evergabe System Leitfaden zur digitalen Angebotsabgabe für Bewerber

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1 evergabe System Leitfaden zur digitalen Angebotsabgabe für Bewerber

2 Inhaltsverzeichnis 1 AUF EINEN BLICK SIGNATURSOFTWARE Signatursoftware auf dem eigenen PC installieren Ein eigenes Schlüsselpaar mit privatem und öffentlichem Schlüssel generieren..5 3 AUSSCHREIBUNGSRECHERCHE ANGEBOTSABGABE Digitales Angebot erstellen Jede einzelne Angebotsdatei signieren Packen Sie alle Dateien in eine Zip-Datei Angebots-Archiv Datei mit allen öffentlichen Schlüsseln des Ausschreibers verschlüsseln Laden Sie die verschlüsselte Angebotsdatei ins SOL-System hoch Angebot verbindlich abgeben Öffentlichen Schlüssel exportieren WENN SIE HILFE BRAUCHEN... 13

3 Auf einen Blick 1 Auf einen Blick Arbeitsschritte 1. Softwareinstallation a. Aus dem SOL-System die aktuelle Version der Verschlüsselungsu. Signatursoftware GPGee runterladen. b. Die Software auf dem eigenen PC installieren. c. Ein eigenes Schlüsselpaar mit privatem und öffentlichem Schlüssel generieren. d. Beide Schlüssel auf einer Diskette oder USB-Stick sichern. Rückfragen der Software GPGee immer mit Ja beantworten. 2. Ausschreibungsrecherche a. Entnehmen Sie der Bekanntmachung oder dem Deckblatt der Ausschreibung, ob eine digitale Angebotsabgabe möglich ist. b. Laden Sie die Ausschreibungsunterlagen aus dem SOL-System herunter. 3. Angebotsabgabe a. Erstellen Sie ein digitales Angebot z.b.: GAEB, PDF. b. Signieren Sie jede einzelne Ihrer Dateien. Alle markieren GPGee Signieren OK. Es entstehen ASC-Dateien mit den Unterschriften zu den Dateien. c. Zippen Sie den Ordner. z.b: Winzip. d. Verschlüsseln Sie die Zipdatei mit allen öffentlichen Schlüsseln des Ausschreibers, die er zur Verfügung stellt. Sie erhalten eine Datei mit der Endung.GPG. Zip-Datei markieren GPGee Verschlüsseln(PK) alle angebotenen Schlüssel anwählen OK. e. Laden Sie im SOL-System, auf dem Deckblatt des LVs, unter dem Menüpunkt Angebot anlegen, Ihr elektronisches Angebot (GPG-Datei) in das AusschreibungsSystem hoch. f. Exportieren Sie Ihren öffentlichen Schlüssel in eine ASC-Datei 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

4 Signatursoftware 2 Signatursoftware Signatur- und Verschlüsselungssoftware Bevor Sie Ausschreibungen mit digitalen Angeboten abwickeln, benötigen Sie eine Software zum Signieren und zum Verschlüsseln der Angebote auf Ihrem PC. Der Gesetzgeber sieht dafür die fortgeschrittene Signatur vor. Diese sollte von der Software unterstützt werden. Wir empfehlen die freie Software Gpg4Win, die wir Ihnen auch zum Download anbieten. 2.1 Signatursoftware auf dem eigenen PC installieren Software installieren Sie können die Signatur- und Verschlüsselungssoftware Gpg4Win vom Staatsanzeiger Online Logistik evergabe System, in dieser Anleitung kurz SOL- System genannt, unter Verwaltung Elektronisches Angebot Verschlüsselungssoftware herunterladen. Installieren Sie Gpg4Win auf Ihrem PC. Folgen Sie dabei den Anweisungen des Installationsassistenten. Die Standardeinstellungen können Sie einfach übernehmen. Abbildung 1: Gpg4Win installieren 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

