ECDL - Europäischer Computer Führerschein. Charlotte von Braunschweig, Sabine Spieß, Konrad Stulle 1. Ausgabe, August 2010

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1 ECDL - Europäischer Computer Führerschein Charlotte von Braunschweig, Sabine Spieß, Konrad Stulle 1. Ausgabe, August 2010 Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) gemäß Syllabus 5.0 ECDL3-10-5

2 I ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) Erste Schritte mit Word 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Was Sie wissen sollten Häufig benötigte Absatzformatierungen vornehmen Absätze mit Einzügen versehen Formatierungen übertragen Schnellübersicht Übungen Word kennenlernen Textverarbeitung mit Word Word starten und beenden Das Word-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Anzeige eines Dokuments verkleinern bzw. vergrößern Die Word-Hilfe nutzen Schnellübersicht Übung Grundlagen der Textverarbeitung Texteingabe und einfache Korrekturen Formatierungszeichen anzeigen Text markieren Text schnell formatieren Löschen, überschreiben, rückgängig machen Die Funktion KLICKEN UND EINGEBEN verwenden Besonderheiten bei der Texteingabe Dokumente drucken Dokumente speichern und schließen Dokumente erzeugen und öffnen Schnellübersicht Übungen Texte überarbeiten und korrigieren Textteile mit der Maus verschieben und kopieren Textteile mit der Zwischenablage verschieben und kopieren Text suchen und ersetzen Tipps für die Texteingabe Texte schnell korrigieren Schnellübersicht Übungen Texte formatieren 5 Grundlagen der Textgestaltung Überblick über die Formatierungsarten Grundlagen zur Zeichenformatierung Häufig benötigte Zeichenformatierungen vornehmen Texteffekte verwenden Grundlagen zur Absatzformatierung Weiterführende Textgestaltung Grundlagen zu Tabstopps Tabstopps mit der Maus bearbeiten Tabstopps im Dialogfenster bearbeiten Aufzählungszeichen und Nummerierungen verwenden Optionen für Aufzählungen und Nummerierungen Rahmen, Linien und Schattierungen verwenden Schnellübersicht Übung Formatierung mit Formatvorlagen Formatvorlagen einsetzen Formatierung der Formatvorlagen schnell wechseln Einzelne Formatvorlagen erstellen oder bearbeiten Schnellübersicht Übungen...74 Dokumente gestalten 8 Das Seitenlayout gestalten Grundlagen zum Seitenlayout Seitenränder, Ausrichtung und Größe ändern Mit Umbrüchen arbeiten Text in Spalten setzen Die Silbentrennung durchführen Schnellübersicht Übung Dokumente mit Illustrationen gestalten Illustrationen verwenden Illustrationen einfügen Größe und Position von Illustrationen ändern Grafiken und Clips bearbeiten Formen bearbeiten Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10 Tabellen Tabellen einfügen Tabellenteile markieren und Tabelleninhalte löschen Tabelle positionieren und ausrichten Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Tabellenstruktur bearbeiten Tabelle zeichnen Tabellen gestalten Tabellen mit Formatvorlagen formatieren Tabelle in Text umwandeln und umgekehrt Schnellübersicht Übung Dokumente drucken und verwalten 11 Dokumente drucken Die Druckvorschau verwenden Einstellungen zum Seitenlayout vornehmen Tipps zum Thema Drucken Briefumschläge und Etiketten bedrucken Schnellübersicht Übung Dokumente verwalten Wissenswertes zum Thema Dateiverwaltung Dokumente organisieren Dokumente suchen Schnellübersicht Dokumente speichern, schützen und senden Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen Speicheroptionen für Dokumente festlegen Dokumente in anderen Formaten speichern Dokumente mit einem anderen Format öffnen Dokumente in unterschiedlichen Word-Versionen nutzen Dokumenteigenschaften festlegen Dokumente schützen Schnellübersicht Word effektiv nutzen 14 Dokumente überprüfen Grundlagen zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung Die Rechtschreibung und die Grammatik prüfen Optionen für die Dokumentprüfung einstellen Schnellübersicht Übung Seriendrucke erstellen Grundlagen zur Seriendruckfunktion Seriendruck starten Datenquelle verbinden Seriendruckfelder einfügen und formatieren Seriendruck prüfen und fertigstellen Verzeichnis erstellen und Adressetiketten drucken Schnellübersicht Übung Mehrseitige Dokumente gestalten Grundlagen zu Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen mit Bausteinen gestalten Individuelle Kopf- und Fußzeilen gestalten Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen vornehmen Seitenzahlen in Kopf- und Fußzeilen einfügen Feld für den Dateinamen einfügen Schnellübersicht Übung Anhang: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) 3 Grundlagen der Textverarbeitung In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Texte eingeben und korrigieren wie Sie Texte mit einfachen Mitteln gestalten wie Sie Dokumente drucken, speichern, öffnen und schließen Voraussetzungen Word starten und beenden 3.1 Texteingabe und einfache Korrekturen Ersten Text erfassen Nach dem Starten von Word erscheint eine leere Seite auf dem Bildschirm. Die Texteingabe erfolgt an der aktuellen Position des blinkenden Cursors. Leeres Dokument... Cursor... und erste Texteingabe Der Cursor wandert mit dem eingegebenen Text mit, sodass Sie immer erkennen können, an welcher Stelle der Text im Dokument erscheinen wird. Am Ende der Zeile erzeugt Word automatisch einen Zeilenumbruch und schreibt den Text in einer neuen Zeile weiter. Möchten Sie einen Absatz erzeugen, betätigen Sie die Ü-Taste. Eine Leerzeile erzeugen Sie, indem Sie zweimal die Ü-Taste betätigen. Um bereits vorhandene Textabschnitte zu ergänzen oder zu verändern, können Sie den Cursor jederzeit an der gewünschten Stelle positionieren. 20 HERDT-Verlag

