kopf- und Fußzeilen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) Querverweise einsetzen Verwendung von Grafiken und Diagrammen Grafiken einfügen Einfügen einer Grafik unter Verwendung der Zwischenablage Einfügen einer Grafik mit der Option EINFÜGEN Größe der Grafik ändern Grafikgröße mit der Maus ändern Grafikgröße über die Karteikarte GRÖßE verändern Position der Grafik ändern Möglichkeiten der Positionierung für freie Grafiken Grafiken mit umfließendem Text in Tabellen anordnen Grafik zuschneiden Verzeichnisse Literaturverzeichnis mit EndNote erstellen Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis mit Formatvorlagen erstellen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) Inhaltsverzeichnis formatieren Inhaltsverzeichnis aktualisieren Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Abbildungen beschriften Abbildungsverzeichnis erstellen Tabellenverzeichnis Automatische Beschriftung einer Tabelle Manuelle Beschriftung einer Tabelle Tabellenverzeichnis erstellen Formatvorlage für die Beschriftung ändern III

5 Tabellenverzeichnis aktualisieren Endkontrolle: Rechtschreibung, Silbentrennung, doppelte Leerzeichen, Verzeichnisse und Querverweise aktualisieren Seitenansicht Rechtschreibung Rechtschreibkorrektur Silbentrennung Thesaurus (Synonyme) Suchen und Ersetzen Textstellen suchen Textstellen ersetzen Beispiel doppelte Leerzeichen und Absatzmarken Überarbeitungsfunktion Korrekturen vornehmen Überarbeitungen prüfen Markierungen aus dem Dokument entfernen Kommentare einfügen PDF-Datei erstellen IV

6 WORD-Kompaktkurs: 1 Speichern und Sichern 1 Speichern und Sichern Speichern Sie Ihre in Bearbeitung befindlichen Dokumente in regelmäßigen Abständen, um zu verhindern, dass die durchgeführten Änderungen beispielsweise bei einem Stromausfall oder einer Systemstörung verloren gehen. Um Änderungen zu speichern, führen Sie den Befehl DATEI / SPEICHERN aus, betätigen den Schalter in der Schnellstartleiste oder drücken die Tastenkombination STRG+ S. Legen Sie sich manuell Sicherheitskopien an: speichern Sie Ihr Dokument bewusst mit unterschiedlichen Versionsnummern oder Versionsdaten auf Ihrer Festplatte und auf einem externen Speichermedium. Günstig ist es, das Datum im Dateinamen im Format JJJJMMTT anzugeben, da die Dateiverwaltung dann korrekt ordnet. Dateinamen dürfen maximal 255 Zeichen lang sein; die Zeichen /, \,:, *,?, ",, < und > sind nicht erlaubt. Sie können das automatische Speichern von WORD einschalten um Sicherungen in regelmäßigen Intervallen durchzuführen. Dazu wählen Sie den Befehl DATEI / OPTIONEN / SPEICHERN, aktivieren im Optionsfeld DOKUMENTE SPEICHERN die Option AUTO- WIEDERHERSTELLEN-INFO SPEICHERN ALLE: und geben einen Wert zwischen 3 und 6 Minuten ein. Nach einem Programmabsturz kann das Dokument so i.d.r. beim nächsten Start wiederhergestellt werden. Vorsicht! WORD legt mit dieser Option nur eine Entwurfsversion an und speichert diese für vier Tage, wenn das Dokument ohne Speichern geschlossen wird. Es handelt sich dabei nicht um das Originaldokument. Falls eine Datei noch gar nichts gespeichert wurde kann evtl. der Befehl DATEI / INFORMA- TIONEN / VERSIONEN VERWALTEN / NICHT GESPEICHERTE DOKUMENTE WIE- DERHERSTELLEN helfen. Sie sollten über den Befehl DATEI / OPTIONEN / ERWEITERT im Optionsfeld SPEI- CHERN das Kontrollfeld IMMER SICHERUNGSKOPIE ERSTELLEN aktivieren. WORD legt dann zur Originaldatei noch eine Sicherungsdatei mit der Vorgänger-Version des Dokuments (Zustand vor dem letzten Speichern) unter demselben Namen jedoch mit dem Zusatz Sicherungskopie von und der Extension.wbk an, auf die Sie bei Bedarf zurückgreifen können. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 1

7 WORD-Kompaktkurs: 2 Aufbau der Dokumentvorlage doktor.dotx was ist vorgegeben? 2 Aufbau der Dokumentvorlage doktor.dotx was ist vorgegeben? Was ist eine Dokumentvorlage? Ein Dokument, das man als Mustervorlage (Schablone) bei der Erstellung und Gestaltung von Dokumenten einsetzt ohne an der Vorlage selbst etwas zu ändern. Man erkennt sie an der Extension.dotx bzw. dotm (Dokumentvorlage enthält Makros). Es können ständig wiederkehrende Texte (z.b. Briefköpfe), die für ein WORD-Dokument verfügbaren Formatvorlagen (standardmäßige und benutzerdefinierte), Seitenformate, Makros und die gewählten Systemeinstellungen für die Multifunktionsleiste darin enthalten sein. Die Standard-Dokumentvorlage Normal.dotx, stellt neben den Formatvorlagen STANDARD und ÜBERSCHRIFT 1 noch viele andere zur Verfügung. Wie ist die Dokumentvorlage doktor.dotx aufgebaut? Die Dokumentvorlage basiert auf der Arial in der Schriftgröße 12. Der Zeilenabstand wurde einfach eingestellt und als Format für die Textausrichtung die Option BLOCKSATZ gewählt. Als Seitenränder wurden (ab dem Inhaltsverzeichnis) OBEN und UNTEN 2cm und LINKS und RECHTS 2,5cm vorgegeben. Die Überschriften verwenden die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3 und sind mit der automatischen Überschriftennummerierung formatiert. Letzteres bedeutet, dass WORD einer Überschrift mit der Zuweisung der Überschriftformatvorlage die Nummerierung zuordnet und die Nummerierung beim Verschieben von Kapiteln im gesamten Dokument automatisch anpasst. Die Kopfzeilen werden kapitelbezogen erstellt, d.h. WORD passt die Kopfzeile automatisch an, wenn ein neues Kapitel beginnt. Das Inhaltsverzeichnis greift bei den Verzeichniseinträgen auf die Überschriftformatvorlagen zu (berücksichtigt werden Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3) und kann durch das Positionieren des Cursors im Inhaltsverzeichnis und das Drücken der F9-Taste nach Änderungen im Text aktualisiert werden. Ein neues Dokument kann unter Verwendung der Dokumentvorlage mit Doppelklick angelegt oder die Dokumentvorlage einem bereits bestehenden Dokument zugeordnet werden. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 2

8 WORD-Kompaktkurs: 3 Im Text navigieren und markieren 3 Im Text navigieren und markieren 3.1 Navigieren im Text Funktion mit der Maus über die Tastatur nächstes Wort vorheriges Wort Zeilenanfang Zeilenende Textanfang Textende Mauszeiger auf Zeilenanfang und linke Maustaste drücken Mauszeiger auf Zeilenende und linke Maustaste drücken Bildlauffeld in der vertikalen Bildlaufleiste bis ganz nach oben führen Bildlauffeld in der vertikalen Bildlaufleiste bis ganz nach unten führen STRG-Taste + STRG-Taste + POS1-Taste ENDE-Taste STRG-Taste + POS1- Taste STRG-Taste + ENDE- Taste bestimmte Seite Register START / SUCHEN / GEHE ZU F5-Taste bestimmtes Kapitel Register ANSICHT / NAVIGATIONSBEREICH oder im Inhaltsverzeichnis über STRG-Taste + KLICK Hinweis zum Aufsuchen einer bestimmten Seite im Text!!! Die einzugebende Seitenzahl weicht von der Seitenzahl im Dokument ab, wenn die Nummerierung nicht bei 1 begonnen hat. So kann beispielsweise die dritte Seite in einem Dokument die Seitennummer 16 haben, wenn festgelegt wurde, dass die Nummerierung der Seiten bei 13 beginnen soll. Eingegeben werden kann dann die Zahl 3 oder die Zahl Markieren im Text Textpassagen, die bearbeitet oder gelöscht werden sollen, müssen gekennzeichnet werden. Sie können dafür die Maus oder die Tastatur verwenden Markieren von Texteinheiten Texteinheit mit der Maus über die Tastatur Zeichen Maus bei gedrückter linker Maustaste über das/die betreffende/betreffenden Zeichen ziehen -Taste + bzw. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 3

9 WORD-Kompaktkurs: 3 Im Text navigieren und markieren Wort Satz Absatz Zeile Doppelklick auf Wort ausführen STRG-Taste gedrückt halten und auf eine beliebige Stelle innerhalb des zutreffenden Satzes klicken Dreifachklick in Absatz ausführen Mauszeiger vor der betreffenden Zeile in der Markierungsleiste positionieren und mit der Maus klicken STRG-Taste + -Taste + bzw. STRG-Taste + -Taste + bzw. gesamter Text Dreifachklick in Markierungsleiste STRG-Taste + A Mehrfachmarkierung für nicht-zusammenhängende Textstellen Sollen mehrere Textstellen, die nicht nebeneinander stehen, gleichzeitig bearbeitet (z.b. formatiert) werden, gehen Sie wie folgt vor: So wird's gemacht: STRG-Taste drücken und festhalten. Maus nacheinander über die betreffenden Textstellen ziehen, um sie zu selektieren. STRG-Taste loslassen. Beispiel: Alle markierten Textstellen sollen fett formatiert werden Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 4

