Automatischer Baum in der NTCS Kostenrechnung

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1 Automatischer Baum in der NTCS Kostenrechnung Neben den Standardfunktionen in der NTCS BaumZuordnung, gibt es auch die Möglichkeit, einen automatischen Baum anzulegen. Automatische Bäume werden dann benötigt, wenn sie entweder über einen Csv-File erzeugt werden sollen, oder wenn Kostentypen, egal ob sie in der NTCS oder im KORE01 angelegt werden, automatisch einem bestimmten Knoten zugeordnet werden sollen. Der Automatische Baum bietet folgende Möglichkeiten: 1) Automatische Zuordnung der Kostentypen zu einem Baum / Knoten bei Anlage der KST, KTR, in der NTCS. 2) Automatische Zuordnung der Kostentypen zu einem Baum / Knoten bei Wartung der Verdichtungen in BMD 5.5 (d.h. die Verdichtungen laut KORE01 entsprechen den Bäumen in der NTCS-KORE). 3) Automatische Zuordnung der Kostentypen zu einem Baum / Knoten bei Anlage der KST, KTR, in BMD5.5 (d.h. die Verdichtungen laut KORE01 entsprechen nicht den Bäumen in der NTCS- KORE). 4) Import der Baumstruktur und eventuell neuer Kostentypen über einen CSV-File. ACHTUNG: Für alle diese Varianten muss folgender Parameter gesetzt werden: Stammdaten Allgemeine Kore Parameter Allgemein Kostenstellen Zusätzlich gibt es eine allgemeine Funktion für alle automatischen Bäume: Kostenstammdaten - Extras - Kostenstellen automatisch zuordnen Durch diese Funktion können bei nachtäglicher Befütterung / Änderung bestimmter Freifelder in den Kostenstammdaten die Kostentypen einem automatischen Baum erneut zugeordnet werden (Aktualisierung). Genauso können über diese Funktion manuell umgegliederte Kostentypen den entsprechenden Knoten wieder automatisch zugeordnet werden. Seite 1

2 AUTOMATISCHER BAUM IN DER NTCS Variante 1: Automatische Zuordnung bei Anlage der Kostentypen in der NTCS Werden Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen oder Geschäftsbereiche in der NTCS- KORE neu angelegt (oder importiert) kann die Zuordnung zu bestimmten Bäumen bzw. Knoten über sämtliche verfügbare Felder mitgegeben werden. Beispiele: Wenn bei einer bestimmten KST im Freifeld 01 ein bestimmter Wert steht, dann wird diese KST dem Knoten XY zugeordnet. Alle KST deren Nummer mit 1 beginnt, sollen einem bestimmten Knoten zugeordnet werden. a) Bei der Anlage des automatischen Baumes sind folgende Einstellungen zu berücksichtigen: (hier: Im Freifeld 01 der Kostenstammdaten steht die Baumnummer, im Freifeld 02 wird die Knotennummer mitgegeben) Autom. Baumanlage Kennzeichen dass es sich um einen automatischen Baum handelt - dieses Feld muss auf JA gestellt werden. Eindeutige Verdichtung Kennzeichen dass die Knoten- bzw. Unterknotennummern eindeutig sind (innerhalb von einem Baum darf es z.b. nur einmal einen Knoten mit der Nummer 10 geben). Feld, Stelle von-bis Definition in welchem numerischen Freifeld die Baumnummer mitgegeben wird und auf welche Stellen geschaut werden soll. HINWEIS: Sind bei ALLEN automatischen Bäumen die Knoten- bzw. Unterknotennummern eindeutig, muss die Baumnummer nicht zwingend hinterlegt werden. Feld f. Ebene 1, Stelle von-bis Definition in welchem numerischen Freifeld die Knoten- bzw. Ebene 1 Unterknotennummer mitgegeben wird und auf welche Stellen geschaut werden soll. HINWEIS: Handelt es sich um einen Baum mit eindeutigen Verdichtungen braucht nur die letzte Ebene (unterste Knotennummer) definiert werden. Seite 2