5 Grundlagen der Textverarbeitung 3 Cursor mit der Maus im Text positionieren Klicken Sie mit der linken Maustaste an die gewünschte Stelle im Text. Cursor mit der Tastatur im Text positionieren Wohin möchten Sie den Cursor setzen? Wohin möchten Sie den Cursor setzen? Zeichen nach links/rechts I/W Zeile nach oben/unten Ÿ/V Zeilenanfang P Zeilenende : Textanfang S P Textende S : Wortweise nach links/rechts Bildschirmseite nach oben/unten S I/S W Absatz nach oben/unten S Ÿ/S V O/U Seite vor/zurück S O/ S U Zeichen löschen Möchten Sie das Zeichen rechts vom Cursor löschen, betätigen Sie die _-Taste. oder Um das Zeichen links vom Cursor zu löschen, betätigen Sie die R-Taste (über der Ü- Taste). 3.2 Formatierungszeichen anzeigen Formatierungszeichen einblenden Hilfreich kann es sein, wenn Sie zur Kontrolle Ihrer Eingaben die normalerweise verborgenen Formatierungszeichen (Textsonderzeichen) anzeigen. So können Sie beispielsweise am Bildschirm erkennen, ob Sie versehentlich zwei Leerzeichen hintereinander eingegeben haben. Text ohne und mit eingeschalteten Formatierungszeichen Um alle Formatierungszeichen ein- bzw. auszublenden, klicken Sie im Register START in der Gruppe ABSATZ auf die Schaltfläche. farbig hervorgeho- Sind die Formatierungszeichen eingeblendet, wird die Schaltfläche ben, d. h. aktiviert dargestellt. HERDT-Verlag 21

6 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) In Word werden beispielsweise folgende Formatierungszeichen verwendet: Formatierungszeichen Absatzmarke (Absatzende, Absatzendzeichen) Manueller Zeilenwechsel (Zeilenumbruch) Anzeige Bedeutung Wird am Ende von Absätzen angezeigt Zeigt einen manuellen Zeilenwechsel innerhalb eines Absatzes Tasten zum Erzeugen Ü H Ü Leerzeichen Trennt einzelne Wörter K Tabulatorzeichen (Tabstoppzeichen) Kennzeichnet Tabulatorensprünge innerhalb des Textes T 3.3 Text markieren Wozu dient das Markieren? Für die Ausführung bestimmter Befehle, beispielsweise zum Formatieren, Löschen, Kopieren oder Verschieben von Textstellen, ist es erforderlich, die entsprechenden Textteile zuvor zu markieren. Damit kennzeichnen Sie die Teile des Dokuments, auf die Word die aufgerufenen Befehle anwenden soll. Mit der Maus markieren Was möchten Sie markieren? Vorgehensweise Beispiel Ein Wort Klicken Sie doppelt in das Wort. Einen Satz Halten Sie die S-Taste gedrückt und klicken Sie in den Satz. Eine Zeile Klicken Sie in den Bereich links neben der Zeile. Einen Absatz Klicken Sie doppelt in den Bereich links neben dem Absatz. Ganzen Text Halten Sie die S-Taste gedrückt und klicken Sie in den Bereich links neben dem Text. 22 HERDT-Verlag