10 WORD-Kompaktkurs: 4 Silbentrennung, geschützte Trennstriche, geschützte Leerzeichen, andere Sonderzeichen, Umbrüche 4 Silbentrennung, geschützte Trennstriche, geschützte Leerzeichen, andere Sonderzeichen, Umbrüche Die Silbentrennung ist notwendig, weil bei der Texteingabe der automatische Zeilenumbruch angewendet wird und daher am rechten Rand Flatterränder oder bei der Verwendung der Ausrichtung BLOCKSATZ große Lücken zwischen einzelnen Wörtern einer Zeile entstehen können. WORD kennt zwei Arten der Silbentrennung: die automatische Silbentrennung, die während der Texteingabe oder auch nachträglich eingeschaltet werden kann oder die manuelle Silbentrennung, die es erlaubt durch die Eingabe von Trennstrichen (regulärer Trennstrich, bedingter Trennstrich, geschützter Trennstrich) Trennstellen vorzugeben oder bei der Verwendung der Silbentrennfunktion Trennvorschläge zu übernehmen, zu ändern oder abzulehnen. Reguläre Trennstriche setzen Sie mit der Taste. Sie sind immer sichtbar. WORD verwendet sie am Zeilenende als Trennstriche. Bedingte Trennstriche fügen Sie mit der Tastenkombination STRG + - ein. Sie benutzen ihn, wenn Sie selbst eine bestimmte Trennposition bevorzugen oder WORD ein Wort, das man trennen kann, nicht trennen will. Ein bedingter (optionaler) Trennstrich kommt nur am Zeilenende zum Einsatz, ansonsten ist er nicht zu sehen (außer Formatierungszeichen sind über aktiviert. Geschützte Trennstriche erhalten Sie mit der Tastenkombination STRG Mit ihnen verhindern Sie, dass WORD den Bindestrich am Zeilenende als Trennstrich interpretiert und der Begriff auf eine neue Zeile umgebrochen wird (z.b. bei Theodor-Kutzer-Ufer, p-wert). Ein geschützter und ein regulärer Trennstrich unterscheiden sich im Aussehen nicht voneinander. Wichtig ist, dass Sie die vorgenommenen Silbentrennungen überprüfen, denn WORD beherrscht nicht alle Regeln und trennt manchmal auch an der falschen Position (z.b. widerli-che statt wider-liche). 4.1 Automatische Silbentrennung WORD führt die automatische Silbentrennung ohne Markierung eines Bereichs für das gesamte Dokument und auch für neu eingegebenen Text durch. Bei der automatischen Silbentrennung verwendet WORD bedingte Trennstriche und zeigt diese nur im Bedarfsfall an, d.h. bereits gesetzte und nicht mehr benötigte bedingte Trennstriche werden bei geänderten Zeilenumbrüchen (nach Korrekturen) im Text ausgeblendet und neu benötigte selbsttätig eingefügt. Schalten Sie die automatische Silbentrennung wieder aus (Register SEITENLAYOUT, Befehl SIL- BENTRENNUNG/ KEINE), entfernt WORD auch die Trennstriche wieder. Wenn Sie wissen möchten, wo sich nicht benötigte Trennstriche befinden, wählen Sie den Befehl DATEI / OPTIONEN / ANZEIGE und aktivieren unter DIESE FORMATIERUNGSZEICHEN IMMER AUF DEM BILDSCHIRM ANZEIGEN die Option BEDINGTE TRENNSTRICHE. So wird's gemacht: Markieren Sie den Bereich, der bearbeitet werden soll. Ohne Angabe eines Bereichs bearbeitet WORD das komplette Dokument. Öffnen Sie das Register SEITENLAYOUT, rufen Sie den Befehl SILBENTRENNUNG/ SIL- BENTRENNUNGSOPTIONEN auf, stellen Sie die gewünschten Optionen ein und aktivieren Sie das Kontrollfeld AUTOMATISCHE SILBENTRENNUNG: Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 5

11 WORD-Kompaktkurs: 4 Silbentrennung, geschützte Trennstriche, geschützte Leerzeichen, andere Sonderzeichen, Umbrüche Option AUFEINANDERFOLGENDE TRENNSTRICHE begrenzt die Anzahl der übereinander eingefügten Trennstriche am Zeilenende, Schalter MANUELL startet die manuelle Silbentrennung und das Drehfeld SILBENTRENNZONE legt den Abstand vom Seitenrand fest, innerhalb dem eine Trennung durchgeführt werden soll. Vergrößern Sie den Wert wird die Anzahl der Trennstriche geringer, verkleinern Sie sie erhöht sie sich. Wollen Sie einen automatischen Bindestrich korrigieren, fügen Sie mit der Tastenkombination STRG einen bedingten Trennstrich (links vom vorgeschlagenen Trennstrich) ein. 4.2 Manuelle Silbentrennung Bei der manuellen Silbentrennung haben Sie die Möglichkeit die Position der Trennstriche vorzugeben, Vorschläge von WORD zu akzeptieren, zu verändern oder abzulehnen. Sie können die Silbentrennung während oder nach der Bearbeitung des Dokuments aufrufen. Auch bei der manuellen Silbentrennung fügt WORD bedingte Trennstriche ein, die nur am Zeilenende zur Anwendung kommen. Wenn Sie keinen Bereich markiert haben, führt WORD die Silbentrennung für das gesamte Dokument durch. So wird's gemacht: Markieren Sie den Bereich, der bearbeitet werden soll. Öffnen Sie das Register SEITENLAY- OUT und wählen Sie den Befehl SILBENTRENNUNG/ SILBENTRENNUNGSOPTIONEN. Begrenzen Sie mit der Option AUFEINANDERFOLGENDE TRENNSTRICHE die Anzahl der übereinander eingefügten Trennstriche am Zeilenende auf 2. Starten Sie die manuelle Silbentrennung über den Schalter MANUELL. Bestätigen Sie die Trennposition mit JA, lehnen Sie sie mit NEIN ab (WORD springt zum nächsten Wort) oder legen Sie die gewünschte durch das Bewegen des Cursor nach links (!!!) fest: Betätigen Sie den Schalter ABBRECHEN, schließt WORD das Dialogfenster ohne die vorgeschlagenen Trennung vorzunehmen. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 6

12 WORD-Kompaktkurs: 4 Silbentrennung, geschützte Trennstriche, geschützte Leerzeichen, andere Sonderzeichen, Umbrüche 4.3 Falsche Silbentrennung korrigieren Möchten Sie die Trennung von mehrfach vorkommenden Wörtern unterbinden, gehen Sie wie folgt vor: Sie markieren das Wort bzw. die Wortgruppe. Sie wechseln in das Register ÜBERPRÜFEN, öffnen in der Gruppe SPRACHE das Listenfeld des Schalters (in der Gruppe SPRACHE) und wählen den Befehl SPRACHE FÜR DIE KORREKTURHILFE FESTLEGEN. Sie aktivieren im Dialogfenster SPRACHE die Option RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK NICHT PRÜFEN. Um die Silbentrennung für einen kompletten Absatz zu verhindern, markieren Sie den betreffenden Absatz, wählen im Kontextmenü den Befehl ABSATZ und aktivieren in der Karteikarte ZEI- LEN- UND SEITENUMBRUCH im Optionsfeld FORMATIERUNGSAUSNAHMEN das Kontrollfeld KEINE SILBENTRENNUNG. 4.4 Geschützte Leerzeichen und andere Sonderzeichen Neben den geschützten Trennstrichen verwendet man geschützte Leerzeichen, um Trennungen in Wörter zu verhindern: Geschützte Leerzeichen fügen Sie mit der Tastenkombination STRG + + LEERTASTE ein. Anstelle eines Punktes ( ) erscheint ein Kringel ( ), wenn die Anzeige der Formatierungszeichen aktiviert ist. Sie können damit beispielsweise verhindern, dass zwischen einer Zahl und der zugehörigen Maßeinheit eine neue Zeile begonnen wird. Symbole/Sonderzeichen fügen Sie im Register EINFÜGEN über den Befehl SYMBOL (Gruppe SYMBOLE) ein. Es handelt sich dabei um Zeichen, die nicht direkt über die Tastatur eingegeben werden können, Zeichen aus anderen Sprachen (z.b. aus dem Griechischen) oder Symbole z.b. aus der Mathematik oder Statistik. Jede Schriftart verfügt über andere Symbolzeichen. Die Schriftarten WINDINGS und WEBDINGS bieten viele Zeichen, die in Formulare eingesetzt werden können, die Schrift SYMBOL stellt griechische Buchstaben und mathematische Zeichen zur Verfügung. 4.5 Umbrüche Texteinheit mit der Maus manueller Zeilenumbruch neue Zeile innerhalb eines Absatzes Cursor positionieren und -Taste + Eingabetaste gleichzeitig drücken. auf dem Bildschirm erscheint bei aktivierten Formatierungszeichen ein Zeilenschaltungszeichen () Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 7

13 WORD-Kompaktkurs: 4 Silbentrennung, geschützte Trennstriche, geschützte Leerzeichen, andere Sonderzeichen, Umbrüche Texteinheit manueller Seitenumbruch neue Seite vor dem eigentlichen Seitenende mit der Maus Cursor positionieren und STRG -Taste + Eingabetaste gleichzeitig drücken oder Einfügemarke an die betreffende Textstelle setzen Register SEITENLAYOUT, Befehl UMBRÜCHE / SEITE auf dem Bildschirm erscheint bei aktivierten Formatierungszeichen eine einfach gepunktete Linie mit dem Text Seitenumbruch Beginn eines neues Abschnitts (Abschnittsumbrüche) Seitenformatierung kann für diesen Abschnitt geändert werden Einfügemarke an die betreffende Textstelle setzen Register SEITENLAYOUT, Befehl UMBRÜCHE / NÄCHSTE SEITE auf dem Bildschirm erscheint bei aktivierten Formatierungszeichen eine doppelt gepunktete Linie manueller Zeilenumbruch bei Blocksatz Ein manueller Zeilenumbruch führt bei Blocksatz standardmäßig zu einer falschen Darstellung, da der Inhalt der Umbruchzeile über die ganze Zeilenbreite verteilt wird. Beispiel: Das ist ein Beispieltext. Hier geht es weiter. Lösungen: oder Sie fügen jeweils vor dem Zeilenumbruch ein Tabulatorzeichen ein. Sie aktivieren folgende Option einmalig: DATEI / OPTIONEN / ERWEITERT / LAYOUTOPTIONEN / ZEICHENABSTÄNDE IN ZEILEN, DIE MIT UMSCHALT-EINGABE ENDEN, NICHT ERWEITERN ("Layoutoptionen" ist ganz unten zu finden und muss aufgeklappt werden). Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 8

