SharePoint 2010 Foundation

Transkript

1 SharePoint 2010 Foundation Kunde/Projekt: CCC Version/Datum: Autor/Autoren: Tobias Da Rin Page 1

2 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Abo-Verwaltung Erstellung Benutzer in my.green.ch Berechtigungsverwaltung der Benutzer und Gruppen Anmeldung an Ihre greendisk... 6 Benutzer und Berechtigungen Zuweisung -Adresse Neue Gruppe erstellen... 9 Zuweisen von Benutzern an Gruppen Vordefinierte Gruppen Dokumenten Ablage Erstellen von Word-Dokumenten Ein bestehendes Word-Dokument bearbeiten Ein bestehende Datei umbenennen Lokale Dateien auf Ihre greendisk publizieren Windows Explorer Ansicht Lokale Ordnerstrukturen in der Dokumenten Ablage speichern Lokale Dateien direkt in der greendisk speichern Versionierung Benachrichtigungen Tipps und Tricks Automatische Anmeldung an Ihrer greendisk greendisk als Netzwerkressource verbinden Speicherplatzzuteilung Gesperrte Formate Vorlage Einladung und Zustellung der Zugangsdaten Page 2

3 2 Abo-Verwaltung 2.1 Erstellung Benutzer in my.green.ch Folgend wird erläutert, wie Sie Ihre greendisk auf der my.green.ch Konsole verwalten können. Klicken Sie unter auf Service und wählen my.green.ch aus oder verwenden Sie das direkte Login unter Geben Sie nun Ihren Benutzernamen sowie das dazugehörende Passwort ein. Klicken Sie anschliessend auf Anmeldung. Page 3

4 Sie befinden sich nun in der my.green.ch Konsole. Hier sehen Sie die Bestandteile Ihres Abonnements. Klicken Sie auf greendisk um Ihre greendisk anzeigen zu lassen. Wählen Sie die Schaltfläche Liste der Benutzer an, Wählen Sie die verfügbare.greendisk.ch Domäne und klicken anschliessend auf Erstelle um neue Benutzer zu eröffnen. Page 4

5 Hier können Sie den gewünschten Benutzernamen und das Passwort des Benutzers definieren. Wichtig dabei ist, dass die Option greendisk aktiviert ist, damit der Benutzer zu Ihrer greendisk hinzugefügt wird. Klicken Sie anschliessend auf Speichern um den Benutzer zu erstellen. Page 5

6 2.2 Berechtigungsverwaltung der Benutzer und Gruppen Anmeldung an Ihre greendisk Um sich an Ihrer greendisk anzumelden geben Sie im Browser die URL Ihrer greendisk ein. Diese setzt sich wie folgt zusammen. Willkommen in Ihrer greendisk Page 6

7 2.2.4 Benutzer und Berechtigungen Unter Websiteaktionen/Websiteeinstellungen befindet sich in der Sparte Benutzer und Berechtigungen das Menü Benutzer und Gruppen, wo aktuelle Gruppen und Benutzer verwaltet werden können. Page 7

8 2.2.5 Zuweisung -Adresse Unter dem Punkt Alle Personen sehen Sie alle bestehenden Benutzer ein. Mit einem Klick auf den Namen des gewünschten Benutzers gelangen Sie in die Benutzerinformationen. Hier können Sie weitere Informationen zu diesem Benutzer verfassen, indem Sie auf Element bearbeiten klicken. Im Feld kann die -Adresse des Benutzers angegeben werden. An diese werden Willkommensnachrichten oder sonstige Benachrichtigungen zugesandt. Page 8

9 2.2.6 Neue Gruppe erstellen Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie unter Benutzer und Gruppen -> Alle Gruppen auf das Menü Neu/Neue Gruppe. Hier können Sie der Gruppe einen Namen geben und festlegen, welche Berechtigungen diese erhalten sollen. Klicken Sie anschliessend auf Erstellen um die Gruppe zu aktivieren. Page 9