7 Grundlagen der Textverarbeitung 3 Was möchten Sie markieren? Beliebige zusammenhängende Textteile Vorgehensweise oder Zeigen Sie mit der Maus auf den Anfang (bzw. das Ende) des betreffenden Textteiles. Ziehen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste auf das Ende (bzw. den Anfang) des Textteiles. Klicken Sie an den Anfang (bzw. das Ende) des Textteiles, der markiert werden soll. Halten Sie die H-Taste gedrückt und klicken Sie an das Ende (bzw. den Anfang) des Textteiles. Beispiel Einen vertikalen Textblock Halten Sie die A-Taste gedrückt und ziehen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste über den Textteil. Nicht zusammenhängende Textteile Markieren Sie den ersten Textteil wie gewohnt. Halten Sie die S-Taste gedrückt und markieren Sie den nächsten Textteil. Markierte Textteile werden mit einer blauen Hinterlegung dargestellt. Um eine Markierung wieder zu entfernen, betätigen Sie eine Pfeiltaste (z. B. die W-Taste) oder klicken Sie mit der Maus an eine beliebige Stelle im Text. Wenn Sie eine Markierung in der Mitte eines Wortes beginnen und über einen Teil des nächsten Wortes ziehen, werden automatisch beide Wörter und das darauf folgende Leerzeichen mit markiert. Wollen Sie diese Besonderheit ausschalten, wechseln Sie zum Register DATEI, klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN und deaktivieren Sie in der Kategorie ERWEITERT im Bereich BEAR- BEITUNGSOPTIONEN das Kontrollfeld AUTOMATISCH GANZE WÖRTER MARKIEREN. Mit der Tastatur markieren Den gesamten Text können Sie schnell markieren, indem Sie die Tastenkombination S a betätigen. Zum Markieren beliebiger Textteile können Sie alle Tasten bzw. Tastenkombinationen verwenden, die Sie zuvor für die Positionierung des Cursors kennengelernt haben, jedoch mit dem Unterschied, dass Sie dabei die H-Taste gedrückt halten. Um beispielsweise den Text ab der aktuellen Cursorposition bis zum Textende zu markieren, betätigen Sie die Tastenkombination S H :; das Wort links vom Cursor markieren Sie mit der Tastenkombination S H I. Durch mehrmaliges Betätigen der entsprechenden Tastenkombinationen lassen sich mehrere benachbarte Wörter, Zeilen oder Absätze markieren. HERDT-Verlag 23

8 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) 3.4 Text schnell formatieren Wozu dienen Formatierungen? Word formatiert Text, den Sie eingegeben haben, standardmäßig mit der Schriftart Calibri und richtet ihn linksbündig aus. Diese Standardformatierung können Sie ändern und somit einzelne Wörter, Textpassagen oder ganze Absätze durch eine neue Formatierung optisch aufbereiten und gestalten. Durch Formatieren einzelner Wörter, z. B. in fetter Schrift, können diese im Text besonders hervorgehoben werden (Schriftschnitte). Ganze Absätze können z. B. zentriert auf der Seite platziert werden (Absatzausrichtung). Wörter oder Textteile hervorheben Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des betreffenden Worts und markieren Sie den gewünschten Textteil. Klicken Sie im Register START in der Gruppe SCHRIFTART auf die Schaltfläche für die gewünschte Formatierung. Schriftschnitte Fett Kursiv Unterstrichen Die Formatierung können Sie für markierte Textteile entfernen, indem Sie erneut die entsprechende Schaltfläche anklicken. Absätze ausrichten Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des betreffenden Absatzes. oder Falls Sie mehrere Absätze gleichzeitig ausrichten möchten, markieren Sie diese. Klicken Sie im Register START in der Gruppe ABSATZ auf die Schaltfläche für die gewünschte Formatierung. Schriftschnitte Zentriert Linksbündig Rechtsbündig Blocksatz 24 HERDT-Verlag

