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4 Hinweis: Unsere Werke sind stets bemüht, Sie nach bestem Wissen zu informieren. Die vorliegende Ausgabe beruht auf dem Stand von Januar Verbindliche Auskünfte holen Sie gegebenenfalls bei einem Rechtsanwalt ein. E-Book-Update-Service: Gerne teilen wir Ihnen mit, sobald eine aktualisierte Ausgabe Ihres E-Books zur Verfügung steht. Mit den WALHALLA E-Books bleiben Sie stets auf aktuellem Stand! Melden Sie sich gleich an! Wir weisen darauf hin, dass Sie die gekauften E-Books nur für Ihren persönlichen Gebrauch nutzen dürfen. Eine entgeltliche oder unentgeltliche Weitergabe oder Leihe an Dritte ist nicht erlaubt. Auch das Einspeisen des E-Books in ein Netzwerk (z. B. Behörden-, Bibliotheksserver, Unternehmens-Intranet) ist nicht erlaubt. Sollten Sie an einer Serverlösung interessiert sein, wenden Sie sich bitte an den WALHALLA- Kundenservice; wir bieten hierfür attraktive Lösungen an: Tel. 0941/ Walhalla u. Praetoria Verlag GmbH & Co. KG, Regensburg Dieses E-Book ist nur für den persönlichen Gebrauch bestimmt. Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert, vervielfältigt oder verbreitet werden. Bestellnummer:

5 Schnellübersicht Seite Abkürzungen 7 Personalaktenrecht ist praktischer Datenschutz! 12 Personalwirtschaft und Recht: 13 Bedeutung der Personalakte Rechtsquellen des Personalaktenrechts 19 Grundlagen des Personalaktenrechts 27 Umsetzung im Beamtenrecht 41 Personalaktenrecht in Tarif(verträg)en 47 Personalakten der Beamten 55 Personalakten der Arbeitnehmer 95 Einsichtnahme Dritter 117 Die Interessenvertretung und Personalakten 123 Musterakte außerhalb des öffentlichen Dienstes 127 Musterakte für den öffentlichen Dienst 131 Anhang: Runderlass des Innenministeriums NRW 141 Literaturhinweise 147 Stichwortverzeichnis

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7 Abkürzungen a. A. anderer Ansicht a. a. O. am angegebenen Ort ABl.EKD Amtsblatt der Evangelischen Kirche in Deutschland ABl. Amtsblatt Abs. Absatz a. F. alte Fassung AG Arbeitgeber AGG Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz Anm. Anmerkung AP Hueck, Nipperdey, Dietz, Arbeitsrechtliche Praxis, Nachschlagewerk des Bundesarbeitsgerichts ArbG Arbeitsgericht ArbGG Arbeitsgerichtsgesetz ArbuR Arbeit und Recht (Zeitschrift) ArbZG Arbeitszeitgesetz Art. Artikel AT Allgemeiner Teil AuA Arbeit und Arbeitsrecht (Zeitschrift) AVO Arbeitsvertragsordnung AVR.Bayern Arbeitsvertragsrichtlinien des Diakonischen Werkes Bayern AVR.Caritas Richtlinien für Arbeitsverträge in den Einrichtungen des Deutschen Caritasverbandes AVR.Diakonie Arbeitsvertragsrichtlinien des Diakonischen Werkes BAG (GS) Bundesarbeitsgericht (Gemeinsamer Senat) BArchG Bundesarchivgesetz BAT/-O Bundes-Angestelltentarifvertrag/-Ost BAT-KF Bundes-Angestelltentarifvertrag Kirchliche Fassung Bay Bayern BayBG Bayerisches Beamtengesetz BB Betriebs-Berater (Zeitschrift) BBG Bundesbeamtengesetz Bbg Brandenburg BBiG Berufsbildungsgesetz 1 7