10 2.2.7 Zuweisen von Benutzern an Gruppen Um weitere Benutzer einer Gruppe zuzuweisen, rufen Sie diese im Menü Benutzer und Gruppen auf. Wählen Sie anschliessend unter Neu/Benutzer hinzufügen aus. Im Menü Benutzer hinzufügen wählen Sie die gewünschten Benutzer aus. Unter dem Abschnitt E -Mail senden können Sie definieren, ob diese Benutzer eine Willkommensnachricht erhalten sollen. Dabei kö n- nen Sie eine zusätzliche Nachricht beifügen. Im Kapitel Tipps und Tricks haben wir für Sie eine Vorlage erstellt, wie eine persönliche Nachricht in Zusammenhang mit dem Versand der Benutzerdaten aussehen könnte. Hinweis: Wenn Sie keine weiteren Benutzer erstellen möchten, jedoch den Mitgliedern von Greendisk eine Benachrichtigung zukommen lassen möchten, so können Sie die Gruppe Mitglieder von Greendisk a n- wählen und nochmals die gewünschten Benutzer hinzufügen. Es spielt dabei keine Rolle, ob diese bereits zur Gruppe gehören, da das System dies bemerkt und nicht doppelt einfügt. Page 10

11 2.3 Vordefinierte Gruppen Die Gruppen, welche standardmässig in Ihrer greendisk enthalten sind, lauten wie folgt. Es ist empfohlen, diese nicht zu verändern. Besitzer von Greendisk Besucher von Greendisk Mitglieder von Greendisk Wenn Sie neue Benutzer im Abo-Manager erstellen, so werden diese automatisch in die Gruppe Mitglieder von Greendisk eingefügt. Hinweis: Wenn diese Standard-Gruppen entfernt werden, müssen die Benutzer in der Benutzer und Gruppen -Verwaltung zuerst einer Gruppe mit den benötigten Berechtigungen zugewiesen werden, damit das Login an Ihrer greendisk funktioniert. Die Gruppen können jedoch auch wieder erstellt werden. Wichtig dabei ist den genauen Wortlaut einz u- halten Page 11

12 3 Dokumenten Ablage Klicken Sie auf der Startseite Ihrer greendisk auf Dokumenten Ablage um Ihre Dokumente anzeigen zu lassen. Klicken Sie auf Daten, um zu Ihrem Online-Datenspeicher zu gelangen. Page 12

13 3.1 Erstellen von Word-Dokumenten Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf Dokumente Pfeil im Menü Bibliothekstools und wählen Neues Dokument aus. Bestätigen Sie den Sicherheitshinweis mit OK. Anschliessend müssen Benutzername und Passwort nochmals neu eingetragen werden. Page 13

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15 MS Word wird nun mit einem Leeren Dokument gestartet. Hier können Sie das Word -Dokument bearbeiten und anschliessend mit dem gewünschten Dateinamen speichern. Ihr Dokument ist nun in der Dokumenten Ablage mit dem gewählten Namen ersichtlich. Page 15

16 3.2 Ein bestehendes Word-Dokument bearbeiten Um das Dokument zu bearbeiten klicken Sie rechts des Dateinamens auf den Pfeil und wählen die gewünschte Aktion aus. Bestätigen Sie den Sicherheitshinweis mit OK. Hier können Sie das Word-Dokument bearbeiten und anschliessend durch Speichern in der aktuellsten Version in Ihrer greendisk ablegen. Hinter dem Dokument ist das aktuelle Änderungsdatum ersichtlich. Page 16

17 3.3 Ein bestehende Datei umbenennen Klicken Sie im Auswahlmenü des Dokuments auf Eigenschaften bearbeiten, um Name und Titel (kurze Beschreibung) des Dokumentes zu ändern. Klicken Sie im Auswahlmenü des Dokuments auf Eigenschaften bearbeiten, um Name und Titel (kurze Beschreibung) des Dokumentes zu ändern. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. In der Datenübersicht wird nun der neue Dokumentenname angezeigt. Page 17

18 3.4 Lokale Dateien auf Ihre greendisk publizieren Klicken Sie die Schaltfläche Hochladen an. Wählen Sie anschliessend mit Durchsuchen die gewünschte Datei auf Ihrem Computer aus. Klicken Sie auf OK um die Datei hochzuladen. Die neue Datei ist nun in Ihrer Dokumentenablage ersichtlich und kann mit einem Klick auf den Dateinamen online geöffnet werden. Page 18

19 3.5 Windows Explorer Ansicht Um Ihre Dateien im Windows Explorer anzeigen zu lassen, können zwei Wege gewählt werden. Um ein separates Explorer-Fenster öffnen zu lassen, klicken Sie in der Dokumenten Ablage auf Aktionen/ Mit Windows Explorer öffnen. Anschliessend werden Ihnen alle vorhandenen Dateien im Windows Explorer aufgelistet. Page 19

20 Um die Explorer-Ansicht direkt in der greendisk aufzurufen, klicken Sie rechts in der Ansicht auf Explorer Ansicht. Page 20