9 Grundlagen der Textverarbeitung Löschen, überschreiben, rückgängig machen Löschfunktionen für markierte Texte Sie können in Word einen zuvor markierten Text komplett entfernen oder nur die Formatierungen des Textes löschen. Beim Löschen von Formatierungen werden z. B. der Schriftschnitt (fett, kursiv usw.) und die Ausrichtung entfernt. Der Text selbst bleibt erhalten und wird in der Standardformatierung von Word (normaler Schriftschnitt, Ausrichtung linksbündig, Schriftart Calibri) angezeigt. Textteile komplett löschen Markieren Sie die zu löschenden Zeichen, Wörter, Absätze oder Textteile. Betätigen Sie die _-Taste. Formatierungen von Textteilen löschen Formatierter, rechtsbündig ausgerichteter Text Text mit Standardformatierung nach dem Löschen der Formate Markieren Sie die entsprechenden Textteile. Klicken Sie im Register START in der Gruppe SCHRIFTART auf die Schaltfläche. Markierte Textteile überschreiben Um einen Textteil zu überschreiben, markieren Sie ihn und geben Sie den neuen Text ein. Die Eingabe ersetzt die Markierung. Letzte Aktion rückgängig machen Word erlaubt es, die letzten durchgeführten Arbeitsschritte zu widerrufen. Sollten Sie beispielsweise versehentlich Text gelöscht haben, können Sie diese Aktion wieder rückgängig machen. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. Alternative: S z Mehrere Aktionen rückgängig machen Klicken Sie mehrfach auf die Schaltfläche oder betätigen Sie mehrmals die Tastenkombination S z. oder Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche und wählen Sie im geöffneten Listenfeld durch Markieren die Anzahl der Aktionen, die rückgängig gemacht werden sollen. Rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen Klicken Sie (mehrfach) in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. Alternative: (mehrfach) S y HERDT-Verlag 25

10 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) Die Wiederherstellen-Funktion steht nur zur Verfügung, wenn nach der Zurücknahme von Aktionen keine Eingabe erfolgte oder kein weiterer Befehl ausgeführt wurde. Letzten Befehl wiederholen Der zuletzt ausgeführte Befehl kann wiederholt angewendet werden. Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Textstelle oder markieren Sie den Text, auf den Sie den zuletzt ausgeführten Befehl anwenden möchten. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. Alternative: S y Wurde zuvor eine Aktion rückgängig gemacht, erscheint die Schaltfläche stattdessen als. Sie dient bis zur Eingabe eines anderen Befehls zum Wiederherstellen der rückgängig gemachten Aktionen. 3.6 Die Funktion KLICKEN UND EINGEBEN verwenden Welche Vorteile bietet die Funktion KLICKEN UND EINGEBEN? Mit der Funktion KLICKEN UND EINGEBEN können Sie direkt an einer beliebigen leeren Stelle im Dokument Text eingeben. Die Funktion KLICKEN UND EINGEBEN kann nur in der Seitenlayout- und der Weblayout-Ansicht verwendet werden. Text an einer beliebigen Stelle im Dokument eingeben Um anzuzeigen, welche Formatierung die Funktion KLICKEN UND EINGEBEN erzeugen wird, ändert der Mauszeiger sein Aussehen, je nachdem, auf welche Stelle Sie im Dokument zeigen. Bewegen Sie die Maus waagerecht über einen leeren Bereich Ihres Dokumentes und beobachten Sie, wie sich der Mauszeiger verändert. Mauszeiger Formatierung Linksbündig Linksbündig mit Erstzeileneinzug Zentriert Rechtsbündig Klicken Sie an der gewünschten Stelle doppelt und beginnen Sie direkt mit der Texteingabe. 26 HERDT-Verlag