14 WORD-Kompaktkurs: 5 Zeichen- und Absatzformatierung über direkte Formate 5 Zeichen- und Absatzformatierung über direkte Formate 5.1 Grundlegendes zur Verwendung von Formaten Die Formatierungsoptionen orientieren sich an den Standardtexteinheiten: Zeichenformate (Schriftart, -größe, -auszeichnung, Textposition und Zeichenabstand) können Sie einem oder auch beliebig vielen Zeichen zuweisen. Absatzformate (Ausrichtung, Einzüge, Abstand zum vorhergehenden bzw. nachfolgenden Absatz, Tabulatoren) können Sie nur einem ganzen Absatz zuordnen. Seitenformate beziehen sich immer auf einen kompletten Abschnitt (Text zwischen zwei Abschnittsumbrüchen). Formate, die Sie über das Register START mit den Schaltflächen der Gruppe SCHRIFTART, den Schaltflächen der MINISYMBOLLEISTE, das Dialogfenster SCHRIFTART oder Tastenkombinationen zuweisen, bezeichnet man als direkte Formate. Für alle Formatierungen, die häufiger im Text vorkommen, sollte man statt der direkten Formatierung Formatvorlagen nutzen (siehe Kapitel 6!). 5.2 Formate zuweisen Sie haben mehrere Möglichkeiten Formate zuzuordnen. So wird's gemacht: Markieren Sie den gewünschten Text/das gewünschte Objekt, betätigen Sie den betreffenden Schalter im Register START in der zutreffenden Gruppe oder unten links in der betref- öffnen Sie im Register START das Dialogfenster über den Schalter fenden Gruppe und stellen Sie die zutreffenden Optionen ein. oder drücken Sie den gewünschten Schalter in der Minisymbolleiste (erscheint beim Drücken der rechten Maustaste). 5.3 Zeichenformatierung Sie können Zeichenformate einem oder beliebig vielen Zeichen zuweisen. So wird's gemacht: Sie verwenden im Register START die Schalter und Listenfelder in der Gruppe SCHRIFTART oder der MINISYMBOLLEISTE: Schriftart ( ) und -größe ( ), fett ( ), kursiv ( ), unterstreichen ( ) und Schriftfarbe ( ). Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 9

15 WORD-Kompaktkurs: 5 Zeichen- und Absatzformatierung über direkte Formate Sie betätigen im Register START in der Gruppe SCHRIFTART den Schalter und arbeiten mit den Optionen in der Karteikarte SCHRIFTART: Schriftarten, -größen und - eigenschaften. 5.4 Absatzformatierung Ein Absatz ist eine beliebige Menge Text oder eine Grafik, an dessen bzw. deren Ende eine Absatzmarke ( ) steht. Er entsteht beim Drücken der Eingabetaste (). Auch eine alleinstehende Absatzmarke, als Leerzeile eingefügt, wird als Absatz betrachtet. Formate, die sich auf komplette Textabsätze auswirken, bezeichnet man als Absatzformate. Dazu gehören Zeilenabstände (Abstand innerhalb eines Absatzes), Einzüge und der Abstand zwischen zwei Absätzen. Formate, die Sie einem Absatz zuweisen, werden in der Absatzmarke gespeichert. Löschen Sie diese, gehen die gesetzten Formate für den aktuellen Absatz verloren, WORD verbindet den Absatz mit dem nachfolgenden Absatz und übernimmt dessen Formatierung. Um einen Absatz zu markieren, genügt es den Cursor innerhalb des Absatzes zu positionieren. Zum Markieren mehrerer aufeinander folgender Absätze reicht es aus alle betroffenen Absätze teilweise zu selektieren. So wird's gemacht: Sie verwenden im Register START die Schalter und Listenfelder in der Gruppe ABSATZ: links ( ), rechts ( ), zentriert ( ) und Zeilenabstand ( ). Sie betätigen im Register START in der Gruppe ABSATZ den Schalter und arbeiten mit den Optionen in der Karteikarte EINZÜGE UND ABSTÄNDE: Absatzausrichtung, Absatzeinzüge und Absatz- und Zeilenabstand. Optionsfeld ALLGEMEIN zeigt im Listenfeld AUSRICHTUNG die verschiedenen Möglichkeiten der Textanordnung: LINKs, RECHTS, ZENTRIERT und BLOCKSATZ. Im Optionsfeld EINZUG legt Drehfeld LINKS einen zusätzlichen Abstand vom linken Seitenrand fest. Drehfeld RECHTS definiert einen zusätzlichen Abstand vom rechten Rand und Listenfeld SONDEREINZUG regelt mit den Optionen ERSTE ZEILE und HÄN- GEND, ob die erste Zeile eines Absatzes ausgehend vom übrigen Absatztext weiter rechts bzw. links beginnen soll. Im Optionsfeld ABSTAND legt Drehfeld VOR den Abstand des aktuellen Absatzes zum vorhergehenden und Drehfeld NACH den Abstand des aktuellen Absatzes zum nachfolgenden Absatz fest. Listenfeld ZEILENABSTAND regelt die Entfernung der Textzeilen innerhalb eines Absatzes; Drehfeld VON zeigt den gewählten Wert dazu. Schalter TABSTOPPS verwenden Sie zum Setzen, Löschen und Bearbeiten von Tabulatoren. Anzeigefeld VORSCHAU zeigt die Auswirkung der gewählten Einstellungen auf den markierten Text. Sie betätigen im Register START in der Gruppe ABSATZ den Schalter und arbeiten mit den Optionen in der Karteikarte ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH: Absatzkontrolle, Seitenumbruch innerhalb von Absätzen, Zeilennummern und Zulassen bzw. Verhindern der Silbentrennung im Absatz. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 10

16 WORD-Kompaktkurs: 5 Zeichen- und Absatzformatierung über direkte Formate Im Optionsfeld PAGINIERUNG verhindert Kontrollfeld ABSATZKONTROLLE einzelne Zeilen am oberen Seitenrand (Hurenkinder) und unteren Seitenrand (Schusterjungen). Kontrollfeld NICHT VOM NÄCHSTEN ABSATZ TRENNEN unterbindet einen Seitenumbruch zwischen dem markierten und dem nachfolgenden Absatz. Kontrollfeld DIE- SEN ABSATZ ZUSAMMENHALTEN verhindert einen Seitenumbruch innerhalb eines Absatzes. Kontrollfeld SEITENUMBRUCH OBERHALB fügt einen Seitenumbruch vor dem aktuellen Absatz ein (z.b. vor den Überschriften 1. Ebene in der Dokumentvorlage doktor.dotx). Im Optionsfeld FORMATIERUNGSAUSNAHMEN schließt Kontrollfeld KEINE SIL- BENTRENNUNG den markierten Absatz von der automatischen Silbentrennung aus. 5.5 Formate kopieren Zeichen- und Absatzformate können auf andere Textstellen übertragen werden. Achten Sie beim Kopieren von Zeichenformaten darauf, dass die Absatzmarke nicht in die Markierung eingeschlossen ist. So wird's gemacht: Bei Zeichenformaten markieren Sie die Textstelle, die die gewünschten Formate aufweisen, bei Absatzformaten muss der Cursor innerhalb des Absatzes stehen, dessen Formate Sie kopieren möchten. Öffnen Sie das Register START und drücken Sie in der Gruppe ZWISCHENABLAGE den Schalter FORMAT ÜBERTRAGEN. Möchten Sie die Formate auf mehrere Textstellen übertragen, führen Sie einen Doppelklick auf diesen Schalter aus Sie können diesen nach dem Kopieren der Formate wieder per einfachem Mausklick ausschalten. Beim Kopieren von Zeichenformaten ziehen Sie die Maus über die Textstelle, die die Formate erhalten soll und beim Übernehmen von Absatzformaten klicken Sie in den Absatz, der nach den kopierten Formaten gestaltet werden soll. 5.6 Formate löschen Direkte Zeichenformatierungen können Sie nach dem Markieren der betreffenden Textstelle mit der Tastenkombination STRG + LEERTASTE entfernen, direkte Absatzformate löschen Sie mit der Tastenkombination STRG + Q. Mit der Tastenkombination STRG + + N weisen Sie die Formatvorlage STANDARD zu.. Mit diesem Schal- Im Register START finden Sie in der Gruppe SCHRIFTART den Schalter ter entfernen Sie alle Formate im markierten Bereich. 5.7 Nummerierung und Aufzählung Während der Dateneingabe und auch nachträglich möglich, wobei die vorgegebene Standardeinstellung verändert werden kann. Nummerierungen und Aufzählungen gelten immer für einen kompletten Absatz niemals für einzelne Zeichen oder Zeilen. Automatische Nummerierung und Aufzählung ab- bzw. einschalten: Befehl DATEI / OPTIO- NEN / DOKUMENTPRÜFUNG / AUTOKORREKTUR-OPTIONEN, Karteikarte AUTO- MFORMAT WÄHREND DER EINGABE, Optionen AUTOMATISCHE AUFZÄHLUNG und AUTOMATISCHE NUMMERIERUNG. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 11

17 WORD-Kompaktkurs: 5 Zeichen- und Absatzformatierung über direkte Formate Nummerierte Liste/Aufzählung erstellen Geben Sie jeden der Listeneinträge als eigenständigen Absatz ein. Markieren Sie den für die Liste vorgesehenen Text und öffnen Sie im Register START in der Gruppe ABSATZ das Listenfeld des Schalters für die Erstellung einer nummerierten Liste und wählen Sie die gewünschte Art der Nummerierung bzw. für die Erstellung einer Aufzählung und wählen Sie das zutref- das Listenfeld des Schalters fende Aufzählungszeichen. Wenn Sie die Nummerierung/Aufzählung fortsetzen bzw. innerhalb der Liste ergänzen möchten, positionieren Sie die Einfügemarke vor der Absatzmarke des letzten bzw. des vorhergehenden Listeneintrags und betätigen die Eingabetaste. Zum Beenden einer Liste/Aufzählung drücken Sie die Eingabetaste 2x hintereinander So entfernen Sie eine Nummerierung/Aufzählung Markieren Sie die Listeneinträge, aus der Sie die Nummerierung/Aufzählung entfernen möchten. Klicken Sie auf den Schalter bzw Beginn einer Nummerierung festlegen Markieren Sie die Liste, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen Sie den Befehl NUMMERIERUNGSWERT FESTLEGEN: Aktivieren Sie die gewünschte Option oder legen Sie im Drehfeld WERT FESTLEGEN AUF den gewünschten Anfangswert fest Liste mit mehreren Ebenen WORD bietet verschiedene Vorlagen für Listen mit mehreren Ebenen, aus denen Sie wählen können. Sie können bei Bedarf für jede Vorlage die Voreinstellungen ändern, z.b. die Listenzeichen. So wird's gemacht: Markieren Sie die Liste, öffnen Sie im Register START in der Gruppe Absatz das Listenfeld des Schalters und wählen Sie entweder eine neue Vorlage aus der Listenbibliothek oder klicken Sie zum Bearbeiten der aktuellen Vorlage auf den Befehl NEUE LISTE MIT MEHRE- REN EBENEN DEFINIEREN: Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 12