3 b) Bei der Neuanlage einer Kostenstelle (oder eines anderen Kostentyps) in der NTCS sind folgende Einstellungen zu berücksichtigen: Freifeld 01: Hinterlegung der Ziel- Baumnummer. Freifeld 02: Hinterlegung der Ziel- Knotennummer. Nach dem Speichern der Kostenstelle ist diese sofort im Baum 3 unter dem Konten 1 Österreich im Unterknoten 11 Oberösterreich zugegliedert: HINWEIS: Es ist auch möglich eine individuelle Auswahl bei den Freifeldern zu definieren (Benutzerwerte). Dazu muss man in den Kostenstammdaten in die Feldauswahl einsteigen und dort über das Menü Bearbeiten in die Feldeigenschaften verzweigen. Beim entsprechenden Freifeld kann anschließend die Zeile Nur Benutzerwerte erlaubt auf JA gesetzt werden. Dadurch ist es möglich, über das Symbol die benötigten Unterknoten einmalig anzulegen. Die Schlüsselnummer muss dabei der Knotennummer entsprechen: Seite 3

4 AUTOMATISCHER BAUM IN DER NTCS Danach werden in den Freifeldern der Kostenstammdaten die zuvor definierten Ausprägungen vorgeschlagen und können über eine Combobox einfach übernommen werden: Variante 2: Automatische Zuordnung bei Wartung der Verdichtungen in BMD 5.5 Durch den BMD 5.5 Import werden die Verdichtungen laut KORE01 einmalig als Bäume in der NTCS angelegt. Werden die Bäume in der NTCS anschließend nicht verändert besteht die Möglichkeit, bei Anlage der Kostentypen in BM5.5 die Verdichtungen weiterhin dort zu warten und laufend in die NTCS zu übernehmen. Folgende Parameter müssen dafür eingestellt werden: Stammdaten Allgemeine Kore Parameter Übernahme / Umlage Übernahme Eine eigene Einstellung im Baum ist bei dieser Variante nicht nötig. Durch die Parametereinstellungen werden die Hinterlegungen im Baum automatisch getroffen. Seite 4

5 Bei Neuanlage einer KST, KTR, im KORE01 muss die jeweilige Verdichtung miterfasst werden. Sobald dann die Buchungen erneut in die NTCS-KORE übernommen werden, werden auch die neuen Kostentypen, die Verdichtungen / Knoten und die Zuordnungen zu den Verdichtungen / Knoten mit übernommen: Variante 3: Automatische Zuordnung bei Anlage er Kostentypen in BMD5.5 Wie bei Variante 2, nur wurden die Bäume und Knoten in der NTCS gewartet - somit sind die Verdichtungen in BMD 5.5 NICHT ident mit den Bäumen in der NTCS. Folgende Parameter müssen dazu eingestellt werden: Stammdaten - Allgemeine Kore Parameter Übernahme / Umlage Übernahme Seite 5

6 AUTOMATISCHER BAUM IN DER NTCS Im Baum muss neben dem JA bei Automatischer Baumanlage je Ebene ein entsprechendes Zuordnungsfeld hinterlegt werden, damit die Verdichtung im KORE01 miterfasst werden können: Verdicht-Code 1: 2 = Baumnummer Verdicht-Code 2: 1 = Knoten Unternehmen Gesamt Verdicht-Code 3: 200 = Knoten Verkauf Verdicht-Code 4: 203 = Knoten Kinder Nach Übernahme der Buchungen in die NTCS-Kostenrechnung werden die Kostentypen automatisch dem richtigen Knoten zugewiesen: Seite 6