11 Grundlagen der Textverarbeitung Besonderheiten bei der Texteingabe Automatisches Formatieren und Korrigieren während der Texteingabe Word unterstützt Sie bei der Eingabe und Formatierung von Texten durch zwei besondere Funktionen: AutoFormat: automatische Korrektur der Formatierung AutoKorrektur: automatische Berichtigung von Eingaben Diese Funktionen erkennen selbstständig bestimmte Formatierungen bzw. Fehler und formatieren bzw. korrigieren diese direkt nach der Eingabe. Beispiele für die AutoFormat-Funktion Geben Sie in Ihren Text beispielsweise Bruchzahlen wie 1/2 ein, wandelt Word diese automatisch in die Formatierung ½ um. Wenn Sie bei der Texteingabe ein Leerzeichen, einen Bindestrich und anschließend wieder ein Leerzeichen einfügen, wandelt Word den Bindestrich in einen Gedankenstrich um. Die AutoFormat-Funktion wandelt eingegebene - oder Internetadressen automatisch in sogenannte Hyperlinks um. Die Hyperlinks werden als blaue und unterstrichene Textstellen dargestellt. Wenn Sie einen solchen Hyperlink bei gedrückter S- Taste anklicken, öffnen Sie das Programm zur -Bearbeitung, z. B. Microsoft Outlook, oder wechseln zur gewünschten Internetseite. Hyperlink, automatisch erzeugt aus einer -Adresse bzw. aus einer Internetadresse Beispiele für die AutoKorrektur-Funktion Geben Sie am Wortanfang zwei Großbuchstaben ein, werden diese automatisch korrigiert: Die Eingabe HErzlichen wird dadurch direkt in Herzlichen umgewandelt. Erkennt Word das Ende eines Satzes durch die Eingabe eines Punktes, wird das nächste Wort automatisch mit einem Großbuchstaben begonnen. Häufige Tippfehler werden ebenfalls berichtigt: Dnak wird in Dank und Kopei in Kopie umgewandelt. Nach der Eingabe eines Kürzels werden Text, Grafiken oder Symbole (Sonderzeichen) automatisch eingefügt. Aus (R) wird, aus (C) wird und aus (tm) wird. Automatisches Ersetzen zurücknehmen Zeigen Sie mit dem Cursor auf das automatisch geänderte Wort. Unter dem ersten Buchstaben des Wortes wird ) einge- der Optionsschaltflächen-Anzeiger ( blendet. Zeigen Sie auf den Anzeiger und klicken Sie dann auf die eingeblendete Optionsschaltfläche. Eine automatische Wortkorrektur... HERDT-Verlag 27

12 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) Wählen Sie aus dem Menü aus, ob Sie die Korrektur einmalig zurücknehmen oder dauerhaft deaktivieren möchten. Die Optionsschaltfläche kann für nachträgliche Änderungen über den Anzeiger so lange eingeblendet werden, bis Sie das Dokument schließen. Bei erneutem Öffnen des Dokuments ist die Optionsschaltfläche nicht mehr vorhanden.... bzw. eine automatische Formatierung rückgängig machen 3.8 Dokumente drucken Dokumente schnell drucken Mithilfe der Schaltfläche lässt sich das aktuelle Dokument mit einem einzigen Klick drucken. Dabei werden die Standardeinstellungen von Word und des Druckers übernommen. Um die Schaltfläche nutzen zu können, müssen Sie sie zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Falls das Register DATEI angezeigt wird, wechseln Sie zu einem beliebigen anderen Register. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag SCHNELLDRUCK. Zu der Vorgehensweise, wenn Sie ein Dokument mit bestimmten Einstellungen drucken möchten, vgl. Kapitel Dokumente speichern und schließen Dokument erstmalig speichern Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. Alternative: S s Wählen Sie bei Bedarf z. B. über den Navigationsbereich einen anderen Speicherort. Geben Sie im Listenfeld einen aussagekräftigen Namen für Ihr Dokument ein. Der Dateiname kann maximal 255 Zeichen lang sein und darf folgende Zeichen nicht enthalten: / \ : *? " < > Die Dateinamenerweiterung.docx (Kennzeichen für Word-Dokumente) brauchen Sie dabei nicht mit einzugeben. Diese wird von Word automatisch ergänzt. Navigationsbereich Standardspeicherort für Dokumente 28 HERDT-Verlag