21 3.6 Lokale Ordnerstrukturen in der Dokumenten Ablage speichern Um ganze Ordnerstrukturen in Ihrer greendisk veröffentlichen zu können, kann am gewünschten Stan d- ort der Dokumenten Ablage auf Aktionen/Mit Windows Explorer öffnen geklickt werden. (Vorgehen Windows Explorer Ansicht) Anschliessend werden die vorhandenen Dateien im Windows Explorer ersichtlich. Nun können Sie ein weiteres Explorer Fenster öffnen und die gewünschten Dateien und Ordner markieren. Page 21

22 Führen Sie einen Rechtsklick auf die markierten Dateien aus und wählen Kopieren an. Wechseln Sie nun in das Explorer Fenster Ihrer greendisk. Rufen Sie wieder mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen Einfügen aus. Die Dateien wurden nun in Ihre greendisk kopiert und sind im Explorer aufgelistet. Page 22

23 Die Dateien und Ordner sind nun auch in der Dokumenten Ablage im Webbrowser ersichtlich. Page 23

24 3.7 Lokale Dateien direkt in der greendisk speichern Um lokale Dateien direkt in der greendisk abzuspeichern, öffnen Sie das gewünschte Dokument, z. Bsp. eine MS Excel Datei, auf Ihrem Computer. Klicken Sie auf Datei/Speichern unter und wählen unter Speichern in die Netzwerkumgebung aus. Wählen Sie hier Daten auf ihrerfirma.greendisk.ch an speichern Sie das Dokument mit dem gewünschten Namen ab. Im Webbrowser sehen Sie nun die erstelle Datei. Page 24

25 3.8 Versionierung Wenn Versionen von Listen oder Bibliotheken nachverfolgt werden, werden Überarbeitungen an den Elementen oder Dateien und den zugehörigen Eigenschaften gespeichert. Dadurch können Sie beim Übera r- beiten den Inhalt besser verwalten und sogar frühere Versionen wiederherstellen, falls Ihnen z. B. in der aktuellen Version ein Fehler unterläuft. Die Versionsverwaltung ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer gemeinsam an Projekten arbeiten oder wenn Informationen mehrere Stufen der Entwicklung und Überprüfung durchlaufen. Standardmässig ist die Versionierung für die Dokumenten Ablage deaktiviert, da das Verwalten von ve r- schiedenen Dokumentenversionen auch den entsprechenden Speicherplatz verbraucht. 1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf deren Namen. 2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Einstellungen für Dokumentenbibliothek. 3. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen. Page 25

26 Hier können Sie angeben, wie viele Versionen von Elementen oder Dateien gespeichert werden. Page 26

27 3.9 Benachrichtigungen Mithilfe dieser Option können Sie eine -Benachrichtigung erstellen, die Sie benachrichtigt, wenn Änderungen am angegebenen Element oder Dokument, der angegebenen Liste oder Bibliothek vorg e- nommen wurden. Rufen Sie die Bibliothek oder Liste auch, bei welcher Sie bei Änderungen informiert werden wollen. Klicken Sie anschliessend auf Aktionen/Benachrichtigen. Sie können hier der Benachrichtigung einen gewünschten Namen zuteilen und die Personen und E -Mail- Adressen hinzufügen, welche benachrichtigt werden sollen. Mitglieder von Greendisk können diese Benachrichtigungen nur für sich selbst erstellen und nicht an andere Adressen senden lassen. Des Weiteren können Sie festlegen, bei welchen Änderungen informiert werden soll und wann diese Benachrichtigungen per versendet werden sollen. Page 27

28 4 Tipps und Tricks 4.1 Automatische Anmeldung an Ihrer greendisk Um beispielsweise an Ihrem lokalen Arbeitsplatz nicht jedes Mal die Benutzerdaten Ihrer greendisk eingeben zu müssen, können Sie folgende Schritte befolgen, um automatisch auf Ihrer greendisk angemeldet zu sein. Aktivieren Sie den Haken bei Kennwort speichern bei der Anmeldung an Ihre greendisk. Des Weiteren muss die URL Ihrer greendisk in der lokalen Intranet Zone hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu im Internet Explorer auf Extras/Internetoptionen und wählen das Register Sicherheit an. Page 28

29 Wählen Sie hier Lokales Intranet an und klicken anschliessend auf Sites Wählen Sie hier die Schaltfläche Erweitert aus. Fügen Sie die URL Ihrer greendisk hinzu und bestätigen die Eingabe dann mit OK. Hinweis: Sollten Sie Firefox verwenden, können Sie das Passwort im Passwort-Manager speichern lassen und sind so jedes Mal bereits an Ihrer greendisk angemeldet. Page 29