5 Signatursoftware 2.2 Ein eigenes Schlüsselpaar mit privatem und öffentlichem Schlüssel generieren Schlüsselpaar generieren Die Software Gpg4Win wird mit den beiden Schlüsselverwaltungsprogrammen WinPt und GPA installiert. Wir empfehlen WinPt, das auch in dieser Anleitung beschrieben ist. Starten Sie WinPt und erzeugen Sie ein GnuPG Schlüsselpaar. Abbildung 2: Schlüsselpaar erzeugen Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten. Soweit möglich belassen Sie die Standardeinstellungen und bestätigen die Rückfragen mit OK. Bestätigen Sie auch die Frage, ob Sie ein Backup der Schlüsselbunde erstellen wollen mit Ja und speichern Sie das Backup auf eine Diskette oder einen USB- Stick, oder ähnlichen externen Datenspeicher, um sie sicher aufzubewahren. Abbildung 3: Backup auf Diskette oder externem Datenspeicher Ihren privaten Schlüssel benötigen Sie später zum Signieren der Angebotsdateien. Den öffentlichen Schlüssel senden Sie auf Anfrage dem Ausschreiber zum Überprüfen Ihrer Signaturen Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

6 Ausschreibungsrecherche 3 Ausschreibungsrecherche Ausschreibungen recherchieren Suchen Sie im SOL-System wie gewohnt nach Ausschreibungen. Haben sie eine Ausschreibung gefunden, für die Sie sich interessieren, dann entnehmen Sie entweder der Bekanntmachung, oder dem Deckblatt des LVs, ob die elektronische Angebotsabgabe zugelassen ist. Abbildung 4: Deckblatt eines LV zu dem digitale Angebote abgegeben werden können Wollen Sie ein digitales Angebot zu einer Ausschreibung abgeben, dann legen Sie das LV in Ihren Bearbeitungskorb und laden die Ausschreibungsunterlagen herunter. Abbildung 5: Ausschreibungsunterlagen downloaden 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

7 Angebotsabgabe 4 Angebotsabgabe Angebote erstellen und abgeben Erstellen Sie Ihr digitales Angebot, signieren alle Dateien und packen diese zusammen mit Ihrem öffentlichen Schlüssel in eine Zip-Datei und verschlüsseln diese. Die verschlüsselte Angebotsdatei laden Sie anschließend im SOL-System hoch und bestätigen die Abgabe des Angebots. 4.1 Digitales Angebot erstellen Angebotsdateien erstellen Erstellen Sie Ihr Angebot in digitaler Form. Beachten Sie dabei eventuelle Anforderungen des Ausschreibers. Die meisten Ausschreiber legen ihren Vergabeunterlagen ein Informationsdokument bei, in dem sie beschreiben, in welcher Form sie ein digitales Angebot erwarten. Meist besteht ein Angebot aus einer oder mehreren PDF-Dateien und einer GAEB-Datei. Abbildung 6: Digitale Angebotsdateien 4.2 Jede einzelne Angebotsdatei signieren Angebotsdateien signieren Signieren sie jede einzelne Datei, die Sie dem Angebot mitgeben wollen. Am einfachsten geht das, indem Sie alle Angebotsdateien markieren und per Kontextmenü GPGee signieren aufrufen. Benutzen Sie dabei immer die Standardeinstellungen von Gpg4Win Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

8 Angebotsabgabe Abbildung 7: Angebotsdateien signieren Sind alle Angebotsdateien ordnungsgemäß signiert, dann ist zu jeder Datei eine Schlüsseldatei.asc vorhanden. Gibt es z. B. eine Datei Angebot.pdf, dann erhalten Sie nach dem Signieren auch eine Datei Angebot.pdf.asc. Abbildung 8: Angebotsdateien mit Signaturdateien 4.3 Packen Sie alle Dateien in eine Zip- Datei Angebot zippen Mit Hilfe eines Komprimierungstools, wie z. B. WinZip verpacken Sie jetzt alle Angebotsdateien und alle Signaturdateien in eine Angebots-Archiv Datei. Abbildung 9: Alle Dateien in eine Archivdatei verpacken 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

9 Angebotsabgabe 4.4 Angebots-Archiv Datei mit allen öffentlichen Schlüsseln des Ausschreibers verschlüsseln Zipdatei mit allen Ausschreiberschlüsseln verschlüsseln Der Ausschreiber hat Ihnen seine öffentlichen Schlüssel als Textdateien.asc zusammen mit den Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt. Damit Sie die Angebots-Archiv Datei mit den öffentlichen Schlüsseln des Ausschreibers verschlüsseln können, importieren Sie die Schlüssel in WinPT. Abbildung 10: Importieren aller mitgelieferten Ausschreiberschlüssel Anschließend verschlüsseln Sie die Angebots-Archiv Datei mit allen öffentlichen Schlüsseln des Ausschreibers, indem Sie die gezippte Angebotsdatei markieren und mit einem rechten Mausklick das Kontextmenü GPGee Verschlüsseln(PK) aufrufen. Abbildung 11: Gezippte Angebotsdatei verschlüsseln 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