13 Grundlagen der Textverarbeitung 3 Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld der Eintrag WORD-DOKUMENT eingestellt ist. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Vergeben Sie beim Speichern einen Namen, der bereits für ein anderes Dokument gewählt wurde, blendet Word ein Dialogfenster ein. Wenn Sie das bestehende Dokument nicht überschreiben möchten, aktivieren Sie das Optionsfeld, bestätigen Sie mit OK und geben Sie einen neuen Namen für das Dokument ein. Die Bezeichnungen "Dokument" und "Datei" werden beim Speichern, Schließen, Öffnen usw. von Word-Dokumenten synonym verwendet. Möglicherweise ist nach dem Öffnen des Dialogfensters SPEICHERN UNTER im Listenfeld der Eintrag OPENDOCUMENT-TEXT voreingestellt. Das Speichern eines Dokuments in diesem Dateiformat kann jedoch zu Verlusten von Word-Funktionalitäten bzw. von Dateiinhalten führen. Damit Dokumente künftig standardmäßig im Word-Dateiformat gespeichert werden, aktivieren Sie das Register DATEI und betätigen Sie die Schaltfläche OPTIONEN. Wechseln Sie im eingeblendeten Dialogfenster zur Kategorie SPEICHERN und wählen Sie im Bereich DOKU- MENT SPEICHERN im obersten Listenfeld den Eintrag WORD-DOKUMENT (*.DOCX). Schließen Sie das Dialogfenster mit OK und bestätigen Sie die anschließende Rückfrage mit der Schaltfläche JA. Gespeicherte Dokumente nochmals (zwischendurch) speichern Möchten Sie Änderungen speichern, die Sie an einem bereits gespeicherten Dokument vorgenommen haben, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. Alternative: S s Die ursprüngliche Version des Dokuments wird automatisch durch die aktuelle Version ersetzt. Ein Dialogfenster wird bei dem Vorgang nicht eingeblendet. Dokument unter neuem Namen speichern Beim Bearbeiten eines Dokuments ist es manchmal sinnvoll, das Dokument sowohl in seiner bisherigen als auch in seiner bearbeiteten Fassung zu erhalten. Speichern Sie dazu die geänderte Version unter einem neuen Namen. Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie anschließend im linken Fensterbereich auf die Schaltfläche SPEICHERN UNTER. Alternative: ` Vergeben Sie im eingeblendeten Dialogfenster im Listenfeld DATEINAME einen anderen Namen für das Dokument und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Dokument schließen Klicken Sie auf das Schließfeld des Anwendungsfensters. Falls nur ein einziges Dokument geöffnet ist, beenden Sie auf diese Weise gleichzeitig das Programm. Wurde das Dokument seit der letzten Änderung nicht mehr gespeichert, können Sie die aktuelle Version auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. HERDT-Verlag 29

14 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) 3.10 Dokumente erzeugen und öffnen Neues Dokument erzeugen Betätigen Sie die Tastenkombination S n, um ein neues leeres Dokument zu erzeugen. oder Klicken Sie auf das Register DATEI und wählen Sie die Kategorie NEU. Neues Dokument erzeugen Klicken Sie doppelt auf die Schaltfläche LEERES DOKUMENT. Word öffnet ein neues leeres Dokument. Möchten Sie ein bereits vorhandenes Dokument als Basis für ein neues Dokument nutzen, klicken Sie im Register DATEI (Kategorie NEU) auf die Schaltfläche NEU AUS VORHANDENEM. Wählen Sie im anschließend geöffneten Dialogfenster über den Navigationsbereich den Speicherort des gewünschten Dokuments und klicken Sie im Inhaltsbereich doppelt auf den betreffenden Dateinamen. Zuletzt verwendete Dokumente öffnen Im Register DATEI werden bei aktivierter Kategorie ZULETZT VERWENDET standardmäßig zwei Listen angezeigt: Eine Liste enthält die letzten 25 Dokumente, die schon einmal von Ihnen geöffnet wurden. In der anderen Liste werden die zuletzt besuchten Speicherorte angezeigt. 30 HERDT-Verlag

