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1 Mehrspaltiger Text 1 Mehrspaltiger Text Sie können Ihr Dokument oder Teile Ihres Dokuments mehrspaltig formatieren, wie Sie es von Zeitungen gewohnt sind. Bei mehrspaltigen Texten fliesst der Text vom Ende einer Spalte zum Anfang der nächsten Spalte. Wenn Sie nur einen markierten Teil eines Dokuments mehrspaltig formatieren, wird jeweils am Anfang und am Ende der Markierung ein Abschnittswechsel eingefügt. Markieren Sie den Bereich, der formatiert werden soll, sonst wird der gesamte Abschnitt mehrspaltig formatiert. Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite einrichten auf die Schaltfläche Spalten. Wählen Sie in dem angezeigten Auswahlmenü mit der Maus die gewünschte Spaltenanzahl. Es werden dadurch Spalten gleicher Breite erzeugt. Alternativ können Sie über den Befehl Weitere Spalten in dem Auswahlmenü das nachfolgende Dialogfeld aufrufen und hier die Spaltenanzahl und die gewünschte Spaltenbreite jeder Spalte eintragen: Auswahlmenü Spalten In dem Dialogfeld Spalten sind in dem Listenfeld Übernehmen für verschiedene Einstellungen möglich. Die Auswahl ist abhängig von den folgenden Fragen: Wie viele Abschnitte sind bereits im aktuellen Dokument vorhanden? Wurde vorher ein Text markiert und wenn ja, befindet sich der markierte Text in verschiedenen Abschnitten? Spalten mit unterschiedlicher Breite Auswahl Markierten Text Markierte Abschnitte Aktuellen Abschnitt Auswirkung auf das Dokument Der markierte Text wird mehrspaltig formatiert und es wird ein Abschnittswechsel vor und hinter der Markierung eingefügt. Der gesamte Text in den markierten Abschnitten wird mehrspaltig formatiert. Der gesamte Text im aktuellen Abschnitt (Cursorposition) wird mehrspaltig formatiert. 1

2 Mehrspaltiger Text Auswahl Dokument ab hier Gesamtes Dokument Auswirkung auf das Dokument Vor der Cursorposition wird ein Abschnittswechsel eingefügt und das Dokument wird ab der Cursorposition bis zum Dokumentende mehrspaltig formatiert. Das gesamte Dokument wird mehrspaltig formatiert. 1.1 Festlegen der Spaltenbreite So ändern Sie die Spaltenbreite im Dialogfeld Spalten 1. Öffnen Sie das Dialogfeld Spalten, wie es vorher beschrieben wurde. 2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite. 3. Tragen Sie für jede Spalte die gewünschte Breite und den Abstand zwischen den Spalten ein. Die Spalten werden immer über die ganze Druckbreite verteilt. Daher passt Word die Breite und den Abstand teilweise auch selbstständig an. 4. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit [_OK_]. So ändern Sie die Spaltenbreite mit der Maus auf dem Lineal Den Abstand zwischen den Spalten können Sie im horizontalen Lineal mit der Maus verändern. Die Spaltenbreite kann im Lineal nur geändert werden, wenn das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite im Dialogfeld Spalten deaktiviert ist. Schieberegler für den linken Absatz-Einzug Marken, um den Abstand zwischen zwei Spalten zu bestimmen Schieberegler für den rechten Absatz-Einzug Marke zum Ändern der Spaltenbreite Horizontales Lineal (Ausschnitt) in der Seitenlayoutansicht bei mehrspaltigem Text Zeigen Sie mit der Maus auf eine Spaltenmarke. Der Mauszeiger wird zum Doppelpfeil. Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste die Marke auf die gewünschte Breite und lassen Sie die Maustaste wieder los. Wenn Sie bei gedrückter linker Maustaste gleichzeitig die (Alt)-Taste drücken, wird im Lineal die exakte Spaltenbreite angezeigt. 2

3 Mehrspaltiger Text 1.2 Spaltenumbruch einfügen Einen Spaltenumbruch können Sie an der Cursorposition mit der Tastenkombination (ª_)+(Ctrl)+( ) direkt einfügen. Oder Sie klicken auf der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite einrichten auf die Schaltfläche Umbrüche. Wählen Sie in dem angezeigten Auswahlmenü den Befehl Spalte. Hinweis: Den mehrspaltigen Text sehen Sie nur in der Seitenlayoutansicht. In den anderen Ansichten (z. B. Entwurfsansicht) wird immer nur einspaltiger Text angezeigt. Falls das Aussehen des Textes nach der Spaltenformatierung nicht Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie durch Klicken auf das Symbol Rückgängig in der Symbolleiste für den Schnellzugriff Ihre ursprünglichen Formatierungen wiederherstellen. Registerkarte Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten 3