18 WORD-Kompaktkurs: 5 Zeichen- und Absatzformatierung über direkte Formate Bearbeitungsfenster: Wählen Sie zuerst die gewünschte Ebene aus, Im Eingabefeld FORMATIE- RUNG können Sie direkt formatieren und z.b. eine Klammer oder einen Punkt löschen. Mit Drehfeld AUSRICHTUNG geben Sie den Abstand der Zahl der Nummerierung vom linken Seitenrand an. Im Drehfeld TEXTEINZUG BEI bestimmen Sie wie der Text bei mehrzeiligen Listeneinträgen angeordnet werden soll. Wie sich ihre Einstellungen auswirken, können Sie in der Vorschau verfolgen. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 13

19 WORD-Kompaktkurs: 6 Formatvorlagen 6 Formatvorlagen 6.1 Grundlegendes zur Verwendung von Formatvorlagen Formatvorlagen sind unter einem gemeinsamen Namen zusammengefasste Zeichen-, Absatz-, Listen- oder Tabellenformate zur effizienten und einheitlichen Formatierung. Alle Textstellen verwenden standardmäßig die Formatvorlage STANDARD. Die verwendeten Formatvorlagen werden im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN mit einem Symbol versehen angezeigt. Zeichenformate: a und a, Absatz- und Listenformate: und a. Formate sind im Dokument abgelegt, können aber in andere Dokumente übertragen werden. Löschen Sie eine Formatvorlage, entfernt WORD die darin abgelegten Formate aus allen Textstellen, die diese Formatvorlage verwenden und ordnet die Formatvorlage STANDARD zu. Änderungen an Formatvorlagen wirken sich auf alle Textstellen aus, die auf die Formatvorlage zugreifen. Neben Formatvorlagen können zusätzlich direkte Formate eingesetzt werden. Aber Vorsicht! - Formatvorlagen überschreiben direkte Formate, daher erst die Formatvorlagen und dann die direkten Formate zuweisen. 6.2 Benutzerdefinierte Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und löschen Sie können auch selbst Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und im Gegensatz zu den Standard- Formatvorlagen auch löschen Formatvorlagen über den Aufgabenbereich definieren Positionieren Sie die Einfügemarke im Absatz und öffnen Sie den Aufgabenbereich FORMAT- VORLAGEN. Drücken Sie den Schalter (NEUE FORMATVORLAGE) unten links im Aufgabenbereich. Geben Sie den Wunschnamen in das Eingabefeld NAME ein, aktivieren Sie im Listenfeld FORMATVORLAGENTYP den Formatierungstyp und stellen Sie im Listenfeld FORMAT- VORLAGE BASIERT AUF die Option STANDARD ein. Wählen Sie die gewünschten Formate. Deaktivieren Sie die Option ZUR LISTE DER SCHNELLFORMATVORLAGEN HINZUFÜ- GEN und betätigen Sie den Schalter OK. Hinweis: WORD übernimmt automatisch die Einstellungen des aktuellen Absatzes, achten Sie deshalb auf die Angaben im Listenfeld FORMATVORLAGE BASIERT AUF. Hier sollte die Option STANDARD eingetragen sein Formatvorlagen über den Aufgabenbereich zuordnen Positionieren Sie die Einfügemarke im Absatz oder markieren Sie den gewünschten Textteil und öffnen Sie den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Namen der zutreffenden Formatvorlage. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 14

20 WORD-Kompaktkurs: 6 Formatvorlagen Formatvorlagen über den Aufgabenbereich bearbeiten Positionieren Sie die Einfügemarke im Absatz und öffnen Sie den Aufgabenbereich FORMAT- VORLAGEN Führen Sie den Mauszeiger im Aufgabenbereich auf den Name der zutreffenden Formatvorlage, öffnen Sie das Listenfeld hinter dem Namen der Formatvorlage und wählen Sie den Befehl ÄN- DERN. Nehmen Sie Änderungen im Fenster FORMATVORLAGE ÄNDERN vor. Unten links über den Schalter FORMAT lassen sich weitere Bearbeitungsfenster öffnen. Schließen Sie das Dialogfenster mit dem Schalter OK Verbindung zur Formatvorlage lösen Entfernen Sie auf die im Folgenden beschriebene Weise die Verknüpfung zu einer Formatvorlage, setzt WORD die Formate in der a) markierten Textstelle oder b) in allen betroffenen Textstellen auf die Einstellungen in der Formatvorlage STANDARD zurück. Die Formatvorlage selbst wird nicht gelöscht! So wird's gemacht: a) Markieren Sie die Textstelle, von der Sie die Formatvorlage lösen möchten und klicken Sie im Aufgabenbereich auf ALLE LÖSCHEN oder in der Karteikarte START in der Gruppe SCHRIFTART auf den Schalter. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 15

21 WORD-Kompaktkurs: 6 Formatvorlagen b) Öffnen Sie im Aufgabenbereich das Listenfeld hinter dem Namen der Formatvorlage und wählen Sie den Befehl FORMATIERUNG VON X INSTANZ(EN) LÖSCHEN Formatvorlage löschen Sie können nur benutzerdefinierte Formatvorlagen entfernen; Standard-Formatvorlagen (z.b. STANDARD, ÜBERSCHRIFT1) von WORD lassen sich nicht löschen. Eliminieren Sie eine Formatvorlage aus Ihrem Dokument, entfernen Sie alle Formate, die darin gespeichert sind aus allen Textstellen, die auf diese Formatvorlage zugreifen Beispiel Abstand nach jedem Absatz Ein Dokument ist i.d.r. besser lesbar, wenn nach Absätzen ein etwas größerer Abstand als der normale Zeilenabstand eingefügt wird. Das lässt sich in der Formatvorlage Standard über den Schalter FORMAT / ABSATZ / ABSTAND NACH: 6 PT. einstellen. 6.3 Automatische Überschriftennummerierung (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) WORD nummeriert alle Überschriften automatisch durch und passt diese Nummerierung selbsttätig an im Dokument vorgenommene Änderungen an, z.b. beim Verschieben oder Hinzufügen von Kapiteln. So wird's gemacht: Weisen Sie allen Überschriften die Überschrift-Formatvorlagen ÜBERSCHRIFT1, ÜBER- SCHRIFT2, ÜBERSCHRIFT3 usw. zu. Zeigt WORD nur die Formatvorlage Überschrift 1 an, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie im Aufgabenbereich unten auf den Schalter (= FORMATVORLAGEN VERWALTEN) und öffnen Sie die Karteikarte EMPFEHLEN. Blättern Sie im Listenfeld bis zum Listeneintrag ÜBERSCHRIFT 1 und markieren Sie die beiden Listeneinträge ÜBERSCHRIFT 2 (AUSBLENDEN BIS ZUR VERWENDUNG) und ÜBERSCHRIFT 3 (AUSBLENDEN BIS ZUR VERWENDUNG). Klicken Sie links unten im Dialogfenster auf den Schalter ANZEIGEN und schließen Sie das Dialogfenster mit dem Schalter OK. Klicken Sie in eine Überschrift und öffnen Sie im Register START in der Gruppe ABSATZ das Listenfeld des Schalters. Wählen Sie ein Nummerierungsformat, das den Text Überschrift enthält, z.b.: Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 16

22 WORD-Kompaktkurs: 6 Formatvorlagen Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 17

23 WORD-Kompaktkurs: 7 Gliederung 7 Gliederung Die Gliederungsansicht (Register ANSICHT, Gruppe DOKUMENTANSICHTEN, Schalter GLIEDERUNG oder Schalter unten rechts in der Statusleiste) zeigt die Struktur eines Dokuments und ermöglicht das Verschieben ganzer Textpassagen auf einfache Art und Weise. Mit der Gliederung können Sie die Struktur eines Dokuments entwerfen oder den Aufbau eines bereits bestehenden Dokuments bearbeiten. Die Überschriften des Dokuments heißen in der Gliederungsansicht Gliederungsebenen und einfacher Text wird alstextkörper bezeichnet. WORD verwendet für das Festlegen der Gliederungsebenen die Formatvorlagen der Überschriften: Überschrift 1 wird zur Ebene 1, Überschrift 2 zur Ebene 2, Überschrift 3 zur Ebene 3,, Überschrift 9 zur Ebene 9. Haben Sie die Überschriften in Ihrem Dokuments mit eigenen Formatvorlagen formatiert, kann WORD die Struktur Ihres Dokuments nicht erkennen und Sie müssen den Überschriften bzw. dem Text in der Gliederungsansicht die zugehörigen Ebenen manuell zuordnen. Die einzelnen Ebenen stellen die abgestufte Unterteilung in Kapitel und Unterkapitel dar und sind voneinander abhängig: Ebene 3 gehört zu Ebene 2 und diese wiederum zu Ebene 1. In der Gliederungsansicht erkennen Sie die Abstufung an der Position des Textes: tiefere Ebenen sind gegenüber höheren etwas eingerückt. Das Symbol zeigt an, dass auf diese Überschrift noch untergeordnete Überschriften und/oder Text folgen, das Zeichen weist darauf hin, das weder eine Überschrift noch Text untergeordnet ist und das Symbol kennzeichnet einfachen Text. Man kann untergeordnete Überschriften und den zugehörigen Text auf verschiedenen Ebenen per Doppelklick auf das Symbol ein- und ausblenden. 7.1 Beschreibung der wichtigsten Schalter des Registers GLIEDE- RUNG Mit den Schaltflächen im linken Bereich der Gruppe GLIEDERUNGSTOOLS können Sie die Überschriften höher oder tiefer stufen und Überschriften und/oder Textteile im Dokument verschieben. Vorsicht! Sie führen diese Änderungen am Dokument durch: Beschreibung der Optionen von links nach rechts obere Zeile: Weist der aktuellen Textstelle die Ebene 1 zu. Stuft die aktuelle Textstelle eine Ebene höher. Zeigt die der aktuellen Textstelle zugeordnete Ebene. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 18