8 Abkürzungen 1 BDA BDG BDSG BeamtStG BEM BetrVG BGB BGBl. BG LSA BGleiG Bln BLV BPersVG BR BRH Brem BremBG BRRG BT-Drucks. Buchst. BVerfG BVerwG BVerwGE BW bzgl. BZRG bzw. ca. DB DNeuG DÖD DSB DSG Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände Bundesdisziplinargesetz Bundesdatenschutzgesetz Beamtenstatusgesetz Betriebliches Eingliederungsmanagement Betriebsverfassungsgesetz Bürgerliches Gesetzbuch Bundesgesetzblatt Beamtengesetz Land Sachsen-Anhalt Bundesgleichstellungsgesetz Berlin Bundeslaufbahnverordnung Bundespersonalvertretungsgesetz Betriebsrat Bundesrechnungshof Bremen Bremisches Beamtengesetz Rahmengesetz zur Vereinheitlichung des Beamtenrechts Bundestagsdrucksache Buchstabe Bundesverfassungsgericht Bundesverwaltungsgericht Amtliche Rechtsprechungssammlung des Bundesverwaltungsgerichts Baden-Württemberg bezüglich Bundeszentralregistergesetz beziehungsweise circa Der Betrieb (Zeitschrift) Dienstrechtsneuordnungsgesetz Der Öffentliche Dienst (Zeitschrift) Datenschutzbeauftragter Datenschutzgesetz 8

9 Abkürzungen DSG.EKD Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland DSG NRW Datenschutzgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen EKD Evangelische Kirche in Deutschland etc. et cetera evtl. eventuell f., ff. folgende FAZ Frankfurter Allgemeine Zeitung (Zeitung) FGO Finanzgerichtsordnung GewO Gewerbeordnung GG Grundgesetz ggf. gegebenenfalls GPA Gemeindeprüfungsanstalt GrO Grundordnung HBG Hessisches Beamtengesetz Hess Hessen Hess. LAG Hessisches Landesarbeitsgericht HGB Handelsgesetzbuch Hmb Hamburg HmbBG Hamburgisches Beamtengesetz HS Halbsatz i. d. R. in der Regel i. V. m. in Verbindung mit KAVO Kirchliche Arbeits- und Vergütungsverordnung KBG.EKD Kirchenbeamtengesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland KDO Kirchliche Datenschutzordnung KSchG Kündigungsschutzgesetz LAG Landesarbeitsgericht LAGE Entscheidungen der Landesarbeitsgerichte LBG Landesbeamtengesetz LBG M-V Landesbeamtengesetz Mecklenburg-Vorpommern LBG NRW Landesbeamtengesetz für Nordrhein-Westfalen LeistungsTV- Bund Tarifvertrag über das Leistungsentgelt für die Beschäftigten des Bundes 1 9

10 Abkürzungen 1 LGG NRW Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land Nordrhein-Westfalen LPVG BW Landespersonalvertretungsgesetz Baden-Württemberg LPVG NRW Landespersonalvertretungsgesetz Nordrhein-Westfalen LRH Landesrechnungshof LSA Sachsen-Anhalt MAV Mitarbeitervertretung MAVO/MVO Mitarbeitervertretungsordnung MiStra Anordnung über Mitteilungen in Strafsachen M-V Mecklenburg-Vorpommern MVG.EKD Mitarbeitervertretungsgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland m. w. N. mit weiteren Nachweisen NBG Niedersächsisches Beamtengesetz Nds Niedersachsen n. F. neue Fassung NJW Neue Juristische Wochenschrift (Zeitschrift) Nr./Nrn. Nummer/Nummern NRW Nordrhein-Westfalen NVwZ Neue Zeitschrift für Verwaltungsrecht (Zeitschrift) NZA Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht (Zeitschrift) NZA-RR Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht Rechtsprechungsreport (Zeitschrift) o. Ä. oder Ähnliches OVG Oberverwaltungsgericht OVG NRW Oberverwaltungsgericht des Landes Nordrhein- Westfalen PA Personalakte PersV Die Personalvertretung (Zeitschrift) PR Personalrat RDV Recht der Datenverarbeitung (Zeitschrift) Rh-Pf Rheinland-Pfalz Rn. Randnummer S. Seite Saar Saarland 10