4 Mehrspaltiger Text Übung 1 Spalten Öffnen Sie das Dokument Spalten oder öffnen Sie ein neues Dokument und erstellen Sie den nachfolgenden Text zunächst ohne Formatierung. Nehmen Sie die notwendigen Formatierungen vor (Aufzählung, Spalten), damit Ihr Dokument dem untenstehenden entspricht. Speichern Sie das Dokument unter Spalten_Formatiert. Computertypen, Konfigurationen und typische Einsatzgebiete Sie haben sicherlich die Abkürzung PC für Personal Computer schon einmal verwendet. Vermutlich ist Ihnen das gar nicht aufgefallen, weil diese Abkürzung heute schon fast zur Umgangssprache gehört. Neben Personal Computer existieren auch die Begriffe Heimcomputer oder Arbeitsplatzrechner und andere. Bei der Einteilung der angebotenen Computer gibt es fliessende Übergänge. Hier sind 4 Vorschläge, die Ihnen den Überblick erleichtern: Personal Computer: Die Bezeichnung stammt aus dem Englischen und bedeutet persönlicher Computer, an dem nur eine Person arbeitet. Die Leistungsfähigkeit der heutigen PCs ist enorm. Workstations sind Anlagen, deren Kapazität ausreicht, um in einem kleineren bis mittleren Unternehmen die üblichen kommerziellen EDV-Aufgaben inklusive CAD zu erledigen. Homecomputer sind Computer, die vorwiegend für Spiele und nur im privaten Bereich verwendet werden, wobei moderne Spiele eine hohe Anforderung an den Computer stellen. Grossrechner findet man in Grossbetrieben, in Banken und Versicherungen und in Rechenzentren, die ihre Anlagen verschiedenen Unternehmen für die EDV- Lösungen zur Verfügung stellen. Soviel zu den Computertypen. Schauen Sie sich nun die Konfiguration eines PCs an. Ein PC besteht aus CPU, Tastatur, Maus, Bildschirm, Festplatte, Wechsel- und CD-Laufwerken. 4

5 Dokumentvorlagen 2 Dokumentvorlagen Für jedes neue Dokument stellt Ihnen Word eine zusätzliche Datei zur Verfügung; die Dokumentvorlage. Vielleicht erkennen Sie den Zweck am Namen: Sie können auf eine Vorlage zurückgreifen. Sie hilft Ihnen z. B. Briefe, die das gleiche Aussehen (Layout) haben sollen, einheitlich zu gestalten. In Word ist bereits eine ganze Reihe von Vorlagen enthalten. Hier arbeiten wir zunächst nur mit der Dokumentvorlage Normal.dotm oder Normal.dotx Bei der Installation des Programms werden einige Vorlagen und vorbereitete Briefe eingerichtet. Darüber hinaus bietet Microsoft kostenlos über das Internet laufend neue Vorlagen an. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen möchten, das auf einer Vorlage beruht, dann geben Sie auf der Seite Neu im Datei-Menü im mittleren grossen Bereich im Suchfeld einen Begriff ein (z. B. Fax) und klicken auf das Symbol. Im rechten Teil des Fensters haben Sie nun noch die Möglichkeit, Ihre Suche anhand von Kategorien weiter einzuschränken, indem Sie einen Kategorienamen durch Mausklick auswählen (z. B. Deckblatt). Im Datei-Menü auf der Seite Neu eine Kategorie auswählen Wenn Sie nun auf eine Vorlage klicken, öffnet sich ein Vorschaufenster. In diesem können Sie mit Hilfe der Pfeiltasten bzw. durch die Kategorie blättern. Entscheiden Sie sich für eine Vorlage und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Erstellen]: 5

6 Dokumentvorlagen Im Datei-Menü auf der Seite Neu eine Vorlage auswählen 2.1 Erstellen von Dokumentvorlagen Sie haben für die Dokumentvorlagen-Erstellung folgende Möglichkeiten: Erstellen einer Dokumentvorlage anhand einer bestehenden Dokumentvorlage oder anhand eines bereits existierenden Dokuments. Aufgabe 1 Erstellen einer Dokumentvorlage Erstellen Sie nun die nachfolgende Dokumentvorlage: Dokumentvorlage Fax Deckblatt 6