30 4.2 greendisk als Netzwerkressource verbinden Sie können Ihre greendisk ebenfalls direkt als Netzlaufwerk verbinden, um so auf gängige Daten direkt zugreifen zu können, oder lokale Dateien direkt auf Ihre greendisk zu kopieren. Um Ihre greendisk als Netzwerkressource zu verbinden, öffnen Sie einen Windows Explorer. Klicken Sie hier auf Extras/Netzlaufwerk verbinden. Sie können Ihre greendisk ebenfalls direkt als Netzlaufwerk verbinden, um so auf gängige Daten direkt zugreifen zu können, oder lokale Dateien direkt auf Ihre greendisk zu kopieren. Um Ihre greendisk als Netzwerkressource zu verbinden, öffnen Sie einen Windows Explorer. Klicken Sie hier auf Extras/Netzlaufwerk verbinden. Wählen Sie den unteren Link Onlinespeicherplatz anfordern an. Anschliessend öffnet sich der Assistent zum Hinzufügen von Netzwerkressourcen. Erledigen Sie die ersten beiden Schritte in dem Sie auf Weiter klicken. Geben Sie hier nun die URL Ihrer greendisk an und klicken auf Weiter. Folgend Page 30

31 Folgend werden Sie nach den Benutzerdaten Ihrer greendisk gefragt. Im nächsten Schritt geben Sie e i- nen Namen für die Netzwerkressource an und klicken auf Weiter und Fertig stellen. Danach erfolgt nochmals das Login-Fenster. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass das Löschen des Hauptordners unwiderruflich ist. Page 31

32 4.3 Speicherplatzzuteilung Um den verwendeten Speicherplatz Ihrer greendisk anzeigen zu lassen, können Sie auf der Homepage Ihrer greendisk auf die Schaltfläche Websiteaktionen und das Untermenü Websiteeinstellungen klicken. Hier finden Sie in der Spalte Websitesammlungsverwaltung die Punkte Zusammenfassung der Verwendung und Speicherplatzzuteilung. In der Speicherplatzzuteilung wird Ihnen angezeigt, wie viel Spe i- cherplatz verwendet wird und wie viel noch frei zur Verfügung steht. Des Weiteren können Sie die enthaltenen Daten nach entsprechenden Suchkriterien ordnen. Page 32

33 Hinweis: Das Menü Speicherplatzzuteilung ist nur für den Admin der greendisk ersichtlich. Wenn weitere Benutzer dies einsehen sollen, müssen diese in die Sparte "Websitesammlungsadministrator" aufgenommen werden. Diese Zuteilung berechtigt den Benutzer jedoch über Vollzugriff auf Ihre greendisk. Tipp: Nach Überschreitung von 80% des zur Verfügung stehenden Speicherplatzes wird dem Administrator der greendisk automatisch eine Benachrichtigung zugesandt, welche über den aktuellen Status informiert. 4.4 Gesperrte Formate Einige Datenformate werden auf der greendisk nicht unterstützt und können nicht in Ihre Dokumenten Ablage aufgenommen werden. Folgend finden Sie eine Liste der entsprechenden Dateiformate. ade, adp, app, asa, ashx, asmx, asp, bas, bat, cdx, cer, chm, class, cmd, com, config, cpl, crt, csh, der, dll, exe, fxp, hlp, hta, htr, htw, ida, idc, idq, ins, isp, its, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, printer, pst, reg, rem, scf, scr, sct, shb, shs, shtm, shtml, soap, stm, url, vb, vbe, vbs, ws, wsc, wsf, wsh 4.5 Vorlage Einladung und Zustellung der Zugangsdaten Wenn Sie Benutzer in eine Gruppe hinzugefügt haben, so können Sie diesen eine Willkommens-Nachricht zukommen lassen, in welcher erklärt wird, um welche Seite es sich dabei handelt und welche Berecht i- gungen freigegeben wurden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit einen persönlichen Text hinzuzufügen. Wie Sie dies bewerkstelligen wird im Kapitel Benachrichtigungen erklärt. Wenn es sich nun dabei um neue Benutzer handelt, können Sie im Willkommens - einen Text verfassen, der die Benutzer auch gleich über deren Benutzerinformationen aufklärt. Sie können die Benutzer einzeln hinzufügen und für jeden ein personalisiertes versenden, oder allen Benutzern zusammen eine Standardvorlage zukommen lassen. Page 33