11 Abkürzungen Sachs SächsBG SächsPersVG SBG SGB IX SGG SLH str. Thür ThürBG TVA-L TVAöD TV-Ärzte/VKA TV-H TV-L TVöD TV-WW/NW Sachsen Sächsisches Beamtengesetz Sächsisches Personalvertretungsgesetz Saarländisches Beamtengesetz Sozialgesetzbuch Neuntes Buch Sozialgerichtsgesetz Schleswig-Holstein strittig Thüringen Thüringer Beamtengesetz Tarifvertrag für Auszubildende der Länder Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes Tarifvertrag für Ärztinnen und Ärzte an kommunalen Krankenhäusern Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst Tarifvertrag für die Arbeitnehmer/innen in der Wasserwirtschaft in Nordrhein-Westfalen u. a. unter anderem u. E. unseres Erachtens u. U. unter Umständen vgl. vergleiche VKA Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände VwGO Verwaltungsgerichtsordnung z. B. zum Beispiel ZBR Zeitschrift für Beamtenrecht (Zeitschrift) zit. zitiert ZPO Zivilprozessordnung ZTR Zeitschrift für Tarifrecht (Zeitschrift)

12 1 Personalaktenrecht ist praktischer Datenschutz! Moderne Informations- und Kommunikationstechnologie eröffnet neue Chancen, birgt aber auch neue Risiken für die Personalwirtschaft. Es geht nicht um Aktenstaub, sondern um die Bewältigung schwieriger Rechtsfragen in einem sich rasant verändernden Umfeld technisch wie wirtschaftlich. Das Personalaktenrecht stellt einen bereichsspezifischen Datenschutz dar. Im Umgang mit Personalakten sollten die Verantwortlichen prüfen, ob sie den Datenschutz lediglich diskutieren, problematisieren oder handfest praktizieren. Dieses Handbuch fasst unsere Erfahrungen aus der anwaltlichen Praxis sowie zahlreichen Seminaren zusammen und greift gezielt jene Fragen auf, die uns aus dem öffentlichen und kirchlichen Dienst regelmäßig erreichen. Zugleich schließen wir eine Lücke in der Literatur, die dieses äußerst praxisrelevante Gebiet aus den Augen verloren hat. So freuen wir uns, innerhalb kurzer Zeit bereits die 3. Auflage vorlegen zu können. Den Leserinnen und Lesern dieses Leitfadens möchten wir eine kompakte und zuverlässige Hilfe an die Hand geben. Ausschließlich im Interesse der Lesefreundlichkeit verwenden wir die männliche Sprachform. Für die logistische Unterstützung bei der Erstellung dieses Buches danken wir unserer Kollegin Annett Gamisch und den Mitarbeiterinnen des IPW Institut für PersonalWirtschaft GmbH in Fulda sowie der Anwaltskanzlei Lenders. Als Autoren freuen wir uns über direktes Feedback in Form von kritischen Anregungen, Nachfragen oder Erfahrungsberichten. Sie erreichen uns über die Anwaltskanzlei Lenders ( die Kanzlei Brüggemann & Richter ( oder das IPW Institut für PersonalWirtschaft GmbH ( Mönchengladbach/Fulda Achim Richter Sankt Augustin Dirk Lenders 12

13 Personalwirtschaft und Recht: Bedeutung der Personalakte 1. Angst vor der Akte? Datenverarbeitungsrecht Grundgesetz und Landesverfassung Die Arbeitsfähigkeit in Unternehmen und Verwaltungen