15 Grundlagen der Textverarbeitung 3 Durch Anklicken eines Dateinamens in der Liste des zuletzt erstellten Dokuments öffnen Sie das entsprechende Dokument. Möchten Sie, dass ein bestimmtes Dokument bzw. ein bestimmter Speicherort ständig in der Liste verbleibt, klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Eintrag. Die Schaltfläche ändert hierdurch ihre Form in und der Name des Dokuments bzw. des Speicherorts wird in den oberen Bereich der Liste verschoben. Um die Fixierung des Eintrags in der Liste wieder aufzuheben, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Über den Kontextmenüpunkt AUS LISTE ENTFERNEN können Sie einzelne Einträge aus den Listen entfernen. Die zuletzt bearbeiteten Dokumente lassen sich auch direkt im linken Fensterbereich des Registers DATEI anzeigen. Aktivieren Sie hierzu im Register DATEI in der Kategorie ZULETZT VER- WENDET am unteren Fensterrand das Kontrollfeld. Sie können bei Bedarf im zugehörigen Eingabefeld die Anzahl der dort angezeigten Dokumente festlegen (maximal 25). Früher bearbeitetes Dokument öffnen Falls das gewünschte Dokument nicht in der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente enthalten ist, können Sie es über das Dialogfenster ÖFFNEN laden. Betätigen Sie die Tastenkombination S o. Klicken Sie auf das Register DATEI und betätigen Sie die Schaltfläche ÖFFNEN. Sollte das gewünschte Dokument nicht im Inhaltsbereich des Dialogfensters ÖFFNEN angezeigt werden, wechseln Sie über den Navigationsbereich oder die Adressleiste zum betreffenden Speicherort. Klicken Sie doppelt auf den Namen des Dokuments. Sie können die Schaltfläche, über die sich mit einem Klick das Dialogfenster ÖFFNEN einblenden lässt, zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil neben der Symbolleiste und wählen Sie den Eintrag ÖFFNEN. HERDT-Verlag 31

16 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) Mögliche Besonderheit beim Öffnen von Dokumenten Wenn Sie ein Dokument öffnen, das sich z. B. an einem vermeintlich unsicheren Speicherort befindet (etwa auf einer Webseite oder einem Netzlaufwerk), wird dieses in der sogenannten geschützten Ansicht geöffnet und Word blendet die Dokumentationsleiste mit einer Sicherheitswarnung ein. In der geschützten Ansicht können zwar die Inhalte der Datei angezeigt, aber zunächst nicht bearbeitet werden. Möchten Sie sich in der Hilfe eingehender über die geschützte Ansicht informieren, klicken Sie auf den Link. Aktivieren Sie anschließend im mittleren Fensterbereich der geöffneten Backstage-Ansicht den Link Weitere Informationen zur geschützten Ansicht. Wenn Sie die Inhalte eines Dokuments bearbeiten möchten, das in der geschützten Ansicht geöffnet wurde, klicken Sie in der Dokumentationsleiste auf die Schaltfläche BEARBEITUNG AKTIVIEREN. Um sicherzustellen, dass durch das Dokument keine Schäden an Ihrem Computer verursacht werden können, sollten Sie jedoch die entsprechende Datei vor dem Öffnen mit einem aktuellen Antivirenprogramm überprüfen. Zwischen geöffneten Dokumenten wechseln Betätigen Sie die Tastenkombination S &. oder Wechseln Sie zum Register ANSICHT. Klicken Sie in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche FENSTER WECHSELN und wählen Sie in der eingeblendeten Liste den Namen des Dokuments. Mit der Schaltfläche ALLE ANORDNEN können Sie die momentan geöffneten Dokumente so anordnen, dass sie alle im Word-Anwendungsfenster sichtbar sind Schnellübersicht Sie möchten... Text eingeben Text löschen Formatierungszeichen ein-/ausblenden Text an der Cursorposition über die Tastatur eingeben oder Doppelklick in leeren Textbereich, Text eingeben Mit _ Zeichen rechts vom Cursor löschen, mit R Zeichen links vom Cursor löschen Register START, Gruppe ABSATZ, 32 HERDT-Verlag