24 WORD-Kompaktkurs: 7 Gliederung Stuft die aktuelle Textstelle eine Ebene tiefer. Macht die aktuelle Textstelle zu einfachem Text. Beschreibung der Optionen von links nach rechts untere Zeile: Verschiebt die Markierung um eine Überschrift nach oben bzw. nach unten Blendet untergeordnete Überschriften bzw. Text ein bzw. aus. Die Schaltflächen im rechten Teil der Gruppe GLIEDERUNGSTOOLS verändern nur die Darstellung der Dokumentstruktur in der Gliederung. Sie können damit Ebenen ein- und ausblenden, die Anzeige der Formatierung ein- und ausschalten und dafür sorgen, dass vom Textteil nur die erste Zeile sichtbar ist. Beschreibung der Optionen von oben nach unten: Festlegen welche Ebenen angezeigt werden sollen. Textformatierung in der Gliederung ein- bzw. ausblenden. Nur die 1. Zeile des markierten Textkörper anzeigen. 7.2 Mit der Gliederung die Anordnung im Dokument ändern Sie markieren komplett, was verschoben werden soll: Führen Sie mit der Maus einen Klick auf das Symbol vor der betreffenden Überschrift aus, selektiert WORD alles, was zu dieser Überschrift gehört (inkl. Unterkapitel und Text), klicken Sie stattdessen in eine Überschrift oder in einen Textkörper ist bei geöffneten Ebenen nur diese/dieser und sonst nichts markiert. bzw. blendet die untergeordnete Überschrift bzw. den Textkörper der markierten Ebene ein bzw. aus. Achtung - Bei geschlossenen Ebenen werden Unterkapitel automatisch mitverschoben, bei geöffneten dagegen nur die selektierten! Sie ziehen die Maus bei gedrückter Maustaste nach oben bzw. unten an die gewünschte Position und lassen dort die Maustaste los. WORD kennzeichnet die aktuelle Stelle mit einer waagrechten Linie. bzw. verschiebt die Markierung um eine Überschrift nach oben bzw. unten. bzw. setzt die markierte Überschrift eine Ebene höher bzw. tiefer. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 19

25 WORD-Kompaktkurs: 8 Seitenformatierung 8 Seitenformatierung Bestimmt Anordnung des Textes und der Grafiken auf der gedruckten Seite: Seitenränder angeben und Seitenmaße (Papierformate) einstellen Seitenausrichtung (Hoch-, Querformat) wählen Kopf- und Fußzeilen verwenden Seitenumbrüche vorgeben Die Angaben zur Seitenformatierung wirken sich in der Regel auf das gesamte Dokument aus. Haben Sie das Dokument in Abschnitte eingeteilt, beziehen sich die Einstellung, wenn nicht anders vorgegeben, auf den aktuellen Abschnitt. Ein Abschnitt ist ein Bereich innerhalb des Dokument, der sich vom vorhergehenden bzw. nachfolgenden Abschnitt durch seine Seitenformatierung unterscheidet. z.b. andere Kopf- und Fußzeilen, abweichende Seitennummerierung, unterschiedliche Seitenausrichtung, andere Seitenränder. Ein Abschnittswechsel ist in der Normalansicht durch eine doppelgepunktete Linie gekennzeichnet. In der Statusleiste wird die Nummer des aktuellen Abschnitts im linken Bereich angezeigt. Seitenformate legen Sie mit den Optionen und Schaltern des Registers SEITENLAYOUT fest. 8.1 Papierausrichtung und Ränder Änderungen an der Ausrichtung und an den Seitenrändern stellen Sie über die Optionen der Karteikarte SEITENRÄNDER ein: Öffnen Sie das Register SEITENLAYOUT und klicken Sie in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf den Schalten. Optionen im Dialogfenster: Optionsfeld SEITENRÄNDER: Seitenränder einstellen Optionsfeld ORIENTIERUNG: Seite beim Drucken hochkant oder quer ausrichten Optionsfeld SEITEN; Listenfeld MEHRERE SEITEN: Handhabung der Anordnung des Textes auf den gedruckten Seiten: GEGENÜBERLIEGENDE SEITEN: Seitenränder auf geraden und ungeraden Seiten spiegeln. 2 SEITEN PRO BLATT: Anordnen zweier DIN A5 auf einem DIN A4 Blatt. WORD stellt automatisch die Option QUERFORMAT ein. BUCH: Erstellen einer Broschüre im Querformat. WORD berechnet die Anzahl Seiten, wenn keine Vorgabe gemacht wird, automatisch. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 20

26 WORD-Kompaktkurs: 8 Seitenformatierung Seite im Querformat einfügen Um eine Querseite einzufügen, z.b. für breite Tabellen oder Grafiken, müssen Sie zuerst folgende Einstellung aktivieren: EINFÜGEN / SEITENZAHL (GRUPPE KOPF- UND FUßZEILE) / SEITENZAHLEN FORMATIEREN / FORTSETZEN VOM VORHERIGEN ABSCHNITT. Danach können Sie zwei Abschnittsumbrüche nacheinander machen (s. Kap. 4.5). Platzieren Sie dann den Cursor an den Anfang der neuen leeren Seite (vor dem zweiten Abschnittsumbruch), und stellen Sie SEITENLAYOUT / AUSRICHTUNG / QUERFORMAT ein. Hinweis: im Hochformatausdruck sind die Kopf- und Fußzeilen dann am rechten und linken Rand, statt oben und unten. 8.2 Kopf- und Fußzeilen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) Unter Kopf- bzw. Fußzeilentext versteht man Text, der im oberen bzw. unteren Seitenrand einer jeden gedruckten Seite ausgegeben wird. Änderungen an der Position und Anordnung der Kopf- bzw. Fußzeilen regeln Sie über die Optionen der Karteikarte LAYOUT: Öffnen Sie das Register SEITENLAYOUT und klicken Sie in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf den Schalten. Optionen im Dialogfenster: Optionsfeld KOPF- UND FUßZEILEN: Anordnung der Kopf- und Fußzeilen auf der gedruckten Seite. ABSTAND VOM SEITENRAND: die Entfernung der Kopf- und Fußzeilen von der Papierkante regeln. Achtung die beiden folgenden Optionen nur bei doppelseitigem Druck verwenden: GERADE/UNGERADE ANDERS: Hier legen Sie fest, dass gerade und ungerade Seiten unterschiedliche Kopfund Fußzeilen verwenden. ERSTE SEITE ANDERS: Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für die erste Seite eines Abschnitts. So fügen Kopf- und Fußzeilen ein: Machen Sie einen Doppelklick im Kopf- oder Fußzeilenbereich, oder wechseln Sie in das Register EINFÜGEN, öffnen Sie das Listenfeld des Schalters KOPFZEILE bzw. FUßZEILE (Gruppe KOPF- UND FUßZEILE) und wählen Sie den Befehl KOPFZEILE BEARBEITEN bzw. FUßZEILE BEARBEITEN. Geben Sie den gewünschten Text ein. Verlassen Sie den Kopf-/Fußzeilenbereich über den Befehl KOPF- UND FUßZEILE SCHLIEßEN (Gruppe SCHLIEßEN). Mit den Befehlen ZU FUßZEILE WECHSELN und ZU KOPFZEILE WECHSELN (Gruppe NAVIGATION) können Sie zwischen Kopf- und Fußzeile hin und her schalten. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 21

27 WORD-Kompaktkurs: 8 Seitenformatierung Hinweis - Wenn Sie eine Seitennummerierung verwenden, fügen Sie erst die Seitenzahl und dann den Kopf- bzw. Fußzeilentext ein. WORD überschreibt, warum auch immer, den vorgegebenen Kopf- bzw. Fußzeilentext, wenn Sie den Text zuerst einfügen. 8.3 Seitenzahlen in die Fußzeile einfügen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) Öffnen Sie die Register EINFÜGEN, wählen Sie den Befehl SEITENZAHL / SEITENENDE und klicken Sie in die Option z.b. EINFACH ZAHL 3. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 22

28 WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen 9 Tabellen Tabellen können nicht nur für tabellarische Darstellungen genutzt werden, sondern auch um z.b. Text neben einer Grafik zu positionieren oder um Formulare zu entwerfen. Sobald der Cursor in einer Tabelle steht, erweitert sich die Multifunktionsleiste um die TABELLENTOOLS, Register ENTWURF und Register LAYOUT. Mit den Optionen dieser beiden Register können Sie Ihre Tabelle bearbeiten und formatieren. 9.1 Tabelle erstellen WORD verfügt über mehrere Möglichkeiten eine Tabelle anzufertigen: Sie markieren in einem Schema die Anzahl der gewünschten Zellen, Sie geben die Anzahl der Zeilen und Spalten in ein Dialogfenster ein oder Sie malen die gewünschte Tabelle Tabelle über das Schema einfügen Positionieren Sie die Einfügemarke an der Textstelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten, öffnen Sie das Register EINFÜGEN und das Listenfeld des Schalters TABELLE. Markieren Sie mit gedrückter Maustaste so viele Kästchen, wie Ihre Tabelle Zellen haben soll: Tabelle über ein Dialogfenster definieren Setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Einfügeposition, öffnen Sie das Register EINFÜ- GEN und das Listenfeld des Schalters TABELLE : Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 23

29 WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen Wählen Sie den Befehl TABELLE EINFÜGEN und stellen Sie in den Drehfeldern SPAL- TENZAHL und ZEILENZAHL die gewünschte Anzahl ein. 9.2 Markieren in Tabellen Sie können die gesamte Tabelle oder einzelne Komponenten der Tabelle mit der Maus, dem Befehl MARKIEREN im Kontextmenü oder den Optionen im Register LAYOUT markieren Mit der Maus markieren Tabelle: Führen Sie den Mauszeiger links oben über die Tabelle und klicken Sie auf das Zeichen Zeile: Führen Sie den Mauszeiger vor die betreffende Zeile und drücken Sie die linke Maustaste: Spalte: Führen Sie den Mauszeiger über die betreffende Spalte und drücken Sie die linke Maustaste: Zelle: Führen Sie den Mauszeiger über die betreffende Zelle und drücken Sie die linke Maustaste: Mit der Option des Registers LAYOUT markieren Positionieren Sie die Einfügemarke in der zutreffenden Zelle der Tabelle bzw. einer Zelle der betreffenden Zeile oder Spalte. Wechseln Sie in das Register LAYOUT und öffnen Sie das Listenfeld des Befehls AUSWÄH- LEN in der Gruppe TABELLE. Klicken Sie in der geöffneten Liste auf den gewünschten Befehl: ZELLE AUSWÄHLEN, SPALTE AUSWÄHLEN, ZELLE AUSWÄHLEN, TABELLE AUSWÄHLEN. 9.3 Tabelle bearbeiten Rahmen und Rasterlinien WORD weist der Tabelle automatisch eine schwarze Linie als Rahmenlinien zu. Schalten Sie die Linienfarbe im Kontextmenü über den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG in der Karteikarte RAHMEN über den Schalter OHNE aus, ersetzt WORD die Zellbegrenzungen mit gestrichel- Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 24