14 2 1. Angst vor der Akte? Praktiker sollten nie die Angst der Beschäftigten vor der Personalabteilung unterschätzen. Viele Mitarbeiter scheuen den Kontakt zu dieser Organisationseinheit, die wie keine andere für den Dienstherrn bzw. Arbeitgeber steht. Dementsprechend haben viele Beschäftigte noch nie Einsicht in ihre Personalakte genommen. Diese wird regelmäßig als Bedrohung gesehen, eine Sichtweise, die häufig auch von Interessenvertretungen wie dem Personal-/Betriebsrat bzw. der Mitarbeitervertretung geteilt wird. Rational betrachtet ist dieses Verständnis und Erleben falsch, denn: Wichtig: Die Personalakte ist (auch) praktischer Datenschutz! Aber: Personalakten können tatsächlich ein Druckmittel für den Dienstherrn bzw. Arbeitgeber sein. 2. Datenverarbeitungsrecht Das Datenschutzrecht wird vom Grundsatz des Verbotes mit Erlaubnisvorbehalt geprägt. Das Personalaktenrecht als Vorläufer des heutigen, modernen Datenschutzes (vgl. Gola/Wronka 2013, Rn. 87 ff.) ist mittlerweile ein Teilgebiet eines umfassenden Rechtsgebietes, auch Personaldatenrecht genannt. In diesem Zusammenhang wird regelmäßig der Eindruck vermittelt, dass in erster Hinsicht der Schutz geregelt wird. Gleichwohl handeln die maßgeblichen Bestimmungen vor allem davon, unter welchen Voraussetzungen Daten verarbeitet werden dürfen. Der Sache nach regelt das Datenschutzrecht das Spannungsverhältnis zwischen erlaubter, notwendiger Datenverarbeitung und dem Schutz des Einzelnen, des Betroffenen. Man kann auch von einem Datenverarbeitungsrecht sprechen. Wichtig: Die gesetzliche Erlaubnis oder Verpflichtung zur Datenverarbeitung verdrängt die Einwilligung des Einzelnen. Der Betroffene, das heißt der Beamte, Arbeitnehmer oder Auszubildende, muss bei Vorliegen einer Rechtsvorschrift bzw. Erforderlichkeit die Datenverarbeitung hinnehmen. Das Datenschutzrecht wird entscheidend vom Europarecht beeinflusst. Für den Praktiker in der öffentlichen Verwaltung haben die 14

15 Grundgesetz und Landesverfassung EG-Richtlinien im Zweifel eine erhebliche Bedeutung: Sollte eine nationale Vorschrift europarechtswidrig sein, ist die Verwaltung verpflichtet, unmittelbar die EG-Richtlinie anzuwenden. Private und kirchliche Arbeitgeber dürfen in diesem Fall die europarechtswidrige nationale Rechtsnorm nicht mehr anwenden. Die Datenschutzgesetze des Bundes, der Länder und der Kirchen haben die europarechtlichen Vorgaben umgesetzt, so dass keine unmittelbare Anwendung der Datenschutzrichtlinie 95/46/EG, Richtlinie für elektronische Kommunikation 2002/58/EG bzw. Richtlinie zur Vorratsdatenspeicherung 2006/24/EG erfolgt. Im Antidiskriminierungsrecht stellt sich die Rechtslage anders dar: Aufgrund der fehlerhaften Umsetzung der jeweiligen Richtlinie ins nationale AGG (siehe Richtlinien 2000/43/EG, 2000/78/EG und 2002/ 73/EG; vgl. Bauschke 2007, Einführung Rn. 3 ff.) ist ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet worden. 2 Praxis-Tipp: Dienstherren und öffentliche wie kirchliche Arbeitgeber sollten gut abwägen, wie sie mit dem AGG umgehen und welche unzulässigen oder zweifelhaften Fragen (im Zusammenhang mit Personalfragebögen) gestellt werden. 3. Grundgesetz und Landesverfassung Die öffentliche Verwaltung ist als Träger der staatlichen Gewalt unmittelbar an die Grundrechte des Grundgesetzes gebunden. Auch die Verfassungen der Länder können Vorgaben enthalten (z. B. Art. 4 Abs. 2 Landesverfassung NRW). Private und kirchliche Arbeitgeber müssen insbesondere den Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts sicherstellen. Als nationale Sternstunde des Datenschutzrechts kann man das Volkszählungsurteil des BVerfG aus dem Jahr 1983 bezeichnen (BVerfGE 65, 1 = NJW 1984, S. 419). Das BVerfG (er)fand das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung, das aus Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG folgt: Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG Im Mittelpunkt der grundgesetzlichen Ordnung stehen Wert und Würde der Person, die in freier Selbstbestimmung als Glied einer 15