7 HINWEIS: Bäume und Knoten müssen bei dieser Variante in der NTCS angelegt und gewartet werden. Die Aktualisierung der Verdichtungen in BMD 5.5 ist dabei nicht möglich. Variante 4: Import Baumstruktur und Kostentypen über CSV-File Wenn neue Kostenstammdaten in die NTCS importiert werden ist es möglich, gleichzeitig auch eine Baumzuordnung mitzugeben der Baum inklusive allen Knoten und Unterverdichtungen wird dann automatisch angelegt, die Kostenstellen, Kostenträger, werden zugeordnet. Voraussetzung dafür ist ein CSV-File in folgendem Format: Kosten-Nr Kosten-Bez KostenTyp IstKnoten Freifeld4 Freifeld5 100 Oberösterreich Salzburg Niederösterreich Linz Steyr Sbg. Stadt Sbg. Umgebung St. Pölten Amstetten L-123XY L-456AB SR-789MN SR-487HI S-751KL S-165EF SL-423UV SL-597JK P-654OP P-546AB AM-325CD AM-963RS KostenNr Nummer der Knoten, Unterverdichtungen und der Kostentypen die angelegt werden sollen (in diesem Beispiel unter dem Baum 99). KostenBez Bezeichnung der Knoten, Unterverdichtungen und der Kostentypen. KostenTyp 1 Kostenstelle 2 Kostenträger 3 Abteilung 4 Dimension 5 Geschäftsbereich IstKnoten Kennzeichen dass es sich um einen Knoten bzw. Unterknoten handelt. Freifeld 4 Baumnummer. Freifeld 5 Zuordnung der Kostentypen zur Unterverdichtung, Zuordnung der Unterverdichtungen zu den darüber liegenden Knoten. HINWEIS: Für den Automatischen Baum können alle numerischen Freifelder verwendet werden. Seite 7

8 AUTOMATISCHER BAUM IN DER NTCS Bevor der Import der CSV-Datei gestartet werden kann, muss der Baum, der sich dann automatisch aufbauen soll (bis zu 10 Ebenen) in der BaumZuordnung angelegt werden: BaumNr. 9-Kostentyp 15-Autom. Baumanlage 12-Feld 13-Stelle von - bis 17-Quell-BaumNr. 18-Feld f. Ebene 1 19-Stelle von - bis Ebene 1 20-Feld f. Ebene 2 21-Stelle von - bis Ebene 2 Der Baum muss der Baumnummer laut Excel-File angelegt werden. Definition ob dem Baum KST, KTR, zugeordnet werden sollen. Kennzeichen dass es sich um einen automatischen Baum handelt. Feld in welchem die Baumnummer übergeben wird. Stelle an welcher die Baumnummer übergeben wird (nur wenn in einer Spalte mehrere Informationen stehen). Einschränkung auf bestimmte Baumnummer (nur wenn über die Datei mehrere Bäume angelegt werden). Feld in welchem die erste Ebene (Knoten) übergeben wird. Stelle an welcher die Nummer des Knotens übergeben wird. Feld in welchem die zweite Ebene (Unterverdichtung) übergeben wird. Stelle an welcher die Nummer der Unterverdichtung übergeben wird. Seite 8

9 Im Anschluss an die Baumanlage kann der Excel-File im Programmpunkt Kostenstammdaten über den Menüpunkt Extras Import Textdatei importiert werden. Wichtig dabei ist, dass die Feldauswahl mit den Feldern in der Datei übereinstimmt: Bäume die importiert werden, vorher löschen. Wurden bei einem automatischen Baum manuell Änderungen vorgenommen, werden diese bei einem neuerlichen Import der Datei gelöscht / überschrieben. Die Feldauswahl muss dem CSV-File übereinstimmen (Änderungen können mittels rechte Maus - Feldauswahl Bearbeiten vorgenommen werden). Wurde der Import fehlerfrei durchgeführt, sind sowohl die Knoten als auch alle Unterknoten und die neuen Kostentypen angelegt: HINWEIS: Wird der Ziel-Baum mit eindeutigen Knotennummern angelegt, genügt es wenn im CSV- File lediglich die Baumnummer und die Nummer des untersten Knoten mitgegeben werden. Seite 9