7 Dokumentvorlagen 5. Wählen Sie im Datei-Menü den Befehl Neu, Leeres Dokument. 6. Fügen Sie zunächst einige Leerzeilen ein. Schreiben Sie dann den Text Fax- Deckblatt und formatieren Sie ihn entsprechend dem Beispiel. 7. In die nächste Zeile fügen Sie eine Tabelle mit 10 Zeilen und 2 Spalten ein und geben in der ersten Spalte den Text entsprechend dem Beispiel ein. 8. Der Inhalt der ersten Spalte sollte rechtsbündig formatiert werden. Verkleinern Sie die Spaltenbreite. 9. Stellen Sie für die gesamte Tabelle eine Nach-Abstand von 14 Pt. und einen Zeilenabstand von Genau 14 Pt. ein. 10. Setzen Sie den Cursor in die erste Zeile der zweiten Spalte. Fügen Sie in diese Zelle den Benutzernamen ein: Registerkarte Einfügen, Gruppe Text, Schaltfläche Schnellbausteine, Befehl Feld. Wählen Sie die Kategorie Benutzerinformationen aus und klicken Sie doppelt auf den Feldnamen UserName. 11. Setzen Sie den Cursor darunter in die zweite Zeile. Fügen Sie in diese Zelle über die Schaltfläche Datum und Uhrzeit (Gruppe Text) das automatisch aktualisierte Datum ein. 12. In der dritten Zeile sollen Angaben über die Seitenanzahl stehen. Dazu brauchen Sie aus der Kategorie Dokumentinformationen das Feld NumPages. 13. Falls noch nicht alle Zellen umrahmt sind, markieren Sie die gesamte Tabelle und formatieren Sie sie mit dem Befehl Alle Rahmenlinien. 14. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen FaxDeckblatt1 im Vorlagenordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen ab, einem Unterordner von Eigene Dokumente (Weg: Datei-Menü, Speichern, Computer, Durchsuchen). Achten Sie auf den Dateityp Word-Vorlage (*.dotx). Dateitypen zum Speichern (Ausschnitt) Zum Erstellen einer Vorlage anhand eines bereits existierenden Dokuments öffnen Sie dieses Dokument, nehmen die Änderungen vor und speichern es als Dateityp Word- Vorlage (*.dotx) ab. Erstellen einer Dokumentvorlage anhand einer bestehenden Vorlage 15. Erstellen Sie ein Dokument aufgrund einer Dokumentvorlage, die Ihren Vorstellungen am ehesten entspricht. 16. Geben Sie den Text ein, der noch zusätzlich enthalten sein soll (z. B. Ihre Firmenadresse, Firmenlogo, Werbetext) und den Text, der nicht benötigt wird, löschen Sie aus dem Dokument. 17. Nehmen Sie weitere Einstellungen vor, beispielsweise bei den Seitenrändern. 7

8 Dokumentvorlagen 18. Wählen Sie den Befehl Speichern unter (Weg: Datei-Menü, Speichern unter, Computer, Durchsuchen). Das Explorer-Fenster Speichern unter wird angezeigt. 19. Bestimmen Sie das Laufwerk und den Ordner und wählen Sie im Listenfeld Dateityp den Eintrag Word-Vorlage (*.dotx) aus. Standardmässig speichert Word Vorlagen im Eigene Dokumente-Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen. 20. Geben Sie einen Namen für die Dokumentvorlage ein und klicken Sie auf [Speichern]. 2.2 Eigene Vorlagen im Datei-Menü anzeigen Ihre Vorlagen stehen Ihnen im Windows-Explorer in dem Ordner zur Verfügung, in dem Sie sie abgespeichert haben. Es ist aber auch möglich, sich die Vorlagen im Datei-Menü auf der Seite Neu anzeigen zu lassen. Und so geht s: 21. Öffnen Sie die Word-Optionen über das Datei-Menü und wechseln Sie zur Seite Speichern. 22. Tragen Sie im Feld Standardspeicherort für persönliche Vorlagen den kompletten Pfad Ihres Vorlagenordners ein und klicken Sie auf [_OK_]. Word verwendet standardmässig, wie bereits erwähnt, den Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen. Im Falle des Benutzers mit dem Namen Schulung ist der Pfad C:\Users\Schulung\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen. Ersetzen Sie einfach Schulung durch Ihren Benutzernamen. Den Standardspeicherort für persönliche Vorlagen eintragen Im Datei-Menü werden nun auf der Seite Neu unterhalb der Empfohlenen Suchbegriffe die Kategorien Empfohlen mit den Standardvorlagen und Persönlich mit Ihren benutzerdefinierten Vorlagen angezeigt. Ein Klick auf eine der Kategorien öffnet die entsprechende Liste. 8

9

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