10 Angebotsabgabe Bitte beachten Sie: Vergessen Sie keinen Schlüssel, sonst kann das Angebot eventuell zum Eröffnungstermin nicht geöffnet werden und ist somit ungültig! Abbildung 12: Alle öffentlichen Schlüssel des Ausschreibers ankreuzen 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

11 Angebotsabgabe 4.5 Laden Sie die verschlüsselte Angebotsdatei ins SOL-System hoch Angebotsdatei hochladen Legen Sie im SOL-System für das im Bearbeitungskorb liegende LV ein Angebot an (Deckblatt Angebot anlegen) und laden zum Angebot im Register Upload die verschlüsselte Angebotsdatei.gpg hoch. Abbildung 13: Verschlüsselte Angebotsdatei ins SOL-System zum Angebot hochladen 4.6 Angebot verbindlich abgeben Angebot abgeben Geben Sie mit Klick auf Angebot abgeben das Angebot verbindlich ab. Bis zum Eröffnungstermin können Sie Ihr Angebot auch wieder zurücknehmen. Abbildung 14: Angebot verbindlich abgeben 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

12 Angebotsabgabe 4.7 Öffentlichen Schlüssel exportieren Öffentlichen Schlüssel exportieren Exportieren Sie Ihren öffentlichen Schlüssel, damit Sie ihn auch als Textdatei.asc zur Verfügung haben. Wenn ein Ausschreiber den öffentlichen Schlüssel zum Überprüfen der Signatur anfordern sollte, dann senden Sie ihm diese asc-datei. Abbildung 15: Schlüssel als Textdatei exportieren 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

13 Wenn Sie Hilfe brauchen 5 Wenn Sie Hilfe brauchen Support-Hotline Dies ist ein Leitfaden. Ein vollständiges Benutzerhandbuch erhalten Sie auf Anfrage. Bei Fragen zum SOL-System hilft Ihnen gerne unser Hotline-Team weiter. Unsere Hotline ist zu erreichen unter folgender Telefonnummer: 089/ Eine Schulung beantragen Sie unter der Telefonnummer: 089/ Gerne beantworten wir auch Ihre , die sie bitte an folgende Adresse schicken: support@staatsanzeiger-eservices.de Haben Sie Anregungen oder Wünsche zum System oder zu dieser Dokumentation, dann senden Sie bitte eine an folgende Adresse: dokumentation@staatsanzeiger-eservices.de 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version

14 22. März 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH. Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Das Kopieren, Vervielfältigen, Übersetzen, Umsetzen in ein elektronisches Medium oder maschinell lesbare Form im Ganzen oder in Teilen ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Herausgebers ist untersagt. Eine Ausnahme gilt für die Anfertigung eines Ausdrucks der Handbücher für den eigenen Gebrauch oder einer Backup-Kopie der Software für den eigenen Gebrauch zu Sicherheitszwecken, soweit dies technisch möglich ist und von uns empfohlen wird. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Staatsanzeiger Online Logistik GmbH, die bei Vertragsschluss vereinbart wurden. Darüber hinaus werden mit diesem Handbuch keine ausdrücklichen oder stillschweigenden Gewährleistungen hinsichtlich der handelsüblichen Qualität oder Eignung für einen bestimmten Zweck übernommen. Die Staatsanzeiger Online Logistik GmbH behält sich weiterhin das Recht vor, diese Dokumentation zu revidieren und ihren Inhalt jederzeit und ohne vorherige Ankündigung zu ändern. Die Staatsanzeiger Online Logistik GmbH behält sich weiterhin das Recht vor, jederzeit und ohne vorherige Ankündigung die Ausschreibungsdatenbank zu aktualisieren und darüber in geeigneter Weise zu informieren. Produktnamen, die in diesem Handbuch erwähnt werden, können eingetragene Warenzeichen und somit ausschließliches Eigentum der herstellenden Firmen sein. Staatsanzeiger Online Logistik GmbH Arnulfstraße München Tel: (089) Fax: (089) Web: www. staatsanzeiger-eservices.de 2013 Staatsanzeiger Online Logistik GmbH SOL-System Version