17 Grundlagen der Textverarbeitung 3 Sie möchten... beliebige Textteile markieren beliebige nicht zusammenhängende Textteile markieren den gesamten Text markieren Textteile hervorheben Maus mit gedrückter linker Maustaste über die zu markierenden Textteile ziehen S-Taste gedrückt halten und Maus über den zu markierenden Text ziehen S a Textteile markieren, im Register START (Gruppe SCHRIFT- ART) auf gewünschte Schaltfläche klicken Text in fetter Schrift: Text kursiv: Text unterstreichen: Absätze ausrichten Absätze markieren, im Register START (Gruppe ABSATZ) auf gewünschte Schaltfläche klicken Absatz linksbündig: Absatz zentriert: Absatz rechtsbündig: Blocksatz: komplette Textteile löschen die Formatierung von Textteilen löschen Textteile markieren, _ Register START, Gruppe SCHRIFTART, eine Aktion rückgängig machen Symbolleiste für den Schnellzugriff, oder S z rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen Symbolleiste für den Schnellzugriff, oder S y den letzten Befehl wiederholen Symbolleiste für den Schnellzugriff, oder S y eine automatische Korrektur zurücksetzen eine Schaltfläche für den Schnelldruck zur Symbolleiste hinzufügen ein Dokument mit den Standardeinstellungen drucken Mit der Maus auf das korrigierte Wort zeigen,, gewünschten Eintrag aufrufen neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff anklicken, Eintrag SCHNELLDRUCK ein Dokument speichern Symbolleiste für den Schnellzugriff, oder S s ein Dokument schließen ein neues Dokument erzeugen ein Dokument öffnen zwischen geöffneten Dokumenten wechseln Register DATEI, Kategorie NEU, Schaltfläche LEERES DOKU- MENT oder S n Register DATEI, Kategorie ZULETZT VERWENDET bzw. Schaltfläche ÖFFNEN oder S o Register ANSICHT, Gruppe FENSTER, Schaltfläche FENSTER WECHSELN oder S & HERDT-Verlag 33

18 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Windows 7 und Word 2010) 3.12 Übungen Übung 1: Kurzen Bericht formatieren Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Absatz- und Zeichenformatierung durchführen Dokument speichern und drucken Formatierungen löschen DIN5008 DIN5008-E Öffnen Sie die Übungsdatei DIN5008, die den unten abgebildeten Text ohne Formatierungen und Leerzeilen enthält. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen DIN5008-E. Um den Text übersichtlicher zu gestalten, fügen Sie an den aus der Abbildung ersichtlichen Stellen Absätze ein. Da Sie wichtige Textteile hervorheben möchten, formatieren Sie diese wie unten abgebildet (fett, kursiv bzw. unterstrichen). Richten Sie die Absätze entsprechend der Abbildung aus. Blenden Sie die Formatierungszeichen ein. Drucken Sie den Text mit den Standardeinstellungen von Word und des Druckers aus. Speichern Sie das Dokument erneut unter dem gleichen Namen. Markieren Sie anschließend den gesamten Text und setzen Sie die komplette Formatierung (Absatzausrichtung und Texthervorhebungen) in einem Schritt auf die Standardeinstellungen zurück. Schließen Sie das Dokument, ohne es erneut zu speichern. Ergebnisdatei "DIN5008-E" 34 HERDT-Verlag

19 Grundlagen der Textverarbeitung 3 Übung 2: Dankesschreiben formatieren Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte Text markieren Zeichen- und Absatzformatierung durchführen Funktion KLICKEN UND EINGEBEN verwenden Übungsdatei -- Ergebnisdatei Danke-E Geben Sie den abgebildeten Text in ein neues Dokument ein. Verwenden Sie für die Absatzformatierung die Funktion KLICKEN UND EINGEBEN. Nehmen Sie anschließend folgende Zeichenformatierungen vor: unterstrichen kursiv fett zehn Jahren Gutschein Unser Dankeschön für Ihre Treue! treuer Kunde Geschenk 20 Euro Italienische Romanzen Sie haben die Wahl: Artikel aus unserem vielfältigen Angebot Rabatt von 15 % Ihr Buchhändler von nebenan Zentrieren Sie die drei Absätze, in denen die Geschenke aufgelistet werden, in einem Schritt. Da Ihnen die neue Formatierung nicht gefällt, machen Sie sie wieder rückgängig. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Danke-E und schließen Sie Word. Starten Sie Word erneut und öffnen Sie das Dokument Danke-E, indem Sie es aus der Liste der zuletzt geöffneten Dateien auswählen. HERDT-Verlag 35

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