30 WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen ten grauen Linien. Diese Linien heißen Rasterlinien. Öffnen Sie nach dem Markieren der Tabelle das Register LAY- OUT und wählen in der Gruppe TABELLE den Befehl RASTERLINIEN ANZEIGEN. Rasterlinien werden nicht ausgedruckt! Um standardmäßig Tabellen ohne schwarze Linie zu erstellen, ändern Sie die Tabellenformatvorlage TABELLENRASTER: Markieren Sie die Tabelle, öffnen Sie die Karteikarte ENTWURF, klicken Sie in der Gruppe TABELLENFORMATVORLAGEN mit der rechten Maustaste auf die Tabellenformatvorlage TABELLENRASTER ganz links, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl TABELLENFORMAT ÄNDERN und schalten Sie die Anzeige der Rahmenlinien im Listenfeld des Schalters über den Listeneintrag KEIN RAHMEN aus Tabellenzellen einfügen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die zutreffende Zelle und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl EINFÜGEN / ZELLEN EINFÜGEN. Legen Sie im Dialogfenster ZELLEN EINFÜGEN fest wie die Zelle eingefügt werden soll Tabellenzeilen bzw. Tabellenspalten einfügen Positionieren Sie die Einfügemarke in einer Zelle der zutreffenden Zeile/Spalte und öffnen Sie das Register LAYOUT. Klicken Sie in der Gruppe ZEILEN UND SPALTEN auf den Schalter mit der gewünschte Einfügerichtung: Alternativ können Sie im Kontextmenü den Befehl EINFÜGEN ausführen Zellen verbinden und teilen WORD bietet die Möglichkeit mehrere Tabellenzellen zu einer Zelle zusammenzufassen oder eine Tabellenzelle in mehrere Zellen aufzuteilen. Es ist dabei vollkommen egal, was die betreffende(n) Zelle(n) enthalten, denn WORD trennt den Inhalt verbundener Zellen durch Absatzmarken und fragt beim Teilen von Zellen über ein Dialogfenster nach, wie dabei verfahren werden soll. Auch hier gilt - markieren Sie zuerst die zu bearbeitende(n) Zelle(n)! So verbinden Sie Zellen: Durch das Verbinden von Zellen können Sie beispielsweise eine Überschrift erstellen, die über mehrere Spalten reicht oder eine Beschriftung, die sich über mehrere Zellen erstreckt. Markieren Sie die Zellen, die Sie verbinden möchten. Wählen Sie den Befehl ZELLEN VERBINDEN im Kontextmenü oder öffnen Sie das Register LAYOUT und klicken in der Gruppe ZUSAMMENFÜHREN auf den Schalter ZELLEN VER- BINDEN. So teilen Sie Zellen: WORD teilt die Zelle, in der der Cursor blinkt oder die markierte Zelle. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 25

31 WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen Markieren Sie die Zelle(n), die Sie teilen möchten. Wählen Sie den Befehl ZELLEN TEILEN im Kontextmenü oder öffnen Sie das Register LAY- OUT und Sie klicken in der Gruppe ZUSAMMENFÜHREN auf den Schalter ZELLEN TEILEN. Legen Sie im Dialogfenster ZELLEN TEILEN fest, in wie viele Zeilen und/oder Spalten, WORD die markierte(n) Zelle(n) aufteilen soll Zellinhalt/Zellen löschen Zellinhalt löschen: Markieren Sie die Zelle(n) und betätigen Sie die ENTF-Taste. WORD leert die Zelle(n) nur, die Zelle(n) selbst bleiben vorhanden!!! Zellen/Spalten/Zeilen/Tabelle löschen: Markieren Sie das gewünschte Element, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl LÖSCHEN, oder betätigen Sie die Rücklösch-Taste ( ). Alternativ können Sie auch die betreffende(n) Zelle(n) markieren, in das Register LAYOUT wechseln, in der Gruppe ZEILEN UND SPALTEN das Listenfeld des Schalters LÖSCHEN öffnen und auf den zutreffenden Listeneintrag klicken: Tabelle über Tabellenformatvorlagen bearbeiten WORD bietet vorgefertigte Tabellentypen an, die beliebig gestaltet werden können. Sie können diese als Grundlage für die Formatierung einer Tabelle verwenden und anschließend abändern. So wird's gemacht: Setzen Sie die Einfügemarke an die zutreffende Position. Fügen Sie die Tabelle mit der gewünschten Anzahl Spalten und Zeilen wie unter 9.1 Tabelle erstellen (S. 23) beschrieben ein. Markieren Sie die Tabelle und wechseln Sie in das Register ENTWURF. Öffnen Sie das Listenfeld der TABELLENFORMATVORLAGEN: Wenn Sie die Maus über die Formatvorlagen ziehen, können Sie an Ihrer Tabelle verfolgen, wie sich die gewählte Formatvorlage auswirkt. WORD übernimmt die Formatvorlage erst, wenn Sie darauf klicken. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 26

32 WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen Beschreibung der Optionen im Dialogfenster: Mit dem Befehl NEUE TABELLENFOR- MATVORLAGE können Sie in einem Dialogfenster eigene Tabellenformatvorlagen definieren. Mit dem Befehl LÖSCHEN entfernen Sie die gewählte Tabellenformatvorlage aus Ihrer Tabelle. WORD weist dann Ihrer Tabelle die Formatvorlage NORMALE TABELLE zu. Mit Befehl TABELLENFORMATVOR- LAGE ÄNDERN, bearbeiten Sie die gewählte Formatvorlage. WORD übernimmt Ihre Änderungen in die Formatvorlage. In der Gruppe OPTIONEN FÜR TABELLENFORMAT kann man einstellen, welche Zeilen/Spalten extra formatiert werden sollen (abhängig von der Formatvorlage): Verbunden Zeilen/Spalten: Gerade Zeilen/Spalten werden anders dargestellt als ungerade. Im Fenster FORMATVORLAGE ÄNDERN können Sie über FORMATIERUNG ÜBERNEH- MEN FÜR: einstellen, für welchen Tabellenbereich die Formatierung gelten soll: Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 27

33 WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen 9.4 Tabelleneigenschaften Zu den Tabelleneigenschaften gehören Einzug und Anordnung der gesamten Tabelle, Abstände zwischen und innerhalb der Zellen, Spaltenbreite, Zeilenhöhe und die Anordnung des Textes innerhalb der Zellen. Wenn Sie Optionen für die gesamte Tabelle ändern möchten, klicken Sie an eine beliebige Stelle innerhalb der Tabelle. Um Angaben für eine bestimmte Zelle, Zeile oder Spalte zu bearbeiten, markieren Sie die betreffende(n) Komponente(n) der Tabelle. Danach drücken Sie die rechte Maustaste, wählen den Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN im Kontextmenü und verwenden die Optionen in den Karteikarten des Dialogfensters TABELLENEIGENSCHAFTEN. Sie können auch mit den Optionen des Registers LAYOUT arbeiten Tabellenbreite und Tabellenoptionen ändern Mit Tabellenoptionen haben Sie die Möglichkeit den Abstand des Textes in der Zelle zum Rand der Zelle und den Abstand der Zellen zueinander einzustellen. WORD passt die Breite der Tabellenspalten während der Bearbeitung automatisch an den darin vorkommenden Text an, falls ein Wort breiter als die Spalte ist. Diesen Automatismus können Sie bei Bedarf abschalten und weitere Einstellungen in der Tabelle Ihren Wünschen anpassen. So wird's gemacht: Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle innerhalb der Tabelle. Wählen Sie den Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN im Kontextmenü und öffnen Sie Karteikarte TABELLE: Optionen im Dialogfenster: BEVORZUGTE BREITE: Vorgeben einer festen Tabellenbreite AUSRICHTUNG: Tabelle zwischen dem linken und rechten Seitenrand anordnen TEXTUMBRUCH: Anordnung der Tabelle zum angrenzenden Text. Wählen Sie die Option UMGEBEND, fließt der Text um die Tabelle und Sie können die horizontale und vertikale Anordnung der Tabelle über den Schalter POSITIONIERUNG genau spezifizieren. Mit dem Schalter RAHMEN UND SCHATTIERUNG weisen Sie Rahmenlinien, Hintergrundfarben und -muster zu. Über den Schalter OPTIONEN stellen Sie Abstände zwischen und innerhalb der Tabellenzellen ein oder schalten Sie die automatische Größenanpassung ein und aus: Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 28

34 WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen Optionen im Dialogfenster: STANDARDZELLBEGRENZUNG: Abstand des Zellinhaltes zum Rahmen der Zelle STANDARDZELLENABSTAND: Abstand zwischen den Zellen AUTOMATISCHE GRÖßENÄNDERUNG ZULAS- SEN: Bei Änderungen an der Spaltenbreite, passt WORD die Breite der übrigen Tabellenspalten automatisch an die ursprüngliche Breite der Tabelle an. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und schließen Sie das Dialogfenster Zeilenhöhe ändern WORD orientiert sich bei der Höhe einer Zeile am Text. Fügen Sie Text hinzu wird die Zeile höher, löschen Sie Text wird die Höhe der Zeile verringert. So wird's gemacht: Markieren Sie die Tabellenzeile und wählen Sie den Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN im Kontextmenü. Öffnen Sie die Karteikarte ZEILE: Optionen im Dialogfenster: Optionsfeld GRÖßE: Feste Zeilenhöhe im Drehfeld HÖHE DEFINIEREN eingeben. Achten Sie darauf, dass im Listenfeld ZEILENHÖHE der Listeneintrag GENAU eingestellt ist. WORD interpretiert Ihre Höhenangabe ansonsten als Mindesthöhe. ZEILENWECHSEL AUF SEITEN ZULASSEN: Seitenumbruch innerhalb der Zeile erlauben oder unterbinden. GLEICHE KOPFZEILE AUF JEDER SEITE WIE- DERHOLEN: Für Tabellen, die über mehrere Seiten gehen. Die markierte Zeile wird als Tabellenkopfzeile auf jeder Seite wiederholt. Mit den Schaltern VORHERIGE ZEILE bzw. NÄCHSTE ZEILE können Sie die vorhergehende bzw. nachfolgende Zeile markieren. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und schließen Sie das Dialogfenster Spaltenbreite ändern WORD passt bei aktivierter automatischer Größenanpassung die Breite einer Spalte an das längste Wort an. Am einfachsten verändern Sie Spaltenbreiten, indem Sie mit der Maus den Spaltenrahmen anfassen und ziehen. Mit Doppelklick auf den Spaltenrahmen passt sich die Spaltenbreite dem Inhalt an. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 29

35 WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen Über das Register LAYOUT können Sie über den Schalter AUTOANPASSEN die Tabelle auf Fensterbreite vergrößern oder die Spalten dem Inhalt anpassen. Wenn Sie eigene Spaltenbreiten vorgeben möchten, müssen Sie die automatische Größenanpassung deaktivieren (Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN im Kontextmenü, Karteikarte TABELLE, Schalter OPTIONEN). So wird's gemacht: Markieren Sie die Tabellenspalte und wählen Sie den Befehl TABELLENEIGENSCHAF- TEN im Kontextmenü. Öffnen Sie die Karteikarte SPALTE: Optionen im Dialogfenster: Achten Sie darauf, dass Sie in der Karteikarte TA- BELLE unter dem Schalter OPTIONEN die Option AUTOMATISCHE GRÖßENANPASSUNG ZULAS- SEN deaktiviert haben, sonst können Sie keine benutzerdefinierten Spaltenbreiten vorgeben. Optionsfeld GRÖßE: Feste Spaltenbreite im Drehfeld BEVORZUGTE BREITE eingeben. Achten Sie darauf, dass im Listenfeld MAßEINHEIT der Listeneintrag ZENTIMETER eingestellt ist. Mit den Schaltern VORHERIGE SPALTE bzw. NÄCHSTE SPALTE können Sie die vorhergehende bzw. nachfolgende Spalte markieren. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und schließen Sie das Dialogfenster Vorgaben für eine Zelle ändern Markieren Sie die Tabellenzelle(n) und wählen Sie den Befehl TABELLENEIGENSCHAF- TEN im Kontextmenü. Öffnen Sie die Karteikarte ZELLE: Optionen im Dialogfenster: Optionsfeld GRÖßE: Feste Zellenbreite im Drehfeld BEVORZUGTE BREITE eingeben. Achten Sie darauf, dass im Listenfeld MAßEINHEIT der Listeneintrag ZENTIMETER eingestellt ist. Optionsfeld VERTIKALE AUSRICHTUNG: Anordnung des Zellinhaltes in einer Zelle. Mit dem Schalter OPTIONEN stellen Sie den Abstandes zwischen Zellinhalt und Zellrand ein und machen Vorgaben wie mit dem Zellinhalt bei einem Zeilenumbruch bzw. bei sehr viel Text in einer Zelle verfahren werden soll: Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 30

36 WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen Optionen im Dialogfenster: ZELLENBEGRENZUNGEN: Abstand des Zellinhaltes zum Rahmen der Zelle. ZEILENUMBRUCH: Text bricht innerhalt der Zelle automatisch um (Standard) TEXT ANPASSEN: mehrzeiliger Text wird in einer Zeile in der Tabellenzelle angeordnet und die Schriftgröße entsprechend angepasst. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und schließen Sie das Dialogfenster. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 31

37 WORD-Kompaktkurs: 10 Rahmen und Schattierungen 10 Rahmen und Schattierungen Sie können Textabschnitten, Grafiken und Tabellenzellen Rahmenlinien hinzufügen, Absätze und Tabellenzellen schattieren und sogar ganze Seiten eines Dokumentes mit Rahmen versehen. Neben Rahmenlinien haben Sie die Möglichkeit Textabschnitten und Tabellen auch Farben und Hintergrundmuster zuzuordnen, um diese Textstelle besonders hervorzuheben und übersichtlicher zu formatieren. Schattierungen für Textabschnitte und Tabellen nehmen Sie mit den Optionen der Karteikarte SCHATTIERUNG vor. Mit den Optionen der Karteikarte SEITENRAND können Sie die Seiten Ihres Dokuments umrahmen Rahmenlinien zuweisen WORD weist dem markierten Bereich im Dokument Rahmenlinien zu. Befindet sich die Einfügemarke in einem Absatz, ordnet WORD diesem die festgelegten Rahmenlinien zu. Liegt in einer Tabelle keine spezielle Markierung vor, werden die gewählten Linien der Zelle, in der die Einfügemarke steht, zugeordnet. So wird's gemacht: Markieren Sie den Absatz, den Textabschnitt, die Tabellenzelle(n) bzw. die Grafik(en). Wechseln Sie in das Register START und öffnen Sie in der Gruppe ABSATZ das Listenfeld des Schalters. Nutzen Sie im Listenfeld die angebotenen Rahmenlinienoptionen oder: Klicken Sie auf den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG ganz unten in der Liste: Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 32

38 WORD-Kompaktkurs: 10 Rahmen und Schattierungen Mit den Optionen des Optionsfeldes EINSTELLUNG können Sie Rahmenlinien entfernen (Option OHNE), den markierten Textteil umrahmen (Option KONTUR), die obere und linke Rahmenlinie mit einer dünneren und gleichzeitig die untere und rechte Rahmenlinie mit einer dickeren Linie versehen (Option SCHATTEN) oder die zu bearbeitende Linie auswählen (Option ANPASSEN in Verbindung mit den Schaltern in der Vorschau). (Tabellen: Option ALLE: Außen- und Innenlinien mit gleich dicken Linien zeichnen) Option DREI-D funktioniert nur, wenn Sie zusätzlich im Listenfeld FORMATVORLAGE die dritt- bzw. viertletzte Linie aus der angezeigten Liste wählen. Im Listenfeld FORMATVORLAGE wählen Sie die Linienart, im Listenfeld FARBE legen Sie die Linienfarbe und im Listenfeld BREITE stellen Sie die Linienstärke ein. Über den Schalter OPTIONEN öffnen Sie ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie Sie den Abstand des Textes zur Rahmenlinien einstellen können. Wählen Sie die Linienart, dann die Linienfarbe, danach die Linienstärke und aktivieren Sie erst dann die zutreffende Option im Optionsfeld EINSTELLUNG. In der Vorschau können Sie verfolgen, wie sich die gewählten Optionen auf Ihren Text auswirken 10.2 Rahmenlinien entfernen So wird's gemacht: Markieren Sie den Absatz, den Textabschnitt, die Tabellenzelle(n) bzw. die Grafik(en). Wechseln Sie ins Register START und öffnen Sie in der Gruppe ABSATZ das Listenfeld des Schalters. Klicken Sie auf den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG ganz unten in der Liste. Zum Entfernen einzelner Rahmenlinien verwenden Sie den entsprechenden Schalter in der VORSCHAU, ansonsten klicken Sie auf den zutreffenden Schalter im Optionsfeld EINSTEL- LUNGEN. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 33

39 WORD-Kompaktkurs: 11 AutoKorrektur 11 AutoKorrektur WORD verwendet standardmäßig während der Texteingabe die automatische Fehlerkorrektur, d.h. häufig vorkommende Schreibfehler werden anhand einer vorgegebenen Liste selbsttätig berichtigt. Sie können diese Liste über die WORD-Optionen bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit Abkürzungen über die AutoKorrektur-Funktion ausschreiben zu lassen. Sie können beispielsweise WORD dazu veranlassen das Kürzel DNA gegen den Text Desoxyribonukleinsäure automatisch auszutauschen. Automatisch durchgeführte Korrekturen erkennen Sie an einem kleinen blauen Rechteck unterhalb des ausgetauschten Begriffs: (im Beispiel wurde aus Dna Dann). Nicht-gewollte Änderungen nehmen Sie über den Schalter in der Schnell-Startleiste wieder zurück. Führen Sie den Mauszeiger auf das Rechteck, können Sie die AutoKorrektur über ein Menü steuern: Die AutoKorrektur-Einstellungen sind standardmäßig aktiv und lassen sich einzeln deaktivieren. So bearbeiten Sie die AutoKorrektur-Einstellungen: Führen Sie den Befehl DATEI / OPTIONEN / DOKUMENTPRÜFUNG aus und klicken Sie auf den Schalter AUTOKORREKTUR-OPTIONEN, Registerkarte AUTOKORREKTUR: Optionen im Dialogfenster: Option SCHALTFLÄCHEN FÜR AUTOKORREK- TUR-OPTIONEN ANZEIGEN erlaubt oder unterbindet das Anzeigen der AutoKorrektur-Schaltfläche:. Schalter AUSNAHMEN : Ausnahmen für die Großund Kleinschreibung vorgeben. Option WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN schaltet die AutoKorrektur-Funktion ein oder aus. Option AUTOMATISCHE VORSCHLÄGE AUS DEM WÖRTERBUCH VERWENDEN regelt die Anzeige von Korrekturvorschlägen aus dem Wörterbuch. Mit den Eingabefeldern ERSETZEN und DURCH geben Sie eigene Begriffe an, die Sie ausgetauscht haben möchten. Mit dem Schalter HINZUFÜGEN nehmen Sie die über die Eingabefelder ERSETZEN und DURCH definierten Austauschbegriffe in die AutoKorrektur-Liste auf, mit dem Schalter LÖ- SCHEN entfernen Sie den im Eingabefeld ERSETZEN angezeigten Begriff aus der Liste. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und schließen Sie das Dialogfenster. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 34

40 WORD-Kompaktkurs: 12 Felder und Querverweise 12 Felder und Querverweise 12.1 Mit Feldern arbeiten Die verfügbaren Felder liegen in englischer Sprache vor. Sie fügen damit Informationen, die sich verändern, in Ihr Dokument ein, z.b. Seitenzahlen, Datumsangaben oder kapitelbezogene Kopfund Fußzeilen. Felder anzeigen: Ist im Befehl DATEI / OPTIONEN / ERWEITERT im Optionsfeld DOKU- MENTINHALT ANZEIGEN im Listenfeld FELDSCHATTIERUNG der Listeneintrag WENN AUSGEWÄHLT aktiviert, hinterlegt WORD Felder, auf die Sie klicken, mit einem grauen Hintergrund, wählen Sie IMMER, wird der graue Hintergrund immer angezeigt. WORD verwendet Felder auch beim Erstellen von Inhaltsverzeichnissen oder Indexeinträgen für Tabellen- oder Abbildungsverzeichnisse. Felder zeigen die Ergebnisse einer Formel. Sie erkennen Sie im Dokument erst dann, wenn Sie die Feldfunktionen einblenden: Feldfunktionen für eine Markierung oder eines bestimmten Feldes ein- bzw. ausblenden: Tastenkombination + F9. Feldfunktionen im gesamten Dokument ein- bzw. ausblenden: Tastenkombination ALT + F Seitenzahlen Seitenzahlen werden immer als reine Seitenzahl oder zusätzlich zu einem Kopf- bzw. Fußzeilentext in der Kopf- oder Fußzeile oder in den Seitenrändern ausgegeben. So geben Sie nur eine Seitenzahl (ohne Kopf- bzw. Fußzeilentext) ein: Öffnen Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe KOPF- UND FUßZEILE das Listenfeld des Befehls SEITENZAHL: Optionen im Dialogfenster: Befehl SEITENANFANG bzw. SEITENENDE fügt die Seitenzahl in die Kopf- bzw. Fußzeile ein. Befehl SEITENRÄNDER ordnet die Seitenzahl im linken oder rechten Seitenrand (nach der Angabe des Benutzers) an. Befehl SEITENZAHLEN setzt die Seitenzahl an die aktuelle Cursorposition im Text. Klicken Sie in der Liste auf den zutreffenden Befehl und wählen Sie in der Liste mit den angezeigten Vorschlägen den gewünschten aus. Bei Verwendung der Befehle SEITENANFANG, SEITENENDE und SEITENRÄNDER wechselt WORD in den Kopf- / Fußzeilen-Bereich. Sie schießen diesen Modus über den Schalter KOPF- Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 35

41 WORD-Kompaktkurs: 12 Felder und Querverweise UND FUßZEILE SCHLIEßEN (im Register ENTWURF ganz rechts in der Gruppe SCHLIEßEN). Seitenzahlen formatieren: Sie können die Anfangsseitenzahl für die Seitennummerierung vorgeben und der Seitenzahl unterschiedliche Zahlenformate (z.b. arabische Zahlen, römische Zahlen, Buchstaben) zuweisen. Die Anordnung der Seitenzahl selbst geben Sie beim Einfügen der Seitenzahl vor. Öffnen Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe KOPF- UND FUßZEILE das Listenfeld des Befehls SEITENZAHL und wählen Sie den Listeneintrag SEITENZAHLEN FORMATIE- REN : Optionen im Dialogfenster: Listenfeld ZAHLENFORMAT: Liste mit verfügbaren Formaten für die Seitenzahl. Option KAPITELNUMMER EINBEZIEHEN steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie die Überschriften mit den Überschrift-Formatvorlagen formatiert haben und die Gliederungsnummerierung verwenden. Im Optionsfeld SEITENNUMMERIERUNG legen Sie den Beginn der Nummerierung fest. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und schließen Sie das Dialogfenster Kapitelbezogene Kopf- und Fußzeilen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) Kapitelbezogene Kopf- und Fußzeilen orientieren sich an den Kapitelüberschriften. Sie setzen voraus, dass die Überschriften im Dokument mit Formatvorlagen formatiert wurden. Und so erstellen Sie kapitelbezogene Kopf- und Fußzeilen: Positionieren Sie den Cursor in einer Hauptüberschrift. Aktivieren Sie das Register EINFÜGEN und öffnen Sie in der Gruppe KOPF- UND FUßZEI- LE das Listenfeld KOPFZEILE, wenn Sie kapitelbezogene Kopfzeilen erstellen wollen bzw. das Listenfeld FUßZEILE, wenn Sie mit kapitelbezogenen Fußzeilen arbeiten. Wählen Sie den Listeneintrag KOPFZEILE BEARBEITEN bzw. FUßZEILE BEARBEITEN und positionieren Sie die Einfügemarke an der zutreffenden Position. Führen Sie im Register EINFÜGEN den Befehl SCHNELLBAUSTEINE / FELD aus und wählen Sie im angezeigten Dialogfenster im Listenfeld KATEGORIEN den Listeneintrag VER- KNÜPFUNGEN UND VERWEISE. Aktivieren Sie im Listenfeld FELDNAMEN den Listeneintrag STYLEREF und wählen Sie im Listenfeld FORMATVORLAGENNAMEN den Listeneintrag ÜBERSCHRIFT 1. Formatieren Sie den Kopf- bzw. Fußzeilentext nach Wunsch. Schließen Sie den Kopf- Fußzeilenbereich und überprüfen Sie das Ergebnis in der Seitenansicht. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 36

42 WORD-Kompaktkurs: 12 Felder und Querverweise 12.2 Querverweise einsetzen Mit Verweisen nehmen Sie Bezug auf eine Textstelle oder Abbildung in Ihrem Dokument. Sie könnten dafür beispielsweise einfach die Seitenzahl der betreffenden Seite an der betreffenden Textstelle eingeben. Beim Anwenden dieser Methode jedoch stimmt vielleicht diese Seitenzahl nach Änderungen am Dokument nicht mehr. Mit Querverweise verhindern Sie unrichtige Verweise auf Textstellen, denn diese passen sich automatisch an Änderungen an. Sie können auf Nummerierungen, Überschriften, Textstellen (Textmarken), Abbildungen, Formeln oder Tabellen verweisen. Für Überschriften funktionieren Querweise nur dann, wenn sie mit Überschriftformatvorlagen formatiert wurden; für Abbildungen, Formeln und Tabellen, wenn die Beschriftungsfunktion verwendet wurde. Ein Verweis auf Textmarken oder beliebige Seiten dagegen ist immer möglich. Und so fügen Sie einen Verweis ein: Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument. Öffnen Sie das Register EINFÜGEN und klicken Sie auf den Befehl QUERVERWEIS (Gruppe HYPERLINKS): Wählen Sie im Listenfeld VERWEISTYP den Elementtyp: Klicken Sie im Listenfeld VERWEISEN AUF den Listeneintrag des Elements auf das Sie verweisen möchten: Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 37

43 WORD-Kompaktkurs: 12 Felder und Querverweise Aktivieren Sie im unteren Listenfeld des Dialogfensters den zutreffenden Listeneintrag. Betätigen Sie den Schalter EINFÜGEN und schließen Sie das Dialogfenster. Aktualisierung: s. Kap Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 38

44 WORD-Kompaktkurs: 13 Verwendung von Grafiken und Diagrammen 13 Verwendung von Grafiken und Diagrammen Die Bezeichnung Grafik ist ein Sammelbegriff für Zeichnungen, Bilder, Fotos, Screenshots (vgl. Abbildungen hier im Skript) und Diagramme. Grafiken lassen sich einfügen, positionieren und bearbeiten: vergrößern, verkleinern und verzerren Grafiken einfügen WORD öffnet beim Einfügen einer Grafik-Datei standardmäßig den Unterordner Eigene Bilder im Ordner Eigene Dateien. Sie können den gewünschte Standardordner für Grafiken über den Befehl DATEI / OPTIONEN / ERWEITERT im Optionsfeld ALLGEMEIN über den Schalter DATEISPEICHERORTE einstellen (diese Einstellung wird von WORD 2010 manchmal ignoriert). Beim Einfügen einer Grafik, übernimmt WORD das Format des aktuellen Absatzes. Haben Sie einen festen Zeilenabstand vorgegeben, wird die Grafik abgeschnitten und nur ein Teil der Grafik angezeigt. Um die Grafik komplett zu sehen, klicken Sie in die Grafik und wählen den Zeilenabstand EINFACH. WORD legt standardmäßig eine Kopie der Grafik direkt im Dokument ab, was den Vorteil hat, dass sich das Dokument einschließlich der eingefügten Grafik auf jedem Rechner öffnen lässt. Unter Umständen kann das Dokument durch die eingebetteten Grafiken aber sehr groß und damit unhandlich werden kann. Zum Einfügen einer Grafik stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung Einfügen einer Grafik unter Verwendung der Zwischenablage Sie markieren die Grafik/das Diagramm im betreffenden Programm (z.b. Excel) und betätigen die Tastenkombination STRG + C. Sie wechseln zu WORD und positionieren die Einfügemarke an der gewünschten Einfügeposition und betätigen die Tastenkombination STRG + V. Sieht die Grafik etwas verzerrt aus, wählen Sie beim Einfügen in der Karteikarte START den Befehl EINFÜGEN / INHALTE EINFÜGEN / BILD (ERWEITERTE METADATEI) bzw. BITMAP. WORD fügt die Grafik an der aktuellen Cursorposition ein und bewegt sie automatisch mit dem Text im Dokument Einfügen einer Grafik mit der Option EINFÜGEN Öffnen Sie das Register EINFÜGEN und klicken Sie auf den Schalter GRAFIK (Gruppe IL- LUSTRATIONEN). Wählen Sie die Ordner und Datei aus. Betätigen Sie den Schalter EINFÜGEN unten rechts im Dialogfenster. WORD fügt die Grafik an der aktuellen Cursorposition ein und bewegt sie automatisch mit dem Text im Dokument Größe der Grafik ändern Sie können die Größe einer Grafik mit der Maus oder über ein Dialogfenster verändern. Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 39

45 WORD-Kompaktkurs: 13 Verwendung von Grafiken und Diagrammen Grafikgröße mit der Maus ändern Sie klicken auf die Grafik um sie zu markieren. WORD umrahmt die Grafik dann mit einem viereckigen Kasten der mit acht Anfassern versehen ist: Ziehen Sie an den Eckpunkten ändert sich die Größe der Grafik proportional. Bei Verwendung der übrigen Markierungspunkte verzerren Sie die Grafik in die entsprechende Richtung (breiter, schmäler, höher, flacher) Grafikgröße über die Karteikarte GRÖßE verändern Zum Angeben einer genauen Größe, klicken Sie in die Grafik, wählen den Befehl GRÖßE UND POSITION oder GRAFIK FORMATIEREN im Kontextmenü verwenden und die Optionen der Karteikarte GRÖßE: Schalter ZURÜCKSETZEN: ursprüngliche Größe des Bildes. Optionen im Dialogfenster: Drehfeld ABSOLUT bzw. Drehfeld RELATIV im Optionsfeld HÖHE bzw. BREITE: absolute bzw. prozentuale Größenangaben vornehmen. Drehfeld DREHEN für das Drehen von frei beweglichen Grafiken. Drehfelder HÖHE und BREITE im Optionsfeld SKALIERUNG: prozentuale Größenangaben vornehmen. Kontrollfeld SEITENVERHÄLTNIS SPERREN: automatische Anpassung der Höhe bei Veränderung der Breite und umgekehrt. Kontrollfeld RELATIV ZUR ORIGINALBILD- GRÖßE: Bei aktiviertem Kontrollfeld geht WORD von der Originalgröße des Bildes aus, ansonsten nimmt WORD die aktuellen Höhen- und Breitenangaben als 100%. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und schließen Sie das Dialogfenster Position der Grafik ändern WORD fügt eine Grafik standardmäßig als fest im Text stehend ein (Option MIT TEXT IN ZEILE). Möglich sind dann nur die Absatzausrichtungen LINKS, ZENTRIERT und RECHTS. Wollen Sie eine Grafik jedoch beliebig im Text positionieren, müssen Sie sie vom Text lösen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Grafik, wählen den Befehl GRÖßE UND Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 40

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